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UNIDAD VIII: DOCUMENTACIN DE UN PROYECTO.

8.1 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN DE UN PROYECTO.


La documentacin de proyectos es importante para identificar ms fcilmente los aspectos y caractersticas que forman parte de un proyecto.

Una adecuada documentacin le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrn reconocer ms fcilmente las ventajas y desventajas, caractersticas y funcionalidades, funciones y ventajas, as como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.

La documentacin de un proyecto debe contar con las siguientes caractersticas: 1. Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado:

Gerencial. Tcnico. Usuario.

Los documentos que componen una adecuada documentacin de un proyecto deben ser los siguientes:

Carpeta general o profesional. Carpeta gerencial o resumen ejecutivo. Carpeta tcnica. Plan econmico (factibilidad).

Carpeta Profesional.
Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orgenes sobre las que nace el proyecto, adems que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita. El objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementacin del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan informacin fcilmente en cualquier etapa del proyecto.

Carpeta Tcnica.
Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripcin muy bien detallada sobre las caractersticas fsicas y tcnicas de cada elemento. Por ejemplo: caractersticas de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantas, soporte, proveedores y equipo adicional. Su extensin depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se presenta en forma de fichas tcnicas en donde se describe en cada una las caractersticas de cada recurso.

Carpeta Econmica (Plan o Propuesta).


Este documento contiene informacin relacionada con el aspecto econmico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantacin del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar ms fcilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto. Consta de 2 secciones, una de ellas es el plan econmico del desarrollo del proyecto y la otra es el plan econmico para implementar el proyecto (la ms importante).

8.2. INFORME TCNICO

El responsable tcnico del proyecto tiene la obligacin de presentar al Secretario Tcnico del Fondo, con la periodicidad estipulada en el Convenio de Asignacin de Recursos, los informes tcnicos de cada etapa, en el formato establecido.

EN DOS CUARTILLAS COMO MXIMO SE DEBER PRESENTAR LA SIGUIENTE INFORMACIN. 1) Actividades realizadas durante el periodo reportado. 2) Objetivos y metas que se lograron cumplir de acuerdo al programa inicial del proyecto. 3) El avance relativo al periodo, as como el avance global de cada meta y de los objetivos del proyecto. 4) Avance de los indicadores para seguimiento y evaluacin del proyecto. 5) Las actividades por desarrollarse en el siguiente trimestre (en caso de que no sea el ltimo informe).

8.2.1 PLAN ESTRUCTURADO DEL PROYECTO Objetivos


Disear un plan de empresa para minimizar su riesgo de fracaso.

QU ES UN PLAN DE EMPRESA?
El plan de empresa es como la carta de navegacin del emprendedor, donde se plasma la idea de negocio y se dibujan las posibles rutas que permiten llevar a buen puerto la aventura empresarial.

3. OBJETIVOS DEL PLAN DE EMPRESA


El plan de empresa es una herramienta de indudable utilidad que permite al emprendedor conseguir mltiples objetivos. A continuacin, se describen, diferenciado el uso interno del externo, los principales objetivos que se pueden alcanzar con la elaboracin de documento.

A nivel interno
Cuando el plan de empresa se usa a nivel interno sus propsitos son los siguientes: a. Comprobar la coherencia del proyecto: la realizacin del plan de empresa obliga a los emprendedores a adoptar una postura reflexiva y enlazar la oportunidad que perciben con la realidad. b. Establecer objetivos y planificar su consecucin: en la preparacin de este documento no slo se describen todas las reas del nuevo negocio, sino tambin se aprende a fijar objetivos y planificar la manera de alcanzarlos. Por ello, permite al emprendedor medir sus expectativas y sustentar las metas de alcanzar.

