PROPUESTA DE METODOLOGA

Ruta de la Calidad
Carlos Eduardo Orjuela Consultor Organizacional

Ibagu, Mayo de 2011

Presentacin de la Propuesta

Las actividades y conceptos descritos en el presente documento, estn contemplados dentro del marco del proyecto de mejora continua que actualmente desarrolla la Clnica Minerva S.A. La misma se pretende desarrollar a partir del mes de Mayo del presente ao y de acuerdo a su naturaleza ser objeto de desarrollo constante y peridico, buscando abarcar de manera integral los procesos que en la actualidad y que en el futuro se ejecuten en nuestra institucin.

Introduccin
La Ruta de la Calidad, es una estrategia que permite realizar un anlisis integral de la situacin objeto de estudio, introduciendo y haciendo nfasis en conceptos tales como los Equipos Funcionales, la retroalimentacin basada en la verificacin y el desarrollo de la mejora continua. Esta estrategia es perfectamente aplicable en el desarrollo de un nuevo proyecto en la institucin o en la identificacin y resolucin de problemas reales o potenciales de la Clnica.

De la misma manera, brinda una gua para la ejecucin de las actividades siguientes, que concluye con la exitosa implementacin del proyecto o una vez se hayan ejecutado las acciones correctivas o preventivas necesarias.

Introduccin

A manera de definicin los Equipos Funcionales podran expresarse bajo el siguiente concepto:

Un Equipo Funcional es un grupo de trabajo conformado por jefaturas y colaboradores que desempean tareas similares o relacionados a un mismo proceso, que de forma voluntaria se renen con el propsito de organizar las actividades de un nuevo proyecto o identificar las causas de los problemas de sus trabajos y proponer un plan de accin para la Organizacin.

Ventajas de la Metodologa

La ventaja de implementar la estrategia de la Ruta de la Calidad y los Equipos Funcionales en Clnica Minerva S.A., est enfocada a favorecer que nuestros empleados y colaboradores compartan la responsabilidad de definir y resolver problemas de coordinacin, productividad y calidad.

Adicionalmente, propicia la integracin y el involucramiento del personal con el proyecto de mejora continua institucional.

Ventajas de la Metodologa
De forma concreta, a travs de los Equipos Funcionales la Clnica Minerva comenzar a darse cuenta por medio de sus propios empleados de las desviaciones, las malas practicas y los errores que se presentan en el da a da de la institucin.

Se establecern canales de comunicacin que permitan expresar dichas situaciones y as mismo, se creara una cultura en la gente donde se busquen soluciones de forma conjunta, asumiendo responsabilidades, acciones y tiempos de ejecucin perfectamente claros.

Objetivos Principales
La misin de la Ruta de la Calidad podra resumirse en tres grandes objetivos a saber:
1.

Desarrollar en coordinadores y jefaturas, un estilo y una filosofa de trabajo enfocado a la bsqueda constante de la calidad, desarrollando de forma constructiva y en equipo, los proyectos actuales y futuros de la Clnica. Respetar el lado humano de los colaboradores y edificar un ambiente agradable de trabajo y de realizacin personal. Propiciar y garantizar la aplicacin del talento de los empleados de la Clnica para el mejoramiento continuo de todas las reas en la institucin.

2. 3.

Consideraciones en la Implementacin

La participacin dentro de los Equipos Funcionales no es obligatoria, si bien debe existir una solicitud del lder del equipo hacia el colaborador, la participacin debe surgir de la aprobacin voluntaria de cada uno de los miembros. Debe procurarse que las reuniones de trabajo sean realizadas a intervalos fijos de tiempo. (Semanal, Quincenal o Mensual segn la disponibilidad) y de forma previa en el evento de un nuevo proyecto. De preferencia todos los miembros del Equipo Funcional deben trabajar dentro de una misma rea de la Clnica o estar involucrados dentro de un mismo proceso concreto (Admisiones, Autorizaciones, Facturacin, etc.) El propsito de estas consideraciones es dar identidad al Equipo y sentido de pertenencia a sus integrantes.

Actividades a Desarrollar
Para la introduccin en Clnica Minerva S.A. de la estrategia de la Ruta de la Calidad y de los Equipos Funcionales se propone llevar a cabo las siguientes 4 etapas:
1.

Informar de la iniciativa a todos los empleados incluyendo al Grupo Directivo, las Coordinaciones y Jefaturas, as como al Personal Funcional y de Apoyo. Desarrollar el plan de trabajo para la introduccin de los Equipos Funcionales, para que stos sean integrados dentro de las actividades que desarrolle la Clnica Minerva S.A.

2.

Actividades a Desarrollar
Para la introduccin en Clnica Minerva S.A. de la estrategia de la Ruta de la Calidad y de los Equipos Funcionales se propone llevar a cabo las siguientes 4 etapas:
3.

Reglamentar la forma de operacin de los Equipos Funcionales y desarrollar los Sistemas de Apoyo para los mismos. Aplicar programas de capacitacin al personal de la Clnica, para que se tenga un conocimiento y metodologa de trabajo homogneos.

4.

Metodologa de Trabajo

La Ruta de la Calidad es una secuencia normalizada de actividades que facilita la solucin de problemas, la realizacin de mejoras a un proceso o el desarrollo e implementacin de un nuevo proyecto.

sta es una metodologa basada en el ciclo de calidad o PHVA formulado por William Edward Deming, el cual plantea 4 principios bsicos enfocados al aseguramiento de la calidad y la mejora continua: Planear, Hacer, Verificar y Actuar o Asegurar.

Metodologa de Trabajo
Una vez se haya introducido el concepto de Equipo Funcional en Clnica Minerva S.A., la metodologa propone que las reuniones de trabajo se desarrollen en base a la realizacin de los siguientes pasos:
1. 2. 3. Definicin de la Situacin. Diagnostico de la Situacin Actual. Recoleccin y Anlisis de la Informacin.

4.
5. 6. 7.

Elaboracin del Plan de Accin.

Ejecucin Verificacin. Normalizacin

8.

Retroalimentacin

Paso 1 - Definicin de la Situacin

En este primer paso se busca contextualizar la situacin que se desea analizar o desarrollar. La situacin puede ser un problema que surja en alguna actividad de la Clnica o un plan para implementar o desarrollar un nuevo proyecto. En esta etapa es importante responder la pregunta Que o Cual es la situacin? Ejemplos de una respuesta adecuada, pueden ser:

Glosas por Falta de Soportes en la Factura.

Apertura del Servicio de Hemodinamia en Clnica Minerva.

Paso 2 - Diagnostico de la Situacin Actual

En esta etapa se deben investigar las condiciones asociadas a la situacin (Recursos, Tiempo, Lugar, Personas, Mtodos, Procesos, etc.) Se busca dar respuesta al interrogante Cmo estamos hoy? teniendo presente la situacin definida previamente y buscando apoyo en los sistemas de informacin disponibles.

Paso 3 - Recoleccin y Anlisis de la Informacin.

En este paso se busca que la organizacin recopile y analice toda la informacin relevante frente a la situacin definida, no solamente de carcter interno sino del exterior, la competencia y el entorno de la organizacin. (Benchmarking)

Paso 3 - Recoleccin y Anlisis de la Informacin.

En esta etapa son particularmente tiles los diagramas Causa-Efecto, los Histogramas de Frecuencia y los Diagramas de Pareto.

Paso 4 Elaboracin del Plan de Accin

Se define el plan de accin frente a la situacin, sea que se trate de un plan para implementar un nuevo proyecto o una estrategia para eliminar o disminuir las principales causas que estn generando algn problema.

Aqu se busca generar un cronograma de actividades, con tareas, lneas de tiempo y responsabilidades bien definidas, Un buen plan de Accin debe como mnimo responder las preguntas: Que se debe hacer?, Quien lo debe hacer? y Son particularmente tiles las Graficas PERT/CPM, los Cundo se debe hacer? Diagramas de Gantt y Arboles de Decisin, as como el uso de software especifico como Microsoft Project u Open Workbench.

Pasos 5 y 6 Ejecucin y Verificacin

Una vez se tienen definidas las actividades dentro del plan de trabajo, se ejecutan las acciones y se registran en un formato o gua de seguimiento. Se presentan los pasos 5 y 6 juntos puesto que la experiencia muestra que a medida que se va ejecutando, es deseable la verificacin gradual del plan de trabajo con miras a ajustar o replantear actividades en caso de ser necesario. Cabe resaltar que estos 2 pasos son sumamente importantes puesto que una excelente ejecucin junto al debido registro y verificacin de las actividades realizadas, resulta vital para un proceso de implementacin o de correccin exitoso.

Paso 7 Normalizacin

A partir de la experiencia de la ejecucin y verificacin, es necesario crear o modificar una norma asociada al proyecto o proceso. Es imprescindible que se elabore, publique y socialice dicha norma o poltica en la organizacin, pues sta servir como documento gua y de capacitacin para asegurar la efectividad en el tiempo de las acciones establecidas. Como resultado de esta etapa pueden encontrarse los reglamentos internos de trabajo, los manuales de procedimiento, los diagramas de flujo, los instructivos de operacin y los formatos de registro.

Paso 8 Retroalimentacin

Se analiza la situacin luego de haber realizado los pasos anteriores, buscando identificar puntos que no hayan sido cubiertos y problemas que surjan o que aun permanezcan luego de la ejecucin.

Se retroalimenta al personal frente a estos aspectos y se reinicia el proceso para determinar y plantear actividades futuras.