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PREPARACION DE ASAMBLEAS Y ELABORACION DE ACTAS

ASPECTOS GENERALES

Rgimen Comn: Hace referencia a las entidades sin nimo de lucro reguladas por el Cdigo Civil (artculos 633 y ss), (Asociaciones,

Corporaciones y Fundaciones).
Rgimen Especial: Hace referencia a las entidades del sector solidario (E.S.S.), definidas en la ley 454 de 1998 (Artculo 6 pargrafo 2).

REUNIONES ORDINARIAS: Por regla general la asamblea de asociados se rene una vez al ao por lo menos, en la poca fijada en los estatutos, para decidir entre otros: *Balance de la entidad. *Entrega de informes de los rganos de administracin. *Aprobacin de Estados financieros. *Nombramientos de rganos de administracin. REUNIONES EXTRAORDINARIAS: La asamblea general podr reunirse en cualquier poca del ao, con el objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no dan espera para la prxima reunin de asamblea general ordinaria.

CONVOCATORIA

Es la citacin que se hace a los asociados hbiles para que se renan en una fecha, hora y lugar determinados para integrar la asamblea.
Dependiendo del tipo de reunin a celebrar (ordinaria extraordinaria se debe tener en cuenta lo siguiente: Quin puede convocar? Por qu medios se puede convocar? Con qu anticipacin se debe convocar? Quin puede convocar? Reuniones Ordinarias y Extraordinarias: lo definen los estatutos de la entidad. Por qu medios se puede convocar? Por el medio previsto en los estatutos (correo, fax, emisora, cartelera, etc.) A falta de estipulacin por un medio idneo que permita a todos los asociados hbiles enterarse de la reunin a celebrar.

CON CUNTA ANTICIPACIN SE DEBE CONVOCAR? Se debe tener en cuenta lo establecido en los estatutos. Si en la entidad, las oficinas de la administracin laboran los sbados stos se toman como hbiles. Das Hbiles: De Lunes a Viernes (los sbados si laboran) Das Comunes: De Lunes a Domingo incluyendo los festivos. QUE PUEDE CONTENER LA CONVOCATORIA Nombre de la entidad y rgano que convoca Fecha Hora Municipio Direccin completa donde se llevar a cabo la reunin Orden del da

REPRESENTACION
Los asociados podrn, a menos que los estatutos estipulen lo contrario, hacerse representar en las reuniones de Asamblea, mediante poder que conste por escrito, indicando como mnimo el nombre completo de la persona que otorga el poder y a la cual se le otorga, la fecha de la reunin para la que se confiere y los dems requisitos que establezcan los estatutos.

QUORUM DELIBERATORIO
Est integrado por el nmero de asociados hbiles presentes en la reunin, por regla general corresponde a la mitad ms uno. Si no se integra el qurum deliberatorio, deben tener en cuenta lo dispuesto en estatutos sobre Reunin de Hora siguiente, reunin De segunda convocatoria, reunin por derecho propio-. Ante el silencio de los estatutos, se puede optar por citar a una nueva reunin en los mismos trminos que se cit a la primera.

MAYORIA DECISORIA
Es el nmero de votos validos que se requieren para tomar las decisiones, teniendo en cuenta lo dispuesto en los estatutos.

CIRCULAR EXTERNA NO.004 DEL 3/09/07 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

NOMBRAMIENTOS
Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones
Se inscribirn las actas que contengan: Nombre entidad, fecha, rgano que se rene, qurum deliberatorio y decisorio, constancia de aceptacin y nmero de identificacin y firma presidente y secretario, constancia de aprobacin. Se aplican los artculos 163, 164 y 189 del Cdigo de Comercio. Se inscribirn nicamente representantes legales, administradores y revisores fiscales.

RGIMEN COMN CORPORACIONES Y ASOCIACIONES No se inscribirn los nombramientos cuando: El acta no contenga todo lo sealado. No se cumpla con: rgano competente estatutario, qurum deliberatorio o decisorio estatutario o legal, convocatoria estatutaria, cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se cumpla con la conformacin estatutaria

NOMBRAMIENTOS RGIMEN COMN FUNDACIONES No se inscribirn los nombramientos cuando:


El documento o acta no contenga todo lo sealado. No se cumpla con: rgano competente estatutario, qurum deliberatorio o decisorio estatutario, convocatoria estatutaria, cuando el nombramiento no se haga en la forma prevista en los estatutos y cuando no se cumpla con la conformacin estatutaria.