Evaluar el progreso del proyecto empresarial: cuando el nuevo negocio se encuentra en funcionamiento, el plan de empresa servir como herramienta interna para valorar la marcha de la nueva empresa y sus desviaciones sobre e! escenario previsto

A nivel externo
De cara al exterior el plan de empresa constituye nuestra mejor tarjeta de presentacin y resulta til a diversos niveles:

a. Obtener la financiacin necesaria para lanzar el negocio. b. Optar a posibles subvenciones administraciones pblicas. de las

c. Encontrar socios o convencer a estos del mrito del proyecto

LA ELABORACIN DEL PLAN DE EMPRESA


Redactar un proyecto empresarial es una tarea tediosa, pero fascinante. Ciertos aspectos del documento final quedarn mejor si se cuenta con la colaboracin de un experto en esa determinada rea (contabilidad, marketing, recursos humanos, etc.). Pero los elementos principales del proyecto empresarial los tiene que escribir el propio emprendedor.

Recomendaciones para su redaccin


1. Claridad: la informacin y redaccin ofrecida debe ser clara, concisa, veraz y comprobable. 2. Actualidad: el plan deber ser un documento que recoja informacin y datos recientes. Este punto es especialmente relevante en aquellos proyectos de alto contenido tecnolgico, porque un desfase, por pequeo que sea, puede resultar esencial para determinar el xito de la futura empresa.

3. Globalidad: el plan de empresa abarcar todas las reas de la actividad empresarial, con el fin de que el mismo sea completo.

4. Lenguaje comprensible: se debe utilizar un leguaje que sea inteligible para diferentes tipos de lectores (inversores, bancos, proveedores, tcnicos, etc.). Se debe realizar un especial esfuerzo para acercar la terminologa a un lenguaje compresible para todos los colectivos interesados.

Obtener financiacin: Para ello ser necesario recabar toda informacin econmica de la que dispongamos y detallar el beneficio que podr obtener el inversor sobre el capital que haya invertido.
Obtener subvenciones: Si se trata de conseguir subvenciones de entidades pblicas habr que documentarse previamente sobre qu condiciones debe cumplir el proyecto empresarial para acceder a esas ayudas. Por tanto, hay que conseguir toda la informacin posible para verificar si nuestro proyecto puede ser receptor de la subvencin y explicar en el plan de empresa cmo se satisfacen las condiciones que piden.

Recomendaciones para su presentacin


1. Mecanografiar el original, no hay que presentar nunca nada escrito a mano. 2. Usar un tipo de letra legible y separar los prrafos con lneas en blanco 3. Usar papel de calidad aceptable. 4. Incluir una pgina de cubierta con titulo. 5. Numerar las pginas y quiz tambin los puntos de la exposicin. 6. Incluir una pgina de ndice que remita correctamente a las pginas numeradas.

7. Articular el documento de forma que sea fcil de leer. Dividirlo en epgrafes. Trasladar los detalles a los apndices o anexos. 8. Uso de tablas, grficos y figuras para facilitar su comprensin. 9. Incluir diagramas, imgenes o fotografas (por ejemplo, de los productos, instalaciones, procesos, logotipos, etc.). 10. Controlar que la gramtica y la ortografa sean correctas. 11. Controlar la ausencia de errores en los clculos. 12. Fechar el documento para evitar la confusin con versiones anteriores o posteriores.

LA ESTRUCTURA DEL PLAN DE EMPRESA 1. Inicio: el plan debe comenzar definiendo el escenario para nuestra empresa, explicando los antecedentes y cmo se lleg a la idea de negocio. 2. Desarrollo: se debe explicar qu tienen en particular nuestras ideas y en qu consiste la propuesta que realizamos. 3. Desenlace: para terminar hay que decir lo que se necesita para poner en marcha nuestra empresa, sealar los riesgos y explicar qu se piensa hacer para enfrentarlos. Por ltimo, se subrayarn los beneficios esperados.

Estructura del plan de empresa: 1.Resumen general. 2.Descripcin del proyecto empresarial. 3.Descripcin del producto o servicio. 4.Estudio de mercado. 5.Plan de marketing. 6.Produccin y medios tcnicos. 7.Organizacin y Recursos Humanos. 8.Forma Jurdica. 9.Estudio econmico financiero.

