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ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 1 PP1 ADMINISTRACIN Y GESTIN GENERAL Por qu estudiar Administracin y Gestin?

Porque cuando usted empiece a ejercer su profesin, en algn momento podr tener que administrar algo o ser administrado por alguien. Porque todos debiramos tener un inters permanente en la forma en que se administran las organizaciones, ya que interactuamos con ellas todos los das de nuestra vida. Existen teoras con respecto a la organizacin: Las teoras guan las decisiones administrativas Las teoras conforman nuestro concepto de administracin Las teoras ayudan a comprender el mbito de las organizaciones Las teoras son fuente de nuevas ideas Las teoras nos ayudan a comprender la realidad Las tres miradas Sujeto Cliente Sujeto Administrado Sujeto Administrador El conocer y manejar los conceptos de la administracin y la gestin, nos hace estar preparado para cumplir de mejor forma los roles que nos corresponda cumplir, a lo largo de nuestro desarrollo profesional. ADMINISTRACIN Es la funcin de lograr que Las cosas se realicen por medio de otros Administracin: Ad(hacia), Minister (subordinacin) Eslafuncindeinterpretarlosobjetivospropuestosporlaorganizacinytransfor marlosenaccinorganizacionalatravsdelaplanificacin,laorganizacin,la direccinyelcontroldelosesfuerzosyrecursos,conelfindealcanzartalesobjetiv os

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 2 PP1 GESTIN Serefierealaejecucindelastareasplanificadasporlaad ministracin En la sociedad moderna, la administracin y la gestin se han vuelto vitales e indispensables. En una sociedad de organizaciones, caracterizadas por la complejidad y la interdependencia, la administracin y la gestin constituyen aspectos claves para el mejoramiento del la calidad de vida de la poblacin y para la solucin de los problema que hoy las aflige. El objeto de la administracin y la gestin es la actividad organizacional. La Administracin y la gestin no son un fin en s mismo, sino un medio de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera, con la mayor r eficiencia y eficacia, manteniendo la armona humana y social en la organizacin. Si hay algo que caracteriza a las organizaciones exitosas es una buena administracin y gestin. Muchos de los buenos desempeos (y tambin los malos) se explican por el tipo de decisiones sobre lo que hay que hace y cmo hacerlo. La administracin y la gestin son una ciencia y un arte Ciencia : Mtodos Arte: Habilidades Entender el concepto de organizacin y los fenmenos que se producen a l interior, permite comprender la importancia y la necesidad de aplicar tcnicas y prcticas de administracin y gestin. Tambin nos permite seguir comprendindolas definiciones que hemos entregado de ambos trminos. Vivimos en una sociedad que ha sido calificada de organizacional. El fenmeno organizacional ha alcanzado una importancia nunca antes vista en la historia de la humanidad. Todas las funciones de la sociedad tiene una opcin de solucin generada en una organizacin. En la medida que aumenta la complejidad de los procesos en la sociedad, disminuye la capacidad de solucin individual y aumenta la necesidad de la integracin de las personas. El hombre solo, es incapaz de satisfacer todas sus necesidades y requerimientos ORGANIZACIN Las organizaciones son unidades sociales agrupaciones humanas) ,construidas en forma deliberada, para alcanzar fines especficos. Sinergia: El todo es mayor que las Suma de las partes Objetivos Comunes - Coordinacin-Divisin del Trabajo-Integracin

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 3 PP1 Caractersticas de las organizaciones Estn definidas y diseadas de acuerdo aun a adecuacin racional de medios afines. Su estructura ha sido definida y diseada en forma consciente como resultado del anlisis de cmo lograr sus propsitos con un uso racional de sus recursos. La estructura sigue a la estrategia El poder se divide en los distintos niveles de la organizacin para facilitar la coordinacin entre sus integrantes y el control del cumplimiento de las obligaciones de cada uno de ellos. La comunicacin se canaliza en formas subordinada a la mejor y ms eficiente manera de conseguirlas coordinaciones. La organizacin como redes de conversaciones Un eje central en el funcionamiento de las organizaciones es la coordinacin entre sus integrantes y las actividades que realizan Las organizaciones como redes de coordinaciones Las organizaciones existen en un entorno que es todo lo exterior a ellas: otras organizaciones, clientes, la sociedad, la economa, el sistema legal, etc. La organizacin se encuentra adaptada permanentemente a su entorno, de tal manera que se suponen mutuamente: no hay organizacin sin entorno, ni entorno sin organizacin. Las organizaciones estn acopladas estructuralmente a su entorno. Esto significa que las organizaciones deben estar adaptadas a las condiciones del entorno. Cuando esta adaptacin se pierde, las organizaciones corren el riesgo de desaparecer. Por esta razn el fenmeno del cambio y su aumento de velocidad, es un aspecto sensible para las organizaciones (ejemplo crisis econmicas), Los miembros de la organizacin constituyen parte de su entorno interno, Las personas que pertenecen a una organizacin los hacen desde la perspectiva parcial que les permite su rol dentro de sta. Todo su comportamiento adicional (los otros mbitos de la persona) constituye el entorno interno de la organizacin.

