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MANUAL DE OFFICE PROJECT 2010

Asesor: M.A. Ciro Samperio Le vinsn

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Contenido
CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO ................................................................................... 4 Pasos para crear y programar un proyecto nuevo .......................................................................... 4 Definir las propiedades del archivo para el proyecto ..................................................................... 5 Pasos para abrir un proyecto .......................................................................................................... 5 Pasos para guardar un plan en formato PDF o XPS......................................................................... 5 Pasos para guardar un proyecto con Project Standard 2010.......................................................... 6 Pasos para Imprimir un informe bsico .......................................................................................... 6 Paso para agregar un encabezado o un pie de pgina a un informe bsico ................................... 7 AGREGAR TAREAS AL PROYECTO ........................................................................................................ 8 Pasos para Crear una tarea nueva .................................................................................................. 8 Pasos para Insertar una tarea entre otras tareas existentes .......................................................... 8 Pasos para Agregar una tarea en la vista Diagrama de red ............................................................ 8 Pasos para crear varias tareas ......................................................................................................... 9 Pasos para Crear una tarea repetitiva........................................................................................... 10 Sugerencias para trabajar con tareas............................................................................................ 11 HITOS ................................................................................................................................................. 12 Pasos para Crear un hito ............................................................................................................... 12 Pasos para Crear un hito con una duracin mayor que cero ........................................................ 12 DURACION DE LAS TAREAS ............................................................................................................... 14 Pasos para Cambiar la duracin de una tarea............................................................................... 14 Pasos para cambiar las unidades predeterminadas...................................................................... 14 Permitir mejores estimaciones ..................................................................................................... 14 DEPENDENCIAS O VINCULAR TAREAS ............................................................................................... 15 Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt .............................................................................. 15

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Vincular tareas en la vista Diagrama de red.................................................................................. 15 Vincular tareas en la vista Calendario ........................................................................................... 16 Activar y desactivar el vinculado automtico ............................................................................... 16 Acerca de vincular tareas .............................................................................................................. 16 Acerca de vincular las tareas programadas manualmente ........................................................... 17 ESQUEMA DEL PROYECTO ................................................................................................................. 18 Elegir un mtodo para organizar las tareas .................................................................................. 18 Pasos para Crear tareas de resumen y subtareas ......................................................................... 18 Usar planeacin descendente para crear tareas de resumen (o fases) ........................................ 20 Paso 1: Crear una tarea de resumen (o fase) ................................................................................ 20 Paso 2: Agregar subtareas a la tarea de resumen..................................................................... 21 Paso 3: Ajustar la programacin descendente.............................................................................. 21 CREAR CALENDARIOS ........................................................................................................................ 23 Descripcin general de calendarios del proyecto ......................................................................... 23 Agregar un da de descanso para un recurso ................................................................................ 24 Agregar un da festivo al calendario del proyecto ........................................................................ 25 Establecer los perodos laborables para recursos o tareas en el proyecto................................... 25 GUARDAR Y PUBLICAR PROYECTOS .................................................................................................. 27 Guardar un proyecto ...................................................................................................................... 27 Guardar un proyecto ..................................................................................................................... 27 Guardar un proyecto con Project Standard 2010 ......................................................................... 27 Guardar un proyecto como plantilla ............................................................................................. 28 Guardar un plan en formato PDF o XPS ........................................................................................ 29 Ms informacin acerca de documentos PDF y XPS ..................................................................... 29

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CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO


Al crear un proyecto nuevo, puede optar por programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo o una fecha de finalizacin, y puede definir propiedades de archivo especficas que ayuden a organizar o buscar el proyecto.

Pasos para crear y programar un proyecto nuevo


1. Da clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Nuevo. 2. Asegrate de que la opcin Proyecto en blanco est activada y, a continuacin, Da clic en Crear en el panel derecho. 3. En la pestaa Proyecto, en el grupo Propiedades, Da clic en Informacin del proyecto.

4.

Programa el proyecto en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto:

Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, Da clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, selecciona la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.

Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalizacin, Da clic en Fecha de finalizacin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, selecciona la fecha en el cuadro Fecha de finalizacin.

Presiona el botn de Aceptar.

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Definir las propiedades del archivo para el proyecto


1. 2. Abre el proyecto. Da clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Informacin. 3. En el panel derecho, Da clic en Informacin del proyecto y, a continuacin, Da clic en Propiedades avanzadas. 4. 5. En la pestaa Resumen, escribe la informacin pertinente del proyecto en los cuadros. En la pestaa Personalizar, escribe la informacin personalizada en los cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuacin, Da clic en Agregar. 6. Da clic en Aceptar.

Pasos para abrir un proyecto


1. Da clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, Da clic en Abrir. 2. 3. 4. En el panel izquierdo del cuadro de dilogo Abrir, Da clic en la unidad o carpeta que contiene el proyecto. En el panel derecho del cuadro de dilogo Abrir, Abre la carpeta que contiene el proyecto que deseas. Da clic en el proyecto y, a continuacin, en Abrir.

Pasos para guardar un plan en formato PDF o XPS


Los formatos de archivo PDF y XPS son formas comunes de guardar y ver un plan de proyecto para que otras personas puedan verlo sin que sea necesario que tengan Project instalado en sus equipos. 1. 2. Da clic en la pestaa Archivo y luego Da clic en Compartir. Da clic en Crear documento PDF/XPS y luego Da clic en Crear un PDF/XPS a la derecha.

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3. 4.

En el cuadro de dilogo Examinar, selecciona un nombre y una ubicacin para el documento. En la lista Guardar como tipo, selecciona Archivos PDF o Archivos XPS y luego Da clic en Aceptar.

Pasos para guardar un proyecto con Project Standard 2010


1. 2. Da clic en la pestaa Archivoy, a continuacin, Da clic en Guardar. Si es la primera vez que guarda el proyecto, escribe su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, Da clic en Guardar.

Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.


1. 2. 3. 4. Da clic en la pestaa Archivo. Da clic en Enviar y guardar. Debajo de Tipos de archivo, Da clic en Guardar proyecto como archivo. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, selecciona el tipo de archivo que deseas guardar. Hay dos mtodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.

Da doble clic en el tipo de archivo que deseas guardar. Da un solo clic en el tipo de archivo que deseas guardar y, a continuacin, Da clic en

5. 6.

Escribe un nombre para el archivo. Da clic en Guardar.

Pasos para Imprimir un informe bsico


1. 2. 3. Da clic en el grupo Proyecto. En el grupo Informes, Da clic en Informes. En el cuadro de dilogo Informes, Da clic en un informe y, a continuacin, en Seleccionar.

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4.

En el siguiente cuadro de dilogo, selecciona el tipo de informe y vuelva a hacer clic en Seleccionar. El informe aparecer en el modo Vista previa de impresin.

5.

Da clic en Imprimir.

Paso para agregar un encabezado o un pie de pgina a un informe bsico


1. 2. 3. Da clic en el grupo Proyecto. En el grupo Informes, Da clic en Informes. En el cuadro de dilogo Informes, Da clic en Personalizado y, a continuacin, en Seleccionar. 4. En el cuadro de dilogo Informes personalizados, selecciona un informe en la lista Informes y, a continuacin, Da clic en Imprimir. La lista de informes contiene todos los informes que se pueden imprimir. 5. 6. 7. 8. Da clic en Configurar pgina. Da clic en la pestaa Encabezado o Pie de pgina. Da clic en la pestaa Izquierda, Centro o Derecha. En el cuadro de texto, escribe o pegue el texto, agregue informacin del documento o del proyecto, o inserte o pegue un grfico.

Para agregar nmeros de pgina, Da clic en Insertar nmeros de pgina nmero total de pginas o en ambas.

, Insertar

Para agregar la fecha u hora actual, Da clic en Insertar fecha actual actual o en ambas.

, Insertar hora

Para agregar el nombre del archivo, Da clic en Insertar nombre de archivo Para agregar un grfico, Da clic en Insertar imagen .

Para dar formato a la informacin predefinida, selecciona el smbolo de "y" comercial (&) o el texto al que deseas dar formato, Da clic en Formato de la fuente del texto continuacin, selecciona las opciones de formato que deseas. y, a

Para agregar informacin especfica del proyecto, Da clic en la informacin que deseas en los cuadros General y Campos del proyecto y, a continuacin, Da clic en Agregar para cada entrada. Repita este paso para agregar ms informacin del proyecto.

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AGREGAR TAREAS AL PROYECTO


Con Project 2010, puedeS crear tareas para dividir el trabajo del proyecto en varias partes. Algunos administradores de proyectos se refieren a las tareas como "actividades" o "paquetes de trabajo".

Pasos para Crear una tarea nueva


1. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. En un campo Nombre de tarea vaco, escribe el nombre de la tarea y luego presiona ENTRAR.

Pasos para Insertar una tarea entre otras tareas existentes


1. 2. Selecciona la fila debajo de donde deseas que aparezca la nueva tarea. En la pestaa Tarea, en el grupo Insertar, da clic en la parte superior del botn Tarea. 3. Escribe el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de que se inserta una tarea.

Pasos para Agregar una tarea en la vista Diagrama de red


1. Para pasar a la vista Diagrama de red, en el grupo Vista de tareas de la pestaa Vista, da clic en Diagrama de red. 2. En la pestaa Tarea, en el grupo Insertar, da clic en la parte superior del botn Tarea.

3.

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3.

En el nuevo cuadro de tarea escribe el nombre de la tarea.

Pasos para crear varias tareas


Si ests agregando varias tareas con asignaciones de recursos y dependencias de tareas al mismo tiempo, quizs le resulte til escribir esta informacin en el proyecto usando la vista Formulario de tareas. 1. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. En la pestaa Vista, en el grupo Vista en dos paneles, selecciona Detalles.

La ventana se divide para mostrar la vista Diagrama de Gantt en la parte superior y la vista Formulario de tareas en la parte inferior. No puedes ver la escala de tiempo mientras te encuentra en la vista en dos paneles. 3. 4. En la vista Diagrama de Gantt (parte superior), da clic en la primera fila vaca al final de la lista de tareas. En la vista Formulario de tareas (parte inferior), escribe la informacin relativa a la nueva tarea: En el cuadro Nombre, escribe el nombre de la tarea nueva. En el cuadro Duracin, indica la duracin de la tarea. Si deseas que la duracin de la tarea permanezca fija a pesar de las asignaciones de recursos, active la casilla Por el esfuerzo.

En las columnas del formulario, escribe la informacin detallada acerca de la tarea (como los recursos asignados y la tarea predecesora).

5.

Da clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuacin, da clic en Siguiente para pasar a la siguiente fila en la vista Diagrama de Gantt.

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Pasos para Crear una tarea repetitiva


Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escrbela como una tarea repetitiva. Si no se repite en determinados intervalos, escrbala como una tarea regular cada vez que se lleva a cabo. 1. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. 3. Selecciona la fila debajo de donde deseas observar la tarea repetitiva. En la pestaa Tarea, en el grupo Insertar, da clic en la parte inferior del botn Tarea y, a continuacin, da clic en Tarea peridicamente.

4. 5.

En el cuadro Nombre de tarea, escribe el nombre de la tarea. En el cuadro Duracin, escribe la duracin de una nica repeticin de la tarea.

6.

En la seccin Patrn de repeticin, da clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.

7.

Selecciona la casilla junto a cada da de la semana en que debe repetirse la tarea.

8.

En el cuadro Iniciar, escribe la fecha de inicio y realice uno de los siguientes procedimientos:

Selecciona Finalizar despus de y, luego, escribe la cantidad de repeticiones de la tarea.

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9.

Selecciona Finalizar el y, luego, escribe la fecha en que deseas que finalice la tarea repetitiva.. En la seccin Calendario para programar esta tarea, selecciona un calendario de recursos de la lista Calendario para aplicar a la tarea. Si no deseas aplicar un calendario, selecciona Ninguno. Cuando insertas una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar automticamente y se observa un indicador de tarea repetitiva en la columna Indicadores .

Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el campo Nombres del recurso, el recurso se asignar al trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales cada vez que se repiten.

Sugerencias para trabajar con tareas


Para definir las tareas ms efectivamente, ten en cuenta las siguientes pautas:

Desglosa las tareas al nivel de detalle del que deseas realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en ms detalle para las reas ms peligrosas.

Asegrate de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas. Define las tareas cortas en comparacin con la duracin total del proyecto. Las tareas cortas le permiten estimar ms fcilmente el tiempo y los recursos.

Evita definir las vacaciones o cursos como tareas. En su lugar, puede definir calendarios de recursos para contabilizar el tiempo (administrativo) no laborable.

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HITOS
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin cero se muestran automticamente como un hito. Tambin puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duracin. Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas. Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere una aplicacin que otra empresa est desarrollando. Puede crear un hito con duracin cero en el proyecto para representar la finalizacin de esa aplicacin.

Pasos para Crear un hito


1. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. Escribe el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omite este paso. 3. Escribe 0 en el campo Duracin del hito y, a continuacin, presiona ENTRAR. Cuando escribe una duracin cero en una tarea, Project 2010 muestra automticamente el smbolo de hito en la seccin de grficos de la vista Diagrama de Gantt en ese da.

