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ADMINISTRACIN

INSTITUTO DE CIENCIAS HUMANSTICAS ESPOL

EXAMEN Viernes 3 diciembre 13:30 2.010

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El curso de Administracin

El curso de Administracin es:

Divertido como un juego .disfrtalo. Interesante como la realidad vvelo. Prctico como una experiencia comprtela Importante como para no echarlo a perder con excesiva seriedad.

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Introduccin al curso

Es una presentacin del trabajo o funcines que realiza un administrador o gerente para alcanzar las metas de una empresa. Los administradores manejan relaciones con personas y plazos de tiempos. Los gerentes de una compaa:

Influyen en el desarrollo de productos y servicios nuevos. Apoyan el desarrollo del personal bajo su mando. Enriquecen la relacin entre los empleados y sus jefes Concilian los intereses de la empresa con el entorno social, econmico y poltico.
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GERENTE

Cualquier persona responsable de dirigir y coordinar las actividades que realizan las organizaciones para alcanzar sus objetivos. Trabaja con otras personas y a travs de ellas para cumplir con sus funciones Su trabajo no es de realizaciones y ejecuciones personales, es de ayuda a otros Al gerente se lo llama tambin administrador.
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ADMINISTRACIN

La administracin es el proceso interrelacionado de las funciones de planificacin, organizacin, direccin y control de:
1.

2.

Las labores de los miembros de una organizacin y La aplicacin de los recursos disponibles

Con el fin de alcanzar las metas de una empresa u organizacin

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UNA ORGANIZACIN

Se define como 2 o ms personas que trabajan juntas, de manera estructurada, para alcanzar una meta o serie de metas especficas La organizacin debe poseer:
1. 2. 3.

4.

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5.

Una meta u objetivo Personal o empleados Un plan de accin o estrategia Capacidad para adquirir y asignar recursos productivos y humanos Una estructura organizativa deliberada
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Una organizacin
Objetivos

Recursos
-Fsicos -Humanos

Estructura

Planes

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UNA ORGANIZACIN

Las organizaciones actuales son diferentes a las tradicionales. Las organizaciones actuales muestran estructuras diferentes entre s Lea las diferencias entre las organizaciones tradicionales y las actuales(p17,C1.4)

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META

Objetivo y fin que pretende alcanzar la organizacin

Las organizaciones, con frecuencia, tienen ms de una meta u objetivo.

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Introduccin a la Administracin Desarrollo histrico

Enfoque del siglo XXI Planificacin Organizacin Direccin y liderazgo Control

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Funciones de la Administracin:
1. 2.

3.
4.

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Continuacin:

LA PLANIFICACIN
Pronsticos Toma de decisiones Planificacin estratgica Implantacin de estrategias

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Continuacin:

LA ORGANIZACIN
Diseo y estructura organizacional Poder y distribucin de la autoridad. Administracin de recursos humanos. Administracin del cambio e innovacin organizacional.

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Continuacin:

LA DIRECCIN
Motivacin Liderazgo Equipos y Trabajo en Equipos Comunicacin Negociacin

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Continuacin:

El CONTROL
Control Efectivo Administracin de Operaciones Sistemas de Informacin

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Funciones de un proceso administrativo o gerencial :

1.

Las funciones de un administrador son: Planificacin

1.

Pronstico, estrategia y polticas

2.

Organizacin
1.

Estructura y autoridad
Liderazgo y coordinacin

3.

Administracin y Ejecucin
1.

4.

Control
1.

