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Curso de Access

Universidad Rey Juan Carlos


febrero-marzo 2007

Qu es una base de datos?


Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los
usuarios que tiene, una clnica, de sus pacientes y mdicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de informacin se le llama datos. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Debe permitir en principio:
Introducir datos Almacenar datos Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel;

pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, etc. pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

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Diferencias entre Access y Excel


Access es multiusuario, Excel no. Access es un gestor de bases de datos
relacionales, Excel no. Access soporta ms de 65.536 registros (filas), Excel no. Salvo la nueva versin de Excel que sali el 30 de enero del 2007, que ya soporta un milln de filas. Por el contrario, Excel es mucho ms intuitivo, y para clculos estadsticos o de carcter general es mucho mejor que Access. Adems Excel genera grficos con sencillez.
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El concepto de lo relacional en las bases de datos


Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos:
simples (planas) y relacionales. Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excel, donde tenemos toda la informacin en un sola tabla. Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse para cada uno de estos registros. Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la informacin de clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Direccin y Telfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) se repetiran para cada Cliente. En una base de datos relacional, como lo es Access, puede haber ms de una tabla con relaciones entre ellas. Por ejemplo, adems de tener la tabla de Clientes podramos crear una o ms tablas con elementos comunes (en nuestro caso podran ser Ciudades y Empresas) y a continuacin crear relaciones entre esta tablas.

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El concepto de lo relacional en las bases de datos



Ejemplo: Tenemos una base de datos de un hospital. Si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendr gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz. Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente varias tablas que luego se relacionarn por un campo comn en ambas.
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El concepto de lo relacional en las bases de datos

necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. 16/12/12 www.urjc.es 6 Para que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es

El concepto de lo relacional en las bases de datos


A esta forma de organizar la base de datos mediante
distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana. No todos los programas de gestin de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad. Generalmente todos los programas de base de datos de propsito mltiple de ltima generacin tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler, etc.
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Otra base de datos posible para un hospital sera sta: guardar slo
informacin sobre los pacientes, los doctores y las especialidades.

Asumiendo que cada mdico tiene slo una especialidad, y que cada
base de datos sera sta:

paciente tiene asignado un mdico de cabecera la estructura de la

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Se observa que existen relaciones entre distintos
objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar informacin de manera precisa y rpida. Esta base de datos relacional estar formada por tablas. con la caracterstica de que las mismas se relacionan entre s mediante uno o ms campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad ser una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas.
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El concepto de lo relacional en las bases de datos


Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas frente
a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderamos ingresando una y otra vez la misma informacin. Y adems nos ayuda a reducir el nmero de errores y facilita la tarea de actualizacin de datos. Aqu podis ver un ejemplo de cmo Access maneja las relaciones.

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Uso de las bases de datos


El uso de una base de datos de un listn telefnico personal es muy
distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listn telefnico slo lo utilizar una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarn ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el mdico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administracin necesitarn los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalizacin. Todos ellos necesitarn por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.
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Uso de las bases de datos


Esto sera imposible si la base de datos estuviera situada en un
ordenador al que no se puede acceder ms que sentndose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del da y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendra nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sera fiable. Para este tipo de bases de datos con mltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. Estas estn situadas en un nico ordenador llamado servidor y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ellas (los llamados clientes). Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, est introduciendo datos en la base.
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Uso de las bases de datos

estn pensados para este uso y no se emplean para bases de datos personales. FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeas empresas, que no 16/12/12 www.urjc.es 13 necesitan un nmero de accesos simultneos muy alto.

Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que

Conceptos previos: Tablas, campos y registros


Una tabla es una coleccin de datos con la misma estructura. Si se
disponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene el mismo tipo de datos, por ejemplo un nmero de carn, un nombre, etc. Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numrico, alfanumrico, fecha, etc. Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo. Un registro es cada una de las filas de la tabla, y est formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operacin. Ejemplo: una lista de clientes constituira una tabla en Access. Esta tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente, NIF_Cliente, Calle y Nmero. Cada uno de los clientes es un registro.
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Conceptos previos: Tablas, campos y registros

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Conceptos previos: Qu es una base de datos?


Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para
gestionar un determinado tipo de informacin. Ejemplos: la base de datos de la gestin acadmica de una universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la base de datos de Hacienda. Por lo tanto, la base de datos est constituida por la estructura de informacin y la informacin en ella contenida. Es frecuente denominar a Access como una base de datos. Para ser exactos Access es una aplicacin de gestin de base de datos. Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textos como Word y un documento de Word . Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, ndices, consultas, relaciones, informes, formularios, etc. Todos los objetos de una base de datos se almacenan fsicamente en un slo fichero. Este fichero tiene la terminacin .md b.

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Conceptos previos: Pantalla


Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier
ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir: Barra de Ttulo: Consta de los siguientes elementos:
Men de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows. Nombre de la aplicacin: en este caso Microsoft Access, y nombre de la base de datos si su ventana est maximizada. Botn Minimizar: minimiza la aplicacin en la barra de tareas. Botn Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando la ventana a pantalla completa. Cuando la ventana est maximizada restaura el tamao de la ventana al tamao estndar. Botn Cerrar: cierra la aplicacin.

Barra de Mens: Contiene la lista de mens propios de Access. Se accede a

ellos haciendo clic con el ratn. Dentro de estos mens se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Estos mens se adaptarn a la operacin que se est realizando, no mostrndose siempre los mismos. Tambin son dinmicos y solo muestran las ltimas operaciones realizadas. Si al abrir un men nos encontramos que al final hay unas flechas indica que el men contiene ms elementos que se mostrarn si pulsamos esta flecha.
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Conceptos previos: Pantalla


Barras de Herramientas: Se encuentran debajo de la barra de
mens, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botn de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opcin de la barra de mens. Al igual que los mens son dinmicas. Barra de Estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla, en ella se presenta una breve informacin acerca del elemento que ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access. Paneles: Son unas barras de herramientas especiales que permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de inicio, portapapeles, etc. rea de Trabajo: Es la zona que se utiliza para trabajar con la base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta rea de trabajo aparecer la base de datos con sus respectivos elementos: tablas, consultas, formularios, informes y macros.
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Conceptos previos: Pantalla

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Conceptos previos: Objetos de Access


Tablas:
La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El concepto de tabla se ha explicado al ver la relacin de Excel con las bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas (los campos) y filas (los registros). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la informacin de la base de datos. Una consulta de seleccin es una operacin realizada sobre la base de datos mediante la cual se realiza una seleccin de datos segn un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre varias. Las consultas tambin se pueden realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinacin de consultas y tablas. Adems de las consultas de seleccin, existen tambin consultas de accin, de tal forma que el resultado de la consulta no es una respuesta con informacin de la base de datos, si no que es una accin sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borrar o modificar registros y crear nuevas tablas.
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Consultas:

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Conceptos previos: Objetos de Access

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Conceptos previos: Objetos de Access


Formularios:
Es una ventana diseada para la introduccin y edicin de datos. El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseado. La ventaja frente a la presentacin como hoja de datos es que los campos se presentan de manera ms adecuada al usuario, con un diseo que ayuda a su comprensin, utilizando los controles ms adecuados a cada tipo de informacin. Si el formulario es la forma idnea de introducir y editar los datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en una pgina impresa o mediante su representacin en la pantalla del ordenador. Access proporciona las herramientas para disear informes con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos deseados.
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Informes:

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Conceptos previos: Objetos de Access

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Crear una base de datos nueva


Al iniciar el programa se presentar el panel de
Nuevo archivo, en el que podemos abrir y crear una base de datos.

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Crear una base de datos nueva


Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic. Aparecer otro cuadro de dilogo en el que se dar nombre a la base de
datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.

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Crear una base de datos nueva


Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botn
crear.

16/12/12 www.urjc.es 26 Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access.

Crear una base de datos nueva


Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa
el botn . Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botn ascvo , se crea un objeto del tipo seleccionado. El botn de la barra de herramientas cambia dependiendo del ltimo objeto creado. Al pulsarlo se crear otro objeto similar al ltimo creado. Si se quiere elegir otro objeto slo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se desplegar el men de todos los elementos de Access.
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Crear una base de datos nueva

En este men se encuentran todos los elementos que componen Access. Para crear uno de ellos, basta con situar el ratn por encima de l y hacer
clic.
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Crear una base de datos nueva


Otra forma de crear un elemento de Access sin
seleccionar la pestaa es a travs del men Insertar.

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Tablas
Para empezar a trabajar con una base de datos
primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin. Igual que cualquier otro objeto de la base de datos, hay varias formas de crear una tabla nueva:
desde el men. desde la barra de herramientas. desde la ventana de la base de datos.

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Tablas: Creacin desde el men


Para crear una tabla desde los mens hay
que seleccionar el men Insertar y dentro de este el comando Tabla.

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Tablas: Creacin desde el men


Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

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Tablas: Creacin desde el men


Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear
una tabla:
Vista hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. Vista diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla. Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y la genera automticamente. Importar tabla: esta opcin permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. Vincular tabla: crea vnculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efecten en los datos se transmiten a aqullas.

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Tablas: Creacin desde la barra de herramientas


Para crear una tabla desde la barra de herramientas hay
que pulsar el botn , y elegir el comando Tabla. Muestra el mismo cuadro de dilogo que si se hubiera realizado desde el men insertar.

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Tablas: Creacin desde la ventana de la base de datos


Para poder crear una tabla desde esta ventana hay que
tener seleccionado el botn objetos. de la barra de

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Tablas: Creacin desde la ventana de la base de datos


Ahora hay dos opciones: : Nos volver a presentar el mismo dilogo de Pulsar el botn
creacin que el de la transparencia 32. Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:
Crear una tabla en vista diseo. Corresponde a Vista diseo de los puntos anteriores. Crear una tabla utilizando el asistente. Corresponde al Asistente para tablas. Crear una tabla introduciendo datos. Corresponde a Vista hoja de datos.

Cualquiera de estas opciones es vlida para crear una tabla. Pero las
opciones a travs de las cuales se crea personalmente una tabla son vista hoja de datos y vista diseo. Con la opcin vista diseo se crea la estructura para luego rellenar los datos en vista hoja de datos. Pero tambin se puede empezar directamente en vista hoja de datos introduciendo informacin y Access crea la estructura automticamente. Independientemente del mtodo utilizado para crear una tabla, se puede emplear la vista diseo en cualquier momento para personalizar ms la tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.
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Tablas: El asistente de creacin de tablas


El asistente consta de 3 fases:
Elegir los campos de las tablas: Se elegir el tipo de tablas que queremos que nos muestra y se seleccionarn las tablas para que muestre los campos que podemos elegir.

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Tablas: El asistente de creacin de tablas


Nombre de tabla y clave principal: Se introducir el nombre de la tabla y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no.

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Tablas: El asistente de creacin de tablas


Indicaremos si queremos modificar el diseo, introducir datos directamente o que el asistente cree un formulario para introducir los datos.

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Tablas: Introduciendo datos


Hacemos doble clic en la opcin que est en azul:

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Tablas: Introduciendo datos


Obtenemos lo siguiente:

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Tablas: Introduciendo datos



En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas: Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamacin (!), el acento grave (`) y corchetes ([ ]). No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). No pueden incluir comillas dobles (") Nos se pueden repetir en la misma tabla.

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Tablas: Introduciendo datos


Para escribir el primer registro se sita el ratn sobre el campo y se escribe
el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratn o la tecla tabulador [ ]. Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se aaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y direccin. Access XP decidir las caractersticas de los campos segn los datos introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir ms datos, esto se hace en el modo de vista diseo.

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Tablas: Vista Diseo


Parar pasar a la vista diseo, debemos seleccionar:

16/12/12 nuestra

Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseo para www.urjc.es 44

tabla, si no se haba hecho antes, o bien se puede modificar

Tablas: Vista Diseo


Este dilogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los campos, su tipo y la descripcin. Abajo a la izquierda se nos muestra las propiedades del campo seleccionado y abajo a la derecha se nos muestra una ayuda sensible a lo que estemos realizando. En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven los nombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos creado la tabla en vista hoja de datos) y en la tercera una descripcin que podemos introducir al campo que Access podr usar cuando se creen formularios e informes .

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Tablas: Vista Diseo


Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que nos

aparece en la Vista Diseo de nuestra tabla:

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Tablas: Vista Diseo


Tamao del Campo: Aqu determinamos el espacio que queremos asignar al campo, el nmero mximo de caracteres que queremos almacenar. Para Texto este valor no puede ser mayor de 255. Para numrico por ejemplo, puede ser Entero Largo (entre -2.000 millones y 2.000 millones) o Doble (para valores decimales). Formato: Determina cmo se muestran los datos (por ejemplo moneda o fecha). Cuando un valor puede tener formato lo seleccionamos desde la lista desplegable.
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Tablas: Vista Diseo


Lugares decimales: Aqu seleccionamos el nmero de decimales que Access muestra en los campos de tipo Moneda o Numrico. Mscara de entrada: Esta propiedad sirve para introducir datos vlidos en un campo. Por defecto no hay ninguna mscara de entrada pero en ocasiones nos puede ser til (sobre todo para las fechas). Ttulo: Es una propiedad opcional, nos sirve si queremos que el nombre de un campo en vista de Hoja de datos sea distinto del nombre del campo en la Vista Diseo.
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Tablas: Vista Diseo


Valor predeterminado: Nos puede ser til si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casi siempre). Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que ms se repita es "Garca" podemos definirlo como el valor predeterminado. Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedad del campo o pulsamos el botn con "... " para generar expresiones complejas. Regla de Validacin y Texto de Validacin: Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que introducimos en un campo (Regla) y definir el mensaje de error cuando introducimos un valor prohibido por la regla (Texto). Requerido: Por defecto est puesto "No", pero si lo seleccionamos Access no nos permitira dejar un campo en blanco. Permitir longitud cero: Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No".
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Tablas: Vista Diseo


Indexado: El indexado permite acelerar los procesos de bsqueda y ordenacin pero hace aumentar el tamao de la base de datos. Por defecto solo la clave principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de los campos es opcional. Las opciones de esta propiedad: S (Con duplicados): E l campo se indexar pero permitira tener valores repetidos (duplicados) en ms de un registro. S (Sin duplicados): El campo se indexar pero no admitir valores duplicados. No: El campo no se indexar.

Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados pulsar el men Ver / ndices o el botn "ndices" de la Barra de herramientas. Todo esto parece ser demasiada informacin pero en la prctica normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades, muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.
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Tablas: Vista Diseo


Ya podis introducir todos los campos que
queris en la tabla, y definir el tipo de datos que vais introducir en cada campo.

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Tablas: Vista Diseo


Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseo, o al
pasar de la vista de datos a vista diseo, Access pedir que se le de un nombre a la tabla.

A continuacin aparecer otro mensaje comunicando que no se


ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se ver ms adelante en este manual.

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Tablas: Tipos de Datos


Valor Texto Tipo de datos
Texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos, como los nmeros de telfono. Es el predeterminado.

Tamao
Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamao del campo.

Memo

Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cadaHasta 65.535 caracteres. registro de la tabla de un lugar para escribir todo tipo de comentarios. No es necesario definir su longitud, ya que la misma se maneja de manera automtica, extendindose a medida que se le agrega informacin. El texto all colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carcter ni de prrafo. Datos numricos utilizados en clculos matemticos. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del campo es Id. de rplica). 8 bytes.

Numrico

Fecha/Hora Moneda

Valores de fecha y hora.

Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos8 bytes. matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.

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Tablas: Tipos de Datos


S/No
Valores S y No, y campos que contengan uno de1 bit. entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE

Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo deHasta 1 gigabyte (limitado por el Excel, un documento de Word, grficos, sonidos uespacio disponible en disco) otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access. Almacena una ruta UNC o una URL. Hasta 64000 caracteres.

Hipervnculo Autonumrico

Nmero secuencial (incrementado de uno a uno)4 bytes (16 bytes si el valor de la nico, o nmero aleatorio que Microsoft Accesspropiedad Tamao del campo es Id. asigna cada vez que se agrega un nuevo registro aLa rplica). una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. Crea un campo que permite elegir un valor de otra Tamao igual al del campo clave tabla o de una lista de valores mediante un cuadro principal utilizado para realizar la de lista o un cuadro combinado. bsqueda.

Asistente para bsquedas

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Tablas: Introducir datos en la tabla



En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En el primer registro slo aparecer una fila. Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. En el momento en que se empiece a escribir se aadir una fila ms. En la primera columna de la fila sobre la que est escribiendo aparecer un lpiz, y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otro pulse Intro o Tabulador.