Fenmenos Organizacionales Diferenciacin e Integracin Con la diferenciacin (unidades, departamentos, divisiones, etc.) se hace posible dividir el trabajo para: Abarcarlo en una mayor cantidad de facetas Enfrentarlo en su complejidad

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 4 PP1 Utilizar las ventajas de la especializacin Racionalizar el uso de los recursos No obstante surge el problema de la desintegracin (organizaciones dentro de organizaciones). Por lo anterior se requiere incorporar procesos de coordinacin y control entre las distintas partes de la organizacin, con la finalidad de: Mantener la pertenencia Evitar conflitos Evitar prdida de misin y visin Optimizar el uso de los recursos Mantener el acoplamiento con el entorno En general buscar el alineamiento organizacional La organizacin y su complejidad: Son dos unidades, divisiones o departamentos que pertenecen a la misma organizacin. Son el producto de la divisin del trabajo (diferenciacin). Cada uno cumple funciones que forman parte de un proceso El sentido de su labor (objetivos) apuntan en direcciones distintas. Causas mas comunes: Falla en la integracin Falta despliegue de la misin, visin y objetivos estratgicos de la organizacin. Falta de coordinacin y comunicacin. Identificacin departamental por sobre la organizacional. Ausencia de una mirada integral, sistmica u holstica Consecuencias: Cada vez que interacten habr una gran probabilidad de conflictos e insatisfaccin de las personas. Las tareas se realizarn con un gasto intil de energa (recursos, tiempo, dinero). Los problemas tendrn un impacto negativo en el resultado final de la organizacin. Esto se reflejar en la imagen de la organizacin y ser percibida por los clientes. Habr prdida de competitividad y sustentabilidad (acoplamiento estructural con el entorno). Los mecanismos para lograr la integracin y el alineamiento son los siguientes: Liderazgo Foco en los objetivos de la organizacin Gestin de Personas Planificacin Orientacin a los Procesos Gestin del Conocimiento

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 5 PP1 Funcin de la administracin y el control:

Los resultados de la organizacin dependen, en buena parte, de la integracin y alineamiento de sus partes. Cul podra ser una de las causas inciales (o causa raz) de todos estos problemas? Las causas inciales pueden ser varias, pero indudablemente un factor importante es la complejidad organizacional. Complejidad organizacional: Un sistema socia l es complejo cuando un elemento cualquiera no puede relacionarse directa mente con cada uno de los dems elementos de dicho sistema. A mayor cantidad de miembros (N), mayor es la cantidad de relaciones posibles (R) que se pueden establecer. Mientras mas grande sea la organizacin (N), mayor ser la cantidad de relaciones que sus integrantes puedan establecer (R), pero tambin aumenta la probabilidad de no poder establecer contactos directos (complejidad organizacional) Ejemplo prctico: Por qu Facebook y Twitter son tan populares? Porque han reducido de manera notable las complejidades de las redes sociales (N muy grande), disminuyendo os obstculos para relacionarse directamente, a travs del uso de la tecnologa (Internet). Ser una tarea de administracin y gestin, velar que se establezcan las relaciones necesarias que permitan el cumplimiento de los objetivos de la organizacin, de manera eficiente y efectiva. En este sentido hay relaciones de 1er orden y de 2 orden. Las de primer orden afectan directamente al cumplimiento de los objetivos. Las de 2 orden la afectan de manera secundaria o marginal Se deben administrar y gestionar las relaciones de 1er orden, para asegurar una adecuada coordinacin y comunicacin efectiva, que permita generar alineamiento y disminuir la omplejidad organizacional. Lo anterior requiere mirar la organizacin como un conjunto de procesos y no de funciones. Complejidad del entorno La construccin de un sistema organizacional tiene la funcin de reducir la complejidad organizacional. Un sistema es siempre menos complejo que su ambiente.

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 6 PP1 Un sistema debe ser capaz de reducir la complejidad del entorno para sobrevivir en l Como consecuencia de lo anterior, los sistemas organizacionales actan selectivamente con la complejidad de su entorno, establecen distinciones en l, que les permite orientar su accionar y se diferencian interiormente de acuerdo a las distinciones que han hecho de este entorno La diferenciacin aporta complejidad. Esta puede ser de tres tipos: Horizontal (divisiones, departamentos, unidades) Vertical (niveles jerrquicos) Dispersin Espacial (filiales) ORGANIZACIN Una organizacin es la coordinacin planificada de las actividades de un grupo de personas, para procurar el logro de un objetivo o propsito explicito y comn, reduciendo la complejidad, a travs de la divisin del trabajo y funciones y a travs de una jerarqua de autoridad y responsabilidad, que busque la integracin de sus partes. Con todo lo anterior, podemos decir entonces que la Administracin y Gestin de Organizaciones se debe hacer cargo de las caractersticas y los fenmenos organizaciones que hemos revisado. La forma como se enfrente la divisin del trabajo y la integracin, la coordinacin y la comunicacin, la estrategia y la estructura, los entornos externos e internos, permite reducir la complejidad y, por lo tanto, ser exitoso en el cumplimiento de los objetivos HISTORIA DE LA ADMINISTRACIN Y LA GESTIN Revisar la historia de la administracin nos permite conocer y entender su evolucin en el tiempo y las bases de los conceptos y teora que se aplican actualmente. Nada ocurre en la historia porque sea necesario, la historia sigue el curso de las emociones y los deseos Humberto Maturana. La historia de la ciencia de la administracin es reciente (siglo XX) y es el resultado de la contribucin de filsofos, fsicos, economistas, matemticos, estadistas y empresarios, quienes con sus ideas y teoras fueron construyendo los cimientos de esta ciencia. No obstante los conceptos bsicos los encontramos ya en la antigedad. Ejemplos: Fecha Autor Evento 4.000 Egipcios Necesidad de planear, AC organizar y controlar. 2.600 Egipcios Descentralizacin en la AC 2.000 Egipcios organizacin de ordenes Necesidad escritas En el curso de gran parte de(procedimientos, humanidad la administracin se desarrollo con la historia de la instructivos) gran lentitud, sin embargo a partir del siglo XX tiene un acelerado y fuerte auge. Una de las razones de este cambio la encontramos en el desarrollo de las organizaciones para comercio, comunicaciones, servicios pblicos, etc.) AC

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En la historia de la administracin han existido influencias de distintas reas, sectores y hechos histricos, que permiten entender los orgenes de conceptos que son parte de su base terica, algunos de ellos vlidos hasta el da de hoy : De los filsofos De la Iglesia Catlica De la Organizacin Militar De la Revolucin Industrial De los Economistas Liberales De los Empresarios

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 8 PP1 Influencia de la Iglesia Catlica Con el paso de los siglos, las normas administrativas y los principios de la organizacin se fueron transfiriendo desde el estado a las instituciones de la Iglesia Catlica y de la organizacin militar. La Iglesia Catlica estructur su organizacin con base en una jerarqua de autoridad, un estado mayor y una coordinacin funcional para asegurar la integracin. Esta estructura sirvi de modelo a las dems organizaciones, las que incorporaron numeroso principios y normas utilizadas por la Iglesia. Influencia de la Organizacin Militar: Conceptos aportados a la administracin: Organizacin Lineal o Unidad de Mando: Cada subordinado slo puede tener un superior. Escala Jerrquica: Niveles jerrquicos de mando, con grado de mando y autoridad. Centralizacin del mando y descentralizacin de la ejecucin. Principio de direccin : todo soldado debe conocer perfectamente lo que se espera de l y lo que debe hacer Influencia de la Rev. Industrial: Dos aspectos claves: Transferencia de la habilidad del artesano a la mquina y Sustitucin de la fuerza animal por la del vapor. A partir de los anterior surge: 1. Las organizaciones y la empresa moderna 2. El Capitalista y el proletariado 3. La divisin del trabajo 4. Uso de operarios no calificados con facilidad de control 5. Necesidad de normar la relacin laboral

Influencia de los pioneros y los empresarios: Conservas). Se colonizan y urbanizan nuevos territorios, crece la necesidad de consumo directo. Surge la gran empresa, la cul ya no pueden ser dirigidas por los miembros de una familia y requiere la profesionalizacin de los cargos. Surge la organizacin funcional o departamentalizacin (compras, produccin, ventas, diseo y desarrollo, finanzas) A comienzos del siglo XX varias de las grandes empresas sucumbieron financieramente. Los cambios en las condiciones de los mercados implica dirigir con mayores recursos que la simple habilidad personal.

