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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS


PLANIFICACIN
ORGANIZACIN DIRECCIN

CONTROL

PLANIFICACIN

Funcin de la administracin en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
CONTRIBUCIN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes)

PRIMACA DE LA PLANEACIN (precede a las dems


funciones)

EXTENSIN DE LA PLANEACIN (a todos en la organizacin


le compete)

EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos)

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
OBJETIVOS PLANIFICACIN ESTRATGICA ESTRATEGIAS POLTICAS PLANIFICACIN OPERATIVA PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
OBJETIVOS
FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE
LA ORGANIZACIN. RED DE OBJETIVOS

CARACTERSTICAS OBJETIVOS: VERIFICABLES RAZONABLES


Cra.A.Patricia Guzzo

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN
EJEMPLOS DE OBJETIVOS Elementos que los diferencian de un deseo ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS (APO) Se basa en la participacin de los

subordinados en la fijacin de los objetivos. Promueve la autoevaluacin y el autodesarrollo, llevando a mayor motivacin.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
CARACTERSTICA DE LA PLANEACIN
ESTRATGICA

Estudio del medio ambiente Estudio del interior de la organizacin Anlisis a largo plazo Responsabilidad de la alta direccin

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
PLANEACIN ESTRATGICA:
POLTICAS
Son lneas de accin para la toma de decisiones. Busca unificar decisiones de distintas personas frente a situaciones similares.

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN
PLANEACIN ESTRATGICA:
POLTICAS
EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican
intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones.

IMPLCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se


originan en la prctica usual dentro de la organizacin.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
PLANEACIN OPERATIVA:
PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS:

Son guas para la accin. Son mtodos para llevar a cabo actividades. El procedimiento brinda una solucin
predeterminada.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la
cantidad de ingresos y egresos para un perodo determinado.

MANERAS DE PREPARARLOS:
A partir presupuesto ao anterior. Presupuesto Base cero (partir
de cero evaluando a un mismo nivel todos los programas de acuerdo a los objetivos de la organizacin)

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
PROGRAMAS: Es un plan que determina
perodos de tiempo para la realizacin de actividades especficas.

TCNICAS PROGRAMACIN:
Grfica de GANTT (tareas/tiempo) Redes PERT(diagramas que muestran la interrelacin
entre actividades y sucesos)

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
TOMA DE DECISIONES
ES LA SELECCIN DE UN CURSO DE ACCIN ENTRE
VARIAS ALTERNATIVAS.

ETAPAS:
DEFINIR EL PROBLEMA OBTENER TODA LA INFORMACIN FORMULAR OPCIONES EVALUAR y DECIDIR

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN
TOMA DE DECISIONES
ETAPA:
DEFINIR EL PROBLEMA y

VISUALIZAR

CLARAMENTE EL PROBLEMA ANALIZARLO CON CRITERIO INDEPENDIENTE

ELEMENTOS de la PLANIFICACIN
TOMA DE DECISIONES

ETAPA:OBTENER TODA LA INFORMACIN


NO
PODEMOS CONTAR CON TODA LA INFORMACIN PARA TOMAR UNA DECISIN RACIONAL. A TOLERAR LA AMBIGEDAD, INFORMACIN INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.

APRENDER

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
TOMA DE DECISIONES ETAPA: FORMULAR OPCIONES
SE FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN
PROBLEMA POR DOS CAUSAS:

FALTA DE INFORMACIN ACEPTAR LA PRIMERA


PROBLEMA

IMPRESIN

DEL

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN
TOMA DE DECISIONES
ETAPA:EVALUAR y DECIDIR
SE EVALA y SE DECIDE. EN LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN SERN LOS QUE APORTARN LOS CRITERIOS PARA DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS QUE MS LO SATISFAGA.

ORGANIZACIN
Funcin de la administracin que consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuenta a quin y dnde se toman las decisiones. Cmo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento? Cmo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?

ORGANIZACIN NATURALEZA y PROPSITO


ORGANIZACIN FORMAL
Cuando las actividades de dos o mas personas estn explcitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos. PRINCIPIOS ORGANIZACIN FORMAL:

Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribucin de cada individuo al objetivo de la organizacin)
Principio de eficiencia (si facilita la obtencin de objetivos a un costo mnimo)

ORGANIZACIN, NATURALEZA y PROPSITO


ORGANIZACIN INFORMAL

El

propsito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.

Necesidad de informacin Es
importante informal. integrar la organizacin

ORGANIZACIN
RELACIN SUBORDINADO-SUPERIOR CADENA
DE MANDO: Conjunto de dependencia desde cpula a base. relaciones de

UNIDAD DE MANDO: Slo supervisor. TRAMO


DE CONTROL: Nmero de personas que supervisa un superior. Cuanto ms ascendemos menos personas se supervisa.

