UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE NICARAGUA RECINTO UNIVERSITARIO RUBN DARO UNAN-MANAGUA FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS JURIDICAS CARRERA GESTIN

DE LA INFORMACIN

PLAN DE GESTIN DE RIESGOS BIBLIOTECA INCAE Docente: Jimmy Alvarado Moreno

Anglica Massiel Karen Carrin Jos Padilla Jos Treminio Otoniel Blas Vctor Gutirrez

Sbado 09 de Junio del 2012

Antecedentes de la biblioteca INCAE ....................................................................................3 Introduccin ........................................................................................................................4 Objetivos del plan de gestin de riesgos. ..............................................................................5 Plan de gestin de riesgos ....................................................................................................5 Alcance del plan de gestin de riesgos .................................................................................6 Planificacin ........................................................................................................................6 PLANIFICACIN PARA PREVENIR INCENDIO EN LA BIBLIOTECA ..............................................7 Etapa previa a siniestro de incendio .....................................................................................7 Mantenimiento de rutina.....................................................................................................7 Preparacin de espacios para el salvamento de los recuros de Biblioteca .............................8 Etapa durante el evento de ciniestro de incendio .................................................................8 Directrices a seguir al momento de un incendio....................................................................8 Etapa posterior al evento de ciniestro de incendio ...............................................................9 PLANIFICACIN PARA PREVENIR INUNDACIONES .................................................................9 Etapa previa al evento de inundacin ...................................................................................9 Proteccin preventiva ........................................................................................................ 10 Etapara durante el evento de inundacin .......................................................................... 10 Etapara posterior al evento de inundacin ........................................................................ 11 Acciones que deben adoptarse en caso de daos causados por el agua ............................... 11 Prioridades inmediatas ...................................................................................................... 11 Actividades posteriores a la evacuacin de los recursos de la Biblioteca .............................. 11 Proceso de salvamento de los recursos .............................................................................. 12 Secado al aire ................................................................................................................... 12 Secado por congelacin ..................................................................................................... 12 Deshumidificacin ............................................................................................................. 12 Rehabilitacin de materiales secados ................................................................................. 12 EMERGENCIA POR TERREMOTO ......................................................................................... 13 Etapa previa al evento de terremoto .................................................................................. 13 Etapa durante el evento de terremoto .............................................................................. 13 Etapa posterior al evento de terremoto ............................................................................. 14 Conclusiones ..................................................................................................................... 15 Bibliografa ........................................................................................................................ 16 2

ANTECEDENTES DE LA BIBLIOTECA DEL INCAE La Biblioteca de INCAE se form con la asistencia de la Baker Library de la Harvard Business School en el ao 1968, la relacin entre las bibliotecas contina La biblioteca ubicada en el Campus Francisco de Sola, en Managua, Nicaragua, tiene aproximadamente 34.000 volmenes impresos y 60.000 digitales. Recibe 221 publicaciones peridicas. Tambin es responsable del resguardo de documentos histricos o memoria institucional y archivo fotogrfico de la institucin. Resguarda alrededor de 200 documentos histricos y ms de cinco mil fotos histricas. Objetivos de la Biblioteca INCAE Reunir y organizar una coleccin bibliogrfica especializada y actualizada de manera equilibrada. Difundir la informacin entre la comunidad de usuarios que atiende con el propsito de mantenerles informados para complementar las actividades acadmicas. Promover y estimular el uso de los fondos entre los usuarios. Apoyar la enseanza y la investigacin a travs de la facilitacin de la informacin de manera eficiente en tiempo y forma.

