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PROCESO ADMINISTRATIVO

LIC ROSA MARIA CAMACHO MOYA

Me podras indicar hacia donde tengo


que ir desde aqu?- pregunta Alicia. -Eso depende de a dnde quieras llegarresponde el gato. -A mi no me importa demasiado a donde. -En ese caso, da igual hacia donde vayas. -Siempre que llegue a alguna parte
Libro escrito por el ingls Lewis Carroll, cuya pelcula fue creada por Walt Disney en 1951

PROCESO ADMINISTRATIVO
"Todo proceso administrativo, es de suyo nico, forma un continuo inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos con los dems, y que, adems, se dan de suyo simultneamente.
Reyes Ponce

FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO


FASES ELEMENTOS DESCRIPCIN
Qu se quiere hacer? Mecnica Que se va a hacer? Organizacin Cmo se va a PROCESO hacer? ADMINIS_

Planeacin

TRATIVO Dinmica Direccin Control

Ver que se haga? Cmo se ha realizado?

CONCEPTO

La planeacin consiste en fijar curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin del tiempo necesario para su realizacin.
Reyes Ponce

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

Principio de precisin
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas.

PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD
Al elaborar un plan es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones no previstas, que proporcionen nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones, pues el no hacerlo puede ocasionar resultados desastrosos

PRINCIPIO DE UNIDAD
Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armnicos en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe existir entre stos

ELEMENTOS DE LA PLANEACIN
Los propsitos: Son aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cuantitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. Importancia Sirven como base para los dems elementos de la planeacin. Orientan a los responsables de la planeacin sobre el cursos de accin. Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad.

ELEMENTOS PLANEACION OBJETIVOS

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.

PUEDEN SER

ELEMENTOS DE LA PLANEACION

ESTRATEGIAS Las estrategias son cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.

AL SELECCIONAR UNA ESTRATEGIA , ES CONVENIENTE

1
2 3

Determinar curso de accin Evaluacin

Seleccin de alternativas

ELEMENTOS DE LA PLANEACION
POLITICAS

Las polticas son una gua para orientar la accin; son criterios o lineamientos generales a observar en la toma de decisiones sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. Ejemplo: Al seleccionar agentes vendedores, ser preferible que sean personas del sexo femenino.

ELEMENTOS DE LA PLANEACION PROGRAMAS

Son planes especficos de accin en los que no solo de fijan los objetivos y secuencia de operacin, sino especialmente el tiempo requerido para su ejecucin.

LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA DEBE.


Orden lgico

Jerarquizar actividades

PROGRAMA

Identificar actividades

Asignacin de tiempos y recursos

ELEMENTOS DE LA PLANEACION
CLASIFICACION Programas Generales Especficos A largo plazo A corto plazo

ELEMENTOS DE LA PLANEACION UN PROGRAMA DEBE DE CONTENER Datos generales ndice de contenidos Diagnostico administrativo Justificacin Objetivos Organizacin Presupuesto Actividades Evaluacin

ELEMENTOS DE LA PLANEACION
PRESUPUESTOS Un presupuesto es un plan de ingresos, de egresos, o de ambos, de dinero, personal, artculos comprados, asuntos de ventas o de cualquier otra entidad que se emplee para determinar el futuro curso de accin.

ELEMENTOS DE LA PLANEACION
PROCEDIMIENTOS Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que debe seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.
1 Tcnica de lavado de manos
2 Observacin de los pasos del procedimientos 3 Deteccin de desviaciones

TECNICAS DE PLANEACION
Diagramas de proceso y flujo que sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento. Grficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan ordinariamente

ELEMENTOS DE LA PLANEACION
TECNICAS DE PLANEACION Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (Program Evaluation and Review Technique) CPM (Critical Path Method)identificado comnmente como mtodo de ruta crtica y RAMPS (Resource Allocation and Multi Project Scheduling) son tcnicas de cuantitativas de utilidad en la planeacion y evaluacin de programas

CONCEPTO
Es la coordinacin de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo aprovechamiento posible de los elementos materiales tcnicos y humanos en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue Isaac Guzmn V.

PRINCIPIOS
Unidad de mando: Establece que ningn miembro de una organizacin deber informar a ms de un superior por cada funcin particular

PRINCIPIOS
Principio de excepcin Este principio es de gran utilidad para el ejecutivo, pues gracias a l puede enfocar su atencin en aquellos aspectos de primordial importancia

PRINCIPIOS
Principio de extensin
Este principio establece que hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que un superior debe supervisar

PRINCIPIOS
Jerarquizacin Establece que la autoridad y la responsabilidad deben fluir en una lnea clara e ininterrumpida desde el ms alto hasta el ms bajo ejecutivo
NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD

PRINCIPIOS
Especializacin La forma en que las actividades se deben separar y formar en grupos especializados

ELEMENTOS DE LA DIRECCION

Divisin del trabajo


Es la separacin y delimitacin de actividades con el objeto de efectuar con mayor precisin, eficiencia y menor esfuerzo las funciones de la empresa por medio de la especializacin y el perfeccionamiento en las labores: Esta a su vez se divide en jerarquizacin, departamentalizacin descripcin de funciones.