Pasos para Crear un hito con una duracin mayor que cero
Por lo general, los hitos tienen una duracin cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duracin. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de aprobacin al final de una fase y sabe que el proceso de aprobacin tardar una semana. 1. 2. En el grupo Vistas de tareas de la pestaa Vista, da clic en Diagrama de Gantt. Escribe el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3. Selecciona el hito y, en la pestaa Tarea, en el grupo Propiedades, da clic en Informacin de tarea.

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4.

En el cuadro de dilogo Informacin de tarea, da clic en la pestaa Opciones avanzadas y, a continuacin, especifique la duracin del hito en el cuadro Duracin.

5.

Activa la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito y, a continuacin, da clic en Aceptar. Project 2010 muestra el smbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el ltimo da de la tarea.

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DURACION DE LAS TAREAS


Cuando crea una tarea programada automticamente, Project 2010 asigna una duracin estimada de forma predeterminada para un da. Puede modificar la duracin en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo que requiere la tarea.

Pasos para Cambiar la duracin de una tarea


1. En la columna Duracin de la tarea, escribe la duracin en minutos (m), horas (h), das (d), semanas (s) o meses (me). 3. Presiona ENTRAR.

Pasos para cambiar las unidades predeterminadas


1. 2. 3. Da clic en la pestaa Archivo y luego da clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, da clic en Programacin en el panel izquierdo. En el cuadro Mostrar duracin en, selecciona una unidad de duracin.

Permitir mejores estimaciones


Es posible que algunos proyectos no usen duraciones estimadas para las tareas programadas automticamente. Si tu proyecto no usa duraciones estimadas y se escribe un signo de interrogacin en la columna Duracin de una tarea, el valor no se considera una estimacin. Para permitir las duraciones estimadas de tareas en tu proyecto, realiza lo siguiente: 1. 2. 3. Da clic en la pestaa Archivo y luego da clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, da clic en Programacin en el panel izquierdo. Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan duraciones estimadas.

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DEPENDENCIAS O VINCULAR TAREAS


Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt
1. 2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que deseas vincular, en el orden en que deseas vincularlas.

Para seleccionar tareas que estn una junto a la otra, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la primera y en la ltima tarea que deseas vincular.

Para seleccionar tareas que no estn una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y da clic en las tareas que deseas vincular.

3.

En la pestaa Tarea, en el grupo Tareas, da clic en el botn Vincular tareas.

Project, de manera predeterminada, crea un vnculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vnculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.

Vincular tareas en la vista Diagrama de red


1. 2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de red. Site el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora. 3. Arrastre la lnea hasta el cuadro de la tarea sucesora.

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Vincular tareas en la vista Calendario


1. 2. 3. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Calendario. Site el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora. Arrastre la lnea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.

Activar y desactivar el vinculado automtico


Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea se vincule automticamente a las tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automtico. Por ejemplo, si tiene tres tareas con vnculos Fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptar el vnculo Fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella. El vinculado automtico est deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo, siga los pasos a continuacin. 1. 2. Da clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, da clic en Programacin y desplcese hasta la seccin Opciones de programacin de este proyecto. 3. Para activar el vinculado automtico, active la casilla de verificacin Vincular automticamente las tareas insertadas o desplazadas. Para volver a desactivar el vinculado automtico, desactive la casilla de verificacin.

Acerca de vincular tareas


Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vnculo predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vnculo de tipo Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vnculos de tareas de modo que pueda disear su proyecto de forma realista:
TIPO DE VNCULO
Fin a comienzo (FC)

EJEMPLO

DESCRIPCIN
La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos" y "Verter cemento", la tarea "Verter cemento" no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea "Preparar cimientos".

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Comienzo a comienzo (CC)

La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente puede comenzar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vnculo CC no requiere que ambas tareas comiencen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y "Nivelar cemento", la tarea "Nivelar cemento" no puede comenzar hasta que comience la tarea "Verter cemento". La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que se haya completado la tarea de la cual depende. El tipo de vnculo FF no requiere que ambas tareas se completen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar instalacin elctrica", la tarea "Inspeccionar instalacin elctrica" no puede completarse hasta que se complete la tarea "Agregar cableado". La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vnculo CF no requiere que la tarea dependiente se complete de forma simultnea en cuanto comience la tarea de la que depende. Por ejemplo, las cimbras del techo para su proyecto de construccin se construyen en otro lugar. Dos de las tareas de su proyecto son "Entrega de cimbras" y "Montar techo". La tarea "Montar techo" no se puede completar hasta que comience la tarea "Entrega de cimbras".

Fin a fin (FF)

Comienzo a fin (CF)

Acerca de vincular las tareas programadas manualmente


Cuando vincula una tarea programada manualmente a otra tarea, Project respeta el tipo de vnculo y coloca la tarea programada manualmente relativa a la otra tarea. Por ejemplo, la tarea sucesora con un vnculo Fin a comienzo se muestra al comienzo cuando finaliza la tarea predecesora. Sin embargo, puedes configurar Project 2010 de modo que una tarea programada manualmente no se mueva cuando se vincule a otra tarea: 1. 2. Da clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, da clic en Programacin y desplcese hasta la seccin Opciones de programacin de este proyecto. 3. Desactiva la casilla de verificacin Actualizar tareas programadas manualmente al editar vnculos.

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ESQUEMA DEL PROYECTO


Puedes organizar mejor Tu lista de tareas y hacer que sea ms fcil de leer con tan solo aplicar sangras a las tareas del proyecto para crear as un esquema de las tareas de resumen y las subtareas. A diferencia de las versiones anteriores, Project 2010 permite comenzar con una lista de tareas de resumen y crear subtareas para cada una de ellas, y no al revs.

Puedes desglosar la lista de tareas para que se vea ms organizada y legible al aplicar sangra en el campo Nombre de tarea. Al aplicar sangra, la tarea se convierte en una subtarea de la tarea predecesora ms cercana de un nivel de esquema superior. y anular en el campo Nombre de tarea.

Elegir un mtodo para organizar las tareas


Al organizar las tareas de un proyecto, puedes agrupar aquellas tareas que compartan caractersticas o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangra a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organizacin del proyecto. Existen dos mtodos de organizacin de la lista de tareas:

Con el mtodo arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuacin, se detallan las fases en tareas individuales. Este mtodo proporciona una versin del plan tan pronto como haya decidido las fases principales.

Con el mtodo abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuacin, se agrupan en fases. Cuando haya decidido el mtodo para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project.

Pasos para Crear tareas de resumen y subtareas


Para crear un resumen de las tareas, aplica o anula la sangra para crear tareas de resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangra y las subtareas, debajo de ellas, con sangras aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de resumen tambin puede ser una subtarea de otra tarea superior.

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1.

En la vista de Diagrama de Gantt, da clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangra como subtarea o anular la sangra como tarea de resumen.

2.

En la cinta de opciones, en el grupo de tareas, da clic en Aplicar sangra para aplicar la sangra a la tarea, de modo que se convierta en una subtarea.

Recomendaciones

Para deshacer el esquema, anule la sangra de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema.

Puede reorganizar fcilmente las fases del proyecto en su programacin de esquema. Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automticamente se desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas.

Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automticamente todas sus subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangra de las subtareas hasta que estn al mismo nivel que la tarea de resumen.

Al reorganizar una lista de tareas, cambiarn los nmeros de esquema de los elementos de la lista. Los nmeros de esquema se actualizan automticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si est usando un sistema de numeracin personalizado especificado manualmente, los nmeros no se actualizan de forma automtica. Si desplaza una tarea, deber ajustar manualmente los nmeros para reflejar la nueva ubicacin.

La colocacin de tareas en orden jerrquico no crea automticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, stas deben estar vinculadas. Despus de organizar las tareas vinculadas en su programacin de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas.

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Usar planeacin descendente para crear tareas de resumen (o fases)


Con el mtodo descendente de programacin de trabajo del proyecto, primero se identifican las fases principales (o tareas de resumen) y, a continuacin, se desglosan las fases en tareas individuales, en lugar de proceder en orden inverso. En ocasiones, es necesario tener una visin general del proyecto antes de planear los detalles. Lo que es importante tener en cuenta a la hora de crear tareas de resumen descendentes en Project 2010 es que, cuando una tarea de resumen est programada manualmente, las duraciones de las tareas individuales (a veces denominadas subtareas) no se resumirn automticamente.

