Gestin del costo del proyecto

Christian Luis Correa B.

Gestin de los costos del proyecto

Los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto detallado

El coste o costo es el valor monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio de una actividad econmica destinada a la produccin de un bien o servicio

Anlisis de costos
1. 2. 3. 4. Aproximado Especfico Dinmico Puede elaborarse inductiva o deductivamente

Clasificacin de costos en la industria

1. Costos directos de fabricacin: Materiales y mano de obra directa 2. Costos indirectos: Aquellos que presentan algunas dificultad para ser identificados con el producto 3. Costo operacional: Aquello que tiene que ver con los financieros administrativos y de ventas.

Clasificacin de costos desde el punto de vista contable

1. Costos fijo: Aquellos que permanecen constante en el tiempo 2. Costos variables: Aquellos que dependen de la cantidad producida y su comportamiento en el tiempo es una funcin lineal

Costos en la construccin
1. Costos directos de construccin: Insumos bsicos requeridos para la ejecucin de cada uno de los tem de la construccin
a) b) Costos directos de edificacin Costo directo de urbanizacin

2.

Costos indirectos de construccin: Aquellos requeridos para el desarrollo de un proyecto, diferentes al lote y a los costos directos de urbanismo y edificacin
a) b)

Honorarios Gastos indirectos generales de la obra

Derechos e impuestos Seguros

c)

Gastos generales: Los salarios de los profesionales de direccin que coordinan el proceso y del personal de apoyo necesario para la realizacin de la construccin

Costos en la construccin
Costos financieros Lote o terreno

Gestin de los costos del proyecto

1. Estimar los costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto 2. Determinar el presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquete de trabajo para establecer una lnea de costo autorizada 3. Controlar los costos: Es el proceso que consiste en monitorear la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto mismo y gestionar cambios en la lnea base de costo

Plan de gestin de costos

Establece el formato y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costo de un proyecto

Plan de Gestin de Costos

1. Identificacin clara de cada proceso y subproceso que lo conforman, caracterizndolos para establecer los actores participantes, las condiciones de entrada y la documentacin e informacin que se genere 2. Informacin oportuna de los procesos 3. Adecuada disposicin de la informacin 4. Establecimientos de lmites o topes de cantidades y valores

Plan de gestin de costos

Debe establecer, por ejemplo: Nivel de exactitud Unidades de medidas Enlaces con los procedimientos de la organizacin EDT establece el marco El componente de la EDT que se utiliza para contabilidad de los costos del proyecto se denomina cuenta de control (CA) Umbrales de control Formatos de los informes Descripcin de los procesos

ESTIMAR LOS COSTOS Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios para completar las actividades del proyecto

1. Prediccin de los costos basada en la informacin disponible en un momento dado 2. Existe una transaccin entre costos y riesgo 3. Se expresa en unidades monetarias 4. La exactitud aumenta a medida que el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida

Estimar los costos: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

Estimar los costos: entradas

1. Lnea base del alcance
a) b) c) Enunciado del alcance Estructura de desglose del trabajo Diccionario EDT

2. 3. 4. 5.

Cronograma del proyecto Planificacin de recursos humanos Registro de riesgos Factores ambientales
a) b) Las condiciones de mercado La informacin comercial publicada

6. Activos de los procesos de la organizacin

Estimar los costos: Herramientas y tcnicas

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Juicio de expertos Estimacin anloga Estimacin paramtrica Estimacin ascendente Estimacin de tres valores Anlisis de reserva Costo de calidad Software Anlisis de propuestas para licitaciones

Estimar los costos: salidas

1. Estimacin de costos de las actividades: Evaluaciones cuantitativas
de los costos probables que se requieren para completar el trabajo de proyecto: Costo directo, Costo indirecto, Costos financieros, etc

2. Base de estimados: La cantidad y el

tipio de detalles adicionales respaldan la estimacin de costos que

Diagrama de Flujo del proceso de Estimar los costos

PRESUPUESTO

DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada

PRESUPUESTO
Su objetivo es conocer de manera anticipada el valor de la ejecucin material del proyecto
Singularidades del sector de la construccin que dificultan el proceso de presupuestar:

1. La particularidad de los productos 2. El empleo, en algunos casos, de soluciones innovadoras 3. Grandes variaciones de precios de insumos existentes en el mercado

PRESUPUESTO
1. Estimar costo de construccin 2. Determinar el flujo general de fondos del proyecto 3. Determinar las cantidades de obras a ejecutar y los materiales 4. Determinar los costos parciales de los diferentes componentes y partes de la obra 5. Determinar la incidencia de los componentes en el costo final

PRESUPUESTO
Documentos necesarios para elaborar un presupuesto: 1. Proyecto arquitectnico 2. Especificaciones de materiales 3. Proyectos tcnicos con sus cantidades de obra

PRESUPUESTO

Componente del presupuesto

Presupuesto por captulos Anlisis unitarios Listado de precio bsicos Componentes del presupuesto

