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PREGUNTAS
GUA DEL COMPRADOR
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20 preguntas clave para elegir su solucin de automatizacin de facturas a clientes

Desea usted automatizar su proceso de Cuentas a Recibir, pero no sabe cul de las soluciones existentes es la ms eficiente y ajustada a sus necesidades? Comprende perfectamente los objetivos y principios de la automatizacin de facturas a clientes pero deseara leer algunos consejos sobre las funcionalidades clave y los beneficios asociados?
Esta gua del comprador presenta las principales preguntas que deben hacerse a un proveedor de soluciones de automatizacin de Cuentas a Recibir, con el n de poder seleccionar la solucin ms adaptada a su negocio y a sus procesos. Tambin encontrar explicaciones detalladas sobre las soluciones de Esker, el valor que aportan y los benecios que las empresas que las usan sacan de ellas.

POR QU AUTOMATIZAR LA GESTIN DE SUS FACTURAS A CLIENTES?

Para las empresas que tienen problemas a la hora de controlar el capital circulante, la automatizacin de la gestin de facturas a clientes constituye una solucin rpida. La eliminacin de los procesos manuales asociados a esta funcin permite a las empresas:
Eliminar el alto porcentaje de errores en la gestin de facturas Reducir la lentitud de los cobros, los retrasos en los pagos y los elevados costes por factura (envo y archivado) Gestionar de un modo eficaz la creacin de informes y las actualizaciones del estado de las facturas Mejorar el servicio al cliente de una forma proactiva

La automatizacin de la gestin de facturas a clientes, ya se trate de facturas en papel o electrnicas, supone un ahorro de tiempo y dinero, reduce el perodo medio de cobro, disminuye los riesgos de litigio, garantiza el seguimiento de las facturas y limita las prdidas de facturas y documentos adjuntos. Asimismo, la automatizacin permite ahorrar tiempo al ofrecer a clientes y proveedores la posibilidad de realizar el seguimiento del estado de las facturas y de acceder a las que estn archivadas gracias a un portal Web. La automatizacin del ujo de facturas a clientes: Disminuye los gastos de envo de facturas entre un 40 % y un 80 % Acorta el tiempo de gestin de los documentos hasta un 96 % Reduce el nmero de errores y devoluciones hasta un 90 % Ventajas adicionales de la facturacin electrnica A las ventajas de la automatizacin de la gestin de facturas a clientes se suman los numerosos benecios de la facturacin electrnica: al ser rpida, menos costosa y ms able, elimina la improductividad de la gestin manual del papel. La facturacin electrnica facilita igualmente la integracin de las facturas de proveedores en un sistema ERP de clientes.

Estudios realizados por analistas informticos han demostrado que una empresa mediana puede ahorrar millones de dlares al ao gracias al envo electrnico de sus facturas. Segn un proveedor de programas ERP, el envo de una factura puede costar hasta un total de 1 1, frente a los 15 cntimos de euro de una factura electrnica. La transicin a la facturacin electrnica no implica cambio alguno para el cliente. Las empresas pueden enviar todas sus facturas por va electrnica y permitir a la vez a los clientes recibirlas segn el mtodo que preeran: por correo postal, correo electrnico o cualquier otro modo electrnico, incluida una combinacin de los tres mtodos. Conviene resaltar que, en algunos casos, las facturas deben recibirse en formato electrnico (por ejemplo, todas las entidades estatales espaolas exigen una facturacin electrnica) y que se debe respetar la legislacin scal. Son numerosos los pases con exigencias especcas relativas a los medios de garantizar el control scal de las facturas; asimismo, es imperativo cumplir con la legislacin scal vigente. Al optimizar la velocidad y la precisin de la facturacin gracias a la automatizacin de la gestin de los documentos, las empresas reciben los pagos con mayor rapidez ya que las facturas se envan antes.

CMO ELEGIR SU PROVEEDOR DE AUTOMATIZACIN DEL FLUJO DE FACTURAS A CLIENTES?

Esker ha preparado 20 preguntas que le servirn de gua y le ayudarn a la hora de tomar una decisin. Las siguientes preguntas hacen referencia a las cuestiones ms importantes que debera tratar con posibles proveedores
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Solucin completa con varios mtodos de difusin para las facturas en papel o electrnicas Buscamos una solucin que pueda dar respuesta a todas nuestras necesidades en el proceso de gestin de facturas a clientes, tanto en formato en papel como electrnico. Cmo gestionar a la vez los formatos en papel y electrnico cuando algunos clientes no estn preparados para pasar a la facturacin electrnica?
No todos los proveedores que ofrecen soluciones de desmaterializacin de facturas a clientes estn cualicados para proporcionar una oferta que procese y gestione los formatos en papel y electrnico, aunque eso sea precisamente lo que usted necesita. Asegrese de que el proveedor pueda satisfacer todas sus necesidades de facturacin y adaptarse a las preferencias de facturacin de sus clientes.