Cuando se quiere aadir otro registro slo se tiene que pinchar


sobre la fila con el asterisco.
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Tablas: Ejercicio1: Hospital:


Se van a crear 3 tablas: Pacientes:
Campos: Cdigo del paciente, Nombre, Apellidos, Sexo, Fecha de nacimiento, DNI, Direccin, Poblacin, Provincia y Telfono. Mdicos: Campos: Cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Departamento, Direccin, Telfono, Fecha de nacimiento, DNI, y Salario. Visitas: Campos: N de visita, Fecha de visita, Cdigo del paciente, Cdigo del mdico, Motivo de visita, Exploracin, Pruebas realizadas, Diagnstico. Adems, tenis que determinar el tipo de datos que corresponden a cada campo, y en cada una de las tablas.
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Tablas: Ejercicio1: Hospital:


Las tablas presentarn el siguiente
aspecto:

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Tablas: Ejercicio1: Hospital:


Insertamos los siguientes registros:

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Tablas: Ejercicio1: Hospital:

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Tablas: Ejercicio2: Empresa:


Se van a crear 6 tablas: Clientes:
Campos: Id_Cliente, Nombre_Compaa, Nombre_Contacto, Cargo_Contacto, Direccin, Ciudad, Cdigo_Postal, Pas, Telfono y Fax. Empleados: Campos: Id_Empleado, Apellidos, Notas, Nombre, Cargo, Fecha_Nacimiento, Fecha_Contratacin, Direccin, Cdigo_Postal, Telfono_Domicilio. Productos: Campos: Id_Producto, Nombre_Producto y Precio_Unidad. Pedidos: Campos: Id_Pedido, Id_Cliente, Id_Empleado, Fecha_Pedido, Fecha_Entrega, Fecha_Envo y Forma_Envo. Compaa de envos: Campos: Id_Compaa_Envos, Nombre_Compaa y Telfono. Detalles de pedido: Campos: Id_Pedido, Id_Producto, Id_Compaa_Envos, Precio_Unidad, Cantidad y Descuentos.
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Tablas: Ejercicio 2: Empresa:


Las tablas tendrn el siguiente aspecto:

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Tablas: Ejercicio 2: Empresa:


Insertamos los siguientes registros:

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Tablas: Ejercicio 2: Empresa:

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Tablas: Ejercicio3: Msica:


Se van a crear 2 tablas: Discos:
Campos: Id_Disco, Ttulo_Disco, Intrprete, Nmero_Copias, Disponible, Id_Tipo_Producto, Cartula y Tema_Principal. Tipo Productos: Campos: Id_Tipo_Producto e Tipo_Producto.
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Tablas: Ejercicio 3: Msica:


Las tablas tendrn el siguiente aspecto:

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Tablas: Ejercicio 3: Msica:


Insertamos los siguientes datos:

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Tablas: Insertar imgenes


Nos creamos una nueva base de datos, que vamos a llamar
Msica. Dentro de ella, creamos una tabla que se llame Discos. Esta tabla contendr los siguientes campos: Id_Disco, Ttulo_Disco, Intrprete, Nmero_Copias, Disponible, Tipo_Producto, Cartula y Tema_Principal. Una vez que estn creados los campos, introducimos los siguientes registros:

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Tablas: Insertar imgenes


Una vez que tenemos los registros creados vamos a insertar las
cartulas. Para insertar imgenes pinchamos con el botn derecho del ratn sobre la celda en la que queremos insertar la imagen, y a continuacin en Insertar Objeto:

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Tablas: Insertar imgenes


Nos sale el siguiente men, en el que
elegimos la opcin Imagen de Paintbrush, y luego damos a Aceptar:

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Tablas: Insertar imgenes


Se nos abre una ventana del Paint:

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A continuacin nos vamos a la carpeta en la que


tenemos los archivos BMP de imagen. Pinchamos con el botn derecho del ratn sobre la imagen que vamos a insertar. Abrir con Paint.

Tablas: Insertar imgenes

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Tablas: Insertar imgenes


Se nos abre otra ventana del Paint con la foto que
hemos elegido:

y seleccionamos la foto. Pinchamos en el botn Despus hacemos Edicin/Copiar. Nos vamos a la otra pantalla de Paint que se nos abri. 72 16/12/12 www.urjc.es

Tablas: Insertar imgenes

Hacemos Edicin/Pegar.

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Pinchamos Archivo/Actualizar Discos: tabla. www.urjc.es

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Tablas: Insertar imgenes


Acabamos de insertar una imagen. La tabla tendr el siguiente aspecto:

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Tablas: Insertar sonido


Hay tres posibles formatos para incrustar
Clips multimedia: Se pueden insertar tanto archivos *.wav, como *.mp3. Archivos de sonido: Slo admite archivos *.wav. Paquetes

documentos de audio en una base de datos de Access:

El mejor de todos, y el que vamos a utilizar ser

Paquetes, aunque veremos como se crean cada uno de ellos.


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16/12/12

Tablas: Insertar sonido


Clip multimedia:
Botn derecho del ratn/Insertar objeto. Aparece el siguiente men:

Pinchamos en Clip Multimedia, y damos a Aceptar.


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Tablas: Insertar sonido


Clip multimedia:
Aparece el siguiente programa:

Pinchamos Archivo/Abrir

Elegimos el archivo que deseemos insertar, y obtenemos:


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Tablas: Insertar sonido


Clip multimedia:
Pinchamos Archivo/Actualizar tabla.

Por ltimo pinchamos Archivo/Salir y volver a tabla.

El inconveniente de este tipo de formato es que slo se puede escuchar el archivo de sonido desde la tabla. Si quisiramos escucharlo desde un formulario, por ejemplo, no podramos.
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Tablas: Insertar sonido



Archivo de Sonido: De nuevo: botn derecho de ratn/Insertar objeto:

Aparece el siguiente men:

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Pinchamos en Archivo de Sonido, y Aceptar.


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Tablas: Insertar sonido


Aparece el siguiente programa (grabadora de sonidos).

Este programa te permite crear un archivo *.wav, o abrir


uno ya existente. Pinchamos Edicin/Insertar archivo. Elegimos el archivo de sonido que deseamos. Finalmente, pinchamos en Archivo/Salir y volver a tabla.

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Tablas: Insertar sonido


El aspecto de la tabla sera el siguiente:

escuchar los archivos de sonido, independientemente del formato elegido, hay que hacer 16/12/12 www.urjc.es 81

Para

Tablas: Insertar sonido


La ltima forma de insertar un archivo de sonido es la
siguiente:

Aparece el siguiente asistente:

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Tablas: Insertar sonido


Pulsamos Aceptar.

Pulsamos Archivo/Importar:

Elegimos el archivo que queremos incrustar:

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Tablas: Insertar sonido


Si queremos que aparezca un icono que indique que se trata
de un archivo de sonido, pinchamos en Insertar icono:

Y aparece el siguiente mensaje:

Hacemos click en Aceptar, y aparece la siguiente ventana:


Elegimos el icono que ms nos guste para indicar que se trata de un archivo de sonido, y damos a Aceptar.
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Tablas: Insertar sonido


El resultado es el siguiente:

Aunque todava no hemos visto los formularios, quedara as:

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Tablas: Insertar un campo


El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de
Nacimiento. Para introducir un campo nuevo entre dos ya existentes pulsa la tecla . El campo insertado aparecer sobre el campo que estaba seleccionado cuando se puls la tecla insertar campo en este caso, estaba seleccionado "Fecha de nacimiento", por lo tanto el nuevo campo se crear encima de l y se le pondr el nombre "Sexo". Para introducir el nombre del campo "Sexo" se tiene que seleccionar el campo Fecha de nacimiento, y pulsar insertar campo:

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Tablas: Mover un campo


A continuacin se va a mover el campo "DNI" y se va a situar
debajo de "Fecha de nacimiento". Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre l. El campo cambia de color y a su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se convierte en otra flecha. Si se pulsa en ese momento el botn del ratn se puede arrastrar el campo a la posicin que se quiera. La tabla de pacientes quedar finalmente as:

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Tablas: Editar registros


Modificar registros:
Es posible modificar los datos que contienen los registros introducidos, sin ms que situar el cursor en el campo que se quiere modificar y establecer los cambios necesarios en el dato que contiene, pudiendo tambin eliminar el dato y dejar el campo en blanco o a cero. De este modo tan sencillo se pueden cambiar datos que han sido mal introducidos, modificar datos que han variado o bien introducir datos que no se haban introducido anteriormente.
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Tablas: Editar registros


Eliminar registros:
Es posible que en alguna ocasin algunos de los registros introducidos en una base de datos dejen de ser necesarios. Su eliminacin de la base de datos es sencilla si bien hay que tener presente que el proceso es irreversible, por lo cual hay que tener muy claro que el registro ya no va a ser necesario. Para eliminar un registro basta con activar el mismo, situando el cursor en uno de sus campos, y seleccionar la opcin Eliminar registro del men Editar, o bien hacer clic sobre el botn Eliminar registro de la barra de herramientas. Es posible eliminar varios registros a la vez, siempre que stos estn contiguos. Para ello hay que seleccionar el primer registro haciendo clic sobre su selector (cuadro gris situado a la izquierda del primer campo de cada registro) y, sin soltar el botn del ratn, arrastrarlo hacia abajo hasta el ltimo registro que se quiere eliminar. Los pasos siguientes son los mismos que para un registro, pudiendo tambin, en este caso, ser eliminados pulsando la tecla Supr.

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Tablas: Modificar el aspecto de la tabla

Modificar el tipo de letra: Hay que tener en cuenta que la modificacin del tipo de letra afecta a la fuente con que se visualiza toda la tabla. Los pasos a seguir son: 1. Seleccionar la opcin Fuente del men Formato. 2. El cuadro de dilogo que aparece es el que muestra la figura siguiente.

3. 4.
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Establecer las opciones que se quieren modificar. Hacer clic sobre el botn Aceptar para aplicar el tipo de letra seleccionado en la tabla.
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Tablas: Modificar el aspecto de la tabla



Modificar el aspecto de las celdas: Tambin en este caso los cambios realizados en cuanto al formato de las celdas afectarn a todas las de la tabla. Para establecer el formato de las mismas los pasos a seguir son:
Seleccionar la opcin Hoja de datos del men Formato. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de hoja de datos.

1.

2. 3.
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Activar las opciones que se precisen. Hacer clic sobre el botn Aceptar, para aplicar el formato seleccionado a la tabla.
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Tablas: Modificar el aspecto de la tabla

Modificar el ancho de las columnas: En muchas ocasiones es necesario modificar el ancho de las columnas de una tabla, con el fin de visualizar mejor los datos contenidos en las mismas, bien por no verse el dato completo (ensanchamos) o porque la columna es demasiado ancha en proporcin al dato que contiene (estrechamos). Se puede modificar el ancho de la columna utilizando la opcin Ancho de columna del men Formato, aparecer un cuadro de dilogo en el que se puede establecer el tamao requerido. La opcin Ajuste perfecto permite calcular el ancho exacto para que quepa el dato. El ancho afecta a la columna actual o a las seleccionadas previamente.

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Tablas: Modificar el aspecto de la tabla

Otra posibilidad es la de realizar la modificacin directamente sobre la tabla mediante el ratn, los pasos a seguir en este caso son: 1. Situar el puntero del ratn en la primera fila de ttulos, sobre el borde derecho de la columna cuyo ancho se quiere modificar. 2. Cuando el puntero del ratn tome forma de doble flecha negra, pulsar el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, arrastrar el ratn hacia la derecha o la izquierda en funcin de si se quiere ampliar o reducir, respectivamente, el ancho de la columna (igual que en Excel). 3. Una vez establecido el ancho adecuado soltar el botn del ratn.

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Tablas: Modificar el aspecto de la tabla


Para realizar el autoajuste con el ratn, hacer
un doble clic sobre la lnea de divisin de dos columnas, la columna de la izquierda quedar autoajustada. Si previamente se seleccionan varias columnas (haciendo clic en el nombre del campo y arrastrando hacia su derecha para abarcar y seleccionar los campos contiguos) el autoajuste afectar a todas las columnas seleccionadas.

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Tablas: Modificar el aspecto de la tabla

Modificar la altura de las filas:


Al modificar la altura de una fila se modifica automticamente la altura de todas las filas de la tabla. La forma de modificar la altura de las filas es similar a lo expuesto en el caso de las columnas, a travs de la opcin Alto de fila del men Formato o mediante el ratn, situando el puntero del mismo sobre la columna de seleccin (a la izquierda del primer campo del registro) y cuando tome forma de doble flecha negra pulsar el botn izquierdo del ratn y arrastrar hasta conseguir la altura indicada.

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Tablas: Modificar el aspecto de la tabla

Desplazar columnas:
Es posible modificar la colocacin de los campos en la tabla, independientemente de la situacin de los mismos en la estructura de la tabla. De este modo la visualizacin de los campos en la hoja de datos se puede adaptar a lo que en un momento dado se requiera. Los pasos a seguir para desplazar campos en una hoja de datos son:
seleccionndose as toda la columna. Situar el puntero del ratn de nuevo sobre el nombre del campo y pulsar el botn izquierdo. Arrastrar el ratn, sin soltar el botn del mismo, a derecha o izquierda hasta colocar la columna en el lugar indicado.
Una lnea negra gruesa ir indicando la posicin que tomar la columna que se est desplazando, tal y como muestra la figura.

1. Hacer clic sobre el nombre del campo que se quiere mover, 2. 3.

1. Una vez se alcance la posicin indicada, soltar el botn del ratn .


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Tablas: Modificar el aspecto de la tabla

Ocultar y visualizar columnas: Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de que no se visualicen los datos incluidos en ella, siendo el paso siguiente el de visualizar las mismas. Ocultar columnas: Los pasos a seguir para ocultar columnas son: 1. Situarse en cualquier celda correspondiente a la columna que se quiera ocultar o bien seleccionar el campo por su columna. 2. Seleccionar la opcin Ocultar columnas del men Formato. La columna indicada queda oculta de manera inmediata. 3. Si se desean ocultar varias columnas a la vez, seleccionarlas y realizar el paso 2.

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Tablas: Modificar el aspecto de la tabla

Mostrar columnas: Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado los pasos a seguir son: Seleccionar la opcin Mostrar columnas del men Formato. Aparece el cuadro de dilogo en el cual se muestran todos los campos de la tabla, teniendo los campos que permanecen ocultos desactivada la casilla de verificacin. Activar la casilla de verificacin de aquellas columnas que se quieren visualizar. Finalmente hacer clic en el botn Cerrar para visualizar las columnas.

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Tablas: Clave principal


La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera
nica. No se podrn introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. No es obligatorio que una tabla tenga clave principal, pero si es recomendable (sin clave no se pueden relacionar). Para la tabla Clientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podra ser el campo Nombre, pero el nombre no es algo nico. Los campos Nombre y Apellidos juntos tambin se podran repetir en algn caso. Se podra usar el campo DNI, pero decidimos que queremos crear un cdigo nico para cada paciente. Se selecciona el campo Nombre y se inserta un campo. Se llama Id_Paciente y se elige el tipo de dato Autonumrico. Este tipo de dato hace que Access genere un nmero nico a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendr ningn registro repetido.
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Tablas: Clave principal


Es decir los datos de un paciente no aparecern repartidos en tres veces,
sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado fsico de un paciente se tendr la seguridad de que ah estn todos sus datos mdicos.

Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre l y en

la barra de Herramientas se pulsa el botn Establecer Clave Principal. Tambin se puede realizar esta operacin desde el Men Edicin/Establecer Clave Principal.

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Tablas: Clave principal


No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero
normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de dilogo pidiendo que se establezca:

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www.urjc.es 101 Si se elige la opcin "Si", Access crear automticamente un campo

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101

Tablas: Tipos clave principal


En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal:
Autonumrico, Campo simple y Campos mltiples. Claves principales de Autonumrico Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico.

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Tablas: Tipos clave principal


Claves principales de Campo simple:
Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. Claves principales de Campos mltiples: En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a varios. Si no se est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para una clave principal de campos mltiples, probablemente resultar ms conveniente agregar un campo Autonumrico y designarlo como la clave principal en su lugar.

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Tablas: Ejercicio 1: Empresa:



Clientes: Clave principal: Id_Cliente. Empleados: Clave principal: Id_Empleado. Productos: Clave principal: Id_Producto. Pedidos: Clave principal: Id_Pedido. Compaa de envos: Clave principal: Id_Compaa_Envos. Detalles de pedidos: Clave principal compuesta: Id_Pedido e Id_Producto.
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Tablas: Ejercicio 1: Empresa:

En el caso de la tabla de detalles de pedidos la clave est formada por dos campos, y se establece de la siguiente forma:
1. Abrimos la tabla en modo diseo:

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Tablas: Ejercicio1: Empresa:

Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL seleccionamos los dos campos que formarn la clave principal (Id_Producto e Id_Pedido) pulsando en los botones de la izquierda.

Pulsamos sobre el botn para establecer la clave quedando marcada la clave en ambos campos.

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Tablas: Ejercicios 2 y 3:
Hospital:
Pacientes: Clave principal: Cdigo del paciente. Mdicos: Clave principal: Cdigo del mdico. Visitas: Clave principal: N de visita. Discos: Clave principal: Id_Disco. Tipo Productos: Clave principal: Id_Tipo_Producto.
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Msica:

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Tablas
Guardar la tabla: Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botn de Guardar
o se elige Archivo/Guardar. El nombre que se le va a asignar a esta tabla es "Pacientes". Conviene guardar la tabla siempre que se realiza algn cambio. Abrir y trabajar una tabla: Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendr que estar en esa base de datos. Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo/Abrir, o se pulsa el botn . Aparecer una ventana de dilogo con las diferentes bases de datos, se selecciona la que interese y se pulsa Aceptar. Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con mltiples pestaas. Se elige la pestaa y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir. Se pulsa el botn Abrir, si se desea introducir datos, o Diseo si se desea aadir un campo o variar las propiedades de los campos. Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botn cambiar de vistas:

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Tablas: Relaciones
Diferencia de una base de datos relacional: La diferencia de las bases de datos relacionales con
respecto a una base de datos plana consiste en que los datos slo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera. Cualquier modificacin slo hay que realizarla una sola vez y automticamente se realizar en todas las dems tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos que siempre estarn actualizados independientemente de la tabla en la que estemos.
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Tablas: Relaciones

Tipos de relaciones: Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuacin. Ms adelante se ver cmo quedan guardadas relaciones de este tipo en Access. Relacin uno a uno:
Cada registro de la tabla A se relaciona slo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona slo con un registro de la tabla A.


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Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relacin. En la base de datos del hospital, un registro de la tabla de pacientes www.urjc.es 110 slo se relaciona con un registro de la tabla mdicos.

Tablas: Relaciones
Relacin uno a varios:
Cada registro de la tabla A est relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B est relacionado con un slo un registro de la tabla A.

Aplicando esto a nuestro ejemplo, una relacin de este tipo se dara entre la tabla pacientes y la tabla mdicos, ya que el mismo mdico se har cargo de varios pacientes. Un solo registro de la tabla de mdicos se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes.
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Tablas: Relaciones

Relacin varios a varios:


Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con ms de un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con ms de un registro de la tabla A.

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En la base de datos del hospital tenemos dos tablas: mdicos y pacientes, con una relacin directa entre ellos, un mdico podra atender a muchos pacientes y un mismo paciente podra ser atendido por varios mdicos. Varios registros de la tabla de mdicos se relacionara con varios registros de la tabla de pacientes. Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita mdica, etc. En la tabla Visitas, donde aparecen tanto el cdigo del mdico como el del paciente.
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Tablas: Relaciones
Ejemplo de relacin varios a varios:
T enemos la tabla Pedidos" que contiene campos "Producto" y "Cliente" y mantiene la relacin de uno a varios con las tablas "Productos" y "Clientes" que a su vez mantienen la relacin de varios a varios entre s.

