NORMAS DE LA APLICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DEL DESEMPEO DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA

FUNDAMENTO LEGAL 1. Conforme a lo indicado en el artculo 144 de la Constitucin de la Repblica

Bolivariana de Venezuela, todo lo relacionado con el ingreso, ascenso, traslado, suspensin y retiro de la funcin pblica, forma parte de la llamada Reserva del Estado y por ende debe regirse por el Estatuto de la Funcin Pblica; si bien el ordinal 9 del pargrafo nico del artculo 1 de la citada ley; excluye en forma expresa al personal docente, administrativo y de investigacin de las Universidades Nacionales, no pierde su caracterstica de Reserva de Estado; de tal manera que la fuente de inspiracin legal en cualquiera de las materias sealadas y especficamente el ascenso se encuentra en el Estatuto de la Funcin Pblica concretamente en el Ttulo V Sistema de Administracin de Personal, Capitulo IV Evaluacin de Desempeo; tales disposiciones constituyen el norte a seguir, en tanto y cuanto se adapten a las necesidades de la Institucin. La Evaluacin del Desempeo es un concepto que nace del estudio constante del desarrollo del recurso o capital humano, es por ello que la Contratacin Colectiva vigente, que data del 01/01/1990, no lo prev como tal, solo existe una clusula que someramente menciona el proceso visto desde la ptica de ms de una dcada, consagrado en la clusula 28 EVALUACION DE EFICIENCIA, parmetros que se han conservado en la medida de lo aplicable. A la realidad de esta nueva centuria se mantiene la autonoma de la Direccin de Recursos Humanos como nico ente responsable de disear y aplicar los Sistemas de Evaluacin del capital humano que le presta servicio en condicin de empleado, como base lgica debido a que esta dependencia es el Gerente y Administrador del recurso antes mencionado.

2. En cuanto al Personal Obrero; el VI Convenio Colectivo LUZ-SOLUZ vigente, no

prev la evaluacin del trabajador, justificado en la actualidad vivida en 1990. No es sino hasta 1997, cuando se firma la 1 Convencin Colectiva del Personal Obrero al Servicio de las Universidades Nacionales y de las Oficinas Tcnicas Auxiliares del Consejo Nacional de Universidades; a travs del proceso de Reunin Normativa Laboral, en la Clusula 5, donde se conviene efectuar un estudio a travs de la Comisin Tcnica de Elaboracin del Manual de Cargos del Personal Obrero a fin de elaborar un sistema de Calificacin de Eficiencia y Mritos para estos trabajadores, cuyo anlisis a la fecha, no ha sido presentado por la indicada comisin. Ante tal situacin se presentan dos vertientes: a) Mantener estancada la Evaluacin y Gestin del Desempeo del personal Obrero, hasta tanto no se obtenga el sistema a aplicar; y con la consecuencia de no poder medir el desempeo del trabajador en el 1

ejercicio de sus funciones, negando con ello la posibilidad de detectar las Fortalezas y/o las Oportunidades de Mejora y perfeccionamiento de tan importante recurso humano. b) Aplicar el Sistema de Gestin de Desempeo diseado conforme a las necesidades internas y externas de LUZ en su condicin de ente empleador, obviamente adaptado al Manual de Cargos del Personal Obrero actual, hasta tanto se cree oficialmente el sistema especfico que se encuentra en estudio, el cual una vez en vigencia se adaptara conforme a los requerimientos de LUZ.; siempre y cuando no desmejore las condiciones del trabajador, logradas con el Sistema de Evaluacin de LUZ, en la aplicacin del principio Constitucional progresividad e intangibilidad de los derechos laborales.

CONSIDERACIONES PREVIAS 1. La presente

Normativa regular la aplicacin del Sistema de Gestin del Desempeo de la Universidad del Zulia, la cual es el producto de un anlisis de las necesidades de la Institucin, conjuntamente con lo establecido en esta materia por la vigente Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (L.E.F.P.) Titulo V Sistema de Administracin de Personal, Capitulo IV Evaluacin de Desempeo, en concordancia con los lineamientos de la Ley Orgnica del Trabajo (L.O.T.) y la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y dems textos normativos aplicables.

