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CONTENIDO TEMTICO

MODULO I
CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA FAMILIAR

I.- EL EMPRENDEDOR. II.- LOS ONCE MITOS SEGN OMALLEY. III.- EMPRESAS FAMILIARES. IV.- DINAMICA DE LAS EMPRESAS FAMILIARES.

MODULO II
CONTINUIDAD I.- ETAPAS DE LA SUCESIN.

LA EMPRESA FAMILIAR QU HACER PARA SOBREVIVIR Y TENER XITO?

OBJETIVO GENERAL:
Al termino del curso, el participante identificar las caractersticas mas importantes de las empresas familiares, as como su repercusin en el mbito de la administracin.

CONTENIDO TEMTICO

MODULO III
ADMINISTRACIN Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL I.- CONSEJO DE ADMINISTRACIN. II.- PROBLEMAS MAS FRECUENTES. III.- ADMINISTRACION FORMAL.

INTRODUCCION

En las empresas familiares, la gestin se concentra en unos pocos socios fundadores, desde el punto de vista jurdico pueden presentar diversas formas societarias, con distintos regmenes fiscales tambin determinados por su tamao: las empresas pequeas suelen ser empresas individuales y a medida que aumentan de tamao, acostumbran a convertirse en sociedades de responsabilidad limitada, hasta alcanzar el nivel de sociedad annima. El empresario de familia genera y continua su empresa como la expresin de un sueo de vida, por lo tanto la empresa familiar es una unidad de negocio con objeto de lucro, con una vocacin de trascendencia fijada por su fundador .

MODULO I

CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA FAMILIAR

I.- EL EMPRENDEDOR
QU SE REQUIERE PARA QUE HAYA EMPRESAS?
Se requiere de estructuras lgicas y de emprendedores

ENTONCES QU ES UN EMPRENDEDOR? Es una persona que toma riesgos calculados y crea estructuras flexibles, dinmicas y eficientes en su empresa.

Sus caractersticas son ser: Inconformes Obsesivos Con intuicin Optimistas Sus hbitos son: Observador Curioso Experimenta Flexible Adaptable

EL EMPRENDEDOR REQUIERE DE RECURSOS?

No, requiere de habilidades para conseguirlos

TIPOS DE EMPRENDEDORES

PROFESIONAL

Tiene un campo de accin global, las decisiones las toma por consenso, sus negocios son innovadores, dirige con informacin abierta, busca redes,conta o alianzas, sus proyectos son por Intuici buscando mercados, se convierten en TRADICIONAL expertos en los negocios, arriesgan Es el clsico patrn, hombre orquesta todo lo sabe, todo lo hace, cubre solo necesidades personales, no requiere ayuda, es soberbio, solitario y est en extincin

PARA SER UN EMPRENDEDOR PROFESIONA SE REQUIERE DE:


Tener actitudes cuestionadoras, preguntar por todo Buscar asesora para complementarse Decidir sobre empezar, comprar o asociarse Tener planes de negocio y en ellos establecer objetivos y metas Tener visin a largo plazo, pensar en crear emporios Utilizar la organizacin virtual, es decir, subcontratar lo que no se sabe EN RESUMEN
Emprender es una ciencia que requiere capacitacin, es una forma de vida, carrera o profesin, ms que crear una empresa es necesario trabajar en base a resultados y lo ms importante: No ser PATRON ( le obedecen), si no LIDER ( le siguen )

MANDAMIENTOS DEL HOMBRE EMPRENDEDOR

Use su tiempo eficientemente.- No pierda tiempo Mantenga simples sus operaciones.- No se complique Entienda los conceptos bsicos del negocio.- Busque lo innovador lo diferente Asegrese constantemente de la oferta y demanda.- Prevea altibajos Las ventas son lo principal.- Son la vida Sepa medir las altas y bajas del negocio.- Nada es constante Hay que gatear antes de caminar.- Crecer paulatinamente Especialcese.- Ser diferente, hay que cultivar conocimientos Identifique el beneficio mutuo en cada transaccin.- Ganar-ganar, si no, no es negocio, es transa Admita sus errores.- No solo es humano sino inteligente Sepa manejar los egos de la gente.- Escuche, apapache, que sientan que son queridos y reconocidos Defina el tiempo adecuado para actuar.- Todo tiene su tiempo, las decisiones buenas pueden convertirse en malas si no se toman a tiempo.