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 9 PP1 Comienza la era de la competitividad debido a los siguientes factores: Desarrollo Tecnolgico Libre Comercio Aumento de la capacidad de inversin de capital Velocidad del Cambio Crecimiento de los negocios y las empresas Se inicia la bsqueda de las bases cientficas para el mejoramiento de las prcticas empresariales (Teora Administrativa) Resumen 1. En la historia de la humanidad siempre ha existido alguna forma (por muy simple o compleja) de administracin organizacional. 2. . El desarrollo de la ciencia de la administracin fue muy lento hasta el siglo XIX pero tuvo una fuerte aceleracin a partir del siglo XX. 3. . La ciencia de la administracin ha recibido influencia de la filosofa antigua y moderna (Platn, Aristteles, Bacon y Descarte). 4. . Las organizaciones eclesisticas y militares han influido en el pensamiento y contribuido con conceptos a la administracin. 5. La Revolucin Industrial es un hito histrico , que produjo los contextos industrial, tecnolgico, social, poltico y econmico que permitieron el surgimiento de la Teora Administrativa. 6. Los principios de la Administracin han continuado recibiendo alimentacin de economistas de distintas tendencias (liberales, socialistas, etc.) 7. El fenmeno del emprendimiento cre las condiciones bsicas para el surgimiento de la Teora Administrativa.

TEORIAS ADMINISTRATIVAS:

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 10 PP1 TEORA DE LA ADMINISTRACIN CIENTFICA: TAYLOR Organizacin Formal como conjunto de rganos, cargos y tareas Orientacin a la Tarea y en la estructura organizacional Organizacin Racional del trabajo Anlisis del trabajo y estudios de tiempo y movimiento Divisin del trabajo y especializacin, diseo de cargos y tareas. Incentivos salariales y premios por produccin Homo Economicus Estandarizacin Supervisin Busca la mxima eficiencia TEORA CLSICA DE LA ADMINISTRACIN: FAYOL Funciones bsicas de la empresa : tcnicas, comerciales, financieras, seguridad, contables y administrativas. Concepto de Administracin: Planeacin, Organizacin, Direccin, Coordinacin, Control Principios Generales de Administracin: divisin del trabajo, autoridad y responsabilidad, disciplina, unidad de mando y direccin, subordinacin de los intereses individuales a los generales, remuneracin del personal, centralizacin, orden, equidad, estabilidad, iniciativa, espritu de equipo. TEORA DE LAS RELACIONES HUMANAS: MAYO Surge con el experimento de Hawthorne Preocupacin por la persona por sobre la tarea Importancia de la integracin social y el comportamiento social de los empleados, las necesidades psicolgicas y la atencin hacia nuevas formas de recompensas y sanciones no materiales. Estudio de los grupos y las organizaciones informales Las Relaciones Humanas en la organizacin, nfasis en los aspectos emocionales y no racionales del comportamiento de las personas y la importancia de las caractersticas del puesto de trabajo. Resultado: satisfaccin del obrero o empleado TEORA NEOCLSICA DE LA ADMINISTRACIN: DRUKER La administracin es una tcnica social bsica (el administrador debe conocer los aspectos tcnicos del trabajo y de direccin de personal) Define las funciones de la administracin : Planeacin, Organizacin, Direccin y Control. nfasis en la prctica de la administracin (prctica por sobre la teora) Reafirman los postulados clsicos (reaccin frente a las ciencias del comportamiento) nfasis en los principios generales de la administracin. nfasis en los objetivos y resultados. Anlisis de la descentralizacin v/s la centralizacin, como solucin al crecimiento de las organizaciones. Surge la idea de departamentalizacin TEORA ESTRUCTURALISTA DE LA ADMINISTRACIN: WEBER Organizacin como sistema social formado por un conjunto de funciones oficializadas. Incorpora el concepto de burocracia como forma de trabajar en una organizacin. Procuran interrelacionar a las organizaciones con su ambiente externo (la sociedad). Miran a las organizaciones como sistemas abiertos (y no cerrados como hasta esa fecha)