2. La presente Normativa deber ser dada a conocer a todos los participantes del
proceso de Gestin del Desempeo.

3. El Sistema de Gestin del Desempeo es una herramienta al servicio del

mejoramiento continuo del Comportamiento Laboral Individual y Grupal del trabajador, en concordancia con los Valores y la Planificacin Estratgica Universitaria.

4. Se utilizar como basamento terico de la Gestin del Desempeo el Manual para

la Gestin del Desempeo en la Universidad del Zulia aprobado en memorando 5848 del 22 de Septiembre de 2005 en la Direccin de Recursos Humanos de LUZ.

5. La Evaluacin est planteada como un proceso de tipo cclico y participativo, segn

el cual la informacin es obtenida peridicamente a partir de todo el personal de la institucin, por lo que deben incluirse los siguientes aspectos: a) Planificacin mancomunada del Desempeo Supervisor Inmediato y el Trabajador. b) Valoracin del Desempeo a cargo del Supervisor. donde participan el

4. Todo el personal para quien aplica, est implicado en este proceso y por lo tanto su
participacin es imprescindible y de estricto cumplimiento. Quedan de antemano exentos de participacin: el personal contratado por un periodo menor a un (1) ao 2

ininterrumpido de servicio, y todo trabajador que para el momento de la aplicacin del sistema se encuentre suspendido, de vacaciones o de alguna otra forma ausente de forma justificada de su puesto de trabajo.

DE SU POCA PARA

LA APLICACIN

1. Los trabajadores que sean objeto de desarrollo horizontal, promocin y ascensos,

debern poseer una primera planificacin de su Desempeo antes de iniciar su labores en el puesto y podrn ser sometidos a la Gestin del Desempeo despus de cumplir sus primeros dos meses de trabajo, toda vez que el cambio ocurra de forma que el trabajador permanezca a las rdenes del mismo supervisor.

2. Los supervisores solo estarn facultados para participar en el Proceso de

Evaluacin del Desempeo una vez que hayan estado en contacto con el personal a evaluar durante un tiempo mnimo de cuatro meses.

3. Para los empleados ordinarios la Evaluacin del Desempeo se efectuar una vez
por ao. Por su parte, la Evaluacin Continua del Desempeo se har al menos tres veces antes de la Evaluacin Definitiva, ello significa que sta debe aplicarse al menos trimestralmente, de forma tal que anualmente se tendrn tres Detecciones Parciales y una Evaluacin definitiva del Desempeo.

4. Transitoriamente y solo para el proceso de implementacin inicial, se realizar una

Evaluacin Definitiva del Desempeo en el ao con un mnimo de una Evaluacin Continua previa, los resultados obtenidos en esta fase reposarn en el expediente del trabajador pero no poseern carcter formal en trminos de su validez legal.

5. Luego de la aplicacin los supervisores remitirn al analista de RRHH asignado en

su facultad, dependencia o direccin, los resultados de la evaluacin; este procesar los datos al sistema informtico, remitiendo posteriormente los mismos a la Direccin de RRHH de LUZ.

DE LOS RESPONSABLES DE SU APLICACIN 1. Ser responsable por la aplicacin del Sistema de Evaluacin del Desempeo, todo
el personal de la Universidad.

2. El proceso de Administracin del Personal Docente, Administrativo y Obrero de la

Direccin de RRHH de LUZ, a travs del Sub-Proceso de Evaluacin del Desempeo ser el responsable de garantizar la distribucin del Material informtico e impreso, el cual se entregar a los analistas. Esta unidad tambin ser responsable de proporcionar adiestramiento y asesoras en cuanto al proceso y a los procedimientos implicados en el mismo.

3. Los resultados de la aplicacin son competencia nica de quienes las efectan; por
lo que el Proceso de Administracin del personal Docente, Administrativo y Obrero, responsable por el Proceso de Gestin del Desempeo, velar porque se cumplan 3

los pasos reglamentarios y no por el contenido de la valoracin que corresponde al juicio individual de los integrantes del proceso; es decir no sern su responsabilidad las apreciaciones emitidas por los evaluadores y por el resto de los participantes.

