Curso de formación de Microsoft® Office Outlook® 2007

Salir de su bandeja de entrada

Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007

Contenido del curso

Introducción: Acabe con el caos de la bandeja de entrada Lección 1: Usar el correo para realizar acciones Lección 3: Hacer un seguimiento de los mensajes con marcas y la barra de tareas pendientes

(Continúa en la siguiente diapositiva).

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Contenido del curso (continuación)

Lección 3: Asignar un nombre al color. Organizar por categorías de color Lección 4: Almacenar Lección 5: Encontrar cualquier mensaje rápidamente

Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y una serie de preguntas de prueba.
Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Introducción: Acabe con el caos de la bandeja de entrada Aunque el correo electrónico puede mejorar la eficacia de la comunicación. Outlook 2007 incluye características flexibles que le ayudan a controlar el volumen del correo electrónico. Este curso ofrece una visión general de las opciones disponibles y de cómo utilizar eficazmente los mensajes de la bandeja de entrada y otros lugares. a encontrar lo que necesita y a actuar cuando y donde sea necesario. el volumen creciente de los mensajes puede llegar a ser abrumador.

Aplicar códigos de color a los mensajes. organizar reuniones y crear contactos. Encontrar cualquier mensaje rápidamente. • • • • Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . utilizando las etiquetas de categorías que ha creado. Marcar los mensajes de la bandeja de entrada para crear una lista de tareas. Organizar los mensajes en grupos mediante carpetas.Objetivos del curso • Utilizar sus mensajes para programar tareas.

Lección 1 Usar el correo para realizar acciones Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Si es así.Usar el correo para realizar acciones La lectura de un mensaje de correo electrónico normalmente provoca algún tipo de reacción. piense en qué necesita hacer. Utilice Outlook para llevar a cabo esa acción cuando y como sea necesario. Para poner orden en su bandeja de entrada. Puede responder directamente al mensaje o realizar alguna acción secundaria como organizar una reunión. en cuanto lea un mensaje decida si requiere alguna acción.

Organizar una reunión. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Arrastrar un mensaje para realizar una acción Un mensaje de correo electrónico puede no requerir una respuesta directa. la información del mensaje puede instarle a: • • • Almacenar la información del contacto. Incluso en ese caso. Crear una tarea.

es un buen ejemplo de cómo los mensajes de Outlook pueden tener otros usos además del correo electrónico. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Aunque esta funcionalidad no es nueva en Outlook 2007.Arrastrar un mensaje para realizar una acción Puede iniciar cada acción arrastrando el mensaje al botón correspondiente del panel de exploración.

esto es lo que debe hacer para empezar. donde encontrará detalles como la fecha. A continuación. hora y lugar. invite a esa persona a la reunión y… …haga clic en Enviar. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Arrastre el mensaje al botón Calendario en el panel de exploración. Se abrirá una nueva cita.Organizar una reunión Si un mensaje le hace darse cuenta de que necesita reunirse con una persona.

en la imagen. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . el mensaje de Ben Smith en la bandeja de entrada de Mark Lee le recuerda a Mark que necesita promocionar una línea de mobiliario de oficina presentada recientemente por su empresa.Crear una tarea Algunas veces un mensaje contiene información sobre alguna acción que debe realizar. Por ejemplo.

guardar la tarea.Crear una tarea Mark puede arrastrar el mensaje desde su bandeja de entrada al botón Tareas del panel de exploración para iniciar rápidamente una nueva tarea. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . después. como Mostrar el mobiliario de oficina a Coho y. Puede cambiar el asunto a algo que se parezca más a una tarea. La tarea se agrega a la lista de tareas de Mark.

Como se muestra en la imagen. le proponemos algo mejor: Cree una entrada para el contacto en Contactos. puede arrastrar un mensaje a Contactos como paso inicial para crear la entrada.Crear un contacto Si mantiene un mensaje a la vista para tener accesible la dirección de correo electrónico de un contacto. Cuando se arrastra un mensaje al botón Contactos se abre un nuevo formulario Contacto y la dirección de correo electrónico del mensaje se agrega automáticamente. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

el número de teléfono. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Crear un contacto Allí puede rellenar el resto de los detalles. etc. La próxima vez que necesite información de ese contacto sabrá exactamente dónde encontrarla: en Contactos. como la dirección.

Es decir.Cuando la acción es la extracción Suponga que recibe un mensaje con datos adjuntos y que lo que en realidad le interesa son los datos adjuntos. Puede guardar los datos adjuntos en el disco duro independientemente del mensaje. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . puede “extraer” los datos adjuntos del mensaje.

¡Otro mensaje menos en su bandeja de entrada! Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . En ese caso. es posible que ya no necesite el mensaje. puede eliminarlo o archivarlo.Cuando la acción es la extracción Una vez guardados los datos adjuntos.

4. Abrir un archivo de datos de práctica. 6. Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 3. Agregar un contacto. Quitar los datos de práctica y cerrar el archivo de datos de práctica. Guardar datos adjuntos. Organizar una reunión. Crear una tarea. 5.Sugerencias para la práctica 1. 2.

Falso. 1. (Elija una respuesta).Prueba 1. 2. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 1 Outlook es sólo para el correo electrónico. Verdadero.

una lista de tareas.Prueba 1. pregunta 1: Respuesta Falso. Outlook ofrece muchas más cosas. un lugar para almacenar la información de los contactos. como un calendario. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . etc.

Prueba 1. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Arrastrar el mensaje a Contactos. 3. 2. pregunta 2 Mantiene un mensaje en la bandeja de entrada para tener siempre a mano la dirección de correo del remitente. ¿Hay alguna alternativa mejor? (Elija una respuesta). Mover el mensaje a una carpeta. Arrastrar el mensaje a Tareas. 1.

siempre sabrá dónde encontrar la información del contacto. Si arrastra un mensaje a Contactos en el panel de exploración.Prueba 1. pregunta 2: Respuesta Arrastrar el mensaje a Contactos. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . puede crear una tarjeta de contacto de esa persona y. Puede almacenar incluso una fotografía del contacto para ponerle cara al nombre. por tanto.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Verdadero. (Elija una respuesta). 1. 2. Falso.Prueba 1. pregunta 3 Los datos adjuntos se pueden almacenar por separado del mensaje en el que están incluidos.

pregunta 3: Respuesta Verdadero. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 1.

Lección 2 Hacer un seguimiento de los mensajes con marcas y la barra de tareas pendientes Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

Hacer un seguimiento de los mensajes La primera vez que inicie Outlook 2007 verá algo nuevo. que le ayudará a recordar que debe realizar alguna acción cuando así se requiera. Es la barra de tareas pendientes. En la barra de tareas pendientes. verá los elementos próximos de su calendario. ¿Tiene curiosidad acerca de cómo se incluyen los elementos en la barra de tareas pendientes? Se lo enseñaremos en esta lección. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . así como los mensajes y las tareas que se han marcado.

Conocer la barra de tareas pendientes
En la barra de tareas pendientes se muestran los mensajes marcados, las tareas de la carpeta Tareas y las próximas reuniones, citas y eventos del calendario.
Todos estos elementos están a la vista en la barra de tareas pendientes, sin tener que cambiar a otras ventanas de Outlook.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Conocer la barra de tareas pendientes
En la imagen se muestran los componentes básicos de la barra de tareas pendientes.

Explorador de fechas Próximas citas del calendario Un lugar para incluir nuevas tareas Su lista de tareas (mensajes marcados y tareas)

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Establecer prioridades con marcas de seguimiento
En la primera lección se familiarizó con el modo de crear una tarea arrastrando un mensaje al botón Tareas del panel de exploración.

