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PROCESO DE MATRCULA - P.ACA.PRE.03 I.

A. OBJETIVO Dejar a una persona en condicin de iniciar o continuar sus estudios como alumno de la universidad, en el periodo acadmico que se va a iniciar. B. NARRATIVA Si un alumno o postulante admitido decide estudiar en el presente perodo acadmico, debe iniciar el procedimiento siguiendo los pasos que se indican en el punto 1 del este proceso Si un postulante admitido decide no estudiar en el presente perodo acadmico y solicitar reserva de primera matrcula, debe iniciar el procedimiento con las acciones descritas en el punto 3. Si un alumno decide no estudiar en el presente perodo acadmico y solicitar retiro voluntario, debe iniciar el procedimiento con las acciones detalladas en el punto 5.

PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE ALUMNO MATRICULADO 1. Pagar derecho de matrcula: El alumno o postulante admitido debe realizar el pago de los derechos de matrcula en el centro de pagos que la universidad designe. Si un alumno no pudiera realizar el pago de matrcula, puede acercarse a la oficina de pensiones a solicitar un acuerdo econmico. Si la oficina de pensiones Acepta establecer el acuerdo, lo registra en el sistema y el alumno puede acceder al proceso de matrcula. Slo pueden acceder al proceso de matrcula aquellas personas que cumplan con los requisitos establecidos por las normas acadmicas. 2. Registrar al alumno como matriculado: Una vez que el alumno haya cancelado el costo de la matrcula, el centro de pagos notifica este desembolso a la oficina de pensiones para que lo registre como alumno matriculado. La oficina de pensiones enva a cada secretara acadmica la lista de los alumnos que han completado el proceso de matrcula, para que sean considerados como matriculados en su centro acadmico. Por su parte, la oficina de pensiones enva a la oficina de admisiones una lista de los postulantes admitidos que han pagado el derecho de matrcula. Oficina de admisiones genera el carn universitario a estos nuevos alumnos (segn lo indicado en el punto 3 de este proceso). Una vez que se ha registrado a los alumnos matriculados, el procedimiento contina con las actividades especificadas en el punto 7.

SOLICITUD DE RESERVA DE PRIMERA MATRCULA 3. Solicitar reserva de primera matrcula: El postulante admitido que no va a estudiar en el presente perodo acadmico, debe realizar el pago de la reserva de primera matrcula en el centro de pagos designado por la universidad, y presentar la solicitud de reserva de primera matrcula ante la oficina de admisiones.
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P.ACA.PRE.03 Los requisitos para solicitar reserva de primera matrcula estn especificados en las normas acadmicas. 4. Registrar reserva de primera matrcula: La oficina de admisiones recibe y registra la solicitud de reserva de primera matrcula, despus de verificar los requisitos correspondientes. Una vez registrada la solicitud, actualiza el estado acadmico del postulante, atribuyndole el estado de Postulante admitido con reserva de primera matrcula. El procedimiento contina con las pautas indicadas en el punto 7.

SOLICITUD DE RETIRO VOLUNTARIO 5. Solicitar retiro voluntario: Un alumno que haya decidido retirarse de su programa acadmico, debe registrar en el sistema una solicitud de retiro voluntario, para que ya no se le considere en los siguientes perodos acadmicos. Esta solicitud es enviada a travs del sistema a la secretara acadmica. Slo aquellos alumnos que cumplan con los requisitos establecidos por las normas acadmicas, pueden generar dicha solicitud. 6. Registrar retiro voluntario: La secretara acadmica recibe la solicitud presentada y actualiza el estado acadmico del alumno atribuyndole el estado de exalumno en condicin de retiro voluntario. De acuerdo a su criterio, los centros acadmicos pueden solicitar una entrevista personal con el alumno que pide el retiro voluntario. El alumno puede aceptar o rechazar la entrevista; y de realizarse sta, es l quien en ltima instancia decide si cancela o no su solicitud de retiro. En todos los casos de retiro voluntario, se informa a los apoderados la decisin del alumno.

ACTUALIZACIN DE INFORMACIN ACADMICA 7. Actualizar el estado acadmico: Una vez que cuenta con la lista de matriculados, secretara acadmica actualiza el estado acadmico de los alumnos que no se matricularon, ni solicitaron retiro voluntario, registrndolos como exalumnos en condicin de abandono. Asimismo, la oficina de admisiones actualiza el estado acadmico de los postulantes admitidos que no realizaron el pago de derecho de matrcula, ni solicitaron reserva de primera matrcula, registrndolos como postulantes admitidos que perdieron su vacante. A los apoderados de los exalumnos en condicin de abandono, se les informa que stos no estudiarn en el periodo acadmico que se va a iniciar. 8. Consolidar informacin: Al finalizar los plazos de matrcula y presentacin de solicitudes de retiro voluntario, la secretara acadmica consolida los datos registrados durante el proceso, a fin de elaborar una lista definitiva de alumnos, clasificados en: Alumnos matriculados. Exalumnos en condicin de retiro voluntario. Exalumnos en condicin de abandono. Al finalizar los plazos de presentacin de solicitudes de reserva de primera matrcula, la oficina de admisiones tambin consolida la informacin registrada, a fin de generar la lista definitiva de postulantes admitidos, clasificados segn estos tres estados: Alumnos nuevos matriculados. Postulantes admitidos con reserva de primera matrcula. Postulantes admitidos que perdieron la vacante.
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3. PROCESO DE MATRCULA
Registro de alumno matriculado Solicitud de reserva de primera matrcula Solicitud de retiro voluntario Actualizacin de informacin acadmica