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Tablas: Relaciones

Crear relaciones ente dos tablas: Para crear una relacin entre las tablas de una base de datos primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o modificar una relacin. Para poder utilizar la integridad referencial ser necesario que las tablas no tengan ningn registro. Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botn o se selecciona el men Herramientas/Relaciones. Automticamente se abrir la ventana Relaciones totalmente vaca.

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Tablas: Relaciones
Para aadir las tablas que van a estar relacionadas se
pulsa el botn Mostrar tabla Relaciones/Mostrar Tabla. o se selecciona el men

Aparecer una ventana con el listado de las tablas:

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Tablas: Relaciones
Se seleccionan aquellas tablas que van a formar
parte de una relacin y se pulsa Agregar. Despus de pulsar Agregar en la ventana Relaciones aparecer la tabla en un recuadro con todos los campos. Cuando ya no se quieran agregar mas tablas se pulsa el botn Cerrar. Quedar abierta nicamente la ventana Relaciones.
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Tablas: Relaciones

En este caso se van a incluir las tres tablas de nuestro ejemplo: Mdicos, Pacientes y Visitas.

Para crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionar primero mdicos con visitas y luego pacientes con visitas. 16/12/12 www.urjc.es 117

Tablas: Relaciones

Para relacionar mdicos con visitas el campo en comn es el cdigo del doctor. Este dato est almacenado en la tabla mdicos, por tanto, el campo se arrastrar desde mdicos hasta Visitas. Para arrastrar el campo primero se selecciona, se hace clic, y sin soltar el botn del ratn se arrastra hasta situar el cursor sobre el campo Cdigo del doctor de la tabla Visitas. Al arrastrar el campo el cursor se convertir en un rectngulo pequeo. Tras arrastrar el campo se abrir esta ventana:

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Tablas: Relaciones

Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe estar un campo con un contenido similar. No importa la coincidencia del nombre sino del contenido. Mdicos es la tabla primaria en esta relacin (es la que contiene los datos) y Visitas es la tabla secundaria (tomar los datos de mdicos a travs del campo comn). Si se pulsa el botn Tipo de combinacin, se abrir una ventana explicando los tres tipos de combinaciones. Automticamente aparece seleccionada la primera combinacin. En este ejemplo se puede dejar as.

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Tablas: Relaciones
Integridad referencial: La integridad referencial es un conjunto
de reglas de Access que garantizan que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados que satisfacen dicha relacin. Sirve para aumentar la seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas relacionadas.
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Tablas: Relaciones

Exigir integridad referencial:

1. 2.

La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:

1. 2.

Para poder exigir integridad referencial en una relacin de uno a varios es necesario que :
El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. Los campos contengan el mismo tipo de datos a excepcin de que la relacin se establezca entre un campo de tipo Autonumrico y un campo de tipo Numrico, siempre y cuando este ltimo sea un Entero largo (por lo tanto los dos campos con la misma longitud: entero largo).

No puede haber registros en la tabla secundaria que no estn en la primaria. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria.

3. 4.
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No se pueden relacionar un campo de texto con uno de fecha, o uno numrico con uno de texto. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.
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Tablas: Relaciones

Cuando se establece la integridad referencial (marcando la casilla pertinente en el panel de modificar relaciones) se van a cumplir obligatoriamente, las siguientes reglas: No podemos introducir un valor para ese campo en la tabla relacionada si antes no ha sido introducido en la tabla principal. Ejemplos:
No podemos tener en la tabla de pedidos un pedido realizado por un cdigo de cliente que no exista. No podemos tener o anotar en la tabla de participantes un participante con un nmero de socio que no exista en la tabla relacionada de socios (habra que dar de alta al participante previamente en la tabla socios. Una buena opcin sera colocar en el formulario de inscripciones un botn de comando que nos lleve y abra el formulario de socios para poderle dar de alta. Al cerrar el formulario de socios una vez dado de alta, regresaramos al formulario de inscripciones y como ese nuevo socio ya existe en la tabla de socios, nos permitira su entrada). No podremos introducir tampoco a un empleado un cdigo de entidad bancaria si no se ha introducido esa entidad previamente en la tabla entidades. No se puede asignar a un trabajador un cdigo de categora si esa categora no est dada de alta en la tabla categoras. No se puede aadir un pedido en una tabla de pedidos de un artculo si el artculo no existe previamente en la tabla de artculos.
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Tablas: Relaciones

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en la tabla relacionada. Ejemplos:
No podemos eliminar un cliente que est en la tabla de pedidos, es decir est realizando un pedido. No podemos eliminar un socio que est en la tabla de participaciones. No podremos eliminar una entidad bancaria mientras existe un empleado que domicilie su nmina por ella, no podremos eliminar una categora profesional de la empresa mientras algn empleado la tenga asignada. No se podra borrar un artculo mientras existen pedidos de ese artculo en la tabla de pedidos. No se podra dar de baja un vehculo (de una base de datos de un ayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan multas sobre ese vehculo.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si el registro tiene registros relacionados. Ejemplos:
No podramos cambiar el nmero de cliente en la tabla de clientes si este cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir est en la tabla pedidos. No podramos cambiar el nmero de socio en la tabla de socios si este socio en este momento esta participando en un torneo, es decir est en la tabla participaciones.
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Tablas: Relaciones

Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que seleccionar la casilla de verificacin Exigir integridad referencial al crear la relacin.

Muy Importante: Esta opcin es muy arriesgada ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede volver a recuperar. 16/12/12 www.urjc.es 124

Tablas: Relaciones

Access verificar que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitir que esa relacin tenga integridad referencial. Quedan activadas las dos acciones siguientes:
Actualizar en cascada los campos relacionados: se est indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relacin automticamente se actualicen en todos los registros relacionados. Eliminar en cascada los registros relacionados: si se borra un registro de un lado de la relacin se borrarn automticamente todos los registros que estaban relacionados con l.

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Tablas: Relaciones

Al establecer la integridad referencial en la figura siguiente se observa que la relacin es uno (1) a varios (), un cliente (cuyos datos se encuentran en la tabla Clientes) puede haber realizado varios pedidos (los datos de stos se encuentran en la tabla Pedidos).

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Tablas: Relaciones

Cuando ya se han especificado las caractersticas de la relacin se pulsa el botn Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecer una lnea. Esta lnea simboliza la relacin entre las dos tablas. Si la relacin cumple la integridad referencial la lnea ser ms gruesa. En nuestro ejemplo del hospital:

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Tablas: Relaciones

A continuacin se crear la relacin entre Pacientes y Visitas. Y se exigir integridad referencial en las dos relaciones. Para exigir la integridad referencial se hace doble clic sobre la lnea de relacin, se volver abrir la ventana de la relacin.

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Tablas: Relaciones

Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre las tablas se guardan. Para guardar se selecciona el botn guardar o el men Archivo/Guardar. Despus de guardar ya se puede cerrar la ventana de relaciones. Si se cierra antes de guardar, se abrir un mensaje de aviso. Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos. Esto ser muy importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones estn presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes.
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Tablas: Relaciones

Modificar y eliminar relaciones: Ambas operaciones se realizan desde la Ventana de relaciones, como ya se ha comentado anteriormente. Para modificar una relacin los pasos a seguir son:
Hacer clic sobre la lnea de la relacin que se quiere modificar, sta se visualizar con un trazo ms grueso, indicando que est seleccionada. Seleccionar la opcin Modificar relacin del men Relaciones. Se muestra el mismo cuadro de dilogo que apareca al crear la relacin. Realizar las modificaciones necesarias. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Para eliminar una relacin, basta con seleccionar la relacin que se quiere eliminar y pulsar a continuacin la tecla Supr (o seleccionar la opcin Eliminar del men Edicin).
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Tablas: Ejemplos

Ejemplo 1:

Supongamos que en la federacin de golf (ejemplo de la base de datos Socios del Club) se ha asignado un responsable tutor por cada uno de los niveles de juego de forma que a cada jugador le pasa a corresponder un responsable deportivo en virtud de si su nivel de juego es principiante, medio o senior. Dicho tutor, tiene unos datos que lo identifican, tales como son su nombre, apellidos, telfono de contacto, fax, direccin de e-mail, direccin de oficina. Sera preciso que en el registro de cada socio se dispusiera de toda la informacin de su tutor o responsable deportivo. Tras un anlisis de la nueva situacin, se deduce que si en la tabla socios agregamos tantos campos como para albergar la informacin de dichos tutores, a todos los socios con el mismo nivel de juego, les va a corresponder el mismo tutor, con lo que todos los datos del tutor estaran repetidos de forma masiva y redundante en la tabla socios (ocupando mucho espacio y lentificando el proceso bsicamente). Quizs la mejor solucin sea, en este caso, definir otra tabla llamada Tutores, en la que deber existir un registro para cada nivel de juego y por lo tanto para cada tutor.
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Tablas: Ejemplos

La estructura de la tabla sera la siguiente:

Se introducirn los datos de los niveles junto a sus responsables.

Pero, De que manera podramos enlazar o relacionar esta nueva tabla de tutores con la gran tabla de socios?
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Tablas: Ejemplos

Ser necesario relacionar el nivel de juego de cada socio de la tabla de socios con en cdigo de nivel de la tabla de tutores. Pero como son de distinto tipo (texto en socios frente a numrico en tutores) no se podr. La solucin es sustituir en la tabla de socios el campo nivel por el campo codnivel (por ejemplo) de tipo numrico y luego colocar a cada socio un cdigo (el que corresponde a su nivel de juego) en este campo de acuerdo a los niveles y tutores introducidos en la tabla de tutores (1, 2 o 3). Se deber crear en la tabla de socios el campo codnivel. Mediante tres consultas de actualizacin, a aquellos que tengan nivel de juego principiante, actualizaremos ese nuevo campo codnivel (de la tabla de socios) a 1.

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1. 2.

De igual manera, los socios con nivel senior actualizaremos a 2 su campo codnivel. Y a 3 el campo codnivel de los socios con nivel senior.
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Tablas: Ejemplos

3. A continuacin deberemos (de forma recomendada, aunque en

4.

este ejemplo no lo borremos) eliminar el campo nivel de la tabla socios ya que, a partir de ahora, se conocer el nivel de juego gracias a un cdigo en la tabla de socios, que se corresponder con uno de los niveles y tutores de la tabla tutores. Ahora tendremos que establecer la relacin (en la pantalla de relaciones) de acuerdo a la siguiente pantalla:
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Tablas: Ejemplos

A partir de este momento, podramos crear consultas, formularios e informes en donde aparecen ambas tablas implicadas, eso si, previamente relacionadas.

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Tablas: Ejemplos

Ejemplo 2: Supongamos un ejemplo superficial de gestin de sanciones de trfico en una localidad. Existen diferentes tipos de sancin (tipos de multa), diferentes guardias o agentes, los vehculos, los cuales pertenecen a un ciudadano o propietario, y por supuesto sanciones. Las sanciones las "pone" un agente a un vehculo, un determinado da, a una hora, en un lugar, y esa infraccin es de un determinado tipo de entre las que se pueden sancionar. Un ciudadano puede tener mas de un vehculo. La informacin habr que disgregarla en diferentes tablas, (la de vehculos se supone que la facilita trfico con todos los vehculos), que debern estar relacionadas.
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Tablas: Ejemplos
La siguiente imagen muestra un posible
planteamiento:

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Tablas: Relaciones: Ejercicio 1: Hospital:


La siguiente imagen muestra el resultado:

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Tablas: Relaciones: Ejercicio 2: Empresa:


La siguiente imagen muestra el resultado:

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Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas


Ejemplo de una base de datos de una
Universidad. La base de datos va a tener cinco tablas: Alumnos, Asignaturas, Profesores, Departamentos y Matrculas. Tabla Alumno:
Campos: DNI, Nombre, Apellido1, Apellido2, Telfono, Calle, Ciudad, Provincia, Fecha Nacimiento, Estado Civil. Clave Principal: DNI
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Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas

Tabla Asignatura:

Campos: Cdigo Asignatura, Nombre, Crditos, DNI, Curso, Departamento. Clave Principal: Cdigo Asignatura.

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Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas


Tabla Profesores:
Campos: DNI, Nombre, Apellido 1, Apellido 2, Fecha Nacimiento, Calle, Ciudad, Provincia, Estado Civil, Cdigo Departamento, Cargo. Clave Principal: DNI.

Tabla Departamentos:
Campos: Cdigo Departamento, Nombre Departamento. Clave Principal: Cdigo Departamento.

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Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas


Tabla Matricula:
Y sabiendo que un alumno se puede matricular de muchas asignaturas y que una asignatura a su vez puede tener muchos alumnos matriculados, y que un profesor puede impartir varias asignaturas, y una asignatura puede ser impartida por varios profesores, podemos definir esta tabla como: Campos: DNI Alumno, DNI Profesor, Cdigo Asignatura, Curso Acadmico, Nota. Clave Principal: DNI Alumno, DNI Profesor, Cdigo Asignatura.

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Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas


Introduccin de datos:

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Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas


Introduccin de datos:

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Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas


Creacin de Relaciones:
Seleccionamos la opcin Relaciones de la barra de herramientas. Agregamos las 5 tablas de nuestra base de datos y establecemos las relaciones entre ellas, de forma que el e esquema quede del siguiente modo:

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Tablas: Propiedades de los campos


Cada campo de una tabla dispone de una serie
de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

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Tablas: Propiedades de los campos

Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo. Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin se explican las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.
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Tablas: Tamao del campo

Para los campos Numrico, las opciones son: Byte: (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero: para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo: para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple: para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble: para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica: se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal: para almacenar nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1.
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Tablas: Tamao del campo


Para los campos Texto, esta propiedad
determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

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Tablas: Formato del campo



Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
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Tablas: Formato del campo

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:


Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
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Tablas: Formato del campo

Formatos Nmero y Moneda:

Formato Fecha/Hora:

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Tablas: Formato del campo



Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la ficha Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos 16/12/12 www.urjc.es 154 personalizados.

Tablas: Lugares decimales


Esta propiedad nos permite indicar el
nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numrico o Moneda.

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Tablas: Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo
queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

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Tablas: Valor predeterminado



El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Madrid, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Madrid y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.
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Tablas: Valor predeterminado


Los campos Memo y Texto cuentan con
esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

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Tablas: Mscaras de entrada:



Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en el campo. Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Tambin podemos definir nuestras propias mscaras de entrada. Esta propiedad slo se puede utilizar en campos con formato texto o fecha. La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;).

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Tablas: Mscaras de entrada:


Seccin Primera Descripcin
Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, ! (999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la mscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuacin. Especifica si Access almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el carcter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas ( ").

Segunda

Tercera

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Tablas: Mscaras de entrada:


Al crear una mscara de entrada, puedes
utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el smbolo que se debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada.
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Tablas: Mscaras de entrada:

Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres:


Carcter 0 9 # L ? A a & C .,:;-/ < > \ Definicin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria). Dgito o espacio (entrada no obligatoria). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra, espacio o dgito (entrada opcional). Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha. Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 1: Empresa:

Abrimos la base de datos Empresa. Abrimos la tabla Pedidos en modo diseo, y sealamos el campo Fecha_Pedidos.

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 1: Empresa:

Nos situamos con el ratn en la propiedad mscaras de entrada, y hacemos clic sobre el botn , que abrir el asistente de mscaras de entrada. Seleccionamos la opcin fecha corta o fecha mediana, segn se prefiera, y pulsamos siguiente.

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 1: Empresa:

Aparece el siguiente men, que nos permite hacer pruebas, y elegir el carcter marcador.

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 1: Empresa:

Hacemos clic en siguiente:

Por 16/12/12

ltimo, hacemos clic en finalizar. www.urjc.es

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 1: Empresa:

El resultado es el siguiente:

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 1: Empresa:

Ahora, vamos a hacer una prueba. Nos vamos a la tabla pedidos en vista hoja de datos parta introducir un nuevo registro:

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 2: Empresa:

Ahora,

vamos a abrir la tabla Empleados en modo diseo. Vamos a hacer que no se puedan introducir nmeros de telfono incorrectos. Los nicos nmeros que aceptar nuestra tabla sern los que empiecen por 91, y que en total no tengan ms de 9 dgitos.
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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 2: Empresa:

Sealamos la opcin Nmero de telfono,


y hacemos clic en siguiente.

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 2: Empresa:

Aparece el siguiente men:

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 2: Empresa:

Lo transformamos hasta que tenga el


siguiente aspecto:

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Hacemos clic en siguiente.


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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 2: Empresa:

Aparece el siguiente men:

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Seleccionamos la primera opcin, y hacemos clic en www.urjc.es 173

Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 2: Empresa:

Por ltimo hacemos clic en finalizar.

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 2: Empresa:

Si guardamos la tabla y la cerramos y a continuacin la volvemos a abrir, el resultado es el siguiente:

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 2: Empresa:

Tenemos que transformarlo de la siguiente manera:

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 2: Empresa:
Si intentramos introducir un nuevo registro en
esta tabla aparcera lo siguiente:

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 3: Msica:

Abrimos la tabla Clientes en modo diseo. En este caso, los clientes pueden ser de varias provincias espaolas y por tanto, la nica condicin que queremos imponer es que todos los telfonos empiecen por 9, y tengan 9 dgitos en total.

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 3: Msica:

El resultado es el siguiente:

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 3: Msica:

Si sustituyramos los ceros por nueves:

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 3: Msica:

Al introducir el nuevo telfono, aparecera el nueve como primer dgito obligatorio, pero no nos obliga a introducir 9 dgitos en total. Podemos introducir menos.

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 3: Msica:

Abrimos de nuevo la tabla Clientes. Vamos a conseguir que todos los nombre de clientes que introduzcamos nuevos estn en mayscula. Si quisiramos que todas las letras aparecieran como minsculas sustituiramos el signo > por el de <. La a indica que se van a introducir letras (tambin nos permite introducir espacios) pero no implica obligatoriedad.

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Tablas: Mscaras de entrada:


Ejemplo 3: Msica:
El resultado es el siguiente:

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Tablas: Reglas de validacin:

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.
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Tablas: Reglas de validacin:



EJEMPLO: Abrimos la base de datos Empresa. Hacemos clic sobre la tabla Pedidos/Diseo.