RESUMEN GENERAL: El plan de empresa debe empezar con una breve y atractiva presentacin del proyecto que permita captar la atencin de los lectores e invitar a una lectura detenida del resto del documento.

Aspectos que se pueden tratar en el resumen general:


Breve descripcin del mercado donde se pretende penetrar. Los beneficios ofrecidos por el producto o servicio. Las caractersticas peculiares y factores que incrementen la oportunidad de xito. La organizacin del negocio y la capacidad de gestin. El estado que la idea de negocio ha alcanzado hasta ahora. Los requerimientos financieros y los propsitos especficos para los cules ser utilizado el financia miento.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO EMPRESARIAL: La finalidad de esta seccin es exponer con brevedad los datos claves y trazar un panorama general, de manera que luego los lectores entiendan y asimilen los detalles que van a figurar en el cuerpo principal del plan.

Objetivos del proyecto empresarial Describiremos en este apartado los objetivos del proyecto empresarial en s, y ms brevemente los objetivos que tenemos los propios emprendedores para poner en marcha la empresa.
Descripcin de los emprendedores El objetivo de este apartado es describir, uno a uno, los miembros del equipo humano que da lugar al nacimiento de la nueva empresa, destacando lo que cada cual aporta para la consecucin del objetivo planteado.

La idea empresarial Segn Herrero (2002), se trata de explicar de forma breve (los detalles deben reservarse para los siguientes apartados) la actividad que se pretende poner en marcha, as como las caractersticas del producto servicio que ofrecemos, las necesidades que satisfar, las ventajas competitivas en las que nos apoyaremos y los posibles problemas a los que habr que hacer frente.

Definicin de las caractersticas del producto o servicio. Este apartado se centrar en la descripcin precisa del producto o servicio fijndose en: caractersticas del producto, mercado al que va dirigido, qu necesidades cubre, posicionamiento en el mercado, diferencias con los productos de la competencia y precios.
DESCRIPCIN DEL PRODUCTO O SERVICIO:

Posibilidad de modificarlo y as poder introducirlo en otros mercados. Posibilidad de encontrar productos o servicios complementarios que permitan incrementar las ventas. Posibilidad de extender el concepto de producto hacia una familia de productos. Posibilidad de encontrar avances que permitan, mediante su incorporacin, pensar en la segunda o tercera generacin del producto.

Normas que regulan el producto o servicio


En este apartado sealaremos si existe algn derecho sobre el producto o servicio que se pretende fabricar, comercializar o prestar (patentes, marcas, anagramas, etc.). Adems, sealaremos si tenemos que atenernos a normas especiales, sacar determinadas licencias o inscribirnos en registros especficos para desarrollar nuestra actividad empresarial.

Si necesitamos obtener patentes u otras frmulas de proteccin jurdica para nuestro producto o servicio, entonces tambin debemos especificar las gestiones necesarias que se deben realizar.

ESTUDIO DE MERCADO: El estudio de mercado es una de las herramientas bsicas del marketing y, por tanto, muchos autores lo incluyen dentro del plan de marketing. Sin embargo, consideramos que se debe subrayar la importancia de este aspecto para el xito de cualquier proyecto empresarial y, por ello, debe tener su propio captulo.

Segn Almoguera (2003), el estudio del mercado debe cubrir dos objetivos fundamentales: 1. Demostrar la viabilidad del proyecto. 2. Proporcionar la informacin necesaria para demostrar la existencia de un hueco en el mercado para nuestro producto o servicio.

PLAN DE MARKETING: El marketing es la combinacin de actividades dirigidas a satisfacer, con beneficio, las necesidades del consumidor con un producto o servicio y el plan de marketing es el documento por el que se rige (Almoguera, 2003). PRODUCCIN Y MEDIOS TCNICOS: Ya sabemos qu vamos a vender, a quin, cmo y a qu precio. Ahora debemos pensar en el proceso de produccin (si es un producto) o la descripcin tcnica (si es un servicio). Es decir, los medios tanto materiales como humanos que necesitaremos para fabricar el producto o prestar nuestro servicio, cunto se quiere producir y en cunto tiempo debemos hacerlo (Ballesteros, Guillamn, Manzano, Moriano y Palac, 2001).

