Cmo lograr mejores resultados en los servicios prestados en el consultorio de optometra Optimar otorgando una centralizacin de los datos

de los pacientes que facilite su consulta y modificacin, adems un control adecuado de ventas, inventarios y salidas de los productos manejados por la ptica, mediante la implementacin de

herramientas de tecnologa actual acogindose a la normatividad

vigente?

Creacin de un sistema de informacin para contribuir con:

-La optimizacin de tiempos -Minimizacin de los costos -Garantizar la fiabilidad -Control administrativo

Evitar el uso de archivos fsicos, para hacer ms eficientes los procesos y minimizar el impacto ambiental.
Lograr un mayor control en el manejo de citas, minimizando as la probabilidad de errores en asignacin. Actualizar el manejo de la ptica de acuerdo a la reglamentacin de salud actual (resolucin 1995 de 1999, Ley 650 de 2001, resolucin 3374 de 2000). Unificar los datos de los pacientes, para lograr as un mayor control y seguimiento sobre los diagnsticos generados. Mantener la informacin actualizada y segura.

Mantener un ingreso oportuno de entradas y salidas de los materiales usados en el consultorio, para mantener el inventario actualizado. Actualizar y llevar un registro de las ofertas validas, por cantidad de citas cumplidas. Mantener de manera fiable la informacin de RIPS, para realizar la entrega a la secretaria de salud en las fechas adecuadas. Atender a las sugerencias de la secretaria de salud por mantener procesos informticos constantes en el manejo de informacin de la ptica. Facilitar la asignacin, cancelacin y consultas de citas. Generacin optima de reportes con los consolidados, como se requieran, mes a mes, semestral o anual.

Facilitar a servicio al cliente la tarea de recordar controles a pacientes, de acuerdo al seguimiento de sus historias clnicas. Tener la posibilidad de saber que persona realiza modificaciones sobre datos de los pacientes. Mantener un registro de los optmetras, generando confianza en los pacientes con la regulacin de sus hojas de vida. Tener la posibilidad de volver a generar copia de formulacin o factura de ventas en caso de perdida por parte de los pacientes.

Cmo manejan los documentos?

PAPELEO 100% DIGITAL 0%

Usted cree que esta herramienta es buena para manejar el control de la optica?

SI 88% NO 12%

El 88 % est de acuerdo ya que es mucho ms factible y rpido a la hora de la cita o la entrega de materiales o medicamentos. El 12 % dice que no ya que opinan que abra mucha perdida de informacin de cada uno de los pacientes.

Esta de acuerdo en implementar un sistema de informacin a la optica?

SI 90% NO 10%

Esta de acuerdo en implementar un sistema de informacin a la optica?

SI 100% NO 0 %

SENA DISTRITO CAPITAL CENTRO ELECTRICIDAD ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES PROYECTO DE FORMACION: ADSI segundo Trimestre FASE DEL PROYECTO: Anlisis OBJETIVO: Obtener la informacin necesaria del cliente para llevar a cabo el Anlisis del sistema de informacin. DOCUMENTO TECNICO: Entrevista REALIZADO POR: Diego Espitia-Paola Bonilla-David Yepes Brian Lpez-Ximena FECHA:

Espindola 20/marzo/2012

ENCUESTA PACIENTE
1. 1. 1. 1. Cree usted que esta herramienta es buena para mantener el control y el orden en la ptica? SI NO El sitio es adecuado para manejar dicha herramienta? SI NO Est usted de acuerdo en implementar la herramienta a la ptica? SI NO Opina que aplicando esta herramienta ser organizada la ptica o al contrario ser desorganizada y se perdern valiosos datos? Rta/: Le gustara que su solicitud para apartar una cita fuera aun ms rpida de lo que es ahora con esta herramienta? por qu? Rta/:

1.

SENA DISTRITO CAPITAL CENTRO ELECTRICIDAD ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES PROYECTO DE FORMACION: FASE DEL PROYECTO: OBJETIVO: DOCUMENTO TECNICO: REALIZADO POR: FECHA: ADSI segundo Trimestre Anlisis Obtener la informacin necesaria del cliente para llevar a cabo el Anlisis del sistema de informacin. Entrevista Diego Espitia-Paola Bonilla-David Yepes Brian Lpez-Ximena

Espindola 20/marzo/2012

ENTREVISTA 1. De cuantas personas est integrada la ptica? Rta.) Con que recursos cuenta la ptica? Rta.) Sabe cuantos materiales consta la ptica? Cules son? Rta.) Qu tipo de materiales se encuentran en la ptica? Rta.) Sabe el promedio de pacientes que ingresan a la ptica? cunto es el promedio? Rta.) Cmo controlan la entrada y salida de pacientes y/o materiales? Rta.)