ELEMENTOS DE LA DIRECCIN
Coordinacin La coordinacin es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez en el desarrollo y la consecucin de los objetivos.

TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIN

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social; Lineal o militar Funcional o de Taylor Lineo - Funcional Estaf Por comits

TECNICAS DE LA ORGANIZACIN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional, son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son: Organigramas Manuales

TECNICAS DE LA ORGANIZACIN
ORGANIGRAMAS Tambin llamados cartas o grficas de organizacin, los organigramas representan grficamente la estructura organizacional en que pueden observarse las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos y la autoridad existentes en una empresa determinada.

TECNICAS DE LA ORGANIZACIN

Tipos de organigramas Por su objeto Estructurales. Muestran slo la estructura administrativa de la empresa. Funcionales. Indican en el cuerpo de grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. Especiales. Se destaca alguna caracterstica

TECNICAS DE LA ORGANIZACIN
Organigramas por su rea Generales. Presentan toda la organizacin; llamados tambin cartas maestras. Departamentales. Representan la organizacin de un departamento o seccin.

TECNICAS DE LA ORGANIZACIN
Organigramas: Por su contenido Esquemticos. Contienen slo los rganos principales, se elaboran para el pblico y no contienen detalles. Por su forma Vertical. Los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha. Circular. Niveles representados del centro a la periferia. Mixto. Combinacin vertical y horizontal.

TECNICAS DE LA ORGANIZACION Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: De Procedimientos. De Polticas De Funciones Departamentales, Por unidades, etc. De Funciones Individuales. De tcnicas y de Produccin

TECNICAS DE LA ORGANIZACIN
Utilidad, manuales Reducen costos al incrementar la eficiencia. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Son una de las bases para el mejoramiento de sistemas.

TECNICAS DE LA ORGANIZACIN
Utilidad, manuales Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cmo se debe hacer. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.

FORMATO PARA MANUALES


El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificacin primaria de temas.
ndice Objetivos y antecedentes del Manual Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del Manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible. Redaccin clara, concisa y ordenada. Complementarse con grficas.

TECNICAS DE LA ORGANIZACIN

Cartas de distrubucin y analisis de puestos

A travs de esta tcnica se analizan los puestos que integran un departamento o seccin con el objeto de lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo, adems, analiza labores.

ANALISIS DE PUESTO
Es un mtodo de investigacin mediante el cual se conocen los elementos que integran un puesto de trabajo. Su objetivo es especificar. Qu debe hacerse en el puesto? Qu hace falta para hacerlo bien? En trminos generales las partes que componen un anlisis de puestos son: Ubicacin del puesto dentro de la estructura organizacional. Descripcin analtica. Descripcin genrica.

TECNICAS DE LA ORGANIZACIN
ANALISIS DE PUESTO

Capacitacin. Experiencia. Responsabilidad. Condiciones de trabajo. Perfil.

DIRECCION
CONCEPTO

La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin, comunicacin y la supervisin.

PRINCIPIOS De la armona del Objeto o Coordinacin de Intereses. La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
OBJETIVO

OBJETIVO

OBJETIVO

PRINCIPIOS
Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio

PRINCIPIOS
De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad.

PRINCIPIOS
De la jerarqua. Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, as como prdidas de tiempo.

PRINCIPIOS
De la resolucin del Conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento que aparezcan.

PRINCIPIOS
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se antepone al logro de las metas de la organizacin, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas

ELEMENTOS DE LA DIRECCION
Toma de decisiones
Definir el Problema: Para saber cual es problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. Analizar el Problema: Desglosar sus componentes, as como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solucin. Evaluar Alternativas: Buscar posible de alternativas de solucin, estudiar las ventajas y desventajas que implican, as como la factibilidad de su implementacin, y recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco especfico de la organizacin.

TOMA DE DESICIONES
Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la ms idnea para las necesidades del sistema, y la que reditue mximos beneficios; seleccionar, adems, dos o tres ms para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. Aplicar la decisin: Consiste en poner en prctica la decisin elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprender: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantacin de la decisin

ELEMENTOS DE LA DIRECCION
Integracin Comprende recursos materiales as como humanos; estos ltimos son los ms importantes para la ejecucin. Etapas. Reclutamiento. Obtencin de los candidatos para ocupar puestos de la empresa. Seleccin. Mediante la utilizacin de ciertas tcnicas, elegir entre los diversos candidatos al ms idneo para el puesto. Introduccin o induccin. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento. Capacitacin o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal.

MOTIVACIN
La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. teoras Teoras de Contenido Jerarqua de las necesidades, de Maslow Teora de la Motivacin e higiene , de Herzberg. Motivacin de Grupo Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.

