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ADMINISTRACION DE PROYECTOS
INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA Maestra en Gestin de Recursos Naturales y Tecnologas de Produccin

Nosotros comenzaremos a cavar desde

este lado de la montaa. Usted y su grupo comenzarn a cavar desde el otro lado. Cuando nos encontremos en el centro, habremos hecho un tnel.

Y si no nos encontramos, habresmos hecho dos tneles

1. El Marco de la Administracin de Proyectos

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Definicin de proyecto Definicin y caractersticas de la Administracin de Proyectos Relacin de la Administracin de Proyectos con otras disciplinas

Es proyecto o no?
Ir de Vacaciones? Construir una casa? Comprar un carro? Entrar a la universidad? Baar al perro? Desarrollar una campaa publicitaria? Quedar de Diputado?

Es proyecto o no?
Ir de Vacaciones? Construir una casa? Comprar un carro? Entrar a la universidad? Baar al perro? Desarrollar una campaa publicitaria? Quedar de Diputado?

SI

Definicin de Proyecto
Conjunto de esfuerzos TEMPORALES, dirigidos a generar un producto o servicio NICO

Proyecto
Puede ser definido en trmino de sus caractersticas distintivas un proyecto es una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio nico. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminacin definitiva.

es

nico quiere decir que el producto o servicio diferente de alguna manera distintiva de todos los proyectos o servicios similares

Ejemplos
Desarrollar un nuevo producto o servicio. Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organizacin. Desarrollar un nuevo vehculo de transporte. Adquirir un sistema de informacin. Construir o desarrollar una construccin. Administrar una campaa electoral. Implementar un nuevo procedimiento o proceso en una empresa

Carcter Temporal
Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminacin definitiva. El fin es alcanzado cuando los objetivos del proyecto han sido alcanzados, o cuando se hace claro que todos los objetivos no pueden ser alcanzados y que el proyecto tiene que ser terminado. Temporal no quiere decir necesariamente corto en duracin; muchos proyectos duran varios aos. Sin embargo, la duracin del proyecto es finita; los proyectos no son esfuerzos sucesivos. El trmino temporal no se aplica generalmente al producto o servicio creado. Muchos proyectos son desarrollados para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para crear un monumento nacional crear un resultado que se espera dure por varios siglos.

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Producto o Servicio nico

Los proyectos involucran hacer algo que no se ha hecho antes, por lo tanto, es nico. Un producto o un servicio puede ser nico aunque la categora a la que pertenezca sea grande. Ejemplo: Cantidad de edificios de oficina se han construido, pero cada uno de ellos es nico, por las siguientes caractersticas : tienen un diseo, un dueo, estn localizados en diferentes lugares y fueron construidos por diferentes empresas.

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Cuando es exitoso un proyecto

Tradicional (1960-1985)

El xito va directamente ligado a trminos tcnicos. No importa el tiempo o el costo, siempre y cuando cumpla con las expectativas

Renacimiento (1985-1993)
Perodo Moderno (1993 a la fecha)

Adems de la calidad, se debe cumplir con el tiempo y costo establecido

Adems de la calidad, tiempo y costo, se exalta como prioridad la aceptacin del cliente

Satisfaccin de los involucrados, y crear relaciones a largo plazo con proveedores y cliente

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Administracin de Proyectos

Qu es la Administracin de Proyectos?
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Es la aplicacin racional de conocimientos, habilidades, herramientas, y tcnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a travs de una serie de actividades interrelacionadas

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Metodologa de Adm de Proyectos

Etapas Inicio Planeacin Ejecucin Cierre

Administrar Cliente Alcance Calidad Recursos Tiempo Riesgos Comunicaciones Contrato Finanzas

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Metodologa de Adm de Proyectos

Objetivos Terminar a tiempo Dentro del presupuesto Cumplir con requerimientos Exceder expectativas

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Inicio-origen, equipo de trabajo-carta, alcance Planeacin- plan Ejecucin- avance Control- aceptacin Cierre entrega (producto)

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Elementos relacionados con el proyecto

Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo TODOS

BUSCAR LA SATISFACCIN DE LOS INTERESADOS

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Un proyecto balanceado
Tiempo
Alcance

