CAPTURA Y GESTIN DE FACTURAS DE PROVEEDORES CON WORFLOW

19 de Junio de 2012

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Datos Clave de Esker

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Cloud Computing en Esker

Pginas procesadas en curso y subiendo.

Controles fsicos de Seguridad y

BELGICA UK EE.UU ESPAA FRANCIA

Entorno Seguridad Lgica Desarrollo de Aplicacin y gestin del cambio Gestin de incidentes
SINGAPUR

Gestin de datos
AUSTRALIA

Monitoreo & Reportes

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Elimine el Papel en sus Procesos de Negocio

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Elimine el Papel en sus Procesos de Negocio

Ciclo Clientes
Pedidos Clientes
Commandes Clients

CiclosProveedores
Commandes dachats

Pedidos Compra

Sus Clientes
Factures Clients

Su organizacin
Facturas Proveedores

Sus proveedores

Facturas Clientes

Facturas Proveedores

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Mapa general de la automatizacin de flujos documentales

Captura Lee redirige Formatea Enva

Documentos Papel (scan) Emails Impresin

Pedidos de Ventas Confirmaciones Propuestas Contratos

Facturas Pedidos de Compra Confirmaciones de Pago Cartas Propuestas Reportes

Faxes
E-documentos (XML, idocs,)

Facturas de Proveedores Solicitud de Compras

Fax & Mail on Demand Email Fax Impresin Almacenamiento XML SMS Publicacin Web

Imagen del Datos extrados Factura

ABC 253.99 19.6% Smith

Archivos ERP, CRM, Aplicaciones legadas Electrnicos

Servicio al Cliente

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Beneficios de AP automatizado
Reduce los costes de gestin de AP entre 4060%
Aumenta la rapidez de recepcin y gestin de facturas +75%

Acelera el ciclo de compra

Aumenta la precisin en la gestin

Mejora las condiciones de precio y plazos de entrega

Accesibilidad inmediata a la informacin

Reduce los costes operacionales

Reduce las tareas administrativas innecesarias

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Vista del proceso de AP automatizado

AP
ROUTING PRIORIDADES CAPTURA DE DATOS Factura papel Fax E-factura EDI, XML

Sin PO
NO COINCIDE COINCIDE

CONTROL MULTINIVEL

100010100 100100110 101010001

CODIFICADO

VALIDACIN MULTI-NIVEL

TRANSFER DATO & IMAGEN

ERP

Con PO

PROCESO SIN INTERVENCIN MANUAL

SEGUIMIENTO EN LINEA DEL PROCESO (AUDIT TRAIL)

CAPTURA DOCUMENTO Cualquier formato Entrega automatizada Gestin de Prioridades Extrae la informacin necesaria EXTRACCIN INTELIGENTE y VALIDACIN GESTIN DE EXCEPCIONES Duplicados Incoherencia Precio/cantidad Bloqueo/ reenvo para validacin o bsqueda avanzada de informacin VALIDACIN DEL PAGO Workflow electrnico de contabilizacin de la factura Multi-nivel, segn los niveles jerrquicos requeridos CREACIN DE LA FACTURA Y ARCHIVADO DEL DOCUMENTO Las facturas son creadas y enviadas o bloqueadas en espera de su conformidad para el pago La imagen del original es indexada.

Codificacin
Verificacin a 3 niveles

1
Audit Trail

4
Audit Trail

Audit Trail

Audit Trail

Audit Trail

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Principales funcionalidades

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Funcionalidades
Interfaz WEB: validacin y videocodificacin Control automtico de duplicados de facturas

Regla de extraccin genrica Lectura Automtica de documentos OCR

aprendizaje

Tecnologa Esker DDC

Portal proveedores

Workflows estndar y parametrizables

Verificacin automtica de facturas Integracin de escrituras contables

Control factura linea por linea / cotejo a 3 niveles Archivado electrnico de las imgenes

Control automtico de datos

Reporting, trazabilidad y KPIs

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Formulario de validacin

Esker Corporate Overview

Captura dinmica de documentos

Proveedor Fecha de la factura Nmero de la factura

Regla de extraccin genrica

Linea de detalle

Cuando el sistema detecta una regla correspondiente al tipo de documento buscado, los datos requeridos son automticamente extrados

Total con IVA

Total IVA Total sin IVA

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Controles automticos de datos

Control automtico de datos

Los datos validados: Existencia del proveedor Validez de los datos:

Fecha en el ejercicio en curso Asignacin contable Cdigo IVA

Verificaciones automticas
Total = total de lineas sin IVA + IVA Equilibrado de factura

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Formulario listo para pagar

Introduccin automtica de datos

Presentacin de la imagen de la factura a validar

Esker Corporate Overview

Posibilidad de entrar un comentario para la persona siguiente en el workflow Botones de accin

Archivado electrnico

Visitas predefinidas & bsquedas multi-criterios

Archivado que contiene los ndices, documentos e histrico de las modificaciones as como etapas del tratamiento de la factura
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Trazabilidad e informes

Conjunto de informes predefinidos Creacin de informes personalizados Planificacin de envos automticos

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Algunas referencias de Automatizacin de Facturas de Proveedores

As como
Allison Transmission Cooperlat S.C.R.L Hachette Rusconi S.P.A INEOS Phenol Maxim integrated products McCormick & Company Inc Mercedes Benz Financial Services PaperLinX Ltd Plastipak Packaging Inc RTI International Metals Inc SOCOMEC Spectrum Brands Tenaris Thales Australia Group Y muchos ms

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Desmaterializacion Facturas de Proveedores

Esker DeliveryWare, solucin homologada por la Agencia Tributaria para la digitalizacin segn la orden EHA 962/2007.

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Ms info: www.facturas-de-proveedores.es

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Worflow automtico fuera del ERP

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Ventajas en el Workflow externo en AP

Integracin de la automatizacin de facturas con sistemas dispares
Solicitudes al ERP Otras aplicaciones de empresa

Datos disponibles de las facturas para el ERP y otros sistemas automticamente Ampliar la automatizacin a todos los usuarios y unidades de negocio
Acceso para empleados remotos y dispositivos mviles Reduce el nmero de licencias por usuarios ERP

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Ventajas en el Workflow externo en AP

Implementacin WEB
Corto aprendizaje Rpida aceptacin de los usuarios

Extraccin, validacin y workflow en un nico lugar

Seguimiento completo de control de procesos Una nica pantalla para la validacin y el Workflow

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Por qu tiene sentido un modo SaaS para el proceso de CP:

1. Capital Vs. Coste Operativo
CP puede ser un centro generador de beneficios Reduce inversiones (y pone soluciones de Gran empresa al alcance de la Pequea empresa) Posibilidad de ejecutar un proyecto de automatizacin con un soporte mnimo de IT

2. Procesos Descentralizados/ distribuidos

Escaneos y entrada de datos en remoto Workflows de aprobacin extendidos a todas las filiales/reas remotas de la compaa
De forma segura Con audit trail (seguimiento en lnea del proceso) Sin licencias de ERP adicionales

3. Control & Visibilidad

Sin necesidad de personal adicional, sin curva de aprendizaje importante BPO business Process Outsourcing sin perder el control en ningn momento.

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DEMO

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Gracias!
Steve Smith
Tel Fax

Vice President of Sales Americas

608-828-6110 608-828-0100

steve.smith@esker.com

Jorge Corona Gerente de Cuentas Telf.: 91 552 92 65 Jorge.corona@esker.es

Esker Ibrica -

Calle Per, 6 - Ed. Twin Golf B - 28290 Las Rozas - Madrid

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