Por qu Esker?
Esker ofrece una solucin completa de automatizacin de facturas a clientes, capaz de evolucionar con su empresa. La solucin Esker automatiza totalmente el envo y archivado de las facturas, sea cual sea el soporte utilizado. El envo de facturas en papel y electrnicas, en funcin de las preferencias, muestra la capacidad de adaptarse con facilidad a las necesidades de los clientes. Gracias a la red mundial de centros de produccin Esker, usted sacar el mximo partido de la automatizacin del envo de facturas a clientes en todo el mundo. Sea cual sea el tipo de formato de las facturas, se garantiza la misma calidad de gestin, envo y trazabilidad.

Trazabilidad de las facturas

Cmo obtener mayor visibilidad sobre el proceso de facturacin y garantizar que nuestras facturas hayan sido correctamente gestionadas y entregadas a tiempo al servicio postal (factura en papel) o directamente al cliente (factura electrnica)?
El proveedor de soluciones para la gestin de facturas a clientes debe proporcionar el seguimiento y la produccin de informes, as como permitirle acceder al estado de sus facturas en todas las etapas del proceso.

Por qu Esker?
La solucin Esker de automatizacin de la gestin de facturas a clientes incluye un gestor de documentos, un portal Web prctico que permite supervisar el progreso de todas las operaciones por correo postal o electrnico. Gracias al seguimiento y a la produccin de informes en tiempo real, en lnea 24/7, se lleva el control de todos los documentos enviados y se guardan los datos en un archivo en lnea por un perodo de hasta 11 aos. La trazabilidad e integridad del proceso estn garantizadas mediante cdigos de barras que se aaden en cada pgina de las facturas en papel y acuse de lectura en las facturas electrnicas. Una vez publicada en el portal Web, cada factura leda emitir un acuse de recibo; asimismo, se podrn enviar recordatorios en aquellos casos en los que no se haya ledo la factura.
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Puede estar tranquilo sabiendo que sus documentos se han gestionado correctamente y se han entregado al servicio postal a tiempo (facturacin en papel) o que los clientes los han recibido por correo electrnico (facturacin electrnica).

Adopcin de la facturacin electrnica por parte de los clientes Qu se puede hacer para que nuestros clientes pasen de la facturacin en papel a la facturacin electrnica?
La adopcin de la facturacin electrnica redunda en benecio suyo y en el de sus clientes, ya que disminuye los costes de gestin hasta un 80 % y reduce el perodo medio de pago hasta una semana.

La solucin propuesta por su proveedor debe facilitar la transicin a la facturacin electrnica, al ritmo del cliente y con su acuerdo, sin que tenga por ello efectos negativos en su actividad.

Por qu Esker?
Esker le proporciona las herramientas necesarias (portal Web, gestin del proyecto y asesoramiento entorno legal) para que anime a sus clientes a pasarse a la facturacin electrnica. Al permitir a sus clientes acceder al portal Web, les iniciar en la facturacin electrnica y les incitar a adoptar esta solucin. El portal Web de Esker facilita la recopilacin y actualizacin de las preferencias de los clientes al establecer la factura. La recopilacin de direcciones de correo electrnico de los clientes y sus preferencias de envo de facturas facilita la adopcin de la facturacin electrnica.

Garanta del correcto envo de las facturas electrnicas

Qu garantas tenemos de que las facturas a clientes enviadas por correo electrnico llegan a su destino?
El envo de facturas electrnicas en archivo adjunto por email puede plantear problemas por varios motivos. Los documentos adjuntos del correo electrnico se identican a menudo como spams y aterrizan directamente en la carpeta de correo no deseado. Al no disponer de ningn medio para saber si el cliente ha abierto el documento adjunto y ledo la factura electrnica, se siente impotencia ante esta falta de visibilidad. El proveedor de soluciones debe proporcionar facturas electrnicas fcilmente descargables. Se evitarn as los ltros antispam y la falta de visibilidad.

Por qu Esker?
La solucin Esker ofrece dos opciones de envo de facturas electrnicas: el envo de un email con un adjunto (para los que prefieren este mtodo) y el envo de un email con un vnculo a un portal Web. El mtodo que utiliza el vnculo al portal Web reduce el riesgo de que los mensajes se consideren spams y le permite saber cundo se ha ledo la factura, ya que Esker tiene la capacidad de comprobar si el cliente ha visto o descargado la factura en el portal. Si observa al cabo de cierto tiempo que la factura no se ha ledo an, puede enviar un recordatorio al cliente para que consulte la factura. El portal Web aade un nivel de seguridad adicional y proporciona a los clientes funcionalidades de seguimiento.