Estimacin del presupuesto

1. Anlisis geomtrico 2. Anlisis estratgico (proceso constructivo) 3. Anlisis del entorno

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Lnea base de costos

CONTROL DE COSTO

DETERMINAR LOS COSTOS

Es el proceso por el que se monitorea la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto mismo y gestionar los cambios a la lnea base de costo
Gran parte del esfuerzo del control de costo implica analizar la relacin entre el uso de fondos del proyecto y el trabajo efectuado a cambio de tales gastos

DETERMINAR LOS COSTOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Influir en los factores que producen cambios en la lnea base de costo Asegurar de que todas las solicitudes de cambio se lleven de manera oportuna Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden Asegurarse de que los gastos no exceden el financiamiento autorizado para el proyecto Monitorear el desempeo de los costos al detectar y comprender las variaciones con respecto a la lnea base aprobada de costo Monitorear el desempeo del trabajo en relacin a los fondos en los que se ha incurrido Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociados Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de lmites aceptables

CONTROL DE COSTOS
Detectar problemas prontamente, para poder tomar decisiones oportunas Proveer informacin oportuna y significativa para cada uno de los responsables de un proyecto Crear una atmsfera de costos

preocupacin

por los

Mantener comunicacin dentro de la Organizacin Controlar/minimizar costos del Proyecto

ASPECTOS ESENCIALES DEL CONTROL DE COSTOS

Conocer que es lo que se debe hacer Conocer lo que se ha hecho Conocer lo que queda por hacer Conocer oportunamente lo que est mal y porqu Tomar acciones correctivas Controlar los resultados de las acciones correctivas

Obtencin de Informacin de Costo Anlisis y Control de Costo

CURVA S Y CONTROL

Procesos generadores de gastos

1. Proceso de compra 2. Manejo de almacenes de obra e inventarios 3. Subcontratos y contratos 4. Alquileres de equipos 5. Pagos

CALCULO DEL COSTE PRESUPUESTADO

COSTO PRESUPUESTADO DEL TRABAJO PROGRAMADO

Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP o BCWS):

Presupuesto distribuido en el tiempo

Corresponde a la Base

de los recursos requeridos para completar el proyecto completo

de Medicin del

Desempeo

VALOR GANADO

VALOR GANADO
Coste del trabajo realizado valorado segn lo presupuestado Implica un mecanismo para valorar cmo el trabajo realizado incorpora el valor del proyecto.
Las actividades y el proyecto son controlados por su costo o HH. Cada actividad tiene un presupuesto en HH o costo

Un progreso en el logro de objetivos No es el Costo Actual (real) del Trabajo Ejecutado (CATE ACWP)

CLCULO DEL VALOR GANADO

Se basa en el presupuesto establecido para un proyecto

Valor ganado = % de avance x presupuesto

del proyecto
% de avance total = Valor ganado Total Presupuesto Total

ANLISIS DEL VALOR GANADO

BCWS CPTP BCWP CPTE ACWP CATE

Qu PODEMOS HACER?

LO QUE DEBERA HABERSE REALIZADO (CPTP)

LO QUE SE HA REALIZADO REALMENTE (CPTE)

COMO DEBERA HABERSE REALIZADO

ES: PROGRAMACIN GANADA

VARIANZA DEL FLUJO DE RECURSO

Compara el gasto esperado durante un perodo de tiempo con lo realmente gastado

VFR = CPTP CATE

Interpretacin:
S VFR es mayor que cero entonces S VFR es cero entonces S VFR es menos que cero entonces

INDICE DE DESEMPEO DEL FLUJO DE RECURSOS

Es el radio entre el costo esperado y el real para un perodo de tiempo.

IDFR = CPTP / CATE

Interpretacin
S IDFR es mayor que 1 entonces S IDFR es igual a 1 entonces S IDFR es menor que 1 entonces

VARIANZA DEL PROGRAMA

Compara el valor del trabajo ejecutado segn presupuesto con el trabajo programado

VP = CPTE CPTP
Interpretacin
S VP es mayor que 0 entonces S VP es igual a 0 entonces S VP es menor que 0 entonces

NDICE DE DESEMPEO DEL PROGRAMA

Es el radio entre el costo del trabajo ejecutado segn presupuesto y el programado

IDP = CPTE / CPTP

Interpretacin
S IDP es mayor que 1 entonces S IDP es igual a 1 entonces S IDP es menor que 1 entonces

FACTOR IDP

FACTOR IDP

FACTOR IDP

VARIANZA DEL COSTO

Compara el valor segn presupuesto del trabajo ejecutado y lo realmente gastado

VC = CPTE CATE
Interpretacin
S VC es mayor que 0 entonces S VC es igual a 0 entonces S VC es menor que 0 entonces

NDICE DE DESEMPEO DEL COSTO

Es el radio entre el costo del trabajo ejecutado segn presupuesto y lo realmente gastado.