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Tablas: Reglas de validacin:



Sealamos el campo Fecha del pedido. Nos situamos con el ratn en la propiedad de reglas de validacin, y hacemos clic en el botn para abrir el generador de expresiones.

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Tablas: Reglas de validacin:


Nos situamos con el ratn en la propiedad de
reglas de validacin, y hacemos clic en el botn para abrir el generador de expresiones. Vamos a validar el campo comprobando que la fecha de pedido es inferior a la fecha de hoy haciendo primero clic en el signo <.

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Tablas: Reglas de validacin:


Luego buscaremos una funcin que devuelva la
fecha de hoy. Para ello hacemos doble clic en
Funciones/Funciones incorporadas/Fecha/Hora/Fecha.

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Tablas: Reglas de validacin:


Para agregar la regla de validacin hacemos
clic en Pegar.

Ahora tenemos nuestra regla de validacin


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completa.

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Tablas: Reglas de validacin:


El resultado es el siguiente:

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Tablas: Texto de validacin:



Access tambin ofrece la posibilidad de introducir un texto de validacin. Esta propiedad permite que si en el campo se intenta introducir un valor que no cumpla la regla de validacin, aparecer un mensaje de error con el texto de validacin que hayamos escrito.

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Tablas: Campo requerido:



Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Ahora vamos a hacer que sea obligatoria la entrada de datos en el campo del ejemplo (Fecha_Pedidos). Para ello, hacemos clic en Requerido y seleccionamos S.

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Tablas: Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados. Si aplicamos la propiedad Sin duplicados, Access no nos permitir introducir un valor en este campo si este valor ya existe para otro registro. Para que un campo pueda ser la clave principal de una tabla, es requisito que el mismo sea un ndice sin duplicados.
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Tablas: Indexado

Ejemplo: Abrimos la base de datos Hospital. Abrimos la tabla Mdicos. Nos puede interesar crear un ndice para poder buscar los mdicos de nuestro hospital segn la especialidad (departamento en nuestro caso). Elegimos la opcin de S con duplicados, ya que puede haber varios mdicos con la misma especialidad.

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Tablas:
2.

Propiedades de campo: Ejercicio:

1. Modificar la estructura de la tabla Clientes de la base de datos


Msica siguiendo los pasos que vienen en la tabla. Probar cambiar el cdigo del primer cliente por 100000000.

1. Volver a dejar el cdigo original. 2. Comprobar todas las dems propiedades que hemos incluido.
Nombre del campo NIF_Cliente Nombre_Cliente Calle Localidad Propiedades No se puede introducir clientes cuyo cdigo no est comprendido entre los valores 1 y 99999999. Tamao:45 Tamao: 30 Tamao: 15 Por defecto el valor ser: Madrid ya que la mayora de nuestros clientes estn en esta provincia. Slo admite nmeros de 5 cifras e inferiores a 95000. Con mscara de telfono www.urjc.es 195

Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validacin.

Cdigo_Postal Nmero_Telfono 16/12/12

Tablas:

Propiedades de campo: Ejercicio:

Para resolver el apartado del NIF del cliente tenemos que situarnos con el ratn en la propiedad de regla de validacin y escribir: <1 Y <99999999. Para mejorar la regla de validacin hacemos clic sobre la propiedad Texto de validacin para especificar el mensaje que deber aparecer en pantalla si introducimos un valor que no cumple la condicin anterior. Escribimos: Introducir Cdigos comprendidos entre 1 y 3000.

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Tablas:

Propiedades de campo: Ejercicio:

Para resolver el apartado del nombre del cliente y de la calle, nos situamos con el ratn en la propiedad tamao.

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Tablas:

Propiedades de campo: Ejercicio:

Para resolver el apartado de la localidad nos con el ratn en la propiedad valor predeterminado, y escribimos Madrid.

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Tablas:

Propiedades de campo: Ejercicio:

El apartado del nmero de telfono ya lo hemos resuelto antes. Para el cdigo postal, tenemos que introducir una mscara de entrada: 00000. Ya hemos visto que el 0 representa un dgito numrico obligatorio para que no puedan introducir letras y que si se introduce un valor, este deber contener obligatoriamente cinco cifras. Queremos, tambin que sea menor de 95000, de modo, que tenemos que introducir una regla de validacin: <95000. Adems, queremos introducir un texto de validacin: El cdigo postal debe ser inferior a 53000.

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Formularios
La introduccin de los datos directamente sobre las tablas es
bastante incmoda. No slo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que adems los registros estn uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro. Los formularios permiten la introduccin de datos en las tablas de una forma ms sencilla y ms limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a travs de los formularios. En una base de datos se puede crear ms de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas. Las tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.
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16/12/12

Formularios: Crear un formulario


Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaa
de la ventana de la base de datos. Se pulsa Nuevo, aparecer la siguiente ventana:

formulario. Crear el formulario manualmente en Vista diseo, con asistentes o con los autoformularios. 16/12/12 www.urjc.es 201

En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para crear un

Formularios: Crear un formulario


Vista Diseo:

Asistente para formularios: Autoformulario: columnas: Autoformulario: tabular:

Seleccionando esta opcin se puede crear un formulario totalmente personalizado. Access crea automticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos. Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna. Crea automticamente un formulario con todos los campos en formato tabular. Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido. Esta opcin crea automticamente un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos. Crea un formulario con un grfico, muestra los datos en formato grfico. Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinmica de Microsoft Excel. Una tabla dinmica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los mtodos de clculo que se elijan.

Autoformulario: hoja de datos: Asistente para grficos:

Asistente para tablas dinmicas:

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Formularios: Crear un formulario


Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un
formulario de la tabla pacientes. Se selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes. Para seleccionar la tabla se pulsa

sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. Para seleccionar una se hace clic sobre ella. Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendra que seleccionar Vista Diseo Asistente para formularios, o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella.

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Formularios: Crear un formulario


Al
seleccionar la opcin Autoformulario: columnas Access automticamente generar un formulario en columnas y lo abrir en Vista Formulario:

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Formularios: Vista Diseo


En Formulario hay tres vistas distintas, adems
de la presentacin preliminar. Vista diseo:
Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se vara el diseo del formulario. La ventana se compone de un men y tres barras de herramientas:

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Formularios: Vista Diseo

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Formularios: Vista Diseo


La primera barra de herramientas se refiere al diseo de formularios. Puede aparecer integrada debajo del men o de forma independiente tal
como aparece en el grfico de debajo:

El botn caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro de

herramientas. Y el botn autoformulario para crear un autoformulario cuando se desee. El resto de los elementos que componen la barra ya se han visto. La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de textos.

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Formularios: Vista Diseo


Objeto: dentro del marco aparecer el objeto seleccionado. Si se pulsa la
flecha de la derecha aparecern todos los objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se seleccionar y se le podrn aplicar todas las caractersticas de formato que se quiera. Seleccionando a travs de este men los objetos slo se pueden seleccionar de uno en uno. Fuente: al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden aplicar a todos los objetos de un formulario. Tamao: sirve para dar mayor nmero de puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tamao. Color del borde o de la lnea: pulsando sobre este botn se despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color se aplicar al objeto que est seleccionado. Ancho del borde de la lnea: hay seis grosores diferentes adems del que viene por defecto. Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado.

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Formularios: Vista Diseo


En el cuadro de herramientas se encuentran todos los
elementos que componen el formulario, y se explicarn ms adelante.

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Formularios: Vista Formulario


Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La barra de herramientas es la misma que la de Vista Hoja de
datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros:

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Formularios: Vista Hoja de Datos


En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de
clculo. Esta vista es comn con la Vista Hoja de datos de las tablas, la nica diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de diferentes tablas.

de 16/12/12 los

El formulario creado automticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos
diferentes campos se www.urjc.esen distintas posiciones. alinean
211

Formularios: Vista Hoja de Datos

Para mejorar la presentacin se pulsa el botn Vista de la barra de herramientas, y se cambia a Vista Diseo, el aspecto del formulario ser este:

16/12/12 www.urjc.es 212 Para modificar la posicin, el tamao y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qu es

Formularios: Controles
Estos son los diferentes tipos de controles:
Cuadro de texto Etiqueta Grupo de opciones Botn de opcin Casilla de verificacin Botn de alternar Cuadro combinado Cuadro de lista
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Sirven para mostrar o introducir datos Crea una etiqueta Formado por un grupo de casillas de verificacin o botones de opcin. Slo permite que se active una opcin. Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones. Permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. Permite seleccionar un elemento de una lista.
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Formularios: Controles
Botn de comando Imagen Marco de objeto dependiente Marco de objeto independiente Subformulario/subinfor me Salto de pgina Lnea Rectngulo
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Inserta un botn que al ser pulsado ejecuta instrucciones. Inserta un marco para incluir una imagen. No es un objeto OLE. No se edita. Inserta un marco para incluir un objeto OLE que depende del valor de un campo. Inserta un marco para incluir un objeto OLE que no depende del contenido de un campo. Permite introducir un formulario dentro de otro. Cuando el formulario tiene mas de una pgina, as se indica dnde empieza cada una. Inserta una lnea en el formulario. Inserta un rectngulo.

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Formularios: Controles
En el cuadro de herramientas hay otros botones
que no son controles: Pulsando este botn se podr seleccionar cada uno de los objetos. Para utilizar el asistente de controles. Para ver ms controles.

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Formularios: Controles
Manejo de controles: Hay controles que muestran informacin que slo est en el
formulario (controles independientes) estos son las etiquetas, las lneas y los rectngulos. Los cuadros de texto, los marcos de objeto muestran informacin contenida en la tabla o consulta adyacente. Para realizar cualquier modificacin en un control se hace clic sobre l. Para modificar el tamao de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la etiqueta:

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Formularios: Controles
Manejo de controles:
Seleccionar:

Para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla Maysculas o Control

y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar. Si por equivocacin se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla Maysculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar. Tambin se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratn. Para realizar esta operacin se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el ratn en diagonal sin soltar el botn, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta el botn del ratn.

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Formularios: Controles
Manejo de controles:
Modificar el tamao:

Haciendo clic sobre los cuadraditos pequeos de las esquinas se

modifica el tamao del objeto seleccionado. El ratn se convertir en una flecha que apunta en dos direcciones y al estirar hacia una de ellas variar el tamao.

Modificar la posicin:

Si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratn se convertir


en una mano con el dedo ndice apuntando hacia arriba.

Haciendo clic se podr mover la etiqueta o el campo de forma

independiente. Sin embargo si pasa el ratn sobre cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor ser una mano abierta. Si se hace clic y se mueve se mover tanto el campo como la etiqueta.
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Formularios: Controles
Manejo de controles:
Alinear:

Para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y


luego abrir el men Formato/Alinear y se desplegar un men para seleccionar respecto a qu lado se deben alinear esos campos. En vista diseo tambin se pueden aadir ms elementos a la presentacin de formularios que se vern ms adelante.

Modificando el formulario con respecto a la creacin automtica del programa, el aspecto del formulario ser ms claro:

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Formularios
Una vez creado este formulario, se puede
introducir todos los datos que se quiera. Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay debajo del formulario:

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Otra forma de generar un formulario es


utilizando el asistente para formularios. Tras pulsar Nuevo aparecer esta ventana:

Formularios: Asistente para formularios

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En este caso se selecciona Asistente para formularios. Despus se selecciona la tabla de la que se van a
extraer los campos y se pulsa Aceptar. Aparecer esta ventana:

Formularios: Asistente para formularios

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En esta ventana se eligen los campos que se desea que aparezcan en el

Formularios: Asistente para formularios

formulario. Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual se quieren extraer los campos para el formulario, an se puede cambiar de tabla pulsando sobre la flecha que se encuentra bajo Tablas/Consultas. Una vez seleccionada la tabla se escogen los campos que se quiere que aparezcan en el formulario. Se pueden seleccionar todos los campos o slo algunos. Incluso se pueden seleccionar campos de diferentes tablas para un mismo formulario. Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones que hay entre Campos disponibles y Campos seleccionados:

Pasar un campo Pasar todos los campos Eliminar un campo Eliminar todos los campos ya seleccionados
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Para aadir un campo a la lista de Campos

Formularios: Asistente para formularios

seleccionados: primero se selecciona el campo con el ratn y despus se pulsa el botn . El campo aparecer en la zona de la derecha: Campos seleccionados. A su vez el campo desaparecer de la lista de Campos disponibles.

aparezcan en el formulario se pulsa el botn Siguiente para continuar con la creacin del formulario. 16/12/12 www.urjc.es 224
16/12/12 www.urjc.es 224

Tras seleccionar todos los campos que se quiere que

Siempre se puede volver al paso anterior pulsando el botn Atrs

Formularios: Asistente para formularios

para volver y modificar alguna de las elecciones hechas. Si se pulsa el botn Cancelar se cancela la creacin de un formulario sin guardar lo que se ha hecho. Si se pulsa el botn Terminar el formulario quedar guardado hasta el paso en el que se est en ese momento. Tras pulsar Siguiente aparece esta pantalla, en la que se debe seleccionar el tipo de distribucin de los campos.

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Al seleccionar cada opcin aparece una muestra de cada


distribucin en la ventana izquierda:

Formularios: Asistente para formularios

En columnas: cada columnaTabular: cada fila un registro. tiene un campo y unaEn la primera fila las etiqueta. etiquetas.
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Al seleccionar cada opcin aparece una muestra de cada


distribucin en la ventana izquierda:

Formularios: Asistente para formularios

Hoja de datos: es el mismoJustificado: los campos estn formato que el de las tablas. juntos respetando la longitud de cada uno.
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Tras elegir el tipo de distribucin se pulsa Siguiente.

Formularios: Asistente para formularios

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En esta ventana se le da nombre al formulario. Este es el ltimo paso de creacin del formulario, a partir de este
momento se pueden introducir datos a travs del formulario. Tambin cabe la opcin de seguir modificando el diseo del formulario desde la Vista diseo.

Formularios: Asistente para formularios

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El formulario ya est creado, dependiendo de la

Formularios: Asistente para formularios

modificaciones personales tendr un aspecto distinto, pero la finalidad es la misma: introducir datos de una forma ms cmoda. Este podra ser el aspecto de un formulario retocado desde la Vista diseo:

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Utilidad: Poder observar los datos de dos tablas que tienen algo en

Formularios: Formulario con subformulario

comn. Ejemplo: Cada paciente tiene asignado un mdico de cabecera. De esta forma cada mdico tiene una lista de los pacientes que le corresponden. Con el subformulario ser posible ver dentro del formulario de los mdicos la lista de los pacientes que le corresponde a cada mdico. De forma que tras crear el formulario mdicos, con todos los datos del mdico, se va a crear dentro del formulario, el subformulario. Para generar un subformulario de manera manual dentro de un formulario primero se debe abrir el formulario principal en Vista diseo. Dentro del cuadro de herramientas se encuentra el botn Subformulario/Subinforme .

Se abre el formulario de Mdicos con el que se va a trabajar, en


modo diseo. Y se hace clic sobre el botn subformulario:
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.
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Formularios: Formulario con subformulario


Se crea un rectngulo con el ratn en la zona donde se
quiera situar el subformulario. Para crear el rectngulo se hace clic en lo que va a ser la esquina superior izquierda y se desplaza el ratn en diagonal hacia la esquina inferior derecha. Cuando el rectngulo tenga la forma deseada se suelta el ratn. Dentro del rectngulo creado estar el subformulario. Tras crear el rectngulo aparece la siguiente ventana de dilogo, donde se elige si el formulario se hace a partir de una tabla o de un formulario ya existente. El diseo ser mejor si se escoge un formulario, pero para eso el formulario de pacientes tiene que estar ya creado. En este caso se selecciona Tabla o consulta.
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Formularios: Formulario con subformulario

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Formularios: Formulario con subformulario

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Formularios: Formulario con subformulario


En esta ventana hay que determinar el tipo de conexin que existe entre el
formulario principal y el subformulario. El programa sugiere vnculos, si ninguno de ellos coincide con la relacin real que hay entre las dos tablas se selecciona Definir la ma propia, si alguno de los vnculos coincide con la relacin real. Se selecciona y se pulsa Siguiente. En este caso, la relacin que sugiere el programa no coincide con la realidad.

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Formularios: Formulario con subformulario


Los campos de las dos tablas que coinciden en su contenido son
"Cdigo del mdico" de la tabla mdicos con el campo "mdico de cabecera" de la tabla pacientes. Para poder definir bien la relacin se selecciona Definir la ma propia. El aspecto de la ventana variar:

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Formularios: Formulario con subformulario


En Campos del formulario/informe se debe seleccionar el campo del formulario
Mdicos que permite la relacin con la otra tabla; Visitas. Y en Campos del subformulario/subinforme se debe seleccionar el campo que permite la relacin de la tabla Visitas con el formulario Mdicos. Los campos que permiten la relacin deben contener el mismo dato, no importa su nombre si no los datos que contengan. Para seleccionar los campos campo del formulario y del subformulario se pulsa la flecha que hay en el primer recuadro bajo Campos del... En la siguiente ventana se le da nombre al subformulario, ya que se almacenar junto con los dems formularios.

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Formularios: Formulario con subformulario


Tras realizar estos pasos el formulario de Mdicos
quedar as en el Vista Diseo:

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Formularios: Formulario con subformulario


En Vista Formulario se ve la utilidad del subformulario:

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Formularios: Ejercicios:
Ejercicio
1: Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las tablas Mdicos, Pacientes, y Visitas, de la base de datos Hospital. Ejercicio 2: Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las tablas Clientes, Pedidos, Detalles de Pedido, Compaa de Envos, Empleados y Productos, de la base de datos Empresa. Ejercicio 3: Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las tablas Discos, Clientes, Empleados Pedidos y Desglose de pedidos, de la base de datos Msica.
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Formularios: Ejercicios:
Solucin del ejercicio 1: Para crear un autoformulario en columnas,

vamos al men Nuevo/Autoformulario en columnas, y elegimos la tabla Mdicos.

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Formularios: Ejercicios:
El resultado es el siguiente:

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Finalmente, se guarda el formulario.