ORGANIZACIN
RELACIN SUBORDINADO-SUPERIOR

TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el


nmero de personas supervisadas por un mismo jefe:

Nmero de actividades es un mismo

sector Grado de incertidumbre en el trabajo Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los subordinados Mayor capacitacin de los subordinados. Procedimientos estandarizados Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

ORGANIZACIN
COORDINACIN INTERSECTORIAL

INTERRELACIN

DEPARTAMENTOS.

QUE

EXISTE

ENTRE

INDICADOR

DEL GRADO DE COORDINACIN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS SECTORES.

ORGANIZACIN
MECANISMOS DE COORDINACIN PLANES y REGLAS (procedimientos estandarizados) CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando) REUNIONES IMPROVISADAS REUNIONES PROGRAMADAS RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD. INTERMEDIARIOS DISEO MATRICIAL

ORGANIZACIN
DESCENTRALIZACIN DE LA AUTORIDAD

CENTRALIZACIN: Concentracin de la autoridad


y decisiones organizacin. en la parte ms alta de la

DESCENTRALIZACIN: Cantidad de autoridad y


toma de decisiones a DELEGAR.

ORGANIZACIN
DELEGAR: Proceso mediante el cual los
administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad.

DELEGACIN EFECTIVA: COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para


objetivo/responsable)

CLARA

(comprendan con responsabilidad y autoridad )

claridad

tareas,

SUFICIENTE (autoridad suficiente)

ORGANIZACIN

GRADO DE DELEGACIN:
Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se desprenden de la responsabilidad.
EJEMPLOS: Analiza

este problema dame los hechos y decidir que hacer Analiza este problema y recomienda acciones alternativas y recomienda solucin Analiza este problema y hazme saber lo que hars Emprende acciones, y no necesito ningn contacto posterior

DIRECCIN

Funcin de la administracin que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicacin y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos.

DIRECCIN DE EMPRESAS
GESTIONAR : RECURSOS

DIRIGIR :

PERSONAS

DIRECCIN

Elementos del proceso de direccin: Personas tienen diferentes roles No existen personas promedio Dignidad personal (p/logro objetivo) Totalidad de las personas LIDERAZGO Proceso interpersonal mediante el cual los administradores tratan de influir sobre sus empleados

DIRECCIN

ESTILOS DE LIDERAZGO LDER CENTRADO EN PERSONAS (sensibilidad, satisfaccin personal) LDER CENTRADO EN TAREAS

COMUNICACIN Es la transferencia de informacin del emisor al receptor Es importante en lo interno y en la relacin con el medio.

DIRECCIN
DIRECCIONES de la COMUNICACIN DESCENDENTE (O. autocrticas) ASCENDENTE (O. participativas) CRUZADA (horizontal y diagonal) COMUNICACIN ORAL y ESCRITA

ESCRITA: Antelacin, ms personas.

ORAL: Retroalimentacin inmediata

DIRECCIN
PROCESO DE COMUNICACIN EMISOR CANAL DE TRASMISIN (Ej: telfono) RECEPTOR RETROALIMENTACIN

DIRECCIN
BARRERAS EN LA COMUNICACIN
BARRERAS EN EL EMISOR (claridad) BARRERAS EN LA TRASMISIN (intermediarios) BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud)

An superando estas barreras se podr dar la mala interpretacin por parte del receptor.

DIRECCIN
MEJORA DE LA COMUNICACIN

Aclarar ideas antes de comunicar Comprender condiciones del ambiente fsico y humano Disponer de toda la informacin necesaria al momento de comunicar Ser cuidadoso en el tono Seguimiento de la comunicacin Comunicar mensajes con importancia Acciones coherentes con comunicacin Ser buen oyente

CONTROL

Funcin de la administracin que consiste en vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta. Reunir y retroalimentar informacin acerca del desempeo de forma de poder comparar resultados. Relacin con planificacin. Funcin de todos los niveles que ejecuten planes.

PROCESO DE CONTROL

ESTABLECER ESTNDARES MEDICIN DEL DESEMPEO COMPARACIN CON ESOS ESTNDARES EN

CORRECCIN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A ESTNDARES y PLANES (relacin con las otras funciones)

REQUISITOS DE CONTROL

LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE PLANES y PUESTOS. HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES ESPECFICOS y SUS PERSONALIDADES. SEALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES. OBJETIVIDAD FLEXIBILIDAD AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG. ECONMICOS CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMAS DE ADMINISTRACIN
CONJUNTO DE PRCTICAS DE PLANIFICACIN, ORGANIZACIN, DIRECCIN y CONTROL.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIN

BUROCRACIA (Administra a travs de dptos. dirigidos por funcionario con una rutina inflexible) ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas, equipos) ENFOQUE CONTINGENCIA Todo depende (tareas y personas)

CAMBIO ORGANIZACIONAL
CONDICIONES INTERNAS VARAN RPIDAMENTE .

EXTERNAS

RESISTENCIA al CAMBIO (Causas) Inters en la posicin actual Malentendidos y falta confianza Diferentes apreciaciones Poca tolerancia al cambio