ndice

Definicin ........................................................................................................................................... 1 Estructura de una Carta .................................................................................................................. 2 Glosario .............................................................................................................................................. 8 Pautas correctas para la redaccin de una carta ........................................................................ 8 Carta Comercial .............................................................................................................................. 10 Carta Familiar .................................................................................................................................. 12 Carta Poder ..................................................................................................................................... 13 Carta de Solicitud ........................................................................................................................... 15 Carta de Agradecimiento............................................................................................................... 17 Carta de Felicitacin ...................................................................................................................... 18 Carta de Justificacin..................................................................................................................... 19 Carta de psame ............................................................................................................................ 21 Carta de Presentacin ................................................................................................................... 21 Carta de Recomendacin ............................................................................................................. 22

Definicin
Una carta es un mensaje que una persona enva a otra. Se utilizan como medio de comunicacin cuando las personas se encuentran lejos. De esta forma se establece entre ambas una conversacin por escrito. Se pueden identificar distintos tipos de cartas entre ellas: familiares, solicitudes, recomendacin, de psame y muchas ms. El sobre debe contener los datos del remitente y del destinatario.

Estructura de una Carta

La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las necesidades del lector. Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales: Inicio. Cuerpo de la carta. Cierre

Adems en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente. El inicio de las cartas Los elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en gran medida, su tono y estilo. Para que nuestras cartas tengan un tono gil y actual, es necesario prescindir de frmulas encorsetadas, heredadas del lenguaje administrativo y comercial antiguo. El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra. No existen unas normas fijas para iniciar una carta, pero si podemos seguir unas pautas generales. Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito: La fecha En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele situarse en el margen superior derecho del documento, aunque no existe una norma al respecto. Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en todos los escritos. A continuacin damos algunas indicaciones: Los meses se escriben en minscula.
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Los aos se escriben sin punto. Es preferible escribir el da y el ao con nmero, y el mes con letra (14 de febrero de 2011), a menos que, por motivos legales de otra ndole, debemos hacerlo todo con letra. Es preferible utilizar la variante sin artculo delante del ao (20 de marzo de 2012). No deben utilizarse las partculas en y a para introducir las fechas, por considerarse una frmula anticuada (Chapala, 18 de julio de 2012 en lugar de En Chapala, a 18 de julio de 2012).

El saludo o encabezamiento El saludo o encabezamiento se escribe debajo de los datos del destinatario y del remitente. En algunos casos se puede anular el encabezamiento (por ejemplo, en las cartas de respuesta comercial dirigidas a una empresa) y comenzar la carta directamente. Estas son algunas indicaciones que tenemos que tener en cuenta a la hora de redactar los encabezamientos: Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envos (Estimado Sr. Gmez, Estimada Sra. Gmez). Si se trata de envos masivos, debemos utilizar algunas frmulas, que elegiremos segn el contexto (Estimados clientes; Estimados amigos; Estimados usuarios). Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra. Nuestra; Muy Sres. Nuestros). Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el femenino (Estimado/a Sr./Sra.).

A continuacin proponemos una recopilacin de los encabezamientos ms comunes, que escogeremos segn el contexto: Querido amigo / Querida amiga / Queridos amigos Estimado amigo / Estimada amiga / Estimados amigos Estimado colaborador / Estimada colaboradora / Estimados colaboradores Estimado seor / Estimada seora / Estimados seores Estimado Sr. Gonzlez / Estimada Sra. Gonzlez / Estimados Sres. Gonzlez Estimado cliente / Estimada cliente / Estimados clientes Apreciado cliente / Apreciada clienta / Apreciados clientes

El cuerpo de la carta El cuerpo de la carta est constituido por el mensaje en s. Es fundamental que est redactado de forma clara y adecuada para que nuestro mensaje cumpla su funcin. En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestra redaccin. Para ello puede resultar til seguir las siguientes indicaciones: Evitar las expresiones anticuadas y las frmulas rgidas heredadas del lenguaje administrativo, como las siguientes: En relacin con el asunto de referencia... Adjunto remito... Para su conocimiento... En motivo de la presente... Al recibo de la presente...

Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Respondiendo a su carta del da...). Emplear construcciones sintcticas ordenadas ( sujeto, verbo y complementos): Nos ponemos en contacto con usted para informarle... Tenemos el gusto de comunicarle...

