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ESTUDIO, ANALISIS Y MODELAMIENTO DE LOS PROCESO DE UNA EMPRESA

INTRODUCCIN

El presente trabajo se centra en el estudio de los procesos de la empresa Alejandrito S.A.C la cual se encarga de la venta de productos comestibles; donde identificaremos claramente la metodologa realizada para el control de almacenamiento y venta de los productos de la empresa, as como las restricciones encontradas durante su ejecucin. El proyecto se realiza pensando en el presente y el futuro de la Empresa, deseando satisfacer todas las necesidades que el usuario requiera, mediante la automatizacin de los procesos del rea de ventas y almacn ya que el manejo de la informacin es ineficaz y lento. Esto se har con el objetivo de asegurar las ventas en grandes cantidades y con un buen servicio que marque la diferencia sobre otra empresa, emitiendo los informes y reportes requeridos por el administrador, as de esta manera poder tomar una correcta toma de decisiones. Adems se implementara el rea de seguridad con el propsito de que la empresa tenga el mayor control de la seguridad del negocio.

CAPITULO I

Descripcin DE LA ORGANIZACIN

DESCRIPCION DE LA ORGANIZACION

1.1 Identificacin de la Empresa


Esta empresa se encarga de la compra y venta de productos de muy buena calidad en sus pasillos de mercanca cuenta con la ms amplia variedad de abarrotes y carnes fras con la confianza de llevar a su mesa productos sanos e higinicos. A la pronta apertura de ms locales en Lima aqu la necesidad de contar con un sistema que les permita RR.HH. gestionar sus entradas y salidas de manera eficiente a si poder llevar un control en sus rea de ventas almacn y

1.2 Ubicacin Geogrfica:

Giro de Negocio: Dirigida, a la venta de productos alimenticios (Comercial).

Ubicacin de los locales:

Calle Ernesto Plasencia N 105 San Isidro

Caractersticas de la Empresa
RUC: 10254789955 Razn Social: Alejandrito S.A.C. Tipo Empresa: Sociedad Annima Cerrada Condicin: Activo Actividad Comercial: Minimarket Representantes Legales: Gerente General: Eneas Trujillo Pardave

1.3

Resea Histrica:

La empresa Alejandrito S.A.C, Nace en el Corazn del seor Eneas Trujillo Pardave, en el ao de 2002, quien con mucho esfuerzo tom la decisin de fundar la empresa Comercial. Ubicada en la Ciudad de Lima en el distrito de San Isidro. La empresa en mencin, en la actualidad es una de las ms sobresalientes en sus alrededores.

1.4 Visin
Llegar hacer una organizacin lder en el mercado de productos as lograr convertirse en un lugar preferido para comprar y trabajar.

1.5 Misin
Ser lder en la comercializacin de productos de consumo, satisfaciendo las necesidades de sus clientes por encima de sus expectativas, brindndoles productos de calidad y con excelencia en el servicio. Asimismo, tiene como objetivo el crecimiento sostenido de la empresa y el desarrollo profesional de sus colaboradores.

1.6 Metas Organizacionales Aumentar las ventas mensuales en un 20% Abrir 1 tienda para el prximo ao Agilizar la atencin al cliente en un 10% Comprar los productos a menor precio Dar mayor seguridad a los clientes Crear Promociones para incrementar la clientela.

1.7 Objetivos Organizacionales Convertirse en una empresa lder en la venta de productos de consumo. Sistematizar el funcionamiento de la empresa Expandirse a nivel nacional

CAPITULO II

Estudio preliminar

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

2.1 Organigrama

GERENTE

AREA VENTAS

AREA ALMACEN

AREA RR.HH

AREA SEGURIDAD

Vendedor

Jefe Almacn

Administrador

Supervisor

Cajero Transportista

Almacenero

2.2 Descripcin de las reas


AREA DE VENTAS:

rea encargada de registrar las ventas realizadas que son de dos tipos por medio de delivery o personalmente. Registra los clientes por delivery

AREA DE ALMACEN

rea encargada de la compra de productos a los proveedores Registra los datos de los proveedores Registra las salidas y entrada de los productos

AREA DE RECURSOS HUMANOS

rea encargada del contrato de los trabajadores Capacitacin del personal Encargado de administrar el pago del personal Evaluacin de desempeo del trabajador

AREA DE SEGURIDAD

rea encargada de brindar el personal calificado para la proteccin del local y de nuestros clientes. Capacitar vigilantes cada cierto tiempo. Aumentar sistemas de proteccin o de seguridad.

2.3 Descripcin de los cargos y funciones


GERENTE

Responsable de administrar los gastos de la empresa as como la supervisin del funcionamiento de la empresa.
VENDEDOR Recepcionista de Ventas

Representante Descripcin Responsabilidades

Recepcionista Responsable de atencin al cliente Responsable del mantenimiento de los clientes que son atendidos por Delivery. Control estricto de los registros de cliente.

Criterio de xito

Responsable en Ventas

Representante Descripcin Responsabilidades

Vendedor Responsable de recepcin de clientes Responsable de atencin al cliente de manera personal, Por ello genera el documento venta. Control atender a los clientes.

Criterio de xito

TRANSPORTISTA

Representante Descripcin Responsabilidades

Trasportista Responsable de la atencin del cliente Se encarga de llevar los productos a los clientes que han hecho pedidos por Delivery. Control atender a los clientes.

Criterio de xito

CAJERO Cajero Representante Descripcin Responsabilidades Responsable de Caja. Encargado del cobro de productos vendidos generando el documento de venta. Control de cobros

Criterio de xito

ALMACENERO

Representante Descripcin Responsabilidades

Almacenero Responsable del Almacn Responsable de controlar la calidad y el stock de los productos, genera la orden de compra adems realiza las cotizaciones. Mantener los productos actualizados

Criterio de xito JEFE DE ALMACN

Representante Descripcin Responsabilidades

Jefe de Almacn Responsable del Almacn Responsable del mantenimiento de los productos adems registrar las rdenes de entrada y salida de los productos y generar la gua de remisin. Mantener la documentacin, y actualizar los Datos del proveedor.

Criterio de xito

SUPERVISOR

Representante Descripcin Responsabilidades

Supervisor Responsable de la seguridad. Encargado de la vigilancia del negocio registrando la lista de incidencias. Control de las incidencias

Criterio de xito

NTOS

2.4 Identificacin y descripcin de los sistemas en la Organizacin


AREA DE VENTAS

El departamento de ventas es el que se encarga de la venta de los productos. En este departamento se prepara da a da el pedido de ventas segn su requerimiento (personalmente o delivery) El departamento de ventas est encargado de hacer las siguientes actividades: Realizar publicidad y promocin de ventas Llevar un adecuado control y anlisis de las ventas. Dentro de las medidas de control para realizar las operaciones de venta tenemos que: El departamento de ventas debe mantener una relacin directa con el almacn a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda. No deben existir preferencias entre clientes en cuanto descuentos, a menos que sean autorizados por la gerencia general. Como se puede notar el departamento de ventas juega un rol principal para el xito de la empresa, as que el tener muy en claro sus funciones ser de mucha ayuda para la empresa.
AREA DE ALMACEN

El departamento de almacn es el que se encarga planear y programar las adquisiciones de bienes, de acuerdo a las necesidades que se presente Se encarga de elaborar un catalogo de proveedores previa investigacin, anlisis y evaluacin de las caractersticas y comportamiento de los proveedores en el mercado, en cuanto a la calidad, precio y oportunidad de los bienes y servicios. Se encarga de realizar los rdenes de compra consultando lista de cotizaciones Supervisar y controlar las entradas y salidas de los productos. Abastecer a los stands para la venta de los productos.

AREA DE RECURSOS HUMANOS

El departamento de recursos humanos se encarga de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organizacin. Estas tareas las puede desempear una persona junto a los directivos de la organizacin. AREA DE SEGURIDAD La finalidad del Departamento Seguridad es garantizar la proteccin de las personas, de los bienes y normal funcionamiento del negocioLa cual el supervisor registra las incidencias y prepara un reporte semanal

CAPITULO III

INVESTIGACION

3.1 Alcance de la Investigacin


El Alcance es de recopilar informacin de la estructura de la organizacin y los procesos de la organizacin, para poder estudiar y entender los problemas que se presenta en la empresa. Asegurando as, el cumplimiento de las necesidades de los usuarios finales y las caractersticas del sistema.

3.2 Planteamiento del Problema: El negocio est ubicado en un lugar muy comercial donde abunda Minimarkets muy cercanas (antigedad). El trabajo es realizado en forma eficaz, ya que cumplen con los requerimientos de sus clientes, entregndoles productos de alta calidad, el problema es que no estn capacitados para darle una mejor atencin a los clientes. No existe un buen control de los ingresos y salidas de los productos No cuenta con una innovacin tecnolgica en sus reas ya que utilizan computadoras antiguas a cual no facilita el buen funcionamiento de los procesos 3.3 No hay incentivos a los trabajadores Bajo poder negociador con los clientes y proveedores No hacen estudios para identificar oportunidades

Descripcin y anlisis de los procesos en el sistema investigado EN EL AREA VENTA: MANTENIMIENTO DEL CLIENTE Proceso mediante el cual se registrara los datos del cliente; dicha labor lo ejecutara la recepcionista. Esto solo se har cuando la venta se realice por Delivery. La recepcionista realizara mantenimientos de: Cliente, con sus mtodos registrar, modificar.

