GUÌA TÈCNICA COLOMBIANA 185

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

QUIMICOL S.A. NIT 230.908.111-1 QDC795

Medellín, 8 de febrero de 2010 Señor JOSE TRUJILLO LESMES Gerente de Crédito CODINAL LTDA. Carrera 9 9-89 Bogotá D.C. Asunto: Solicitud de Crédito

Distinguido señor Trujillo:

Nuestra empresa en su futuro quiere ampliar sus líneas de producción con miras de brindar un más eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y próximamente a los de Latinoamérica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto

Por esta razón solicitamos a su entidad la aprobación de un préstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para cancelar en 18 meses. Este crédito se respalda por las escrituras de la compañía avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura

Agradezco su colaboración a esta solicitud.

Mónica Rosero Baquero MONICA ROSERO BAQUERO Jefa de Crédito Anexos: dos (30 folios) Copias: Contabilidad, Sistemas

Redactora:

Elsa Rosero Baquero

Transcriptora: María Lizarazo

Calle 17 50-02

Teléfono 367 20 32

Medellín, Colombia

ESTILOS

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ABREVIATURA: Representación

ANEXO: Documento o

de una palabra o grupo de palabras, obtenida por la eliminación de algunas de las letras o sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. ACRÒNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: CAFAM: Caja Compensación Familiar. ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.

elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para complementar y aclarar. ASUNTO: Síntesis del contenido de la comunicación.
CARGO: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento. CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente , en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.

que no requiere solemnidad. dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externadamente. CÓDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento. alfanumérica y otros. el área o la sección que produce el documento. DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación.      CONCLUSION: Juicio critico y razonado del análisis sobre los resultados del informe. alfabética. con el mismo contenido o texto. referencia o consecutivo. DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación. COPIA: Fiel reproducción del documento. CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio. que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Hace referencia a la identificación numérica. . número. Antes llamado también.   CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio. público o privado. CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común. concisa y lógica. presentados de manera directa clara.

MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. . estudio o proyecto. copia e identificación del transcriptor. MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos . INTERLÍNEA: Distancia vertical entre los renglones. LÍNEAS ESPECIALES: Líneas de anexos. ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación. INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad. línea de identificación para indicar la continuidad del documento.       INTERLÍNEA LIBRE: Renglón sin escritura. relativo a un caso concreto para dar conocer resultados de procesos administrativos.    ENCABEZADO: Título de la comunicación que se realiza. MÁRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa. LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización.

  SALUDO: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación. TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar. para su entrega o envío. ZONA: Espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos. digitar o transcribir la comunicación. MODELO: Esquema de      distribución de zonas que le permite la organización la diagramación de su papelería. SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento. apellidos y cargo del firmante. REMITENTE: Nombre. REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación. PORTADA: Primera página del informe. contiene los datos requeridos para la identificación del documento. RAZÓN SOCIAL: Nombre que identifica a una organización. OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto. . SIGLA: Abreviatura conformada    por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

logotipo en caso de tenerlo y el número de identificación tributaria (NIT). sigla o acrónimo. Vertical (desde el bode superior de la hoja) . horizontal y 3 a 4 cm.ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES  ZONAS ZONA 1: Membrete que incluye razón social. las medidas son: 14 cm.

Se recomienda las siguientes medidas entre 1. correo electrónico. lugar de origen y país.5 cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y centrado y con letra más pequeña. ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección. . apartado. teléfono.

es complementaria de la zona1. ZONA 3: espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento. .

. Lateral izquierdo: 3 y 4 cm. Inferior: 2 y 3 cm.MÁRGENES  Se recomienda las siguientes márgenes Superior: 3 y 4 cm. Lateral derecho: 2 y 3 cm.

. se tienen tres estilos como alternativas: BLOQUE EXTREMO - BLOQUE – SEMIBLOQUE.ESTILOS Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación.

digitalización y microfilmación.BLOQUE EXTREMO Todas las líneas parten del margen izquierdo BLOQUE Las líneas de código. La fuente debe ser homogénea. agradable a la vista del lector. FUENTE Toda comunicación se debe escribir en una forma clara. impresión. con el fin de presentar inconvenientes para su lectura. Se sugiere no utilizar negrilla. Los tamaños que se que se recomiendan están entre los 10 y 12. SEMIBLOQUE Conservando la distribución del estilo bloque. el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios. firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. lugar de origen. . fecha de elaboración.

.

5 cm y 2.0 cm .Máximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario Zona 3 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: Entre 3 cm y 4 cm 1 interlinea libre Entre 2 cm y 3 cm 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Zona 2 Entre 1.

identificará las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicación efectiva. Hasta próxima oportunidad. señor Cano: Este modelo de carta escrita en estilo de bloque extremo es uno de los más usados en la comunicación organizacional. 26 de junio de 2010 Señor GERMÁN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitación Empresarial S.A. y ordenada para cumplir con los objetivos de i informar y persuadir.C. Se sugiere que el texto no tenga más de tres párrafos en cartas de un solo folio. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara. Se adjunta literatura de la Real Academia Española. Transversal 36 45-80 Bogotá D.123.. Contabilidad Redactor: Angélica Duque Mora Transcriptor: María Lizarazo Maza Transversal 98 A 41-90 Teléfono 425 56 52 Bogotá D. precisa. Colombia . concisa..C..A. Al observar este modelo. coherente. Asunto: Modelo partes mensaje comercial Cordial saludo. Entre 2 cm 3 cm Entre 3 y 4 cm MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Orientadora Recursos Humanos Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistema.Quimicol S.C. NIT 123.546-1 CNI-8-012 Bogotá D..

.

5 cm y 2.Máximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario Zona 3 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: Entre 3 cm y 4 cm 1 interlinea libre Entre 2 cm y 3 cm 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Zona 2 Entre 1.0 cm .

la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. señora Nidia: Entre 3 cm y 4 cm Este estilo bloque consiste en que las líneas del código.A. el asunto. la despedida y las líneas especiales se ubican contra el margen izquierdo. de la carta.546-1 DC-4-015 Bogotá D.. la fecha. NIT 123. Asunto: Modelo estilo bloque Cordial saludo.A..C. Colombia . el saludo..C. el texto.C. Calle 34 45-80 Bogotá D.123.. 26 de junio de 2010 Señora NIDIA GONZÁLES MORA Coordinadora Área Bienestar Capacitación Empresarial S.Quimicol S. Entre 2 y 3 cm MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Orientadora de Capacitación Anexo: uno (un folio) Copias: Recursos Educativos Transcriptor: Angélica Duque Gómez Transversal 98 A 41-90 Teléfono 425 56 52 Bogotá D. Los datos del destinatario. Agradecemos la aplicación de la guía.

.

0 cm .5 cm y 2.Máximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario Zona 3 2 interlineas libres Asunto: Sangría de 5 espacios 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: 1 interlinea libre Entre 3 cm y 4 cm Despedida: 1 a 2 interlineas libres Entre 2 cm y 3 cm 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Zona 2 Entre 1.

123. Para el ejemplo se aplicó una sangría de cinco espacios.Quimicol S. Cordialmente.A. Asunto: Estilo Semibloque Respetado licenciado Duque: Entre 3 cm y 4 cm Entre 2 cm y 3 cm Como usted puede observar. 26 de junio de 2010 Licenciado GERMÁN DUQUE MUÑOS Coordinador Académico Desarrollo Talento Humano Actualización Empresarial S.C. Colombia . NIT 123. En cuanto a la distribución del código.546-1 DA-5-007 Santiago de Cali. MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Directora Copia: Recursos Humanos Transcriptor: Andrea Forero Gómez Transversal 98 A 41-90 Teléfono 425 56 52 Santiago de Cali.A.. este estilo se asemeja al estilo bloque. fecha. Bogotá D. La única diferencia es que los párrafos llevan sangría de 5 a 10 espacios que depende de la elección del remitente. nombre del remitente y cargo se ubica desde el centro de la hoja hacia el margen derecho..

I. Boyacá Bogotá D. COMPLETAS: Avenida. para Se sugiere escribirlo con MAYÚSCULA escribir los nombres de las FIJA.1. NOMBRE DEL DESTINATARIO MAYÚSCULA INICIAL. de preferencia se escribe los dos denominaciones o títulos apellidos. Apartamento. Internacional NEW YORK Estados Unidos de América . ORGANIZACIÓN: Se Doctora con Mayúscula inicial. LOS extensos se pueden distribuir ACRÓNIMOS Y LAS SIGLAS O en dos líneas para guardar 5. Señor Señora 3. COMERCIO Transversal.C. Denominación o título DATOS DEL DESTINATARIO académico Se recomienda utilizar 2.) Local Nacional Melgar Tunja. Dirección proporción visual con los otros CÓMO ESTEN REGISTRADOS ANTE LA CÁMARA DE PALABRASdatos. Destino: incluyen letras deben ser en MAYUSCULAS Calle 21 C Después se debe dejar 3 espacios Si la dirección incluye Sur (M. académicos. Carrera si se 6. Cargo: Se aconseja escribirlo 4. Los aconseja escribirla con nombres de cargos muy MAYÚSCULA FIJA.

un disquete. en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. según el caso se escribe con Mayúscula inicial. . EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios. dos actas en 10 folios). escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (. EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio. un cheque y un folleto). entre paréntesis se relaciona el número de hojas. La palabra Anexo. folios y el tipo de anexo. Anexo: Se detallan en el texto y al final de comunicación. se recomienda escribirlas a 2 interlíneas libres de los datos del remitente.LÍNEAS ESPECIALES: Si se requieren.) EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios). A un espacio se enuncia la cantidad. EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios. una bolsa con afiches y un video didáctico). a 2 interlíneas libres del remitente. seguida de dos punto(:). un disco compacto.

sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Gerente AMS Señor Carlos Salazar Gómez. Se ubica a 2 interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: TRATAMIENTO DE CORTESÍA O TÍTULO. Jefe de Producción. SE RECOMIENDA NO ENUNCIAR LAS COPIAS FIJAS PARA LA SERIE DOCUMENTAL Y EN EL CONSECUTVO. Jefe de Aseguramiento de la calidad. contra el margen izquierdo. Director de Talento Humano.A. Director Técnico. EJEMPLO 1 En línea separada: Copia: Señor Julio Montoya.COPIA: La palabra copia se escribe con MAYÚSCULA inicial. SE OMITE EL NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN. . Jairo Ruiz Cano. César Arenas. POR SER NORMAS INTERNAS DE LA CORRESPONDENCIA DE LAS ORGANIZACIONES. Doctor Bernardo Murcia Vélez. Textiles S. si los hay. CARGO Y ORGANIZACIÓN. COPA EJEMPLO 2 Para dependencias: Copia: Gerencia Gestión humana Dirección Financiera EJEMPLO 3 Para código de las dependencias : Copia: 1010 1030 100 EJEMPLO 5 En línea seguida Copia: Señores Juan Díaz Pérez. Gerente Nacional. SI SE DIRIGE A UN FUNCIONARIO DE LA MISMA ENTIDAD.

EJEMPLO Redactora: Gloria Yaneth Sepúlveda Morales Transcriptor: Leonardo Hernández Castillo . no se requiere su identificación. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades.IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR. REDACTOR Y OTROS PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES A 2 interlíneas libres del remitente o a 1 interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción. transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación. todo debidamente alineado.

gramaticales ni de puntuación. RECOMENDACIONES: Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos. La presentación de originales y copias debe ser impecable. ortográficos. sin borrones ni repisados. con base en las necesidades y bajo los principios de economía. . eficiencia y eficacia establecidos por ésta.NÚMERO DE COPIAS: El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y políticas establecidas en la organización.

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN  Se escriben a 1 ó 2 interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen (en mayúscula inicial) día. mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto .

SALUDO Se utiliza después del título de cortesía  El nombre para las damas puede ser compuesto  Los apellidos para los caballeros  Finaliza en dos puntos Apreciado señor Botero García: Respetada Gloria María: Estimado y Apreciado sólo se usa para personas de confianza  .

Constituye la síntesis del tema del documento. Se omite artículos. a partir del último dato del destinatario.Asunto: Se escribe con Mayúscula inicial seguida de dos puntos. Se debe expresar en un máximo de cuatro palabras. . sin negrilla y sin subrayar Se escribe a 2 interlíneas libres. preposiciones o conjunciones sin que se afecte el sentido.

Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.) Expresión de Cortesía: Despedidas Breves Terminadas en coma Atentamente. Hasta una nueva comunicación.DESPEDIDA BREVE (. Para nosotros en un gusto servirle. Sinceramente. Respetuosamente. termina Terminadas en punto Agradecemos su gentil colaboración. Despedidas con frase de cortesía. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días.) O LARGA (. Cordialmente. .

Fernando Guevara Amézquita FERNANDO GUEVARA AMEZQUITA Jefe de Talento Humano .DATOS DEL REMITENTE El nombre del remitente se escribe en MAYÚSCULA FIJA. Se recomienda no utilizar negrilla. de preferencia se escriben los dos apellidos.

a 0 o 1 interlínea libre de la zona 1. .IDENTIFICACIÓN DE PÁGINAS SUBSIGUIENTES:  El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan 1 o 2 interlíneas libres. Se recomienda ubicarlo en la parte superior izquierda.

. de un grupo o serie. jóvenes entre los 13 y 18 años.CANTIDADES. se Escriben en cifras Ejemplo: La población que se va a evaluar comprende dos grupos: niños Entre 8 y 12 años.00 y los decimales se separan con coma. Cuando estos números forman parte de un rango. Las unidades de mil se separa con punto 760. se tiene en cuenta Que desde el dieciséis al treinta se escribe en una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras. CIFRAS Y OTRAS EXPRESIONES NUMÉRICAS Las cantidades de un texto del uno al nueve se escriben en letras Y del 10 en adelante en cifras Ejemplo: Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.400.

NÚMEROS TELEFÓNICOS    Teléfono (91) 250 20 39 Celular o móvil 312 816 73 80 Teléfono fijo 252 41 50 .

00 (Treinta y cinco millones) no es necesario escribir la palabra pesos no se deja espacio entre el signo pesos y el número EN CASO DE DOCUMENTOS LEGALES $1. LAS CIFRAS SE ESCRIBEN EN NÚMEROS Y LUEGO EN LETRAS $35.80 (Un mil quinientos pesos con 80 centavos) Primero en número y luego en letra Mayúscula inicial paréntesis .500.000.EN CASO DE DOCUMENTOS JURÍDICOS .000.

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