Auditora Administrativa

INTRODUCCIN
En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalizacin impera y en consecuencia donde las empresas estn cada vez ms inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada da ms competitivas.

La administracin es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnstico de la misma, con el propsito de detectar problemas y solucionarlos.

DEFINICINES
La auditora Administrativa es una rama de la Auditora que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administracin de la empresa ya sea en forma total o por reas especficas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones que se juzguen necesarias. Es un examen detallado de la administracin de un organismo realizado por un profesional de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, mtodos y controles, y su forma de operar.

OBJETIVOS
Constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda a su vez que permite detectar en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar las deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre todo, realizar un anlisis causa efecto que concibe en forma congruente los hechos con las ideas.

PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideracin las siguientes premisas: Debe ser objetiva
Debe tener relacin con el presente y el futuro El resultado de la Auditoria debe ser fcil de entender y aplicar.

PARTES DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Evaluacin de la planeacin de la empresa. Evaluacin de contabilidad y finanzas. Evaluacin de la funcin de mercadotecnia. Evaluacin de la funcin de produccin. Evaluacin de la funcin de personal.

El AUDITOR
El Auditor Administrativo es la persona con capacidad tcnica y analtica suficiente para investigar, revisar y evaluar a la empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad profesional.
El trabajo puede desarrollarlo: Un Contador Pblico (especializado en Administracin). Un Administrador de Empresas. Un Ingeniero Industrial. Un Economista. Un profesional especializado en Administracin Pblica. Otros profesionales.

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La investigacin y evaluacin del proceso administrativo puede enfocarse a nivel general de la empresa, a nivel de departamento, o de un puesto especfico.

As pues, habr ocasiones en que corresponde hacer un examen sistemtico de toda la empresa, en otro ser necesario una investigacin profunda sobre algn rea especifica.

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Auditoria Administrativ a
IN T E R N O S

Procesal

Proceso Administrativo

Investiga, revisa y evala En sus aspectos

Analtico

Puestos Tiempos

La empresa

E X T E R N O S

Medio Ambiente

Demanda. Precio. Comunicacin Otros

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ASAMBLEA GENERAL
AUDITORA ADMINSITRATIVA

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE

VENTAS

PRODUCCIN

FINANZAS

PERSONAL

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN PLANEACIN Visin Misin Objetivos Metas Estrategias / tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos DIRECCIN Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin

CONTROL Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad

METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Estudios preliminares Planeacin del Trabajo La Investigacin Anlisis y evaluacin de informacin

Elaboracin del informe

Implementar recomendaciones.

ESTUDIOS PRELIMINARES
ACTIVIDADES PARA

Visita

en la planta. Entrevistas. Definir reas a investigar. Captacin de necesidades. Estadsticas. Observacin de graficas Identificacin de los problemas.

Formarse un criterio sobre el campo de trabajo y tener un concepto general sobre el desarrollo de las operaciones

PLANEACIN DEL TRABAJO.

ACTIVIDADES PARA

Definir el alcance y limitaciones del estudio Conocer los recursos, disponibles y los necesarios tales como: Costos, tiempo, personal, etc. Tipo de informacin requerida.

Prever el trabajo que se va a desarrollar Mtodos de investigacin, hojas de anlisis cuestionarios. Integrar todos los elementos que se necesitan y a la vez definir las guas a seguir para la generacin de las actividades y analizar los controles existentes

INVESTIGACIN
ACTIVIDADES
Descomponer los problemas en sus elementos. Anlisis de documentos legales. Medio ambiente. El proceso administrativo. reas funcionales. Registros Contables. Grficas y diagramas. Aspectos generales y administrativos. Elaboracin de papeles de trabajo: Cuestionarios de evaluacin, encuestas, entrevistas, etc.

PARA

Obtener la informacin necesaria y concreta para efectuar un anlisis y dar las recomendaciones.

ANLISIS Y EVALUACIN DE INFORMACIN.

ACTIVIDADES PARA

Compilacin de hiptesis Obtencin de evidencias. Comparacin de lo que existe con un patrn previsto. Qu falta o qu sobra?

Conocer la eficiencia con que se ha operado en la empresa. Detectar causas que impiden el logro de los objetivos.

ELABORACIN DEL INFORME

ACTIVIDADES PARA

Una vez definida la parte preliminar, su contenido y el uso que va a drsele, se elabora el mismo, teniendo el cuidado de redactarlo adecuadamente y presentarlo oportunamente: Debe contener la apreciacin sobre la empresa y las conclusiones y recomendaciones.

Dar a conocer a los directivos la situacin administrativa actual, discutir sus fallas y dar recomendaciones o proponer medidas correctivas

IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES
ACTIVIDADES PARA

Poner en prctica las medidas de mejoramiento administrativo.

Dar solucin a los diferentes problemas que se presentan

IMPORTANCIA
Cualquier tipo de organizacin, sea pblica o privada, grande, mediana o pequea tiene la necesidad de examinar su situacin, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los ptimos de acuerdo a su realidad. Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.

CONCLUSIONES
La Auditora Administrativa es una tcnica de control preventivo que debe ejercer la direccin de una organizacin, pues mediante su aplicacin se revisan objetivos, polticas, programas de trabajo, estructura orgnica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilizacin de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se determinan objetivamente, posibles anomalas, que limitan el funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operacin. El proceso de la Auditora Administrativa permite apreciar a la organizacin en su conjunto, partiendo de un anlisis sistemtico, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relacin a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crtica por parte de sus integrantes, como va para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno.