PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS

INTRODUCCIN
Oportunidad

para reducir costos de oficinas

y tiempo. Siempre existe una mejor manera de realizar una tarea y se establece como procedimiento a seguir. El procedimiento de operacin debe registrarse por escrito. Se informa los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos.

OBJETIVOS
Un

procedimiento aislado no permite conocer la operacin de una unidad administrativa.

Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo

Describir grficamente los flujos de operaciones Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

IMPORTANCIA
Medios

valiosos para la comunicacin, permiten registrar y tramitar la informacin. Describe la secuencia lgica y cronolgica de las distintas operaciones o actividades concatenadas. Seala quien, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse. Uniformar y documentar las acciones Informacin de carcter estable

TIPOS DE MANUALES
Procedimientos

de oficina manuales de operacin. Tambin pueden referirse a:

Tareas

y trabajos individuales Practicas departamentales Practicas generales en un rea determinada de actividad

De

acuerdo aplicacin:
Procedimiento

al

mbito

de

general Procedimiento especifico Un manual de procedimientos es un documento de los cmos

COMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO?

Determinar

lo que se desea lograr:

Cul es el objetivo del organismo al crear el manual de procedimientos? Qu beneficios proporcionar el manual de procedimientos? Qu espero lograr o que mi departamento logre con el manual de procedimientos?

Una vez determinados, hay que ponerlos por escrito.

CONTENIDO
Solo

debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos. No debe estar sobrecargado, la sencillez y la profundidad deben ser lo que caracterice la documentacin. Crece el volumen del manual a medida que aumentan las dimensiones de la empresa. La prctica nos darn los elementos necesarios.

CONTENIDO
1.

ndice 2. Introduccin
Objetivos del manual Alcance Cmo usar el manual Revisiones y recomendaciones

3. 4.

Organigrama
de la estructura Orgnica

Interpretacin

Grficas
Diagrama de flujo

5. Estructura procedimental

Descripcin narrativa

6. Formas
Formas empleadas Instructivo

El empleo en mayor o menor escala de cada uno de los apartados anteriores depende de los procedimientos de que se trate, del lector al que vaya dirigido o de la preferencia o experiencia de los especialistas que lo elaboren.

TCNICA DEL LIBRETO

Primera parte: Mencionar al actor, se debe poner el nombre del puesto; por ejemplo, el Gerente de Ventas, el Encargado de Recursos Humanos, etc. Segunda parte: Asignar un nmero consecutivo de cada actividad. Tercera parte: Describir la actividad que realiza el actor, iniciando siempre con un verbo de accin, indicando con mayor precisin la actividad, el formato, las consideraciones, la informacin y las referencias que se van a utilizar para asegurar la actividad.

RECOMENDACIONES PARA UN TEXTO EFICAZ

Uso del verbo al inicio de cada paso u operacin. Ejemplo: Revisa documento Redactar en tiempo presente. Ejemplo: Lean forma 22, el empleado de cuentas por cobrar. Suprimir las palabras innecesarias. Una buena redaccin es concisa.

Innecesario:
Adjunto este documento Con el fin de En el caso de que En relacin con Para cumplir las disposiciones

Recomendable:
Adjunto Para Si Sobre De conformidad con

Evita las incorrecciones Incorrecto:

La

encargada de admisiones despus del examen mdico entrevista al paciente

Correcto:
La

encargada de admisiones entrevista al paciente despus del examen medico.

 Evitar

las palabras ostentosas, ejemplo: Dispositivo de insumos de activacin manual para desarrollar la recuperacin de los materiales introducidos por quienes los manejan. Expresarse con claridad

DIAGRAMAS DE FLUJO

Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso:

La planificacin previa a la construccin requiere la definicin clara del objetivo de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de dicho proceso. El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso real en estudio.

Dota de una simbologa y una metodologa comunes para todos los diagramas, por lo que se simplifica la interpretacin de los mismos y se homogeneza la pauta de comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.

DEFINICIN
El Diagrama de Flujo es una representacin grfica de la secuencia de pasos que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinacin de ambos.

EJEMPLO:

SIMBOLOGA:

TIPS PARA DOCUMENTAR:

Por dnde empiezo a documentar?