Medicin, evaluacin y reajustes

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TEXTOS:

Administracin, octava edicin, Stephen Robbins y Mary Coulter; Pearson, 8 Edicin, Printice Hall Texto principal se usar en lecturas y casos desarrollados en clase y en casa Administracin, sexta edicin, James Stoner, Edward Freeman, Daniel Gilbert, 6 Edicin, Pearson Education Administracin, dcima primera edicin, Harold Koontz y Heinz Weihrich, Mc Graw Hill w.w.w.fimcp.espol.edu.ec; profesor ; Informacin mecnica ; Msc. Nelson Cevallos; Administracin de empresas

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ESTABLECER REGLAS DE JUEGO

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REGLAS DE JUEGO

La asistencia a clase es obligatoria y ser controlada por muestreo diario La asistencia incluye haber ledo en el captulo a tratarse: Dilema de un gerente Los gerentes se expresan El caso de fin de captulo Se realizar en clase ejercicios y resolucin de casos del libro, todo lo anterior evaluado en el 10% de la nota. Se tomar lecciones previas a los exmenes de reglamento por un 20% de la calificacin. Se enviar un trabajo de investigacin en equipo que representa 10% de la nota. El examen de reglamento corresponde al 60 % de la calificacin final. En resumen: 10 + 20 + 10 + 60 = 100 % de la nota

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TRABAJO DE INVESTIGACIN :

Se realizar un trabajo de investigacin en equipo por examen de reglamento. El trabajo de investigacin ser presentado en clase durante 1 hora, en la semana previa a cada examen. El trabajo de investigacin es calificado por toda la clase y el profesor en relacin 30/70.
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TRABAJO DE INVESTIGACIN :

Cada equipo debe escoger un tema de su inters, o de entre los mostrados. Los equipos se forman con tres estudiantes por grupo en el orden de la lista de asistencia. El trabajo de investigacin ser respaldado por una presentacin en Power Point, que ser entregada a la clase.
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TEMAS DE GRUPOS DE INVESTIGACIN, Robbins-Coulter

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

12.
13. 14.

HERRAMIENTAS Y TCNICAS DE PLANEACIN COMUNICACIN Y TECNOLOGA DE INFORMACIN GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS MANEJO DEL CAMBIO E INNOVACIN FUNDAMENTOS DEL COMPORTAMIENTO GRUPOS Y EQUIPOS Y TRABAJO EN EQUIPO LA MOTIVACIN DE LOS EMPLEADOS LIDERAZGO FUNDAMENTOS DE CONTROL EFECTIVO ADMINISTRACIN DE OPERACIONES Y C DE V COMUNICACIN Y NEGOCIACIN PODER Y DISTRIBUCIN DE LA AUTORIDAD PRONSTICOS Y PRESUPUESTOS EMPRENDIMIENTO EMPRESARIAL
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TEMAS DE INVESTIGACIN

Los trabajos de investigacin pueden ser iniciados con la lectura de los captulos respectivos de los textos recomendados Y complementados con investigaciones de informacin provenientes de otras fuentes Son resmenes de los artculos y captulos que usted ha leido No copy and paste
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Mdulos de adquisicin de habilidades

Estos mdulos estn contenidos en el texto en pginas 515 a 538 Cada martes debe traer ledo y analizado 2 temas para discutir en clase Los temas los revisaremos en el orden presentado en el libro Comenzaremos por Adquisicin de poder (p515) y Saber escuchar(517)

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ENCUESTA VERBAL

Indique por qu un profesional requiere estudiar Administracin o Gerencia. En el largo plazo, cuando sea un profesional le gustara trabajar en relacin de dependencia o desarrollar su propia empresa. Indique entre 3 y 5 razones o motivos para su seleccin anterior.
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Porque estudiar Administracin

Los conocimientos administrativos son de demanda universal

Son necesarios en organizaciones de todo tipo, tamao y nivel El gerente se hace, se aprende a ser gerente(p19)

Por los beneficios personales que se obtiene de su conocimiento y aplicacin Los desafos que se presentan en su prctica (p19,C1.5)

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Resumen de la introduccin :

En este curso nos dedicaremos al estudio prctico y aplicado de la labor y responsabilidad de un administrador o gerente. Es un requisito traer el libro de Robbins y Coulder, 8va edicin, o copia del mismo a cada clase Es nuestra responsabilidad compartida aprender y disfrutar del curso.
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GRACIAS

