GUÌA TÈCNICA COLOMBIANA 185

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

QUIMICOL S.A. NIT 230.908.111-1 QDC795

Medellín, 8 de febrero de 2010 Señor JOSE TRUJILLO LESMES Gerente de Crédito CODINAL LTDA. Carrera 9 9-89 Bogotá D.C. Asunto: Solicitud de Crédito

Distinguido señor Trujillo:

Nuestra empresa en su futuro quiere ampliar sus líneas de producción con miras de brindar un más eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y próximamente a los de Latinoamérica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto

Por esta razón solicitamos a su entidad la aprobación de un préstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para cancelar en 18 meses. Este crédito se respalda por las escrituras de la compañía avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura

Agradezco su colaboración a esta solicitud.

Mónica Rosero Baquero MONICA ROSERO BAQUERO Jefa de Crédito Anexos: dos (30 folios) Copias: Contabilidad, Sistemas

Redactora:

Elsa Rosero Baquero

Transcriptora: María Lizarazo

Calle 17 50-02

Teléfono 367 20 32

Medellín, Colombia

ESTILOS

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ABREVIATURA: Representación

ANEXO: Documento o

de una palabra o grupo de palabras, obtenida por la eliminación de algunas de las letras o sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. ACRÒNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: CAFAM: Caja Compensación Familiar. ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.

elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para complementar y aclarar. ASUNTO: Síntesis del contenido de la comunicación.
CARGO: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento. CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente , en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.

concisa y lógica. con el mismo contenido o texto. CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio. presentados de manera directa clara. alfabética. Hace referencia a la identificación numérica. alfanumérica y otros. que no requiere solemnidad. dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externadamente. . público o privado.   CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio. el área o la sección que produce el documento. Antes llamado también. que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación. referencia o consecutivo. número. CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común. DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.      CONCLUSION: Juicio critico y razonado del análisis sobre los resultados del informe. CÓDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento. COPIA: Fiel reproducción del documento.

INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad. copia e identificación del transcriptor. LÍNEAS ESPECIALES: Líneas de anexos. ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación. MÁRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa. MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos . . línea de identificación para indicar la continuidad del documento. MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. estudio o proyecto. LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización.    ENCABEZADO: Título de la comunicación que se realiza.       INTERLÍNEA LIBRE: Renglón sin escritura. relativo a un caso concreto para dar conocer resultados de procesos administrativos. INTERLÍNEA: Distancia vertical entre los renglones.

contiene los datos requeridos para la identificación del documento. SIGLA: Abreviatura conformada    por las letras iniciales de cada palabra de una razón social. TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar. REMITENTE: Nombre. PORTADA: Primera página del informe. MODELO: Esquema de      distribución de zonas que le permite la organización la diagramación de su papelería. RAZÓN SOCIAL: Nombre que identifica a una organización.   SALUDO: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación. apellidos y cargo del firmante. para su entrega o envío. digitar o transcribir la comunicación. OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto. REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación. SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento. . ZONA: Espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

horizontal y 3 a 4 cm. sigla o acrónimo.ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES  ZONAS ZONA 1: Membrete que incluye razón social. las medidas son: 14 cm. Vertical (desde el bode superior de la hoja) . logotipo en caso de tenerlo y el número de identificación tributaria (NIT).

 ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección. teléfono.5 cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y centrado y con letra más pequeña. Se recomienda las siguientes medidas entre 1. . lugar de origen y país. correo electrónico. apartado.

 ZONA 3: espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento. es complementaria de la zona1. .

MÁRGENES  Se recomienda las siguientes márgenes Superior: 3 y 4 cm. Lateral izquierdo: 3 y 4 cm. Inferior: 2 y 3 cm. Lateral derecho: 2 y 3 cm. .

.ESTILOS Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación. se tienen tres estilos como alternativas: BLOQUE EXTREMO - BLOQUE – SEMIBLOQUE.

fecha de elaboración. Los tamaños que se que se recomiendan están entre los 10 y 12. el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios. Se sugiere no utilizar negrilla. agradable a la vista del lector. FUENTE Toda comunicación se debe escribir en una forma clara. . La fuente debe ser homogénea.BLOQUE EXTREMO Todas las líneas parten del margen izquierdo BLOQUE Las líneas de código. firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. impresión. SEMIBLOQUE Conservando la distribución del estilo bloque. digitalización y microfilmación. con el fin de presentar inconvenientes para su lectura. lugar de origen.

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Máximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario Zona 3 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: Entre 3 cm y 4 cm 1 interlinea libre Entre 2 cm y 3 cm 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Zona 2 Entre 1.5 cm y 2.0 cm .

546-1 CNI-8-012 Bogotá D. concisa.A.. Transversal 36 45-80 Bogotá D. coherente. señor Cano: Este modelo de carta escrita en estilo de bloque extremo es uno de los más usados en la comunicación organizacional. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara. Entre 2 cm 3 cm Entre 3 y 4 cm MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Orientadora Recursos Humanos Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistema. Se adjunta literatura de la Real Academia Española. y ordenada para cumplir con los objetivos de i informar y persuadir. NIT 123.C..123. precisa.C. Contabilidad Redactor: Angélica Duque Mora Transcriptor: María Lizarazo Maza Transversal 98 A 41-90 Teléfono 425 56 52 Bogotá D.Quimicol S. Hasta próxima oportunidad. 26 de junio de 2010 Señor GERMÁN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitación Empresarial S.. Colombia .. Al observar este modelo. identificará las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicación efectiva. Asunto: Modelo partes mensaje comercial Cordial saludo.C.A. Se sugiere que el texto no tenga más de tres párrafos en cartas de un solo folio.

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5 cm y 2.0 cm .Máximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario Zona 3 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: Entre 3 cm y 4 cm 1 interlinea libre Entre 2 cm y 3 cm 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Zona 2 Entre 1.

Calle 34 45-80 Bogotá D.Quimicol S. de la carta. Los datos del destinatario. Agradecemos la aplicación de la guía. el texto. señora Nidia: Entre 3 cm y 4 cm Este estilo bloque consiste en que las líneas del código. Colombia .546-1 DC-4-015 Bogotá D. la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho..C. Entre 2 y 3 cm MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Orientadora de Capacitación Anexo: uno (un folio) Copias: Recursos Educativos Transcriptor: Angélica Duque Gómez Transversal 98 A 41-90 Teléfono 425 56 52 Bogotá D.A. NIT 123. Asunto: Modelo estilo bloque Cordial saludo.C.. el saludo..A.. la despedida y las líneas especiales se ubican contra el margen izquierdo.123.C. el asunto. la fecha. 26 de junio de 2010 Señora NIDIA GONZÁLES MORA Coordinadora Área Bienestar Capacitación Empresarial S.

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5 cm y 2.0 cm .Máximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario Zona 3 2 interlineas libres Asunto: Sangría de 5 espacios 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: 1 interlinea libre Entre 3 cm y 4 cm Despedida: 1 a 2 interlineas libres Entre 2 cm y 3 cm 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Zona 2 Entre 1.

fecha. Bogotá D.546-1 DA-5-007 Santiago de Cali. este estilo se asemeja al estilo bloque.Quimicol S. Cordialmente.. En cuanto a la distribución del código.A. 26 de junio de 2010 Licenciado GERMÁN DUQUE MUÑOS Coordinador Académico Desarrollo Talento Humano Actualización Empresarial S. NIT 123. Asunto: Estilo Semibloque Respetado licenciado Duque: Entre 3 cm y 4 cm Entre 2 cm y 3 cm Como usted puede observar. Para el ejemplo se aplicó una sangría de cinco espacios. nombre del remitente y cargo se ubica desde el centro de la hoja hacia el margen derecho. La única diferencia es que los párrafos llevan sangría de 5 a 10 espacios que depende de la elección del remitente.123.. Colombia . MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Directora Copia: Recursos Humanos Transcriptor: Andrea Forero Gómez Transversal 98 A 41-90 Teléfono 425 56 52 Santiago de Cali.A.C.

LOS extensos se pueden distribuir ACRÓNIMOS Y LAS SIGLAS O en dos líneas para guardar 5. COMPLETAS: Avenida. Carrera si se 6. para Se sugiere escribirlo con MAYÚSCULA escribir los nombres de las FIJA. de preferencia se escribe los dos denominaciones o títulos apellidos. Los aconseja escribirla con nombres de cargos muy MAYÚSCULA FIJA. ORGANIZACIÓN: Se Doctora con Mayúscula inicial.) Local Nacional Melgar Tunja. Internacional NEW YORK Estados Unidos de América . Denominación o título DATOS DEL DESTINATARIO académico Se recomienda utilizar 2. COMERCIO Transversal. Cargo: Se aconseja escribirlo 4. académicos. Señor Señora 3.C.I. Apartamento. Destino: incluyen letras deben ser en MAYUSCULAS Calle 21 C Después se debe dejar 3 espacios Si la dirección incluye Sur (M.1. Dirección proporción visual con los otros CÓMO ESTEN REGISTRADOS ANTE LA CÁMARA DE PALABRASdatos. Boyacá Bogotá D. NOMBRE DEL DESTINATARIO MAYÚSCULA INICIAL.

EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios. La palabra Anexo. A un espacio se enuncia la cantidad. . escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (. a 2 interlíneas libres del remitente. EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). un disquete. EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio. entre paréntesis se relaciona el número de hojas. un disco compacto. un cheque y un folleto). según el caso se escribe con Mayúscula inicial.LÍNEAS ESPECIALES: Si se requieren. se recomienda escribirlas a 2 interlíneas libres de los datos del remitente. dos actas en 10 folios).) EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios). folios y el tipo de anexo. EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios. una bolsa con afiches y un video didáctico). Anexo: Se detallan en el texto y al final de comunicación. en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. seguida de dos punto(:).

