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XXX ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

PRESENTACIN DEL PROYECTO: NORMAS PARA EL REGISTRO, VALUACIN Y PRESENTACIN DE LA INFORMACIN CONTABLE EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS AUTNOMAS DE EDUCACIN SUPERIOR (IPAES) Agosto 20 de 2009

Vinculacin del sistema Contable - Presupuestal

POSTULADOS QUE ESTABLECEN LA VINCULACIN CONTABLEPRESUPUESTARIA Y DE AVANCE DE OBJETIVOS Y METAS.


CONTROL PRESUPUESTARIO y AVANCE DE OBJETIVOS Y METAS El registro presupuestario de la ejecucin del ingreso y el ejercicio del gasto en las diferentes Instituciones Pblicas Autnomas de Educacin Superior, se debe reflejar en la contabilidad, considerando sus efectos patrimoniales y su vinculacin con los objetivos y metas determinados.
Criterios del postulado: A. El Sistema de Contabilidad de las Instituciones Pblicas Autnomas de Educacin Superior debe vincularse con el sistema presupuestal a partir del ejercido, afectando simultneamente por cada operacin las cuentas del Estado de Ingresos Gastos e Inversiones y del Ejercicio Presupuestal, as como su efecto en el Estado de Situacin Patrimonial. B. El sistema de registro contable debe controlar las asignaciones de presupuesto del Gobierno Federal y/o Estatal as como las ampliaciones y reducciones a travs de cuentas de orden.

C. La autorizacin inicial o las ampliaciones y reducciones al presupuesto, cuando se conviertan en compromisos de pago del Gobierno Federal o Estatal se contabilizarn como cualquier otro documento por cobrar, afectando las cuentas de orden establecidas para el control del presupuesto. D. Es necesario contar con un sistema de registro contable que permita vincular las cuentas presupuestarias con las del Estado de Ingresos, Gastos e Inversiones y con las correspondientes al Estado de Situacin Patrimonial, as mismo generar registros a diferentes niveles de agrupacin. E. Todas las operaciones presupuestarias se debern enmarcar en las disposiciones especficas de cada institucin y las Federales y Estatales que les apliquen.

F. Las obligaciones presupuestarias afectarn al presupuesto del ejercicio fiscal en que se devenguen independientemente de la fecha de pago.

G. Con base en las categoras programticas que establezca cada IPAE, se debern establecer objetivos y metas e indicadores de desempeo que servirn de base para evaluaciones al desempeo informacin de transparencia y rendicin de cuentas.

Norma de Informacin Financiera sobre la Vinculacin contable-presupuestal


Introduccin. Las IPAES como entidades autnomas colegiadas, tienen contenida en su legislacin como una de sus obligaciones bsicas, la de informar a sus Consejos Universitarios u rganos Colegiados sobre la utilizacin de los recursos presupuestales autorizados, sobre la situacin financiera que guardan y sobre el cumplimiento de objetivos y metas, por lo que es indispensable mantener un vnculo sistemtico entre el sistema contable y el presupuestal. Por otra parte, al estar insertas en el marco de la transparencia y rendicin de cuentas, las IPAES deben mantener un flujo constante y permanente de informacin hacia la sociedad y a las instancias gubernamentales respecto a la utilizacin de los recursos y la vinculacin de stos con el desempeo institucional.

Vincular los sistemas contable y presupuestal, permite dar seguimiento a las etapas presupuestarias y controlar los efectos patrimoniales, asimismo posibilita emitir informacin financiera y presupuestal y de avance de resultados consistente, concisa, confiable y comparable.

La vinculacin de los sistemas contable y presupuestal debe construirse a partir del ejercicio del presupuesto, generando registros simultneos en ambos sistemas, que afecten directamente las cuentas del Estado de Situacin Patrimonial y de Ingresos Gastos e Inversiones y las presupuestales de comprometido y ejercido pagado. El control del presupuesto asignado, autorizado, ampliaciones y reducciones se manejaran en cuentas de orden, hasta que se conviertan en una cuenta por pagar del Gobierno Federal o Estatal, cuando ya se registrarn en las cuentas del Estado de Situacin Patrimonial y de Ingresos Gastos e Inversiones. Objetivo. Establecer la normatividad para vincular los sistemas contables y presupuestal.

