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Universidad Nacional de Colombia

Facultad de Ciencias Econmicas


Seminario de Control Interno y Gestin
Profesor: Luis Carlos Beltrn Pardo
ENCUESTA PARA ANALISIS
DE UNA ENTIDAD PUBLICA O PRIVADA
FECHA:_________________
OBJETIVOS DE LA ENCUESTA
OBJETIVO GENERAL:

Conocer la Entidad en cuanto su naturaleza, objetivos, organizacin, o estructura, planta de


personal etc. para realizar una asesora o estudios entre otros del Sistema de Control Interno,
que incluye sus manuales de Procedimientos y Funciones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Determinar los problemas tanto en el mbito interno como externo que afectan las labores
desempeadas por la entidad, con el propsito de construir una matriz DOFA, que suministre
los elementos necesarios para establecer un diagnstico.

Conocer los aspectos legales y procedimientos administrativos de la entidad.

Identificar los procesos, procedimientos y funciones relacionados con el manejo de la entidad.

I. INFORMACION GENERAL
1. Nombre de la Entidad.________________________________________________
2. Fecha de la Encuesta.________________________________________________
3. Nombre y Cargo del Encuestado.________________________________________
4. Tipo de Entidad._____________________________________________________
5. Objeto Social._______________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
6. Acto Legal o Administrativo por el cual se cre o se reglament la Entidad.
____________________________________________________________________________________
______________________________________________________
7. Fecha de Fundacin, datos histricos de la Entidad._________________________
____________________________________________________________________________________
______________________________________________________

8. Objetivos Generales.______________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
9. Objetivos Especficos.____________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
______________________________________________________
10. Se tiene aprobado un Plan de Desarrollo. Si____

No_____

Explicacin. _______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
11. Explicar y acompaar Organigrama de la Entidad y las Funciones generales para cada unidad.
Hay Divisin de funciones, de Autorizaciones y Delegacin de funciones explicar.
____________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Indicar el nmero de Funcionarios por Dependencia, promedio de edad en la empresa.
____________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
12. a. Hay una Oficina o Unidad de Control o Auditora Interna?

Si____ No____

Cul es su ubicacin en el Organigrama?___________________________________________


Cuales son sus funciones? _______________________________________________________
____________________________________________________________________________
b. Hay una Oficina o Unidad de Planeacin? Si____

No____

Cul es la ubicacin en el Organigrama?___________________________________________


Cuales son sus funciones?______________________________________________________
____________________________________________________________________________
c. Hay una Oficina o Unidad de Organizacin y Mtodos? Si____ No____
Cul es la ubicacin en el Organigrama?___________________________________________
Cuales son sus funciones?______________________________________________________
____________________________________________________________________________
13. a. Existen Manuales de Procedimientos? Si____
Se aplican?

Si____

No_____

No____

Se evalan y Actualizan Si __ No __

En qu forma?._______________________________________________________ _______
El personal los conoce? Si ____ No _____
Dnde se encuentran archivados?______________________________________________

b. Existe Reglamento Interno de Trabajo? Si_____


Se aplica?

Si____

No_____

No_____

En qu forma?.______________________________________________________________
El personal lo conoce ? Si ___ No _____
Dnde se encuentra archivado?_______________________________________________
c. Existen Manuales de Funciones? Si_____
Se aplican?

Si____

No_____

No_____

Se evalan y Actualizan Si ___ No _____

En qu forma?._____________________________________________________________
El personal los conoce y aplica? Si _____ No ____
Dnde se encuentran archivados?_____________________________________________
d. Se Delega Funciones por escrito? Si_____

No_____

Se evala la delegacin y se rinde cuentas ?

Si____

No_____

En qu forma?._____________________________________________________________

d. Se cuenta con Otros Manuales ?

Si_____

No______

Cules?___________________________________________________________________
Se aplican?

Si____

No_____ Se evalan y Actualizan Si ___ No ___

En qu forma?._____________________________________________________________
Dnde se encuentran archivados?_____________________________________________
14. Porcentaje de Participacin de la Entidad en el sector respectivo.

