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Informtica Bsica III

Que es un informe en Access


Los informes sirven para presentar los datos

de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir

Crear informes con el asistente


En la pestaa Crear, grupo Informes,

iniciaremos el asistente pulsando el botn .

Esta es la primera ventana que veremos:

Crear informes con el asistente


En esta ventana nos pide introducir los campos a

incluir en el informe.

Crear informes con el asistente


Al dar en siguiente a la ventana anterior nos aparecer

una ventana en la cual podremos informacin del informe en grupos.

agrupar la

Crear informes con el asistente

Crear informes con el asistente


En esta pantalla elegimos la distribucin de

los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin.

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del

informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe.

Vista previa del informe: en este caso veremos el

resultado del informe preparado para la impresin


Modificar el diseo del informe si seleccionamos

esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

Que es?
Una macro (del griego , makro, que significa grande)

abreviatura de macroinstruccin es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecucin. Dicho de otra manera, una macroinstruccin es una instruccin compleja, formada por otras instrucciones ms sencillas. Esto permite la automatizacin de tareas repetitivas. Las macros tienden a almacenarse en el mbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinacin especial de teclas o un botn especialmente creado y asignado para tal efecto. La diferencia entre una macroinstruccin y un programa es que en las macroinstrucciones la ejecucin es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa, y por tanto, no puede bifurcarse.

Diseo
Puede utilizar los comandos de la ficha Diseo del

Generador de macros para crear, probar y ejecutar una macro. En la tabla siguiente se describen los comandos disponibles en la ficha Diseo.

Grupo Herramientas

Comando Ejecutar

Descripcin Realiza las acciones incluidas en la macro.

Paso a paso

Habilita el modo de paso a paso. Cuando se ejecuta la macro en este modo, las acciones se realizan de una en una. Cada vez que finaliza una accin, se muestra el cuadro de dilogo Macro paso a paso. Haga clic en Paso a paso en el cuadro de dilogo para pasar a la siguiente accin. Haga clic en Detener todas las macros para detener sta y todas las dems macros en ejecucin. Haga clic en Continuar para salir del modo paso a paso y realizar las acciones restantes sin interrupciones.
Este botn se habilita cuando se especifica un argumento de accin que puede contener una expresin. Haga clic en Generador para abrir el cuadro de dilogo Generador de expresiones, que puede utilizar para crear la expresin. Inserta una o varias filas de accin en blanco sobre la fila o filas seleccionadas. Elimina la fila o filas de accin seleccionadas.

Generador

Filas

Insertar filas Eliminar filas

Muestra ms o menos acciones en la lista desplegable Accin. Para mostrar una lista ms larga de acciones de macro, haga clic en Mostrar todas las acciones. Cuando haya una lista ms larga disponible, el botn Mostrar todas las acciones aparece seleccionado. Si selecciona una accin de macro de esta lista ms larga de acciones de macro, es posible que tenga que conceder a la base de

Nombres de macro

Muestra u oculta la columna Nombre de macro. Los nombres de macro son necesarios en los grupos de macros para distinguir las macros unas de otras, pero son opcionales en los dems casos. Para obtener ms informacin, vea la seccin Crear un grupo de macros. Muestra u oculta la columna Condicin. Esta columna sirve para especificar expresiones que controlen cundo se realiza una accin. Muestra u oculta la columna Argumentos. Esta columna contiene los argumentos de cada accin de macro y permite leer la macro ms fcilmente. Si no aparece la columna Argumentos, tendr que hacer clic en cada accin y leer los argumentos en Argumentos de accin. No puede especificar

Condiciones

Argumentos

CREAR MACRO INDEPENDIENTE


1.-En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro.

Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro. Se muestra el Generador de macros. 2.-Agregue una accin a la macro:

En el Generador de macros, haga clic en la primera celda vaca

de la columna Accin. Escriba la accin que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la lista de acciones disponibles y, a continuacin, seleccione la accin que desee.

En Argumentos de accin (en la parte inferior del

Generador de macros), especifique argumentos para la accin, si es necesario.

3.-Para agregar ms acciones a la macro, muvase a

otra fila de accin y repita el paso 2. Cuando ejecuta la macro, Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se incluyen.

Crear un grupo de macros


Si desea agrupar varias macros relacionadas en un objeto de

macro, puede crear un grupo de macros. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro. Se muestra el Generador de macros. En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de macro, si la opcin an no est seleccionada. Se muestra la columna Nombre de macro en el Generador de macros.