INTRODUCCIN

La biblioteca de INCAE es de gran importancia y mucho valor para el desarrollo y apoyo de las actividades acadmicas de la institucin, su razn de ser est en enmarcada en apoyar la enseanza e investigacin de INCAE. Facilitando los medios e informacin de manera eficiente para el desarrollo de diferentes programas de enseanza institucionales. Por otro lado el archivo histrico y archivo fotogrfico, ha sido un recurso muy valioso para el desarrollo de la investigacin, por eso consideramos de vital importancia resguardar este patrimonio. Dndole el debido tratamiento y resguardo para garantizar su bueno funcionamiento y preservacin en el tiempo. Conscientes de la importancia y el valor del patrimonio bibliogrfico y archivo histrico y fotogrfico de la biblioteca del INCAE, hemos tomado en cuenta que es necesaria la creacin de un plan de gestin de desastre que permita la proteccin de las colecciones de los posibles elementos que puedan poner en riesgo su deterioro. En este plan de gestin de riesgo de desastres establecemos una serie de medidas aplicadas ante cualquier situacin de desastre, as como la planificacin ante cualquier evento de desastres: de carcter preventivo, qu medidas tomar durante el evento y que hacer posteriormente al evento. Presentamos una serie de recomendaciones tiles para la preservacin de los recursos de la biblioteca de acuerdo a las caractersticas que presenta actualmente la biblioteca del INCAE, en perspectiva de mejorar la custodia y a la vez sirva de gua para los procedimientos a tomar en cuenta ante cualquier situacin de desastre. Este plan de conservacin preventiva facilita de manera integral la programacin de las actividades de la biblioteca referente a la conservacin de sus fondos documentales, la planificacin de inspeccin de la coleccin, asignacin de responsabilidades en el equipo de trabajo conformado en la biblioteca, adems este plan sirve como instrumento de referencia y fcil consulta permanente siempre sujeto a mejoras y actualizaciones. Basado en el resultado del diagnostico elaborado en la Biblioteca del CFDS-INCAE, hemos elaborado la siguiente propuesta de plan de gestin de riesgo con el fin fundamental de proteger la documentacin que forma parte del acervo de la Biblioteca.

OBJETIVOS DEL PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

Se orienta fundamentalmente a:

Dar a conocer la vulnerabilidad del material de bibliotecas. Promover el conocimiento sobre la permanencia y durabilidad del material de bibliotecas. Incentivar el cuidado y manejo adecuados del material de biblioteca y archivo histrico. Ayudar al personal de biblioteca en la bsqueda de soluciones frente a los problemas de preservacin. Incentivar lneas claras de comunicacin entre los administradores de biblioteca y edificios y el personal de preservacin y de la biblioteca en general, de manera tal que todos velen por la preservacin de las colecciones de la institucin.

PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

El desarrollo de este plan de gestin de riesgo de desastres constituye un eje fundamental para la prevencin de cualquier eventualidad de desastre que pueda presentarse.

Este plan de desastres pretende lo siguiente:

1- Planificacin como forma de afrontar con xito cualquier situacin de emergencia que se presente. 2- Beneficios secundarios como es el conocimiento pleno de la institucin. 3- Reduce la vulnerabilidad de la Biblioteca al limitar factores y prcticas que suponen un riesgo potencial. 4- Prepara a los trabajadores para una actuacin adecuada al ocurrir cualquier desastre. 5- Evita situaciones de pnico y previene tanto prdidas humanas como materiales. 6- Garantiza el resguardo seguro de la documentacin como un recurso de gran valor para la institucin.
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Alcance y objetivo del plan de gestin de desastres Estudio de la institucin y la Biblioteca para evaluar los posibles riesgos que pueden convertirse en una amenaza y pone en riesgo las colecciones y archivo histrico y fotogrfico de la Biblioteca del CFDS-INCAE.

Establece un canal de comunicacin coordinado para que en situaciones de emergencia se active la brigada a cargo y entre en accin para las distintas tareas de salvamento y evacuacin de los recursos de la Biblioteca.

Planificacin para la proteccin de las colecciones ante una emergencia Se crear un comit de emergencia el cual se encargar de coordinar y escribir el plan de gestin de riesgos habiendo elaborado un diagnostico e identificado los posibles riesgos que pueden afectar directamente la Biblioteca. Comit de emergencia 1- Se encargar del asesoramiento y la puesta en marcha del plan de estudio de las medidas correctivas y establecimiento de prioridades de proteccin de las colecciones de la biblioteca. 2- Activara los protocolos de actuacin ante cualquier siniestro que pueda afectar de manera directa la coleccin de la biblioteca. El coordinador organizar el seguimiento del plan y evaluar de manera continua la seguridad de la Biblioteca del CFDS-INCAE, con el propsito de garantizar el adecuado funcionamiento del plan.