15. Sistema de Ingresos y Rentas.


Recursos Propios por Ventas de servicios
_____________________________________
Presupuesto o Aportes de Otras entidades___________________________________________
Crdito__________________________________________________________________________
Otros___________________________________________________________________________

16. Instalaciones Explicar ubicacin, lugar, tamao, No. De Oficinas y sus Caractersticas.

____________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Son Propias? Si____ No____ Arriendo_____ Valor____________________________________
Costo Aproximado___________________________________________________________________
17. Que servicios o programas de atencin presta la Entidad.
NOMBRE

CANTIDAD

PERIODO

1
2
3
18. A quien van dirigidos los productos o servicios?_____________________________________
__________________________________________________________________________________
19. Qu mecanismos de participacin Ciudadana utiliza la Entidad?
a. Dentro de la Empresa.________________________________________________________
______________________________________________________________________________
b. Fuera de la Empresa._________________________________________________________
______________________________________________________________________________
20. Que grupos de Poblacin se benefician con las actividades que desarrolla la
Entidad?
________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
21. Existe Junta Directiva o Comit Directivo?

Si_____

No _____

Cuntos Miembros? _________________


Quines son?____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
22. Hay documentacin, folletos y dems para hacer conocer la Entidad y sus servicios
(publicidad) Si____
No_____
Cul? (Acompaar Copia)________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
23. El Archivo y la Correspondencia estn organizados? Si_____ No____
Centralizado ______
Por reas ________
___________________________________________________________________________________
24. Hacen aportes Parafiscales? Si____ No___ Cuanta____________ A quien?
Sena____ ICBF____ Caja Compensacin____ Otro____ Cual______________
25. Qu clase se costos y de gastos se originan en la entidad?
__________________________________________________________________________________

26. Qu problemas han tenido en el desarrollo de las funciones en lo relacionado con el manejo
de la Empresa?
___________________________________________________________________________________
27. Qu recomendaciones da para mejorar las funciones y/o labores de la Entidad, oficina a nivel
individual y colectivo ?
___________________________________________________________________________________
28. Qu otros aspectos se puede ampliar? _____________________________________________
__________________________________________________________________________________

29. Lista de documentos:

Estatutos
Reglamentos
Balance y Estado de P y G
Presupuestos
Organigramas
Formas y documentos (reas)
Informes _________________________________
_________________________________________
Planes de desarrollo
Estudios sobre: _____________________________
__________________________________________
Estadsticas _______________________________
__________________________________________
Manuales _________________________________
__________________________________________

_____
_____
_____
_____
_____
_____
_____
_____
_____
_____
_____

30. Que Activos Fijos tiene la Entidad?


Edificios ____________________________

Valor______________________

Muebles_____________________________

Valor______________________

Maquinaria___________________________

Valor______________________

Vehculos____________________________

Valor______________________

31. Qu tipo de equipos de oficina y materiales utiliza la Entidad?


_____________________________________________________________________
Tipo de Mantenimiento y Proteccin________________________________________
Estan Cubiertos por Plizas de Seguro______________________________________
32. Qu informes elabora el Departamento de Contabilidad de la Entidad?
a. Para la empresa __________________________________________________

b.
c.
d.
e.
f.
g.

Para gerencia, subgerencia Administrativa _____________________________


Para la Contadura General de la Nacin de Contabilidad General de ________
Hay contabilidad y anlisis de Costos__________________________________
Obligaciones Tributarios______________________________________________________
Contraloras. _______________________________________________________________
Revisora Fiscal ____________________________________________________________