En la columna Nombre de macro, especifique un nombre

para la primera macro del grupo de macros. Agregue las acciones que desea que realice la primera macro:
En la columna Accin, haga clic en la flecha para mostrar la

lista de acciones. Haga clic en la accin que desee utilizar. En Argumentos de accin, especifique argumentos para la accin, si es necesario.

Desplcese a la siguiente fila vaca y escriba un nombre

para la siguiente macro en la columna Nombre de macro. Agregue las acciones que desea que realice la macro. Repita los pasos 5 y 6 para cada macro del grupo de macros. La siguiente ilustracin muestra un pequeo grupo de macros. El grupo de macros contiene dos macros, cuyos nombres aparecen en la columna Nombre de macro. Cada macro contiene dos acciones.

Editar macros
Para insertar una fila de accin

Haga clic con el botn secundario en la fila de accin sobre la que desea insertar la nueva fila de accin y, a continuacin, haga clic en Insertar filas. Para eliminar una fila de accin Haga clic con el botn secundario en la fila de accin que desea eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar filas. Para mover una fila de accin Seleccione la fila de accin haciendo clic en la cabecera de fila situada a la izquierda de la accin y, a continuacin, arrstrela a la nueva posicin.

Usar condiciones para controlar las acciones de macro


Puede utilizar cualquier expresin que se evale como Verdadero/Falso

o S/No en una condicin. La accin de macro se ejecutar si la condicin se evala como Verdadero (o S). Para especificar una condicin para una accin de macro, primero debe mostrar la columna Condicin en el Generador de macros: En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones. Escriba una expresin en la columna Condicin. No anteponga un signo de igualdad a la expresin (=). Para que una condicin se aplique de inmediato a varias acciones, escriba ... en cada fila subsiguiente. Por ejemplo:

Ejemplos de condiciones de macro


Utilice esta expresin [Ciudad]="Pars" DCont("[IdPedido]", "Pedidos")>35 Para llevar a cabo la accin si

Pars es el valor de Ciudad en el campo en el formulario desde el cual se ejecut la macro.


Hay ms de 35 entradas en el campo IdPedido de la tabla Pedidos.

Hay ms de tres entradas en la tabla Detalles DCont("*", "Detalles de pedido", de pedidos para los cuales el campo "[IdPedido]=Formularios![Pedidos]![IdPedid IdPedido de la tabla coincide con el campo o]")>3 IdPedido del formulario Pedidos.
[FechaEnvo] Between #2-Feb-2007# And #2-Mar-2007# El valor del campo FechaEnvo del formulario desde el cual se ejecuta la macro no es anterior a 2-Feb-2007 y no es posterior a 2-Mar-2007.

Formularios![Productos]![UnidadesEnStock] El valor del campo UnidadesEnStock del <5 formulario Productos es menor que cinco.

EsNulo([Nombre])

El valor Nombre del formulario desde el que se ejecuta la macro es Nulo (no tiene valor). Esta expresin es equivalente a [Nombre] Es Nulo.
El valor en el campo Pas del formulario desde el que se ejecuta la macro es UK, y el valor del campo TotalPedidos del formulario TotalVentas es mayor que 100. El valor en el campo Pas del formulario desde el cual se ejecuta la macro es Francia, Italia o Espaa y el cdigo postal no es de 5 caracteres de longitud. Haga clic en Aceptar en un cuadro de dilogo donde la funcin CuadroMsj muestra "Confirmar cambios?". Si hace clic en Cancelar en el cuadro de dilogo, Access omite la accin.

[Pas]="UK" And Formularios![TotalVentas]![TotalPedidos]>1 00 [Pas] In ("Francia", "Italia", "Espaa") And Longitud([CdigoPostal])<>5

CuadroMsj("Confirmar cambios?",1)=1

El valor de la variable temporal MiVar (creada [VariablesTemporales]![MiVar] mediante la accin de macro =43 DefinirVariableTemporal) equivale a 43. El valor de la propiedad Nmero del objeto ErrorDeMacro no es igual a 0, lo que significa que se ha producido un error en la macro. Esta condicin se puede utilizar junto con las acciones de macro BorrarErrorDeMacro y AlOcurrirError para controlar lo que sucede cuando se produce un error.

[ErrorDeMacro]<>0

GRACIAS Por poner Atencin