II.- LOS ONCE MITOS DE LAS EMPRESAS FAMILIARES SEGN OMALLEY En el mundo de los negocios, las empresas familiares tienen un lugar privilegiado. Pongamos como ejemplo un pas de primer mundo como lo es Australia. En aquel pas de amplio desarrollo del total de las empresas el 70% son familiares. De 5.4 millones de personas que forman la fuerza laboral de Australia, 2.8 trabajan en una empresa familiar. Sin embargo, el elemento que las hace ser tan especiales es su ndole familiar ya que aporta problemticas adicionales. Tomemos de nuevo a Australia como ejemplo: El 60% de las empresas familiares en Australia no ha elegido sucesor. Y slo el 4% de las empresas familiares australianas sobreviven a la cuarta generacin. Dichas empresas siempre han sido un fuerte motor de riqueza para la economa de cualquier pas, incluso para Mxico.

CUALES SON ESTOS MITOS?


1.-Ahora que estamos trabajando juntos, nos llevaremos mejor 2. La empresa familiar es una oportunidad para emplear a toda la familia. 3. Se pueden mantener separados los asuntos de la empresa en la empresa y los asuntos de la familia en la familia. 4. No me importa lo que otros miembros de la familia piensen. 5. La empresa familiar siempre es un lugar con un ambiente clido amigable y seguro. 6. No debes de decir te quiero mucho en el trabajo. 7. No te quedes con nada, yo acepto la crtica. 9. Me retirar en unos meses. 10. Tengo que trabajar aqu, no tengo otra alternativa. 11. Lo quieres por escrito? Entonces no me quieres.

III.- EMPRESAS FAMILIARES


QU SON?
Son organizaciones cuya propiedad, direccin y control de las operaciones estn en manos de una familia. Sus miembros toman las decisiones bsicas, estratgicas y operativas, asumiendo por completo la responsabilidad de sus acciones.

PLANEACION PREVIA DEL NEGOCIO (Reaccin familiar)


Se presenta horror, miedo, furia, desestabilizacin econmica y emocional, se deforma la rutina. Si se es soltero (a) por un mediano plazo no participar en el gasto familiar, ms bien sablera a sus padres y hermanos. Si se es casado (a), a sus compromisos familiares tendr que agregarles los del negocio.

QUE HACER ?

Buscar siempre la unidad familiar y el temple

Elaborar un plan maestro Establecer fechas tentativas de realizacin Concientizar a la familia contestando sus dudas y preguntas, solicite su apoyo
Prepararse con recursos para mantener su status econmico Toda su atencin, fuerza e inteligencia debe estar dirigida al negocio que va a iniciar

LA EPOCA HEROICA
Dura de 6 a 12 meses, es la etapa ms vulnerable terrible y costosa causada por la falta de experiencia, de dinero, mltiples trmites, sustos, tensin nerviosa, crisis econmica, etc. sin embargo se aprende a tomar decisiones, se crea la historia y las races del negocio

ORGANIZACION DE LA EMPRESA
Independientemente de su tamao, deben existir puestos definidos que se encarguen de las actividades de cada rea funcional, administracin Incluido cobranza, ventas, produccin, compras, personal y finanzas, esto debe hacerse desde el principio porque: Define puestos que sern la infraestructura organizacional de la empresa Define las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona Permite un crecimiento sano Se tendrn las bases para conseguir al personal idneo

NEPOTISMO
Es imposible dejar de contratar familiares, sin embargo y en gran medida de esto depende el fracaso o el xito, por lo tanto hay que hacerlo de manera selectiva y de acuerdo a sus habilidades y destrezas: Contratar familia nuclear .- Hijos, hermanos, padres Contratar a otros familiares o parientes polticos.Tos primos, sobrinos, cuados etc. Como socios capitalistas para invertir conmigo Como empleados cuya especialidad me interese Por simpata, deseo de ayudar econmicamente o presin del cnyuge

AUXILIOS FAMILIARES
Para satisfacer las necesidades humanas materiales y financieras del negocio, regularmente se recurre a la familia para invitarlos como:
Socios Acreedores Trabajadores de confianza.

EL PATRIMONIO FAMILIAR

No se deben tener todos los huevos en una canasta Un paquete patrimonial es complicado pero indispensable La separacin patrimonial hace la situacin testamentaria menos complicada Se refleja de manera tangible el resultado de sus esfuerzos CMO HACERLO?
Evaluando lo que se tiene en el negocio y fuera de el. Ahorrar e invertir gradual y sistemticamente sin hacer sufrir al negocio buscando mecanismos seguros, con cierta liquidez y con buenos rendimientos. Planear a alargo plazo con objetivos a 1,5,10 y 20 aos

IV.-DINAMICA DE LAS EMPRESAS FAMILIARES

EL ROL ESPECIAL DEL CONYUGE


Reconozca y haga suyo el objetivo comn. En caso de crisis y problemas juega el rol clave
Ayuda a encausar a los hijos

LOS PARIENTES POLITICOS


CONSIDERACIONES

La sangre llama primero Los objetivos de la familia poltica siempre sern diferentes Diferentes antecedentes y percepciones

QUE HACER PARA QUE SEAN COLABORADORES ?