FIN

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Desempeo gerencial

La administracin es la actividad principal que marca la diferencia en el cumplimiento de los objetivos de una organizacin. El xito de una organizacin depende en gran medida del desempeo gerencial. El xito de un gerente se mide por el xito de la organizacin. Los gerentes deben ser eficientes y eficaces Eficiencia significa hacer correctamente las cosas. Eficacia significa hacer las cosas correctas o hacer las cosas que se debe hacer.Lea pgina 3 (4)
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Dilema del gerente C1, p3

Equilibrio en la vida En la familia En el trabajo En la condicin fsica Emocional Intelectual Desarrollo y crecimiento personal y de empleados Humano Tcnico Laboral Desarrollo de cultura de trabajo en equipo No temer al riesgo o no castigar el fracaso Tomar riesgos controlados Aprender de los errores
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Eficiencia

Eficiencia significa hacer correctamente las cosas La eficiencia se expresa o mide con una Tasa Eficiencia es la relacin producto/insumo. Ejemplo: mts/ hora- hombre; $/$, etc. Eficiencia es la capacidad de reducir al mnimo el uso de recursos o insumos para alcanzar los objetivos de la organizacin La eficacia en %( ) se calcula como:
% = (Valor del producto/ Valor insumos)* 100

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Eficacia

Eficacia significa elegir las metas y establecer objetivos correctos o acertados Eficacia significa hacer las cosas que son correctas Ejemplo:

a)Carros pequeos y b) P.C. c) Selecciona producir y vender ropa para climas muy fros en invierno en Guayaquil

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Eficiencia vs. Eficacia

Ningn nivel de eficiencia puede compensar la falta de eficacia en la toma de decisiones La eficacia es la clave del xito de una organizacin Antes de hacer algo en forma eficiente, tenemos que asegurarnos que hemos encontrado algo acertado para hacer La eficacia es el resultado de una estrategia integral empresarial acertada

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Definicin de proceso

Definicin de general de proceso:

:Conjunto de la fases o etapas sucesivas de un fenmeno natural o de una operacin artificial

Definicin de procesar:
Someter a un proceso de transformacin fsica, qumica o biolgica Someter datos o materiales a una serie de operaciones programadas

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Etapas o funciones de un Proceso Administrativo o Gerencial :

Las etapas o funciones de un Proceso Administrativo son:

1. 2. 3.

4.

Planificacin Organizacin Direccin (Liderar, mandar, coordinar, motivar e influir) Control

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Los gerentes administran los recursos humanos, monetarios, fsicos y productivos Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas Sistema conjunto de reglas y elementos ordenados y relacionados entre s.
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Planificar

Consiste en establecer con antelacin, para el futuro:

a) b)

c)

Las metas y objetivos La estrategia para conseguir las metas y objetivos Los procedimientos para alcanzarlos y las formas de controlar el avance hacia las metas

Los planes son una gua para:

Obtener y comprometer los recursos necesarios Desempear las actividades y elaborar procedimientos congruentes Poder controlar y medir los avances de las actividades
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Planificar

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Planificar

Planificar crea una imagen o escenario de las circunstancias futuras, dados los recursos disponibles, las experiencias pasadas, etc. Para luego elegir metas para la organizacin, y establecer metas congruentes para cada una de las unidades de la organizacin. Definido lo anterior se desarrollan estndares y programas de trabajo viables para cada unidad administrativa.

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Planificar

La planificacin integral para una organizacin abarca plazos de 3 a 5 aos. La planificacin para las unidades o departamentos abarca plazos de un ao o menos.

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Organizar

Organizar significa estructurar y distribuir:

1. 2. 3.

El trabajo a realizarse La autoridad y el poder Los recursos disponibles

Metas diferentes requieren diferente tipo de estructuras organizacionales. Ej: Diferencia entre productos estandarizados y personalizados Las relaciones entre unidades y la oportunidad de realizacin en el tiempo son fundamentales para las actividades de la organizacin
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Organizar

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Administrar o Dirigir

Dirigir implica mandar, coordinar, influir y motivar a los empleados en el cumplimiento de las actividades. La direccin o administracin abarca las relaciones de los gerentes con cada uno de los trabajadores Los gerentes dirigen tratando de persuadir a los empleados que se unan para seguir los lineamientos de la planificacin y la estrategia de la organizacin. Los gerentes establecen relaciones positivas para ayudar a los empleados a hacer su mejor esfuerzo. Ej: Alabar un buen desempeo, entrenar a los inexpertos, corregir errores
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Dirigir

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Controlar

Controlar es comprobar que las actividades actuales de la empresa:

I. II. III.

Satisfacen las necesidades del cliente Coadyuvan a alcanzar las metas y objetivos Se ajustan a las actividades y procesos planificados

1.