Conformidad legal de las facturas electrnicas Su solucin tiene en cuenta las reglamentaciones de los distintos pases en materia de facturacin electrnica? Qu sucede si el cliente facturado se encuentra en otro pas? Cmo se puede garantizar que cumplimos con las reglamentaciones locales sobre facturacin electrnica?
Todo proveedor de soluciones de desmaterializacin de facturas a clientes debe conocer imperativamente las reglamentaciones nacionales sobre facturacin electrnica de los distintos pases.

Por qu Esker?
Esker garantiza la conformidad con las reglamentaciones sobre facturas electrnicas en ms de 40 pases junto con TrustWeaver, especialista de la conformidad en materia de facturacin electrnica. La solucin Esker aplica las firmas, sellos y verificaciones correspondientes para cumplir las reglamentaciones de cada pas (emisor y destinatario de la factura).

Cada pas tiene reglamentaciones y leyes propias sobre facturacin electrnica y tanto sus clientes como usted deben ajustarse a ellas. Su proveedor de soluciones debe poder cumplir las reglamentaciones nacionales especcas tanto del pas emisor como del pas destinatario de la factura.

Archivado de facturas electrnicas de conformidad con la directiva europea

Dnde y cmo almacenan nuestros clientes las facturas electrnicas si no tienen ni la posibilidad ni los medios para hacerlo?
Segn la directiva europea, todas las facturas electrnicas deben archivarse en formato electrnico (facturas de proveedores y facturas a clientes) en ubicaciones distintas y seguras. El proveedor de soluciones debe ser capaz de ofrecer una solucin de archivado segura de acuerdo con la directiva europea.

Por qu Esker?
En total conformidad con la directiva europea y con los dems marcos reglamentarios como, por ejemplo, Sarbanes-Oxley, Esker le ofrece, a usted y a sus clientes, dos meses gratuitos de archivado de facturas (para copias del proveedor y del cliente), en ubicaciones distintas, y la posibilidad de archivar facturas con una antigedad de hasta 11 aos, por un gasto mnimo. El archivado electrnico de Esker garantiza la confidencialidad, el control y la accesibilidad de sus datos y los de sus clientes gracias a un portal Web y a una infraestructura seguros. Con unas herramientas de bsqueda potentes, podr filtrar y localizar rpidamente facturas especficas. Asimismo, la definicin de los derechos de los usuarios y la administracin de estas cuentas constituyen la garanta de un acceso controlado. La validez de las facturas archivadas est avalada por la firma y el sellado de tiempo. La seguridad de la informacin est garantizada mediante la copia de los datos en tres sitios independientes. Por otra parte, es posible el archivado de facturas por terceros con los socios de Esker.
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Un proceso de envo sin errores

Nos esforzamos por eliminar los errores generados por nuestro personal durante la gestin del envo de las facturas en formato en papel. Cmo garantizar una gestin y un envo intachables?
La completa eliminacin de la intervencin humana y, por consiguiente, de los errores derivados de ella, es una cuestin fundamental en una solucin de automatizacin de facturas a clientes. Su proveedor de soluciones debe asegurar que la factura correcta (con el nmero exacto de pginas) se encuentra en el sobre correcto y se enva al cliente correcto (integridad) y que el nmero correcto de facturas se transmite satisfactoriamente (totalidad).

Por qu Esker?
La gestin totalmente automatizada de Esker garantiza la integridad y la totalidad de cada factura. Los cdigos de barras que figuran en todas las facturas contienen informacin propia de cada factura en particular (nmero de pginas, en color, en blanco y negro, etc.) y garantizan la gestin y el envo de la factura correcta a la persona pertinente. La gestin intachable y la facturacin sin errores de Esker transmiten una imagen positiva de la empresa y contribuyen a mejorar las relaciones con los clientes.

Un envo eciente y asequible de las facturas en papel

Cul es el ahorro en tiempo y dinero que se obtiene gracias al envo de facturas en formato en papel con su solucin?
Lo ideal es que su proveedor de soluciones cuente con centros de produccin de correo capaces de producir facturas en papel y enviarlas al servicio postal el mismo da. La factura puede pagarse as con mayor rapidez, lo que reduce el plazo medio de cobro (DSO).

Por qu Esker?
La red mundial de centros de produccin situados en distintos lugares estratgicos as como los conocimientos en produccin de correo de Esker permiten a los clientes ahorrar tiempo y dinero. Adems de la garanta del envo de las facturas el mismo da de su generacin, lo que contribuye a un pago ms rpido (y disminuye el plazo de cobro), se reducen considerablemente los gastos de gestin (material y mantenimiento) y los costes de envo sern de menor cuanta. Por otra parte, sin errores humanos, no tendr que soportar los costes de reimpresin y renvo debidos a facturas incorrectas.