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Formularios: Ejercicios:
Ejercicio 4: Abrir la base de datos Hospital.
Crear un subformulario Visitas, dentro del de Mdicos. El campo en comn de estas dos tablas es Cdigo del Mdico. Ejercicio 5: Crear un subformulario Pacientes, dentro del de Visitas. El campo en comn de estas dos tablas es Cdigo del Paciente. Ejercicio 6: Abrir la base de datos Empresa. Crear un subformulario Pedidos, dentro del de Clientes. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Cliente. Ejercicio 7: Crear un subformulario Productos, dentro del de Detalles de Pedido. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Producto.
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Formularios: Ejercicios:
Ejercicio 8: Crear un subformulario Pedidos, dentro del
de Empleados. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Empleado. Ejercicio 9: Abrir la base de datos Msica. Crear un subformulario Pedidos, dentro del de Clientes. El campo en comn de estas dos tablas es NIF_Cliente. Ejercicio 10: Crear un subformulario Pedidos, dentro del de Empleados. El campo en comn de estas dos tablas es NIF_Empleado. Ejercicio 11: Crear un subformulario Discos, dentro del de Desglose de Pedido. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Disco. Ejercicio 12: Crear un subformulario Desglose Pedidos, dentro del de Pedidos. El campo en comn de estas dos tablas es Id_Pedido.
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Formularios: Ejercicios:
Solucin del ejercicio 4: Para crear un subformulario Visitas,

dentro del de Mdicos, hay que abrir este ltimo en vista diseo, y hacer clic en el comando:

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Formularios: Ejercicios:

Aparece el asistente de subformularios. Se puede hacer de dos formas. La primera consiste en hacer los subformularios desde una tabla o consulta existente.

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Formularios: Ejercicios:
En la siguiente ventana, se elige la tabla Visitas, y se
insertan todos los campos de esta tabla.

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Formularios: Ejercicios:
En la siguiente ventana, elegimos la segunda opcin
Definir la ma propia, y seleccionamos el campo que tienen en comn las dos tablas, en este caso Cdigo del Mdico.

16/12/12

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Formularios: Ejercicios:
En la ltima ventana, escribimos el nombre del
subformulario que se va a crear Subformulario Visitas.

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Formularios: Ejercicios:
El resultado es el siguiente:

16/12/12

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Formularios: Ejercicios:
Como podemos observar, al hacer el subformulario
usando la tabla Visitas, aparece un Subformulario Visitas en la ventana de la base de datos.

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Formularios: Ejercicios:
Esto no sucede al utilizar la segunda forma, que consiste en crear
un subformulario utilizando un formulario existente. Hacemos clic en el mismo comando que antes, y aparece el asistente. En esta ocasin, sealamos la segunda opcin, y elegimos el formulario Visitas.

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Formularios: Ejercicios:
En la siguiente ventana, sealamos la opcin Definir la ma propia,
al igual que en el caso anterior, y de nuevo elegimos el campo que tienen en comn, Cdigo del Mdico.

16/12/12

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Formularios: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana, en la que se elige el nombre del
subformulario: Visitas.

Por 16/12/12

ltimo, hacemos clic en Finalizar. www.urjc.es

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Formularios: Ejercicios:
Como se puede observar, el resultado es diferente al obtenido en el
caso anterior.

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Formularios: Asistente para tablas dinmicas


Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinmica de
Microsoft Excel. Una tabla dinmica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los mtodos de clculo que se elijan. Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un formulario de la tabla pacientes. Se selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes. Para seleccionar la tabla se pulsa . sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. Para seleccionar una se hace clic sobre ella. Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendra que seleccionar Vista Diseo Asistente para formularios, o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella.
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Formularios: Asistente para tablas dinmicas


Aparece el siguiente men:

Pinchamos en Aceptar, y aparece:

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Formularios: Asistente para tablas dinmicas


Hacemos clic en siguiente:

Hacemos clic en finalizar.


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Formularios: Asistente para tablas dinmicas


Aparecen el siguiente men, que nos permite ir arrastrando los
campos que deseamos que entren dentro de la tabla dinmica. Adems, tambin nos permite dentro de cada campo introducido, seleccionar los registros que deseemos. Como vemos, son muy tiles ya que nos permiten, muy fcilmente, realizar consultas dinmicas.

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Formularios con grficos


Vamos a crear un formulario con un
grfico que nos muestre en columnas los salarios de los mdicos de la base de datos Hospital. Para ello, nos vamos a los formulario y hacemos clic en Nuevo/Asistente para grficos. Despus seleccionamos la tabla Mdicos.
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Formularios con grficos


Aparece la siguiente ventana:

16/12/12

Seleccionamos los campos Cdigo del


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Formularios con grficos


Aparece la siguiente ventana:

que os aparecen en la ventana (de columnas) y 16/12/12 www.urjc.es 262 hacis clic en Siguiente.

Seleccionamos cualquiera de los dos primeros

Formularios con grficos


Aparece la siguiente ventana:

16/12/12

Hacemos clic en Siguiente.


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Formularios con grficos


Aparece la siguiente ventana:

Nos pide el ttulo que queremos darle a grfico. Escribimos: Salario de los mdicos. 16/12/12 www.urjc.es 264 Hacemos clic en Siguiente.

Formularios con grficos


Nos aparece el formulario con el grfico:

Finalmente guardamos el formulario con el


nombre: Grfico del Salario de los Mdicos.
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Formularios con botones


Para crear un formulario con botones,
debemos crear un nuevo formulario en vista diseo:

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Formularios con botones


Aparece la siguiente ventana:

botn que nos d la bienvenida a nuestra base de 16/12/12 datos del hospital. www.urjc.es 267

Ahora, vamos a introducir en este formulario un

Formularios con botones


Para ello, hacemos clic sobre el botn
herramientas de los formularios: , que est dentro de las

Ahora, nos vamos de nuevo al formulario y dibujamos el botn.

Nos aparece el siguiente asistente. Hacemos clic en cancelar.

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Formularios con botones


Cambiamos el nombre del botn: Bienvenido al hospital. Hacemos clic con el botn derecho del ratn, y vamos a
propiedades. Donde pone Otras, en Nombre ponemos Bienvenida. Hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el botn, y luego en generar evento:

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Formularios con botones


Aparece la siguiente ventana de Visual Basic.

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Formularios con botones


Escribid el siguiente cdigo:
Private Sub Bienvenida_Click() MsgBox Prompt:="Bienvenido a nuestro hospital", Buttons:=vbOKOnly + vbInformation End Sub

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Formularios con botones


Guardad el formulario con el nombre Bienvenida al hospital. Ejecutad el formulario, y observad que, efectivamente, sale el
mensaje: Bienvenido a nuestro hospital.

Ahora vamos a crear dentro de ese mismo formulario otros tres

botones que nos abran los formularios de Mdicos, Pacientes y Visitas. Para ello, volvemos a poner el formulario en Vista Diseo.
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Formularios con botones


Creamos otro botn debajo del que previamente habamos creado. Directamente sale el asistente. Esta vez no le cerramos, ya que hay
una opcin que nos permite abrir formularios.

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Hacemos clic en Operaciones con formularios/Abrir formulario.

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Formularios con botones


Elegimos el formulario que queremos abrir, por
ejemplo, Mdicos, y hacemos clic en siguiente.

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Formularios con botones


Seleccionamos la pestaa que dice Abrir el
formulario y mostrar todos los registros. Hacemos clic en Siguiente.

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Formularios con botones


La siguiente ventana nos permite insertar un
icono o texto para mostrar la accin que lleva a cabo nuestro botn. Hay dos opciones:

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Formularios con botones


Elegimos la segunda opcin (la que muestra el
icono del formulario), y hacemos clic en siguiente. Aparece la siguiente ventana, en la que escribimos el nombre del botn, en este caso Mdicos.

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Formularios con botones


Hacemos lo mismo para los formularios
Pacientes y Visitas. Ahora queremos crear botones que nos abran las tablas de Mdicos, Pacientes y Visitas. Para ello, nos vamos de nuevo al formulario en vista diseo, y agregamos un nuevo botn debajo de los ya existentes. Una vez creado nos vamos al botn derecho y a generador de eventos.
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Formularios con botones


Aparece la siguiente ventana:

Hacemos clic en generador de macros. Nos pide un nombre para guardar la macro. Nosotros escribimos:
Abrir tabla Mdicos.

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Formularios con botones


Aparece la siguiente ventana:

este caso Abrir tabla, y en nombre de la tabla elegimos Mdicos. Finalmente, le cambiamos el nombre al comando. Hacemos lo mismo con las otras dos tablas: Pacientes, y Visitas. 16/12/12 www.urjc.es

En accin elegimos la accin que queremos que lleve a cabo el botn, en

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Formularios con botones


El resultado es el siguiente:

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Ordenar, buscar, reemplazar y filtrar


Los comandos de buscar, reemplazar y ordenar resultan
prcticos para la bsqueda de datos en una tabla. Es una forma muy sencilla de buscar datos y realizar modificaciones dentro de una tabla. Edicin/Buscar o bien Edicin/Reemplazar Ordenar Registros: Los registros de las tablas aparecen generalmente en el orden en el que han sido introducidos aunque tambin pueden aparecer ordenados por el campo que es la clave principal. Este orden no tiene por qu quedar as, los registros se pueden ordenar de formas muy distintas segn el contenido de los campos.
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Ordenar, buscar, reemplazar y filtrar


Para ordenar los registros de la tabla de pacientes se
abre la tabla de pacientes desde la vista hoja de datos:

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Ordenar: Ordenar los registros con un campo


Ordenar los registros con un campo: El orden se puede aplicar a un solo campo o a varios. En este caso se van a ordenar los pacientes por el apellido

alfabticamente, lo primero es situarse en la columna de Apellidos. El orden alfabtico puede ser ascendente o descendente. Si no se ordenan los datos de los pacientes aparecen en el orden en el que se introdujeron. Para ordenar los pacientes segn el apellido de forma ascendente se pueden seguir tres procedimientos: 1. Pulsar sobre el botn . Si se prefiere el orden descendente

2. Se selecciona el men Registros/Ordenar/Orden Ascendente.


16/12/12 www.urjc.es 284

Ordenar: Ordenar los registros con un campo

3.

Utilizar el men que aparece al pulsar el botn derecho del ratn situndose sobre la columna que se desea ordenar:

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Ordenar: Ordenar los registros con un campo


Siguiendo cualquiera de estos tres procedimientos se pueden ordenar los
registros de un campo de forma ascendente o descendente. El resultado del orden ser este:

Los 16/12/12

campos de tipo Memo u www.urjc.es Objeto OLE no se pueden ordenar.

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Ordenar: Ordenar los registros con varios campos


En el ejemplo anterior se ordenaban los registros de los pacientes
segn un nico dato: su apellido. Si se quisiera ordenar esta misma tabla pero tambin en funcin del apellido, la edad y la provincia de procedencia el procedimiento sera distinto. Desde la Vista Formulario slo es posible ordenar los registros con un campo. Sin embargo la Vista Hoja de Datos permite seleccionar varios campos para realizar este orden, siempre y cuando estos campos estn juntos en la Vista Hoja de Datos. Para que los campos por los que queremos realizar el orden estn juntos es necesario mover las columnas que contienen los datos. Para mover una columna primero se tiene que seleccionar. Al pasar el ratn por encima el cursor del ratn se convierte en una flecha negra , se pulsa el botn del ratn. La columna ya est seleccionada si se colorea de negro.
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Ordenar: Ordenar los registros con varios


campos
Para mover la columna seleccionada se debe pulsar el botn izquierdo del
ratn de nuevo, y sin soltarlo arrastrar la columna a la nueva posicin. Se debe soltar el botn cuando la unin de dos columnas est ms oscura.

El campo trasladado aparecer entre esos dos campos.

contigua, se seleccionan los campos. Para seleccionarlos los tres con todos sus datos, se utiliza slo la primera fila, donde estn los nombres de los campos. Se hace clic sobre la primera cabecera y sin soltar el botn, se arrastra el ratn hasta la ltima. Al seleccionar la cabecera se selecciona toda la columna, de forma que slo hay 16/12/12 que seleccionar la cabecera para seleccionar todos los registros que www.urjc.es 288 contiene.

Una vez los campos apellidos, edad y provincia estn situados de forma

Ordenar: Ordenar los registros con varios


campos

botn de orden ascendente. Los datos se ordenarn segn la primera columna empezando de izquierda a 16/12/12 www.urjc.es 289 derecha.

Una vez seleccionadas las tres columnas se pulsa el

Ordenar: Ordenar los registros con varios


campos

Si hay dos registros iguales en la primera columna, el criterio de

orden entre esos registros ser la segunda columna. Si volvieran a coincidir en la segunda entonces se ordenarn segn
www.urjc.es el tercer campo, y as sucesivamente. 290

16/12/12 el tercer

Buscar datos
En las tablas se puede buscar un dato determinado. Esta forma de bsqueda localiza un registro conociendo uno
de sus datos. La diferencia de esta bsqueda con respecto a los filtros es que slo localiza los registros con ese dato de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato en comn de una sola vez. En la tabla pacientes vamos a localizar a un paciente procedente de Madrid. Para realizar esta operacin primero es muy importante abrir la tabla de pacientes y situar el cursor sobre el campo Provincia. Se selecciona el men Edicin/Buscar o se pulsa el botn .

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291

Buscar datos
A continuacin se abrir esta ventana:

Buscar: en este campo se determina el dato a buscar en


los registros. Buscar en: aqu se determina la direccin de la bsqueda segn la situacin del cursor en la tabla.
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Buscar datos

Coincidir: aqu se debe sealar si el texto que se ha


escrito en buscar debe coincidir con:

Arriba: si se selecciona y el cursor est en mitad de la tabla, buscar slo en la mitad superior de la tabla. Cuando llegue a la parte superior de la tabla no seguir buscando. Abajo: si se selecciona pasar lo mismo pero hacia el final de la tabla. Todos: si se selecciona, el programa seguir buscando hasta que haya encontrado todos los registros que contengan ese dato independientemente de la zona de la tabla en la que estn.

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Buscar datos
Hacer coincidir todo el campo: los datos deben ser exactamente esos en el registro completo. Cualquier parte del campo: si slo debe encontrarse ese texto en alguna parte del registro. Comienzo del campo: el dato debe empezar por ese texto. De esta forma se puede buscar un dato sin recordar la palabra entera, por ejemplo el apellido de una persona si no se recuerda cmo se escriba:"Jimnez"; "Gimnez", se puede poner slo la parte de la que uno est seguro: "imenez". O buscar todos los apellidos que terminen en "ez". Todos los nombres que empiecen por:

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Buscar datos
Maysculas y minsculas: si en el campo Buscar se escribe alguna mayscula y se selecciona Maysculas y minsculas, el registro que se busca deber tener las mismas maysculas y minsculas, aunque el texto sea el mismo. Buscar los campos con formato: buscar slo aquellos campos que coincidan exactamente con el formato utilizado en Buscar. Buscar slo el campo activo: buscar los datos slo en la columna en la que estuviera el cursor antes de seleccionar Buscar. Si se deselecciona esta opcin buscar en todos los campos, pero dependiendo de la extensin de la base de datos esto puede resultar mucho ms lento.
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Buscar datos
Una vez especificadas las caractersticas de la bsqueda
se procede a realizarla pulsando:

Este botn slo buscar el primer registro que cumpla las condiciones de bsqueda de forma que slo se podr utilizar una vez. Busca de uno en uno todos los registros, se podr pulsar hasta que no haya ms registros que coincidan con la peticin de bsqueda. Cuando se de la bsqueda por finalizada porque ya no haya ms registros con las condiciones, o simplemente se quiera finalizar la bsqueda de forma voluntaria, se pulsa en este botn.
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Reemplazar datos
Esta opcin es muy similar, slo que no slo busca los
datos de registro en registro sino que adems los sustituye por otro dato, o el mismo dato con modificaciones. El funcionamiento de esta funcin es muy similar al de Buscar. Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituir. Se selecciona el men Edicin/Reemplazar, a continuacin se abrir esta ventana:

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Reemplazar datos
En esta ventana primero se realiza la bsqueda y una
vez encontrado el dato se sustituye. Casi todas las funciones de la ventana son las mismas, las nicas distintas son los botones de la derecha: Reemplaza un registro encontrado por lo que se haya indicado en Reemplazar por. Reemplaza de uno en uno. Reemplaza todos los registros que coincidan con las caractersticas de la bsqueda por lo indicado en Reemplazar por. Cuando Access no encuentra ms elementos que coincidan con el de bsqueda muestra un mensaje de aviso. Para terminar se pulsa el botn .

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Filtros
Un filtro es un seleccin de algunos elementos de una
tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla slo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, slo estn ocultos. Access tiene tres tipos de filtros:
Filtro por seleccin Filtro por formulario Filtro u orden avanzado

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Filtros
Para aplicar un filtro se selecciona el men
Registros/Filtro:

O bien se utilizan los botones de la barra de

herramientas: Para aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar el botn . Aplicar el ltimo filtro utilizado y desactivar el filtro que en ese momento est activado.

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Filtros: por seleccin


Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a
ser la condicin de filtrado. Cuando la tabla o el formulario no es muy grande es sencillo de utilizar. En el ejemplo de los pacientes si se quiere a aplicar un filtro para mostrar slo aquellos pacientes que se apelliden Garca, lo primero es situarse sobre cualquier registro que tenga el apellido Garca. Despus se pulsa el botn de Filtro por seleccin . De la tabla aparecern slo aquellos registros en los cuales el campo apellidos sea Garca, el resto desaparecern:

Para 16/12/12

volver a ver todos los registros de la tabla bastar con pulsar sobre301 el www.urjc.es

Filtros: por formulario


Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un
gran nmero de registros. Tras pulsar sobre el botn de filtro por formulario, el men y la barra de herramientas variarn:

flecha en la zona derecha de la celda. Pulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos los valores archivados en ese www.urjc.es campo. 16/12/12 302

Pulsando en la primera fila de cada columna aparecer una

Filtros: por formulario


Si se prefiere se puede escribir directamente el valor
exacto que se est buscando o la expresin cuyo resultado se desea utilizar como criterio. Una vez establecidos los criterios en todos los campos, este filtro se puede guardar, dentro de consultas. Se pueden volver a aplicar filtros almacenados en consultas. Borra lo contenido en la cuadrcula del campo, cuando no se quiera aplicar ninguna criterio en ese campo. Cierra esta ventana y vuelve a la tabla normal.

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Filtros: Filtro u orden avanzado


Este filtro permite determinar con mayor minucia las caractersticas
del filtro. Es muy similar a una consulta, y se almacena en Consultas. Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el men Registros/Filtro u orden avanzado ya que no hay ningn botn en la barra de herramientas con esta funcin. Tras seleccionar este filtro se abrir esta ventana:

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Filtros: Filtro u orden avanzado


En la parte superior se encuentra la tabla sobre la que se est aplicando el filtro, con la lista de campos recuadrada. En la parte inferior es donde se concretan las caractersticas del filtro.
16/12/12 www.urjc.es 305

Filtros: Filtro u orden avanzado


Para crear el filtro hay que detallar el campo, el orden a seguir y los criterios: 1. Campo: para incluir el campo o los campos con los que se va a crear el filtro, se pueden emplear tres procedimientos distintos: 1. Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro, que despliega la lista de todos los campos de la tabla. 2. Seleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic sobre el campo. 3. Seleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el campo hacia la zona inferior. Se pueden utilizar tantos campos como se consideren necesario para crear el filtro. Para seleccionar todos los campos en una celda se selecciona el *, el filtrado se realizar en todos los campos de la tabla. 2. Orden: establece el orden que se seguir cuando se encuentre ms de un registro que cumpla las condiciones del filtro. El orden puede ser ascendente, descendente o simplemente no seguir un orden. 3. Criterios: en esta casilla se escribe el criterio que debe seguir el filtro. Se puede escribir: Un texto: se teclea y el programa lo pondr automticamente entre comillas. Una expresin: utilizando los operadores "Entre...Y" o los operadores de comparacin (<, >,<>, <=,>=)
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Filtros: Filtro u orden avanzado


Siguiendo con la tabla Pacientes, se va a aplicar un filtro para ver nicamente los nombres de aquellos pacientes procedentes de Madrid y con menos de 18 aos. Lo primero que se debe hacer es seleccionar el men Registros/Filtro u orden avanzado. En esta ventana se determinarn las condiciones del filtro tal y como aparecen en esta imagen:

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Filtros: Filtro u orden avanzado


Al escribir >18, el nmero 18 se ha escrito sin comillas y
el programa las aadido automticamente. Lo mismo sucede con el criterio de provincia, se escribe sin las comillas, y el programa las aade de forma automtica. Una vez se han establecido todos los criterios de filtrado se pulsa la tecla para aplicar el filtro. Automticamente se abrir la tabla de Pacientes, pero slo con los registros que cumplan las condiciones de filtrado.

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Consultas
La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un
conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene informacin. La consulta muestra lo que la tabla almacena segn los criterios solicitados. La consulta es un filtro avanzado, y funciona prcticamente de la misma forma. Lo nico que los diferencia es que los filtros slo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario.
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Consultas: Usos
Elegir tablas:
Las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin son muchas. Modificar los datos de las tablas: Aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas. Elegir uno o varios campos: Al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver. Seleccionar registros: Una consulta se puede concretar hasta el punto de ver slo un registro. Realizar clculos: Se pueden realizar clculos con los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el nmero de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn campos nuevos: campos calculados que contendrn el resultado del clculo. Para crear nuevos formularios, informes o consultas: Partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos.
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Consultas: Tipos
Consulta de seleccin:
Es la ms sencilla, se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas, esta parece una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta. Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs de ella. Presenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de clculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha informacin de una forma muy clara.

Consulta de tablas de referencias cruzadas:

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Consultas: Tipos
Consulta de acciones
Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a travs de una sola operacin. A travs de este tipo de consulta tambin se puede crear una nueva tabla, eliminar o aadir registros, modificarlos, etc. Combina campos que coinciden en ms de una tabla. Enva instrucciones a una base de datos SQL. Se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de SQL.

Consulta de unin:

Consulta de paso a travs:

Consulta de definicin de datos:

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Consultas: Crear una consulta


Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaa
de la ventana de la base de datos. Si no se est en la ventana Base de datos, para volver pulsa el botn base de datos . En la ventana Consultas puede aparecer algn elemento se ha guardado algn filtro: a ella se creado si

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Consultas: Crear una consulta



Para crear una consulta nueva se pulsa el botn Nuevo. Aparecer esta ventana:

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Consultas: Crear una consulta


Estas son las opciones que ofrece Access para crear una
consulta: Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automticamente, segn los campos seleccionados. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo. Asistente para consultas destinados a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. Asistentes para consultas destinados a buscar no coincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.
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Consultas: Crear una consulta sin asistentes


Dentro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona la
opcin Vista Diseo y se pulsa Aceptar. Automticamente se abrir la ventana de la consulta e inmediatamente otra ventana donde se debe elegir en que tabla/s se va a realizar la consulta.

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Consultas: Crear una consulta sin asistentes



En este ejemplo se va a elegir la tabla Pacientes. Tras seleccionar la tabla se pulsa Agregar. Se pueden seleccionar ms tablas, e incluso consultas. Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se quiera realizar la consulta se pulsa Cerrar. Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar Tablas se pulsa el botn o se selecciona el men Consulta/Mostrar Tabla.

El aspecto de la ventana de una consulta es este:

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Consultas: Crear una consulta sin asistentes


Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos
secciones: La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta. La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada. El proceso de creacin de los criterios es muy similar al de los filtros. En las consultas hay un elemento ms, que da la opcin de que un criterio de seleccin se vea o no. Esta opcin es Mostrar.

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Consultas: Crear una consulta sin asistentes


Campo: En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la
tabla ( con el *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna. La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es:
1. 2. 3. Arrastrando el nombre del campo desde la seccin superior. Haciendo doble clic en la tabla de la seccin superior. Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece. Se desplegar una lista de los campos para seleccionar.

Tabla: En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo


seleccionado en esa columna. Esta opcin es muy importante cuando se trabaja con campos de varias tablas.
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Consultas: Crear una consulta sin asistentes



Orden: Ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicar a los registros que se obtengan en la consulta segn la columna en la que se est indicando el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en funcin del campo que se quiera. Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla Orden, aparecer una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre la flecha aparece un men con los tipos de orden aplicables a la consulta. Mostrar: Esta casilla tiene un pequeo cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se est indicando al programa que se muestre ese campo. Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio ms para restringir la bsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la bsqueda. Si la casilla esta activada este criterio aparecer. Si no est activada .

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Consultas: Crear una consulta sin asistentes


Criterios:
En esta casilla se introduce la condicin/es que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta. Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresin de la casilla criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden introducirse en uno o ms campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo. No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al programa.
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Consultas: Crear una consulta sin asistentes



Ejercicio: Una forma ms sencilla de ver una bsqueda es un ejemplo. Con la tabla de Pacientes se va a realizar el siguiente ejemplo: Buscar los pacientes que vivan en Madrid. En este ejemplo slo se establece un criterio en un campo: "Provincia", y el criterio "Madrid". De todos aquellos registros en los cuales el campo Provincia sea Madrid se le pide que muestre: el nombre y el apellido de los pacientes, adems del criterio, que no est oculto. Si no se le aaden ms campos no mostrar ms datos del registro que cumple el criterio.

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Consultas: Crear una consulta sin asistentes


Para ejecutar la consulta se pulsa el botn
el men Consulta/Ejecutar. El programa devolver el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que los hay. Para mostrar los resultados se abrir la Hoja de respuesta dinmica en la Vista Diseo. En esta hoja aparecern nicamente los datos solicitados en la Consulta. o se selecciona

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Consultas: Crear una consulta sin asistentes



Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista Diseo. Si se quiere que se muestren todos los datos de los pacientes procedentes de Madrid habr que hacerlo de la siguiente forma.

Se ha establecido el criterio Madrid en el campo Provincia. A continuacin en lugar de detallar cada campo en una columna se han seleccionado todos los campos en una sola celda con el asterisco. Se ha ocultado el criterio, pero se muestran todos los campos de la Tabla Pacientes. 16/12/12 www.urjc.es 324

Consultas: Crear una consulta sin asistentes


Se ejecuta la consulta pulsando
este: es resultado ser

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Consultas: Establecer criterios


Dentro de la casilla criterio se escribe una expresin, bien de
texto, numrica o numrica con operadores. Gracias a los operadores, adems de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las bsquedas dentro de los registros. Rangos de valores: Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores: Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los pacientes mayores de 18 aos pero menores de 50. En la casilla Criterios se escribir: Entre 18 Y 50. <,>,>=,<=,<>: operadores de comparacin.

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Consultas: Establecer criterios


Varios criterios
En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el mismo rengln el programa buscar un registro que cumpla todos los criterios.

El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100 En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla "Criterio", otro en la casilla o, y si se quiere ms criterios en las filas de debajo. El programa buscar un registro que cumpla al menos uno de los criterios.
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Consultas: Establecer criterios

Este criterio tambin se puede utilizar en distintos


campos:

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Consultas: Los comodines


Se utilizan para buscar datos genricos, que empiezan por
una letra, que terminan por otra, etc. * Representa cualquier nmero de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen por "ez: *ez. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio: Como *Luis* o Como * + Luis + *. Access agregar las comillas. # se utiliza para consultas sobre fechas. Si queremos que nos muestre los registros de una fecha en particular debemos escribirla del siguiente modo: #15/02/2007#. Al introducir una expresin con uno de estos operadores, Access aadir automticamente el operador "Como".
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Consultas: Seleccin de registros con datos o sin datos


Se puede seleccionar un registro por el criterio de si en
el campo hay un dato, o si est vaco. Pacientes que tienen telfono: Es Negado Nulo

Pacientes que no tienen telfono: Nulo o es Nulo

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Consultas:
Fecha actual: Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha
actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese da. En criterios se escribe Fecha(). Condicin variable: Para hacer una condicin variable; que realice una pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo que se desea variar (consultas con parmetros).

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Consultas:
Criterios con clculo: Dentro de un criterio se puede realizar un clculo haciendo
referencia a otro campo. Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de material de construccin se va a consultar:

a la cantidad por 10. Se ha creado el campo importe que no exista, que es un campo calculado. 16/12/12 332 entre corchetes. Los campos van siempre www.urjc.es

Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor

Consultas:
Dentro del criterio se ha realizado una operacin y en
funcin del resultado se han seleccionado o no los registros.

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Consultas: Guardar las consultas


Siempre es recomendable que se prueben varias veces
las consultas para asegurarse que el resultado es el esperado. Una vez se comprueba que el resultado es el que se esperaba, hay que pensar en guardar o no la consulta. Todo depende de la frecuencia con la que se vaya a usar esa consulta. Si se va a usar ms veces es conveniente guardarla para no tener que redisearla la prxima vez. La consulta se puede guardar desde la Vista Diseo o la Vista Hoja de datos. Se selecciona el botn guardar o el men Archivo/Guardar.
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Consultas: Campos calculados



Se puede crear un campo que realice una operacin con varios campos de una misma tabla. En nuestro ejemplo del hospital se ha creado el campo calculado "Importe". Pasos para crear un campo calculado:
1. Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos. "Importe:" 2. Se escribe la operacin, cuando se hace referencia a un campo este debe ir entre corchetes [ ].

"Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad] Si slo se va a operar con un campo, se puede seleccionar el campo de la lista de campos y al aadir un smbolo de operacin: /*-+ el programa aadir el corchete al campo y pondr un nombre al nuevo campo. El nombre ser Expr, Expr1, etc.
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16/12/12

Consultas: Consultas con asistentes


Asistente para consultas sencillas:
El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una tabla o consulta, o en varias tablas o consultas. Asistente para consultas de referencias cruzadas: Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos basndose en los valores de cada fila y columna. Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de informacin: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior.
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Consultas: Consultas con asistentes

Asistente para consultas de buscar duplicados:


Con este asistente se puede determinar si existen registros duplicados en una tabla o determinar qu registros de una tabla comparten el mismo valor. Por ejemplo, se pueden buscar valores duplicados en un campo de direccin para determinar si existen registros duplicados para el mismo paciente. Tambin se pueden buscar valores duplicados en un campo de poblacin para todos los pacientes de una misma ciudad. Puede ser una herramienta til si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos. Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. Por ejemplo, puede buscar pacientes que no hayan realizado ninguna visita. Tambin es til si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos.
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Asistente para buscar registros no coincidentes:


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Consultas: Consultas con parmetros



Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar segn ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parmetros necesitar que stos se indiquen para buscar datos en la tabla. Por ejemplo, para realizar una consulta sobre los nombres de los mdicos que trabajan en un determinado departamento de un hospital, se tendr que hacer una consulta por especialidad utilizando el procedimiento habitual. Si se utiliza una consulta diseada con parmetros se podr decir qu especialidad se busca cada vez que se ejecute una nueva consulta. El proceso es muy parecido al de una consulta normal. Se selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los criterios. En este caso se va a utilizar la tabla de mdicos.

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Consultas: Consultas con parmetros


Despus de crear una consulta normal se selecciona el
men Consulta/Parmetros. Se abrir esta ventana:

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Parmetro: no debe tener el mismo nombre que el


campo.
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Consultas: Consultas con parmetros


Se crean los parmetros deseados, cada parmetro
tiene un nombre y un tipo de datos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe corresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar. En el campo por el que se va a buscar hay que aadir el criterio. En este caso el criterio es el nombre del parmetro entre corchetes:

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Consultas: Consultas con parmetros


Cuando se ejecute la consulta aparecer una ventana
que pide el valor del parmetro.

sobre la que se desea obtener la lista de mdicos que trabajan all. Despus se pulsa Aceptar. 16/12/12 www.urjc.es 341

Dentro del recuadro en blanco se escribe la especialidad

Consultas: Consultas con parmetros


Esta ser la hoja de respuestas dinmica:

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Consultas: Consultas basadas en


ms de una tabla
Se crean de la misma forma que las anteriores, slo
que a la hora de agregar tablas se puede agregar ms de una. De esta manera es posible reflejar las relaciones entre las tablas, y recuperar los registros relacionados de las dos tablas. De cada tabla se seleccionan los campos que se necesitan, arrastrndolos y pegndolos en las celdas de la consulta. Se agregan los criterios que se crean convenientes, de la misma manera que en las consultas basadas en una sola tabla.
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Consultas: Consultas avanzadas



Hasta ahora hemos visto consultas de seleccin, consultas con parmetros y consultas con campos calculados. Para seleccionar otro tipo de consulta ms compleja se debe crear una consulta de seleccin, y despus ir al men consulta/:

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Consultas: Consultas avanzadas


Consulta de creacin de tabla:
Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredar las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen. Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente.

Consulta de actualizacin:

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Consultas: Consultas avanzadas


Consulta de datos anexados:
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera aadir registros a una tabla de otra que ya contenga algunos. Entonces, se podrn agregar datos que estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de Tabla, como pueden ser DBase, Paradox. Consulta de eliminacin: Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla que cumplan determinados criterios.

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 1: Base de datos: Hospital: Vamos a crear una consulta que nos muestre
todos los registros de pacientes de Madrid.

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Continuacin del ejercicio 1: Base de datos:
Hospital: Hay otra forma:

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 2: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los registros de pacientes de Madrid o Toledo. Hay dos formas:

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 3: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los registros de pacientes de Madrid y Toledo. Al ejecutar, no tendra que mostrar ningn registro.

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 4: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los registros de pacientes que sean mujeres de Madrid.

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 5: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los registros de pacientes cuyos apellidos terminen en ez. Vamos a hacerlo de 2 formas, y vais a observar la diferencia entre las dos. Primera forma:

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Continuacin del ejercicio 5: Base de datos: Hospital:
Segunda forma:

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 6: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pacientes que tienen telfono.

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 7: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pacientes que no tienen telfono.

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 8: Base de datos: Empresa:
Vamos a crear una consulta que registros de pedidos cuya fecha 05/02/2007. muestre todos de envo sea los el

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 9: Base de datos: Empresa:
Vamos a crear una registros de clientes Suecia o Blgica. consulta que muestre todos los que provengan de Espaa o

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Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:


Ejercicio 10: Base de datos: Empresa:
Vamos a crear una consulta registros de pedidos cuya fecha fecha actual. que muestre todos los de pedido coincida con la

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Consultas: Ejercicios: Consultas con parmetros:


Ejercicio 11: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pacientes segn el sexo que tengan, y que nos permita decirle si queremos que nos muestre los hombres, o las mujeres. Para ello, creamos una consulta sencilla del siguiente modo:

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Consultas: Ejercicios: Consultas con parmetros:


Continuacin del ejercicio 11: Base de datos: Hospital:
A continuacin vamos al men consulta/parmetros:

Al ejecutar nos pregunta:

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Consultas: Ejercicios: Consultas con parmetros:


Ejercicio 12: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de mdicos segn el departamento al que pertenezcan.

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Consultas: Ejercicios: Consultas con parmetros:


Ejercicio 13: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta registros de pacientes segn provengan, y segn su sexo. que muestre todos los la provincia de la que

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Consultas: Ejercicios: Consultas con parmetros:


Ejercicio 14: Base de datos: Empresa:
Vamos a crear una registros de pedidos, que tengan. consulta que muestre todos los dependiendo de la fecha de envo

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Consultas: Ejercicios: Consultas con parmetros:


Ejercicio 15: Base de datos: Empresa:
Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de clientes segn el pas al que pertenezcan.

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Consultas: Ejercicios: Consultas con campos calculados:


Ejercicio 16: Base de datos: Empresa:
Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de la tabla Detalles de pedido y que a su vez, calcule el importe monetario de cada pedido.