Las acciones de control consisten en :

Establecer con precisin normas, estndares y procedimientos de desempeo Medir los resultados actuales de los procesos Comparar los resultados con las normas y procedimientos vigentes Tomar medidas correctivas de ser necesario
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2. 3.

4.
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Controlar

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Proceso administrativo en la prctica

El proceso administrativo en la prctica es muy complejo y cambiante Para estudiar la administracin se crea un modelo Un modelo es una descripcin simplificada de un proceso, actividad o comportamiento En general, para formular un modelo de un proceso cualquiera se lo :
1. 2.

Descompone en partes o funciones, e Identifica las relaciones bsicas entre las partes

El modelo puede ser descriptivo, fsico o matemtico

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Los gerentes se expresan

(p7)

El negocio es educacin, no venden libros Su trabajo como gerente es:

1. Definir un Plan estratgico en base a Conocer los clientes y mercado Saber nuestra capacidad y activos 2. Elaborar del plan estratgico en base a Nuevos productos Mercadeo adecuado Capacidad irresistible de venta Servicio eficiente 3. Ejecutar el plan estratgico

Desarrollar capacidad de ejecucin Desarrollo de la cultura organizacin

Control juicioso de costos y crecimiento

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4. Medir la calidad y el avance del proceso

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Los gerentes se expresan

(p7)
4. Ejecutar de acuerdo a la calidad y estndares requeridos por la planificacin

Diseo innovador de productos Marketing inteligente Ejecucin de calidad adecuada Controlar los costos Servicio exquisito al cliente

Desarrollar una cultura adecuada Determinar el tono del ambiente empresarial Forma de conducta exigida Pagos y prestaciones justas Dilogo y trato respetuoso Ambiente agradable
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Lectura

Para la prxima clase lea

Del Mdulo de adquisicin de habilidades.

Adquisicin

de poder, p515-516

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Lectura

Para la prxima clase lea

Del Mdulo de adquisicin de habilidades.

Mdulo

Saber escuchar Adquisicin de poder, p517

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Proceso administrativo en la prctica

El proceso administrativo se lo describi con un modelo de 4 funciones: Planificar, organizar, dirigir y controlar. Estas funciones simultneas estn intensamente relacionadas y evolucionan con el tiempo.

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Ej: Se usan estndares para evaluar y controlar las acciones de los empleados, pero esas normas debieron ser planificadas y son un factor para motivar y dirigir al personal. Los ajustes de planes son resultado de la actividad de control. Los ajustes de planes pueden modificar la estructura de la organizacin.
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La administracin es un proceso interactivo*

DIRECCION

CONTROL

ORGANIZACION

PLANIFICACION
* Las 4 actividades son simultneas e interrelacionadas
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Los 14 puntos de Edwards Deming

Edwards Deming es uno de los lderes del movimiento en pro del mejoramiento constante de la calidad. En cada uno de sus 14 puntos identifique cual o cuales de las actividades o funciones administrativas estan implcitas.(P.O.D.C). Para mayor informacin realice una investigacin sobre Edwars Deming en p43 y en el captulo 19, p492 del texto.

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Los 14 puntos de Edwards Deming

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

12.
13. 14.