1.

1.

1.

1.

1.

1.

les interesa la idea de un software para controlar la entrada y salida de de pacientes y materiales? por qu? Rta.

1.

) Cul es el problema que con ms frecuencia ocurre a la entrega y/o salida de de pacientes y/o material? Rta.)

Desarrollar una aplicacin web integral para el consultorio ptico OPTIMAR, que permita sistematizar todos los datos de los pacientes generando diferentes beneficios para la entidad

1.Recolectar la debida informacin para as poder tener una base slida para la creacin de la aplicacin web. 2.Organizar debidamente la informacin paso a paso para evitar fallas en el diseo de la aplicacin.

3.Establecer los parmetros del sistema para que sea adecuado para nuestro cliente.
4.Generar la base de datos de todos los pacientes para llevar un control de cada persona.

Kristaluz Eyes

Nombre del caso

Paciente

Actores

Paciente, servicio al cliente

Flujo bsico

Se solicita datos bsicos del paciente Si no est creado se genera nueva historia clnica. Se especifica motivo consulta paciente nueva cita, control.

Pre-condicin

Tener documentacin y conocimientos de datos completos.

Post-condicin

No requiere informacin No necesita ningn servicio. Documentacin incorrecta o no sabe los datos.

Kristaluz eyes Nombre del caso citas

actores

Paciente, Servicio al cliente

Flujo bsico

Cliente llama o visita la optometra, solicita cita. La secretaria ingresa al sistema da opcin cita digita datos del cliente y guardar. La secretaria puede modificar o cancelar cita.

Pre-condiciones Agenda disponible. Optmetra libre (da y hora).

Post-condicin

Agenda ocupada. Optmetra ocupado.

Kritaluz eyes Nombre del caso Actores Control de ofertas Servicio al cliente, paciente

Flujo bsico

Se carga por servicio al cliente oferta vigente. Se verifica record de citas de paciente para hacer acreedor de oferta. Se informa a paciente como esta su proceso de oferta. Se guarda oferta en el sistema.

Pre-condicin

Cliente recibe oferta Por el nmero de citas recibe oferta

Post -condicin

No hay oferta

Nombre de caso

Ventas

Actores

Paciente, servicio al cliente

Flujo bsico

Se genera formula. Paciente solicita informacin precios. Se genera venta, registro de cantidad y referencia

Pre-condiciones

Exista formula. Halla productos disponibles

Post-condicin

Venta realizada.

Nombre de caso

historia

Actores

Servicio al cliente, optmetra

Flujo bsico

Al asignar cita primera vez, servicio al cliente realiza apertura de historia. Optmetra digita datos del paciente en cita da opcin historial Ingresa fecha controles, y tratamientos.

Pre-condicin

Paciente asista a cita. Paciente informe datos para apertura

Post-condicin

Se genera nuevo nmero historia clnica.

Kristalus eyes Nombre del caso formulacin

Actores

optmetra

Flujo bsico

Optmetra digita opcin formulacin Tipo de gafas y aumento

Pre-condicin

Paciente asista a cita para formulacin Paciente requiera formulacin.

Post-condicin

Paciente tiene informe nuevo en historia. Si es formulado se puede generar proceso venta.

Kristalus eyes Nombre de caso Actores inventarios Gestin, sistema

Flujo bsico

Opcin inventarios Ingreso materiales nuevos. Ingreso salidas. Generacin reportes mes a mes

Pre-condiciones

Que existan entradas, salidas de materiales. Que el sistema este actualizado. Se hallan generado ventas.

Post-condicin

Informe generado. Nuevo cdigo de inventario.

Con el desarrollo de este proyecto se puede resaltar: Actualmente gracias al avance de las TICS, es necesario que las empresas se actualicen logrando as que sus procesos sean mucho ms confiables. Este proyecto es una contribucin muy grande e importante para el desarrollo del consultorio de optometra Optimar, ya que se garantiza un manejo adecuado de las herramientas tecnolgicas.