AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

LA ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

 La organización de un equipo auditor requiere de un

orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes.

 Esta división del trabajo posibilita que los

miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjunción de conocimientos y criterios para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.

ESTRUCTURA
• La formación del equipo tiene que llevarse a cabo

de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoría. • A partir de esto, es necesario que las personas, técnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definición del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la función que desempeñarán en el estudio. • La división del trabajo en relación con las funciones que tienen que cumplir, se lleva a cabo considerando los siguientes puestos:

 Coordinador General.  Asistente o analista de proyecto. .  Líder de proyecto.

así como de su trayectoria y orientación personal. . aunque no es un requisito indispensable. • El potencial de su participación puede ser más significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de ésta clase de esfuerzos en instituciones públicas y privadas. la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional.Características del Coordinador General • Como responsable de la auditoria es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia.

. sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes. El asumir la dirección de una auditoria administrativa conlleva no sólo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan.

traducida en el logro de avances. creatividad y actitud constructiva. coordinación de esfuerzos. el dominio de la técnica. Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión. . respaldo moral y liderazgo. espíritu de lucha.

mesurada. el personal destacado en la auditoria. el líder representa el eslabón clave para que los objetivos. • Su personalidad tiene que conjuntar una personalidad tranquila. .Características del Líder de Proyecto • En su carácter de enlace entre el coordinador general. programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse. analítica y motivadora. la organización y entorno. capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien. negociadora.

tiene la obligación de cumplir con: . ya que. Por su función su trabajo es un tanto cuanto más operativo. aunque tiene la percepción de conjunto del proyecto.

puntos de vista y observaciones. -Las líneas de acción de la coordinación general. -Conciliar enfoques. -Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoria. -Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización. .

-Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan. . -Recabar y resolver observaciones. Aclarar dudas. -Mantener el nivel de desempeño convenido. -Adicionalmente. para que se reafirme en todo momento el espíritu de equipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones óptimas. esta obligado a motivar a los auditores.

interviene en la auditoria. evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicación de la auditoria. es el responsable de atender directamente a todo el personal que.Características del Asistente o Analista de Proyecto • Como personal de primera línea. debe de ser capaz de: . de una u otra manera. además de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos. • Por ésta razón.

. • Ser cordial pero firme en sus decisiones. • Actuar en forma prudente y tranquila.• Acatar instrucciones con precisión. Ordenado con sus papeles de trabajo. • Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a • • • • tiempo. Solidario con sus compañeros de equipo. Ser preciso en sus observaciones. Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias.

de el depende en gran medida el evitar crear falsas expectativas o información que propicie corrientes de opinión controvertidas. . Debido a su posición. que puedan constituirse en factores de dilación u obstáculos para el logro de resultados.

analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización. el equipo cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar.  Las funciones tipo del equipo auditor son: .FUNCIONES GENERALES  Para ordenar e imprimir cohesión a su labor.

objetivos. funciones y sistemas utilizados.  Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos. misión. alcance y metodología para instrumentar una auditoria.  Definir los objetivos. . políticas. Estudiar la normatividad. planes y programas de trabajo.  Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. estrategias.

 Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.  Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación. . en su caso. globalizadoras. sectoriales e instancias normativas y. corporativos.  Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.  Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.

. Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización  Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles  Revisar el flujo de datos y formas.

Evaluar los registros contables e información financiera. Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria. Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances. .• Considerar las variables ambientales y económicas que • • • • • inciden en el funcionamiento de la organización. Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.

• Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación: .CONOCIMIENTOS • Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoría administrativa. ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.

contabilidad. ingeniería industrial. comunicación. ingeniería y arquitectura. • Otras especialidades como actuaría. informática. relaciones internacionales y diseño gráfico. relaciones industriales. ingeniería en sistemas. . administración pública. derecho. matemáticas. pedagogía.Académica • Estudios a nivel técnico. psicología. pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio. licenciatura o posgrado en administración. ciencias políticas.

. obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados.Complementaria  Instrucción en la materia. foros y cursos. seminarios. entre otros.