ORGANIZACIN Y RECURSOS HUMANOS (RR.HH.): Una vez definida la actividad de la empresa, las instalaciones y los medios tcnicos, llega el momento de pensar en la organizacin y los recursos humanos. No debemos olvidar que el factor humano es crtico para el xito en cualquier empresa independientemente de la genialidad de la idea de negocio. FORMA JURDICA: Se describe con detalle quines sern los socios de la empresa y que aportaciones van a realizar. Se debe aclarar qu socios van a trabajar en la empresa y cules sern meros capitalistas.

ESTUDIO ECONMICO FINANCIERO: El estudio econmico financiero se elabora teniendo en cuenta toda la informacin y los datos obtenidos en las anteriores fases del plan de empresa y, como mnimo, su resultado nos indicar los fondos que necesitaremos para llevar a cabo nuestra idea de negocio.

8.2.2 PLAN DE CONTROL DE CALIDAD.


Un Plan de Control de Calidad especifica los controles de calidad que se aplican a cualquier proceso o conjunto de procesos que tengan por finalidad la realizacin de un producto, ya sea ste un servicio o un producto tangible. Los Planes de Control no slo se establecen en la realizacin de productos, tambin se utilizan entre otros mbitos, por ejemplo en la prevencin de riesgos laborales, en situaciones relacionadas con la seguridad territorial, o en la seguridad sanitaria. Los Planes de Control no slo se establecen en la realizacin de productos, tambin se utilizan entre otros mbitos, por ejemplo en la prevencin de riesgos laborales, en situaciones relacionadas con la seguridad territorial, o en la seguridad sanitaria.

8.2.3 OTROS PLANES

PLANES DE EMPRESA:
El objetivo de esta fase del programa EMPRENDEJOVEN es la maduracin de los proyectos propios de los estudiantes, ms de mil, que han asistido a la estancia emprendedora de tres das en los CADE (Centros de Apoyo al Desarrollo Empresarial), mediante la presentacin, a travs de la Web, de los aspectos esenciales de viabilidad de sus proyectos.

8.2.4 MANEJO DE RECURSOS


DEFINICIN DE EMPRESA

Empresa, organizacin econmica que, en las economas industriales, realiza la mayor parte de las actividades. Son organizaciones jerarquizadas, con relaciones jurdicas, y cuya dimensin depende de factores endgenos (capital) y exgenos (economas de escala).
Las empresas son, al menos la mayor parte, sociedades, entidades jurdicas, que realizan actividades econmicas gracias a las aportaciones de capital de personas ajenas a la actividad de la empresa, los accionistas. La empresa sigue existiendo aunque las acciones cambien de propietarios o stos fallezcan.

RECURSOS Para que una empresa lograr sus objetivos es necesario que cuente con una serie de elementos, recursos o insumos que conjugados armnicamente contribuyen a su funcionamiento adecuado, dichos recursos son: 1. Recursos Materiales: Son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para servicios, tales como: a. Instalaciones: edificios, maquinaria, equipo, oficinas, terrenos, instrumentos, etc. (empresa). b. Materia prima: materias auxiliares que forman parte del producto en proceso y productos terminados.

2. Recursos Tcnicos: Son aquellos que sirven como instrumentos auxiliares en la obtencin de los otros recursos, Pueden ser: Sistemas administrativos.
3. Gestin de recursos humanos: Estrategia empresarial que subraya la importancia de la relacin individual frente a las relaciones colectivas entre gestores o directivos y trabajadores. 4.- Derivados financieros: Se derivan de otros; por ejemplo, una opcin (activo derivado) para comprar una accin (activo original) a determinado precio en una determinada fecha futura.