Planificacin Para lograr la efectividad del plan de gestin de riesgo se divide de la siguiente manera: Preparacin: desarrollo de un plan escrito de preparacin, respuesta y recuperacin Evaluacin de riesgos: determinacin de los peligros para el edificio y sus colecciones. Prevencin: implementacin de medidas que eviten o reduzcan cualquier peligro. Respuesta: procedimientos a seguir cuando se produce el desastre.

 Recuperacin: restauracin del sitio del desastre y material daado para llegar a una condicin estable utilizable.

PLANIFICACIN PARA PREVENIR INCENDIOS EN LA BIBLIOTECA ETAPA PREVIA A SINIESTRO DE INCENDIO Prioridad: 1. Elaborar lista de nmeros de emergencia. 2. Sealizacin de salidas y rutas de evacuacin. 3. Lista de prioridades a mano.

Sistemas de alarma contra incendios Todas las partes del edificio deben contar con un sistema de deteccin de humo e incendios, que alerte simultneamente a los ocupantes del edificio y a la estacin local de bomberos. Los equipos de deteccin de humo pueden proporcionar un aviso prematuro del inicio de un incendio, lo que da la oportunidad de apagarlo manualmente antes que se active el sistema rociador de agua. Tambin deben existir en todo el edificio alarmas manuales contra incendios, las que puedan ser utilizadas por los ocupantes del edificio para indicar la presencia de fuego o humo. Mantenimiento de rutina El coordinador se encargara de supervisar la inspeccin regular continua de lo siguiente: Los sistemas de extincin. (Extintores siempre a la vista). Alarmas contra incendios. La estructura del edificio, El sistema elctrico, etc., Revisar salidas de emergencia. Deben mantenerse y probarse peridicamente. Se deben documentar todos los trabajos de mantenimiento y guardar todos los informes. Listas de prioridades de rescate. (Tipos de colecciones, fondos, etc), mencionando qu objetos deben rescatarse en particular. Asignacin de un lugar donde se ubicarn los objetos o materiales que sern rescatados. Seleccin y entrenamiento de un equipo de respuesta frente a una emergencia. Miembros voluntarios del personal que trabajan en la biblioteca.
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 El equipo debe hacer ensayos de rescate de material y debe actuar seguro frente a la toma de decisiones sobre las tcnicas de salvataje Instrucciones detalladas, paso a paso, de todas las etapas de una operacin de salvataje en el momento de un incendio. Preparacin especial para cada uno de los miembros de brigada en el uso de sistemas de sofocacin de incendios. (extintores) Elaboracin de lista telefnica de nmeros de emergencias. Preparacin de espacios para el salvamento de los recursos de la Biblioteca. reas que puedan utilizarse para el registro y embalaje de material daado. Lugares para reubicar temporalmente al personal y el material que va ser tratado. Formularios de registros: copias mltiples de todos los formularios que se puedan necesitar en una operacin de salvataje, incluyendo inventarios, listas de embalaje. Medios para el traslado de los fondos a un lugar seguro para elaborar el proceso de salvamento. Preparar un espacio amplio en caso que los daos del edificio sean mayores para que la Biblioteca pueda funcionar y prestar servicios desde este lugar.

ETAPA DURANTE AL EVENTO DE SINIESTRO DE INCENDIO Directrices al momento de ocurrir un incendio El coordinador de brigada dar la orden de activacin de la brigada para que entre en accin. La brigada entra en accin. Mantener la calma ante el siniestro. Despejar la zona del desastre. Evacuar a usuarios de la biblioteca siguiendo las rutas de evacuacin. Activacin de alarmas contra incendio con el propsito de activar la emergencia. Utilizar los extintores de polvo qumico para sofocar el incendio tratando de evitar en todo lo posible hacer dao a la coleccin. Retirar de la zona del siniestro material bibliogrfico de gran valor y utilidad antes priorizada. La brigada debe seguir las indicaciones del coordinador de brigada.