4. El Proceso de Administracin del personal Docente, Administrativo y Obrero de la

Direccin de RRHH de LUZ, a travs del Programa de Evaluacin del Desempeo deber: a) Brindar soporte y adiestramiento en el uso y mantenimiento del Sistema. b) Recolectar la informacin para su consolidacin en el Sistema Central. c) Mantenerse en contacto con los analistas en las distintas facultades, direcciones y dependencias para velar que stos lleven a cabo su funcin. d) Actualizar y mejorar peridicamente el Sistema de Evaluacin del Desempeo.

5. Los Analistas de RRHH ubicados en cada facultad, direccin o dependencia, son el

enlace primario entre los trabajadores y los integrantes del Programa de Evaluacin del Desempeo del Dpto. de Evaluacin y Desarrollo de Carrera de la Direccin de Recursos Humanos de LUZ; e igualmente a travs de ellos se har la supervisin de la aplicacin correcta del proceso, a menos que exista una persona encargada para tal fin especfico por parte de la Direccin de Recursos Humanos.

6. Es responsabilidad de todos los trabajadores de la Universidad del Zulia, colaborar

para la aplicacin de la Evaluacin del Desempeo.

DE SUS PROPSITOS Y EFECTOS 1. El Sistema de Gestin del Desempeo establece ciertos propsitos, los cuales
poseen normas especficas para su desarrollo y aplicacin; entre ellos: a) Ayudar a conocer el perfil de competencias que posee el trabajador, con la finalidad de disear planes de carrera ajustados a los conocimientos, habilidades y/o destrezas que el trabajador posee o es capaz de adquirir. b) Aportar datos que sirvan para detectar y planificar las necesidades de Adiestramiento de los trabajadores, que permita fortalecer algn rea donde se detecten deficiencias, o para reforzar aquellos aspectos que ya son Fortalezas en el desempeo pero que pueden ser mejor aprovechados por medio de la capacitacin y de otras estrategias para el desarrollo del personal. c) Servir de soporte y criterio de seleccin para los nuevos ingresos. d) Aportar informacin para el otorgamiento de incentivos, recompensas y reconocimientos.

DE LOS CRITERIOS
a lo largo del proceso.

DE APLICACIN

1. Debe ser una intencin conciente de todos los participantes, mantener la objetividad 2. Los involucrados en la evaluacin, deben mantener una actitud fresca en lo
referente al proceso y enfocar desde el inicio que su propsito es ayudar al trabajador a mejorar su desempeo, por medio de la identificacin de sus Fortalezas mas notables y Oportunidades de Mejora, de una valoracin y consecuente recompensa por el logro de sus objetivos y de su aporte a la institucin.

3. No puede ser utilizada esta evaluacin con fines de amedrentamiento, amenaza o

represin hacia ningn particular.

4. El formato de Evaluacin Continua del Desempeo debe ser archivado por el

supervisor, ste remitir una copia al Programa de Gestin del Desempeo en el Proceso de Administracin del personal Docente, Administrativo y Obrero de la Direccin de RRHH. Esta parte de la Evaluacin no posee un carcter definitivo en sus resultados, sin embargo sirve como marco de referencia para la Evaluacin del Desempeo definitiva, por lo que no puede ser pasada por alto.

5. Los resultados de la Evaluacin del Desempeo, deben estar firmados por el

trabajador evaluado, de manera que exista constancia de conocimiento de los mismos; sin embargo, este tiene derecho a expresar verbalmente y por escrito cualquier observacin al respecto. En caso de desacuerdo con los resultados, el evaluado deber marcar la solicitud de revisin en el formato de Informe de Evaluacin y luego anexar una explicacin sucinta al respecto dentro de los cinco (5) das hbiles subsiguientes. Vencido este lapso la evaluacin adquiere carcter definitivo y por ende el evaluado no podr solicitar la revisin.