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 11 PP1 Analiza el fenmeno de los conflictos y las decisiones organizacionales Hacen referencia tanto a la Teora Clsica como a la de Relaciones Humanas. Normalmente las personas asocian burocracia con papeleo, apego a las normas, ineficiencia, etc. El concepto planteado por Weber es todo lo contrario, significa organizacin eficiente por excelencia. La gente comn le asigna el nombre de burocracia a los defectos del sistema, en vez de al sistema mismo. La Burocracia de Weber tiene las siguientes caractersticas: Carcter legal de las normas y reglamentos Carcter formal de las comunicaciones Carcter racional y divisin del trabajo Impersonalidad de las relaciones Jerarqua de las relaciones Rutinas y procedimientos estndarizados Competencias tcnicas y meritocracia Especializacin de la administracin Profesionalizacin de los participantes Completa previsin del funcionamiento TEORA DEL COMPORTAMIENTO: MASLOW, MC GREGOR, LIKERT, HERZBERG Se basa en las motivaciones humanas Jerarqua de las necesidades de Maslow : Fisiolgicas, Seguridad, Sociales, De Estima, De Autorrealizacin. Teora de los dos factores de Herzberg : Factores Higinicos o Extrnsecos y Factores Motivacionales o Intrnsicos. Los cuatro sistemas administrativo de Likert : Autoritario- Coercitivo, Autoritario-Benevolente, Consultivo, Participativo. Teora X y Teora Y de Mc. Gregor Mira la organizacin como un sistema de decisiones Analiza el conflicto entre los objetivos individuales y los organizacionales. Teora X e Y

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 12 PP1 TEORA DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL: ARGYRIS, BLAKE & MOUTON, SHEIN, BENNIS, LAWRENCE & LORSH Tiene su origen en la Teora del Comportamiento Aplica el enfoque sistmico en la organizacin Incorpora nuevos conceptos de organizacin, cultura y cambio organizacional Define el proceso de Desarrollo Organizacional en tres etapas : Recoleccin de Datos, Diagnstico e Intervencin. Utiliza tcnicas para la relacin interpersonal, grupal, intergrupal y organizacional Principales modelos de Desarrollo Organizacional : Malla Gerencial (Blake & Mouton) y Teora Tridimensional de la eficacia gerencial (Lawrence & Lorsh

TEORA MATEMTICA DE LA ADMINISTRACIN: NEUMAN, MORGENSTERN, SIMON, J.M.JURAN Los temas principales son: Operaciones, Servicios, Calidad, Estrategia, Tecnologa Busca construir modelos matemticos para simular situaciones reales. Se asocia a la Investigacin de Operaciones : Teora de Juegos, Teora de Colas, Teora de Grafos, Programacin Lineal, Programacin Dinmica, Probabilidad y Anlisis estadstico Enfatiza la necesidad de Indicadores de Desempeo Se apoya en metodologas como Seis Sigma y Balanced Score Card. Gracias a la Teora Matemtica surge los movimiento por la calidad (Calidad Total, Normas ISO, Modelos de Excelencia) TEORA DE LOS SISTEMAS: KATZ, KAHN, JHONSON, ROSENZWEIG, RICE, CHUCHMAN, BURNS; TRIST, HICKS Considera a las organizaciones como Sistemas Abiertos nfasis en el ambiente Las organizaciones son analizadas desde su integralidad (mirada holstica), con la interdependencias de las partes. El hombre cumple un rol funcional, desempeando papeles Relacin de equilibrio entre eficacia y eficiencia Las organizaciones tienen un comportamiento probabilstico y no determinista, es decir, son afectadas por cambios en sus ambientes que incluyen variables desconocidas e incontrolables. TEORA SITUACIONAL: CHANDLER Es la teora administrativa mas reciente Las teoras administrativas disponibles son insuficientes para explicar los mecanismos de ajuste de las organizaciones a sus ambientes en forma proactiva y dinmica. Considera que las caractersticas de las organizaciones se derivan de los que existe fuera de ellas: sus ambientes.

ADMINISTRACIN Y GESTIN GRL 13 PP1 La tecnologa es otra variable que condiciona la estructura de la organizacin y su funcionamiento. Propone nuevos modelos organizacionales mas flexibles y orgnicos, como la estructura matricial, en redes, en equipos. Enfatiza el modelo de hombre complejo y enfoques de contingencia sobre motivacin y liderazgo. Dnd estamos ahora? Aplicando soluciones emergentes para los problemas actuales, algunas son: - Mejora Continua - Calidad Total - Gestin de Excelencia - Reingeniera - Benchmarking - Equipos de alto desempeo - Gestin de Proyectos - Gestin del Conocimiento - Responsabilidad Social - Balanced Score Card - Seis Sigma