 Coordinar los medios de traslado del material bibliogrfico a la zona de seguridad donde ser tratado para evitar su pronto deterioro.

ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DEL SINIESTRO DE INCENDIO Se seguirn las directrices de la siguiente manera: 1. Activar el plan de conservacin y reunir al personal encargado de la tarea de salvamento. 2. Evaluar los daos causados en el material bibliogrfico 3. Realizar un inventario del material daado. 4. Clasificar el material de acuerdo a los daos causados en ello. 5. Realizar labor de limpieza del material recuperable por expertos en la materia. 6. Determinar prioridades para el trabajo de conservacin. 7. Separar el material que se va a restaurar y de aquel material que se amerita conservar. 8. Limpiar y rehabilitar el lugar donde ocurri el desastre. 9. Se mantendr la comunicacin constante en este proceso la biblioteca y la administracin de la institucin, tambin se le informar a los usuarios de la biblioteca sobre lo ocurrido. 10. Debe considerarse cuidadosamente la conveniencia de sustituir las colecciones expuestas al fuego, en vez de rehabilitarlas. 11. Los materiales quemados que forman parte de colecciones circulantes pueden sustituirse o fotocopiarse si estn demasiado daado. PLANIFICACIN PARA PREVENIR INUNDACIONES

ETAPA PREVIA A LA INUNDACIN Riesgos externos: Coordinacin del comit para realizar simulacros. Inspeccin peridica de las instalaciones de la Biblioteca. Identificacin de posibles riesgos externos principalmente lluvias. Revisar y reparar el techo del edificio para evitar la filtracin de agua. Revisar las paredes del edificio para evitar la filtracin de agua o la humedad.
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 Revisar y reparar ventanales si sus empaques estn bien para evitar la filtracin de agua durante la lluvia. Riesgos internos: Identificacin de riesgos interno (tuberas cerca del edificio). Revisin peridica y mantenimiento de tuberas. Inspeccin de aires acondicionados para evitar la filtracin de agua. Identificacin de reas donde exista mucha humedad.

Proteccin preventiva Establecer rutas de evacuacin y zonas de seguridad debidamente identificadas o rotuladas. Prepara espacios para utilizar o trasladar la documentacin en caso de una inundacin. Construccin de estantera con soporte para evitar la humedad en los libros o en el peor de los caso la inundacin. Preparacin de equipos para absorber el agua en caso de inundacin. Elaborar soportes de documentacin que permita alejarla del peligro de inundacin. Eliminar conductos y sistemas de agua que estn cercanos a la biblioteca. Mantener siempre disponible plstico para cubrir las colecciones en caso de filtracin de agua a travs del techo. Disponibilidad de baldes, aspiradoras, escobas, cajas de plstico para embalar libros mojados, etc. La biblioteca debe contar con esponjas para absorber el agua. Debe contar con mesas porttiles para talleres de encuadernacin, carritos para transportar libros, etc.

ETAPA DURANTE EL EVENTO DE INUNDACIN 1- Activar de inmediato el plan de emergencia y comunicar a la brigada de prevencin de desastres para que entre en accin. 2- El coordinador de la brigada de prevencin de desastres ser el primero en entrar a la zona del desastre. 3- Despejar las diferentes rutas para la evacuacin del material bibliogrfico de ser necesario. 4- Comunicar a los tcnicos en electricidad para cortar la energa para evitar un cortocircuito. 5- Si la inundacin es causada por factores internos (rompimiento de tuberas de agua) de inmediato cerrar las llaves de paso de agua.
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6- Si la inundacin es causada por factores externos (lluvias), actuar de inmediato y tratar de cerrar el espacio por donde se filtra el agua, cerrar puertas o ventanas dependiendo el tipo de inundacin. 7- Realizar la primera revisin y evaluacin de daos en caso que exista. 8- Establecer prioridades de salvamento. ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DE INUNDACIN Acciones que deben adoptarse en caso de daos causados por el agua Prioridades Inmediatas 1- Consultar el plan para tomar decisiones y acerca de las colecciones que se le deben dar prioridad de salvamento. 2- Separar el material que se encuentra ms mojado del que no est tanto y por ltimo los que solo se encuentran hmedos. 3- Si en la biblioteca hay materiales magnticos o soportes de pelculas es preciso tratarlos de inmediato para salvarlos. 4- Los libros mojados deben congelarse de inmediato. Esto evitar la formacin de moho. 5- El coordinador establecer los mtodos para la recuperacin del material daado. 6- Reparar las causas que provocaron la inundacin para evitar posteriores eventos. 7- El local donde ha ocurrido la inundacin deber limpiarse totalmente para evitar la humedad del resto de la coleccin que no fue daada durante el evento. Se corregirn los daos causados en el edificio despus de realizar una inspeccin del lugar. Actividades posteriores a la evacuacin del material bibliogrfico Estabilizar las colecciones lo antes posible. Proporcionar un entorno lo ms adecuado posible para tratar la coleccin. Tratar de evitar en todo lo posible que los materiales no sufran daos irreversibles durante el proceso de recuperacin Reducir los efectos del siniestro en los materiales.

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PROCESO DE SALVAMENTO DE LA DOCUMENTACIN Y OTROS MATERIALES

Secado al aire: a. Para secar los libros, se les coloca en posicin vertical sobre papel absorbente, si es posible obtenerlo. Los libros de cubiertas blandas o de bolsillo requerirn quizs un soporte para mantenerse en esa posicin durante el secado. Los libros se secarn ms rpidamente si las hojas se intercalan con papel absorbente limpio. b. Si entre los materiales mojados se encuentran pelculas estas debern mandarse a un laboratorio especializado. c. Las fotografas mojadas deben confiarse a los cuidados de un conservador si se quiere recuperar. La congelacin las estabiliza hasta que pueda aplicarse el necesario tratamiento.

Secado por congelacin a. Se le dar este tratamiento a aquellos materiales que se encuentren muy mojados para poder salvarlos. b. El material deber colocarse en la congeladora sin envolver y exponerse al aire lo ms posible, preferiblemente en estanteras o en soportes de plstico. Deshumidificacin La deshumidificacin se efectuar dejando los materiales mojados en los anaqueles y trasladando in situ enormes mquinas deshumidificadoras. La humedad relativa se reduce hasta el nivel deseado, y el aire circulante, muy seco, evaporara la humedad. Rehabilitacin de materiales secados: Una vez que se hayan secado los materiales, se proceder a la labor de seleccin, limpieza, reparacin, encuadernacin, restauracin, limpieza profunda de los anaqueles y reposicin. Se proceder a valorar los documentos o libros que deben ser sustituidos de acuerdo a criterios establecidos. Valorar donde se colocarn los materiales restaurados, si se van a colocar donde estaban originalmente o se adquirirn nuevos anaqueles especialmente para los documentos restaurados. Se elaborar inventario de materiales que no pudo ser posible su recuperacin. Una vez que se haya secado todo el material se deber proceder a consultar o contratar expertos encuadernadores Se debe procurar y tener mucho cuidado en no devolver a la estantera algn material que todava se encuentre hmedo.
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 Ser de mucha importancia lo siguiente: Se deber aplicar las tcnicas apropiadas para evitar que la suciedad o el polvo cepillados vayan a parar al papel o a las encuadernaciones. La enseanza de las tcnicas de limpieza debe correr a cargo de un conservador o alguien experimentado en la recuperacin. Una vez terminado todo el proceso de recuperacin deber prepararse un reporte del plan de operacin, para esto es importante que se le d seguimiento a todo el proceso desde el inicio cuando ocurri el evento hasta el final.