Hacer un convenio anterior Usar mucho tacto Ver opciones como inversionista, empleado, ms no por simpata o presin externa Ejercer liderazgo

CMO DESPEDIR A UN PARIENTE?

Previniendo Con trato justo, igual que a los dems colaboradores Manejando adecuadamente la comunicacin

QUE PASA CON LOS EJECUTIVOS NO FAMILIARES

Pugnas con herederos Su empresa no les pertenece Se presentan injusticias y problemas en la organizacin

CUANDO SE PRESENTAN CONFLICTOS,CRISIS Y RENCILLAS


QUE PASA? Afectan en lo personal al emprendedor, un divorcio, desacuerdos de la familia etc., generan un costo muy elevado, no solo econmico, si no tambin moral y psicolgico, adems deterioran la salud de la empresa, por lo tanto la prioridad es resolver la crisis familiar.

QU HACER? Preservar la salud mental y el patrimonio

CMO?

Delegando actividades en comits ejecutivos Manejando solo controles bsicos ( Ventas, flujos, crditos, pagos, etc.) Estableciendo consejos de administracin profesionales para evitar errores Definiendo o cancelando inversiones o crecimientos acelerados, tomar decisiones solo cuando se este sano y se haya resuelto el problema.

SISTEMA EMPRESA- FAMILIA


SISTEMA EN EL QUE TODO SE MEZCLA CONFLICTOS

CONFLICTOS

SISTEMA EMPRESA- FAMILIA


SISTEMA EN EL QUE CADA UNO GIRA INDEPENDIENTE

C O N F L I C T O S

MODULO II

CONTINUIDAD

I.- LA SUCESION
QUIN VA A CONTINUAR CON LA OBRA?

QU NO ES?
No es un testamento que se abre cuando la gente fallece, debe ser tratada desde un principio, partir de la premisa que el emprendedor quiere que su obra perdure permanentemente

LA PLANEACION PRELIMINAR
QU ARREGLOS DEBEN EXISTIR? Si se es solo.- Determinar en que momento ingresaran familiares ( padres, hijos, esposa u otros familiares)

QU ARREGLOS DEBEN EXISTIR?

Si es con socios y el objetivo es perpetuar la empresa: Analizar a cada familia, especialmente a los hijos, invitarlos a participar sin presiones y con la idea de que poco a poco se empapen del negocio. Hacer un plan de entrenamiento de varios aos, para ellos u otros familiares, invitarlos en sus vacaciones a ayudar y recibir algo a cambio. Si no hay hijos, buscar a alguien joven a quien puedan entrenar y que sea de su confianza Si no hay inters o alternativas, deben pensar que harn cuando se quieran retirar

EL MONITOREO DE LOS POSIBLES CANDIDATOS

Preparar planes de capacitacin mensuales, anuales, etc., para los familiares elegidos de acuerdo a su edad, liderazgo, capacidades, etc. Si no hay predileccin real, lo mejor es usar el sentido comn y darles a cada uno de los candidatos un entrenamiento profundo en todas las reas del negocio

ASPECTOS CLAVES DE LA ORGANIZACION

Los parientes deciden: Entrar a trabajar al negocio Hacer su vida independientemente de la empresa La ingerencia indirecta

EL GRAN DIA Es el momento en que el emprendedor se retira de la operacin, dejando al sucesor todo el negocio, esto se debe planear, no significa darle al hijo o familiar elegido la propiedad de la empresa, est es decisin de el y su cnyuge

MODULO III

ADMINISTRACION Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

I.- EL CONSEJO DE ADMINISTRACION


Es importante para que la empresa tenga una serie de polticas que aseguren su crecimiento, su salud financiera y otros asuntos de inters general, lo bsico es la conformacin de consejeros que deben ser gentes con diferentes puntos de vista e imparciales para que se tomen mejores decisiones, esto excluye a empleados clave, esposa e hijos.

QU HACE EL CONSEJO DE ADMINISTRACION? Establece la misin, visin, los objetivos y metas Define y aprueba polticas Da profundidad administrativa a las decisiones Fija estrategias corporativas Da solidez a los planes de crecimiento empresarial Otros: Cuestiona decisiones sin personalizar, es un organismo extraordinario para dirimir y manejar eficientemente la sucesin

CUALES SON SUS CARACTERISTICAS?