La recepcionista solicita datos del cliente en caso de que el cliente ya este registrado la recepcionista si desea puede actualizar sus datos. La recepcionista escoge el tipo de cliente a registrar ya que puede ser un cliente simple o empresa. El cliente brinda sus datos a registrar. La recepcionista registra los datos

GESTIONAR PEDIDO VENTA


El propsito de este proceso es el Registrar los productos vendidos a los clientes. Que puede ser Vendedor o Recepcionista

El usuario Generar pedido Venta. Si es la recepcionista que hace el pedido busca la lista cliente. El usuario busca los productos a comprar El usuario ingresa la cantidad a comprar El usuario verifica la lista de stock para ver si hay la cantidad suficiente que se desea comprar esto solo lo har la recepcionista El usuario selecciona genera pedido de Venta Si la venta se ha hecho personalmente se le entrega un ticket al cliente La cual el cliente se acercara a caja para cancelar el pedido

REGISTRAR DEVOLUCION El propsito de este es la devolucin de un producto por vencimiento o en mal estado. La cual lo realiza el Vendedor o Recepcionista El vendedor consulta la lista de los pedidos de venta Registra la devolucin Ingresa el motivo del la devolucin Y la cual genera una nota de crdito

GENERAR DOCUMENTO DE VENTA El propsito de este proceso el elaborar los documento a emitir durante una
venta que puede ser una boleta o una factura. Y esto lo realiza el cajero.

Empieza con la elaboracin de pedido de venta tanto personal o delivery Si la venta es personal el cliente le entrega el ticket donde est impreso el cdigo del pedido. Si la venta es por delivery consulta la lista de pedidos. Despus de ellos genera el tipo de documento Si el pedido es por delivery se le enva al jefe del almacn adjuntado el pedido de venta

EN EL AREA DEL ALMACEN: MANTENIMIENTO PROVEEDOR

Proceso mediante el cual se registrara los datos del proveedor; dicha labor lo ejecutara el Jefe de Almacn. El Jefe de Almacn realizara mantenimientos de: Proveedor, con sus mtodos registrar y modificar.
El Jefe de Almacn solicita datos del proveedor en caso de que el cliente ya este registrado El Jefe de Almacn actualizara sus datos. El proveedor brinda sus datos a registrar. La cual se registrar los siguientes datos: Razn social del proveedor, Direccin, RUC, etc. El Jefe de Almacn verifica los datos antes registra los datos.

MANTENIMIENTO PRODUCTO Proceso mediante el cual se registrara los datos del producto; dicha labor lo ejecutara el Jefe de Almacn. El Jefe de Almacn realizara mantenimientos de: Producto, con sus mtodos registrar y modificar.
El jefe de almacn busca el producto sino esta el producto entonces ser registrado El Jefe de Almacn procede a llenar los campos que solicita la ficha. Selecciona su detalle y el proveedor a vender. El Jefe de Almacn verifica los datos antes de registrarlo.

GESTIONAR PEDIDO COMPRA Este proceso se inicia cuando se registra una orden entonces se procede a elaborar el pedido de compra esto lo realiza el Jefe de Almacn Esto se realiza partir de una orden de compra que es elaborado por el almacenero. El jefe del almacn verifica la orden de compra con el listado de stock y la cotizacin si no est de acuerdo lo rechaza dicho pedido Genera el pedido de compra que ser entrega al proveedor a comprar

CONTROLAR GUA ENTRADA


Este proceso se inicia cuando se registra el ingreso del producto al almacn mediante el sistema. Se finaliza cuando el ingreso del artculo ya ingreso al almacn
El jefe de almacn recepciona los productos que es entregado por el proveedor Para controlar dicho ingreso verifica con el pedido de compra y la factura entregada por el proveedor Si esta es correcto entonces se generara la gua de entrada de los productos Seleccionamos grabar.

EN EL AREA RR.HH: MANTENIMIENTO EMPLEADO Proceso mediante el cual se registrara los datos del empleado; dicha labor lo ejecutara el Administrador. El Administrador realizara mantenimientos de: Empleado, con su mtodo registrar y modificar.

El Administrador solicita datos del empleado en caso de que ya este registrado El Administrador actualizara sus datos. El empleado brinda sus datos a registrar. El Administrador registra los datos. El Administrador verifica los datos antes de registrar al empleado.

3.4 Representacin del Modelo actual usando la metodologa IDEF0 3.4.1 Diagrama de Contexto

PROPOSITO Para cotizar los productos Datos personales


Bsqueda de proveedor

ALCANCE rea de Almacn

Actualizacin de proveedor Proveedor

MANTENIMIENTO DE PROVEEDOR

Registro de proveedor Lista de proveedor

Jefe de Almacn PUNTO DE VISTA Jefe de Almacn FUENTES DE INFORMACION Estudio de mercado

PROPOSITO Adquisicin de productos para el Almacn Obtener productos de Stock Lista de Cotizacin
Lista de Stock de productos

ALCANCE rea de Almacn

Documento de Pedido Orden de Compra

GESTIONAR PEDIDO DE COMPRA

Registra Pedido

Almacenero PUNTO DE VISTA Jefe de Almacn

Jefe de Almacn

FUENTES DE INFORMACION Cotizacin de Proveedor

ALCANCE PROPOSITO rea de Almacn Al registrar los productos que ingresan ala almacn Factura de entrega Lista de Pedido

Documento de Pedido Proveedor Entrega de Productos

CONTROLAR LA GUA ENTRADA

Registro del producto

Jefe de Almacn PUNTO DE VISTA Jefe de Almacn FUENTES DE INFORMACION Catalogo de producto y calidad

3.4.2

Diagrama de Descomposicin

3.5 Representacin del Modelo actual usando la metodologa IDEF3