NOMBRAMIENTOS RGIMEN COMN CORPORACIONES, ASOCIACIONES Y FUNDACIONES CIRCULAR SIC Las Cmaras se abstendrn de inscribir los nombramientos cuando no se hayan observado respecto de los mismos las prescripciones de los estatutos relativas a rgano competente, convocatoria, qurum y mayoras. Se inscribirn NICAMENTE representantes legales, administradores y revisores fiscales. Respecto a Corporaciones y Asociaciones, las cmaras se abstendrn de inscribir los nombramientos si adems no se cumple con el qurum y las mayoras legales (art. 638 del C.C.).

REFORMAS ESTATUTARIAS
RGIMEN COMN

Se inscribirn las actas que contengan: Nombre entidad, fecha, rgano que se rene, qurum deliberatorio y decisorio, firma de presidente y secretario, constancia de aprobacin. Hay inexistencia cuando no se cumple con el qurum deliberatorio y decisorio estatutario o legal (Corporaciones y Asociaciones). En estos eventos no se inscribe. En las Fundaciones cuando no se cumple el qurum deliberatorio estatutario hay inexistencia. En estos casos no se inscribe.

MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOS ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO

En la ciudad de ____________, siendo las __________(a.m/p.m), del da ____________, del ao _________, se reunieron los (Indicar quienes se renen: asociados, miembros de junta directiva, consejo directivo, etctera.), de la entidad ____________________ para adelantar la reunin (Indicar si es ordinaria, extraordinaria, de hora siguiente, de segunda convocatoria, etctera), atendiendo la convocatoria efectuada de conformidad con los estatutos o la ley (indicar: quien convoc, cuando convoc y como convoc), para desarrollar el siguiente: Orden del Da (sealar los diversos puntos a tratar en la reunin): 1. 2. 3. 4. Verificacin del Qurum. Designacin de Presidente y Secretario de la reunin. Nombramiento de (Indicar si se van a nombrar Directivos, Representante Legal y/o Revisor Fiscal). Lectura y aprobacin del texto integral del acta.

1. VERIFICACION DEL QUORUM.


Se verific la presencia del qurum estatuario para poder deliberar y decidir. (indicar el nmero de asociados presentes y el nmero de asociados convocados, el porcentaje que representan, o el nombre si es junta directiva, consejo directivo, etctera.).

2. DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA REUNION. Se design (por unanimidad o nmero de votos) como PRESIDENTE de la reunin a __________________ y como SECRETARIO de la reunin a _______________________________________ identificados como aparece al pie de sus firmas, quienes tomaron posesin de sus cargos.

3. NOMBRAMIENTO DE DIRECTIVOS, REPRESENTANTE LEGAL Y ORGANOS DIRECTIVOS, DE CONTROL Y/O DE FISCALIZACIN (FISCAL, REVISOR FISCAL) .

De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprob por unanimidad (Si hay votacin, indicar el porcentaje de aprobacin) la designacin de las siguientes personas para integrar sus rganos de administracin, de control y/o de fiscalizacin:
a. Representante Legal: (Indicar el cargo previsto en los estatutos y nombre el suplente si lo hay) Nombre:_________________________________________________ Documento de identificacin _________________________________

b. Junta Directiva: (Indicar el nmero de miembros, segn los estatutos) PRINCIPALES: Nombre _________________________ _________________________ _________________________ SUPLENTES Nombre __________________________ __________________________ __________________________ No. de identificacin _______________________ _______________________ _______________________ No. de identificacin ________________________ ________________________ ________________________

c. Revisor fiscal. Nombre _________________________ Nombre __________________________

PRINCIPAL: No. de identificacin ________________________ SUPLENTE No. de identificacin _______________________

Todos los designados, estando presentes han manifestado complacidamente su aceptacin a los cargos y han expresado su compromiso y entrega para el ejercicio de sus funciones (Tambin puede allegar carta de aceptacin de los cargos, firmada por cada uno de los nombrados).

4. LECTURA Y APROBACION DEL TEXTO INTEGRAL DEL ACTA. Sometida a consideracin de los asociados (Miembros de Junta Directiva, Consejo Directivo etctera.), la presente acta fue leda y aprobada por unanimidad (Si hay votacin, indicar el porcentaje de aprobacin) y en constancia de todo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunin. (Tambin se puede nombrar una comisin de aprobacin del acta).