Que sea balanceado

Que este totalmente informado Que exista un compromiso de asistir en forma planeada, prefijando con anticipacin las juntas Que se les de un incentivo a los consejeros externos por su esfuerzo

ALGUNAS POLITICAS QUE EMANAN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION


Estrategias de crecimiento Aprobacin y control del presupuesto, inversiones en activos fijos, crditos y endeudamiento Polticas de dividendos y reinversin Evaluacin y planes de compensacin a ejecutivos clave Nuevas empresas, adquisiciones Fusiones, asociaciones o cierre de empresas Plan de sucesin estable y continuo

EL PROTOCOLO O CONSTITUCION FAMILIAR QU ES?


Es el instrumento que define el libre deseo de todos los miembros adultos de una familia para perpetuar su buen nombre, conductas tradiciones y costumbres Dicta reglas claras para todos, puntualiza las relaciones y deseos de la familia acerca de el o los negocios de su propiedad Es un contrato que requiere ser aceptado y firmado por todos los miembros adultos de la familia, mayores de 16 aos. Dicta reglas a los integrantes de la familia sobre su situacin actual y futura como ejecutivos y accionistas de el o los negocios, as como los planes para el futuro de la empresa

QU OFRECE?
Soluciones practicas Linimientos y limites de poder y control Creacin de roles, estructuras y reas de influencia Un proceso que fija y mantiene a travs del

tiempo las reglas del juego del negocio

DOCE MANDAMIENTOS DE EMPRENDEDORES Y EMPRESAS FAMILIARES


1. 2. 3.

4. 5.

6.
7. 8. 9. 10. 11. 12.

COMPARTIRAS TUS SUEOS CON TU FAMILIA INFORMARAS AL PERSONAL QUE ESTA EMPRESA CONTINUARA PARA SIEMPRE CREARAS UNA ORGANIZACIN LOGICA Y LA PONDRAS EN UN ORGANIGRAMA PARA QUE LA CONOZCAN TODOS LOS INVOLUCRADOS TE CAPACITARAS Y AYUDARAS A TUS EMPLEADOS Y FAMILIARES A HACERLO MANEJARAS CONTROLES FINANCIEROS Y CONTABLES, SE LOS PASARAS COMPLETOS A TUS EJECUTIVOS, ASESORES Y A TU CONSEJO DE ADMINISTRACION FORMARAS UN BUEN GRUPO DE ASESORES TE SOMETERAS A LA EVALUACION PERIODICA Y COMPLETA DE UN CONSEJO DE ADMINISTRACION COMPETENTE Y EFECTIVO SELECCIONARAS A TU SUCESOR TE RESPONSABILIZARAS DE QUE TU SUCESOR (A), ESTE BIEN ENTRENADO Y CAPACITADO TE RETIRARAS Y PONDRAS A TU SUCESOR(A) AL MANDO CON TODOS LOS PODERES ESTANDO TU AN CON VIDA Y EN TU SANO JUICIO COMO NO TE PUEDES LLEVAR TUS BIENES MATERIALES, HAZ PLANES DE TESTAMENTO HOY DESTINARAS UN GRAN PORCENTAJE DE TU TIEMPO PARA ASEGURAR QUE TODOS LOS MANDAMIENTOS SE CUMPLAN

II.- PROBLEMAS MAS FRECUENTES

Slo el 40% de las empresas familiares alcanza la segunda generacin y el 15% llegue a la tercera. El resto, o cierran o son vendidas, en muchas ocasiones, por problemas de la familia o la falta de competitividad.

Los problemas se resumen en:


1. Continuidad:

Debido a que habitualmente las empresas familiares tienen un claro fundador que suele ser dueo, gerente y cabeza de la familia, la sucesin es muy compleja debido a los naturales temores a la muerte, prdida de poder y de actividad laboral, luego de dcadas en la empresa, lo llevan a resistirse normalmente a la sucesin.

2. Estructura organizacional:
En muchas empresas familiares, la estructura organizativa no ha evolucionado, mantenindose la misma estructura que en sus inicios con los importantes problemas que se generan cuando el tamao de la empresa ha aumentado y la estructura no ha sabido
amoldarse a la nueva situacin.

Mtodos de gobernabilidad
Democrtico: Se funda en la conviccin de todos.

Eucrtica: Se imposicin.

basa

en

la

Esferas de gobierno de la empresa familiar:

Salud
Prosperidad Continuidad Participacin Papel En comunidad Comunicacin Educacin Valores Metas

Liquidez
Asignacin de capital Aseguramiento de la sucesin Direccin estratgica Desempeo

Operaciones
Finanzas Empelados Proveedores Clientes

Estructura de gobierno de empresas familiares (Etapa 1)

EMPRESA CONSEJO DE ADMN. FAMILIAR

FAMILIA

CONSEJO CONSULTIVO

CONSEJO DE FAMILIA

DIRECTOR GENERAL d

Estructura de gobierno de empresas familiares (Etapa 2)


EMPRESA CONSEJO DE ADMN. FAMILIAR FAMILIA

CONSEJO CONSULTIVO

CONSEJO DE FAMILIA

DIRECTOR GENERAL d

CONSEJO EDUCATIVO EN NEGOCIOS

3. Conflictos internos en el interior de la familia y con los no miembros de la familia


Se trata de una serie de problemas debido a no existir una clara distincin entre la empresa y la familia, heredando costumbres y normas familiares al entorno de la empresa.

