Esta semana hablamos de otra de las funciones quizá no es muy conocida ni usada como es la combinación de correspondencia de ZOHO CRM. Alguno seguro que os preguntáis que es esto, ¿verdad?

Tus contratos y documentos personalizados

Veréis que seguro que os va a encantar esta funcionalidad ya que os hará ser mucho más eficiente y os va ha quitar muchos problemas.

Cualquier empresa, independientemente del tamaño que tenga, tiene la necesidad de redactar contratos u otro tipo de documentos que incluyan datos personales o personalizados de sus clientes. Pero la verdad que salvo en casos excepcionales la mayoría no tiene esta gestión debidamente organizada. La experiencia dice que como mucho se tienen una plantillas correctamente redactadas de cada tipo de contrato (por poner un ejemplo) en Word u otro editor y se utiliza esa plantilla para crear nuevas versiones del contrato y personalizarlo con los datos de nuestros clientes.



Inconvenientes del uso tradicional de Plantillas de documentos

Si seguimos con el ejemplo de la gestión de contratos a través de plantillas de documentos este proceso que parece muy correcto, tiene varios inconvenientes, cito algunos:

Las plantillas suelen estar en un ordenador solamente, y si están en varios suelen ser copias de esta plantilla.
Si se realiza un cambio en una de estos contratos, cabe el riesgo que solo se actualice en un ordenador y por tanto en poco tiempo tendremos diferentes versiones de esta plantilla, vamos un lío
Solo puedo usarlas si tengo acceso al equipo o equipos donde está la plantilla
Inconveniente de duplicar el último contrato

Si la situación anterior tenía problemas, y era una forma relativamente elegante de trabajar, esta otra forma es todavía más caótica y peligrosa.

Me refiero a que hay otros usuarios que cuando tienen que hacer un nuevo contrato simplemente buscan el último similar que han creado lo duplican (Guardar como...) y cambian los datos y listo. Como entenderéis esta no puede ser la forma, si estás trabajando así de veras te recomiendo que cambies YA de método, por lo siguiente:

Errores en el cambio de datos, seguro que alguna vez te has dejado sin cambiar alguno de los datos del contrato original, lo que provoca una muy mala imagen para el cliente pues no ve un trato personalizado sino que percibe que es uno más.
El error anterior, además de la mala imagen conlleva retraso y pérdidas de tiempo, pues después de que el cliente se de cuenta (si lo hace) tienes que volver a repasarlo todo para ver si hay más errores y volver a enviarlo, un tiempo muy valioso que estás tirando. Y la otra posibilidad es que si el cliente no se da cuenta, llegado el momento de usar las condiciones de ese contrato puede que no sea valido.
No tengo una estructura organizada de documentación para que cualquier miembro del equipo la use y no tenga que perder tiempo localizando otros documentos (contratos) realizados.
La mejor opción para la combinación de correspondencia

Si escribo este articulo es porque quiero decirte que hay una solución para arreglar todo este embrollo y trabajar de forma centralizada, organizada y supervisada. Todo esta metodología transformará a tu negocio en una empresa eficiente y con mejor imagen hacia el cliente, el cual ganará confianza en ti y la confianza al final de los finales facilita la VENTA que es lo que buscamos.

Por ello te sugiero que escuches este Podcast y si necesitas más ayuda solo tienes que contactar conmigo a través de ayuda@pildorazcrm.com