TRANSPORTE DE
BIENES Y MATERIALES
INSTRUCTIVO
Norma: .................................................................. AB AM I 03
Revisión: ................................................................................ 0
Vigencia : .............................................. 26 de julio del 2000
Sponsor: ..............Gcia. de Logística de Abastecimiento
INDICE Y CONTENIDO
1. Objetivo .............................................................................................................................................................................................. 2
2. Alcance .............................................................................................................................................................................................. 2
3. Definiciones ....................................................................................................................................................................................... 2
4. Documentación de referencia........................................................................................................................................................ 3
5. Contenido.......................................................................................................................................................................................... 4
5.1. Transportes de Materiales desde un Proveedor de TGN al usuario final:..................................................................... 4
5.2 Transportes de Bienes y Materiales importados, desde Aduanas hasta el lugar de entrega, una vez efectuada
la nacionalización del mismo................................................................................................................................................ 7
5.3. Envíos de Materiales dentro del ámbito de TGN:.............................................................................................................. 7
5.4. Transporte de materiales desde SIAT a TGN .................................................................................................................... 8
VIS / L&A 18/07/00 HME / L&A 25/07/00
Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha
OBSERVACIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
INSTRUCTIVO Identificación: Pág.
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Transporte de Bienes y Materiales de
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades que se deben realizar en todo transporte de bienes y materiales
de TGN, tanto por el personal de TGN como por el personal de la Empresa Transportista,
Contratista, Proveedor o cualquier otra parte en un servicio de transporte. Definir la
documentación y los participantes necesarios en las operaciones de transporte y recepción
de bienes y materiales.
2. ALCANCE
Quedan comprendidos, dentro del presente procedimiento, las siguientes actividades:
• Transportes de Bienes y Materiales desde un Proveedor de TGN al Usuario destino
• Transportes de Bienes y Materiales importados, desde Aduanas hasta el lugar de
entrega, una vez efectuada la nacionalización del mismo
• Envío de Materiales dentro del ámbito TGN
• Transporte de Materiales desde SIAT a TGN
3. DEFINICIONES
Solicitud de entrega de materiales (SEM): Documento mediante el cual el Usuario solicita
un pedido de entrega de materiales a un proveedor con Contrato Marco.
Remito: Documento confeccionado por el proveedor que refleja la constancia de una
entrega de material una vez conformado por el destinatario o por un transportista autorizado.
Remito TGN: Documento confeccionado por TGN que permite dar constancia de una
entrega de material.
Acta de Liberación: Documento en el cual se expresa la conformidad de los controles de
calidad efectuados a los materiales controlados o no por TGN. La misma debe contener
todos los datos necesarios para poder identificar el acta con el o los materiales a los que
corresponde, como por ejemplo: el número de Pedido con el que fueron adquiridos los
materiales, la identificación de los materiales (descripción, número de serie, cantidades, etc.)
y los ensayos efectuados a los mismos.
Carta de Porte o documento similar: Documento emitido por la Empresa Transportista y
cuyo objeto es indicar el servicio brindado. Como tal, debe contener los datos necesarios
para el cálculo del costo del servicio brindado, estos datos son: Fecha del servicio, Nro. del
documento, Nombre de la empresa transportista, Cantidad de bultos transportados, Peso y
Volumen de los bultos, Nro. de remito transportado, Origen y Destino de los bultos, Datos
del transportista (nombre, número de documento y firma), Datos del receptor del servicio
(nombre, nro. de legajo y sector).
INSTRUCTIVO Identificación: Pág.
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Orden de Retiro / Entrega: Documento que faculta a un tercero (contratista o transportista /
proveedor) a realizar el retiro / entrega de un bien o material en el lugar especificado por
cuenta y orden del emisor del documento. Deberá contener entre otros la indicación de los
bienes o materiales a retirar y los datos del tercero.