Caractersticas de una familia conflictiva

- Se tienen sentimientos de inutilidad. - Los miembros crecen como pueden. - La comunicacin es torcida. - Las reglas son inflexibles. - Se critican las diferencias. - Se castigan los errores. - Poca experiencia en el aprendizaje de la responsabilidad.

Caractersticas de una familia bien integrada: (lo afectivo es lo efectivo)

- Se precisan las diferencias individuales.

- El amor se mantiene abiertamente. - Los errores sirven de aprendizaje.

- La comunicacin es abierta.
- Las normas son flexibles. - La responsabilidad. - Se practica la sinceridad.

Formas usuales de enfrentar el conflicto Ganar - Perder

- Uso

de la autoridad.

- Uso del poder (fsico y/o mental). - El no responder.

- La regla de la mayora.
- La regla de la minora.

Formas usuales de enfrentar el conflicto Perder - Perder

- Empleo

de la transaccin.

- Pagos colaterales. - Someter el problema a una tercer parte neutral.

- Recurrir a reglas.

Los dos mtodos mencionados desacuerdos tales como:


- Mi punto de vista en contra del tuyo.

se

basan

en

- Mi punto de vista debe sobreponerse al tuyo, sin importar consecuencias.

Formas usuales de enfrentar el conflicto


Ganar - Ganar

- Lograr metas comunes.

- La responsabilidad consiste en permanecer abiertos y honrados hacia los hechos, las opiniones y los sentimientos.

- Controlar el proceso de un acuerdo.

4. Profesionalizacin
El bajo grado de profesionalizacin en muchas empresas familiares hacen que se elija a los directivos entre los miembros de la familia, lo que conlleva en muchas ocasiones a malas elecciones.

4. Prdida de competitividad
Las propias caractersticas de la empresa familiar, con directivos familiares, tensiones internas, etc. en muchas ocasiones no ayudan a la competitividad de la empresa familiar en un entorno cambiante y complejo.

Recomendacin

1. Dotarse de un protocolo familiar.

2. Planificar la sucesin del fundador.


3. Profesionalizar la gestin. 4. Slidos rganos de gobierno.

III.- ADMINISTRACIN FORMAL


Que es la Administracin?
Es un conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar directa o indirectamente todas las actividades y transacciones de una empresa u organizacin

Que es la Administrar?

1. Es obtener el mximo de beneficios con el mnimo de esfuerzos. 2. Obtener el mximo de utilidades con el mnimo de costos.

Cmo llevar a cabo la Administracin? Pasos a seguir para implementar una Administracin formal eficiente y eficaz 1. Se debe definir: - Misin - Visin - Objetivos - Metas - Polticas generales

Qu es la misin?
Es la razn de ser de la empresa.

Qu es la visin?
Es lo que se pretende alcanzar en un corto o mediano plazo.

Qu son los objetivos?


Son los fines hacia los cuales se dirige la empresa, negocio u organizacin.

Econmicos Sociales De servicio

Individuales. Colectivos Bsicos

Remotos
Largo plazo Mediatos

Tipos de objetivos?

Secundarios

Colaterales
Particulares Generales

Inmediatos

Recomendaciones para el establecimiento de objetivos


- Evitar confundirlos con los medios para alcanzarlos. - Definirlos en base a opiniones diversas principalmente de personas cuyos puntos de vista representen ngulos distintos y complementarios. - Establecerlos por escrito, sobre todo en los casos de

mayor importancia. - Definir el que, como, quien, cuando y el porque para


establecer objetivos. - Deben ser perfectamente conocidos y eficazmente

querido por todos los que han de ayudar a realizarlos.

Qu son las metas?


Son las acciones o tareas que se alcanzan en un tiempo especifico en la consecucin de los objetivos.

Cmo deben ser?


- Claras, precisas, que sean comprendidas por los integrantes de la empresa. - Susceptibles a ponerse en practica en forma de procedimientos, conforme a las practicas y peculiaridades de cada divisin, rea o departamento. - Flexibles con alto grado de permanencia. - Amplias, en condiciones que puedan anticiparse pero sin tratar de abarcar todas las circunstancias posibles, evitando que sean confusas y sin sentido. -- Compartibles con el inters de la comunidad, deben reconocer principios econmicos y estar de acuerdo con las leyes respectivas. Aplicadas oralmente y revisadas peridicamente

2. Definir qu hacer?

Consiste en delimitar correctamente cuales son las actividades y responsabilidades que correspondan a cada rea funcional, es decir, definir que es lo que se va hacer en cada una de ellas.