COMUNICACIN La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin de un grupo social. la comunicacin en una empresa comprende mltiples interacciones que abarcan desee conversaciones telefnicas informales hasta los sistemas de informacin ms complicados

LIDERAZGO Y SUPERVISION
En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente estudiadas y su importancia radica en que una supervisin efectiva depender: La productividad del personal para lograr objetivos La observancia de la comunicacin La relacin entre jefe - subordinado La correccin de errores. La observancia de la motivacin y del marco formal de disciplina

LIDERAZGO Y SUPERVISION Por consiguiente un supervisor no tiene bajo su mando a otros jefes sino a empleados, la supervisin implica varios aspectos como: MANDO: Al ejercitar la autoridad o el mando, se realiza mediante dos formas Ordenes y instrucciones AUTORIDAD: Es el derecho a mandar y el poder de hacerse obedecer sus elementos son mando y delegacin

TIPOS DE AUTORIDAD
Lineal. Asesora ________ Funcional_._._._._.

TIPOS DE LIDERES
Burcrata Administrador Poltico Experto Idealista

TECNICAS DE LA DIRECCION
Disciplina Se refiere al mantenimiento y restitucin del orden por medio del convencimiento o anuncio de una sancin. Es por ello que surgen dos tipos de disciplinas: positiva y negativa.

TECNICAS DE LA DIRECCION
Calificacin de mritos Es la apreciacin analtica y sistemtica de la calidad de realizacin personal del trabajo por cada empleado. No puede hacerse una apreciacin global, sino ms bien tcnica; no podemos decir este trabajador es bueno, este trabajador es malo, es necesario analizar detalladamente caractersticas como calidad, rapidez, puntualidad, desempeo, capacidad, etc. Los sistemas bsicos de calificacin son:

TECNICAS DE LA DIRECCION
Calificacin de mritos

De comparacin: En este sistema se trata de sealar para cada caracterstica el trabajador ptimo y el mnimo. Escalas: Consiste en la elaboracin de hojas en las que cada caracterstica y sus grados estn definidos, con el fin de colocar a cada trabajador en el lugar correspondiente. Lista de cotejo: basadas en la imparcialidad

CONTROL
CONCEPTO

Es la funcin del proceso administrativo, mediante la cual se avala, mide o supervisa la ejecucin de los planes para detectar y regular desviaciones con el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.

CONTROL

Concepto
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Henri Fayol

PRINCIPIOS

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionrsele el grado de control correspondiente Los objetivos: El control debe estar en funcin de los objetivos. Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipacin.

PRINCIPIOS DEL CONTROL


Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas. De excepcin: Se debe aplicar principalmente en actividades representativas a fin de reducir los costos y tiempo. De la funcin controlada: La funcin controladora debe ser separada de la funcin controlada. Esto es, adecuada segregacin de funciones para evitar actos fraudulentos.

ETAPAS DEL CONTROL


Establecimiento de estndares

Son unidades de medida que sirven como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Hay tres tipos de estndares en cuanto al mtodo: estndares estadsticos, estndares fijados por apreciacin y los estndares tcnicamente elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos. Los estndares cuantitativos son fsicos, de costo, de capital, de ingreso, de programas; los cualitativos son de evaluacin de la actuacin, curvas de comportamiento, perfiles.

ETAPAS DEL CONTROL


Medicin de resultados Los estndares sirven para establecer unidades de medida definidas segn el problema presente. Es de utilidad en los sistemas de informacin, pues la efectividad del control depende en buena parte de la informacin recibida cuyas caractersticas (confiable, fluida, consistente, vlida), deben ser importantes.

ETAPAS DEL CONTROL


Correccin Es funcin del personal ejecutivo, desarrollar la accin correctora con base en el anlisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de retroalimentacin entre el control y la planeacin lo que permite aumentar la calidad en la accin correctora

REATROALIMENTACION
Es importante en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Para ello es necesario, que el sistema de informacin sea funcional y eficiente, pues de esta manera se retroalimenta ms rpidamente el proceso de control-planeacin

TECNICAS DEL CONTROL


Contabilidad Auditoria Presupuesto Formas Informes Formas Archivos ( memorias, expedientes) Computarizados Mecanizados

Sistemas de Informacin

TECNICAS DE CONTROL
Procesos, procedimientos, Gantt Procedimiento, hombre, mquina, mano izquierda, mano derecha, etc

Graficas Diagramas

Estudio de metodos

Tiempos y movimientos Estndares

TCNICAS DEL CONTROL


Redes Camino critico PERT

Mtodos cuantitativos

Modelos matemticos Investigaciones Estadsticas Clculos probabilsticos Programacin dinmica

TCNICAS DEL CONTROL


Control interno Programas

"Una de las sorpresas mas agradables que podemos encontrar al comprometernos totalmente con algn proyecto especfico es que surgen FUERZAS Y OPORTUNIDADES que no hubiramos imaginado hasta entonces.
"No vinimos a este mundo para ver pasar las liebres. Cieri Estrada Domnico escritor mexicano