Recepción: Se entiende por recepción de bienes o materiales a la operación mediante la
cual el receptor en el lugar especificado por el Pedido emitido por Compras, realiza el
conforme a la documentación presentada (firma el remito como material recibido a controlar)
por el Proveedor o quién él delegue (transportista). Además realiza un control cuantitativo y
de integridad siempre que las condiciones lo permitan (cuando hay apertura de bultos).
Solicitante del Material: Es la persona o sector emisor directo de una Solicitud de Pedido
(para el caso de un Pedido) o de una SEM y Pedido Express (para el caso de un Contrato
Marco).
Usuario Origen: Persona o sector que posee los bienes o materiales a ser transportados
Usuario Destino: Persona o sector al que le llegarán los bienes o materiales provenientes
del usuario origen o proveedor.
4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Requisitos establecidos por la Resolución General (DGI) 3419: Documentación relativa
al traslado y entrega de productos:
Todo traslado y entrega de materiales deberá efectuarse con respaldo documentario,
Factura, Remito, Guía, etc. La documentación a emitir deberá contener como mínimo los
siguientes datos:
a) Respecto del emisor (preimpresos en el documento):
Nombre y apellido o razón social; domicilio comercial; clave única de identificación
tributaria (CUIT); número de inscripción en el impuesto sobre los ingresos brutos o
condición de no contribuyente; leyenda “IVA RESPONSABLE INSCRIPTO” u otra según
corresponda; fecha de emisión; numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.
b) Respecto del comprador:
Nombre y apellido o razón social; domicilio comercial; clave única de identificación
tributaria; leyenda “IVA RESPONSABLE INSCRIPTO”
c) Descripción, contenido y cantidad de los materiales.
d) Apellido y nombres o razón social, domicilio comercial y clave única de identificación
tributaria de la empresa transportista cuando corresponda.
e) Apellido y nombres o razón social, domicilio comercial y clave única de identificación
tributaria de quien efectuó la impresión del comprobante y fecha en que se realizó la
misma.
INSTRUCTIVO Identificación: Pág.
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En todos los casos, el remito o documento equivalente deberá emitirse como mínimo por
duplicado.
El duplicado contendrá los mismos datos y se ajustará a los requisitos del documento que le
diera origen.
5. CONTENIDO
5.1. Transportes de Materiales desde un Proveedor de TGN al usuario final:
Para materiales de Obra (el destino final es la obra):
ü Proveedor entrega en Obra:
ä Transporte: desde el proveedor a la obra: viaja con Remito del proveedor
(original y duplicado) + copia del Acta de Liberación (si corresponde) +
Orden de Entrega (enviada por el Project Manager).
ä Recepción de Materiales: se produce en la Obra y la ejecuta el Inspector
de Obra o el contratista que ejecuta la Obra. El Inspector de Obra
confecciona el Certificado de Recepción de Materiales y lo envía al Project
Manager.
ä Recepción en el Sistema: el Project Manager (o su asistente) efectúa la
recepción de los materiales en el Sistema, con la documentación remitida
por el Inspector de Obra. Envía al Proveedor el Certificado de Recepción de
Materiales.
ä Pago al proveedor: cobra presentando Factura original y Certificado de
Recepción de Materiales en Cuentas a Pagar.
ü Retiro a cargo de TGN:
ä Transporte: desde el proveedor o lugar intermedio a la obra: viaja con
Remito del Proveedor (original y copias) + copia del Acta de Liberación (si
corresponde) + Orden de Retiro (entregada por el Project Manager) + Carta
de Porte original y duplicado.
ä Recepción de Materiales: la realiza el transportista en el lugar intermedio
o en el Proveedor conformando el remito original y copias. El Inspector de
Obra conforma la Carta de Porte. Confecciona el Certificado de Recepción
de Materiales y envía junto a la Carta de Porte al Project Manager.
ä Recepción en el Sistema: el Project Manager aprueba el Certificado
correspondiente y efectúa la recepción de los materiales en el Sistema, con
la documentación remitida por el Inspector de Obra. Envía al Proveedor el
Certificado de Recepción de Materiales.
ä Pago al proveedor: cobra presentando Factura original y Certificado de
Recepción de Materiales en Cuentas a Pagar.
INSTRUCTIVO Identificación: Pág.
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ä Recepción del servicio de transporte: El Project Manager realiza la
recepción del servicio de transporte pudiendo ser referida a un Contrato
Marco o bien a un Pedido de Compra puntual. Luego de realizar la
recepción enviará al transportista a fin de mes el Vale de Recepción del
Servicio de Transporte “Entrada de Mercancías”.
ä Pago al transportista: cobra presentando Factura Original + Vale de
Recepción del Servicio de Transporte, en Cuentas a Pagar.
ü Entrega a cargo del contratista:
ä Transporte: desde el proveedor o lugar intermedio a la obra: viaja con
Remito del Proveedor (original y copias) + copia del Acta de Liberación (si
corresponde) + Orden de Retiro (entregada por el Project Manager) + Orden
de Retiro emitida por el contratista (si es que utiliza un transportista).
ä Recepción de Materiales: se produce en el lugar intermedio a la Obra
(almacén intermedio, instalaciones del proveedor, etc.) y la ejecuta el
transportista o el contratista. El Inspector de Obra confecciona el Certificado
de Recepción de Materiales y lo envía al Project Manager.
ä Recepción en el sistema: el Project Manager (o su asistente) efectúan la
recepción de los materiales en el Sistema, con la documentación remitida
por el Inspector de Obra. Envía al Proveedor el Certificado de Recepción de
Materiales.
ä Pago al proveedor: cobra presentando Factura original y Certificado de
Recepción de Materiales a Cuentas a Pagar.
Para materiales de Stock (el destino final es un almacén de TGN):
ü Proveedor entrega en Almacén de TGN:
ä Transporte: desde el proveedor al almacén de TGN: viaja con Remito del
proveedor original y duplicado + copia del Acta de Liberación (si corresponde)
+ Orden de Entrega (si corresponde).
ä Recepción de Materiales: se produce en el almacén de TGN y la ejecuta el
responsable del almacén correspondiente.
ä Recepción en el Sistema: La recepción la efectúa ADMA en forma
centralizada, los distintos almacenes envían por fax los remitos conformados a
ADMA a fin de que sean ingresados al stock los materiales recibidos.
Para aquellos ítems definidos como “Materiales de Recepción Descentralizada”
el ingreso lo realizará el responsable del almacén. Envía Vale de Recepción del
Material al Proveedor.
ä Pago al proveedor: cobra presentando Factura original y Vale de Recepción
del Material a Cuentas a Pagar.
ü Retiro a cargo de TGN:
ä Recepción: se produce en el lugar intermedio o en el almacén del Proveedor y
la ejecuta el Transportista con Orden de Retiro emitida por ADMA. Conforma
INSTRUCTIVO Identificación: Pág.
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Remito Original y copias con leyenda de “Recibido a Controlar”.
ä Transporte: desde el lugar intermedio o almacén del proveedor al almacén de
TGN: viaja con Remito Original y Copias conformados + copia del Acta de
Liberación (si corresponde) + Carta de Porte Original y duplicado + Orden de
Retiro.
ä Recepción en el Sistema: La recepción la efectúa ADMA en forma
centralizada, los distintos almacenes envían por fax los remitos conformados a
ADMA a fin de que sean ingresados al stock los materiales recibidos.
Para aquellos ítems definidos como “Materiales de Recepción Descentralizada”
el ingreso lo realizará el responsable del almacén. Envía Vale de Recepción del
Material al Proveedor.
Envía a ADMA copia de la Carta de Porte conformada si el servicio de
transporte fue solicitado a través de un Contrato Marco existente.
ä Pago al Proveedor: cobra presentando Factura original y Vale de Recepción
del Material a Cuentas a Pagar.
ä Recepción del servicio de transporte: ADMA realiza la recepción del servicio
de transporte si existe Contrato Marco. Envía al transportista a fin de mes el
Vale de Recepción del Servicio de Transporte “Entrada de Mercancías”. En
caso de no existir contrato Marco el Responsable del Almacén contratará el
servicio y realizará la recepción. El Vale de Recepción del Servicio de
Transporte será enviado inmediatamente al transportista.
ä Pago al transportista: cobra presentando Factura Original + Vale de
Recepción del Servicio de Transporte a Cuentas a Pagar.
Para materiales de consumo / bienes adquiridos a través de un Contrato Marco (CM):
ü Retiro a cargo de TGN:
ä Recepción: se produce en el lugar especificado en el CM y la ejecuta el
transportista.
ä Transporte: desde el lugar especificado en el CM al lugar de destino final: viaja
con Remito del proveedor duplicado (ya conformado) + Copia del Acta de
Liberación (si corresponde) + copia de la Solicitud de Entrega de Materiales (ya
conformada) + Orden de Retiro + Carta de Porte original y duplicado.
ä Recepción en el Sistema: la efectúa el Usuario de TGN, tras haber emitido el
Pedido Express correspondiente. Envía al Proveedor a fin de mes el Vale de
Recepción del Material por el total de las Mercancías recibidas en ese período.
ä Pago al proveedor: cobra presentando Factura original consolidada mensual +
Vale de Recepción del Material.
ä Recepción del servicio de transporte: El Usuario realiza la recepción del
servicio de transporte. Envía al transportista a fin de mes el Vale de Recepción
del Servicio de Transporte “Entrada de Mercancías”.
ä Pago al transportista: cobra presentando Factura Original + Vale de
Recepción del Servicio de Transporte a Cuentas a Pagar.
INSTRUCTIVO Identificación: Pág.
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Nota: si el usuario recibe en forma personal los materiales solicitados, firma el
Remito original del proveedor y retiene la Solicitud de Entrega, conformada por
el proveedor y el Remito duplicado.
ü Entrega el Proveedor:
ä Recepción: se produce en el lugar especificado en la Solicitud de Entrega de
Materiales (SEM).
ä Transporte: viaja con Remito del proveedor original y duplicado + Copia del
Acta de Liberación (si corresponde) + copia de la Solicitud de Entrega de
Materiales (ya conformada).
ä Recepción en el Sistema: la efectúa el Usuario de TGN, tras haber emitido el
Pedido Express correspondiente. Envía al Proveedor a fin de mes el Vale de
Recepción del Material por el total de las Mercancías recibidas en ese período.
ä Pago al proveedor: cobra presentando Factura original consolidada mensual +
Vale de Recepción del Material a Cuentas a Pagar.
5.2 Transportes de Bienes y Materiales importados, desde Aduanas hasta el
lugar de entrega, una vez efectuada la nacionalización del mismo
ä Recepción: se produce en la Aduana y la ejecuta el Transportista, con Orden
de Retiro emitida por el Usuario de TGN (ADMA para Materiales). Conforma
Remito Original y copias con leyenda de “Recibido a Controlar”.
ä Transporte: desde la Aduana al Almacén de TGN: viaja con Remito Original y
Copias conformados + Documentación de Calidad + Carta de Porte Original y
duplicado + Orden de Retiro.
ä Recepción en el Sistema: la recepción la efectúa el Usuario solicitante en
forma centralizada, cuando el material fue recibido por el Fordwarder en el
lugar de entrega pactado (puerto de Origen o Proveedor). Envía Vale de
Recepción del Material al Sector de Importaciones.
ä Pago al Proveedor: El Proveedor envía la Factura original al sector de
Importaciones. Este anexa el Vale de Recepción del Material y entrega a
Cuentas a Pagar.
ä Recepción del servicio de transporte: ADMA o el Project Manager, según
corresponda, realiza la recepción del servicio de transporte. El Vale de
Recepción del Servicio de Transporte será enviado al transportista.
ä Pago al transportista: cobra presentando Factura Original + Vale de
Recepción del Servicio de Transporte a Cuentas a Pagar.
5.3. Envíos de Materiales dentro del ámbito de TGN:
ü El Usuario destino acordará el envío de los materiales con el usuario origen
según la fecha de entrega indicada en el Pedido de Traslado.
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ü El Usuario origen gestionará el servicio de transporte y confeccionará el Remito
TGN. El Transportista deberá conformar el original y copias del Remito.
ü El Usuario origen entregará al Transportista el material y el original y triplicado
del remito TGN, reteniendo el remito duplicado.
ü El Transportista confeccionará la Carta de Porte correspondiente por el servicio
de transporte brindado y hará entrega de los materiales al Usuario destino, junto
con el original y triplicado del remito TGN.
ü El Usuario destino deberá conformar el original y copias de la Carta de Porte y
realizará la recepción del servicio.
Para el caso de materiales de Obra el Project Manager gestionará el Servicio de
Transporte cuando traslade materiales desde una obra a un almacén o viceversa.
Confeccionará el remito TGN para el traslado de los materiales. Por último enviará
el Vale de Recepción del Servicio de Transporte al Transportista.
ü El Transportista deberá enviar a Cuentas a Pagar la factura con el Vale de
Recepción del Servicio de Transporte. Las facturas de los transportistas no
incluirán los gastos de seguro por el transporte de materiales, debido a que los
mismos se encuentran incluidos en el seguro de TGN.
Para los casos en que el usuario destino sea el encargado de contratar los servicios
de transporte, si éste no es conocido por el usuario origen, el usuario destino deberá
confeccionar y entregar al transportista la Orden de Retiro con la que retirará los
materiales del lugar de despacho (usuario origen).
5.4. Transporte de materiales desde SIAT a TGN
ü SIAT , de acuerdo al cronograma de entregas del Pedido y previa comunicación
con el Project Manager o Responsable de ADMA según corresponda para
confirmar la entrega de cañerías, emitirá la siguiente documentación al realizar el
despacho:
v el Certificado de Fabricación, indicando: cantidad fabricada en el período (en
unidades y en pesos), el saldo a la fecha y el saldo del pendiente del Pedido.
v la Orden de Retiro (original y duplicado)
v el Remito de SIAT (original, duplicado y triplicado)
Luego solicitará el transporte directamente a las empresas previamente
contratadas por TGN y detalladas en el Pedido, y le hará entrega de la cañería
junto con el duplicado de la Orden de Retiro y el original del Remito. La carga de
los caños en el camión del transportista se realizará de acuerdo a las reglas para
el Movimiento, Almacenamiento y Despacho vigentes, según los Procedimientos
de Calidad de SIAT.
ü El Transportista, previo a la recepción de la documentación, conformará la Orden
de Retiro (original y duplicado) y el Remito (original y copias) de SIAT e indicará,
si existiese, alguna no conformidad en cada copia. Esta recepción del transportista
implica la recepción del material por parte de TGN.
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ü SIAT enviará al Project Manager o a ADMA según corresponda, el original del
Certificado de Fabricación conformado por Aseguramiento de la Calidad.
ü El Transportista entregará los materiales en el lugar determinado por la Orden de
Retiro y deberá confeccionar la Carta de Porte correspondiente por el servicio de
transporte.
ü El Usuario destino (Project Manager o ADMA) conformará la Carta de Porte,
luego recepcionará el Servicio de Transporte. Enviará el Vale de Recepción del
Servicio de Transporte al transportista, quién lo adjuntará a la factura y enviará a
Cuentas a Pagar.
ü El Transportista deberá retener el original y duplicado conformados, de la Carta
de Porte. Las facturas de los transportistas no incluirán los gastos de seguro por el
transporte de materiales, debido a que los mismos se encuentran incluidos en el
seguro de TGN.
ü Recepción de Materiales : Ver 5.1 “Retiro a cargo de TGN”.