IDC = CPTE / CATE

Interpretacin
S IDC es mayor que 1 entonces S IDC es igual a 1 entonces S IDC es menor que 1 entonces

RECORDAR
VP = CPTE CPTP IDP= CPTE / CPTP VC = CPTE CATE IDC = CPTE / CATE
Donde

VP = Varianza del programa. VC = Varianza de costo. IDP = ndice de desempeo del programa. IDC = ndice de desempeo de costo.

REPRESENTACIN GRFICA

VARIANZA DE LA DURACIN
Compara el tiempo requerido para el trabajo ejecutado y el programado

VD = DPTE DATE
Interpretacin
S VD es mayor que 0 entonces S VD es igual a 0 entonces S VD es menor que 0 entonces

NDICE DE DESEMPEO DE LA DURACIN

Es el radio entre la duracin real y programada

IDD = DPTE / DATE

Interpretacin
S IDP es mayor que 1 entonces S IDP es igual a 1 entonces S IDP es menor que 1 entonces

PRESUPUESTO AL TRMINO VS. ESTIMACIN AL TRMINO

Presupuesto al Trmino (PAT) Nmero presupuestario que representa todo el trabajo autorizado.
No debe cambiar a no ser que se cambie el alcance del proyecto o se apruebe en forma especfica.

Estimacin al Trmino (EAT) Nmero de fondos que representa todo el dinero que se va a gastar
Puede cambiar con cambios respectivos del alcance del proyecto.

COSTO PRESUPUESTADO DEL TRABAJO PROGRAMADO VS. ESTIMACIN PARA COMPLETAR EL PROYECTO
Estimacin paraTrmino Fondos requeridos para completar el trabajo que
queda Cuando se agrega el

costo actual del trabajo

ejecutado
trmino.

(CATE), resultan en la estimacin al

INFORMES DEL PROYECTOen Estado: al trmino de etapas especficas

relacin a logro de progresos tcnicos.

Informe de avance: semanal o mensual

preparado por cada lder de proyecto o actividad.

Informe de problemas que requieren

atencin particular ( conveniente generar formulario).

Informe de cambios al alcance del proyecto (formulario).

Informe final

INFORMES EFECTIVOS
Hechos con relacin al Plan Criterio de control previamente definidos Herramientas de Control simples y amigables Informes deben realizarse peridicamente a intervalos previamente definidos. Informes deben discutirse en reuniones formales Los informes deben estimular una discusin creativa

ACCIONES PARA RECUPERAR A UN PROYECTO EN PROBLEMAS

Detener el proyecto y pensar. Mirar, escuchar y aprender. Desarrollar opciones y seleccionar un curso de accin ms apropiado. Ganar apoyo para la solucin elegida. Actuar. Continuar con seguimiento.

CAUSAS DEL PROBLEMA

Errores serios de estimacin. Trabajo rehecho por problemas de calidad. Trabajo rehecho por introduccin de cambios. Demora externas. Matriz de responsabilidades no es aplicada. Problemas de capacidad del recurso humano. Problemas de motivacin y credibilidad. Falta de apoyo de la gerencia. Errores serios de planificacin.

OPCIONES DISPONIBLES

1. Encontrar una solucin alternativa. 2. Comprometer costo. 3. Comprometer tiempo. 4. Comprometer alcance. 5. Abortar el proyecto.

ACCIONES PARA REDUCIR DURACIN DEL PROGRAMA.

Revisar lgica del plan, con nfasis en
restricciones de secuencia innecesarias Anlisis de los mtodos de ejecucin del programa Uso de sobretiempo Substitucin de recursos que producen demora

Sistema de incentivos
Anlisis del valor de los proyectos

RESUMEN DE AVANCE Y COSTO DE UN PROYECTO

TERMINOS

FORMULAS

REPRESENTACIN GRFICA

COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIN GANADA)?

COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIN GANADA)?

COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIN GANADA)?

COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIN GANADA)?

COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIN GANADA)?

COMO SE CALCULA ES (PROGRAMACIN GANADA)?

Bibliografa
1. 2. 3. 4. Serpell, A. y Alarcn L.F. (2001) Planificacin y control de proyectos. Ediciones Universidad Catlica de Chile. Fisk E. (2000). Construction Project Administration. Prentice Hall, New Jersey. Romero L (1993) Tcnicas de programacin y control de proyectos. Editorial Piramide, Madrid. Yepes, V. (2005) Tcnicas de programacin de proyectos: Apuntes de la asignatura gestin de proyectos. Master Universitario en Consultora de Ingeniera Civil, Valencia. O`brien J y Plotnick F. CPM in Construction Management. McGraw-Hill, New York. Serpell, A. y Alarcn L.F. (2001) Planificacin y control de proyectos. Ediciones Universidad Catlica de Chile. Burstein, D y Stasiowki F. (1997) Project management: Manual de gestin de proyectos para arquitectos, ingenieros e interiorista. Editorial Gustavo Gili, Barcelona. Lester, A (2006) Project Management, Planning and Control. Butterworth-Heinemann,4 edicin, Londres. Lewis J (2000) Project, Planning, Schudeling &Control . McGraw-Hill, New York.