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Consultas: Ejercicios: Consultas con campos calculados:


Ejercicio 17: Base de datos: Empresa:
Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de la tabla Detalles de pedido y que a su vez, calcule el importe monetario de cada pedido, si ste es mayor de 20000 euros.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de actualizacin:


Ejercicio 18: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta de actualizacin que si es ejecutada, suba un 10% el sueldo a los empleados, en este caso, los mdicos del hospital. Para ello, creamos una consulta sencilla, y nos vamos al men consulta/consulta de actualizacin.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de actualizacin:


Continuacin del ejercicio 18: Base de datos: Hospital:
Por ltimo, completamos la consulta del siguiente modo:

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Consultas: Ejercicios: Consultas de actualizacin:


Ejercicio 19: Base de datos: Empresa:
Esta consulta nos permite productos, dependiendo del con parmetros). aumentar el precio de los tipo de producto (consulta

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Consultas: Ejercicios: Consultas de actualizacin:


Ejercicio 20: Base de datos: Empresa:
Esta consulta nos permite aumentar el empleados de la empresa, dependiendo ocupen (consulta con parmetros). sueldo de los del cargo que

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Consultas: Ejercicios: Consultas de actualizacin:


Ejercicio 21: Base de datos: Empresa:
Esta consulta nos permite cambiar el tipo de contrato los empleados de la empresa, que tengan el cargo Dependiente. de de

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Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminacin:


Ejercicio 22: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta de eliminacin que elimine registros de la tabla Mdicos, pero que pregunte el cdigo del mdico que deseamos eliminar de la base de datos. Para ello, creamos una consulta sencilla de la tabla mdicos, y vamos al men consulta/consulta de eliminacin.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminacin:


Continuacin del ejercicio 22: Base de datos: Hospital:
Como vemos, esta consulta es una consulta de eliminacin y de parmetros (Cdigo). A continuacin, completamos la consulta de la siguiente forma:

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Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminacin:


Ejercicio 23: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta de eliminacin para la tabla Clientes. Esta consulta eliminar registros de esta tabla, segn el cdigo de cliente introducido. (Consulta con parmetros).

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Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminacin:


Ejercicio 24: Base de datos: Empresa:
Vamos a crear una consulta de eliminacin para la tabla Clientes. Esta consulta eliminar registros de esta tabla, segn la ciudad que introduzcamos. (Consulta con parmetros).

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Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminacin:


Ejercicio 25: Base de datos: Empresa:
Vamos a crear una consulta de eliminacin para la tabla Productos. Esta consulta eliminar registros de esta tabla, segn lel producto que introduzcamos. (Consulta con parmetros).

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Ejercicio 26: Base de datos: Hospital:
Vamos a crear una consulta de creacin de tabla. La nueva tabla se llamar Coste anual mdicos. Esta tabla contendr, el coste anual que supone cada mdico para al hospital. Para ello, creamos una consulta sencilla para la tabla mdicos, y a continuacin, vamos al men consulta/consulta de creacin de tabla.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Continuacin del ejercicio 26: Base de datos: Hospital:
A continuacin nos pide introducir el nombre de la nueva tabla:

Por ltimo, completamos la consulta del siguiente modo:

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Ejercicio 27: Base de datos: Hospital:
Complicamos el ejercicio anterior introduciendo parmetros. Adems de hacer todo lo que haca la consulta anterior, nos pregunta qu departamento nos interesa.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Ejercicio 28: Base de datos: Hospital:
Esta consulta de creacin de tabla nos crear una tabla llamada Coste total del hospital que contendr, como su propio nombre indica, el coste total del hospital.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Ejercicio 29: Base de datos: Empresa:
Esta consulta de creacin de tabla nos crear una tabla llamada Coste anual por empleado, dependiendo del cargo que ocupe (consulta con parmetros).

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Ejercicio 30: Base de datos: Empresa:
Esta consulta de creacin de tabla nos crear una tabla llamada Coste total, que como su propio nombre indica, nos calcular el coste total que soporta esta empresa.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Ejercicio 31: Base de datos: Msica:
Esta consulta de creacin de tabla nos crear una tabla llamada Coste anual empleados, que nos calcular el coste anual que supone cada empleado para la empresa de msica.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Ejercicio 32: Base de datos: Msica:
Esta consulta de creacin de tabla nos crear una tabla llamada Coste anual de los empleados de limpieza, que nos calcular el coste anual que supone cada empleado de limpieza para la empresa de msica.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Ejercicio 33: Base de datos: Msica:
Esta consulta de creacin de tabla nos crear una tabla llamada Coste anual de empleados dependiendo del puesto de trabajo, que nos calcular el coste anual que supone cada empleado, dependiendo de su cargo, (consulta con parmetros) para la empresa de msica.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de creacin de tabla:


Ejercicio 34: Base de datos: Msica:
Esta consulta de creacin de tabla nos crear una tabla llamada Coste total tienda de discos, que como su propio nombre indica, nos calcular el coste total que soporta esta empresa.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de referencias cruzadas:


Ejercicio 35: Base de datos: Hospital:
Esta consulta de referencias cruzadas nos dar, como resultado, una tabla, en la que el eje X contendr los nombres de los pacientes, y sus apellidos, y el eje Y, contendr las diferentes provincias a las que pueden pertenecer los distintos pacientes.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de referencias cruzadas:


Ejercicio 36: Base de datos: Hospital:
Esta consulta de referencias cruzadas nos dar, como resultado, una tabla, en la que el eje X contendr los cdigos de los mdicos, y el eje Y, contendr los sueldos que reciben.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de referencias cruzadas:


Ejercicio 37: Base de datos: Msica:
Esta consulta de referencias cruzadas nos dar, como resultado, una tabla, en la que el eje X contendr los NIF de los clientes de la tienda de msica, y el eje Y, contendr los cdigos de identificacin de cada producto. Esta consulta nos dir cuantas copias de cada producto compr cada cliente.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de datos anexados:


Ejercicio 38: Base de datos: Hospital:
Esta consulta de datos anexados aadir a la tabla Coste anual mdicos ms filas, que provendrn de la tabla Mdicos nuevos, que vamos a crear a continuacin. La tabla contendr los mismos campos que la tabla mdicos.

Introduciremos 2 nuevos registros:

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Consultas: Ejercicios: Consultas de datos anexados:


Continuacin del ejercicio 38: Base de datos: Hospital:
Ahora crearemos una consulta sencilla para la tabla Mdicos nuevos e iremos al men consulta/consulta de datos anexados.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de datos anexados:


Continuacin del ejercicio 38: Base de datos: Hospital:
A continuacin, completaremos la consulta con la siguiente informacin.

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Consultas: Ejercicios: Consultas de datos anexados:


Ejercicio 39: Base de datos: Hospital:
A continuacin, vamos a crear una consulta que aada los dos registros de la tabla Mdicos nuevos a la tabla Mdicos.

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Informes

Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan informacin, slo son una presentacin grfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentacin grfica est orientada a la impresin de los datos. El diseo puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso. Diferentes formas de crear un informe: Dentro de la ventana de la base de datos se selecciona la pestaa de Informes . Para crear un informe nuevo se hace clic sobre el botn Nuevo. Para modificar el diseo de un informe ya creado se selecciona Diseo. Para ver cmo se imprimir el informe se selecciona Vista Previa.
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Informes
Tras seleccionar Nuevo aparecer la ventana
dnde se indican los diferentes modos de creacin de un informe:

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Informes
1. Vista
Diseo: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes. 2. Asistente para informes: el asistente gua al usuario para la creacin de varios modelos de informes.

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Informes
3. Autoinforme columnas: es una forma automtica de crear un informe en columnas. Slo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a extraerse los datos. Los nombres de los campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. En cada registro vuelven a aparecer los nombres de los campos.

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Informes
4. Autoinforme tabular: esta opcin crea de forma automticamente
un informe. 1. El diseo es en filas y columnas, como en una hoja de clculo. 2. En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos.

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Informes
5. Asistente para grficos: es un asistente que crea informes grficos.
El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el grfico y el tipo de grfico que se quiere.

Con este asistente se seleccionarn campos que se desea que pasen a formar parte de un grfico donde, por ejemplo, se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente.
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Informes
6. Asistente para etiquetas: ayuda a la creacin
de informes tipo etiquetas.
Con este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la eleccin de los campos a incluir en la etiqueta y al diseo de la misma.

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Informes: Asistente para informes



Con este asistente se pueden crear informes genricos con diseos variados. Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe:

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Informes: Asistente para informes


Se pulsa Aceptar.

seleccionan los campos que En esta ventana sewww.urjc.es 16/12/12 402 se quiere que aparezcan en el informe.

Informes: Asistente para informes



Si se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar campos de diferentes tablas. Para seleccionar los campos se utilizan estos botones:

Seleccionar un campo Seleccionar todos los campos Deseleccionar un campo Deseleccionar todos los campos seleccionados

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Informes: Asistente para informes


Una vez ya se han seleccionado los campos
que aparecern en el informe se pulsa Siguiente:

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Informes: Asistente para informes



En esta ventana se especifican los niveles de agrupamiento. Por ejemplo agrupar los registros por la especialidad. Para aadir o quitar un agrupamiento se utilizan las flechas que hay entre los dos recuadros. Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados para el informe. Recuadro derecho: muestra los campos del informe agrupados segn se haya seleccionado. Si no se toca nada los campos aparecern sin agrupacin, tal y como estn en la imagen superior.
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Informes: Asistente para informes


Botones de agrupamiento:
Sita en el nivel superior el campo seleccionado, creando dos grupos en el recuadro derecho. Elimina el grupo creado y vuelve a situar ese campo con los dems. Aumenta la prioridad del grupo seleccionado. Disminuye la prioridad del grupo seleccionado.

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Informes: Asistente para informes


Botones de agrupamiento:

Para agrupar los campos del informe se selecciona el campo especialidad izquierdo y se pulsa . La ventana quedar as: por en especialidad el recuadro

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Informes: Asistente para informes


Una vez determinado el agrupamiento de los
campos se hace clic sobre Siguiente:

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Informes: Asistente para informes



En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que aparecern los registros. Se pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente o descendente. En los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y pulsando la tecla variar , vara el orden a aplicar, ascendente o descendente. Tras haber determinado el orden de los registros se hace clic sobre Siguiente para continuar.

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Informes: Asistente para informes



En esta ventana se selecciona el tipo de distribucin del informe. Seleccionando cada tipo de distribucin la pantalla izquierda mostrar grficamente de qu se trata. Para un informe slo se puede utilizar un tipo de distribucin. Tambin se puede modificar la orientacin de la pgina. Con la opcin "Ajustar el ancho del campo" cabrn todos los campos en una sola lnea del ancho de la pgina, pero es posible que no se vea el contenido completo. Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el tamao de la letra, o bien seleccionando menos campos. Tras pulsar Siguiente aparecer esta ventana para seleccionar un diseo predeterminado de los que presenta el programa.

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Informes: Asistente para informes



Segn se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho el aspecto del recuadro izquierdo variar. Este diseo no tiene por qu ser definitivo, se podr modificar posteriormente. Se selecciona un diseo y se pulsa Siguiente.

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Informes: Asistente para informes



En esta ltima ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y se decide si se quiere ver el aspecto del informe; "Vista previa" o si se quiere modificar el diseo del informe. Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsa Terminar. La creacin del informe ha finalizado. Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se ver ser esto. Para modificarlo se pulsa en el botn de cambio de vista .

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Informes: Asistente para informes



Si se ha seleccionado modificar el diseo del informe la ventana que se abrir ser sta. Para ver cmo va quedando se pulsa el botn cambio de vista .

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Informes: Asistente para informes



Si una vez confeccionado y cerrado el informe se desea hacer algn cambio, se selecciona la pestaa Informes y se pulsa el botn Diseo. Desde Vista Diseo se hacen todos los cambios referentes al aspecto del informe. Se pueden modificar las fuentes de los campo, aadir logotipos, texto. Para cambiar un campo se selecciona el campo haciendo clic sobre l. A continuacin, se busca en la hoja de propiedades la que se quiera modificar. Para ver cmo quedar el informe impreso se utiliza la Vista preliminar.
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Informes: Ejercicios:
Ejercicio 1:
Realizar un informe para los pacientes. Con nivel de agrupamiento: Ninguno Ordenamos por apellidos y ponemos un orden ascendente.

Ejercicio 2:
Realizar un informe para las visitas. Ordenamos por fecha de visita, orden descendente. Con nivel de agrupamiento: Nmero de visita.

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Informes: Asistente para etiquetas



Las etiquetas es un tipo de informe de Access que permite imprimir informacin de una tabla o consulta en forma de etiquetas. La creacin de etiquetas utilizando el asistente resulta muy sencilla. Al igual que con el asistente para informes slo hay que ir completando las pantallas que aparezcan. Para comenzar a crear las etiquetas hay que situarse en la carpeta informes pulsando la pestaa , aparecer la ventana donde se elige el tipo de informe que se va a crear y el modo de crearlo:

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Informes: Asistente para etiquetas



Para crear etiquetas con el asistente se selecciona Asistente para etiquetas. La tabla que se va a utilizar es la de Pacientes. Tras seleccionar el asistente y la tabla se pulsa Aceptar.

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Informes: Asistente para etiquetas



En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, para seleccionar por medida. Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas, inglesa o mtrica, dependiendo de la que est seleccionada en Unidad de medida. Adems del tamao de las etiquetas se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirn las etiquetas es continuo o si son hojas sueltas. Tras seleccionar todo se pulsa Siguiente.

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Informes: Asistente para etiquetas



En esta ventana se selecciona el formato del texto de las etiquetas. El nombre de la fuente, el tamao, si es normal, fina, negrita, etc. y el color de la letra. A continuacin se seleccionarn los campos que aparecern en la etiqueta.

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Informes: Asistente para etiquetas



Se pueden seleccionar todos los campos o slo aquellos que interesen. Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre el campo o bien se utiliza el botn que hay entre los dos recuadros. Los campos aparecern todos en la misma lnea si no se pulsa la tecla intro despus de insertar un campo. En este ejemplo se han seleccionado estos campos, con este orden:

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Informes: Asistente para etiquetas



En la primera lnea se han insertado dos campos. En las siguientes se ha pulsado intro despus de aadir cada campo. El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utiliz cuando se introdujeron los datos u otro distinto.

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Informes: Asistente para etiquetas

En este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los pacientes por el apellido.

En esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que se dar a continuacin, bien www.urjc.es ver la vista previa de las etiquetas,422 o 16/12/12 bien modificar el diseo de las etiquetas en Vista Diseo.

Informes: Ejercicios:

Ejercicio 1: Abrir la base de datos Hospital. Hacer los informes con la opcin autoinforme en columnas, de Pacientes, Mdicos, y Visitas. Ejercicio 2: Abrir la base de datos Empresa. Hacer los informes con la opcin autoinforme en columnas, de Clientes, Empleados, Pedidos, Detalles de Pedido, Compaa de envos y Productos. Ejercicio 3: Abrir la base de datos Msica. Hacer los informes con la opcin autoinforme en columnas, de Clientes, Empleados, Discos, Pedidos, Desglose Pedidos y Tipo Productos.
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Informes: Ejercicios:

Solucin del ejercicio 1: Abrimos la base de datos Hospital. Vamos a hacer el informe para Mdicos. Para ello, hacemos clic en Nuevo/Autoinforme en columnas, y seleccionamos la tabla Mdicos.

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El resultado es el siguiente:

Informes: Ejercicios:

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Informes: Ejercicios:
Ejercicio 4: Abrir la base de datos Hospital.
Hacer un informe con un grfico sobre los salarios de los mdicos. Ejercicio 5: Abrir la base de datos Empresa. Hacer un informe con un grfico sobre el sueldo de los empleados. Ejercicio 6: Abrir la base de datos Msica. Hacer un informe con un grfico sobre el salario de los empleados.
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Informes: Ejercicios:
Solucin del ejercicio 4: Abrimos la base de datos Hospital. Para hacer un informe con un grfico sobre los
salarios de los mdicos, hacemos clic en Nuevo/Asistente para grficos, y seleccionamos la tabla mdicos.

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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos los campos Cdigo del mdico, y Salario.

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Informes: Ejercicios:
En la siguiente ventana se elige el tipo de
grfico que se desea realizar. Nosotros elegimos cualquiera de los dos primeros (de barras).

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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana:

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Informes: Ejercicios:

Aparece la siguiente ventana:

En esta ventana se elige el ttulo del grfico: Grfico Salarios Mdicos. Hacemos clic en Finalizar. 16/12/12 www.urjc.es 431

Informes: Ejercicios:
El resultado es el siguiente:

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Informes: Ejercicios:
Ejercicio 7: Abrir la base de datos Hospital.
Hacer etiquetas para los mdicos. Ejercicio 8: Abrir la base de datos Hospital. Hacer etiquetas para los pacientes. Ejercicio 9: Abrir la base de datos Empresa. Hacer etiquetas para los clientes, los empleados y los productos. Ejercicio 10: Abrir la base de datos Msica. Hacer etiquetas para los clientes y los empleados.
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Informes: Ejercicios:

Solucin del ejercicio 7: Abrimos la base de datos Hospital. Para hacer etiquetas para los mdicos, hacemos clic en Nuevo/Asistente para etiquetas, y seleccionamos la tabla Mdicos.

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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos unidad de medida mtrica, y la primera opcin posible.

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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que se
puede cambiar el tipo de letra, el tamao, el color, etc.

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Informes: Ejercicios:
En la siguiente ventana se eligen los campos.

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Informes: Ejercicios:
En la siguiente ventana se puede elegir el
campo o campos que se deseen para ordenar las etiquetas. Nosotros las ordenamos por Cdigo del Mdico.

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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en al que
escribimos el nombre del informe: Etiquetas Mdicos.

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Hacemos clic en Finalizar. www.urjc.es

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Informes: Ejercicios:
El resultado es el siguiente:

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Informes: Ejercicios:
Ejercicio 11: Abrir la base de datos Hospital.
Hacer un subinforme de la tabla Pacientes dentro del informe de Visitas, previamente realizado, utilizando el campo que tienen e comn (Cdigo del Paciente). Ejercicio 12: Abrir la base de datos Hospital. Hacer un subinforme de Visitas dentro del informe de Mdicos, previamente realizado, utilizando el campo que tienen e comn (Cdigo del Paciente).
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Informes: Ejercicios:

Solucin del ejercicio 11: Abrimos la base de datos Hospital. Para hacer un subinforme de la tabla Pacientes dentro del informe de Visitas, tenemos que abrir el informe Visitas en vista diseo. Una vez hemos abierto el informe, hacemos clic en el botn

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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos la primera opcin Usar tablas y consultas existentes.

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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos la tabla Pacientes y todos los campos de esta tabla.

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Informes: Ejercicios:
Aparece la siguiente ventana en la que
elegimos Definir la ma propia y el campo que tienen las dos tablas en comn, en este caso, Cdigo del Paciente.