8.3.- INFORME ADMINISTRATIVO


8.3.1 PLAN DE GASTOS / PLAZO.

Establecer un plan de gastos y estar al tanto de lo que gasta son pasos importantes para controlar con xito su futuro financiero. Uno de los primeros pasos que recomienda el programa es aprender a vivir y a ahorrar dentro de sus ingresos. Un plan de gastos es un plan personal que lo/a ayuda a prepararse para gastos inesperados y tambin a ahorrar para el futuro. No es difcil preparar un plan de gastos, pero requiere trabajo.

El primer paso: es identificar los objetivos a corto plazo, los objetivos intermedios y los objetivos a largo plazo.
Los objetivos a corto plazo son los que usted quiere alcanzar dentro de un ao, como por ejemplo, pagar la deuda de la tarjeta de crdito o ahorrar para compras para las fiestas. Los objetivos intermedios son los que se demorarn de uno a cinco aos, como por ejemplo, ahorrar para un automvil. Los objetivos a largo plazo se demorarn ms de cinco aos, como por ejemplo, ahorrar para la jubilacin.

El segundo paso es establecer un orden de prioridades de lo que es ms importante para usted. El tercer paso es anotar sus ingresos para saber cunto tiene disponible para gastar al mes o a la semana. El cuarto paso es calcular sus gastos. Es importante anotar los gastos semanales y mensuales en un grfico o en un cuaderno. Los gastos peridicos tambin se deben anotar, como por ejemplo, las reparaciones del automvil, las cuentas del seguro y las compras de regalos. Su plan debe tener en cuenta los costos mensuales, los costos peridicos y los costos anuales. Los gastos intermitentes, como las reparaciones de la casa o las vacaciones, pueden destruir un plan si no han sido anticipados y calculados como parte de los gastos.

El quinto paso usa toda la informacin que usted reuni en los primeros cuatro pasos para desarrollar el plan de ahorros mensual, en el que usted escribe qu cantidad de sus ingresos gastar para cada categora de gastos y cunto ahorrar.
Finalmente llega la hora de poner en prctica el plan de gastos/ahorros que usted ha desarrollado. No se olvide de pagarse a s mismo/a todos los meses. Ponga algn dinero directamente en la cuenta de ahorros y anote lo que gasta para estar seguro/a de que est cumpliendo con su plan. Acurdese de guardar dinero todos los meses para estar preparado/a en caso de que aparezca algn gasto.

Plan de Gastos "La sesin de alivio de presin resulta en la formulacin de un plan de gastos, el cual pone nuestras necesidades primero, adems de un plan de accin para resolver nuestras deudas y para tomar los primeros pasos hacia la solvencia" Sptima Herramienta de Deudores Annimos.

Qu es un plan de gasto?

El plan de gasto nos da un proyecto detallado para nuestra recuperacin financiera y nos provee las guas necesarias para el gasto en cada rea de nuestra vida. Existe una gran diferencia entre el plan de gasto y un presupuesto.

8.3.2 PLAN DE GESTIN DE RIESGOS


Conjunto coherente y ordenado de estrategias, programas y proyectos, que se formula para orientar las actividades de reduccin de riesgos, los preparativos para la atencin de emergencias y la recuperacin en caso de desastre. Al garantizar condiciones apropiadas de seguridad frente a los diversos riesgos existentes y disminuir las prdidas materiales y consecuencias sociales que se derivan de los desastres, se mejora la calidad de vida de la poblacin.

EL RIESGO PUEDE IDENTIFICARSE, EVALUADO, PLANIFICADO Y CONTROLADO. Plan de Gestin de Riesgos. El riesgo se halla de forma implcita asociado a toda actividad: Todo suceso se ve marcado por las acciones del pasado, Se puede, por tanto, actuar ahora para crear oportunidades en el futuro? o El riesgo acompaa a todo cambio o El riesgo implica eleccin e incertidumbre.