Una comunicacin mejor y ms ecaz con los clientes Cmo permitir a los clientes recuperar ellos mismos las facturas sin que tengan que recurrir a nuestro personal? Intentamos evitar que nuestros equipos pierdan el tiempo con los clientes en lo referente al estado de las facturas y que puedan concentrarse en tareas ms productivas.
Elimine las prdidas de tiempo al proporcionar a sus clientes informacin actualizada sobre las facturas gracias a una mejor visibilidad mediante el portal Web de clientes.

Por qu Esker?
La solucin de automatizacin Esker propone un portal de clientes que le facilite la comunicacin con sus clientes. El portal Web ayuda a sus clientes a gestionar las facturas que se les envan, lo que reduce el nmero de llamadas que usted recibe y evita igualmente sobrecargar a su equipo contable con tareas administrativas. Al conectarse al portal Web seguro y personalizado con el logotipo de su empresa, sus clientes podrn en todo momento ver y consultar las facturas. Asimismo, su equipo contable aprovechar para dedicar su tiempo a actividades ms importantes y constructivas.

Ya no tendrn que pasar por su equipo contable para conocer el estado de las facturas o para acceder a ellas. Liberado de estas operaciones, el equipo de contabilidad podr concentrarse en actividades y tareas con un mayor valor aadido.

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Archivado electrnico

Deseamos que nuestras facturas se archiven por va electrnica para que no tengamos que preocuparnos ms por la cantidad de papel que utilizamos. Podremos acceder fcilmente a los documentos?
Las facturas deben archivarse automticamente por va electrnica, eliminando as cualquier necesidad de almacenamiento manual y de clasicacin que pueda exigir mucho tiempo. Igualmente, las facturas deben guardarse con una seguridad garantizada por la infraestructura de su proveedor y estar siempre accesibles al personal autorizado desde cualquier ubicacin y durante el tiempo elegido.

Por qu Esker?
La solucin Esker garantiza que sus datos y documentos se archiven de manera segura y que sean fcilmente accesibles. Con el potente motor de bsqueda multicriterios de Esker, basta con indicar uno o ms criterios en la interfaz Web de Esker para poder identificar rpidamente una factura. Las facturas estn siempre accesibles al personal autorizado desde cualquier ubicacin y durante el tiempo que necesite. El acceso a los documentos est protegido mediante una conexin avanzada implementada siguiendo unas estrategias de seguridad. Siempre podr acceder a una copia de un archivo y solicitar igualmente una copia en un soporte digital.

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Integracin en ERP

Su solucin podr integrarse en nuestro sistema ERP?

La implantacin de una solucin de desmaterializacin de las facturas a clientes no debera suponer costes adicionales originados por la integracin con su sistema de informacin. Si la solucin de desmaterializacin de facturas a clientes solo es compatible con su sistema ERP a costa de desarrollos adicionales, se tardar ms en que sea rentable, adems de que tendr un coste total de posesin ms elevado. Una solucin ptima de desmaterializacin de facturas a clientes debe ser compatible con una amplia gama de sistemas ERP y debe estar congurada para responder a las necesidades especcas de cada empresa, a la vez que se integra en su infraestructura actual.

Por qu Esker?
Con Esker, las funcionalidades de flujo de trabajo son independientes del sistema ERP, lo que permite una integracin flexible si debe conectarse a travs de aplicaciones ERP (por ejemplo, SAP, Cegid, Microsoft NAV, Oracle, JD Edwards, etc.) utilizadas por distintas filiales o servicios dentro de su empresa. Esker representa un valor seguro para las empresas que utilizan aplicaciones SAP. Gracias a su tecnologa certificada por SAP, las soluciones Esker estn totalmente integradas en SAP, lo que garantiza que la solucin funcionar absolutamente con el sistema SAP y ser siempre compatible si actualiza las aplicaciones.

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Sin gasto alguno de capital

No nos podemos permitir invertir recursos informticos y un presupuesto importante en este tipo de soluciones. Cules son sus propuestas para automatizar con facilidad y al menor coste la gestin de las facturas a clientes?
SaaS (Software as a Service) es un modelo de prestacin de servicios en el que el programa y los datos se alojan de forma centralizada (en la nube y son accesibles por Internet mediante un simple navegador Web. Este modelo constituye una solucin ms econmica para numerosos clientes.

Por qu Esker?
Esker propone unas soluciones en modo de licencia o en modo SaaS. Esto significa que no necesitar esperar a que haya recursos informticos internos disponibles o a que se asignen presupuestos para iniciar su proyecto. Las empresas se benefician de las capacidades de una solucin informtica pero pasando de la partida de gastos de inversin a la de gastos de operaciones: pueden adaptarse as a las variaciones de volumen de documentos y del nmero de usuarios. Sin inversiones iniciales ni programas de software que instalar, puede desmaterializar de inmediato las facturas a clientes e ir pagando solo por aquello que necesite.