A partir de la afectacin simultnea del ejercicio del presupuesto en el sistema presupuestal y de las cuentas del Estado de Ingresos Gastos e Inversiones en el sistema contable, asimismo normar los criterios para controlar en cuentas de orden el presupuesto asignado, las ampliaciones, reducciones y el presupuesto modificado y vincular los objetivos y metas con el presupuesto ejercido.

mbito de aplicacin 1.-Es aplicables a las entidades de educacin superior pblicas y autnomas (IPAES) Marco Legal 2.-Ley Orgnica de cada IPAE Marco Tcnico 3.-Postulados Bsicos especficos para IPAES Definiciones 4.-Para los efectos de la presente norma se entender como: Presupuesto asignado.- La asignacin original que notifica el Gobierno Federal y/o Estatal a las IPAES Presupuesto Autorizado.- El monto del presupuesto original que enva calenda rizado la autoridad federal y/o estatal a las IPAES.

Ampliaciones Presupuestarias.Aumento de las asignaciones presupuestarias autorizadas que modifican el presupuesto original autorizado durante el ejercicio fiscal, incluyendo las adecuaciones lquidas o compensadas.
Reducciones Presupuestarias.- Disminucin de las asignaciones presupuestarias autorizadas que modifican el presupuesto original autorizado durante el ejercicio fiscal, incluyendo las adecuaciones lquidas o compensadas. Presupuesto Modificado.- Presupuesto al que se le han incorporado las ampliaciones y reducciones autorizadas a una fecha determinada.

Ejercido
Presupuesto Comprometido.- Los compromisos con cargo al presupuesto autorizado, derivados de la celebracin de contratos, convenios pedidos o compromisos documentados que signifiquen una obligacin de pago

Presupuesto Ejercido Pagado - Representa los gastos realizados con cargo al presupuesto, para los cuales ya se hizo entrega de cheque o se realiz transferencia de recursos interbancaria.

Presupuesto Ejercido Pendiente de pago.- Representa los gastos

realizados con cargo al presupuesto, por los cuales se acept factura, contrato u otro documento de cobro a cargo de la IPAE, el cual todava no se ha pagado. Estas operaciones pueden provenir de un presupuesto comprometido. Criterios Normativos. 5.- A efecto de contar con criterios especficos ajustados a las necesidades de las IPAES y alinear sus prcticas contables en lo procedente a las tendencias y propsitos de las nuevas disposiciones en materia de contabilidad gubernamental de nuestro pas, por considerarlas importantes referentes, como para generar informacin financiera y presupuestal homologada en las IPAES, se establecen a continuacin algunos criterios normativos: 6.- Se deber establecer el vnculo contable- presupuestal a partir del ejercido, registrando simultneamente los compromisos y gastos en el sistema presupuestal de acuerdo al detalle de categoras funcionales programticas y de clasificacin del gasto establecida por cada IPAE ; y en el sistema contable en las cuentas del Estado de Situacin Patrimonial y en las del Estado de Ingresos Gastos e Inversiones

7.- Se deber aperturar cuentas de orden para el control del presupuesto


asignado y autorizado por el Gobierno Federal y/o Estatal, as como las ampliaciones y reducciones al mismo. 8.- Las autorizaciones o ampliaciones de presupuesto cuando se conviertan en compromisos de pago del Gobierno Federal o Estatal ,se contabilizarn como cualquier otro documento por cobrar, afectando las cuentas de orden establecidas para el control del asignado presupuestal.

9.- La llave de control del ejercido y de su vinculacin con el sistema contable deber ser a travs de un cdigo programtico; que se conforma por un conjunto de dgitos ordenados en forma sistemtica ; constituye el elemento central para procesar las operaciones que afectan al presupuesto y la cuenta de gastos. El cdigo programtico debe contener informacin como mnimo sobre la funcin, programa, subprograma, entidad o dependencia, subdependencia y partida; e incluir dgitos de verificacin.

10.- En el sistema contable, los gastos de operacin e inversin ya sean comprometidos, por pagar, o pagados, se identificarn en la cuenta de mayor utilizando como referencia el cdigo programtico respectivo a travs del cual se afectar simultneamente el sistema presupuestal. 11.- Cuando se trate de gastos que afectan partidas del presupuesto, que implican la adquisicin de activos se deber realizar el registro simultneo referido en el numeral 6, afectando las partidas de activos fijos y las patrimoniales correspondientes. 12.- Para el registro y control de los bienes patrimoniales capitalizables (mobiliario equipo, e instrumental cientfico y didctico entre otros y los bienes inalienables e imprescriptibles) se debern establecer sistemas de registro detallado de los mismos, que funcionaran como auxiliares de las cuentas de mayor del activo fijo. Es conveniente tener una cuenta de mayor especfica para los bienes inalienables e imprescriptibles. 13.- Los bienes inalienables e imprescriptibles se debern registrar a su valor de adquisicin o adjudicacin de no contarse con ninguno de ellos se deber dar un valor exclusivamente para efectos de control.