Estrategias reactivas Mtodo: Evaluar las consecuencias del riesgo cuando este ya se ha producido (ya no es un riesgo) Actuar en consecuencia Consecuencias de una estrategia reactiva Apagado de incendios Gabinetes de crisis Se pone el proyecto en peligro

Estrategias proactivas Mtodo: Evaluacin previa y sistemtica de riesgos Evaluacin de consecuencias Plan de evitacin y minimalizacin consecuencias Plan de contingencias Consecuencias Evasin del riesgo Menor tiempo de reaccin Justificacin frente a los superiores

de

Caractersticas Incertidumbre (Probabilidad de que ocurra) Prdidas

Producto Rendimiento Mantenimibilidad Proceso de produccin

Tiempo de desarrollo Coste

Riesgos del proyecto Incremento en costes Desbordamiento organizativo

Riesgos tcnicos Riesgos del negocio De mercado De estrategia De ventas De gestin De presupuesto

Identificacin de riesgos Grupos de riegos Genricos: Son comunes a todos los proyectos Especficos: Implican un conocimiento profundo del proyecto Categoras Relacionados con el tamao del producto Con el impacto en la organizacin Con el tipo de cliente Con la definicin del proceso de produccin Con el entorno de desarrollo Con la tecnologa Con la experiencia y tamao del equipo

Asociados con el tamao del producto


Tamao estimado del proyecto (LOC/PF) Confianza en la estimacin Numero de programas, archivos y transacciones Tamao relativo al resto de proyectos Tamao de la base de datos Nmero de usuarios Nmero de cambios de requerimientos previstos antes y despus de la entrega Cantidad de software reutilizado

Impacto en la organizacin Efecto del producto en la cifra de ventas Visibilidad desde la direccin de la organizacin Fecha lmite de entrega razonable Nmero de clientes que usarn el producto Numero de productos con los que deber interaccionar Sofisticacin del usuario final Cantidad y calidad de la documentacin a entregar al cliente Lmites legales y gubernamentales Costes asociados al retraso en la entrega Costes asociados a errores en el producto

Relacionados con el cliente Hay experiencias anteriores con dicho cliente Tiene una idea clara de lo que precisa Est dispuesto a dedicar tiempo en la especificacin formal de requerimientos Est dispuesto a relacionarse de forma gil con el equipo de desarrollo Est dispuesto a participar en las revisiones Es un usuario experto Dejar trabajar al equipo de desarrollo sin dar consejos de experto informtico Entiende el ciclo de vida de una aplicacin

Riesgos del proceso de produccin Hay una poltica clara de normalizacin y seguimiento de una metodologa Existe una metodologa escrita para el proyecto Se ha utilizado en otros proyectos Estn los gestores y desabolladores formados Conoce todo el mundo los standards Existen plantillas y modelos para todos los documentos resultado del proceso Se aplican revisiones tcnicas de la especificacin de requerimientos diseo y

Riesgos del proceso de produccin (cont.)


Se documentan los resultados de las revisiones tcnicas Hay algn mecanismos para asegurar que un proceso de desarrollo sigue los standards Se realiza gestin de la configuracin Hay mecanismos para controlar los cambios en los requerimientos que tienen impacto en el software Se documenta suficientemente cada subcontrato Se ha habilitado y se siguen mecanismos de seguimiento y evaluacin tcnica de cada subcontrato.

Respecto del proceso de produccin (cont.) Se dispone de tcnicas de especificacin de aplicaciones para facilitar la comunicacin con el cliente. Se usan mtodos especficos para anlisis de software Se utiliza un mtodo especfico para el diseo arquitectnico y de datos Est el 90% del cdigo en lenguajes de alto nivel Hay standards de documentacin de cdigo Se usan mtodos especficos para el diseo de pruebas Se utilizan herramientas para llevar a cabo la planificacin y control

Riesgos del proceso de produccin (cont.) Se utiliza software de gestin de configuraciones para controlar y seguir las actividades a lo largo del proceso Se utilizan herramientas para soportar el anlisis y el diseo Se utilizan herramientas de prototipacin Se utilizan herramientas para soportar la fase de pruebas Se utilizan herramientas para la generacin y mantenimiento de la documentacin Se disponen mtricas de calidad para todos los proyectos de software Se disponen de mtricas de productividad

