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LA PLANEACIN

Para todo aquel que sabe cul es su puerto de destino, cualquier fue viento, un filsofo romano es viento a favor

Lucio Anneo Sneca Filsofo romano

LA PLANEACION
Por qu es necesario planear?
Ninguna empresa puede alcanzar el xito si no posee una administracin eficiente . . esto, por lo regular, requiere de la planeacin la cual es importante ya que:
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La eficiencia es resultado del orden y no puede surgir de la improvisacin Se necesita hacer planes sobre la forma en que las acciones sern coordinadas

Todo control es imposible si no se compara con un plan previo sin un plan se trabaja a ciegas

Sin la previa determinacin de actividades no existir nada que organizar, nadie que ejecute y nada que necesite control

LA PLANEACIN
Por qu es necesario planear?
Ya que la empresa se encuentra inmersa en un sistema, los cambios ambientales que se gestan en el medio en el cual opera son, entre otros los siguientes:
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Cambios en las actividades o normas sociales

Cambios tecnolgicos

Cambios en la actividad econmica, etc.

Cambios polticos y de gobierno

Cambios en el grado y actividad de la competencia

LA PLANEACIN
Por qu es necesario planear?
Como justificacin adicional a la necesidad de planear estn las siguientes consideraciones:
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La organizacin se desarrolla en un medio complejo y dinmico siempre cambiante.


La empresa siempre se enfrenta a niveles crecientes de actividad. Ante los avances tecnolgicos, los mtodos de trabajo tienden a volverse obsoletos.

La eficacia operativa tiende a reducirse ante los volmenes de operacin, las necesidades de cambios y la presin externa.

LA PLANEACIN
El Proceso de la Planeacin

Determinacin de la situacin presente


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Alternativas de decisin

Objetivos: en donde queremos estar?

Suposiciones: que podramos hacer en cada caso

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Concepto e Importancia
La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en el futuro

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Objetivo: el aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados

Eleccin: la planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la decisin ms adecuada

Cursos alternos de accin: al planear es necesario determinar diverso caminos, formas de accin y estrategias, para conseguir los objetivos

Futuro: la planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos as como trazar actividades futuras

LA PLANEACIN
Concepto e Importancia
Al conocer hacia donde se dirige la accin, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:
Introduccin La Teora Por qu es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Propicia el desarrollo de la empresa al utilizar racionalmente los recursos Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro Prepara a la empresa para las contingencias que se presenten Mantiene una mentalidad futurista teniendo as ms visin de futuro Condiciona a la empresa al medio ambiente que la rodea Establece un sistema racional para la toma de decisiones Reduce riesgos y permite aprovechar oportunidades Las decisiones se basan en hechos y no en suposiciones Elimina la improvisacin Proporciona los elementos para llevar a cabo las actividades de control

LA PLANEACIN
Concepto e Importancia

Planear es intentar prevenir crisis, las series continuas de crisis por lo general indican una pobre planeacin
La tipologa para integrar los planes dentro de la empresa siguen este orden:

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Estratgica: Su funcin consiste en regir la obtencin uso y disposicin de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin, es a largo plazo y comprende a toda la organizacin. Tctica o Funcional: Determina planes ms especficos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y estn subordinados a los planes estratgicos. Operativa: Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacin tctica y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas.

LA PLANEACIN
Concepto e Importancia
Por otro lado, en cuanto el perodo establecido para su realizacin se clasifican en:
Corto plazo: cuando se realizan en menos de un ao, a su vez pueden ser inmediatos: aquellos con duracin de hasta seis meses mediatos: aquellos a realizar entre seis y doce meses Mediano plazo: a realizar entre uno y tres aos Largo plazo: a realizar en un tiempo mayor a tres aos

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LA PLANEACION
Principios y Elementos
Los principios son verdades fundamentales de aplicacin general que sirven como gua de conducta a observar en la accin administrativa
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Factibilidad Flexibilidad Cambio de estrategias

Objetividad y cuantificacin
Unidad

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Principios y Elementos
Flexibilidad: Al elaborar un plan es conveniente establecer marcos de holgura que permitan afrontar situaciones no previstas. Introduccin La Teora Por qu es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Cambio de Estrategias: Cuando el plan se extiende por ms tiempo, ser necesario rehacerlo para ajustarlo a la nueva realidad. Objetividad y Cuantificacin: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios. Unidad: Todos los planes deben integrarse en un plan general de la organizacin.

Factibilidad: Lo que se planea debe ser realizable.

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Principios y Elementos

TIPOS DE PLANES

Introduccin Por qu es necesario planear?

Misin

Procedimientos

Visin

Presupuestos

El Proceso
Concepto e Importancia

Propsitos

Programas

Principios y Elementos

Premisas Polticas
Objetivos Estrategias

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Principios y Elementos

TIPOS DE PLANES

La Misin
Introduccin Por qu es necesario planear?

El Proceso
Concepto e Importancia

Principios y Elementos

Define el negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u organizacin. La misin de la empresa es la respuesta a la pregunta , Para que existe la organizacin?

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Principios y Elementos

TIPOS DE PLANES

La Misin
Introduccin Por qu es necesario planear?

Declaracin de la misin de Gas Natural


La Misin del Grupo Gas Natural es atender las necesidades energticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales.

El Proceso
Concepto e Importancia

Principios y Elementos

LA PLANEACIN
Principios y Elementos
TIPOS DE PLANES

La Misin
Por qu existimos (cul es nuestro propsito bsico)? En qu sector debemos estar? Quin es nuestro usuario o ciudadano objetivo? En dnde se encuentra nuestro usuario o ciudadano objetivo? Qu es valor para nuestro usuario o ciudadano? Qu necesidades podemos satisfacer? Cmo es que vamos a satisfacer estas necesidades? En qu nicho o sector queremos estar? Cules son nuestros productos o servicios presentes o futuros? En qu nos distinguimos?, qu caracterstica especial tenemos o deseamos tener? Cmo mediremos el xito de la misin? Qu aspectos filosficos son importantes para el futuro de nuestra organizacin?

Introduccin Por qu es necesario planear?

El Proceso
Concepto e Importancia

Principios y Elementos

LA PLANEACIN
Principios y Elementos

TIPOS DE PLANES

La Visin
Introduccin Por qu es necesario planear?

El Proceso
Concepto e Importancia

La visin es el sueo sobre el posicionamiento de la empresa a muy largo plazo, que ha de entusiasmar a todo el mundo: accionistas, personal, proveedores clave y externos.

Principios y Elementos

Define lo que la organizacin quiere ser, los grandes objetivos a perseguir, cmo espera conseguirlos y el campo de actividad.

LA PLANEACIN
Principios y Elementos

TIPOS DE PLANES

La Visin
Introduccin Por qu es necesario planear?

El Proceso
Concepto e Importancia

Principios y Elementos

La Visin es ser un Grupo energtico y de servicios lder y en continuo crecimiento, con presencia multinacional, que se distinga por proporcionar una calidad de servicio excelente a sus clientes, una rentabilidad sostenida a sus accionistas, una ampliacin de oportunidades de desarrollo profesional y personal a sus empleados y una contribucin positiva a la sociedad actuando con un compromiso de ciudadana global

LA PLANEACIN
Principios y Elementos

TIPOS DE PLANES

La Visin Qu tratamos de conseguir? Cules son nuestros valores? Cmo produciremos resultados? Cmo nos enfrentaremos al cambio? Cmo conseguiremos ser competitivos?

Introduccin Por qu es necesario planear?

El Proceso
Concepto e Importancia

Principios y Elementos

LA PLANEACIN
Principios y Elementos

Propsitos

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Son las aspiraciones fundamentales de tipo cualitativo que la organizacin persigue de forma permanente

Ejemplo: incrementar las utilidades sobre la inversin de los accionistas


Para determinar los propsitos, es importante considerar los siguiente puntos: Caractersticas Importancia

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Principios y Elementos

Propsitos

Caractersticas
Al establecer los propsitos es importante considerar: darlos a conocer a todo el personal deben estar acordes con los valores de la empresa definirse con frases claras y sin ambigedades deben ayudar a que la direccin no pierda tiempo en aspiraciones desatinadas o errneas

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Importancia:
sirven de cimiento para los dems elementos de la planeacin permiten orientar sobre los cursos de accin a seguir identifican a la empresa ante sus pblicos objetivos son la razn de ser de la empresa

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Principios y Elementos
Premisas

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Son las suposiciones que deben considerarse acerca de las condiciones o factores futuros que pueden afectar el desarrollo del plan

Por su naturaleza pueden ser:

Internas: cuando se originan en el interior de la empresa

Externas: cuando su origen es ajeno a la empresa

LA PLANEACION
Principios y Elementos
Objetivos

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Indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y proporcionan pautas hacia donde dirigir los esfuerzos

Para determinar los objetivos, es importante considerar los siguientes puntos: Caractersticas Clasificacin Lineamientos

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Principios y Elementos
Objetivos

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Caractersticas:
se establecen a un tiempo especfico se determinan cuantitativamente

Lograr una utilidad neta de 15 millones de pesos durante los prximos 2 aos

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Principios y Elementos

Objetivos
Introduccin La Teora Por qu es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos

Clasificacin: estratgicos o generales: para toda la organizacin tcticos o departamentales: referidos a un rea o departamento y son a mediano plazo operacionales: se refieren a actividades ms detalladas y son a corto plazo

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Principios y Elementos
Objetivos

Introduccin La Teora Por qu es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos

Lineamientos: Asentarlos por escrito No confundirlos con las estrategias (el cmo) Al establecerlos, recordar las preguntas, qu, cmo cuando, donde, quien, porqu Deben conocerse y entenderse por todos los miembros de la organizacin Deben ser estables para evitar confusiones

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Principios y Elementos
Estrategias

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Son los cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos

Al establecer las estrategias, es importante considerar los siguientes puntos:

Importancia
Caractersticas Lineamientos

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Principios y Elementos
Estrategias

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Por ejemplo, siguiendo el caso de nuestra empresa de confecciones de lana, es posible que en la poblacin en que est ubicado este centro de madres, existan tiendas que, o son sucursales de fbricas grandes que elaboran producto similares o son pequeos negocios particulares que distribuyen, entre otras cosas, chombas para seoras

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Principios y Elementos
Estrategias
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Importancia
A falta de ellas se corre el riesgo de no lograr los objetivos Establece el camino para llegar a los objetivos Facilita la toma de decisiones al evaluar diversas alternativas Desarrolla la creatividad en la solucin de problemas

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Principios y Elementos
Estrategias
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Lineamientos
determinarlas con claridad no confundir las estrategias con tcticas analizar las consecuencias que puden presentarse al momento de implantarlas considerar experiencias pasadas para su establecimiento asegurarse de que sean consistentes con los objetivos

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Principios y Elementos
Estrategias

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Caractersticas
Una vez alcanzados los objetivos, es necesario disear nuevas estrategias Debido a la dinmica del negocio, una estrategia til en un momento puede no serlo en otro Son establecidas por los niveles ms altos de la organizacin Por cada rea clave es necesario aplicar una diferente estrategia

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Principios y Elementos
Polticas

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Son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez en la organizacin

Al establecer las polticas, es importante considerar los siguientes puntos:

Importancia Lineamientos

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Principios y Elementos
Polticas
Un grupo de madres decide formar un pequeo negocio de confecciones de lana, las que vendern en el barrio. Se renen y fijan sus objetivos: fabricacin de 100 chombas para seora al mes. El trabajo lo har cada una en su casa y utilizarn un crdito que otorga una institucin gubernamental para la compra de mquinas tejedoras, lanas y otros materiales. Al existir libertad de decisin entre las socias e, incluso, separacin fsica, es necesario dictar pautas generales para que las decisiones que tomen estn de acuerdo con los objetivos y los planes

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generales que se han fijado.

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Principios y Elementos
Polticas

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Igual sucede en muchos casos con las adquisiciones. Existen polticas concretas que fijan e1 monto que puede adquirir un ejecutivo de acuerdo con su rango jerrquico. Por ejemplo, el jefe de una seccin podr comprar hasta por $100; el jefe de una divisin, hasta por $ 1.000; el jefe de un departamento, hasta $ 5.000, y las que suban de ese monto deben ser decididas por el Gerente con el Directorio. Esta poltica establece as las reas decisionales y lleva a una descentralizacin y agilizacin de las compras.

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Principios y Elementos
Polticas

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Las polticas debern estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; su redaccin debe ser clara, accesible y realista de tal forma que su interpretacin sea uniforme Importancia Facilitan la delegacin de autoridad Evitan prdidas de tiempo: los colaboradores no tienen que estar preguntando una y otra vez Facilitan loa induccin al nuevo personal Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones Otorga un margen de libertad para tomar decisiones

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Polticas

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Lineamientos
debe establecerse por escrito y darle validez redactarse claramente y con precisin coordinarse con las dems polticas revisarse peridicamente ser razonable y aplicable en la prctica ser flexible debe ser estable en su formulacin

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Principios y Elementos
Programas

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Es un esquema en donde se establecen la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, el tiempo requerido para cada actividad asi como todo evento involucrado Al establecer los programas, es importante considerar los siguientes puntos: Su elaboracin Importancia Lineamientos

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Programas

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Elaboracin La elaboracin tcnica de un programa, debe apegarse al siguiente procedimiento 1. Identificar y determinar las actividades comprendidas 2. Ordenar cronolgicamente las actividades 3. Interrelacionar las actividades 4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin , asi como los recursos necesarios

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Programas

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Importancia

. Suministra informacin e indica el estado de avance . Mantiene el orden de las actividades . Sirve como control . Disminuye costos . Determina los recursos necesarios . Evitan duplicidades de esfuerzos . Determinan tiempo e inicio de las actividades . Se incluyen solo las actividades necesarias . Determinan el tiempo de inicio y trmino de las actividades

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Principios y Elementos
Programas

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Lineamientos . En su elaboracin deben participar tanto el responsable de la ejecucin como el de la elaboracin del programa . Evitar que los programas se contrapongan entre si . Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y fcil comprensin . Su aprobacin debe involucrar a todos los afectados . El programa debe tener la capacidad de adaptarlo a los cambios en el entorno y en las circunstancias