Que son las reas funcionales?

Son la agrupacin de actividades conforme a sus caractersticas de operacin, se clasifican en: - Ventas. - Produccin. - Personal. - Finanzas. - Administracin.

Que hacer en cada rea funcional?


Administracin - Responsabilidad total - Rumbo y los resultados del negocio - Planeacin estratgica - Toma de decisiones - Lograr los objetivos a corto,
mediano y largo Plazo

Llevar un administrativo

adecuado

proceso

Que hacer en cada rea funcional?


Produccin/servicios - Abasto de materia prima e insumos - Trato amable y profesional con sus

clientes - Transformacin de las materias primas - Maquinaria y equipo requerido - Proceso de produccin - Lay Out - Costos - Almacenamiento

Que hacer en cada rea funcional?


Personal - Direccin eficiente del personal - Reclutamiento y seleccin - Capacitacin y motivacin - Cumplimiento de las obligaciones
en materia laboral Sistema de incentivos recompensas - Riesgos de accidentes - Pago de salarios - Primas
y

Que hacer en cada rea funcional?


Finanzas - Manejo de recursos financieros - Razn de todas las operaciones - Cumplir los planes de la empresa - Prev y controla la entrada y salida
de recursos monetarios - Sistema contable y de informacin

Que hacer en cada rea funcional?


Ventas - Prospectar, captar y mantener
clientes

- Llevar los bienes y servicios del


productor al consumidor - Cuatro P (Producto, Promocin y Precio).
Plaza,

3. Como hacerlo (procedimientos)?


Que son los Procedimientos? 1.-Labores que sealan el curso de determinadas operaciones 2.-Una manera de efectuar una actividad en operaciones definidas 3.-Planes que sealan la

secuencia cronolgica para obtener resultados positivos o verdaderas guas de accin mas que de pensamiento

Componentes de un procedimiento
- Pasos: Son el mnimo de actividades. Por escrito, origina un instructivo - Fase: Conjunto de pasos. Por escrito origina un manual de procedimientos especifico - Procedimiento: Conjunto de fases. Por escrito origina un manual de procedimientos genrico - Sistema: Se forma de un conjunto de procedimientos que contienen aspectos tcnicos denominados mtodos

Qu es una operacin?

funcin,

una

actividad

una

Funcin: actividades Actividad: operaciones

Conjunto Conjunto

de de

- Operacin: Conjunto de tareas

Requisitos para implementar procedimientos

1.-Fijarse por escrito 2.-Ser peridicamente revisados 3.-Evitarse la duplicidad innecesaria 4.-Ir acompaados por grficas y diagramas de flujos de procesos para hacerlos mas entendibles

4. Ciclo Administrativo
PLANEACION QU QUIERO? CON QUE? Fija los propsitos de la empresa, as como los recursos econmicos, materiales y humanos para lograrlos.

CONTROL SUPERVISA Examina si se esta siendo eficaz y eficiente en el logro de los propsitos fijados en la planeacin.

ORGANIZACION CMO? Establece el orden de los recursos y las funciones que deben de realizar los colaboradores para lograrlos.

DIRECCION ORDENA Consiste en hacer que el personal trabaje para que se logren los objetivos de la empresa.

El proceso administrativo se repite una y otra vez, por lo que las etapas que conforman el ciclo administrativo de una empresa, surge con la planeacin inicial y se desarrolla hasta llegar a su control, pero no se detiene ah, sino que se utiliza la informacin que produce un buen control, para planear nuevamente, con esto se reinicia el ciclo. Dentro de una buena administracin cada actividad cumple de principio a fin el Ciclo o Proceso administrativo.

Planeacin

Indica que se desea lograr en la empresa y con que medio se planea alcanzarlo, permite conocer con claridad los propsitos de la empresa, orientar las actividades en las cuatro reas funcionales, reduce el desperdicio de recursos en actividades ineficaces, apoya en la toma de decisiones sobre formas alternas de realizar alguna actividad y elimina los efectos del asar derivados de la improvisacin.

