INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION TEPEPAN

UNIDAD DE APRENDIZAJE: Auditoria Interna y Gobierno Corporativo

UNIDAD: La Auditoria Operacional y Administrativa Sesin.- 5 Auditoria Operacional

TRABAJO: Auditoria Operacional 1

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Es una revisin y evaluacin parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una
empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la direccin a eliminar las deficiencias por medio de la recomendacin de medidas correctivas. Comprende adems de la financiera, el examen y evaluacin de la planeacin, organizacin, direccin y control interno administrativo; de la eficiencia, eficacia y economa con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y de los resultados de las operaciones programadas para saber si se han logrado o no los objetivos propuestos.

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La auditoria surge en un principio con el objetivo de detectar fraudes al interior de la empresa

El fraude se refiere al acto intencional de la administracin, personal o terceros, que da como resultado una representacin equivocada de la realidad, por ejemplo en la manipulacin, falsificacin o alteracin de registros o documentos y malversacin de los activos.

SERGIO ANTONIO DIAZ DE LOS SANTOS / GRUPO 4CM13 CARRERA : CONTADOR PUBLICO

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Posteriormente se orienta a la evaluacin del cumplimiento que tiene la empresa de las leyes y reglamentos. Evoluciona mas adelante a dar fe de los informa financieros, que reflejan las operaciones comerciales de la empresa.

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La auditoria operacional surge de la necesidad de contar con otro tipo de auditora, que formule y presente una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos

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La definicin del objetivo por parte de la organizacin afectara el enfoque del

auditor.
Estos objetivos pueden ser:

1. Evaluacin del control (controles administrativos)

2. Evaluacin del rendimiento (personal, carga de trabajo, productividad, calidad, costo)

3. Asistencia a la direccin (planificacin, organizacin, direccin y control)

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La auditora operacional involucra los siguientes tres elementos fundamentales:

Debe encausarse hacia los aspectos administrativos de los mtodos y procedimientos que integran un sistema. La auditora debe tener un enfoque constructivo. El auditor o sus colaboradores no deben intervenir en el diseo detallado de los cambios que requiere un sistema o sus procedimientos.

SERGIO ANTONIO DIAZ DE LOS SANTOS / GRUPO 4CM13 CARRERA : CONTADOR PUBLICO

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La Metodologa de la Auditora Operacional

El auditor deber de: Familiarizarse con las operaciones que revisar dentro de la empresa.

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Estudio y Planificacin

Comprensin de la entidad auditada

Seleccin de reas dbiles o criticas

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Analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin.

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Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarn los hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencias.

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Examen detallado de las reas criticas

Comunicacin de resultados

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Identificacin de los principales ciclos de operacin en las entidades y actividades que abarcan

La vida de una empresa es un flujo constante de transacciones o de operaciones que modifican los recursos que constituyen sus finanzas. Surgiendo as los ciclos de operacin constituidos por transacciones de naturaleza semejante que, con el concurso de procedimientos y sistemas, producen informacin accesible y til para tomar decisiones.

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Ciclos de operacin de las entidades :

Financiero o de Tesorera

Comprende los sistemas para el control de las operaciones que se relacionan con inversiones en valores y partes sociales de otras entidades

Est integrado por los sistemas para controlar transacciones relacionadas con compras y cuentas por pagar, pago de sueldos, salidas de efectivo en general y conciliaciones de cuentas bancarias Egresos

Produccin o transformacin

Comprende los sistemas que se relacionan con la determinacin de los costos de manufactura, la administracin y valuacin de inventarios, la determinacin del costo de produccin de lo vendido, el control, registro y custodia de las inversiones, incluyendo la depreciacin correspondiente

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Ingresos. Se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancas o servicios, la administracin de la cartera y la recepcin del efectivo y su depsito en cuentas bancarias. Ingresos

Informacin. Se relaciona con el sistema de contabilidad general, el sistema de contabilidad de costos y los procedimientos para estructurar la informacin que contienen los estados financieros. Informacin

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Etapas de la auditoria operacional

Levantamiento de Informacin

Preparacin de papeles de trabajo

Verificacin de sistemas en vigor

Diagnostico o informa

seguimiento

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Levantamiento de la Informacin

El auditor debe obtener informacin detallada respecto a las caractersticas del flujo de transacciones en rea funcional sujeta a su examen.