El uso de programas de software en modo SaaS se ha convertido en un modelo de prestacin de servicios comn para la mayora de las aplicaciones de gestin. Sin necesidad de instalar ningn software ni hardware en modo local, las empresas ven rpidamente el impacto positivo que esto representa. En lugar de movilizar recursos informticos y de invertir dinero en un proyecto informtico importante, una solucin SaaS de desmaterializacin de facturas a clientes constituye una alternativa sencilla, evolutiva, segura y poco costosa que permite liberarse de los documentos en papel y racionalizar la gestin de las facturas. Con SaaS, sacar partido de la automatizacin de la gestin de facturas sin tener que recurrir a un presupuesto o a recursos informticos internos.
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Continuidad de la actividad

No podemos arriesgarnos a quedarnos atrs en los procesos de gestin o a perder datos cruciales. Se comprometen ustedes a garantizar una continuidad operativa?
Las empresas deben garantizar la continuidad de su actividad. Los documentos de gestin fundamentales deben transmitirse a tiempo y es imperativo contar con una infraestructura de reserva redundante siempre operativa. Las funcionalidades bsicas para su actividad deben estar disponibles en todo momento para clientes y proveedores.

Por qu Esker?
Diseados para gestionar datos de forma fiable y confidencial, los centros de produccin Esker garantizan que sus documentos y mensajes se gestionan de forma segura, confidencial y con trazabilidad a lo largo de todo el proceso. Los centros de produccin Esker disponen de una arquitectura slida que garantiza la seguridad de sus documentos: transferencia de datos mediante un protocolo protegido (SSL) idntico a los utilizados en las transacciones bancarias, bastidores de servidor seguros, control de temperatura para la humedad y presin, infraestructura elctrica con generadores de emergencia, medidas de prevencin de incendios y supervisin 24/7, lo que proporciona un servicio internacional y una continuidad operativa. Adems, cada una de nuestras plataformas de servidores utiliza tecnologas de clster de alta disponibilidad, capaces de poner remedio a cualquier fallo de los equipos. Las plataformas en Francia y Estados Unidos pueden desempear igualmente una funcin de solucin de emergencia entre ellas para que todos sus documentos se gestionen con puntualidad.

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Un planteamiento de tipo Best-of-Suite

Deberamos asociar distintas tecnologas procedentes de varios proveedores u orientarnos hacia una solucin integrada de un nico proveedor?
Una solucin de tipo Best-of-Suite es una solucin de automatizacin integrada que mejora los procesos y la ecacia de la empresa, a la vez que proporciona un rendimiento de la inversin importante. Para llegar a un escenario ideal, un nico proveedor de soluciones debe ofrecer toda la tecnologa necesaria para la automatizacin de la gestin de facturas a clientes. Se recomienda elegir un nico proveedor de soluciones, autnomo e independiente.

Por qu Esker?
Esker proporciona el conjunto de la tecnologa necesaria para automatizar la totalidad de la gestin de sus facturas a clientes. Todos los componentes han sido diseados para ser compatibles. No hay necesidad de tener varios productos de distintos proveedores: Esker tiene todo lo que necesita.

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Certicacin SAS 70

Cmo podemos estar seguros de que los documentos de la empresa se gestionan y almacenan con una seguridad absoluta?
El hecho de alojar y gestionar los documentos comerciales y nancieros de otras empresas plantea la cuestin de los controles internos y de los problemas de seguridad. Una auditora SAS 70 es un anlisis profundo del control de una organizacin de servicios sobre la tecnologa de informacin y los procesos asociados. La realizacin con xito de una auditora SAS 70 indica que se han evaluado correctamente las gestiones, procedimientos y controles. Se recomienda especialmente que su proveedor disponga de la certicacin SAS 70.

Por qu Esker?
Esker cuenta con la certificacin SAS 70 para sus soluciones de automatizacin a peticin (tras una auditora llevada a cabo por Ernst & Young). Se han evaluado y certificado los procesos, procedimientos y controles de Esker sobre la base de 25 controles internos, incluidos la seguridad de los centros de datos, el proceso de gestin de incidentes, la supervisin de la infraestructura, los accesos logsticos y la contratacin. Gracias a Esker, puede estar seguro de que sus datos comerciales y financieros se gestionan y almacenan de forma responsable y totalmente segura.