Planeacin de ventas
Comprende a todas las caractersticas que afectan la venta de los productos o servicios a la clientela, por lo tanto, la planeacin de las ventas incluyen:

Que se va a vender

Cuanto se va a vender

Promocin

A cuanto se va a vender

Donde se va a vender

Planeacin de produccin
Se refiere a las operaciones en las que los recursos humanos y materiales dan lugar a la produccin de bienes y servicios, a travs del empleo de maquinaria y otros equipos, incluye: Donde se va a producir Proceso produccin de Necesidades de materia prima Disponibilidad de inventarios

Tamao planta

de

la

Estimacin de mano de obra

Cuanto se va a producir

Planeacin de personal
Se refiere a las relaciones humanas internas, en una empresa pequea hay la posibilidad de tener contactos personales muy estrechos, se pueden atender necesidades individuales con una direccin mas humana y flexible. Cantidad requerida de gente

Evaluacin trabajador

del

Necesidades de capacitacin

Bienestar trabajador

del

Planeacin de finanzas
Consiste en satisfacer las necesidades de dinero que tendr la empresa en el perodo planeado, incluye: Necesidades de dinero para lograr el objetivo Volumen ptimo de composicin Obtencin utilidades de

Obtencin recursos externos

de

Gestiones crdito

de

Organizacin
Consiste en establecer un orden, cuyo propsito es hacer eficaz y eficiente el trabajo, aprovechando de manera ptima los recursos econmicos, financieros y humanos para lograr los propsitos de la empresa. La clave para una organizacin es: Dar un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Una adecuada organizacin administrativa requiere


- La existencia de un conjunto de recursos fsicos, econmicos y humanos - La estructura de la organizacin que se deriva de las relaciones entre los recursos - Una base de organizacin u orden y su cumplimiento - El conocimiento de los propsitos de la empresa

Tipos de organizacin
- Organizacin informal: Surge en forma libre y espontnea, afecta la unin del grupo, la relacin entre los jefes y subordinados y se mantiene en organizaciones formales Organizacin formal: Precisa, aclara y determina cuales funciones debe realizar cada integrante de la empresa, en ella se establecen procedimientos explcitos de coordinacin para lograr los propsitos de la empresa

Maneras de implementar una organizacin


Dividiendo la empresa en reas funcionales

EMPRESARIO GERENTE

AREA DE VENTAS

AREA DE PRODUCCION

AREA DE

PERSONAL

AREA DE FINANZAS

Maneras de implementar una organizacin


Por sus divisiones econmicas

EMPRESARIO GERENTE

DIVISION PRODUCCION

DIVISION VENTAS

DIVISION ADMINISTRACION

PERSONAL

FINANZAS

De que depende una adecuada organizacin?


1. Conocer los propsitos de la empresa 2. Determinar el que hacer en cada rea funcional 3. Disear un esquema que exprese su estructura que permita alcanzar fcilmente sus objetivos 4. Distribuir equilibradamente las cargas de trabajo, autoridad y responsabilidad es decir, establecer lneas de subordinacin y dominio, aclara quien obedece a quien y a quien pueden dar ordenes los responsables

Clases de autoridades

Autoridad administrativa: Es el derecho que tiene una persona a mandar, dar ordenes o dirigir en base a la posicin que guarda en la empresa y lograr los propsitos pretendidos

Clases de autoridades

Autoridad por experiencia: Son personas que saben como debe de funcionar una o todas las reas de la empresa, asesoran la realizacin de una funcin, sugieren formas alternativas de obtener los mismos resultados con un menor costo y pueden recomendar la manera en que se deben evitar riesgos y accidentes este conocimiento es adquirido por la vida, por experiencias o a travs de las escuelas

Direccin
Es el conjunto de habilidades para conseguir que el elemento humano lleve a cabo sus actividades encaminadas al logro de objetivos, se considera eficiente cuando mantiene una atencin equilibrada al logro de propsitos, a la solucin de problemas y al aprovechamiento de sus colaboradores.

Tipos de Direccin
Orientada a la produccin: - Propicia la organizacin informal - Lucha contra la autoridad - Provoca dependencia y sumisin - Motiva la inconformidad del personal - Obstruye la creatividad - Obliga autoritarismo Hace resaltar represiones - Obedecen y callan - Exige controles externos - Es rgida - Se interesan en realizar tareas las

Tipos de Direccin
Centada en el bienestar de los trabajadores - Incrementa los costos de produccin - Permite privilegios - Exige rectificar a tiempo o destruir la empresa - Descuida los objetivos de la empresa - Es mayor el bienestar de la gente que complaciente la supervivencia de la empresa - La flexibilidad es excesiva

- Carece de controles
- Exige controles externos - Es rgida - Motiva la dependencia

- Requiere de autoridad

Autoridad
Es la forma de dirigir al factor humano, por lo tanto, el empresario debe tener estilos de direccin personal diferentes de acuerdo a la clase de trabajador que tenga

Cmo dirigir al factor humano?