Mantener constancia a fin de mejorar los productos Adoptar la nueva filosofa de mejoramiento constante Aplicar inspecciones por muestreo durante el proceso Adjudicar negocios no solo con base al menor precio Mejorar constantemente los procesos Modernizar los mtodos de capacitacin de personal Formar lderes Acabar con el miedo al cambio Abatir obstculos entre las reas administrativas Eliminar lemas y exhortos destinados a los trabajadores Eliminar las cuotas numricas de produccin Abatir obstculos que impiden generar orgullo laboral Instituir un programa vigoroso de estudio y capacitacin Tomar medidas para lograr propensin al cambio o innovacin
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Roles gerenciales

La administracin se la ha modelado como 4 funciones generales, que son: P.O.D.C. Los administradores desempean 10 roles o papeles para cumplir con estas 4 funciones Segn Henry Mintzberg, los roles o papeles que desempean los gerentes son de 3 tipos:
1.

Interpersonales, relaciones sociales

1.

Relacionados con la gente, la sociedad y el protocolo Recibe, almacena y difunde informacin, decisiones, estrategias y polticas Toma decisiones, decide estrategias, resuelve discrepancias y negocia acuerdos
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2.

Informativos
1.

3.

De decisin
1.

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10 Roles gerenciales

Segn Henry Mintzberg, los administradores desempean 10 roles o papeles para cumplir con sus funciones. Fig 1.2 . Fig 1.5 Los roles que desempean en ocasiones son:
1. 2. 3. 4.

Smbolo de autoridad Modelo o referente Lder, formador o motivador Intermediario o enlace al interior y exterior de la empresa Vigilante o supervisor Informador o difusor Vocero o comunicador

5. 6. 7.

8. 9. 10. 11.

Emprendedor u oportunista Distribuidor de recursos Manejador o corrector de conflictos o desacuerdos Negociador en nombre dela empresa
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Roles gerenciales

Los administradores para desempear estos roles deben ser muy verstiles y flexibles en cuanto a relaciones humanas y con el entorno. Los administradores deben ser capaces de delegar autoridad y responsabilidad a sus subalternos. Al delegar los gerentes, las funciones de los empleados son ampliadas en nmero de actividades y en nivel de responsabilidades.(p11)

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Niveles de gerentes

Los gerentes pueden trabajar en:

Diferentes niveles de la jerarqua burocrtica Distintos alcance de responsabilidades Diferente rangos de actividades

Por lo anterior, los varios niveles y rangos de administracin demandan diferencias en las capacidades y roles de los gerentes.
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Niveles de gerentes

Los gerentes pueden ubicarse en los niveles:

Gerentes de primera lnea u operativos

Responsables directos del trabajo operativo del personal productivo de bienes o servicios Ej: Supervisores, capataz o jefes de turno, cabo
Existen de varios niveles jerrquicos medios Dirigen a gerentes de nivel inferior Responsable de toda la organizacin Establecen la estrategia de negocio, poltica operativa y relacin con el entorno Ej:Presidente, Vicepresidente y Director Ejecutivo, Gerente de divisin
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Gerentes medios

Alta gerencia, directivos o ejecutivos

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Niveles de gerentes

Los gerentes de primera lnea u operativos pueden llamarse:

Supervisores Jefes

de turno Gerente de distrito Jefes de departamento Jefes de oficina Capataces, etc

Los gerentes de primera lnea u operativos dirigen a los empleados no administrativos

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Niveles administrativos
Director

Gerente Medio

Gerente de lnea Empleado operativo

Pirmide Administrativa (F1.2)

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Gerentes generales y gerentes funcionales

Otra forma de clasificacin, que depende del rango y alcance de las actividades. Las organizaciones con frecuencia se organizan en unidades administrativas de acuerdo a las funciones similares que desempean Las unidades pueden realizar las funciones de:

Mercadotecnia Finanzas Produccin de bienes y servicios Investigacin y Desarrollo, Ingeniera de Procesos Control de personal Prestaciones de asistencia al personal
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Capacidades y habilidades administrativas

Segn Robert L. Kanz, un gerente requiere 3 tipos de habilidades y capacidades bsicas para administrar adecuadamente: 1. Habilidades Tcnicas 2. Habilidades Humansticas y sociales 3. Habilidades Conceptuales o abstractas La habilidad tcnica es la destreza para usar conocimientos, procedimientos y prcticas de un campo especializado y especfico. Ej: Los cirujanos, los ingenieros y contadores tienen todos las capacidades tcnicas especficas en sus respectivos campos de especializacin.
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Niveles y habilidades administrativas

