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La administracin de proyectos implica primero el proceso de establecer un plan y despus implementarlo para lograr el objetivo del proyecto.

Una vez que el proyecto se inicia, el proceso de administracin del mismo involucra el monitoreo del avance real y compararlo con el avance planeado de manera oportuna y regular, y aplicar una accin correctiva de inmediato, en caso necesario.

Un proyecto es un intento por lograr un objetivo especfico mediante tareas interrelacionadas y uso efectivo de recursos. Los siguientes atributos ayudan a definir un proyecto:

Objetivo definido. Definir en trminos de alcance, programa y costo, se espera que el alcance se logre con calidad y satisfaccin al cliente. Tareas Independientes. Se lleva a cabo a travs de tareas independientes. Recursos. Utiliza recursos como personas, organizaciones, recursos, instalaciones, etc. Marco de tiempo especfico o tiempo limitado. Tiene un tiempo de inicio y final.

Puede ser un intento nico, como: disear y construir una estacin espacial. Cliente. Cuenta con una entidad que proporciona los fondos necesarios para el logro de un proyecto como: persona, organizacin o grupos de personas. Certidumbre. Antes de iniciar el desarrollo de un proyecto se prepara un plan sobre ciertos supuestos y estimados.

Poner en escena una produccin teatral. Desarrollar e inducir un nuevo producto. Planear una boda. Disear y poner en prctica un sistema de computacin Modernizar una fbrica Disear y producir un folleto. Construir un centro comercial.

El proceso de administracin de un proyecto, se refiere a planear el trabajo y despus trabajar el plan. El esfuerzo principal de la administracin de un proyecto, debe estar centrado en establecer un plan centrado en lnea base, que proporcione un plan de ruta para indicar como se logra el alcance de un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. El esfuerzo de planeacin comprende los siguientes pasos:

1.- Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definicin ser aceptada por el cliente y persona u organizacin que realizar el proyecto.

2.-Dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes o paquetes de trabajo. Una estructura de divisin de trabajo (EDT), es un rbol jerrquico de elementos o partidas de trabajo logradas o producidas por el quipo de proyecto durante el proyecto. La estructura de divisin de trabajo identifica a la organizacin o a las personas que tiene la responsabilidad de cada paquete de trabajo, la siguiente figura muestra un ejemplo de una estructura de divisin del trabajo.

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3.-Definir las actividades especficas que son necesarias de realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

4.-Presentar las actividades grficamente bajo la forma de un diagrama de red

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5.-Estimado de tiempo de duracin para cada actividad.

6.-Estimado de costos para cada actividad.

7.-Calcular el programa y presupuesto de un proyecto, para ver si se puede terminar en el tiempo asignado, recursos disponibles y fondos asignados, si no es as, se debe hacer un ajuste al alcance del proyecto, tiempos estimados de actividades, asignacin de recursos hasta que se pueda establecer un plan de lnea base alcanzable, realista ( un mapa de ruta para lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto).

La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con lo planeado sobre una base oportuna y peridica y, si es necesario realizar accin correctiva. El intentar hacer un proyecto sin establecer primero un plan de lnea base es arriesgado.

El beneficio de la administracin de un proyecto es tener un cliente satisfecho. La sensacin de satisfaccin del cliente radica en completar el alcance total del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto. Si eres el gerente de proyecto tambin podr obtener mayores oportunidades de carrera, como miembro del equipo tambin queda la satisfaccin de logro del objetivo.

El ciclo de vida de un proyecto, consta de 4 fases: Identificacin de necesidades Propuesta de solucin Realizacin de proyecto. Conclusin Este captulo se centra en la identificacin de necesidades en la primera fase del ciclo de vida: Identificacin de necesidades y la seleccin de proyectos, desarrollo de una solicitud propuesta, proceso de solicitud de propuestas.

Es el reconocimiento de una necesidad, problema u oportunidad y termina con la emisin de una solicitud de propuesta (SDP). El cliente identifica una necesidad, problema u oportunidad para mejorar la manera de hacer las cosas e identifica un beneficio para iniciar un proyecto que provocar una mejora o ventaja sobre la condicin existente.

Un ejemplo, es que la administracin de una empresa reconoce que el tiempo que tarda en emitir las facturas y cobrar pagos de sus clientes es largo. Los registros de pago no estn actualizados provocan que se enven segundas facturas a los clientes que ya pagaron, molestando a los buenos clientes, a medida que le empresa crece las necesidades tambin. La administracin reconoce varios problemas y oportunidades de mejora, disea una solicitud de propuesta en la que pide a clientes que presente sugerencias para la implementacin de un sistema automatizado de facturacin y cobranza.

El cliente deber definir con claridad el problema o la necesidad, por ejemplo: una empresa piensa que la tasa de desperdicio y defectos de un proceso de manufactura es alta, requiere recabar datos en relacin a la tasa real e impacto en costos y tiempos de ciclo, ser importante cuantificar el problema para determinar si los beneficios esperados de poner en prctica una solucin son mayores que los costos o consecuencias de realizar el proyecto.

Una vez estimada la magnitud de beneficio o mejora, el cliente puede determinar el presupuesto de un proyecto para implementar una mejora. Por ejemplo, si una empresa estima que podra ahorrar $100,000 al ao reducir la tasa de desperdicio de 5 a 1%, podra estar dispuesto a pagar un costo nico de $200 000 por un equipo nuevo de produccin automatizado, alcanzando un punto de equilibrio, incluso despus de 2 aos de operacin. Sin embargo, es posible que la empresa no est dispuesta a gastar $500 000 en una solucin.

Implica la evaluacin de varias necesidades u oportunidades, y despus decidir cul de ellas debe derivar en un proyecto a implementar. Los beneficios y consecuencias, las desventajas y ventajas de cada oportunidad deben considerarse y evaluarse, y pueden ser cualitativos, cuantitativos, tangibles e intangibles.

Implica la evaluacin de varias necesidades u oportunidades, y despus decidir cul de ellas debe derivar en un proyecto a implementar. Los beneficios y consecuencias, las desventajas y ventajas de cada oportunidad deben considerarse y evaluarse, y pueden ser cualitativos, cuantitativos, tangibles e intangibles. Los beneficios cuantitativos podran ser financieros, por ejemplo un aumento de ventas o una reduccin de costos. Tambin puede haber beneficios intangibles asociados con una oportunidad, como la mejora de la imagen pblica de una empresa o fortalecer la moral de los empleados.

Existen consecuencias cuantitativas asociadas con cada oportunidad, como el costo requerido para implementar el proyecto o los problemas para el procesamiento del trabajo mientas el proyecto se est implementando. Algunas consecuencias pueden ser menos tangibles como barreras legales o la reaccin de un grupo de apoyo.

Pasos para la seleccin de un proyecto: a) Desarrolle un conjunto de criterios para evaluar la oportunidad, que incluyen factores cuantitativos y cualitativos. Ejemplo: Si una compaa Farmacutica estudia la oportunidad que implica el desarrollo y la introduccin de varios productos nuevos, podra evaluar cada oportunidad con los criterios:

Alineamiento con las metas de la empresa. Volumen de ventas previsto. Incremento en la participacin de mercado. Creacin de nuevos productos. Precio estimado de ventas al pblico. Inversin requerida. Costo de manufactura estimado por unidad. Desarrollo de tecnologa requerido. Rendimiento sobre la inversin. Impacto en los recursos humanos. Reaccin del pblico. Reaccin de los competidores. Marco de tiempo previsto. Aprobacin regulatoria.

Las oportunidades y necesidades no se parecen entre si, como en el caso de muchos productos nuevos opcionales. Podran ser diferentes y competir por los recursos de la empresa. Una podra ser un techo nuevo en la fbrica, otra implementar un sistema de informacin y una tercera desarrollar un nuevo producto para remplazar a otro que es obsoleto y cuyas ventajas estn declinando con rapidez.

b)Lista los supuestos con los que fundamentar cada oportunidad. Ejemplo: Si una oportunidad es construir una guardera dentro del hospital para los hijos y parientes de edad avanzada de los empleados, una suposicin es que la empresa podra conseguir un prstamo bancario para construir el centro.

c)Rena los datos e informacin sobre cada oportunidad.

Encaminados a tomar una decisin inteligente en lo que se refiere a la seleccin del proyecto, puede ser estimaciones financieras preliminares asociadas con cada oportunidad, como proyecciones de ingresos estimados y costos de implementacin y operacin. Estos costos pueden analizarse utilizando modelos matemticos financieros de modo que puedan incluir metodologas utilizadas para calcular el reembolso simple, flujo de efectivo descontado, valor presente neto, la tasa interna de rendimiento, el rendimiento sobre la inversin o los costos del ciclo de vida asociados con cada oportunidad que se est considerando.

Adems de reunir datos duros, tal vez sea necesario obtener informacin adicional sobre cada oportunidad. Esta podra incluir informacin adicional sobre cada oportunidad, informacin de varios accionistas que se vern afectados por la oportunidad. Los mtodos para reunir esta informacin puede incluir encuestas, grupos de enfoque (focus group), entrevistas o el anlisis de informes disponibles.

Ejemplo: Si las oportunidades que se estn estudiando se relacionan con el lanzamiento al mercado de varios productos para la preparacin de alimentos, tal vez sea conveniente dirigir algunos grupos de enfoque de consumidores para determinar sus necesidades y preferencias.

d) Ejemplo: Si las oportunidades que se estn estudiando se relacionan con el lanzamiento al mercado de varios productos para la preparacin de alimentos, tal vez sea conveniente dirigir algunos grupos de enfoque de consumidores para determinar sus necesidades y preferencias. Evale cada oportunidad segn los criterios. Un vez que se renen todos los datos y la informacin se ha reunido, analizado y resumido para cada oportunidad, debe entregarse a todas las personas responsables de realizar la evolucin. Cada integrante del equipo de evaluacin y seleccin o del comit deber tener una formacin y experiencia diferente que aportar al proceso de toma de decisiones; Marketing conoce preferencias de consumidor. Finanzas sabe los costos y situacin financiera de la empresa. Produccin, comprende que cambios se pueden requerir.

Un mtodo para la evaluacin y seleccin es pedir al comit de seleccin y evaluacin que se rena para desarrollar criterios de evaluacin o bien desarrollar un tipo de sistema de clasificacin (Alto Medio Bajo, de 1 a , de 1 a 10), para calificar cada oportunidad segn su criterio. Proporcionar a los miembros del comit los datos recabados.

Desarrollar un formulario de evaluacin de proyectos que liste los criterios e incluya un espacio para comentarios y casilla de calificacin para cada criterio. En la mayora de los casos la seleccin del proyecto se basa en una evaluacin cuantitativa y lo que cada persona aporte segn su experiencia, la decisin final es responsabilidad del dueo, presidente o jefe de departamento de la empresa.

Una vez que se ha tomado la decisin, el siguiente paso es preparar una solicitud de propuesta si se tiene planeado emplear un contratista, consultor o equipo de trabajo interno (por ejemplo rea de sistemas, tecnologas de la informacin o informtica. para realizar el proyecto).