ACCESS

COMO ARMAR BIEN UNA BASE DE DATOS

Si decide armar un registro de todos sus libros, videos o CD de msica, llevar el control de todos los pedidos que realiza su empresa o, simplemente, almacenar las recetas de cocina que le explicaron, le ser muy practico disear una base de datos con un programa como Microsoft Access. El tiempo que empleara en introducir toda la informacin lo armotizar sobradamente cada vez que quiera realizar una bsqueda de datos. Una de las novedades de Access 2002, incluido en la suite Office XP, es la posibilidad de armar todo tipo de grficos dinmicos relacionando los diferentes campos de una tabla.

ARMAR LAS TABLAS

Las tablas son el principal elemento para almacenar informacin en una base de datos. Crear una es muy simple, aunque antes debe pensar bien los campos que vaya a incluir 1)CREAR LA BASE - El primer paso es crear la base de datos donde se insertaran las tablas - Para ello, elija base de datos en blanco en el panel de tareas Nuevo Archivo que se activa al abrir Access. - En el cuadro archivo nueva base de datos, tipee un nombre para la base de datos, elija la carpeta donde quiera guardarla y haga clic en el botn crear. PROYECTO (DATOS EXISTENTES).Esta opcin permite crear bases de datos con informacin procedente de un servidor SQL. 2) GUARDAR UNA TABLA

- A continuacin, se abrir la ventana principal de la base de datos de nueva creacin. - Presione el icono tabla del panel objetos, a la izquierda de la ventana, para activar la vista correspondiente. - Por ultimo, haga doble clic en la opcin crear una tabla en la funcin Diseo y abrir el cuadro de dialogo tabla. Donde deber definir uno a uno los diferentes campos que configuraran la tabla. Apriete ac para acceder a una ventana donde encontrara otras opciones de creacin de tablas, como importar una creada en otra base de datos.

DEFINIR LOS CAMPOS

- Escriba el nombre de los campos en la primera columna 1) y defina el tipo de datos que incluirn texto, nmeros, fechas, etc. por medio de la lista desplegable Tipo de datos 2), - Adems, si lo desea, puede tipear un texto explicativo en la columna descripcin 3).

ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL

- Tras configurar los campos, puede definir aquellos en los que el contenido de sus registros no podr repetirse. Para ello, situe el cursor en la celda del campo deseada y apriete clave principal en la barra vista diseo. -Por ultimo, cierre la ventana de la tabla. Access le preguntara si desea guardar los cambios y, a continuacin, deber indicar el nombre de la tabla, en el cuadro guardar como.

COLUMNAS DE BUSQUEDA

Se trata de la funcin de Access que permite definir campos cuyos datos no se debern tipear sino simplemente elegir de un listado de diferentes opciones. Para crear una columna de bsqueda, basta con seguir los pasos del asistente que se activa al seleccionar Asistente para bsquedas en la correspondiente lista desplegable de la columna tipos de datos.

EL METODO MAS RAPIDO: Si elige crear una tabla introduciendo datos, Access genera

automticamente diez campos predefinidos cuyo nombre podr cambiar haciendo doble clic sobre su titulo de columna. BASE DE DATOS: Archivo que incluye una coleccin de datos relacionado con un tema o un propsito concreto. CLAVE PRINCIPAL: Campo cuyo valor no puede repetirse ya que identifica de manera exclusiva los registros de una tabla. EL ORDEN PREDEFINIDO DE LOS REGISTROS: Access crea ndice que ordena los datos de la tabla segn el valor del campo clave. Si desea otra indexacin, borre la clave principal y redefnala con la opcin ndice de la barra vista diseo. AUTONUMERICO: Campo que otorga un valor numrico exclusivo a sus registros a medida que se incorporan a la tabla. OBJETO OLE: Campo que integra como valor un objeto de otra aplicacin compatible gracias a la tecnologa OLE.

Y SI OLVIDE DEFINIR UN CAMPO?

Utilice el botn insertar filas de la barra de herramientas diseo de tabla el campo que olvido. Si, por el contrario, lo que desea es suprimir un campo, apriete el comando eliminar filas.

CON EL ASISTENTE TABLA Y CAMPO PREDEFINIDO

La opcin crear una tabla utilizando el asistente de la ventana de una base de datos le permite armar tablas a partir de diferentes modelos predefinidos. Basta con elegir una de las tablas de las dos categoras disponibles- Negocios o personal- y seleccionar los campos que se quieran incluir. Qu tablas de ejemplo mostradas abajo desea usar para crear la tabla? Despus de seleccionar una categora de tabla, elija la tabla y los campos de ejemplo que desee incluir en ella. La tabla puede incluir campos de ms de una tabla de ejemplo. En caso de duda sobre un campo, siga adelante e inclyalo. Es fcil eliminar un campo mas tarde. Si desea cambiar el nombre de un campo, seleccinelo y apriete ac para abrir el cuadro donde tipear el nuevo.

BASE DE DATOS
Access incluye diez asistentes para crear todos los objetos al mismo tiempo- tablas, informes, etc. -, de diferentes bases de datos temticas. Para acceder a ellos, elija la opcin plantillas generales en el panel de tareas nuevo archivo y active la ficha bases de datos de la ventana siguiente.

INTRODUCIR LOS DATOS

TRAS COMPLETAR EL DISEO DE UNA TABLA, SOLO DEBE ACCEDER A LA VENTANA HOJA DE DATOS, QUE SE ACTIVA DE FORMA PREDEFINIDA AL ABRIR LA TABLA PARA INTRODUCIR EN LOS CAMPOS LA INFORMACION DE CADA REGISTRO.

1) TIPEAR LA INFORMACION EN LAS CELDAS

- Al abrir la tabla, el cursor aparece en el campo inicial del primer registro. Tipee su contenido y apriete ENTER para pasar al siguiente. - Repita el proceso hasta rellenar todos los campos. Tras completar el ltimo, automticamente se creara un nuevo registro en blanco. ELIMINAR REGISTRO: Para ello, apriete ac tras situar el cursor en el registro a suprimir.

2) INMOVILIZAR LOS CAMPOS

- Si una tabla dispone de muchos campos, puede bloquear cualquiera de ellos con tan solo seleccionar su columna y elegir inmovilizar columnas 1) en el men contextual de esta. - De esta manera no perder de vista el campo de referencia 2) cuando se desplace a lo largo del registro para rellenar el resto de campos.

3) AJUSTAR EL FORMATO

- Una vez insertar el contenido en los registros, puede modificar su aspecto, tipo de fuente, estilo, tamao y color, con las opciones del cuadro fuente que se activa desde el men formato. - Adems, si elige la opcin hoja de datos del mismo men, abrir a una ventana para configurar la presentacin grafica de la tabla: celdas con relieve, color de fondo y de cuadricula, etc. Estas casillas permiten visualizar u ocultar las lneas de separacin de las celdas. Con estas dos listas puede definir diferentes estilos de lnea para las celdas, el borde de la hoja y el subrayado del titulo de columna.