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Repblica de Colombia MINISTERIO DE CULTURA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Procesos Archivsticos

JUAN NICOLAS NARVAEZ LOPEZ


Profesional en Ciencias de la Informacin, Bibliotecologa y archivstica Especialista en Archivstica

LEY 594 DE 2000 (Art.11,19, 23- Acuerdo 42 de 2002)

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

AUTORIDADES REGULADORAS DE LA FUNCIN ARCHIVSTICA


Entidades Nacionales
Congreso de Repblica Archivo General de la Nacin Entes de Control ICONTEC

Entidades Internacionales
ONU

UNESCO ISO CIA ALA

Sistemas Internos
Sistema de Gestin Documental Sistema de Gestin de Calidad. Comit de Archivo - Entidad

QUE ES ARCHIVO?

Preservacin de la memoria cultural

Gonzalo Jimnez de Quesada. 1566

Rey de Espaa Siglo XVIII

Simn Bolvar. 1828

Repblica de Colombia MINISTERIO DE CULTURA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Necesidad de aplicar Los Procesos Archivsticos

Archivos de Gestin

Patrimonio Cultural ? - Cultura de guardar todo ?

y.. despus de unos aos

y se decide la organizacin..

Repblica de Colombia MINISTERIO DE CULTURA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Procesos de un Programa de Gestin Documental

8. DISPOSICIN FINAL

1. PRODUCCIN

7. CONSERVACIN

2. RECEPCIN

6. CONSULTA

3. DISTRIBUCIN 4. TRMITE

5. ORGANIZACIN T.R.D.

Archivo de Gestin
El Archivo de Gestin o de Oficina es aquel en donde se rene la documentacin en trmite, en busca de solucin a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

Importancia de los Archivos de Gestin:


Facilitan el control y seguimiento de la documentacin. Fuente de consulta para la toma de decisiones. Iniciador del proceso de normalizacin archivstica (Archivo Total).

Archivo Central
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Importancia del Archivo Central:


Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan las actuaciones de la Administracin: Los de Eficacia y Eficiencia.
Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia de la Administracin.

ORGANIZACIN DOCUMENTAL

PROCESO DE ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

GERENCIA

CONTABILIDAD

JURIDICA

Ordenacin interna de un fondo documental debe mantener la secuencia original que dieron los trmites durante el servicio activo.

GERENCIA

DIRECCION JURIDICA

SECRETARIA EJECUTIVA

DIVISION DE PLANEACION

DIVISION TECNICA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

DIVISION ADMINISTRATIVA

DIVISION SERVICIOS Y COMPRAS

DIVISIN FINANCIERA

DIVISION SERVICIO AL CLIENTE

DIVISION DE SISTEMAS

CONTABILIDAD GESTION AMBIENTAL ALMACEN PLANTA DE TRATAMIENTO P.Q.R

SECCION MANEJO AGUAS RESIDUALES PERSONAL Y BIENESTAR SOCIAL

TESORIA

RECUPERACION CARTERA

CONTROL DE CALIDAD

TABLAS DE CONSERVACIN DOCUMENTAL


ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL
DISPOSICION FINAL

?
CT E M S

ACTAS
BOLETINES CONTRATOS RESOLUCIONES

2 1 2
2

X X X
X X

3
18
10

OFICINA DE PERSONAL

HISTORIAS LABORALES

DOCUMENTOS QUE LA INTEGRAN (Circular 04 de 2003)


Formato nico de hoja de vida Hoja de vida con anexos Decreto o Resolucin de nombramiento Acta de posesin Antecedentes Disciplinarios Fotocopia de pasado judicial Certificado de antecedentes fiscales Declaracin de bienes y rentas Actuaciones administrativas (vacaciones, licencias, ascensos, investigaciones, evaluacin) Acto administrativo de aceptacin de renuncia

Organizacin de los Archivos de Gestin

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL

PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

1.Clasificacin documental

-Identificacin de unidades administrativas funcionales -Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia -Conformacin de series y subseries documentales -Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos de apoyo -Control en el tratamiento y organizacin de los documentos

CARACTERISTICAS INTERNAS:
TEMA: SERIE: CONCEPTOS SUBTEMA: SUBSERIE: CONCEPTOS TECNICOS

Organizacin de Archivos de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)


1. Primer paso : Clasificacin Documental

Labor de anlisis documental,mediante la cual se agrupar la documentacin que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo: ACTAS, CONCEPTOS, CONTRATOS, INFORMES etctera) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.

SERIE (Tema) ACTAS

Subserie (subtema) (A. de Comit Interno)

Organizacin de Archivos de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)


Segundo paso: Identificacin de Documentos de Apoyo
Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias..), identifquelos djelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si an los necesita.

PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

2. Ordenacin documental

-Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales -Conformacin y apertura de expedientes -Determinacin de los sistemas de ordenacin -Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos -Foliacin

Tercer paso: Ordenacin Documental

Fase del proceso de organizacin, que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin.
28

Organizacin de Archivos de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)


Tercer paso: Ordenacin Documental
La Ordenacin de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima actuacin del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trmites.

SISTEMAS DE ORDENACIN

SISTEMAS DE ORDENACION
MIXTOS

Sistemas de Ordenacin
A L F A B E T I C O
ALFABETICO GENERAL ONOMSTICO

Organizacin de Archivos de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)

A,B,C,D,E... Acosta, Cesar Barrera, Luis Castro, Omar Zea, Oliver

ASUNTO O TEMAS (SERIES)

ACTAS BOLETINES CONTRATOS INFORMES


ARMENIA BOGOTA CALI MEDELLIN

TOPONIMICO

Organizacin de Archivos de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)

Sistemas de Ordenacin
N U M E R I C O
NUMRICO SIMPLE CRONOLGICO
1,2,3,4,5...