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Principios y Elementos

Presupuestos

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Es un esquema escrito de tipo general y-o especfico que determina por anticipado, en trminos cuantitativos el origen y asignacin de los recursos de la organizacin para un perodo especfico. Cuando los planes convierten en cifras monetarios, se convierten en PRESUPUESTOS

Al establecer los presupuestos, es importante considerar los siguientes puntos: Sus caractersticas distintivas

Su forma de clculo
Importancia

Consideraciones al elaborarlos

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Principios y Elementos
Presupuestos

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Caractersticas distintivas

. Es un esquema . Es un plan expresado cuantitativamente . Es general porque se establece para toda la empresa . Es especfico porque puede referirse a cada una de la reas de la empresa . Esta diseado para un perodo de tiempo especfico Son considerados una herramienta de control

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Presupuestos

Tipos de Presupuestos:
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1.

2.

3. 4.

Fijos o rgidos: cuando se estiman con base en metas definidas para la operacin. Se elaboran para un solo nivel de la actividad. Flexibles o variables: permite conocer los resultados en diversas situaciones. Van variando de acuerdo a los cambios en las actividades que se realizan Segn el tiempo que abarcan: a corto o a largo plazo Por programa: se calcula con base en los programas de cada rea de la empresa

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Presupuestos

Tipos de Presupuestos:
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5.

Segn el sector al que sern aplicados: a. Sector Pblico- generalmente son los presupuestos del Estado y generalmente se elaboran por programas. Modernamente y como medida ms efectiva del control del gasto pblico, surgi el presupuesto base cero. b. Sector Privado-conocidos como presupuestos empresariales y dedicados a la planificacin de las actividades de la empresa.

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Presupuestos

Tipos de Presupuestos:
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6. Segn el campo de aplicacin dentro de la empresa:


a. Operativos: comprende un conjunto de presupuestos que abarca todas las actividades del periodo siguiente. Generalmente se proyecta en el Estado de Resultados b. Financieros: comprende todas las partidas esenciales del Balance General y pueden ser de dos tipos: i. Tesorera-comprende fondos disponibles en bancos, caja o valores fcilmente negociables. ii. De Capital-inversiones en activos fijos o proyectos de inversin

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Presupuestos

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Importancia . Convierte los aspectos de la ejecucin en unidades de medida comprobables . Sirve como estndar o patrn de ejecucin . Determina el lmite y alcance de las erogaciones . Presenta por anticipado los gastos en que incurrirn las actividades

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Presupuestos

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Elaboracin . Hay que revisar constantemente las cifras . En planes a largo plazo, es difcil precisar la estabilidad del dinero . No deben ser muy rgidos para adaptarse con el tiempo . Deben manifestar el lmite y alcance de las cifras

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Procedimientos

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Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. Los procedimientos son guas para la accin que detallan cmo debe ser realizada una actividad

Al establecer los procedimientos, es importante considerar los siguientes puntos:

Su importancia
Lineamientos para su formulacin

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Procedimientos

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Un buen ejemplo lo constituyen los Bancos, en que existen diversos procedimientos para cada una de las actividades que ste desarrolla. As, tenemos Procedimientos de depsitos, giros, descuentos de letras, prstamos, importaciones y exportaciones, compra y venta de divisas, etc.

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Procedimientos

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Existen casos en que un procedimiento abarca ms de una unidad organizacional. Por ejemplo, un procedimiento de prstamo en un banco incluye secciones tan diferentes como informes (donde dan a conocer la solvencia del postulante), el Comit de Prstamo (que decide la otorgacin del mismo) y Cuenta Corriente (donde se abona el prstamo a la cuenta del cliente).

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Principios y Elementos
Procedimientos

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Podemos pensar en el procedimiento de pedido de materiales a bodega, en el que intervienen el departamento de Produccin, el departamento de Bodegas y, a veces, el departamento de Adquisiciones.

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Procedimientos

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Importancia . Determinan el orden lgico que deben de seguir las actividades . Promueven la eficiencia y la especializacin . Determinan responsabilidades y evitan duplicidades . Determinan como y cuando deben ejecutarse las actividades y quien las debe ejecutar

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Principios y Elementos
Procedimientos

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Lineamientos . Es necesario capacitar al personal previo a su aplicacin . Deben ser accesibles y fciles de interpretar . Deben presentarse grficamente . Deben estar adecuados a situaciones reales . Deben ser aceptados por el personal en cuanto a su interpretacin . Deben ser estables para evitar confusiones al personal

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Procedimientos Finalmente:
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Lo importante de los procedimientos es que normalizan las actividades que se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo. Esta normalizacin se logra al indicarse y detallarse los pasos, lo que hace posible el entrenamiento de la persona que lo cumple, la planificacin en el tiempo y el control del avance o desarrollo de la actividad.