Adems, las siguientes frases pueden servirnos de ejemplo para iniciar el cuerpo del texto: Con un mensaje neutro: o Mediante esta carta... o Con este escrito... o Nos dirigimos a usted con el fin de... o Nos dirigimos a vosotros con el fin de... o Nos complace comunicarles... o Nos ponemos en contacto con usted a fin de ... o Queremos darles a conocer... o Tal y como acordamos por telfono... o De acuerdo con la conversacin que mantuvimos con el Sr. Gmez, les enviamos... o Les comunicamos que... o Les anunciamos que... o A continuacin, les detallamos... o Como ya sabrn...
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o o o o o o o

Tal y como acordamos... Debido a... En lo referente a... En lo concerniente a... A propsito de ... Con motivo de ... A raz de...

Con un mensaje positivo: o Nos complace comunicarle que ... o Es un placer para nosotros comunicarle ... o Nos complace comunicarle que... o Es un placer anunciarle que... o Es una gran satisfaccin para nosotros comunicarle ... o Es un placer comunicarles que... Para hacer referencia a un envo: o Le enviamos su pedido... o Le enviamos... o Les tramitamos... o Nos complace enviarle... o Adjuntamos la documentacin correspondiente a... o Junto a esta carta le enviamos... Para expresar agradecimiento: o Queremos darles las gracias por... o Queremos agradecerles sinceramente la atencin... o Les damos las gracias por... o Quiero darles las gracias por... o Quiero agradecerle sinceramente el amable trato recibido durante... o Deseo agradecerles... o Reciba mi ms sincero agradecimiento por... o Gracias por tu amable gestin al frente de...

El resto del cuerpo de la carta depender del mensaje que queramos transmitir y ha de adecuarse a las necesidades y expectativas de nuestros lectores. El cierre de las cartas No existen unas normas rgidas para concluir una carta, aunque siempre debemos hacerlo de forma que guarde relacin con el saludo o encabezamiento empleado.
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La despedida Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener en cuenta: Evitar las expresiones anticuadas y las frmulas rgidas heredadas del lenguaje administrativo, como las siguientes: Sin otro particular... Aprovechamos la ocasin para saludarle atentamente. Quedo a su disposicin... A la espera de... Atte.

Las cuales pueden ser sustituidas por las ms usuales: Un saludo, Reciba un cordial saludo, Atentamente, Les saluda atentamente,

Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Esperamos que estas aclaraciones... en lugar de Esperando que estas aclaraciones hayan sido de utilidad...). Concluir con un mensaje positivo y alentador, incluso en aquellas cartas cuyo contenido sea negativo (En la confianza de que lleguemos a un acuerdo lo antes posible, quedamos a la espera de sus noticias...;Estaremos encantados de resolver cualquier duda que pueda surgirles...). Cerrar la carta con un mensaje directo, conciso y sin circunloquios (Esperamos colaborar con ustedes en un futuro prximo. Hasta entonces... en lugar de Esperando que en el futuro podamos de nuevo colaborar estrechamente y que exista la posibilidad de poder comenzar una relacin comercial entre ambas compaas de forma satisfactoria, me despido...). Estas son algunas frmulas que pueden resultar tiles para concluir una carta: Con un mensaje neutro: o Cordialmente, o Atentamente, o Muy cordialmente, o Un cordial saludo, o Saludos cordiales, o Reciba un cordial saludo,
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o o o o o o

Reciba un atento saludo, Le saludamos cordialmente, Con afecto, Un abrazo, Muy atentamente, Le saludo atentamente,

Para mostrar disponibilidad: o Si necesitan cualquier aclaracin, no duden en ponerse en contacto con nosotros... o Estamos a su disposicin para todo aquello que necesiten... o No dude en llamarnos si necesita cualquier aclaracin; estaremos encantados de atenderle... o Si precisan alguna aclaracin, pngase en contacto con nosotros... o Si desean ms informacin, les atenderemos con mucho gusto... o Estamos a su disposicin en el telfono... Para indicar que estamos esperando respuesta: o Confiamos en que... o Esperamos que... o Nos gustara contar con... o Estamos seguros de que podrn darnos una respuesta en breve... o En espera de su respuesta, reciba un atento saludo... o A la espera de su respuesta, les saluda atentamente... o Esperamos recibir noticias suyas lo antes posible...

La firma En las cartas comerciales, la firma debe ir acompaada del nombre y los apellidos en letra impresa, as como el cargo del firmante. El orden debe ser el siguiente: 1. 2. 3. 4. Firma Nombre Cargo La posdata

La posdata es un elemento opcional en las cartas. Se coloca despus de la firma y separada de esta por un interlineado amplio. Se introduce con las iniciales P.D. o P.S. (post scriptum) y tiene por objeto introducir un mensaje o recordatorio.

Utilizamos la posdata para hacer llamadas de atencin sobre lo que hemos mencionado en el cuerpo del documento o para introducir algn dato nuevo que queramos destacar por algn motivo. Est demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas ocasiones se utiliza para destacar informacin importante. Debe ser breve; a ser posible que no ocupe ms de una lnea.

Glosario
Termino Encorsetadas [ Encorsetar ] Rgidas [ Rgido ] Gerundio Definicin fig. Estrechar o limitar las ideas, el pensamiento, etc. adj. Que cumple o hace cumplir las normas de forma excesivamente rigurosa. m. GRAM. Forma verbal no personal que expresa simultaneidad de la accin con el tiempo en que se habla. Sus terminaciones son -ando, para los verbos de la 1.a conjugacin, o -iendo, para los de la 2. y 3.. En la oracin equivale funcionalmente al adverbio: el gerundio de "amar" es "amando". f. LING. Ordenacin de las palabras en el discurso. En la gramtica tradicional, parte de la gramtica que estudia la ordenacin y las relaciones mutuas de las palabras en la oracin, hasta formar una expresin completa. s. m. Manera de explicar algo que podra decirse de forma breve o directa dando un rodeo de palabras.

Sintcticas [ Sintaxis ]

Circunloquios

Pautas correctas para la redaccin de una carta

A continuacin algunas pautas estticas:

Cuidado la ortografa. Los errores de ortografa distorsionan el efecto que queremos transmitir, el subconsciente los capta y la imagen de rechazo se crea de forma irreversible. Los signos de puntuacin: Aunque parezca mentira, un exceso de comas hace ms difcil la lectura de una carta. Se recarga la informacin y se logra un efecto de pesadez en su lectura, debemos por tanto usar los signos de puntuacin en su justa medida. La tipografa. Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar nuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen ms fcil el utilizar diversas tipografas. La imagen corporativa debe utilizar siempre la misma tipografa para todos los textos. Alineacin: Una buena alineacin facilita la correcta lectura y la hace agradable a la vista. Se trata de cuidar la esttica y la uniformidad de los escritos. Se recomienda la justificacin del margen derecho para no crear una imagen de desorden. Es tambin recomendable usar el doble espaciado entre lneas. Utilizar negritas, subrayados y cursivas solo para destacar aquellas palabras relevantes de la carta, sin abusar para no caer en excesivas frases que recargan el contenido. Se ha de conocer que por norma habitual un prrafo corto invita a leer de manera ms agradable que un prrafo largo.

Aparte de estas pautas estticas, tambin debemos enfocarnos en los objetivos por los cuales redactamos la carta, de manera que el destinatario preste atencin a nuestro objetivo. Es importante saber de antemano el tipo de destinatario o la base de datos especfica a la que vamos a enviar nuestras cartas. Cuanto mejor conozcamos el pblico, mejor sabremos cmo enfocar la redaccin. Es conveniente por tanto dividir en grupos especficos nuestra base de datos de clientes. Y a partir de entonces, crear una estrategia de comunicaciones diferentes para cada grupo. Y para finalizar, debemos poner en orden las ideas y datos informativos de modo que nos facilite la redaccin: Una Introduccin El objetivo: Que capte nuestra atencin El contenido: La informacin por la que nos ponemos en contacto, adaptada al grupo especfico. El desenlace: Resto de informacin secundaria.
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Una despedida cordial: adaptada tambin al tipo de personas dirigida.

Carta Comercial
Es aquella en que una de las partes, o ambas, remitente y destinatario, son comerciantes, y se realizan con motivo de esa actividad. Son formales. Los programas de las computadoras nos dan varios modelos de cartas comerciales, lo que facilita bastante la tarea. Debe usarse una letra sencilla, sin abreviaturas, con doble interlineado entre prrafos, para facilitar la lectura. No debe ser demasiado corta pero tampoco muy extensa. En el primer caso, porque parece de poca importancia y en el segundo pues se puede perder el ncleo del contenido. Cuando el remitente reviste la calidad de comerciante, en general se usan hojas con membrete donde consta estampada en la parte superior, la denominacin de la empresa o el nombre del comerciante. El encabezamiento contiene el lugar y fecha (es opcional colocar estos datos al final) y la designacin del destinatario, dirigindose a l con formalidad. Por ejemplo distinguido seor o estimado seor, indicando si es posible el cargo que ocupa en la empresa, si el destinatario es comerciante. Puede contener el asunto, o sea el tema de que trata (Por ejemplo: oferta de compra). Luego se realiza una breve introduccin del motivo de la carta, para pasar a desarrollar posteriormente, en el ncleo, la idea principal, en forma simple, guardando las formas, explicando con el mayor detalle posible el objeto de la misma. Este puede ser una oferta de compra, un reclamo, una invitacin, demandar un pago, promocionar un producto, etctera. Si es muy largo el asunto puede realizarse luego una sntesis del contenido, especificando el objetivo concreto, lo que puede resaltarse en negrita. Luego el saludo cordial de despedida, y la firma con sello aclaratorio. Puede contener posdata, si se olvid incluir algo en el cuerpo de la carta.

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Ejemplo:

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Carta Familiar
La carta familiar es aquella que nos permite comunicarnos con los integrantes de nuestra familia, cierto es que la evolucin tecnolgica nos ha llevado a prescindir del uso de la carta, pero eso no significa que no podamos o incluso, en algunas ocasiones, debamos redactar una carta. Un ejemplo de carta familiar es la invitacin, hasta el da de hoy se sigue utilizando el envi de una carta a modo de invitacin para eventos familiares importantes como bodas, primeras comuniones, bautizos, etc. Ejemplo

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Carta Poder
La carta poder se utiliza para facultar a un tercero a realizar cualquier trmite comercial, legal o administrativo en nuestro nombre, sin la necesidad de nuestra presencia fsica o nuestra firma, para cobrar un cheque, recoger nuestra credencial de elector en las casillas del IFE. En el trabajo se utiliza para darle poder a los subordinados de realizar funciones sin la presencia del jefe. Las funciones o implicaciones deben venir bien delimitadas dentro de la carta poder, es decir, si vamos a permitir a un tercero realizar el cambio de propietario de nuestro automvil, debemos especificarlo en la carta. Si no delimitamos bien los grados (las facultades que otorgamos al portador de la carta, pueden con ella hacernos mucho dao. Por lo mismo, debemos tener cuidado cuando escogemos a la persona que con este documento har cualquier trmite en nuestro nombre, pues es muy comn que la carta poder vaya acompaada de una identificacin oficial de quien otorga el poder, ya sea en original o copia. Recuerda que la firma es el sello de una persona; por ello, debe aparecer siempre idntica en todos los documentos, para que stos sean vlidos. El cambio de firmas puede ser considerado un delito. En la carta poder se debe: 1. Puntualizar muy bien a qu persona o personas se le otorga el poder. 2. Las facultades que se le otorgan a dicha persona(s). 3. Firmar el documento de carta poder.

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Ejemplo

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Carta de Solicitud
El diseo de cualquier carta de solicitud consiste en que aquel que la redacta, presenta de forma breve y precisa la solicitud de una prestacin o de un servicio. As como la solicitud de un trabajo o empleo. Tambin los modelos de carta de solicitud se utilizan para solicitar informacin, presupuestos y catlogos. Se les suele llamar modelos de carta "Instancia". En distintas situaciones se pueden solicitar listas de precios o catlogos que resulten necesarios para las tareas a realizar. En la medida que se las necesite por parte de las empresas, estas clases de cartas ya estn establecidas y solamente habr que seguir las formas establecidas. El propio interesado ser el encargado de redactar el contenido. En circunstancias particulares donde el solicitante quiera obtener algn beneficio a travs de ella, como por ejemplo por vinculacin a determinada empresa, tendr que cuidar muy bien el texto de su redaccin y prestar atencin a que el contenido sea lo ms claro posible de forma que explique sus cometidos de la mejor forma. Ejemplo

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Carta de Agradecimiento
La carta de agradecimiento es un documento escrito que tiene como funcin la de corresponder un favor o atencin otorgada por parte de una o varias personas, o en su defecto, de una empresa o asociacin. La formalidad de la carta de agradecimiento cambia dependiendo el destinatario, es decir, cuando va dirigida a un amigo o familiar cercano el tono de la carta debe ser ms personal y por lo tanto menos formal; en caso de que la carta sea enviada a una persona o empresa con la que se mantiene una relacin estrictamente profesional el carcter del escrito debe guardar cierta solemnidad. Ejemplo

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Carta de Felicitacin
Cuando queremos felicitar a alguien por algn suceso importante que ocurri en su vida y buscamos que el mensaje sea muy personal y lleno de emotividad, la carta de felicitacin es la mejor opcin. A diferencia de las tarjetas prediseadas, la carta de felicitacin nos permite ser nosotros mismos quienes le redactemos y expresemos nuestras emociones. Ejemplo

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Carta de Justificacin
En muchas ocasiones, una carta de justificacin o un modelo de carta de disculpa pueden servir para salvaguardar una relacin que tiene riesgo de perderse. Este tipo de carta se utiliza para presentar las excusas o para pedir disculpas por un error cometido, ya sea haber llegado tarde a una reunin, cambiar los plazos de entrega de un pedido, realizar de mala manera o con poca educacin cualquier accin...etc. Debemos tener en cuenta que para disculparse correctamente, hay que usar la expresin "pedir disculpas" ya que la palabra "excusas" puede dar la sensacin de que no admitimos nuestro error, ya que aparentemente cada excusa es algo ajeno o externo a nosotros. La palabra "excusa" se utiliza ms para la expresin "presento mis excusas" que viene siendo otro modo ms de disculparse. La carta de excusa debe incluir los motivos por los que pedimos disculpas, con frases como "lo siento" , "no sabe cunto lamento no poder asistir..." etc. Ejemplo

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Carta de psame
La carta de psame es la que nos permite expresarles a nuestros amigos, familiares y conocidos que lamentamos la muerte de alguna persona cercana a ellos y en la que ofrecemos nuestro apoyo y solidaridad.

Carta de Presentacin
La carta de presentacin sirve para dar a conocer al empleador los deseos, intenciones y cualidades que tenemos. Es muy bien visto y cumple una funcin diferente a la del Curriculum Vitae ya que va al grano y explica los motivos de la bsqueda de empleo. Algunos consejos de como escribir una buena carta de presentacin: 1. Da la razn de porque deseas el empleo. 2. Aclara el rea o departamento donde deseas trabajar 3. Dirige la carta a una persona en particular (si no sabes cmo se llama investgalo). 4. Proporciona datos valiosos de tu trabajo actual, di porque eres un empleado valioso y habla de tus logros. 5. No hables mal de tu trabajo actual y no menciones problemas laborales. 6. Incluye tu sueldo actual y el sueldo deseado. 7. Incluye tus datos y pide una entrevista personal. Ejemplo
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Carta de Recomendacin
Debido a lo competitivo del mercado laboral actual, las personas que buscan empleo se ven en la necesidad de procurarse todas las herramientas disponibles para lograr su meta: Un puesto de trabajo que les permita demostrar sus habilidades y capacidades, que est bien remunerado, con ptimas condiciones y (tal vez lo ms importante) con futuro. Una de estas herramientas es la carta de recomendacin. En muchas ocasiones, una persona puede requerir el antiguo jefe la elaboracin de una carta de
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recomendacin. Sin embargo, tambin puede ser solicitada a un amigo o a un profesor. La carta de recomendacin no debe ser redactada en forma descuidada o para salir del apuro, ya que, posiblemente el futuro laboral del recomendado depender de ella. De allla importancia de conocer algunos consejos y recomendaciones para redactarla de una forma

Si usted fue el jefe directo de la persona que solicita la carta de recomendacin y en la empresa no existe un departamento de recursos humanos, debe procurar encontrar el currculo de la persona o la descripcin de puesto del cargo que desempe. Si no lo encuentra, debe solicitar a la persona que ser recomendada que le d su currculo para poder tener a mano ms informacin. Es necesario concntrese en varios aspectos diferentes de la persona. Para ello debe recordar sus habilidades, sus actitudes, sus capacidades y su crecimiento dentro de la empresa, as como tambin la contribucin brindada en actividades sociales organizada por la compaa. No debe hacer referencias a caractersticas que podran ser la base de discriminacin, como la raza, color, nacionalidad, gnero, religin, edad, apariencia. Tampoco mencione aspectos que podran causar un obstculo para el recomendado como su condicin econmica, el estatus marital o punto de vista poltico. Mucho cuidado con el poder de palabras, ya que algunos trminos parecen inofensivos en la conversacin diaria. Sin embargo, al escribirlas pueden arrastrar una connotacin negativa para un futuro empleador. Por ello, se recomienda evitar el empleo de palabras como: Medianamente, razonable, pasable, tranquilo, decente, regular. En su lugar se aconseja usar palabras llenas de energa como: Comprometido, elocuente, inteligente, observadora, significativa, expresiva, creativa, eficiente, imaginativo, creativo, responsable innovador La siguiente lista de atributos es muy usada por los empleadores como herramientas para basarse en la seleccin de personal. Por ello, son elementos esenciales de toda carta de recomendacin:
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Habilidad a comunicar Confianza en s mismo Voluntad para aceptar responsabilidad

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o o o o o o o o

Liderazgo Nivel de energa Flexibilidad Habilidades interpersonales Conocimiento de s mismo Habilidad para manejar conflicto Logro de meta Competitividad

Es importante indicar la prontitud que debe ser confeccionada una carta de recomendacin, ya que un trabajo puede depender de la puntualidad de este documento.

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Ejemplo

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