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Informes: Ejercicios:
Por ltimo, aparece la siguiente ventana, en la
que se elige el nombre del subinforme: Subinforme Pacientes.

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Informes: Ejercicios:
El resultado es el siguiente:

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Las macros

Una macro es un objeto ms de la base de datos. Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas de forma automtica, en el orden determinado por el usuario. Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe de forma automtica, abrir automticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automticamente una consulta. Las macros se ejecutan a travs de botones de comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario.

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Las macros

Las macros se crean exactamente igual que los dems objetos de Access. Se selecciona la pestaa Macros y se pulsa Nuevo. Se abrir la ventana para definir las macros.

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Las macros

Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que aparece en la celda de Accin:

En la columna Accin se indican en cada fila las diferentes acciones a ejecutar en secuencia. En la columna Comentario se puede escribir una explicacin de lo 16/12/12 www.urjc.es 450 que realiza esa accin.

Las macros

En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una accin, aparecen los Argumentos de Accin. Dependiendo de la accin seleccionada tendr ms o menos argumentos. Cada accin tiene un nmero de argumentos con valores distintos. Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del objeto sobre el que acte.

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Las macros: Argumentos de accin



Nombre del Informe/Formulario/Tabla: objeto de la base de datos sobre el que recae la accin. Al hacer clic en el campo aparecer una flecha en la zona derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya en la base de datos (si la Accin es Abrir Informe). Vista: indica la vista en la que se activar el objeto seleccionado. Variar segn el objeto del que se trate, un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas.

Formulario

Informe

Tabla

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Las macros: Argumentos de accin

Nombre del filtro: Con el filtro se utilizan criterios de seleccin, de esa forma slo se obtendrn determinados datos por sus caractersticas. Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condicin de que coincida en nmero de campos con el objeto que se desee abrir. Condicin WHERE: Es una clusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar determinados registros de una tabla o consulta. Si se seleccionan nombre de filtro y la condicin WHERE entonces se ejecutar sobre el resultado de aplicar el filtro. Un ejemplo de la condicin WHERE:

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Las macros: Argumentos de accin

Para redactar la condicin se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrir el generador de expresiones:

Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que corresponda. 16/12/12 www.urjc.es 454 Luego se selecciona el campo y despus la condicin que debe

Las macros: Argumentos de accin



Modo de datos:
En esta opcin se indica la forma en la que se va a trabajar sobre los datos que se muestren. Permitir agregar nuevos registros a la tabla en la que est basado el formulario, el informe o la consulta. Permite agregar nuevos registros y modificar los existentes. No permite realizar ningn cambio en los registros ni aadir ninguno, slo consultar los registros existentes. Esta opcin es el modo en el que se trabajar el objeto seleccionado. Los posibles modos son normal, oculta, icono, dilogo. El modo normal muestra el objeto segn las propiedades normales.
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Agregar:

Modificar:

Slo lectura: Modo de la ventana:


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Las macros: Guardar una macro



Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos de accin de cada accin, se guarda la macro pulsando el botn guardar . Aparecer la siguiente ventana en la que se debe adjudicar un nombre a la macro creada:

Si no se pulsara el botn guardar y se cerrara la ventana de la macro Access preguntar si se desea almacenar la macro o no:
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Las macros: Ejecutar una macro



Desde la ventana de la base de datos, seleccionando la pestaa macros, aparecern todas las macros creadas. Se selecciona la macro que se desee ejecutar. Se pulsa el botn Ejecutar. Automticamente se ejecutar la macro correspondiente. Si an se est en la ventana de la macro se puede ejecutar seleccionando el botn ejecutar o el men Macro/Ejecutar. Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarn de una sola vez. Si se desea observar primero cada uno de los pasos de la macro se selecciona el botn paso a paso y despus se pulsa el botn ejecutar .
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Las macros: Ejecutar una macro

Aparecer cada accin en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso de que tenga algn error.

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Las macros: Ejecutar una macro



Paso a paso: pulsando este botn se ejecuta la accin que se muestre en ese momento en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente accin. Detener: para detener la macro.
Se cerrar la ventana de Paso a paso y se cancelar la macro.

Continuar: contina ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a paso antes de realizar cada accin. Para modificar una macro: se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base de datos.
Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botn Diseo. Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente.
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Las macros: Ejercicios:


1. Crear una macro que abra todos los formularios de la 2. 3. 4. 5.
base de datos Hospital, en vista diseo. Crear una macro que abra todos los informes de la base de datos Hospital, en vista preliminar. Crear una macro que abra todas las tablas de la base de datos Hospital, en vista hoja de datos. Crear una macro que visualice (en vista preliminar) e imprima el informe Etiquetas Pacientes. Crear una macro que abra el formulario Pacientes, en vista formulario, y con una condicin WHERE: que nos ponga slo los pacientes que sean hombres.

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Las macros: Ejercicios:

Solucin del ejercicio 5:

Tambin podramos escribir:

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En este caso, al ejecutar la macro nos pide el sexo de los

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Las macros: Ejercicios:


Ejercicio 6: Crear una macro en la base de datos
Empresa, que abra el formulario Clientes, segn el pas. Solucin:

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Las macros: Ejercicios:


Ejercicio 7: Crear una macro en la base de datos
Empresa, que abra el Empleados, segn su cargo. Solucin: formulario

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Mdulos
Los mdulos permiten ampliar las posibilidades
de Access. Con ellos se pueden hacer procedimientos y funciones que no estn ya creados en Access para efectuar distintas operaciones en la base de datos. Los procedimientos y funciones se programan en lenguaje Visual Basic, que escapa al alcance de este manual, por lo que se puede consultar la Ayuda o bien los manuales completos en el caso de querer crear mdulos.
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Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad

Dada la importancia de los datos que se tienen en las tablas, sobre todo en las tablas denominadas maestras (las que contienen la informacin principal a lo largo de todo un proceso de gestin) es interesante adquirir el hbito de realizar asiduamente copias de seguridad de las tablas con una periodicidad prefijada de antemano en el puesto de trabajo. Por ejemplo, todos los mircoles y viernes, se realizar una copia de seguridad de la tabla socios (o clientes, o pedidos, o aquellas para las que requiramos un nivel de seguridad mayor). Si se perdiera la tabla original por la causa que fuera, siempre podramos retomar el proceso a partir de la tabla de seguridad renombrndola de nuevo como la original.
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Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad



Como hacerlo? Posicionndonos sobre la tabla en el panel de tablas, haciendo clic con el botn derecho del ratn, se presenta el men de contexto de la tabla. Elegimos la opcin Copiar. A continuacin, posicionndonos en cualquier lugar vaco del panel de tablas, desde el men de contexto de nuevo, elegimos la opcin de Pegar. Se nos solicita el nombre para la nueva tabla, rplica (sin vinculacin) de la original. Una buena estrategia puede ser asignarla nombres del tipo: "Seguridad socios febrero del 2.007". Al realizar la copia de original el siguiente da asignarle el nuevo nombre que recuerde la fecha en que fue realizada borrando a continuacin la copia de seguridad previa (para que no se nos vayan acumulando).
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Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad

En Access XP, en el centro de control de la base de datos, en el panel izquierdo donde tenemos las solapas de Tablas, Consultas, Formularios, etc. disponemos en la parte inferior de la posibilidad de crear grupos, a modo de carpetas. Nos podramos crear un grupo llamado Seguridad y en l albergar accesos directos a las tablas de seguridad as como accesos directos a ciertas consultas (se vern en otros captulos posteriores) o cualquier objeto que deseemos tener a parte pero organizado.

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Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad

Para crear un grupo nuevo, bastar con llamar

al men de contexto estando con el puntero sealando dentro del apartado Grupos (debajo de un grupo que inicialmente viene llamado Favoritos). Se elige del men de contexto la opcin Nuevo Grupo. Tambin mediante el men de contexto sobre un grupo creado podramos cambiarlo de nombre, eliminarlo, etc.
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Seguridad: Copia de seguridad de la base de


datos

Para realizar una copia de seguridad de la base


de datos completa:

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Seguridad: Copia de seguridad de la base de


datos

Y nos aparece la siguiente ventana:

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Seguridad

Otra opcin muy til de Access es que permite evitar que entren en el diseo de los formularios e informes, creando un MDE desde el men Herramientas/Utilidades de la base de datos/Crear MDE. En el MDE se trabaja igual que en el MDB pero sin tener acceso a diseo. En el MDB t puedes seguir diseando.

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Seguridad
Los archivos *.mde te permiten
crear nuevas tablas y consultas, pero no te dejan modificar los formularios, ni los informes. Slo te deja visualizarlos. Por tanto, no te permiten acceder a la vista diseo de los formularios ni de los informes.
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Seguridad: Introducir contraseas



Podemos introducir dos tipos de contraseas: contraseas para usuarios, y contraseas para la base de datos. Abrimos la base de datos Hospital en modo exclusivo. Vamos a crear una contrasea par la base de datos. Nos vamos al men Herramientas/Seguridad/Establecer contrasea para la base de datos.

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Seguridad: Introducir contraseas

Aparece el siguiente men, en el que escribimos la contrasea que deseemos, en este caso Hospital.

Hacemos clic en Aceptar. Cerramos la base de datos, y la volvemos a abrir, para comprobar que funciona.

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Seguridad: Introducir contraseas



Para eliminar la contrasea de la base de datos, volvemos a abrir la base de datos Hospital en modo exclusivo. Nos pide introducir la contrasea de la base de datos, ya que todava no la hemos eliminado. Vamos al men Herramientas/Seguridad/Anular la contrasea establecida para la base de datos.

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Seguridad: Introducir contraseas

Nos vuelve a pedir la contrasea anterior.

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De esa forma la base de datos a anulado la contrasea, y de hecho si la volvemos a abrir, comprobamos que efectivamente, no nos pide ninguna contrasea. Si lo que queremos es cambiar la contrasea de la base de datos, debemos anular (como acabamos de hacer) la contrasea anterior, y siguiendo el proceso que hemos visto al principio de este apartado crear una nueva contrasea.
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Seguridad: Introducir contraseas



Ahora vamos a ver como podemos crear contraseas para los usuarios. Para ello, abrimos la base de datos Hospital de nuevo, y vamos al men Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo. Aunque para introducir una contrasea en un grupo de trabajo da igual que base de datos abramos, porque esta contrasea se aplicar a todas las bases de datos que tengamos dentro de nuestro ordenador.

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Seguridad: Introducir contraseas

Aparece el siguiente men, en el que sealamos la pestaa Cambiar contrasea de inicio de sesin.

En este caso el usuario para el que introducimos una clave es Administrador, si quisiramos introducir una clave para otro 16/12/12 www.urjc.es 478 usuario, en el primer men cambiaramos el usuario.

Seguridad: Introducir contraseas



Para comprobar que efectivamente funciona, cerramos Access completamente. Volvemos a abrir Access, y concretamente abrimos una base de datos diferente, por ejemplo, Empresa, para comprobar que efectivamente se ha aplicado a todas nuestras bases de datos. Para eliminarla, de nuevo volvemos al men Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo.

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Seguridad: Introducir contraseas

De nuevo aparece el siguiente men, en el que hacemos clic en Borrar contrasea, y posteriormente, en aceptar.

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Si cerramos Access completamente, y volvemos a abrir cualquier www.urjc.es 480 base de datos, vemos como, efectivamente, ya no nos pide

Seguridad: Introducir contraseas



Sin embargo, si lo que queremos es cambiar la clave del usuario hacemos clic en la pestaa cambiar contrasea de inicio de sesin. Escribimos la contrasea anterior access, y en las otras dos casilla, la nueva contrasea. Por ltimo hacemos clic en aceptar.

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Comprimir y restaurar una base de datos



Ahora vamos a aprender a comprimir y restaurar una base de datos. Hay dos formas internas de compactar una base de datos:
Comprobamos lo que ocupaba la base de datos antes de ser comprimida. Abrimos la base de datos Msica, que habis creado vosotros. Para ello, vamos a Herramientas/Utilidades/Compactar y reparar. Comprobamos que se ha reducido el tamao de la base de datos considerablemente.

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Comprimir y reparar una base de datos

Segunda forma:
Adems, en versiones 2000 o superior, tenis la posibilidad de compactar siempre al cerrar la base de datos automticamente. Ir al men: Herramientas/Opciones/Pestaa General/Compactar al cerrar.

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Comprimir y reparar una base de datos

Tambin hay una utilidad externa que te permite compactar y reparar una base de datos. Para ello, ir al link: http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/273956 Una vez ah, hacis clic en Download the JETCOMP.exe package now, para descargar la utilidad. Ejecutis el programa, y os pide que introduzcis el directorio donde queris que se extraigan los archivos del programa. Dentro de los archivos extrados, el archivo ejecutable es el llamado: jetComp.exe
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Importar y vincular tablas

Una operacin muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la informacin introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, Dbase, etc. es la de poder importar convirtiendo de formato a formato Access dicha informacin. Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de datos de Access (de la versin que se est empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox.
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Importar y vincular tablas



Qu diferencias existen entre importar y vincular? Si se importan los datos se crea una copia de la informacin en una tabla nueva de la base de datos. En este caso la tabla o archivo de origen no se modificar. Tras realizar esta operacin de importar, la tabla creada en Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unin entre ambas. La diferencia entre importar y vincular consiste en que al importar datos stos se convierten en una parte integral de la base de datos e independientes de la base de datos donde se originaron. En cambio, cuando vinculamos los datos, stos permanecen en su origen . El procedimiento para vincular es el mismo, solo en vez de "Importar" tenemos que seleccionar "Vincular tablas".
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Importar y vincular tablas


Microsoft Access utiliza iconos diferentes para
representar las tablas que estn guardadas en la base de datos actual y las tablas vinculadas, siendo el de estas ltimas distinto en funcin del tipo de archivo vinculado. Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vnculo con la tabla pero no la tabla externa, mantenindose el archivo original intacto. Se rompe "el cordn umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos.
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16/12/12

Importar y vincular tablas



Cundo importar y cundo vincular? Se importarn los datos cuando stos slo se vayan a utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona ms rpidamente. Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza esta opcin, puede conservar los mtodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estn utilizando en el programa original.
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Importar y vincular tablas



Importar o vincular datos: El proceso para importar datos es muy similar al de vincularlos siendo los pasos a seguir los que se indican a continuacin:
1. 2. Hacer clic sobre el men Archivo y a continuacin sobre la opcin Obtener datos externos. Si se quieren importar los datos hacer clic sobre la opcin Importar y si se quieren vincular sobre Vincular tablas.

La siguiente imagen muestra el aspecto del cuadro de dilogo que se presenta.

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Importar y vincular tablas


3. En la lista desplegable Buscar en seleccionar la carpeta en la cual
se encuentra el archivo que se quiere importar o vincular y en la lista Tipo de archivo (abajo) seleccionar la extensin correspondiente a dicho archivo (desplegando del triangulito de la derecha, aparecen todos los formatos contemplados por Access para importar).
Finalmente seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botn Importar o Vincular.

4. En funcin del tipo de archivo seleccionado se presentar un


Asistente que guiar el proceso de importacin.
En el ejemplo se van a importar los datos contenidos en una hoja de clculo de Excel, en este caso se presenta en primer lugar el siguiente cuadro de dilogo en el cual se deber indicar la hoja del libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera).

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Importar y vincular tablas

5.

Tras seleccionar la hoja y pulsar el botn Siguiente, en el cuadro de dilogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los ttulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rtulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos).
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Importar y vincular tablas

6. Tras pulsar el botn Siguiente seleccionar la opcin En una nueva tabla para que los datos importados se localicen o ubiquen en una tabla nueva (tabla que crea el propio proceso de importacin).

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Importar y vincular tablas

7.

8.

Seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas caractersticas para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no. Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su diseo de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseo como para cualquier tabla existente en la base de datos actual). En el ltimo cuadro de dilogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botn Terminar.
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Importar y vincular tablas


Las tablas importadas presentan el icono tpico
de una tabla de Access mientras que las vinculadas presentan un icono relacionado con el tipo de archivo al cual est vinculada la tabla.

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Importar informacin de otra base de datos



Tambin se pueden importar tablas, consultas, formularios, etc. de otra base de datos que ya est creada. Para ello, hacemos click en Archivo/Obtener datos externos/Importar.

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Importar informacin de otra base de datos

Nos sale el siguiente men:

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Importar informacin de otra base de datos

Elegimos el tipo de objeto que queremos importar, y damos a aceptar.

El resultado es el siguiente:

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Exportar datos a Excel

Abrimos Excel, y vamos externos/Importar datos. al men: Datos/Obtener datos

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Exportar datos a Excel



Elegimos la base de datos Hospital, y aparecer el siguiente men: Vamos a la pestaa Avanzadas, y elegimos la opcin Read/Write, para que nos permita leer los datos, y escribir nuevos.

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Exportar datos a Excel



Aparece el siguiente men, que nos permite elegir la tabla que deseamos importar. Elegimos la tabla Mdicos, y aparece el siguiente men:

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Exportar datos a Excel



Aparece el siguiente men, en el que nos pregunta si queremos que los datos se aadan en la hoja que tenemos abierta o en otra nueva. Elegimos hoja de clculo existente, y hacemos clic en aceptar.

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Exportar datos a Excel


El resultado es el siguiente:

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Imprimir tablas, formularios e informes


Ya sabemos cmo abrir una tabla en el modo
de presentacin hoja de datos. En ese caso pulsaremos el botn imprimir aparecer el aviso que tenis abajo indicndonos que el objeto est siendo enviado al dispositivo de impresin.

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Imprimir tablas, formularios e informes

Si, en cambio, seleccionamos la opcin Imprimir del men Archivo, se mostrar el cuadro de dilogo de control de la impresin de la figura siguiente.

Pulsando aqu el botn aceptar imprimiremos todos los registros de la tabla del mismo modo que si utilizramos el botn que mostramos anteriormente. Para realizar una impresin ms acabada utilizaremos el Informe que, junto con el Formulario, constituyen los dos medios ms apropiados para 16/12/12 www.urjc.es brindar informacin de las bases Access a personas no especializadas 504 en

Imprimir relaciones

Para imprimir las relaciones de una base de datos, abrimos la base de datos Neptuno. Hacemos clic en herramientas/relaciones. Hacemos clic en archivos/imprimir relaciones.

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