II. INFORMACION POR REA O UNIDAD


1. Nmero de personas con las que cuenta la unidad ?_________________________________
Con qu tipo de contratos estn vinculados?_______________________________________
______________________________________________________________________________
De dnde provienen los recursos para el pago de la Nmina?__________________________
______________________________________________________________________________
2. Nombre del Departamento/Seccin/Unidad/Oficina.___________________________________
_________________________________________________________________________________
3. Ubicacin y Dependencia.________________________________________________________
Antigedad en la Entidad____ Edad____ desde cuando ejerce el Cargo_____________________
4. Nivel de Autoridad______________________________________________________________
5. Organizacin (Microorganigrama)_________________________________________________
6. Funciones del Departamento/Seccin/Unidad._______________________________________
__________________________________________________________________________________
7. Objetivos.______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
8. Personal.
Polticas de Seleccin de Personal_________________________________________________
Centralizado Si ____ No____
Clase de Personal._______________________________________________________________
Cunto Personal Directivo?________________________________________________________
Cuanto Personal Operativo?________________________________________________________
9. Nivel Acadmico del Personal.
Personal Directivo.
Superior________ Medio______ Tcnico______ Otro______
Personal Operativo.
Superior________ Medio______ Tcnico______ Otro______
Personal (Otros).

Superior________ Medio______ Tcnico______ Otro______


Capacitacin del Personal. Cmo se realiza?
Cursos____ Circulares____ Seminarios____ Conferencias____ Otros____
10. Existen polticas de personal en cuanto a:
Seleccin
Promocin (Ascensos)
Concursos
Capacitacin
Retiros
Incentivos
Evaluacin
Bienestar Social
Servicios Mdicos asist.

Si____
Si____
Si____
Si____
Si____
Si____
Si____
Si____
Si____

No____
No____
No____
No____
No____
No____
No____
No____
No____

11. Que tipo de informacin produce este departamento y cual es su utilizacin


____________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
(Fotocopias)
12. Servicios que presta esta Seccin/Departamento/rea._________________________________
___________________________________________________________________________________
13. Existe Control de Calidad de Servicios? Si____ No____
_____________________________________________________________________Persona
Encargada_____________________________________________________
14. Los procedimientos para elaboracin de Informes al Departamento de Contabilidad son:
Manuales_____________________________________________________________________
Sistematizados________________________________________________________________
Mixtos_______________________________________________________________________
15. Cmo es el Procesamiento de la Contabilidad y la Nmina?
Nombre del Programa ___________, Esta Integrado ______________________________________
Forma de pago de la Nmina __________________________________________________________
Forma de Facturacin ________________________________________________________________
16. Documentos que se tramitan y originan en esta Dependencia._______________________
_____________________________________________________________________(adjuntar
fotocopias)
17.
VOLUMENES DE:

EXPLICACIN

COMPRAS
INGRESOS

VALORES
MENSUAL ANUAL

GASTOS
COMPROBANTES
DE PAGO
COMPROBANTES
DE CONT.
REGISTROS
NOMINA
OTROS
18. Existen Almacenes o Bodegas? Si____ No____
Explique cmo se utilizan y qu valores tienen sus inventarios_____________________________
___________________________________________________________________________________
19. Existen Oficinas y Elementos funcionales para el desarrollo del trabajo?__________________
___________________________________________________________________________________
20. Existen Sistemas de Seguridad Social y a cual organismo de previsin social se encuentran
afiliados?_________________________________________________
_____________________________________________________________________
III. MATRIZ DOFA
1. Teniendo en cuenta el entorno que rodea la entidad y que influye en la prestacin de sus
servicios a la comunidad.
a. AMENAZAS (Inconvenientes para cumplir objetivos) _____________________
_________________________________________________________________________________
___________________________________________________
b. OPORTUNIDADES (Proyecciones, posibilidades) _______________________
_________________________________________________________________________________
___________________________________________________
2. En cuanto a la organizacin y Administracin que presta un servicio midiendo sus resultados
positivos o negativos.
a. FORTALEZAS (Aspectos positivos, cualidades destacadas) ______________
__________________________________________________________________
b. DEBILIDADES (Aspectos negativos, inconvenientes) ____________________
__________________________________________________________________
Observaciones y otras anotaciones o ideas_____________________________________________
____________________________________________________________________________________