______________________ PRESIDENTE C.C.

_________________________ SECRETARIO C.C.

MODELO DE ACTAS DE NOMBRAMIENTOS ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO

En la ciudad de Bucaramanga, siendo las 8:00 a.m, del da nueve (9) de Enero del ao 2010, se reunieron los asociados, de la entidad Asociacin de usuarios de xxxxxxx, para adelantar la reunin Ordinaria atendiendo la convocatoria efectuada por la junta directiva a travs de escrito de fecha 30 de junio de 2008, remitidos a todos los asociados hbiles a la direccin registrada en el libro de registro de asociados, para desarrollar el siguiente:

Orden del Da
1. 2. 3. 4. 5. Verificacin del Qurum. Designacin de Presidente y Secretario de la reunin. Nombramiento de Junta Directiva Nombramiento de (revisor Fiscal o fiscal) Lectura y aprobacin del texto integral del acta

1. VERIFICACION DEL QUORUM. Se verific la presencia de 56 asociados hbiles de los 60 asociados hbiles convocados, constituyndose el qurum estatuario para poder deliberar y decidir.

2. DESIGNACION DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA REUNION.

Se design por unanimidad como PRESIDENTE de la reunin a Jorge Gmez Ruiz y como SECRETARIO de la reunin a Claudia Perez Franco, identificados como aparece al pie de sus firmas, quienes tomaron posesin de sus cargos.
3. NOMBRAMIENTO DE JUNTA DIRECTIVA De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprob por unanimidad la designacin de las siguientes personas para integrar el rgano de administracin PRINCIPALES Ral Mndez Reyes C.C. 12.356.482 Ernesto Castro Otero C.C. 48.456.952 Luis Jos Garca Rojas C.C. 16.548.712 SUPLENTES Clara Eugenia Solano Rey C.C. 12.856.741 Martha Roco Diaz Moreno C.C. 253489.123 Gloria Ramrez Duran C.C. 19.582.963

Los antes mencionados, encontrndose presentes manifiestan su aceptacin del cargo.

4. Nombramiento de Revisor fiscal. De conformidad con lo acordado en los estatutos que rigen a la entidad, se aprob por unanimidad la designacin de las siguientes personas para ejercer la revisora fiscal de la entidad : PRINCIPAL: Bernardo Orozco Grandas C.C. 42.151.789 Tarjeta Profesional No. 14253 SUPLENTE: Alejandro Barbosa Lopez C.C. 19.753.951 Tarjeta profesional No. 15423

Los antes mencionados estando presentes aceptan su designacin. 5. Lectura y aprobacin del texto integral del acta. Sometida a consideracin de los asociados, la presente acta fue leda y aprobada por unanimidad y en constancia de todo lo anterior se firma por el presidente y secretario de la reunin.

________________________ PRESIDENTE C.C.

___________________________ SECRETARIO C.C.

MODELO DE CARTA DE ACEPTACION DE UN NOMBRAMIENTO ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO (Ciudad y Fecha) Seor (Nombre del Representante Legal) Representante legal (Nombre de su entidad) Ciudad REFERENCIA: ACEPTACION DE NOMBRAMIENTO Respetado seor: He sido comunicado de mi designacin para el cargo de (Indicar el cargo para el cual fue designado y que est aceptando) de (indicar el nombre de sus entidad) frente a lo cual manifiesto mi gustosa aceptacin y me comprometo a ejercer fielmente mis funciones. Agradezco su confianza Cordialmente (Firma de quien acepta el cargo) ___________________________________ (Nombre del designado que acepta el cargo) (Nmero de identificacin)

ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA


La convocatoria debe efectuarse por el rgano o persona que los estatutos contemplen, con la antelacin establecida en los estatutos y a travs del medio que ellos hayan determinado.

Los das hbiles se contaran de lunes a viernes y los das comunes de lunes a domingo.
La programacin de una reunin de asamblea acordada en reunin anterior, no equivale a la convocatoria. Las cartas de aceptacin deben presentarse en copia y estar dirigidas a la entidad no a la cmara de comercio.

ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA


No se requiere presentar listados de asociados hbiles convocados y asistentes y el escrito de convocatoria, a menos que estos documentos se hayan relacionado en el acta como anexos de la misma.
No se requiere presentar la copia de las cartas de aceptacin cuando dentro del acta se haya relacionado el nombre completo, el nmero de documento de identificacin y la aceptacin del cargo por parte de los elegidos o designados. Los cargos de Fiscal y Revisor Fiscal son diferentes, el fiscal es un cargo de control interno sobre la conducta de los administradores que puede ser ejercido por un asociado y el cargo de Revisor Fiscal es un cargo de control externo sobre las finanzas y cuentas de la entidad, que debe ser ejercido por contador pblico titulado que no sea asociado.

ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA


RECONOCIMIENTO NOTARIAL O PRESENTACION PERSONAL DE LAS ACTAS Art. 40 Cdigo de Comercio Todo documento sujeto a registro, no autntico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deber ser presentado personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva cmara.

En la pgina web www.camaradirecta.com se encuentran modelos de actas y estatutos de entidades sin nimo de lucro.