Jairo Ruiz Cano. . Director de Talento Humano. Jefe de Producción. CARGO Y ORGANIZACIÓN. Director Técnico. SE RECOMIENDA NO ENUNCIAR LAS COPIAS FIJAS PARA LA SERIE DOCUMENTAL Y EN EL CONSECUTVO. César Arenas. Se ubica a 2 interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos.A. Gerente Nacional. Gerente AMS Señor Carlos Salazar Gómez. COPA EJEMPLO 2 Para dependencias: Copia: Gerencia Gestión humana Dirección Financiera EJEMPLO 3 Para código de las dependencias : Copia: 1010 1030 100 EJEMPLO 5 En línea seguida Copia: Señores Juan Díaz Pérez.COPIA: La palabra copia se escribe con MAYÚSCULA inicial. contra el margen izquierdo. EJEMPLO 1 En línea separada: Copia: Señor Julio Montoya. Textiles S. si los hay. SE OMITE EL NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: TRATAMIENTO DE CORTESÍA O TÍTULO. Doctor Bernardo Murcia Vélez. Jefe de Aseguramiento de la calidad. POR SER NORMAS INTERNAS DE LA CORRESPONDENCIA DE LAS ORGANIZACIONES. sin abreviar y seguida de dos puntos (:). SI SE DIRIGE A UN FUNCIONARIO DE LA MISMA ENTIDAD.

IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR. EJEMPLO Redactora: Gloria Yaneth Sepúlveda Morales Transcriptor: Leonardo Hernández Castillo . todo debidamente alineado. REDACTOR Y OTROS PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES A 2 interlíneas libres del remitente o a 1 interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción. transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación. no se requiere su identificación. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades.

ortográficos. sin borrones ni repisados. La presentación de originales y copias debe ser impecable. con base en las necesidades y bajo los principios de economía.NÚMERO DE COPIAS: El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y políticas establecidas en la organización. eficiencia y eficacia establecidos por ésta. RECOMENDACIONES: Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos. . gramaticales ni de puntuación.

mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto .LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN  Se escriben a 1 ó 2 interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen (en mayúscula inicial) día.

SALUDO Se utiliza después del título de cortesía  El nombre para las damas puede ser compuesto  Los apellidos para los caballeros  Finaliza en dos puntos Apreciado señor Botero García: Respetada Gloria María: Estimado y Apreciado sólo se usa para personas de confianza  .

sin negrilla y sin subrayar Se escribe a 2 interlíneas libres.Asunto: Se escribe con Mayúscula inicial seguida de dos puntos. Se debe expresar en un máximo de cuatro palabras. Constituye la síntesis del tema del documento. preposiciones o conjunciones sin que se afecte el sentido. Se omite artículos. . a partir del último dato del destinatario.

Despedidas con frase de cortesía. Sinceramente. termina Terminadas en punto Agradecemos su gentil colaboración. Respetuosamente.DESPEDIDA BREVE (.) Expresión de Cortesía: Despedidas Breves Terminadas en coma Atentamente. Para nosotros en un gusto servirle. .) O LARGA (. Hasta una nueva comunicación. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días. Cordialmente. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.

DATOS DEL REMITENTE El nombre del remitente se escribe en MAYÚSCULA FIJA. Se recomienda no utilizar negrilla. Fernando Guevara Amézquita FERNANDO GUEVARA AMEZQUITA Jefe de Talento Humano . de preferencia se escriben los dos apellidos.

Se recomienda ubicarlo en la parte superior izquierda. a 0 o 1 interlínea libre de la zona 1. debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan 1 o 2 interlíneas libres. .IDENTIFICACIÓN DE PÁGINAS SUBSIGUIENTES:  El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página.

jóvenes entre los 13 y 18 años. se Escriben en cifras Ejemplo: La población que se va a evaluar comprende dos grupos: niños Entre 8 y 12 años. de un grupo o serie.00 y los decimales se separan con coma.400. .CANTIDADES. Cuando estos números forman parte de un rango. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras. se tiene en cuenta Que desde el dieciséis al treinta se escribe en una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras. CIFRAS Y OTRAS EXPRESIONES NUMÉRICAS Las cantidades de un texto del uno al nueve se escriben en letras Y del 10 en adelante en cifras Ejemplo: Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno. Las unidades de mil se separa con punto 760.

NÚMEROS TELEFÓNICOS    Teléfono (91) 250 20 39 Celular o móvil 312 816 73 80 Teléfono fijo 252 41 50 .

LAS CIFRAS SE ESCRIBEN EN NÚMEROS Y LUEGO EN LETRAS $35.000.80 (Un mil quinientos pesos con 80 centavos) Primero en número y luego en letra Mayúscula inicial paréntesis .000.00 (Treinta y cinco millones) no es necesario escribir la palabra pesos no se deja espacio entre el signo pesos y el número EN CASO DE DOCUMENTOS LEGALES $1.EN CASO DE DOCUMENTOS JURÍDICOS .500.

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