Yo creo que esta es una de las preguntas ms estresantes Lo ms importante al desarrollar tu sistema documental, es definir qu vas a documentar. El cmo es mucho ms sencillo. Entonces te voy a proponer algunos pasos para ayudarte en este punto:

1. IDENTIFICA LOS PROCESOS DE TU EMPRESA

Antes de comenzar a documentar, es necesario que tengas muy claro cuntos y cules procesos tiene tu empresa. ara identificarlos puedes hacer lo siguiente:
Realiza una lluvia de ideas con el personal clave que te d las actividades generales que se realizan en la empresa Desarrolla un diagrama de afinidad para unir las ideas semejantes, que de manera general sern tus procesos. Haz un mapa de procesos para que identifiques las relaciones que hay entre los procesos

El resultado de este ejercicio te dar el listado de los procesos de tu empresa y la manera en que se relacionan.

2. SELECCIONA LOS PROCESOS QUE VAS A DOCUMENTAR

A partir de la lista que generaste, debes escoger cules procesos te conviene o necesitas documentar. No es necesario que documentes todo, solo lo ms relevante.

Te recomiendo que documentes un proceso si: Es complejo Es rutinario Se requiere que todos lo hagan de la misma manera Existen consecuencias graves si no se lleva a cabo correctamente

Se requiere que lo que produce sea consistente

 Por

otro lado, es mejor no documentar un proceso si:

Es de aplicacin espordica Sus actividades involucran tareas cuya naturaleza cae dentro del conocimiento habitual de alguna profesin. (No tienes que documentar todos los pasos que toma el contador para calcular los impuestos!) Su realizacin no es rutinaria ni se da de la misma manera cada vez (por ejemplo, negociar con clientes)

3. DEFINE CUALES TIPOS DE DOCUMENTOS VAS A

UTILIZAR EN TU SISTEMA DOCUMENTAL

Cada empresa tiene diferentes necesidades, aunque hay documentos que son los ms utilizados de manera general: Procedimientos: estos documentos reflejan las actividades generales que se tienen que llevar a cabo para lograr el objetivo del proceso. Instrucciones de trabajo: este tipo de documento marca las tareas especficas que se requieren para llevar a cabo una actividad dentro de un proceso. Los utilizas cuando el nivel de detalle del procedimiento no es suficiente para clarificar cmo realizar alguna actividad. Instrucciones visuales: estas son una variacin de las instrucciones de trabajo, que utiliza fotografas o ilustraciones para explicar cmo llevar a cabo las tareas. Frecuentemente se utilizan para los operadores de procesos de produccin, o personal con nivel acadmico de primaria o secundaria.

Formatos: estos documentos se utilizan para registrar informacin. Es raro que no se utilicen y hay que cuidarse de no generar demasiados!. Llenarlos consume tiempo y recursos, as que hay que tener slo los necesarios. Polticas: estos son documentos que marcan las reglas del juego, cmo se va a manejar la empresa, pero no dicen cmo (para eso estn los procedimientos).
Entonces, escoge cules son los que necesitas y desarrolla plantillas, para que asegures que siempre tienen los mismos elementos y se ven iguales.

4. SELECCIONA LOS DOCUMENTOS QUE VAS A NECESITAR

DESARROLLAR PARA CADA PROCESO

Cada proceso que documentes requerir de diferentes tipos de documentos.

5. VERIFICA QUE EL NIVEL DE DETALLE SEA EL

ADECUADO

A veces se documentan actividades casi triviales con procedimientos y luego se omiten los procesos importantes. Si seguiste los pasos que te indiqu en este documento, no te deben faltar procesos de documentar, pero es importante que verifiques que les ests dando el nivel de detalle adecuado. Es como aquel juego de Plaza Ssamo en que nos deca que algo no perteneca al grupo de objetos que nos presentaban. Los procesos (y sus subprocesos si son procesos muy amplios) se documentan mediante procedimientos, pero las actividades muy especficas no. Para ellas debes usar algn tipo de instruccin o no documentarlas.

Por ejemplo, si tienes estos procedimientos:

Administracin de presupuesto Contratacin de personal Importacin de bienes Auditora interna de calidad Atencin del conmutad

 Cul

no pertenece??

Si

lo analizas, el nivel de detalle de tus procedimientos y tus instrucciones de trabajo solito te dice si lo ests haciendo bien. Contestar el conmutador, a menos de que tu empresa sea un call center, es una actividad menor que no tiene la relevancia suficiente dentro de la empresa como para requerir un procedimiento. En el mejor de los casos, se le asigna una instruccin de trabajo o no se documenta.

6. DOCUMENTA
Ahora

s, ests listo para comenzar a documentar..... tu empresa sin rollo y con sentido comn.

Organiza