C E R T I F I E D

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Poltica de condencialidad

Como empresa europea, debemos tener la garanta de que nuestros datos personales reciban los ms altos niveles de proteccin en Estados Unidos y de que se cumplir estrictamente la legislacin relativa al derecho a la intimidad. Qu garantas puede proporcionar a este respecto?
El Departamento de Comercio de Estados Unidos y la Comisin Europea se han puesto de acuerdo sobre una serie de principios de proteccin de datos y de cuestiones planteadas con frecuencia (los Principios de esfera de seguridad o Safe Harbor) para permitir a las empresas americanas y europeas satisfacer las exigencias de la legislacin europea por la que se establece que los datos personales transferidos de Europa a Estados Unidos deben protegerse correctamente. Los principios de Safe Harbor, previstos para las empresas de la Unin Europea o de Estados Unidos que almacenan datos de clientes, estn concebidos para evitar la revelacin o prdida accidental de datos.
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Por qu Esker?
Esker considera que la confidencialidad es muy importante de cara a sus clientes y se compromete a garantizar la seguridad y confidencialidad de toda la informacin personal que proporcionen sus clientes, empleados, socios y otros. La poltica de confidencialidad prev unos principios que Esker respeta en la trasmisin de datos personales del Espacio Econmico Europeo hacia Estados Unidos. De acuerdo con su compromiso de proteccin de la intimidad, Esker acepta los principios de Safe Harbor y ha sido certificado por TRUSTe, un proveedor de soluciones de confidencialidad para datos gestionados en lnea por terceros independientes. Esker se esfuerza no solo por recopilar, utilizar y revelar datos personales de conformidad con las leyes de los pases en los que la empresa despliega su actividad sino que se preocupa igualmente por el mantenimiento de unos estrictos estndares en lo referente a prcticas empresariales.

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Una solucin completa que se ampla a varios procesos empresariales

Ahora, estamos buscando una solucin de desmaterializacin de las facturas a clientes, pero en un futuro, quiz necesitemos automatizar otros procesos empresariales. Puede encargarse de la evolucin de nuestras necesidades?
Necesita un proveedor capaz de ofrecer una amplia gama de soluciones de automatizacin probadas, un proveedor que le suministre tecnologa, productos, soluciones, servicios y asistencia, todo ello adaptado a la evolucin de sus necesidades. Actualmente, necesita una solucin de desmaterializacin de las facturas a clientes pero en el futuro, quiz desee automatizar otro proceso como, por ejemplo, la facturacin de proveedores o la gestin de los faxes. Lo ideal sera que pudiera contar con el mismo proveedor de soluciones de automatizacin, con cuya tecnologa ya est familiarizado. Su proveedor de soluciones de desmaterializacin de facturas a clientes debe ser capaz de gestionar la totalidad del ciclo de gestin y de ofrecer toda una gama de productos y soluciones.

Por qu Esker?
Esker est especializado en la automatizacin de la gestin de documentos y en la oferta de soluciones para la totalidad del ciclo financiero: desde la automatizacin de la gestin de facturas y pedidos de clientes hasta la gestin de pedidos de compras y de facturas de proveedores. No necesita trabajar con distintos proveedores para automatizar los diferentes procesos empresariales, ya que Esker automatiza la totalidad de su ciclo. Dispondr de una tecnologa, productos, servicios y asistencia que ya conoce, dado que la totalidad de estos servicios la proporciona un proveedor de soluciones completas.

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Presencia a nivel mundial

Puede encargar de nuestras numerosas sedes y necesidades multilinges? Como empresa internacional, tenemos que estar seguros de que su solucin es flexible.
En vista del mercado mundial actual, necesita un proveedor de soluciones presente a nivel internacional y que se encargue de sus necesidades de automatizacin en todo el mundo. ste debe poder proporcionar referencias de clientes en Francia y a nivel internacional, gestionar varios idiomas (encargarse por completo de los juegos de caracteres de dos bytes - DBCS), as como ofrecer soluciones y asistencia en los idiomas locales.

Por qu Esker?
La empresa Esker cuenta hoy en da con una presencia en la escena internacional. Tiene filiales en todo el mundo y ha demostrado su eficacia gracias a numerosas implementaciones a nivel mundial realizadas con xito. La solucin Esker se ha puesto en marcha en ms de 20 pases y ofrece una interfaz de usuario en ingls, francs, espaol, alemn, italiano y portugus. Asimismo, Esker proporciona asistencia en los idiomas locales de numerosos pases.

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Consulta de expertos y metodologa de proyecto

Necesitamos un proveedor que vea ms all de nuestros pedidos de productos especficos, de la evaluacin de las necesidades y objetivos generales de nuestra empresa y que nos proporcione una solucin que satisfaga del mejor modo posible nuestra exigencias. Adems, debe asegurarnos de que esta solucin de automatizacin se implementar a tiempo y sin superar el presupuesto asignado. No queremos malas sorpresas.
El proveedor de soluciones debe ser capaz de evaluar las necesidades de su empresa en lo referente a automatizacin en su conjunto. Ms all de las exigencias de soluciones especcas, deber evaluar la totalidad de sus necesidades eventuales y proponer una solucin adaptada para resolver los problemas a los que se enfrenta su empresa. Es necesario asegurar cierta visibilidad antes y durante la implementacin del proyecto a n de controlar el presupuesto y garantizar el cumplimiento de los plazos. Un proveedor de soluciones cualicado, dotado de una experiencia de varios aos en la implementacin de soluciones, comprender la importancia del cumplimiento de los plazos y del presupuesto.