DE LA REVISIN DE RESULTADOS 1. Se sometern a revisin aquellos casos considerados especiales, dichos casos
sern todos aquellos que puedan clasificarse en alguna de las siguientes categoras:

a) Aquellos casos cuyos resultados en la Evaluacin del Desempeo se

ubiquen en los rangos extremos del baremo de interpretacin. (Inadecuado o Sobresaliente).

b) Aquellos casos en los cuales el Dpto. de Evaluacin y Desarrollo de Carrera

a travs del programa de Evaluacin del Desempeo detecte contradicciones importantes entre los diversos componentes de la prueba, pudindose dar los siguientes tipos de incompatibilidades: i. Entre la Deteccin Continua y la Evaluacin Definitiva realizada por su supervisor inmediato.

ii. Entre las diversas fuentes de informacin del proceso: Supervisor, Trabajador objeto de la Evaluacin, Compaeros de Equipo y Subordinados.

c) Aquellos casos donde el trabajador emita una solicitud de revisin de la

Evaluacin del Desempeo.

2. Se conformar una Comisin de Revisin de la Gestin del Desempeo, la cual

se encargar de confirmar la pertinencia de los resultados de la evaluacin definitiva para los casos que hayan sido considerados como especiales.

3. La Comisin de Revisin de la Gestin del Desempeo

siguientes integrantes:

contar con los

a) El Analista de RRHH o el encargado del proceso de Evaluacin del Desempeo adscrito a la Facultad, Direccin o Dependencia. b) El supervisor Mediato del trabajador. c) Un representante sindical.

6. La Comisin de Revisin de la Evaluacin del Desempeo, tendr las funciones

siguientes: a) Considerar las solicitudes de revisin emitidas por los trabajadores. b) Solicitar a las fuentes de opinin divergente que se presenten soportes adecuados de los resultados obtenidos segn sea el caso. c) Estudiar los soportes presentados por las fuentes de informacin divergente. d) De ser necesario llevar a cabo una inspeccin en el sitio de trabajo donde se constaten las circunstancias de trabajo y la labor desempeada por el trabajador. e) Recolectar Informacin de todas las fuentes posibles que puedan tener contacto con el trabajador. f) Elaborar un informe contentivo de las conclusiones obtenidas. g) Revisar los listados del personal al que se le entregar los incentivos por excelencia en el Desempeo.

7. La Comisin de Revisin de la Evaluacin del Desempeo, tendr veinte (20)

das hbiles para dar respuesta a los casos que se le asignen.

DE LA EVALUACIN

EN BASE A OBJETIVOS

1) Es responsabilidad del Supervisor junto con sus supervisados que los Objetivos de
Desempeo Individual (O.D.I.), asignados al trabajador sean debidamente definidos y valorados en base a su importancia. Se usar como criterio primario para la asignacin de los mismos, la planificacin operativa de la Facultad, Ncleo, Dependencia, Direccin o Unidad los cuales se supone han sido enlazados a la planificacin estratgica Universitaria, de igual manera deben tomarse en cuenta los 6

conceptos establecidos en la descripciones de cargo vigentes para el momento de la evaluacin como marco de referencia en la asignacin de responsabilidades.

2) Si existen aspectos que no se refieren explcitamente a lo reflejado en la descripcin

de cargo, estos pueden ser aadidos contando con la aprobacin del trabajador y su supervisor inmediato y en concordancia con el objetivo general establecido para su puesto, ya que las descripciones de por s establecen que el trabajador puede realizar cualquier otra tarea que le sea asignada, toda vez que esta sea afn con sus funciones.