Una forma aún más sencilla de realizar un seguimiento de las tareas necesarias, a partir de la información de un mensaje, es simplemente marcar el mensaje para su seguimiento. En la imagen se muestra un mensaje de la bandeja de entrada marcado con una etiqueta de seguimiento. Observe que el mensaje marcado aparece también en la barra de tareas pendientes. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

si esto no es suficiente. Los mensajes que marque para su seguimiento no se mostrarán únicamente en la barra de tareas pendientes. puede definir avisos para ellas para que se acuerde de hacerles un seguimiento. Es una forma de ayudarle a recordar que debe realizar las tareas de su lista.Establecer prioridades con marcas de seguimiento Los mensajes marcados se muestran en muchos lugares. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Y. sino también en la lista de tareas y en el calendario.

pero sólo en la barra de tareas pendientes El asunto de un mensaje no siempre describe la tarea que debe realizar. En tal caso. el asunto del mensaje de la bandeja de entrada no cambia. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Cambiar el asunto. Al realizar este cambio. puede cambiar el asunto de un mensaje marcado en la barra de tareas pendientes.

en la bandeja de entrada o en carpetas. probablemente preferirá usar las tareas para llevar un seguimiento de lo que debe hacer. probablemente preferirá usar marcas de seguimiento porque el uso de marcas es más rápido y sencillo.Cambiar el asunto. pero sólo en la barra de tareas pendientes Tal vez se pregunte cuál es la diferencia entre un mensaje marcado y una tarea que se ha creado arrastrándola hasta el botón Tareas . La respuesta es que principalmente es una cuestión de estilo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 • . • Si le gusta eliminar los mensajes una vez que ha acabado con ellos. Si le gusta mantener los mensajes.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . hay un método mejor.Al terminar. los elementos completados desaparecerán de la lista. no eliminar Puede verse tentado a eliminar los elementos de la barra de tareas pendientes cuando haya terminado de trabajar con ellos. Cuando termine una tarea. Una manera rápida de hacerlo es hacer clic en la marca que aparece junto al elemento. márquela como finalizada mediante el comando Marcar como completada . Sin embargo. Como cabe esperar.

Es una estupenda manera de recordarse a sí mismo todo el trabajo que ha hecho.Al terminar. Y estará tachado. no eliminar Pero ¿cuál es la verdadera utilidad de marcar un elemento como completado? Aparecerá en el calendario. al final del día en que se realizó. por lo que sabrá que ya lo ha terminado. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Al terminar. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . hasta que se completen. las tareas que no están marcadas como completadas en su fecha de vencimiento pasarán automáticamente al día siguiente. no eliminar Pero ¿cuál es la verdadera utilidad de marcar un elemento como completado? En la barra de tareas pendientes y en el calendario.

Puede utilizar el Explorador de fechas para crear una nueva entrada de calendario rápidamente a partir de un mensaje. que se encuentra en la parte superior de la barra de tareas pendientes.Convertir un mensaje en una entrada de calendario Anteriormente en esta lección mencionamos el Explorador de fechas. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . En la imagen se muestra el proceso: sólo tiene que arrastrar el mensaje a una fecha en el Explorador de fechas.

¿Por qué es mejor este método? Porque requiere un paso menos: la información de fecha se rellena automáticamente para que coincida con la fecha del Explorador de fechas hasta la que ha arrastrado el mensaje.Convertir un mensaje en una entrada de calendario El proceso es similar al proceso de arrastrar un mensaje al botón Calendario del panel de exploración. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . descrito en la primera lección.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . elija Barra de tareas pendientes en el menú Ver y active o desactive los elementos que desea mostrar u ocultar. También es muy sencillo mostrar u ocultar la propia barra de tareas pendientes.Ver la barra de tareas pendientes como desee Para cambiar la presentación de la barra de tareas pendientes. • Para ocultarla. presione ALT+F2 o haga clic en el botón Cerrar barra Tareas pendientes .

después. También es muy sencillo mostrar u ocultar la propia barra de tareas pendientes. elija Barra Tareas pendientes en el menú Ver y active o desactive los elementos que desea mostrar u ocultar. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . como se muestra en la imagen. presione ALT+F2 o elija Barra Tareas pendientes en el menú Ver y. haga clic en una opción.Ver la barra de tareas pendientes como desee Para cambiar la presentación de la barra de tareas pendientes. • Para volver a mostrarla.

elija Barra Tareas pendientes en el menú Ver y active o desactive los elementos que desea mostrar u ocultar.Ver la barra de tareas pendientes como desee Para cambiar la presentación de la barra de tareas pendientes. un método rápido de habilitar más espacio para otras ventanas de Outlook como el panel de lectura es minimizar la barra de tareas pendientes haciendo clic en la flecha Minimizar la barra Tareas pendientes situada junto al título. Asimismo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Ocultar y volver a mostrar la barra de tareas pendientes.Sugerencias para la práctica 1. 5. Marcar una tarea como completada. Ver las tareas de los mensajes marcados en el calendario. 4. Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Crear una cita rápidamente. Usar marcas. 3. 2.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 1 La barra de tareas pendientes es fácil de ocultar.Prueba 2. Falso. 2. 1. Verdadero. (Elija una respuesta).

En la lección se explicó lo fácil que es ocultarla. pregunta 1: Respuesta Verdadero. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 2.

Prueba 2. Se agrega una marca de seguimiento al mensaje. Se crea una tarea. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 1. 3. pregunta 2 ¿Qué sucede cuando se arrastra un mensaje hasta el área Tareas de la barra de tareas pendientes? (Elija una respuesta). El mensaje se mueve de la bandeja de entrada a Tareas. 2.

pregunta 2: Respuesta Se agrega una marca de seguimiento al mensaje. Es una forma muy rápida de marcar un mensaje.Prueba 2. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

2. Falso. 1. Verdadero. (Elija una respuesta).Prueba 2. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 3 El Explorador de fechas no se puede quitar de la barra de tareas pendientes.

En el menú Ver . elija Barra Tareas pendientes y ahí lo tiene. pregunta 3: Respuesta Falso. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 2.

Lección 3 Asignar un nombre al color: organizar con categorías de color Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

Las categorías y las etiquetas de color asociadas permiten ver rápidamente qué es cada cosa de una forma lógica para usted. Con las categorías de color puede hacer que determinados mensajes estén más visibles. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . aunque sólo sea para dejarlos en la bandeja de entrada.Asignar un nombre al color ¿Está cansado de no encontrar las cosas en su bandeja de entrada? ¿Desea identificar rápidamente los mensajes de su jefe o relacionados con un tema específico? Utilice colores para organizar y ordenar al instante su correo.

puede hacer que los mensajes relacionados con el proyecto sean más fáciles de localizar en un futuro. En la imagen se muestran algunos mensajes con códigos de color: • El color verde es para los mensajes relacionados con la Bodega Coho y el amarillo es para los mensajes relacionados con Contoso. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Organizar los mensajes con colores Si trabaja en un proyecto especial. Sólo tiene que marcar todos los mensajes relacionados con una categoría de color.

como ocurre con el mensaje seleccionado. En la imagen se muestran algunos mensajes con códigos de color: • Un mensaje se puede codificar con varios colores si se aplica a varias cuentas. puede hacer que los mensajes relacionados con el proyecto sean más fáciles de localizar en un futuro. Sólo tiene que marcar todos los mensajes relacionados con una categoría de color. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . • También verá categorías de color y sus nombres en el panel de lectura.Organizar los mensajes con colores Si trabaja en un proyecto especial.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Usted crea un nombre de categoría y elige el color al que irá asociado. puede asignar esa categoría a los mensajes entrantes y a los existentes.Cómo asignar una categoría ¿Desea saber quién crea los nombres de las categorías? Usted. como se muestra en la imagen. Una manera de asignar una categoría de color a un mensajes es hacer clic con el botón secundario del mouse en la columna Categorías y usar el menú contextual. Después.