Por qu Esker?
Esker ofrece sus conocimientos y experiencia a lo largo de todo el ciclo de venta: desde la evaluacin de las necesidades de su empresa antes de la venta hasta la eleccin de la solucin ms adaptada para resolver los problemas que surjan, sin olvidarse de la implementacin y la produccin de la solucin. Capaz de analizar la imagen global y optimizar las soluciones para satisfacer las exigencias de su empresa, Esker va ms all de la solicitud inicial de una solucin y proporciona asistencia y asesoramiento profesional meditados para la totalidad de sus necesidades de automatizacin. Basndose en aos de experiencia en implementacin, Esker ha definido una metodologa de proyecto estricta que garantiza que el proyecto cumpla los objetivos previstos, que se respeten las exigencias en cuanto a plazos y presupuestos y que el proyecto se vea coronado con xito. Los equipos de consultores de Esker aplican un marco de prcticas recomendadas y una metodologa probada para que la puesta en marcha de sus proyectos tenga xito.

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Servicio a peticin o externalizacin de procesos (BPO)?

Por qu tendramos que elegir un modelo a peticin de preferencia a un servicio de externalizacin (BPO)?
Comprender las ventajas de un software de automatizacin segn un modelo SaaS con respecto a un sistema de externalizacin de procesos de gestin (BPO) es la clave. Con un modelo SaaS, conservar la propiedad y visibilidad de los datos, tendr exibilidad para modicar las condiciones comerciales, sacar partido de una garanta de calidad y condencialidad, as como de una implementacin rpida y un autntico valor aadido para su inversin. Con la puesta en marcha de la externalizacin se plantean algunos problemas, en particular: incapacidad de satisfacer los niveles de servicio, problemas contractuales no muy claros, evolucin de las exigencias, cambios inesperados y dependencia ante la externalizacin de procesos, lo que reduce la exibilidad. Asimismo, uno de los principales inconvenientes de la externalizacin est relacionado con los riesgos de seguridad desde el punto de vista de la comunicacin y la condencialidad.
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Por qu Esker?
El planteamiento SaaS de Esker ofrece la posibilidad de poner en marcha una gestin automatizada de las facturas a clientes rpidamente y a un coste reducido, sin necesidad de crear o ampliar una red interna. Unos modelos SaaS logrados permiten poner a su disposicin las tecnologas de automatizacin ms potentes para que su empresa pueda adaptarse de forma dinmica a los nuevos desafos comerciales e implementar soluciones rpidamente. Este planteamiento permite proteger el capital al automatizar la gestin de facturas a clientes sin temor a los riesgos de la externalizacin, de una mayor complejidad informtica o de gastos asociados. Ni software, ni hardware, ni mantenimiento ni prdida de control. Basado en Internet, el planteamiento SaaS permite a su empresa ampliar la contabilidad de clientes y el flujo de aprobacin ms all de la empresa (en especial, a oficinas de filiales, sedes de fabricacin y otros lugares), con la garanta de una seguridad demostrada y sin necesidad de abrir el firewall de la empresa.

LA SOLUCIN DE AUTOMATIZACIN DE FACTURAS A CLIENTES DE ESKER...

...permite simplificar la automatizacin de la gestin de sus facturas.
Integrada directamente con su programa de gestin de facturacin, la solucin de automatizacin de facturas a clientes de Esker, totalmente basada en la Nube, permite a las empresas automatizar el envo y el archivado de las facturas en formato papel y electrnico. Se trata de la primera solucin SaaS que ofrece el 100 % de automatizacin del envo de facturas a clientes en el mundo entero, sean en formato digital o papel.
Gracias al acceso a un portal Web personalizable, sus clientes pueden visualizar y descargar sus facturas durante un periodo de 1 aos. Las emrpesas proveedoras 1 pueden saber cuando las facturas son ledas por sus clientes. Con la solucin de desmaterializacin de facturas a clientes de Esker, reduzca su periodo medio de cobro y los costes de envo de sus facturas por correo postal, ofrezca un seguimiento en tiempo real y la produccin de informes, elimine las prdidas de facturas, securice y automatice el archivado y garantice una facturacin electrnica que sea conforme con la reglamentacin de cada pas. La automatizacin de la gestin puede disminuir los costes de envo de las facturas de entre 40 a 80%, reducir el tiempo de la gestin de los documentos hasta un 96% y los errores de facturacin y de reembolso hasta un 90 %.

Factura papel Preparacin Entrega Costo 4 minutos 1-2 das 5

Envo de correo

Factura electrnica

10 segundos 10 segundos 1-2 das 1 Instantneo 0,08

Cmo funciona?
La solucin de desmaterializacin de facturas a clientes de Esker es exible y se adapta a las necesidades del cliente. Ofrece un proceso de facturacin electrnico en 3 etapas que permite a las empresas empezar el proyecto inmediatamente, mientras que sus clientes se adaptan al formato electrnico a su propio ritmo.

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AHORROS

ARCHIVO

ARCHIVO

ARCHIVO TIEMPO

Correo externalizado : automatice desde hoy el envo de todas sus facturas sin cambiar las costumbres de sus clientes que las seguirn recibiendo por correo postal. Correo externalizado + Factura electrnica : proporcione un acceso al portal de facturas para sus clientes. Podrn as elegir si quieren seguir con el formato papel, o si optan por beneciarse de todas las ventajas de la factura digital sin tener que sufrir los inconvenientes (conformidad scal, archivado). Factura electrnica sola: est usted listo para enviar el 100% de sus facturas en formato digital. Active el envo de este formato para todos sus clientes en un par de clics.

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La solucin de Esker automatiza el ciclo entero del envo y archivado de facturas, cualquiera que sea el modo de envo (correo, fax o factura electrnica), ofreciendo opciones de envo automatizado:
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Validacin de la factura desde la aplicacin de facturacin

La factura es impresa el mismo da en uno de los centros de produccin de correo de Esker

Su cliente recibe su factura por correo postal

Recuperacin y seguimiento de la factura en el portal web

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Facturacin por correo postal: un proceso de gestin del correo postal totalmente automatizado. Las facturas en papel son transferidas a uno de los centros de produccin de correo que tiene Esker en el mundo, donde sern impresas, dobladas, ensobradas, franqueadas y remitidas a la red postal en menos de 24 horas. Los costes de gestin (recursos humanos, equipos y consumibles del servicio de correo) son reducidos y la facturacin y el cobro, acelerados. Mientras que el cliente nal recibe su factura en papel, la empresa puede seguir el estado de gestin de la factura en tiempo real desde el portal. No es necesario tener un nmero mnimo de facturas para enviarlas: los centros de produccin de Esker tratan las cartas de forma individual o por lotes.

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Validacin de la factura desde la aplicacin de facturacin

La factura es firmada electrnicamente de acuerdo con la reglamentacin en vigor

Puesta a disposicin de la factura para sus clientes (email o portal web)

Recuperacin y seguimiento de la factura en el portal web

Facturacin por correo postal: un proceso de gestin del correo postal totalmente automatizado. Las facturas en papel son transferidas a uno de los centros de produccin de correo que tiene Esker en el mundo, donde sern impresas, dobladas, ensobradas, franqueadas y remitidas a la red postal en menos de 24 horas. Los costes de gestin (recursos humanos, equipos y consumibles del servicio de correo) son reducidos y la facturacin y el cobro, acelerados. Mientras que el cliente nal recibe su factura en papel, la empresa puede seguir el estado de gestin de la factura en tiempo real desde el portal. No es necesario tener un nmero mnimo de facturas para enviarlas: los centros de produccin de Esker tratan las cartas de forma individual o por lotes.

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Esker es uno de los principales fabricantes del mundo de soluciones de automatizacin de procesos documentales y de desmaterializacin de documentos de gestin. Dirigidas a todos los perles de la empresa, sus soluciones en la nube (Cloud Computing) permiten a las empresas automatizar y desmaterializar la recepcin, la gestin y el envo de sus documentos: facturas de proveedores, pedidos de clientes, cartas de reclamacin, recibos de nminas, correos comerciales y de marketing, etc. De esta forma, Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de sus procesos de gestin, lo que mejora su productividad y reduce su impacto medioambiental. Las soluciones de Esker son utilizadas por ms de 80.000 clientes en todo el mundo incluyendo Adecco, EDF, Agua Mineral San Benedetto, Lafarge, Manpower, Thomson Reuters, Samsung, o Whirlpool as como numerosas empresas de IT. Con una cifra de negocio que ronda los 6 millones de euros en 201 Esker es uno 1, de los principales fabricantes de software de gestin francs y uno de los que ms exporta. En efecto, est presente en Amrica del Norte, Europa y Asia-Pacco, con el 68% de su cifra de negocio realizado fuera de sus fronteras de origen, de los cuales el 41% en Estados Unidos. Esker cotiza en NYSE Alternext en Paris (Cdigo ISIN FR0000035818). Para ms informacin, vistenos en nuestra web en www.esker.es, en Twitter: twitter.com/Eskeriberica o en nuestro grupo de discusin Esker Ibrica Quit Paper, en Linkedin.

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Contctenos
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