Paso 1: Crear una tarea de resumen (o fase)


El primer paso de la planeacin descendente es crear tareas de resumen de alto nivel (o fases) con una estimacin de cunto durarn dichas tareas. La estimacin, por ejemplo, podra ser un presupuesto de la cantidad de tiempo que su departamento puede dedicar a una fase determinada de un proyecto ms grande, sin conocer los detalles de las tareas correspondientes a cada fase. 1. Da clic en la pestaa Vista. En el grupo Vistas de tareas, da clic en Diagrama de Gantt. 2. Especificar una nueva tarea. Esta tarea ser la tarea de resumen de esta fase del proyecto. 3. Sigue uno de estos pasos: En el campo una Duracin (por

correspondiente a dicha tarea, especifique duracin ejemplo, 20d).

Especifique una fecha de inicio o de finalizacin para una fase si no sabe exactamente cunto durar. Si no especificas una

duracin, fecha de inicio o fecha de finalizacin, no podr crear una fase descendente. No obstante, despus de crear una tarea de resumen sin duracin, fecha de inicio o fecha de finalizacin, es posible agregar esta informacin posteriormente para convertir la tarea de resumen en una fase descendente.

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Paso 2: Agregar subtareas a la tarea de resumen


1. 2. Especifica las subtareas de la tarea de resumen (o fase) creada en el primer paso. Seleccione todas las subtareas de la tarea de resumen y, a continuacin, aplica sangra. Cuando se crea una tarea de resumen descendente, las subtareas no se incluyen en la tarea de resumen. La barra de resumen de la tarea de resumen est dividida: la barra inferior resume las duraciones de las subtareas para compararlas con la duracin creada inicialmente para la tarea de resumen. Por ejemplo, en el grfico siguiente, la parte inferior de la barra de resumen de la fase de desarrollo muestra que las tres subtareas estn dentro del presupuesto original de la fase. La mitad superior de la barra muestra la estimacin descendente original.

Paso 3: Ajustar la programacin descendente


Una vez creadas las tareas de resumen y sus subtareas, sin duda ser necesario ajustarlas. Afortunadamente, para ajustar una programacin o una fase usando el mtodo descendente slo es necesario arrastrar y colocar las tareas hasta que stas se ajusten al plan o presupuesto inicial de la fase. Ten en cuenta las siguientes sugerencias al ajustar una programacin descendente:
PARA REALIZAR HAZ LO SIGUIENTE

ESTA ACCIN

Programar por fecha de finalizacin

Especifique una sola fecha de finalizacin para la tarea de resumen. Project intentar alinear las tareas con sangra o vinculadas con la fecha de finalizacin de la tarea de resumen.

Programar por fecha de inicio

Especifique una sola fecha de inicio para la tarea de resumen. Project intentar alinear las tareas con sangra o vinculadas con la fecha de inicio de la tarea de resumen.

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Mover

una

tarea

Las tareas que se programen fuera de la tarea de resumen harn que aparezca una barra roja debajo de la barra de la tarea de resumen para avisarle de que la fase excede el presupuesto. Para resolver el problema, puede arrastrar la tarea que excede el presupuesto a un punto que se encuentre antes del inicio de la tarea de resumen.

programada fuera de la tarea de resumen

Ajustar resumen

la

tarea

de

Si las tareas exceden el presupuesto original de la tarea de resumen, arrastre el borde derecho de la barra de resumen.

Aumentar el presupuesto

Si est usando la tarea de resumen para establecer un presupuesto sencillo para una fase, puede usar el mouse para mover la fecha de inicio o la duracin.

Otro

problema

de

Project subraya con color rojo todas las tareas que tienen problemas de programacin. Mueva el puntero sobre cualquier tarea subrayada para obtener ms informacin sobre el problema de programacin.

programacin

Ajustar el color de las barras

En la ficha Formato, en el grupo Estilo de diagrama de Gantt, da clic en un estilo

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CREAR CALENDARIOS
Cuando tengaS una idea ms clara sobre lo que debe hacer y cmo se relacionan entre s todas las partes del proyecto, podr comenzar a ajustar la programacin. Puede establecer calendarios para todo el proyecto, para tareas especficas y para recursos que trabajen en el proyecto.

Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los das y horas laborables generales del proyecto, as como los perodos no laborables (perodo no laborable: horas o das designados en un calendario de recursos o de proyecto en los que Project no debera programar tareas porque no se realiza trabajo alguno. El perodo no laborable puede incluir horas de comida, fines de semana y das festivos, por ejemplo.) normales (por ejemplo, fines de semana y noches) y das de descanso especiales (como los das festivos).

Descripcin general de calendarios del proyecto


Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los recursos y la forma en que se programan las tareas:

Calendario del proyecto

ste es el calendario que se usa para designar la programacin de trabajo

predeterminada de todas las tareas de un proyecto.