Alumno / Postulante admitido

Inicio

1. Pagar derecho de matrcula

3. Solicitar reserva de primera matrcula

5. Solicitar retiro voluntario

Oficina de pensiones

2. Registrar al alumno como matriculado

Oficina de admisiones

4. Registrar reserva de primera matrcula

7. Actualizar estado acadmico 6. Registrar retiro voluntario

8. Consolidar informacin

Secretaria acadmica

Fin

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II.
DISPOSICIONES GENERALES

NORMAS

Artculo 28: Se entiende por matrcula al proceso acadmico por el cual una persona, considerada apta para acceder a este proceso, cumple con el pago de los derechos respectivos y se encuentra en condiciones de iniciar formalmente sus estudios en el perodo acadmico que se va a iniciar. Incluye la gestin de las solicitudes de reserva de primera matrcula y retiro voluntario. Artculo 29: En el presente proceso, se toman en cuenta los siguientes conceptos: Persona apta para la matrcula: Es aquella que no tiene impedimento acadmico o disciplinario para matricularse en el perodo prximo a iniciarse. Incluye a aquellos postulantes que han cumplido los requisitos para su admisin en la universidad. Alumno matriculado: Persona registrada como alumno matriculado por su centro acadmico, porque cumple con los requisitos establecidos para ello y ha realizado el pago del derecho de matrcula o mantiene un acuerdo econmico con oficina de pensiones. Exalumno en condicin de abandono: Persona que se encuentra en la condicin de exalumno por no haber realizado el pago de la matrcula, no haber cumplido el acuerdo econmico, o no haber presentado su solicitud de retiro voluntario. Exalumno en condicin de retiro voluntario: Persona que se encuentra en la condicin de exalumno al haber solicitado voluntariamente el retiro del programa acadmico. Postulante admitido: Es aquel postulante que luego del proceso de evaluacin, correspondiente a la modalidad por la que postul, obtuvo una vacante en la universidad. Reserva de primera matrcula: Derecho que slo tiene el postulante admitido de solicitar la reserva de su vacante para iniciar sus estudios ms adelante. Retiro voluntario: Ejecucin que realiza un alumno de la Universidad de Piura de su derecho a retirarse voluntariamente de un programa acadmico. El alumno comunica oficialmente su intencin de dejar de estudiar en el programa acadmico durante uno o ms perodos, independientemente de si se reincorporar o no ms adelante.

REQUISITOS PARA LA MATRCULA Artculo 30: Se deben cumplir los siguientes requisitos para acceder a la matrcula y ser considerado alumno de la Universidad de Piura: a. Ser considerado una persona apta para la matrcula. b. Cumplir con el pago de todas las deudas pendientes con la universidad. c. Cumplir con el pago de los derechos de matrcula, en las fechas establecidas en el calendario acadmico. Excepcionalmente, se consideran cumplidos los requisitos indicados en los incisos b y c cuando el alumno consigue una autorizacin a travs de un acuerdo econmico con la oficina de pensiones. A esta oficina le corresponde la gestin econmica de dicho acuerdo.

ALUMNOS NO MATRICULADOS
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Artculo 31: Los requisitos para solicitar la reserva de primera matrcula son: a. Presentar una solicitud de reserva de primera matrcula a la oficina de admisiones. b. Pagar el derecho por reserva de primera matrcula, por cada perodo acadmico que el postulante admitido decida no matricularse. El postulante admitido pierde su vacante en la universidad si no cumple con solicitar esta reserva y realizar el pago correspondiente en un perodo acadmico. Artculo 32: Para solicitar el retiro voluntario, un alumno debe presentar una solicitud de retiro voluntario al centro acadmico, explicando los motivos por los que desea retirarse. Adicionalmente, puede indicar el perodo acadmico en el que probablemente se reincorpore. Queda a criterio del centro acadmico solicitar una entrevista personal con el alumno que pide el retiro voluntario.

PLAZOS Artculo 33: Los plazos que se cumplen a lo largo de este proceso son los siguientes: a. La duracin total del proceso de matrcula es de seis (6) das, segn las fechas establecidas en el calendario acadmico. b. El proceso de matrcula consta de dos fases, una ordinaria y otra extraordinaria, de tres (3) das de duracin cada una, segn lo indicado en el calendario acadmico. Los montos de la matrcula ordinaria y el recargo por da en las fechas de matrcula extraordinaria, son fijados por la oficina de pensiones. c. Los alumnos que no se matriculen durante las fechas de matrcula ordinaria, no son considerados en la validacin de la ltima fase de solicitud de carga acadmica.

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