Implica conocer previamente la estructura de la empresa, con el fin de identificar los ciclos de operacin en que se localizan los sistemas, los procedimientos y los mtodos

Esta etapa se caracteriza por el hecho de que el auditor averigua exclusivamente las caractersticas de un sistema mediante indagaciones con todo el personal involucrado, desde el ms alto ejecutivo hasta el ltimo de los ayudantes.

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El levantamiento de informacin de basar en las siguientes tcnicas:

Entrevistas

Observaciones de campo

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Preparacin de papeles de trabajo

Etapa, en la que el auditor prepara los papeles de trabajo que contienen los detalles relativos a los mtodos y procedimientos vigentes en el rea sujeta a examen.

Depende de manera sustancial del profesionalismo con que el auditor actu durante las entrevistas y las observaciones de campo. Slo es posible preparar cdulas de auditora si se posee toda la informacin referente al sistema revisado.

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Opciones respecto al tipo de papeles de trabajo para estructurar la informacin

1. Cdulas descriptivas

2. Grficas de flujo

3. Una combinacin de ambas

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La elaboracin de las cdulas de auditora en cualquiera de las tres opciones sealadas, debe llevarse a cabo de acuerdo con las consideraciones que se mencionan a continuacin:

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Deben ser planeadas mental y materialmente en forma adecuada.

Deben ser autosuficientes.

Deben ser claras y legibles.

Deben formularse con un alto grado de precisin y profesionalismo.

Se muestran a terceros slo mediante autorizacin de la direccin de la empresa, ya que son confidenciales.

Son propiedad del auditor por lo que l es el responsable de su custodia.

Son el enlace ente los informes de sugerencias y los sistemas de la empresa que han sido motivo de estudio y evaluacin.

Manifiestan la calidad del trabajo y la eficiencia desarrollada por el auditor.

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Verificacin de sistemas en vigor

El propsito fundamental es verificar los procedimientos y los mtodos cuyas caractersticas han quedado reflejadas en los papeles de trabajo. Es importante estar conscientes de que los sistemas que le han descrito los ejecutivos y el personal de la empresa, pueden ser planes o propsitos y no hechos y actividades efectivas. Para verificar los sistemas que se describen en los papeles de trabajo el auditor se sirve de programas de auditora que estn constituidos por procedimientos de revisin cuya estructura debe considerar las caractersticas de las operaciones en las reas sujetas a estudio.

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Evaluacin: La evaluacin de sistemas en la auditora operacional se basa en el conocimiento de los estndares universales de control a los cuales deben estar referidos los mtodos y procedimientos vigentes dentro del rea sujeta a examen.

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Diagnostico o Informe

El informe es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir que de la solucin a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia a la productividad.

Para que la auditora operacional sea til a la empresa, el informe debe ser gil y orientado hacia la accin.

El envo del informe a los destinatarios constituye el ltimo evento de la etapa de la auditora operacional y debe llevarse a cabo una vez que la firma del dictamen haya concluido.

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Contenido del Informe

Sntesis Introduccin Antecedente Objetivo Alcance rea auditada Comisin encargada Naturaleza de la empresa Observaciones Conclusiones Recomendaciones

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Estructura del Informe

No existe una estructura modelo en la redaccin del Informe ya que es muy difcil opinar uniformemente sobre una gran variedad de actividades administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final; en consecuencia en este tipo de examen administrativo, el auditor slo emite opiniones, considerando una serie de factores o caractersticas propias de la actividad, operacin o rea examinada, adems de los principios administrativos y normatividad existente

Requisitos del informe Claridad y simplicidad Exactitud Concisin Oportunidad Utilidad Tono constructivo Sustentacin adecuada

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Seguimiento

La finalidad principal del seguimiento a la auditora es completar cualquiera de los aspectos que figuren en las recomendaciones sugeridas en el informe y sobre los cuales no se haya hecho algo. El valor del seguimiento puede aquilatarse de varios modos. El primero, es que es importante para trabajadores y supervisores saber que una persona est especficamente autorizada y es responsable de comprobar y urgir que se acte

respecto a las recomendaciones que puedan directa o indirectamente beneficiarles en forma

personal. En segundo lugar, el ejecutivo principal y los jefes de departamento reciben beneficios de que se siga un programa sistemtico de observacin para hacer que se lleven a cabo las recomendaciones del informe, pues si se acta positivamente en cuanto a las mismas, podra aligerarse la funcin de dichos funcionarios.