14.- Tanto para el control de los bienes capitalizables como para los inalienables e imprescriptibles se deber contar con nmero de inventario y resguardo respectivo, el cual ser la llave de control de los sistemas especficos. Gastos a Reserva de Comprobar 15.- Toda erogacin que cumpla las disposiciones normativas de cada IPAE para ser autorizada como un gasto a reserva de comprobar, que por tanto no cuenta con la documentacin soporte en el momento del pago, se registrar en el sistema contable, afectando las cuentas de gastos y simultneamente en el sistema presupuestal, afectando el ejercido. En cuentas de orden se registrar la obligacin posterior de comprobar y una vez obtenidos los comprobantes se cancelarn exclusivamente las cuentas de orden Criterios Presupuestales 16.- Todas las operaciones presupuestarias se debern enmarcar en las disposiciones especficas de cada institucin y las Federales y Estatales que les apliquen.

17.- El presupuesto de gastos de las IPAES debe integrarse considerando los recursos obtenidos va subsidio federal y/o estatal y los ingresos propios. Incorporacin de los ingresos propios al presupuesto de egresos Ingresos ordinarios 18.-Se entender por ingresos ordinarios, aqullos que obtengan las IPAES por prestacin de servicios esenciales (inscripciones, exmenes, eventos culturales y deportivos etc.), rendimientos financieros y otros, de los cuales exista certeza razonable de su obtencin. Estos ingresos se deben registrar en el sistema presupuestal directamente como asignaciones del presupuesto de egresos y en el sistema contable se registrarn con la misma mecnica del registro devengado de cualquier otro ingreso cuando se conozca.

Ingresos extraordinarios 19.- Son ingresos extraordinarios; los ingresos que generan las IPAES por actividades y servicios que desarrollan, que invariablemente implican una contraprestacin (venta de apuntes, servicios de asesora y desarrollo de proyectos bajo convenio o contrato, con empresas pblicas y privadas, entre otros) y no se tiene certeza razonable del momento en que se generarn. 20.-Estos ingresos se registrarn en el sistema presupuestal con una metodologa especfica: Presentacin en el presupuesto asignado original a) Se incluirn como asignaciones condicionadas a la obtencin de los ingresos extraordinarios, por lo que se presentarn en forma indicativa, en un cdigo programtico con claves especiales que las diferencian de las asignaciones ordinarias y no permiten el ejercicio de los recursos.

Captacin del ingreso b) Cuando se generen y obtengan los ingresos se debern registrar en el sistema contable como crditos diferidos.

Utilizacin de los ingresos


c) Cuando se realice una erogacin, se registrar en el sistema presupuestal como un ejercido de ingresos extraordinarios, separado del ejercido del presupuesto ordinario e identificado en el cdigo programtico al que corresponde el gasto, sin afectar el saldo disponible del presupuesto ordinario. c) En el sistema contable, los ingresos extraordinarios se reconocern como ingreso cuando se realice la erogacin, afectando simultneamente las cuentas de ingresos y la cuenta de gastos. El ejercido del presupuesto ordinario sumado al ejercido de los ingresos coincidir con la cuenta de mayor de gastos.

Adecuacin del Asignado a final del ao. 21.-A final del ao se realizarn los ajustes al presupuesto asignado considerando los movimientos de ms o de menos derivados de la obtencin y ejercicio de los ingresos extraordinarios (definiendo las ampliaciones o reducciones con base en el presupuesto indicativo de ingresos extraordinarios) y se presentar como presupuesto modificado en el Estado del ejercicio del Presupuesto. (eliminando toda la informacin de las asignaciones indicativas).

