AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

LA ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

 La organización de un equipo auditor requiere de un

orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes.

 Esta división del trabajo posibilita que los

miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjunción de conocimientos y criterios para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.

ESTRUCTURA
• La formación del equipo tiene que llevarse a cabo

de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoría. • A partir de esto, es necesario que las personas, técnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definición del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la función que desempeñarán en el estudio. • La división del trabajo en relación con las funciones que tienen que cumplir, se lleva a cabo considerando los siguientes puestos:

.  Líder de proyecto. Coordinador General.  Asistente o analista de proyecto.

aunque no es un requisito indispensable. así como de su trayectoria y orientación personal. • El potencial de su participación puede ser más significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de ésta clase de esfuerzos en instituciones públicas y privadas.Características del Coordinador General • Como responsable de la auditoria es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia. la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional. .

 El asumir la dirección de una auditoria administrativa conlleva no sólo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan. sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes. .

coordinación de esfuerzos. creatividad y actitud constructiva. respaldo moral y liderazgo. el dominio de la técnica. espíritu de lucha. . traducida en el logro de avances. Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión.

mesurada. el líder representa el eslabón clave para que los objetivos. la organización y entorno. programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse. • Su personalidad tiene que conjuntar una personalidad tranquila. negociadora. capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien. el personal destacado en la auditoria. analítica y motivadora. .Características del Líder de Proyecto • En su carácter de enlace entre el coordinador general.

ya que. aunque tiene la percepción de conjunto del proyecto. Por su función su trabajo es un tanto cuanto más operativo. tiene la obligación de cumplir con: .

-Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización. -Conciliar enfoques. puntos de vista y observaciones. -Las líneas de acción de la coordinación general. . -Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoria.

Aclarar dudas.-Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan. . para que se reafirme en todo momento el espíritu de equipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones óptimas. esta obligado a motivar a los auditores. -Recabar y resolver observaciones. -Mantener el nivel de desempeño convenido. -Adicionalmente.

Características del Asistente o Analista de Proyecto • Como personal de primera línea. de una u otra manera. evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicación de la auditoria. es el responsable de atender directamente a todo el personal que. además de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos. debe de ser capaz de: . • Por ésta razón. interviene en la auditoria.

Ordenado con sus papeles de trabajo. • Ser cordial pero firme en sus decisiones. • Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a • • • • tiempo.• Acatar instrucciones con precisión. Ser preciso en sus observaciones. Solidario con sus compañeros de equipo. • Actuar en forma prudente y tranquila. . Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias.

que puedan constituirse en factores de dilación u obstáculos para el logro de resultados. . Debido a su posición. de el depende en gran medida el evitar crear falsas expectativas o información que propicie corrientes de opinión controvertidas.

FUNCIONES GENERALES  Para ordenar e imprimir cohesión a su labor.  Las funciones tipo del equipo auditor son: . analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización. el equipo cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar.

objetivos. alcance y metodología para instrumentar una auditoria.  Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos. .  Definir los objetivos. funciones y sistemas utilizados. Estudiar la normatividad. misión.  Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. planes y programas de trabajo. estrategias. políticas.

.  Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.  Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. en su caso.  Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación. corporativos. globalizadoras. sectoriales e instancias normativas y. Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.

 Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización  Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles  Revisar el flujo de datos y formas. .

• Considerar las variables ambientales y económicas que • • • • • inciden en el funcionamiento de la organización. . Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances. Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria. Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina. Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. Evaluar los registros contables e información financiera.

• Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación: . ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.CONOCIMIENTOS • Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoría administrativa.

Académica • Estudios a nivel técnico. ciencias políticas. contabilidad. licenciatura o posgrado en administración. informática. relaciones internacionales y diseño gráfico. administración pública. relaciones industriales. ingeniería en sistemas. comunicación. ingeniería y arquitectura. pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio. ingeniería industrial. . • Otras especialidades como actuaría. psicología. matemáticas. pedagogía. derecho.

Complementaria  Instrucción en la materia. seminarios. entre otros. foros y cursos. obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados. .