Costo

Calidad

Proceso de administracin de proyectos

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Inicio y arranque

Planeacin y formacin del equipo

Ejecucin del proyecto

Entrega, cierre y soporte

Etapas
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Inicio Objetivo y alcance del proyecto

Identificar riesgos

Planeacin Qu_____ WBS Quin______Organigrama Cmo, cundo__calendario Recursos --------------estimaciones

Cunto----------------costo (revisin y
aprobacin del plan)

Anlisis de participantes

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Ejecucin
Administracin del riesgo Administracin de expectativas del cliente Administracin del alcance

Cierre
Cierre y lecciones aprendidas

Medicin---Seguimiento del proyecto

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Componentes de la Administracin de Proyectos

Habilidades clave Liderazgo Comunicacin Negociacin Solucin de problemas Lograr objetivos
1.

Componentes de la Administracin de Proyectos

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2. Conocimientos tcnicos y administrativos 3. Herramientas 4. Tcnicas

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Areas de conocimiento
Integracin: Definicin de proyecto y las reas
involucradas desde el plan de administracin, la ejecucin, al cierre

Alcance : Administracin, definicin de productos y

actividades y su seguimiento.

Costos: presupuesto y control Recursos: planeacin de recursos, desarrollo y

administracin de equipos de proyecto.

Administracin de Proyectos
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Tiempo: definicin de actividades interrelacionadas y cronogramas Calidad: planeacin, aseguramiento y control de la calidad Comunicaciones: definicin de la distribucin de informacin del proyecto

Riesgos: planes y administracin Suministros: planeacin de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores

Involucrados en el proyecto
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Director del proyecto Cliente/usuario Organizacin ejecutante Miembros del equipo del proyecto Equipo de direccin del proyecto Patrocinador Influyentes

Qu es la Administracin de Proyectos?
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Es una actividad operativa llevada a cabo para obtener las metas establecidas dentro de los objetivos de costo, programa y calidad fijados con anticipacin. Rene y aprovecha al mximo los recursos necesarios para completarlo con xito. Estos recursos incluyen la habilidad, talento y esfuerzo cooperativo de un grupo de personas; instalaciones, herramientas y equipos; informacin, sistemas, tcnicas y dinero. Se encuentra sobre un proyecto que tiene un perodo de duracin limitada y la utilizacin de los recursos es de manera parcial

Organizacin para el proyecto

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Por Proyectos El personal reporta directamente al mando superior Control total sobre el presupuesto, recursos materiales El mando superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal Puede disponerse de un pool de recursos

Matricial Reporta al lder del proyecto y al mando funcional Lder de proyecto de tiempo completo Autoridad y toma de decisiones compartida

Estructura Funcional
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Varios responsables Superior identificado Actan por especialidad Enfoque fragmentado

Relacin de la administracin de proyectos con otras disciplinas

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Relacin con Otras Disciplinas de Administracin

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1. La Administracin General, comprende planear, organizar, la consecucin de recursos humanos, ejecutar, y controlar las operaciones de una empresa en funcionamiento continuo. La administracin general tambin incluye disciplinas de soporte tales como: Programacin de computadoras, abogaca, estadstica y teoras de probabilidad, logstica, y administracin de personal.

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2.Las reas de aplicacin son categoras de proyectos que tienen elementos comunes significativos en tales proyectos pero que no son requeridos o presentes en todos los proyectos. Las reas de aplicacin usualmente estn definidas en trminos de: Elementos tcnicos, tales como, desarrollo de software, drogas farmacuticas, o ingeniera de construccin. Elementos de la administracin, tales como, contratos con el gobierno o desarrollo de nuevos productos. Grupos de industria, tales como los de

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Programas. Un programa es un grupo de proyectos administrado de una manera coordinada de tal manera que se obtienen beneficios que no se pueden obtener al administrar los proyectos individualmente. Subproyectos. Los proyectos frecuentemente estn divididos en componentes ms manejables o subproyectos los subproyectos son muchas veces contratados con una entidad externa o con otra unidad funcional de la organizacin ejecutora.