3) El diseo de los objetivos deber regirse por los siguientes lineamientos:

a) Debern incluirse un mnimo de tres 3 y un mximo de seis 6 objetivos para cada trabajador. b) Los objetivos deben establecerse por escrito: esto se debe a que es la nica forma de garantizar la precisin de los mismos y su plena comprensin por parte de los implicados en su cumplimiento. c) Cada objetivo debe fijarse de forma separada: implica que cada objetivo debe incluir una cosa de las que se quiere realizar. d) Debe pre-determinarse la fecha en que el Objetivo debe ser logrado: siempre deben utilizarse fechas concretas y no trminos ambiguos sobre tiempo. e) Cada objetivo debe ser definido de manera clara, especfica y precisa para cada uno de los implicados en su alcance. f) Todo objetivo debe ser alcanzable (El trabajador debe poseer los recursos, materiales, financieros y humanos necesarios para su alcance) y a la vez desafiante (El logro del objetivo no debe encontrarse muy por debajo de las capacidades y competencias del trabajador) g) Cada objetivo debe incluir las metas del Desempeo; es decir, debe establecerse la unidad de medida y la cantidad mnima necesaria de productos o servicios que son resultado del trabajo y que servirn para establecer el nivel de cumplimiento del objetivo en cuestin.

4) Cada Objetivo habr de ser clasificado usando un escala del uno al tres 1-3,
donde: a) El nmero uno 1 se usar para identificar aquellos aspectos con una menor importancia, tomndose en cuenta que para su ejecucin no requiera una cantidad significativa de tiempo, de esfuerzo o de experticia. b) El nmero dos 2 se utilizar para identificar los aspectos con importancia media, es decir aquellos que impliquen un nivel intermedio de tiempo, esfuerzo y/o experticia, y c) Con el nmero tres 3 se emplear para identificar los aspectos con mayor importancia, la cual se define en base a un muy significativo nivel de tiempo de dedicacin, esfuerzo y/o experticia. 7

d) Esta valoracin es previa a la Valoracin y no se refiere al Desempeo individual del trabajador, siendo la que le otorga el peso que sirve de fundamento para la Valoracin posterior.

DE LA VALORACIN EN BASE A COMPETENCIAS 1. Cada trabajador ser evaluado en base a la Escala de Competencias Medulares
derivadas de los Valores de la Institucin.

2. Debern tomarse en cuenta las competencias especficas necesarias para el

adecuado alcance de cada Objetivo de Desempeo Individual.

DE LA AUTOEVALUACIN. 1. Es imprescindible que el Trabajador haga uso de toda la objetividad posible al

momento de la autoevaluacin, ya que los resultados obtenidos sern contrastados con la valoracin emitida por el supervisor.

2. El Supervisor inmediato, despus de realizar la planificacin del Desempeo, har

llegar al trabajador una copia junto con los formatos de evaluacin del desempeo (A y B). El trabajador utilizar este instrumento para llevar a cabo su Autoevaluacin.

DE LA EVALUACIN

ELABORADA POR LOS COMPAEROS DE EQUIPO DE TRABAJO

1. Esta evaluacin es confidencial y el trabajador har entrega de la misma

nicamente al Analista de Recursos Humanos designado en su Facultad/ Direccin o Dependencia. De manera que, ni el supervisor, ni los miembros del equipo de trabajo pueden demandar tener acceso a los datos recolectados, con excepcin del resultado general obtenido por el promedio de todas las apreciaciones de los compaeros.

2. El trabajador emitir una apreciacin acerca de aquellas personas con las cuales
trabaja directamente, lo cual se refiere nicamente a aquellos compaeros que se encuentran bajo la supervisin directa de un mismo jefe.

3. En el caso de que la persona est fsicamente ubicada lejos del resto de los
trabajadores a cargo del mismo supervisor, por lo que el contacto real con ellos sea mnimo; la evaluacin se realizar en funcin de las personas con que las trabaja ms directamente.

4. Para los fines de esta evaluacin se utilizar una escala en la que se miden las
competencias del trabajador en cuanto a su capacidad para el trabajo en equipo.

DE LA EVALUACIN QUE EL TRABAJADOR EMITE ACERCA DE SU

SUPERVISOR INMEDIATO

1. Esta evaluacin es confidencial y el trabajador har entrega de la misma

nicamente al Analista de Recursos Humanos designado en su Facultad/ Direccin o Dependencia. De manera que, ni el supervisor, ni los miembros del equipo de trabajo pueden demandar tener acceso a los datos recolectados, con excepcin del resultado general obtenido por el promedio de todas las apreciaciones de los trabajadores.