Calendario de recursos

Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos

individuales basados en la configuracin del calendario Estndar. Para modificar dichos calendarios, da clic en Cambiar tiempo de trabajo, en la ficha General del cuadro de dilogo Informacin del recurso. Tambin puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo especficas. Por ejemplo, puede asignar un recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificar los calendarios de recursos para indicar perodos no laborables, como vacaciones y permisos.
NOTA

Si usa Project Professional, primero debe desproteger el recurso.

Calendario de tareas

Las tareas se programan segn los perodos laborables del calendario del

proyecto. No obstante, puede personalizar los perodos laborables desde el calendario del proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que

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son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente til para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que estn designados como perodos no laborables en el calendario del proyecto.

Calendario base

Un calendario base se usa como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto,

el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece tres calendarios base: Estndar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en das de la semana con una hora para comida) 24 horas Turno de noche

Agregar un da de descanso para un recurso


1. Da clic en la pestaa Proyecto y, en el grupo Propiedades, da clic en Cambiar tiempo de trabajo.

2.

En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para calendario, da clic en el recurso cuyo calendario desea cambiar. En este caso trabaja con el estndar

3. 4.

Da clic en la pestaa Excepciones. Escribe un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Da de descanso, y las horas de comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.

5.

Si la excepcin se repetir en toda una parte de la programacin, da clic en Detalles.

6.

Bajo el Patrn de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuacin, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrn de periodicidad.

7.

En Intervalo de repeticin, seleccione la hora de comienzo de la excepcin mediante el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.

8.

Escribe o seleccione la informacin correspondiente, segn la hora de finalizacin seleccionada. Si seleccionas Terminar despus de, escribe o seleccione el nmero de repeticiones de la tarea.

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Si seleccion Terminar el, escribe o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva. Cualquier tarea a la que este recurso est asignado se programar en funcin del da de descanso. Para ello, por lo general se aumenta el nmero de das necesarios para completar la tarea.

Agregar un da festivo al calendario del proyecto


1. Da clic en la pestaa Proyecto y, en el grupo Propiedades, da clic en Cambiar tiempo de trabajo.

2.

En la lista Para calendario, da clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estndar (Calendario del proyecto). Tambin puede seleccionar la opcin 24 horas o Turno de noche.

3. 4.

En el cuadro de dilogo Cambiar tiempo de trabajo, da clic en la pestaa Excepciones. Escribe un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.

5. 6.

Si la excepcin se repetir en toda una parte de la programacin, da clic en Detalles. Bajo el Patrn de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuacin, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrn de periodicidad. Los detalles del patrn de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrn diario, semanal, mensual o anual.

7.

En Intervalo de repeticin, seleccione la hora de comienzo de la excepcin mediante el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.

8.

Escribe o seleccione la informacin correspondiente, segn la hora de finalizacin seleccionada. Si seleccion Terminar despus de, escribe o seleccione el nmero de repeticiones de la tarea. Si seleccion Terminar el, escribe o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.

Cualquier tarea programada durante la festividad ser reprogramada de forma automtica para tener en cuenta el tiempo no laboral del da festivo.

Establecer los perodos laborables para recursos o tareas en el proyecto


El procedimiento siguiente se aplica al cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido el proyecto estndar predeterminado, un calendario de recursos especfico o un calendario de tareas. 1. Da clic en la pestaa Proyecto y, en el grupo Propiedades, da clic en Cambiar tiempo de trabajo.

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2.

En la lista Para calendario, da clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estndar (Calendario del proyecto). Tambin puede seleccionar la opcin 24 horas o Turno de noche.

3.

Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario de proyecto, calendario de recurso o para un calendario nuevo, da clic en la pestaa Semanas laborales.

4.

En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una programacin adicional de semanas laborales para un rango de das que difieren del da laborable predeterminado, como un calendario de verano para obras en carretera o una semana laborable que incluya fines de semana. En la tabla Perodos laborales escribe un nombre descriptivo para la programacin de la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuacin, escribe las fechas de inicio y finalizacin del perodo en que tendr lugar la programacin adicional.

5. 6.

Da clic en Detalles. En el cuadro de dilogo Detalles de, seleccione a su vez los das que desea cambiar de laborables a no laborables, o viceversa, y seleccione una de las siguientes opciones:

Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos das lunes a viernes, y los perodos no laborables en fines de semana.