Empírica • Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura. . y dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina. • Adicionalmente.

 Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa. .

referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter. teórica y/o práctica. .HABILIDADES Y DESTREZAS  En forma complementaria a la formación profesional. el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo.

 La expresión de éstos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular. sin embargo es conveniente que. quien se dé a la tarea de cumplir con el papel de auditor. sea poseedor de las siguientes características: .

 Sentido institucional. . Actitud positiva.  Creatividad.  Objetividad.  Estabilidad emocional.  Saber escuchar.

• Mente analítica. • Consciencia de los valores propios y de su • • • • entorno. Claridad de expresión verbal y escrita. Capacidad de negociación. Imaginación. . Capacidad de observación.• Respeto a las ideas de los demás.

. Iniciativa.  Discreción.  Facilidad para trabajar en grupo.  Comportamiento ético.

. es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes. ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones.EXPERIENCIA • Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las características del equipo.

. Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se tienen que dominar:  ·Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.  ·Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización.

 ·Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza.  ·Conocimiento personal basado en elementos diversos. ·Conocimiento de esfuerzos anteriores  ·Conocimiento de casos prácticos. .

RESPONSABILIDAD PROFESIONAL  El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad.  Para éste efecto. así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría. debe de poner especial cuidado en : . inteligencia y criterio para determinar el alcance.

 Preservar la independencia mental  Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas  Cumplir con las normas o criterios que se le señalen  Capacitarse en forma continua .

por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría. También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios.  Es conveniente señalar. que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos .

corresponden a circunstancias que recaen • • • • • específicamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño.• Los primeros. profesionales. destacando las siguientes: Vínculos personales. financieros u oficiales con la organización que se va a auditar -Interés económico personal en la auditoría -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas -Relación con instituciones que interactúan con la organización -Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiética .

Interferencia con los órganos internos de control Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría Presión injustificada para propiciar errores inducidos .• Los segundos están relacionados con factores que • • • • limitan al auditor a llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva como son: Ingerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la ejecución de la auditoría.

 En éstos casos. el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como: . tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las providencias necesarias.  Finalmente.

• Integridad.Preservar sus valores por encima de las presiones.• Objetividad. • Responsabilidad.. .Observar una conducta profesional. cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente. que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.Mantener una visión independiente de los hechos. evitando formular juicios o caer en omisiones...

.  Compromiso.No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.  Equilibrio. ... Confidencialidad.Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus servicios.

Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos.  Criterio..Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.. ..No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece.  Institucionalidad. Honestidad.

.Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo. conservando su objetividad al margen de preferencias personales.No involucrarse en forma personal en los hechos. .  Imparcialidad. Iniciativa.  Creatividad..Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva..

lealtad. . honestidad. constituye uno de los pilares de las normas de actuación de cualquier organización. respeto por los demás y sentido de responsabilidad. sea cual sea su actividad y entorno. integridad.ETICA  La ética. tales como compromiso. franqueza. comprendida como el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona.

en el transcurso de la vida productiva. a los cuales se tiene acceso durante el período de formación académica y. puede ser definida como los principios morales y normas que orientan el comportamiento en el mundo de los negocios. posteriormente. La ética desde un punto un punto de vista organizacional.  Estos principios y normas forman parte de los códigos de ética que los colegios de profesionales e instituciones preparan. .

 La ética es pues. invariablemente tendrá que avalarlo con una conducta ética. absolutamente todas las acciones de una auditoría deben de sustentarse en ella. ya que todas. Si bien el impacto y credibilidad de su trabajo depende de la precisión y calidad de sus resultados. . un elemento primordial para la auditoria administrativa.

. Es importante anotar. sector o tamaño. de ser considerada como un instrumento vital para evaluar su comportamiento y derivar las acciones procedentes para mejorar su desempeño.  En la medida que la auditoria administrativa ha demostrado sus bondades. que el licenciado en administración es el profesional idóneo para encabezar una auditoria administrativa. ha generado la necesidad en las instituciones de todo tipo.

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