Informacin que se produce Estado del Ejercicio del Presupuesto 22.-Este informe refleja la situacin del presupuesto de gastos de una IPAE, a una fecha determinada, deber contener la informacin integrada de toda la institucin, emanar directamente del sistema presupuestal y coincidir con la informacin de gastos del sistema contable. Presentacin y Revelacin de la informacin presupuestaria 23.-El Sistema Presupuestal deber tener la estructura informtica que permita obtener informacin analtica con el grado de desagregacin que se requiera (institucional, por dependencia, por funcin, programa, subprograma o partida) con combinaciones de las diversas categoras programticas,

24.-El Estado del ejercicio debe contener como mnimo informacin del presupuesto autorizado, las ampliaciones y reducciones, el presupuesto modificado, el comprometido, el ejercido pagado, el ejercido pendiente de pago (en los casos que se requiera), y el saldo pendiente de ejercer, la desagregacin de la informacin deber como mnimo revelar el importe Institucional por categora programtica y la clasificacin por objeto del gasto correspondiente.

25-El Estado del Ejercicio del Presupuesto debe permitir a los usuarios conocer a una fecha determinada cuanto se autorizo y gasto en cada una las funciones bsicas de Docencia , Investigacin y Difusin de la Cultura, y en las adjetivas de apoyo, as como, su desagregacin por categora programtica, dependencia y objeto del gasto.

Informe de Avance programtico de objetivos y Metas vinculado al ejercicio del presupuesto (Informe Institucional de Desempeo)

26.-Es el informe a travs del cual se dar cuenta de los objetivos y logros alcanzados en relacin a los establecidos en el plan de desarrollo de cada institucin con base en los indicadores de desempeo determinados, vinculndolos con el monto de recursos ejercidos.
Presentacin y Revelacin de la informacin programtica de objetivos y metas y su vinculacin con el ejercicio del presupuesto 27.-La informacin de avance programtico de objetivos y metas deber estar relacionada con los planes de desarrollo institucional de las IPAES 28.-Se debern establecer indicadores que permitan medir el cumplimiento de los objetivos y metas de los programas y que posibiliten la realizacin de evaluaciones al desempeo.

29.-El Informe de avance programtico deber contener la informacin integral de la institucin con base en las categoras programticas establecidas y los indicadores de desempeo de los programas permanentes y de los especficos derivados de los planes de desarrollo institucionales; asimismo el monto de recursos destinados a cada uno de ellos desagregados exclusivamente en gasto corriente y de inversin.

Ejemplos

Vinculacin Contable Presupuestal


El ejercicio del presupuesto, vinculado a la contabilidad respresenta los gastos del ejercicio, y sus inversiones en activos :

Gasto Corriente

100 Remuneraciones personales 200 Servicios 300 Becas, prestaciones y estmulos 400 Artculos y materiales de consumo 700 Erogaciones condicionadas al Ingreso y Programas de colaboracin acadmica 500 Mobiliario y equipo 600 Inmuebles y construcciones

Gasto de Inversin

Vinculacin Contable Presupuestal


REPERCUSIN DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL EN LOS ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTO Informe del Ejercicio Presupuestal
ASIGNACION EJERCICIO DISPONIBILIDAD

Grupos 100 200 300 400 700 500 600

Gastos

Inversiones

Vinculacin Contable Presupuestal


ESTADOS FINANCIEROS Estado Patrimonial

Estado de Ingresos Gastos e Inversiones


INGRESOS GASTOS 100 200 300 400 700

ACTIVO

PATRIMONIO

GRUPOS 500 Y 600

INVERSIONES 500 600

Vinculacin Contable Presupuestal


CONVERSIN CONTABLE DEL CDIGO PROGRAMTICO PRESUPUESTAL
CODIGO 13.02.419.04.512.02

PRESUPUESTO Afecta el Ejercicio del Presupuesto

CONTABILIDAD

Cargos Abonos 511 419 415 111 001 001 Gastos Bancos Presupuestales 125 419 415 Activo 321 419 125 Patrimonio

La Contabilidad Financiera
CUENTAS DEL CATLOGO
CTA SCTA SSCTA INTERPRETACIN

111 1 11

001 001

001 Activo Bancos Institucin Bancaria Cuenta de Cheques No. 426 Activo Aparatos Cientficos Dependencia Universitaria Subdependencia Funcin Presupuestal Grupo de Gasto

001 125 1 25 419 415

419 4 1 5

La Contabilidad Financiera
CTA SCTA SSCTA INTERPRETACIN

511 419 5 11 419

415 Gastos Presupuestales Presupuesto de Egresos Dependencia Universitaria Subdependencia Funcin Presupuestal Grupo de Gasto 125 Patrimonio Patrimonio en otros Bienes Dependencia Universitaria Aparatos Cientficos

4 1 5 321 3 21 419

419 125

FIN DE LA PRESENTACIN,

MUCHAS GRACIAS