Riesgos tecnolgicos Se trata de una tecnologa nueva en la organizacin Se requieren nuevos algoritmos o tecnologa de I/O Se debe interactuar con hardware nuevo Se debe interactuar con software que no ha sido probado Se debe interactuar con un B.D. cuya funcionalidad y rendimiento no ha sido probada Es requerido un interface de usuario especializado Se necesitan componentes de programa radicalmente diferentes a los hasta ahora desarrollados

Riesgos tecnolgicos (cont.) Se deben utilizar mtodos nuevos de anlisis, diseo o pruebas Se deben utilizar mtodos de desarrollo no habituales, tales como mtodos formales, Inteligencia Artificial o redes neuronales Se aplican requisitos de rendimiento especialmente estrictos Respecto al entorno de desarrollo Hay herramientas de gestin de proyectos Hay herramientas de gestin del proceso de desarrollo Hay herramientas de anlisis y diseo Hay generadores de cdigo apropiados para la aplicacin Hay herramientas de prueba apropiadas Hay herramientas de gestin de configuracin apropiadas

Componentes del riesgo Se identifican cuatro componentes del riesgo en un proyecto software Rendimiento Coste Mantenibilidad Planificacin Tras identificar los factores de riesgo, es necesario averiguar a qu componentes del riesgo afectan y en qu medida. Despreciable Marginal Crtica Catastrfica

8.4 MANUALES DE UN PROYECTO 8.4.1 MANUAL TCNICO Y DEL USUARIO

La documentacin de proyectos es importante para identificar mas fcilmente los aspectos y caractersticas que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentacin le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrn reconocer ms fcilmente las ventajas y desventajas, caractersticas y funcionalidades, funciones y ventajas, as como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.

La documentacin de un proyecto debe contar con las siguientes caractersticas: Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado: Gerencial. Tcnico. Usuario. Contemplar todos los aspectos del proyecto. Contar con objetivos fcil de detectar. Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto. Identificar ventajas y desventajas (resaltar ventajas). Contar con adecuada estructura.

Los documentos que componen una adecuada documentacin de un proyecto deben ser los siguientes:
Carpeta general o profesional. Carpeta gerencial o resumen ejecutivo. Carpeta tcnica. Plan econmico (factibilidad).

Carpeta Profesional. Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orgenes sobre las que nace el proyecto, adems que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita. El objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementacin del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan informacin fcilmente en cualquier etapa del proyecto.

Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta profesional son: Definicin del problema a resolver (delimitar). Definicin clara de objetivo y metas. reas que involucra. Conocimiento de la organizacin. Planteamiento claro (pasos). Investigacin. Propuestas claras. Carpeta Gerencial o Resumen Ejecutivo. Este documento va dirigido hacia las personas de ms alto nivel de la empresa o hacia aquellas de las que depende la decisin de implementar o no el proyecto. Generalmente se utiliza un lenguaje claro sin tecnicismo, en trminos ejecutivos. Su extensin no debe ser mucha, y debe de recalcar los aspectos ms importantes del proyecto. Generalmente debe contener elementos grficos y resmenes que ayuden a identificar ms fcilmente las ideas propuestas.

Carpeta Tcnica.

Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripcin muy bien detallada sobre las caractersticas fsicas y tcnicas de cada elemento. Por ejemplo: caractersticas de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantas, soporte, proveedores y equipo adicional.

Carpeta Econmica (Plan o Propuesta).

Este documento contiene informacin relacionada con el aspecto econmico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantacin del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar ms fcilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto.

8.4.2 MANUAL ADMINISTRATIVO.


Concepto. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas.

Objetivos de un Manual de Organizacin v Presentar una visin de conjunto de la organizacin v Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa v Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos v Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal v Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo v Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones v Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes.