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El Administrador El administrador es responsable del desempeo de una o ms personas de la organizacin.

El administrador obtiene resultados a travs de la organizacin y de las personas que trabajan en ella. Por consiguiente: planea, organiza, dirige personas, gestiona y controla recursos materiales, financieros, informticos y tecnologa para conseguir determinados objetivos.

El administrador cumple las tareas gracias a las personas, razn por la cual ocupan una posicin primordial en los negocios de todas las organizaciones.

Las personas reciben el nombre de: subordinados, empleados, colaboradores, socios o empresarios internacionales

Todo administrador asume la responsabilidad bsica de ayudar a la organizacin a lograr buen desempeo a travs de las personas y a utilizar todos sus recursos materiales, financieros, informticos y tecnolgicos

El administrador imprime direccin y rumbo a su organizacin, proporciona liderazgo a las personas y decide cmo se deben disponer y utilizar los recursos para alcanzar los objetivos de la organizacin. Estas actividades ataen no slo al alto ejecutivo sino tambin al supervisor de primera lnea, o sea se aplican al administrador en cualquier nivel de la organizacin.

La Administracin

La administracin constituye la manera de utilizar los diversos recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, informticos y tecnolgicos) para alcanzar los objetivos y lograr excelente desempeo).

Administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para alcanzar determinados objetivos de manera eficiente y eficaz.

Administracin no significa ejecutar tareas u operaciones, sino lograr que sean ejecutadas por otras personas en conjunto. El administrador no es aquel que ejecuta tareas, sino el que consigue que otros la realicen. La administracin logra que las personas cumplan las tareas para llevar las

organizaciones al xito

La administracin debe de combinar eficiencia y eficacia para conseguir los objetivos organizacionales; por tal motivo, el administrador debe saber utilizar los recursos organizacionales para lograr eficiencia y eficacia, y alto grado de satisfaccin entre las personas que ejecutan el trabajo y el cliente que lo recibe.

Con respecto al desempeo en las funciones, existen dos criterios: eficiencia y eficacia La eficiencia: significa hacer las cosas bien y de manera correcta, se relaciona con los medios, es decir, una medida de resultados comparados con los recursos utilizados

La administracin puede alcanzar un objetivo con el mnimo de recursos o sobrepasar el objetivo con los mismos recursos. Por ejemplo la eficiencia se puede medir por el costo del trabajo, la utilizacin de equipos, el mantenimiento de mquinas y el retorno del capital invertido.

Un administrador eficiente es aquel cuya unidad de trabajo opera diariamente al costo


mnimo de material y trabajo

La eficiencia es necesaria pero no es suficiente. Debe de haber eficacia, especialmente en lo relacionado con la consecucin de objetivos y resultados. La eficacia, relacionada con los fines y propsitos, es el grado en que la administracin consigue sus objetivos

Un administrador eficaz es aquel cuya unidad de trabajo alcanza diariamente las metas de produccin en trminos de cantidad y calidad de los resultados

Sin embargo no siempre la eficacia y la eficiencia van de la mano. Muchas veces el administrador es eficiente al obtener el mximo con los recursos disponibles, pero es ineficaz por no alcanzar los objetivos esperados

Otras veces es eficaz al lograr los objetivos establecidos pero consumiendo todos los recursos: gana la guerra pero deja muertos y heridos en el camino, debido a la falta de eficiencia. El ideal es ser eficiente y eficaz lo cual tiene
un nombre: EXCELENCIA

Diferencias entre eficiencia y eficacia


EFICIENCIA Realizar las tareas de manera correcta Preocuparse por los medio EFICACIA Realizar las tareas necesarias Preocuparse por los fines

Enfatizar en los mtodos y procedimientos Enfatizar en los objetivos y resultados Cumplir lo reglamentos internos Entrenar y aprender Jugar ftbol con habilidad Alcanzar las metas y objetivos Saber y conocer Ganar el partido de ftbol

Saber luchar
Ser puntual en el trabajo

Ganar la guerra
Agregar valor y riqueza a la organizacin

Nada se gana con ejecutar tareas tcnicas, en ocasiones difciles y desafiantes. La clave es verificar si vale la pena ejecutarlas y si son importantes para la organizacin. En ocasiones, ciertas personas son muy eficientes en trabajos intiles para la organizacin.

El esfuerzo por ser eficiente debe estar antecedido del esfuerzo por ser eficaz.

El xito administrativo consiste en utilizar los recursos organizacionales con eficacia y eficiencia simultneamente, lo cual significa excelencia en el desempeo.

Las Organizaciones Una parte de la definicin de administracin se refiere a la consecucin de objetivos organizacionales de manera eficiente y eficaz, lo cual significa que la razn de ser un administrador es velar por todo o por una parte de la organizacin.

Vivimos en una sociedad de organizaciones en donde casi todo se produce dentro de ellas: automviles, vestidos, alimentos, libros, revistas, investigaciones, comunicaciones y otras. Utilizando conocimiento, personas, dinero, tecnologa, informacin, trabajo colectivo

Sin las organizaciones, muchas ciudades no podran tener millares de lneas areas diarias sin un accidente o recibir y distribuir electricidad generada por varias hidroelctricas, producir miles de automviles y muchos otros productos y servicios.

Una organizacin es una entidad social conformada por: personas que trabajan juntas, estructurada en divisiones de trabajo para alcanzar un objetivo comn,

las tareas se dividen entre los miembros y


la responsabilidad del desempeo se atribuye a cada uno de los miembros de la organizacin.

Una organizacin es una sociedad miniatura en donde coexisten dos tipos de personas: los lderes y los subordinados. Se dice que est orienta hacia objetivos porque busca consecuencias deseas; por ejemplo:

Obtener ganancias (Volkswagen, McDonalds)

Atender necesidades espirituales (iglesia catlica o presbiteriana) Proporcionan entretenimiento (sony, redes de cine)

Desarrollar arte y cultura (teatro municipal, teatro de cultura artstica)


Practicar en deporte (Alajuela, Saprissa, Federacin de Ftbol)

El propsito de toda organizacin es elaborar un producto o brindar un servicio para satisfacer las necesidades de los clientes, que pueden ser consumidores, usuarios, asociados o contribuyentes.

Tambin existen pequeas organizaciones iniciadas por un emprendedor, persona visionaria que asume riesgos y utiliza la innovacin y la creatividad para aprovechar las oportunidades de negocios en un ambiente incierto donde otras personas veran problemas o amenazas.

Criterios de calificacin para elegir las mejores empresas Liderazgo de mercado: las empresas que ms contribuyen a la economa y que tienen mayor participacin de mercado. Aumento de las ventas: dinamismo de la empresas, si aument o disminuy su participacin en el mercado y la capacidad de generar nuevos empleos.

Rentabilidad del patrimonio: mide la eficiencia de la empresa, el control de costos y el aprovechamiento de oportunidades. Liquidez general: se refiere a la situacin financiera de la empresa y si opera con seguridad. Endeudamiento: Evala el riesgo corrido por la empresa. Cuanto menor sea el endeudamiento, menor es el riesgo.

Ventas por empleado: Mide cuanto produce la empresa y cunto vende con relacin al nmero de empleado.
Transparencia: Es el factor de excelencia empresarial que da prioridad a demostraciones que divulgan en sus resultados los efectos de la inflacin

Las habilidades del administrador El xito del administrador depende ms de su desempeo que de sus rasgos particulares de personalidad.

Su desempeo es el resultado de ciertas habilidades que posee y utiliza. Una de esas habilidades es la capacidad de transformar conocimiento en accin, la cual origina el desempeo deseado.

Existen tres tipos de habilidades importantes para el desempeo administrativo exitoso: tcnicas, humanas y conceptuales.

Las habilidades tcnicas incluyen el uso de conocimiento especializado y la facilidad de ejecucin de tcnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos de ejecucin. Por ejemplo las habilidades de contabilidad, programacin de computadores, ingeniera.