Cómo asignar una categoría ¿Desea saber quién crea los nombres de las categorías? Usted. puede explorar rápidamente su bandeja de entrada y encontrar ese mensaje simplemente buscando su etiqueta de color. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Una vez que ha asignado una categoría a un mensaje. Usted crea un nombre de categoría y elige el color al que irá asociado.

como se muestra en la imagen. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . las categorías tendrán más significado para usted si les asigna nombres específicos. La primera vez que utilice una de las categorías predeterminadas. etc. Como es natural. las categorías de Outlook tienen nombres genéricos: Categoría roja. Categoría naranja. como la Categoría púrpura. Outlook le pedirá que le cambie el nombre en el cuadro de diálogo Cambiar nombre de categoría .Cómo asignar nombres a los colores Inicialmente. Puede escribir un nuevo nombre para la categoría en el cuadro Nombre .

por ejemplo. Supongamos. No hay problema. Después. Encontramos un buen sistema para mantenerlo todo organizado y resulta que nos olvidamos de una parte del sistema. no recibe ningún mensaje personal y se olvida de lo que significaba el color naranja. durante algún tiempo. el descodificador está totalmente a su alcance.¿No recuerda qué significa el color? Nos pasa a todos. Como se muestra en la imagen. que utilizó el color naranja para identificar todos los mensajes personales. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . por lo que puede organizar los contactos.Si utilizaba marcas de color en Outlook 2003. puede asignar texto descriptivo al mismo tiempo que un color. Con las categorías de color. probablemente le interese saber por qué son mejores las nuevas categorías de color de Outlook 2007... los elementos del calendario y las tareas de la misma forma. Otra ventaja es que las categorías de color se pueden aplicar a todos los elementos de Outlook. Si utilizaba marcas de seguimiento de color en Outlook 2003.

verá un nombre de categoría de color debajo de la línea Asunto . Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 • ..Si utilizaba marcas de color en Outlook 2003. verá en la columna Categorías una barra del mismo color que la marca de la versión 2003.. Al abrir un mensaje. Esto es lo que verá en Office Outlook 2007: • En la bandeja de entrada. esas marcas se actualizarán automáticamente a categorías de color. Si utilizaba marcas de color para los mensajes de Outlook 2003.

Es recomendable buscar estos mensajes y y asignarles un nombre de categoría más descriptivo. Si utilizaba marcas de color para los mensajes de Outlook 2003.Si utilizaba marcas de color en Outlook 2003. esas marcas se actualizarán automáticamente a categorías de color.. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 ..

¿Cómo puede ver los mensajes de estos grupos? Es muy fácil. a continuación. Haga clic en el menú contextual Organizado por (bajo el cuadro Buscar y. haga clic en Categorías.Ver los mensajes por categoría Supongamos que ha aplicado código de color a todos los mensajes según los distintos proyectos o clientes. Bodega Coho y Contoso. En la imagen se muestra el cambio de ordenar los mensajes por fecha a ordenarlos por categorías: Azul Aerolíneas Azules. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

una gran combinación Puede aplicar automáticamente códigos de color a los mensajes mediante reglas. puede simplificar la clasificación creando una regla que marque automáticamente todos los mensajes de su madre con la categoría personal. ¿los mensajes de su madre son siempre personales? Si ha configurado una categoría Personal.Categorías y reglas. Por ejemplo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 2. Ver mensajes por categoría. Crear mensajes y categorías de práctica. Cambiar el color de una categoría. 6. 4.Sugerencias para la práctica 1. Quitar una categoría. Asignar una categoría. Opcional: utilizar una regla para aplicar una categoría automáticamente. 3. 5.

Verdadero. (Elija una respuesta). 1. 2. Falso. el color no se puede cambiar. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 3. pregunta 1 Después de asignar un color a una determinada categoría.

Prueba 3. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 1: Respuesta Falso.

3. 1. ¿cuál es una ventaja del nuevo sistema de categorías de color que no estaba disponible con las marcas de color? (Elija una respuesta). Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 2 En Outlook 2003 podía organizar los mensajes mediante una de las seis marcas de mensajes de color. Las categorías de color se pueden usar con reglas. Las categorías de color permiten crear un nombre personalizado asociado al color. 2. Ahora se puede usar el color púrpura para organizar los mensajes.Prueba 3. De las siguientes.

Además. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . las categorías de color se puede utilizar en todos los elementos de Outlook. ya no tendrá que volver a preocuparse de lo que significa el color púrpura: tendrá la respuesta con sólo hacer clic con el botón secundario del mouse. pregunta 2: Respuesta Las categorías de color permiten crear un nombre personalizado asociado al color.Prueba 3. mientras que las marcas de Outlook 2003 sólo eran para los mensajes. Con los nombres personalizados.

Crear una regla para cambiar el color a verde. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Asignar a la Categoría azul un nombre más descriptivo. En la bandeja de entrada. 2. pregunta 3 Ha cambiado de Outlook 2003 a Outlook 2007. 1. 3. ¿Qué debería hacer a continuación para recordar el significado del color azul? (Elija una respuesta). todos los mensajes que previamente tenían una marca azul asociada a ellos ahora tienen la Categoría azul. Crear un aviso.Prueba 3.

pregunta 3: Respuesta Asignar a la Categoría azul un nombre más descriptivo.Prueba 3. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Cambie el nombre de Categoría azul a algo más específico y no tendrá que volver a preocuparse de lo que significa el color azul.

Lección 4 Almacenar Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

Almacenar
¿Le gusta tener la bandeja de entrada vacía?

Un método sencillo para mantenerla despejada es crear carpetas personalizadas y, después, mover los mensajes de la bandeja de entrada a estas carpetas. Al usar carpetas, puede elegir sus nombres, por lo que los mensajes estarán organizados de una manera lógica para usted.
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Razones para crear carpetas
En lecciones anteriores se han descrito formas de actuar con los mensajes y formas de organizarlos y clasificarlos en categorías.

Pero ¿qué sucede si desea ordenar los mensajes en grupos distintos y mantenerlos separados de los demás mensajes (y, por tanto, fuera de la bandeja de entrada)? Lo que necesita son carpetas.

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Razones para crear carpetas
En la imagen se muestra un ejemplo de cómo usar carpetas: “Bodega Coho” y “Contoso”.

Es posible que ya utilice un sistema de archivado en su oficina. Una vez que aprenda a crear carpetas, podrá adaptar fácilmente cualquier sistema de nomenclatura existente a Outlook.

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es muy fácil. 2. como se muestra en la imagen. es necesario saber también cómo utilizarlas.Cómo crear una carpeta Saber por qué es necesario crear carpetas no es suficiente. Para crear una carpeta en el buzón: 1. Haga clic en Nueva carpeta en el menú contextual. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . desde luego. Afortunadamente. Para poder usar las carpetas. Haga clic con el botón secundario del mouse en Buzón.

desde luego. A continuación. Para poder usar las carpetas. Para crear una carpeta en el buzón: 3. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . escriba el nombre de la carpeta nueva y haga clic en Aceptar. es muy fácil.Cómo crear una carpeta Saber por qué es necesario crear carpetas no es suficiente. Afortunadamente. es necesario saber también cómo utilizarlas.

puede llevar hasta ella uno o varios mensajes mediante la técnica de arrastrar.Mover mensajes arrastrándolos Una vez que ha creado una carpeta. En la imagen se muestra cómo arrastrar un solo mensaje desde la lista de mensajes a una carpeta del panel de exploración. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

tiene un inconveniente: la posibilidad de colocar los mensajes por error en el lugar incorrecto. hacer clic en Mover a una carpeta.Mover los mensajes con un comando El método de arrastrar que acabamos de mencionar es rápido. después. Sin embargo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Un método más seguro es hacer clic con el botón secundario en el mensaje o los mensajes que desea mover y.

Mover los mensajes con un comando En el ejemplo de la imagen. Seleccione el nombre de carpeta en la lista de carpetas del cuadro de diálogo Mover elementos y. a continuación. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de la categoría. Haga clic en Mover a una carpeta. haga clic en Aceptar. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . los mensajes están ordenados por categoría. Para mover toda la categoría Coho a la carpeta Bodega Coho éste es el procedimiento que debe seguir.

observará que algunas de ellas se utilizan con más frecuencia que otras. arrástrela desde Carpetas de correo hasta el área Carpetas favoritas del panel de exploración. mueva las carpetas utilizadas con frecuencia a Carpetas favoritas.Utilizar Carpetas favoritas Cuando empiece a archivar los mensajes de correo electrónico en carpetas. Para convertir una carpeta en favorita. Para que las tareas de búsqueda y archivado sean más rápidas. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Sólo tiene que hacer clic en ella con el botón secundario del mouse y. hacer clic en Quitar de favoritos. después. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Cuando un favorito deja de serlo Los favoritos dejan de serlo en algún momento. Cuando esto suceda con una carpeta favorita. puede quitarla del área Carpetas favoritas del panel de exploración.

3. 4.Sugerencias para la práctica 1. Mover un solo mensaje a una carpeta. Crear carpetas. 2. Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Agregar y quitar una carpeta favorita. Mover varios mensajes simultáneamente.

Verdadero. (Elija una respuesta). 1.Prueba 4. debe hacerlo arrastrándolos de uno en uno. Falso. pregunta 1 Si mueve mensajes a una carpeta. 2. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Prueba 4. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 1: Respuesta Falso.

Prueba 4. El mensaje se mueve a la carpeta. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 2 ¿Qué sucede cuando se arrastra un mensaje hasta una carpeta? (Elija una respuesta). El mensaje se copia en la carpeta. 2. 1. 3. El mensaje se elimina.

Prueba 4. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 2: Respuesta El mensaje se mueve a la carpeta.

2. Falso. Verdadero. (Elija una respuesta). Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 1. pregunta 3 Los mensajes que se ven en una carpeta favorita son copias de mensajes que se encuentran en su carpeta original.Prueba 4.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . no copias. Son los propios mensajes. pregunta 3: Respuesta Falso.Prueba 4.

Lección 5 Encontrar cualquier mensaje rápidamente Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

como archivos o varios buzones de correo. No importa dónde almacene sus mensajes: la función de búsqueda le ayudará a encontrarlos. llegará el día en que no encuentre ese mensaje tan importante. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Además. sino también rápido. Independientemente de lo ordenado que sea y de que lo organice todo en carpetas o por colores. el uso de la búsqueda instantánea para buscar mensajes en Outlook 2007 no sólo es sencillo.Encontrar cualquier mensaje rápidamente Seamos realistas. Afortunadamente. puede buscar mensajes que se encuentren en diferentes lugares.

Resultados rápidos con Búsqueda instantánea En las versiones anteriores de Outlook. Ahora. la búsqueda de elementos podía requerir largas esperas y numerosos ajustes hasta lograr encontrar lo que buscaba. con la búsqueda instantánea. sino que también podrá ajustar de manera rápida y sencilla los resultados de la búsqueda. Por ejemplo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . agregue más palabras a consulta y verá cómo los resultados se reducen al instante. no sólo encontrará los mensajes mucho más rápido.

Resultados rápidos con Búsqueda instantánea En Outlook ahora también es fácil saber por qué un determinado mensaje aparece en los resultados de la búsqueda: las palabras o los términos por los que un mensaje se considera una coincidencia aparecen resaltados. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . en la que se muestran los resultados de una búsqueda de mensajes que contienen las palabras “ventas trimestrales”. Puede ver esto en la imagen.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . si desea realizar una búsqueda basada en su procedencia). Si desea buscar en partes concretas de un mensaje(por ejemplo.tendrá que usar términos de búsqueda avanzada. se obtienen resultados basados en las palabras coincidentes de un mensaje.Búsqueda avanzada Al escribir en el panel Búsqueda instantánea .

Búsqueda avanzada En la imagen se muestra cómo hacerlo. Verá que mientras lo hace las palabras del cuadro Búsqueda instantánea se actualizan para mostrar los nuevos criterios. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Haga clic en el botón Expandir y especifique los criterios avanzados.

¿Cómo? Seleccione Todos los elementos de correo como ubicación para la búsqueda. Por ejemplo. Todos los elementos de correo aparece también en la parte superior del panel Búsqueda instantánea para que sepa claramente en dónde está buscando. puede buscar en Carpetas archivadas y en su buzón de Microsoft Exchange Server al mismo tiempo.Buscar en archivos de almacenamiento y más Una característica nueva de Outlook 2007 es la posibilidad de buscar en varias ubicaciones a la vez. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Sin embargo. de vez en cuando. necesita encontrar uno más antiguo. Suponga que almacena automáticamente todos los mensajes que tienen más de 30 días porque en raras ocasiones necesita consultar los mensajes anteriores al mes actual.Buscar en archivos de almacenamiento y más Considere este posible escenario.

Al seleccionar Todos los elementos de correo. Esto hace que las búsquedas sean mucho más fáciles que en versiones anteriores de Outlook. ahora puede realizar búsquedas en distintas ubicaciones de correo electrónico al mismo tiempo y buscar un mensaje en todas las ubicaciones. Es fácil buscar en sus archivos de almacenamiento.Buscar en archivos de almacenamiento y más Considere este posible escenario. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

por ejemplo. De lo contrario. Para ello. en el calendario y en las tareas. la búsqueda estará limitada a un tipo de elemento de Outlook cada vez: mensajes o elementos del calendario. primero cambie a la Lista de carpetas (haga clic en Lista de carpetas en el panel de exploración) y utilice allí el panel Búsqueda instantánea .¿Y qué sucede con los demás elementos de Outlook? Puede buscar simultáneamente en la bandeja de entrada. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Allí permanecen hasta que se indica a Outlook qué debe hacer a continuación. Sabrá que está viendo los resultados de una búsqueda si el panel Búsqueda instantánea está activo. Puede saber si el panel está activo si tiene un color diferente al de los demás paneles de alrededor y si aparecen las palabras (resultados de búsqueda) detrás del nombre de la carpeta en la parte superior del panel.Volver a ver todos los mensajes Cuando realiza búsquedas. los resultados aparecen en la ventana principal de Outlook. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . los resultados aparecen en la ventana principal de Outlook. Para restaurar todos los mensajes de la carpeta actual. Allí permanecen hasta que se indica a Outlook qué debe hacer a continuación. haga clic en el botón Borrar el resultado de la búsqueda .Volver a ver todos los mensajes Cuando realiza búsquedas.

Buscar mensajes utilizando términos de búsqueda. Usar criterios avanzados. Buscar mensajes en varias carpetas. 2. Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Sugerencias para la práctica 1. 3.

Ocultar el panel Búsqueda instantánea . 2. Hacer clic en el botón Borrar el resultado de la búsqueda del cuadro Búsqueda instantánea . 1. 3. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Reiniciar Outlook. ¿Qué acción podría solucionar el problema? (Elija una respuesta). pregunta 1 Acaba de hacer una búsqueda y no puede ver todos sus mensajes.Prueba 5.

Prueba 5. es probable que esté ante los resultados de la búsqueda y no ante todo el grupo de mensajes. Puede hacer clic en Borrar el resultado de la búsqueda para restaurar la vista. Si observa que el botón Borrar el resultado de la búsqueda está disponible. pregunta 1: Respuesta Hacer clic en el botón Borrar el resultado de la búsqueda del cuadro Búsqueda instantánea . Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

3. 2. pregunta 2 Cuando escribe palabras en el panel Búsqueda instantánea situado en la parte superior de la ventana principal. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . se ven los resultados de búsqueda de: (Elija una respuesta). Todos los elementos de Outlook. Solamente tareas y mensajes de correo marcados. Solamente mensajes de correo. 1.Prueba 5.

Prueba 5. pregunta 2: Respuesta Solamente mensajes de correo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

El mensaje puede encontrarse realizando una sola búsqueda.Prueba 5. (Elija una respuesta). pregunta 3 Cree que un mensaje que está buscando se encuentra en el buzón o en su carpeta Carpetas archivadas abierta. Falso. 1. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Verdadero. 2.

pregunta 3: Respuesta Verdadero. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 5.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . consulte la Tarjeta de referencia rápida.Tarjeta de referencia rápida Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en este curso.

Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .USO DE ESTA PLANTILLA Consulte el panel de notas o la página de notas completa (fichaVer ) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla.

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