La habilidad humanstica es la destreza para trabajar con otras personas, entenderlas y motivarlas, en forma individual o en grupo. La habilidad conceptual es la habilidad para relacionar ideas y conceptos abstractos, tomar decisiones interrelacionadas

Incluye la pericia para integrar y coordinar todas las actividades, relaciones e intereses de una organizacin. Implica comprender la organizacin como un sistema complejo, relacionar como cada una de las partes dependen de las otras y anticipar como un cambio en alguna de las partes del medio afecta al todo.(P13, Cuadro1.3, Tabla1.1) Fig 1-7
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Las 3 habilidades son esenciales para un buen gerente. La importancia relativa de una habilidad depende del rango o nivel del gerente en la organizacin. La habilidad tcnica es la ms importante en los gerentes de bajo nivel o de primera lnea La habilidad humanstica es importante para los gerentes de todos los niveles, pero primordial para los de nivel medio. La habilidad conceptual es cada vez ms importante a medida que se asciende en la jerarqua de la estructura administrativa
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Habilidades relativas necesarias para un desempeo efectivo. Fig 1-6 Fig 1-6
Para gerentes de diferentes niveles

Alta Gerencia

Conceptual

Gerencia Media Gerencia Primera Lnea

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Humanista

Tcnica

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Las organizaciones y el entorno actual es cambiante, dinmico y complejo. Los gerentes deben estar adaptndose constantemente a las condiciones cambiantes del ambiente. Lo nico permanente es el cambio Los administradores del siglo XXI enfrentan retos concurrentes en este mundo cambiante.(p14,F1.4) (fig 1-8, p12)
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Retos que enfrentan los gerentes

Necesidad de una nueva Visin:

Reconocimiento de circunstancias y oportunidades Enfoque de negocio internacional y global Compartir tecnologa y capacidad(p21 NUMMI) Necesidad de contar con una tica: Se estudia quien sale beneficiado y perjudicado ante cada posible decisin La tica es el aglutinante que une nuestras relaciones y la sociedad en general(p3) Necesidad de responder a la diversidad cultural: Aumento de presencia femenina Presencia de emigrantes de diferente raza

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Recompensas y desafos del gerente (C1.5) (P16)

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Oportunidad de pensar creativamente y con imaginacin Recibir reconocimiento de la organizacin y de la comunidad Ser decisivo en los logros de la organizacin Recibir remuneracin apropiada Trabajar duro y constantemente Mantener un balance personal en su vida Etc
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RESUMEN:

Las organizaciones influyen en nuestra existencia, en nuestro nivel de vida y futuro Las organizaciones y el entorno son cambiantes y complejos El proceso administrativo comprende:

Planificacin, organizacin, direccin y control Relaciones humanas y plazos de tiempo Interpersonales, informativos y de decisin

Los gerente adoptan roles:

Los gerentes de distintos niveles necesitan diferente combinacin de tipos de habilidades

Tcnicas, humansticas y conceptuales

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Estudio de casos:

Para la prxima clase, lea Robbins y Coulter C1 y Responda por escrito :

Las preguntas del Ejercicio de Trabajo en Equipo . Pgina 22 (20) del texto Las preguntas del Reflexiones en torno a la Administracin, Pgina 22 del texto Las preguntas del caso DEHC,S.A. Pgina 23 del texto

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Los cazadores de virus (P20)

El producto nunca esta acabado Es necesario cambiar el producto con suma frecuencia, cada da

Las necesidades y emergencias de los clientes se presentan cada da

Al personal es especial, le gusta:

Resolver problemas y enfrentar retos Enfrentar la incertidumbre, el caos y el riesgo

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Gracias a los que estn despiertos an

Felicitaciones a los que contribuyeron a la clase con su participacin y comentarios

A los otros tambin

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FIN
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