EMERGENCIA DE TERREMOTO ETAPA PREVIA AL EVENTO DE TERREMOTO El responsable de brigada deber mantenerse en comunicacin con organismos pblicos, bomberos, policas, cruz roja, etc. Mantener equipos de comunicacin con los miembros de brigadas de evacuacin de la institucin. Tener siempre disponible los nmeros de emergencia por cualquier eventualidad. Realizacin de simulacros supervisados por expertos de los bomberos. Verificar que siempre est disponible extintores por cualquier conato que se presente debido a un terremoto. Poner siempre visible las seales de ruta de evacuacin. Revisar de manera continua la estructura e instalaciones. Revisar ventanas de vidrio para evitar que en un movimiento telrico pueda desprenderse y daar a alguien Verificar salidas de emergencia de la Biblioteca. Revisar la estantera que se encuentre siempre bien nivelados para evitar que se caiga a la hora de un temblor o terremoto. No poner estantera demasiado alta ni mesas de estudio cerca de los estantes. Verificar que la estructura interna de la biblioteca se encuentre en buen estado. Hacer correcciones en el local de la biblioteca si es necesario. Se ambientar un espacio alternativo en caso que la estructura de la biblioteca sufra daos, este espacio funcionar como biblioteca. ETAPA DURANTE EL EVENTO DE TERREMOTO 1- Mantener la calma durante el evento 2- El coordinador de brigada activar inmediatamente el plan de emergencia. 3- Se deber mantener la calma hasta que el coordinador de la orden de poder acceder a la Biblioteca.
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4- No se deber acceder al edificio a tratar de salvar ningn tipo de material durante el evento del terremoto. 5- Ya una vez controlada la situacin y el coordinador de la orden se proceder a revisar si la documentacin y estantera sufri algn dao. 6- Se deber cumplir con la orden brindada por el coordinador y estar alerta a colaborar con otras brigadas de rescate de la institucin. ETAPA POSTERIOR AL EVENTO DE TERREMOTO Seguir las normas del protocolo para evitar sufrir daos. Si la magnitud de evento afecta la estructura y estantera, realizar una valoracin de su estado. Verificar el estado en que se encuentra la coleccin para proceder con el salvamento. Si algn material sufre daos se elaborar una lista y se proceder a la restauracin. Si las magnitudes del evento sobrepasan las expectativas y la superficie de la biblioteca sufre grandes daos, debe empezar a trasladarse la documentacin por rea para evitar el desorden de los libros y otros materiales a un lugar seguro, previamente preparado. En este espacio alternativo funcionar la biblioteca mientras se realizan las reparaciones y los daos causados por el terremoto. Una entrando en funcin la biblioteca en este espacio se le comunicar a sus usuarios sobre su funcin. Una vez concluida la reparacin del edificio de la Biblioteca se proceder a trasladar en orden toda la bibliografa y otros materiales por secciones hasta finalizar todo el proceso y que la Biblioteca vuelva a sus funciones.

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Conclusiones La finalidad de este manual es crear un sentimiento de la urgencia de una planificacin cuidadosa de siniestros, y promover la preparacin para siniestros en la Biblioteca del INCAE. Las directrices consideran en particular tcnicas y mtodos de respuesta y recuperacin de libros y otros materiales despus de un incendio una inundacin o ya sea un terremoto. Una administracin inteligente de las colecciones presupone una planificacin lgica y rentable de su preservacin, evitando incurrir en gastos posteriores por descuido de la coleccin y la estructura de la Biblioteca.

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MAPA DE RUTA DE EVACUACIN

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Bibliografa Sally A. Buchanan;(1990); Planificacin, preparacin y recuperacin de siniestros en bibliotecas v archivos: Un estudio de R A M P con directrices. (Documento digital). Cabeza Llorca, Ana; (2007); Emergencias y desastres en bibliotecas universitarias: prevencin y planificacin de la respuesta. (Documento digital). Tacn Clavan, Javier; (2010); los desastres en archivos y bibliotecas: causas y efectos, proteccin y recuperacin. (Documento digital). Sin autor; [sin fecha]; Ordenamiento y cuidado del acervo. Fernndez, Isabel; (sin fecha); Conservacin preventiva y Plan de Gestin de Desastres en archivos y bibliotecas. (Documento digital). Snchez, Arsenio; (2000)Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas.

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