Las habilidades tcnicas se relacionan con el hacer, o sea con el trabajo, con los objetos como procesos materiales fsicos y concretos. Es bastante fcil trabajar con objetos y con nmeros, porque son estticos e inertes, no contestan ni se resisten a la accin del administrador

Las habilidades humanas estn relacionadas con el trabajo, con las personas y se refieren a la facilidad de establecer relaciones interpersonales y grupales.

Incluyen la capacidad de comunicar, motivar, coordinar, liderar y resolver conflictos individuales


o colectivos.

El desarrollo de la cooperacin en el equipo, el estmulo de la participacin sin recelos y el involucramiento de las personas son aspectos caractersticos de habilidades humanas.

Las habilidades conceptuales: incluyen la visin de la organizacin o de la unidad organizacional como un todo, la facilidad de trabajar con ideas, conceptos y teoras.

Un administrador que posee habilidades conceptuales es apto para comprende las diversas funciones de la organizacin. Estn relacionadas con el pensamiento, el raciocinio, el diagnstico de las situaciones y la formulacin de alternativas de solucin a los problemas.

Representan las capacidades cognitivas ms sofisticadas del administrador, que le permiten: planear el futuro, interpretar la misin, desarrollar la visin y percibir oportunidades donde ninguna otra

persona las ve.

A medida que un administrador hace carrera y asciende en la organizacin, requiere desarrollar cada vez ms sus habilidades conceptuales y para mantener su empleabilidad (capacidad de una persona para obtener y mantener un empleo).

Los papeles del administrador

Se realiz una investigacin y se comprob que las diversas actividades administrativas se puede organizar en diez papeles.
El papel es el conjunto de expectativas de la organizacin respecto al comportamiento de una persona.

Cada papel representa actividades que los administradores llevan a cabo para cumplir las funciones de planear, organizar, dirigir y controlar. Los diez papeles se distribuyen en tres categoras: interpersonal, informativa y decisoria.

Los papeles interpersonales representan las relaciones con otras personas y se asocian a las habilidades humanas y muestran cmo interacta el administrador con las personas e influye en los subordinados.

Los papeles decisorios incluyen todos los eventos y situaciones en que el administrador debe elegir o escoger. Estos papeles requieren habilidades humanas y conceptuales, y muestran cmo utiliza la informacin el administrador para tomar decisiones.

Los papeles interpersonales, informativos y decisorios dependen mucho del conocimiento, la perspectiva y la actitud del administrador. Los papeles administrativos constituyen lo que el administrador hace, mientras las tres competencias durables representan lo que el administrador es. Hacer y ser: dos aspectos fundamentales del administrador eficiente y eficaz.

CATEGORA

PAPEL
Representacin

ACTIVIDAD
Asume deberes ceremoniales y simblicos, presenta a la organizacin, acompaa a visitantes, firma documentos legales Dirige y motiva a las personas, entrena, aconseja, orienta y se comunica con los subordinados Mantiene redes de comunicacin dentro y fuera de la organizacin, emplea portafolios, maletines, hace llamadas telefnicas y asiste a reuniones Enva y recibe informacin, lee revistas e informes, mantiene contactos personales Enva informacin a los miembros de otras organizaciones, enva memorandos e informes, establece contactos Transmite informacin a personas de conversaciones, informes y memorandos afuera mediante

Interpersonal

Liderazgo Enlace

Monitoreo Informativa Difusin Portavoz Emprende Resuelve conflictos

Inicia proyectos, identifica nuevas ideas, asume riesgos, delega responsabilidades de ideas en otros Emprende medidas correctivas en disputas o crisis, resuelva conflictos entre subordinados, adapta el grupo a la crisis y a los cambios

Decisoria

Asignacin de recursos
Negociacin

Decide a quin asigna recursos. establece prioridades

Programa, presupuesta y

Representa los intereses de la organizacin en las negociaciones con los sindicatos, ventas, compras y financiacin

Gua para el administrador exitoso:


1-. Invierta constantemente en su formacin profesional. 2-. Mantngase informado 3-. Desarrolle su espritu emprendedor 4-. Trabaje en equipo 5-. Sea flexible 6-. Desarrolle su capacidad de negociacin 7-. Administre conflictos 8-. Vea su carrera como si fuera una empresa