Elija los das que deben usar los

perodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de

Establecer das como tiempo de descanso

Elija los das en los que no se puede programar ningn

trabajo. Por ejemplo, si nadie en su organizacin trabaja los viernes, seleccione Viernes y, a continuacin seleccione Establecer das como tiempo de descanso.

Establecer das en estos perodos laborables especficos

Para establecer los perodos laborables

para los das seleccionados a lo largo de la programacin, especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su organizacin trabajan los sbados, seleccione Sbados y, a continuacin seleccione Establecer da(s) en estos perodos laborables especficos.

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GUARDAR Y PUBLICAR PROYECTOS

Guardar un proyecto
Mostrar todo Puedes guardar un plan de proyecto en varios formatos de archivos, incluidas las versiones anteriores de Microsoft Project, libros de Microsoft Excel y plantillas que puede usar en proyectos futuros.

Guardar un proyecto
El proceso para guardar un proyecto es diferente para los usuarios de Project Standard 2010 y de Project Professional 2010 que estn conectados a Project Server. Ambos procesos han sido documentados en esta seccin.

Guardar un proyecto con Project Standard 2010


1. 2. Da clic en la pestaa Archivoy, a continuacin, Da clic en Guardar. Si es la primera vez que guarda el proyecto, escribe su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, Da clic en Guardar.
NOTA

Si va a guardar un archivo con varios proyectos, se le podra solicitar un nombre de proyecto.

Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente. 1. 2. 3. 4. Da clic en la pestaa Archivo. Da clic en Enviar y guardar. Debajo de Tipos de archivo, Da clic en Guardar proyecto como archivo. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar. Hay dos mtodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.

Da doble clic en el tipo de archivo que desea guardar. Da un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuacin, Da clic en .

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5. 6.

Escribe un nombre para el archivo. Da clic en Guardar. Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:

Project 2007 Project 2000 - 2003 Formato de documento porttil (PDF) Especificacin de papel XML (XPS) Libro de Excel Texto delimitado por tabulaciones Delimitado por comas (CSV) XML

Guardar un proyecto como plantilla


Para volver a utilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto, puede guardarlo como plantilla. 1. 2. Da clic en la pestaa Archivoy, a continuacin, Da clic en Guardar como. Usuarios de Project Professional: Si el proyecto que desea guardar como plantilla est guardado en Project Server, Da lo siguiente: 1. 2. En el cuadro de dilogo Guardar en Project Server, Da clic en Guardar como archivo. En el cuadro de dilogo Guardar como archivo, Da clic en Slo los elementos globales y campos personalizados de la empresa cargados actualmente para guardar nicamente aquellos elementos de la plantilla de la informacin global de la empresa que se usan en este proyecto. 3. 4. 5. Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla. En el cuadro Nombre de archivo, escribe un nombre para la plantilla. En el cuadro Guardar como tipo, Da clic en Plantillas (*.mpt) o Plantillas Microsoft Project 2007 (*.mpt). 6. 7. Da clic en Guardar. Active las casillas de verificacin de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y, a continuacin, Da clic en Guardar.

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Guardar un plan en formato PDF o XPS


Los formatos de archivo PDF y XPS son formas comunes de guardar y ver un plan de proyecto para que otras personas puedan verlo sin que sea necesario que tengan Project instalado en sus equipos. 1. 2. 3. 4. Da clic en la pestaa Archivo y luego Da clic en Compartir. Da clic en Crear documento PDF/XPS y luego Da clic en Crear un PDF/XPS a la derecha. En el cuadro de dilogo Examinar, seleccione un nombre y una ubicacin para el documento. En la lista Guardar como tipo, seleccione Archivos PDF o Archivos XPS y luego Da clic en Aceptar.

Ms informacin acerca de documentos PDF y XPS


Project 2010 admite la exportacin de los archivos a los siguientes formatos:

Formato de documento porttil (PDF)

PDF es un formato de archivo electrnico de diseo fijo que

conserva el formato del documento y permite compartir el archivo. El formato PDF garantiza que cuando un archivo se vea en lnea o se imprima, ste mantendr exactamente el formato deseado y los datos del archivo no se podrn modificar con facilidad. El formato PDF tambin es til en el caso de documentos que van a ser reproducidos mediante mtodos de impresin comercial.

Especificacin de papel XML (XPS)

XPS es un formato de archivo electrnico que preserva el formato del

documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que el archivo mantendr exactamente el formato de diseo con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima y que los datos del archivo no se podrn modificar fcilmente.

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REFERENCIAS

Microsoft C (2010) Ayuda de project. Recuperado el 20 de agosto del 2010.

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