2. Las evaluaciones no pueden ser annimas, debido a que se har imposible la

trazabilidad de los resultados, sin embargo en ningn momento y bajo ninguna circunstancia debe el supervisor exigir conocer la proveniencia nominal de las apreciaciones de sus subordinados.

3. En el caso de que el supervisor formal no posea contacto laboral continuo con el

trabajador mismo; la evaluacin se realizar en funcin de las personas con las que trabaja ms directamente.

4. Para los fines de esta evaluacin se utilizar una escala en la que se miden las
competencias del trabajador en cuanto a su capacidad para el liderazgo y facilitacin de equipos.

DEL ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS 1. Durante el proceso de consolidacin de los resultados en el sistema central, los
mismos son revisados por el Programa de Evaluacin del Desempeo a fin de constatar que se hayan seguido los procedimientos estipulados en esta normativa.

2. En los casos en los que el Programa de Evaluacin encuentre posibles indicios de

la presencia de alguna irregularidad en la implementacin del proceso de Evaluacin, este someter a reconsideracin el caso del personal afectado, ante la Comisin de Revisin del Proceso de Gestin del Desempeo, la cual tambin estar en capacidad de tomar decisiones en este respecto dentro del apego a las normas establecidas.

3. El Baremo de interpretacin de los puntajes obtenidos es el siguiente: Porcentaje X <40% X >40% y <70% X >70% y <90% X >90% y <100% X >100% Interpretacin
Inadecuado En Necesidad de Mejorar Acorde con las Expectativas Excelente Sobresaliente

4. Lo esperado en los resultados obtenidos del proceso de evaluacin es que la

mayora de la poblacin de cada dependencia, unidad, departamento o seccin, se ubique por encima del rango central (Acorde con las expectativas, Ver baremo de Interpretacin). Sin embargo se plantea como posibilidad que ocurra que la mayora de las personas de un grupo en particular presenten puntajes ubicados en alguno de los extremos. Tales casos sern sometidos a una revisin exhaustiva a fin de verificar en primera instancia el adecuado cumplimiento de las normas del proceso.

5. Para los casos en los que luego de verificar el adecuado cumplimiento de las
normativas del Proceso Evaluacin, se constate que la mayora de los puntajes obtenidos dentro de una dependencia, unidad, departamento o seccin se ubican en alguno de los extremos, ya sea inferior o superior del baremo de interpretacin, se proceder a realizar un nueva normalizacin de la prueba en base a la distribucin de los puntajes, tomando en cuenta la estadstica descriptiva, de forma que puedan contextualizarse los resultados obtenidos para cada sujeto en base a los de sus compaeros.

6. Para cada objetivo cuyo alcance sea catalogado como Sobresaliente, el trabajador
tendr derecho a recibir una carta de reconocimiento por parte del supervisor, la cual tambin quedar asentada en su expediente.

7. Para establecer el ndice General de Desempeo del trabajador, se calcularn los

puntajes obtenidos de la siguiente manera:

Medida 1) Evaluacin del Supervisor

a) Evaluacin de Objetivos y Competencias especficas. b) Evaluacin de Competencias Medulares. c) Evaluacin de Competencias por rea laboral. Autoevaluacin Evaluacin de los compaeros Evaluacin de los subordinados

Porcentaje del ndice General 60 % = 20%+20%+20%

20% 20% 20%

2) 3) 4)

20% 10% 10%

DE LA COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS Y DE SU APROBACIN. 1. Los Resultados definitivos de la Evaluacin del Desempeo son invariables, con lo
cual se busca eliminar la posibilidad de alteraciones inapropiadas del contenido, sin embargo es posible solicitar una revisin; que puede afectar los resultados en caso de proceder la misma.

2. El supervisor mediato no puede alterar las apreciaciones del Supervisor inmediato.

10

3. El informe definitivo de la Evaluacin debe reposar en el expediente del trabajador,

entregndosele copia del mismo para su archivo personal.

Realizado por:

Marco Legal

Revisin y Correccin

Redaccin y Anlisis

Abog. Mara Andrade

Lic. Yudy Romero de Daz

Mgs. Antonio Cordero

11