Contratao e Negociao

Carlos Mata
DEM/STM Instituto Superior Tcnico, 2002

Contratao
o processo de natureza administrativa para estabelecer um contrato com uma entidade para o fornecimento de um bem ou de um servio:
aquisio de materiais prestao de servios contratos de empreitada contratos de trabalho etc

Ter tipicamente quatro fases:

Preparao Consulta Anlise Adjudicao

Preparao: que tipo de consulta pretendemos ?

Grau de abertura da consulta
totalmente aberta/concurso pblico consulta limitada por convite negociao directa

Tipo de fixao do preo

preo global (lumpsum contract) srie de preos custos demonstrados+ fee de gesto

Grau de fragmentao do mbito do concurso

Contrato EPC Contratos E e P e C separados Vrios pequenos ou um grande
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Grau de abertura da consulta

Concurso pblico
Atrai muitos concorrentes => Preo baixa No h garantia de ter os melhores concorrentes Carga administrativa e de anlise elevada Mas garante igualdade de acesso a todos pelo que o obrigatrio quando esto envolvidos dinheiros pblicos Menor concorrncia => Risco de acordo ou preos altos Menor poder negocial do dono de obra Exige conhecimento do negcio pelo dono de obra Rapidez

Negocia. directa

Consulta limitada

Um compromisso entre os dois anteriores

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Tipo de fixao de preo

Preo global (lumpsum contract)
Fixao do risco de preo unitrio e de quantidades, que ficam ambos com o concorrente Os concorrentes podero apresentar preos muito elevados para cobrir o risco

Srie de preos
Partilha do risco de preo unitrio e de quantidades, que ficam com o concorrente e com o dono de obra, respectivamente

Custos demonstrados+ fee de gesto

Fixao do risco de preo unitrio e de quantidades, que ficam ambos com o dono de obra

Grau de fragmentao
A fragmentao gera especializao, o que pode levar a um aumento da qualidade e a uma diminuio de custos Por outro lado, cria interfaces internos ao projecto, com potenciais pontos de falha e obrigando a um maior esforo de gesto de projecto Depende tambm do grau de controlo que o dono de obra queira ter sobre certas partes do projecto (por exemplo, separar a aquisio de certos equipamentos do restante do projecto)
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Consulta: documentos bsicos

Anncio: os dados bsicos do projecto Programa: as regras para ir a jogo Caderno de Encargos. o que se pretende e como
parte contratual parte tcnica

Programa
Quem pode concorrer ?
Experincia relevante Capacidade financeira Alvars Certificaes

Como o processo ?
Data e local de recolha da documentao Data e local de entrega das propostas Abertura:data, formato, local Preo do processo (ou bid bonds) Forma de apresentao dos documentos Pedidos de esclarecimento

Como vencer ?
Critrios de avaliao das propostas Peso dos vrios critrios Razes para excluso Possibilidade de variantes

Caderno de encargos: parte contratual (I)

mbito do trabalho (descrito em detalhe na parte tcnica) Preo e condies financeiras
Tipo de preo (global, srie, custo + margem) Prazo de pagamento Inflacionamento e reviso de preos

Limitao de responsabilidades
Do dono de obra Do concorrente De terceiros

Prazos e multas por atraso

Caderno de encargos: parte contratual (II)

Alocao de riscos
Do concorrente Do dono de obra Partilhados Fora Maior

Gesto corrente do contrato

Organigrama e CVs chave Facturao Comunicao: forma, deveres Testes e ensaios Fecho do contrato Seguros

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Caderno de encargos: parte contratual (III)

Obrigaes legais e normas e regulamentos a cumprir Subcontratao Litgios
Forma de dirimir Foro Lei Lngua

Garantias ps-execuo

Tudo isto define aquilo que o concorrente nos est a oferecer

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Caderno de encargos: parte tcnica

Notas tcnicas Desenhos Especificaes Listas de materiais Mtodos construtivos Sistemas de controlo Regras de Qualidade

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Fases seguintes
Abertura Anlise de propostas
poder incluir esclarecimentos e/ou negociao

Adjudicao Arranque do contrato

consignao kick-off meetings

Expediting Testes Finais Recepo

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Negociao
A negociao uma arte, mas tambm uma tcnica. Como tal pode ser trabalhada de modo a aumentar a probabilidade de antigir objectivos. Podemos dividir o processo negocial em fases:

Preparao

Proposta

Debate

Regateio

Fecho

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Preparao
Identificar os objectivos e os limites do mandato: listar e prioritizar Juntar e organizar informao Estudar o adversrio: ver a negociao no prisma dele:
foras e fraquezas personalidades objectivos

Escolher uma estratgia Criar uma atmosfera

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Proposta, debate, regateio (I)

Comear por generalidades, para medir a atmosfera Fazer uma proposta muito genrica, usanda palavras que permitam aprofundamento, mas tambm recuo, deixando opes em aberto Se nos tocar responder a uma proposta:
clarificar procurar variantes atrasar, gerir o tempo

Estabelecer posies
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Proposta, debate, regateio (II)

Enfraquecer a posio contrria: procurar os pontos fracos, exp-los bem alto Utilizar vrios papis na nossa equipa negocial:
o tipo simptico cria empatia e desejo de fecho o mauzo lembra outra parte quo difceis as coisas podem ser o radical esmiua todas as questes e cria desgaste um dos membros da equipa pode fazer snteses aps os precedentes, apresentando a nossa posio objectivo como se fosse uma mdia das posies das duas partes

Consoante a relao de foras: bluff, intimidao, ameaa, insulto, dividir para reinar, questionar, apelar emocionalmente, ou seja, testar os limites
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Fechar a negociao
Estar pronto para fazer concesses Negociar em pacote Gerir o tempo Discutir os termos do acordo Fazer a proposta final (mximo uma vez + fecho) Cumprir o acordado

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