Al responsable:
- Se le comunica los propsitos de la

Al negligente:
Se le supervisa constantemente - Se le supervisa sin que le notifique Se le rendimiento exige

empresa - Se le indica cuando se le supervisar


- Se le pregunta por el progreso alcanzado

- Se le reconoce sus meritos

- Se le evidencia los efectos de su negligencia

Como realizar una direccin


- Comunicar a los subordinados los objetivos que pretende lograr la empresa - Permitir la creacin de un clima de libertad - Estimular el potencial de sus colaboradores en apreciar sus esfuerzos - Solucionar problemas de una manera objetiva exenta de autoridad y poder, mas bien basada en hechos motivando el deseo de comprometerse y colaborar amen de proporcionar seguridad - Enlazar los objetivos de la empresa con las actividades de los subordinados - Evitar marcar fallas e imperfecciones - Controlar la informacin formal e informal que circula en la organizacin y mantenerla en un buen nivel - Mantener un equilibrio entre estructura y libertad, es decir, ser estricto en principios pero flexible en procedimientos

Que se requiere para lograr la sobreviviencia y el xito de la empresas?


Se requiere de una buena direccin que comprenda la suma de actividades cotidianas, actitudes, percepciones, pensamientos y conocimientos.

Cmo llevarla a?
1. Ser objetivo 3. Ofrecer productos servicios excelentes satisfagan necesidades. y y 2. Trabajar en forma sencilla y centrada 4. Establecer la forma de llegar hasta sus clientes y venderles sus productos y servicios 6. Llevar registros y controles para entender y dirigir la empresa 8. Evitar tropezar una y otra vez con las piedras de todo crecimiento rpido 10. Planificar (Qu hacer y Cmo)

5. Organizar, dirigir y motivar a un equipo de vencedores 7. No estar nunca sin efectivo 9. Comprender la empresa de cabo a rabo

Control

Es la actividad que permite examinar si los objetivos fijados en la planeacin se estn cumpliendo o no.

Qu informa el Control?

Es la actividad que permite examinar si los objetivos fijados en la planeacin se estn cumpliendo o no.

Nos dice: 1.Si lo realizado es igual a lo planeado. 2.Si lo realizado es superior que lo planeado o viceversa.

Que no es el control?
- Oportunidad para castigar o para humillar - Bsqueda de un culpable Una provocacin al antagonismo entre el personal - Una obligacin rutinaria - Un pretexto para acumular rumores - Gasto intil

Que si es el control?
- Comprobante de que las cosas se estn haciendo bien y oportunamente Certifica la calidad, cantidad y tiempo de realizacin del producto o servicio - Un medio para evaluar el desempeo del personal - Detector de errores

- Ratifica el conocimiento que tienen los empleados acerca del objetivo de al empresa

Factores a ser controlados en una empresa?

- Calidad y cantidad del producto - Formas de realizar tareas o procesos

- Costos
- Uso del tiempo - Origen y aplicacin de recursos

Como llevar a cabo un proceso de control?


Definicin de objetivo

Corregir el rumbo hacia Objetivo pretendido

Informacin requerida

PROCESO DE CONTROL
Anlisis de la informacin y comparacin vs. planeado

Implementacin de Formatos de registro

Recoleccin de la informacin

Ventas

Finanzas

Proceso de

control

Produccin

Personal

5. Proporcionar informacin condensada a la administracin general, de cada una de las reas funcionales para apoyar la toma de decisiones

Qu hacer?
Los responsables de cada rea deben emitir en forma simplificada, informacin de relevancia y proporcionrsela semanal, quincenal o mensualmente a la Gerencia General al responsable del negocio, para que se apoye de ella en la toma de decisiones, en la realizacin de planes y estrategias encaminadas a un crecimiento ms slido y constante que lo encausen a lograr los objetivos y metas predeterminadas

Qu tipo de Informacin recabar?


- Informacin que le permita conocer la situacin financiera del negocio - Cuanto cuesta cada un de los productos Cuales son los ms demandados - Que nivel de ingresos le genera cada uno de ellos - La cantidad de recursos monetarios que se requieren para sufragar gastos, necesidades de material, de recursos humanos, etc

Cmo hacerlo?
- Realizar juntas de trabajo orientadas a cotejar los resultados estimados contra los reales y en su momento realizar las adecuaciones pertinentes - Conjuntar un grupo de trabajo para la toma de decisiones, sin perder de vista su oportunidad, en el que se analicen y discutan las decisiones sin restricciones jerrquicas, creando un clima de confianza, de plena libertad para discutir o cuestionar con sinceridad los temas a tratar

LA UNIDAD FAMILIAR Y EL SANO CRECIMIENTO DE LAS EMPRESAS FAMILIARES DE CUALQUIER TAMAO Y GIRO SON DOS ELEMENTOS BASICOS PARA EL CRECIMIENTO DEL PAIS

UN SUEO CON LIMITE DE TIEMPO