• Adicionalmente.Empírica • Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico. y dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura. . deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina.

 Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa. .

.HABILIDADES Y DESTREZAS  En forma complementaria a la formación profesional. teórica y/o práctica. el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo. referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.

sin embargo es conveniente que. sea poseedor de las siguientes características: . quien se dé a la tarea de cumplir con el papel de auditor. La expresión de éstos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular.

 Creatividad.  Objetividad.  Saber escuchar. .  Sentido institucional.  Estabilidad emocional. Actitud positiva.

Capacidad de negociación. • Mente analítica. . Claridad de expresión verbal y escrita. • Consciencia de los valores propios y de su • • • • entorno. Imaginación.• Respeto a las ideas de los demás. Capacidad de observación.

 Iniciativa. .  Facilidad para trabajar en grupo.  Comportamiento ético.  Discreción.

. es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes.EXPERIENCIA • Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las características del equipo. ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones.

 ·Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización. . Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se tienen que dominar:  ·Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.

. ·Conocimiento de esfuerzos anteriores  ·Conocimiento de casos prácticos.  ·Conocimiento personal basado en elementos diversos.  ·Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza.

inteligencia y criterio para determinar el alcance. estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría.  Para éste efecto. debe de poner especial cuidado en : . así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.RESPONSABILIDAD PROFESIONAL  El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad.

 Preservar la independencia mental  Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas  Cumplir con las normas o criterios que se le señalen  Capacitarse en forma continua .

 Es conveniente señalar. También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios. que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos . por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría.

corresponden a circunstancias que recaen • • • • • específicamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño. destacando las siguientes: Vínculos personales. financieros u oficiales con la organización que se va a auditar -Interés económico personal en la auditoría -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas -Relación con instituciones que interactúan con la organización -Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiética .• Los primeros. profesionales.

• Los segundos están relacionados con factores que • • • • limitan al auditor a llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva como son: Ingerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la ejecución de la auditoría. Interferencia con los órganos internos de control Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría Presión injustificada para propiciar errores inducidos .

el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como: .  Finalmente. tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las providencias necesarias. En éstos casos.

Preservar sus valores por encima de las presiones. • Integridad.. que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. evitando formular juicios o caer en omisiones.. • Responsabilidad.Mantener una visión independiente de los hechos.Observar una conducta profesional.• Objetividad. . cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente..

Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus servicios....Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.  Compromiso.  Equilibrio. . Confidencialidad.

Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.  Criterio...No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece. Honestidad.. evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo. .  Institucionalidad.Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos.

 Iniciativa. .Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva..  Creatividad.No involucrarse en forma personal en los hechos. conservando su objetividad al margen de preferencias personales...Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.  Imparcialidad.

respeto por los demás y sentido de responsabilidad. lealtad.ETICA  La ética. tales como compromiso. integridad. comprendida como el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona. franqueza. constituye uno de los pilares de las normas de actuación de cualquier organización. honestidad. . sea cual sea su actividad y entorno.

 Estos principios y normas forman parte de los códigos de ética que los colegios de profesionales e instituciones preparan. posteriormente. . a los cuales se tiene acceso durante el período de formación académica y. puede ser definida como los principios morales y normas que orientan el comportamiento en el mundo de los negocios. en el transcurso de la vida productiva. La ética desde un punto un punto de vista organizacional.

Si bien el impacto y credibilidad de su trabajo depende de la precisión y calidad de sus resultados. ya que todas. absolutamente todas las acciones de una auditoría deben de sustentarse en ella. un elemento primordial para la auditoria administrativa. La ética es pues. . invariablemente tendrá que avalarlo con una conducta ética.

que el licenciado en administración es el profesional idóneo para encabezar una auditoria administrativa. ha generado la necesidad en las instituciones de todo tipo. .  En la medida que la auditoria administrativa ha demostrado sus bondades. sector o tamaño. de ser considerada como un instrumento vital para evaluar su comportamiento y derivar las acciones procedentes para mejorar su desempeño. Es importante anotar.

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