01-Ene. 1999 27-Mar. 1999 15 May. 2000 10 Jul. 2000


SALA 1 SECCION B ESTANTE 6 CIUDAD VEREDA 1 1.1 1.2 2 2.1 2.1.1

TOPOGRFICO

DECIMAL

Organizacin de Archivos de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)

Cuarto paso: Seleccin Documental y Retiro


de material metlico
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados,, tarjetas de invitacin o felicitacin, recortes de prensa, entre otros. La documentacin deber estar libre de material metlico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

Organizacin de Archivos de Gestin (Acuerdo 42 de 2002)


Quinto paso: Foliacin
La foliacin se realizara en el momento en que se prepare la documentacin para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. La foliacin es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeracin se aplica solamente a esta. Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.
4

3 2 1

Quinto paso: Foliacin

5 5

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.

En la Cara RECTA, escribir el nmero en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto.

Quinto paso: Foliacin


9 8 8 7 7 6 5

Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones

En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin

Quinto paso: Foliacin

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se har la correspondiente referencia cruzada

NO SE DEBE HACER

Foliar con numerador


Foliar sobre texto
5A

9 8 7 5

Omitir nmeros

No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis.

No se deben foliar las pastas ni las hojasguarda en blanco

NO SE DEBE HACER
9
5 6 8 7 7 7 9 9 8

Varias foliaciones
4

Foliar cara recta en fotografas

2 2

Numerar folios en blanco


8

Repetir nmeros Foliar Documentos en otros soportes


5 6 7

Ubicacin de Tipos Documentales ORGANIZACIN DOCUMENTAL. al interior de las Carpetas, en atencin al principio de orden original

Historia Laboral Roberto Rojas

Historia Laboral Carlos Soto

Transferencias Documentales
La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retencin (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, segn calendario de transferencias previamente programado.

CLASIFICACIN Y ORDENACIN POR SERIES SEGN TRD

INVENTARIO DOCUMENTAL

TRANSFERENCIA

UBICACIN FISICA EN EL A. CENTRAL

Inventario de caja

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las cajas y carpetas deben conservar un orden alfabtico y secuencial de izquierda a derecha, partiendo desde la fecha mas antigua hasta la fecha mas reciente.

SEALIZACIN DE ESTANTERIA FIJA

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL

FONDO DOCUMENTAL

PASADO

FUTURO

CONSULTA DE
DOCUMENTOS

Proceso de Consulta de Documentos


Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

Gestin Electrnica de Informacin


La oficina cero papeles El documento cambia su valor conocimiento Cultura del electrnico informacin. Comercio de

Pasar de un archivo a un Centro de Administracin Documental C.A.D Las reas de archivo y correspondencia, pasan a tener un rol protagnico como lideres en la administracin de la informacin

Gestin Electrnica de Informacin


1. RECIBIR
2. DIGITALIZAR
3. INGRESAR SOFTWARE

C.A.D
Recepcin de la documentacin
4. REVISAR

Digitalization de la Informacin

Sistema de Informacin

AREA RESPONSABLE

Recepcin Documento Digitalizado

Envo Documento Fsico

Archivar Documento Fsico Segn Carpeta Definitiva TRD

Proceso de Entrada

Documento Fsico Archivado


Inicio

Responsable Archivo y Correspondencia

Archivo

TRD

Exp

Documento Entrada Fsico

Ventanilla

::Radica ::Imprime el Sticker ::Direcciona

Digitalizador

::Escanea documento

Imagen Vinculada

Jefe

Usuario

Usuario

Archivo y Correspondencia Dependencia destino

Gracias por su Atencin

Agrupaciones Documentales
Son el conjunto de documentos generados por una entidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales

GERENCIA

DIRECCION JURIDICA

SECRETARIA EJECUTIVA

DIVISION DE PLANEACION

DIVISION TECNICA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

DIVISION ADMINISTRATIVA

DIVISION SERVICIOS Y COMPRAS

DIVISIN FINANCIERA

DIVISION SERVICIO AL CLIENTE

DIVISION DE SISTEMAS

CONTABILIDAD GESTION AMBIENTAL ALMACEN PLANTA DE TRATAMIENTO P.Q.R

SECCION MANEJO AGUAS RESIDUALES PERSONAL Y BIENESTAR SOCIAL

TESORIA

RECUPERACION CARTERA

CONTROL DE CALIDAD

Agrupaciones Documentales
Fondo Documental Entidad

Seccin Documental

Dependencias Mayor jerarqua

Subseccion Documental Grupos de Trabajo

Fondo Documental: Seccin:

Procedencia

Series:

Subseries:
Contratos de Arrendamiento Contratos de Comodato Contratos de Compraventa de Bienes y Muebles Contratos de Consultoria Contratos de Diseo Contratos de Obra Contratos de Interventoria Contratos de Prestacin de Servicios Contratos de Suministros

Asuntos Especficos

Contratos

FUNCION

Clasificacin: Establecimiento de Agrupaciones Documentales Diferenciadas


Paso1: Identificacin de Productores Documental Fondo

Paso2: Estudio de la Estructura Orgnica Subsecciones

Seccin y

Paso3: Anlisis Funcional Subseries (Asuntos)

Series y

Gracias por su Atencin