*LA

CORRESPONDENCIA

* CONCEPTO: .

* HISTORIA: .

* .

• E-MAIL: Servicio de red para permitir a los usuarios para enviar o recibir mensajes de comunicación electrónico. • TARJETA: Pieza rectangular que lleva algo escrito impreso o que simboliza alguna cuestión.TIPOS: • CARTA: Medio escrito de comunicación. cartulina u otros materiales. . pueden estar hechas de cartón. • LA ESQUELA: Papel en el que se comunica la noticia de la muerte de una persona. plástico. • FOLLETO: Impreso de un número de hojas que sirve como instrumento divulgativo o publicitario.

. • OFICIAL: Manejo de las empresas públicas o del estado. siempre que tenga alguna relación con el cargo que el corresponsal desempeña. • PARTICULAR: Son los asuntos personales.* CLASIFICACION • COMERCIAL O MERCANTIL: En el desarrollo de los negocios o empresas privadas.

CLASIFICACION • CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es la que se cruza entre personas o instituciones al exterior de la organización. Ejemplo: -Memorando -La Circular -La Comunicación Interna . de sucursales o de agencias. bien sea que se trate de una única entidad. Ejemplo: -La carta comercial -Mensaje telegráfico -El fax -La Circular • CORRESPONDENCIA INTERNA: Es la que se cruza entre las dependencias de la organización.

En empresas pequeñas una persona puede tener el control absoluto de la correspondencia.FUNCIONES DE LA OFICINA Se relacionan con el manejo y control de los documentos que entran y salen de la institución como producto de sus actividades empresariales. . pues así se tiene control total de la información. pero en entidades medianas y grandes lo ideal es que estas organizaciones tengan una oficina de correspondencia.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODO • Analizar el procedimiento administrativo de la entidad es conocer muy bien la actividad de la empresa y con base en el organigrama. • Analizar la información a través de la constitución de un grupo interdisciplinario con representación de funcionarios de las áreas legales o legales. . verificar dependencia por dependencia la información que produce y recibe. • Organizar la información de tal manera que se hagan las interrelaciones del caso con cada tipo de documento para conocer su flujo. tiempo de trámite y su tratamiento archivístico.

.RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS RECIBO: La documentación es recibida en forma directa . personal o a través de los aparatos aéreos y los servicios de correo especializado.

Solo se radican cartas. Esta numeración debe iniciarse anualmente. memorandos. fax. telegramas. correspondencia confidencial de carácter institucional.RADICACIÓN: Consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Se debe colocarla fecha en la cual se recibe el documento . haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse.

esto facilita su consulta a través de varios conceptos: fecha.REGISTRO: Cuando la entidad trabajo y despacho de correspondencia en forma automatizada el programa permite almacenar y mantener actualizada la información. número de radicación. destinatario. para lo cual debe diseñarse un formato que permita tener la información sobre la correspondencia Que se recibe y radica. . remitente. el registro deberá llevarse manualmente. Cuando no es así . etc.

donde se organiza la correspondencia que se recibe. .DISTRIBUCION O REPARTO: Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos según el caso.

este se efectúa relacionando los números de radicación y las ciudades de destino de la documentación que el mensajero a cada dependencia. .SALIDA DE DOCUMENTOS: Según la distribución interna o externa . Es importante y de mucha ayuda que las secretarias de cada dependencia lleve sus controles particulares de la correspondencia recibida y despachada y así detectar la correspondencia pendiente de respuesta. se hace necesario llevar un control de lo que sale de la oficina de correspondencia.

TIPOS: -Cartas – Esquelas – Tarjetas . año 490 a.MAPA CONCEPTUAL CORRESPONDENCIA HISTORIA: Nació en los tiempos más antiguos. se utilizaban personas muy atletas y de buena memoria… CONCEPTO: Palabra que se deriva de “correo” que se refiere al que corre. la correspondencia era oral. comunicación escrita con dos o más personas.Telegramas – Folletos – E-mail CLASIFICACION: Comercial o Mercantil Oficial Particular - - ORGANIZACIÓN Y METODOS FUNCIONES EN LA OFICINA RECEPCION DE DOCUMENTOS .c.

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