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ACCESS: PRLOGO

ACCESS
EJERCICIO PRLOGO

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS E INFORMES

ACCESS es un programa de gestin de bases de datos. Una base de datos es un conjunto estructurado de datos entre los que existe algn vnculo comn. Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, productos...), de una biblioteca (volmenes, ttulos, estanteras, salas...), de un instituto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compaas, terminales...). En estos casos, el vnculo comn es la empresa, la biblioteca, el instituto o el aeropuerto Access permite crear una base de datos y gestionarla (es decir, realizar consultas a dicha base, introducir nuevos datos, suprimir otros, etc.). ACTIVIDAD: La estructura de una base de datos puede comprobarse abriendo el archivo de ejemplo incluido en la instalacin del programa1: la base de datos NEPTUNO, que incluye los datos relativos a la actividad de una empresa comercial del sector alimentario. 1.- Descarga el archivo Neptuno.zip en tu memoria USB y, a continuacin, descomprmelo. Desde la memoria USB, abre el archivo descomprimido (doble clic sobre el mismo).

En la versin 2003, este archivo se encuentra en Ayuda (smbolo de interrogacin del men principal), Bases de datos de ejemplo No obstante, dado que las fechas estn obsoletas, aqu utilizaremos una versin adaptada de este archivo.

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2.- Al abrirse la base de datos aparecer el siguiente mensaje de presentacin:

Accedemos a una ventana con el ttulo NEPTUNO: Base de datos, como la que se muestra a continuacin:

Activa esta casilla y haz clic en Aceptar.

A la izquierda vemos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Pginas, Macros y Mdulos. De momento slo nos ocuparemos de las cuatro primeras.

TABLAS:

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Incluyen todos los datos que queramos almacenar sobre cualquier elemento: clientes, empleados, artculos... Tabla Clientes:
Cada uno de los datos almacenados sobre los clientes es un campo. Los campos se disponen en columnas.

Cada cliente de la tabla es un registro. Los registros se disponen en filas

Nota: para acceder a la tabla anterior, basta hacer doble clic sobre ella en la ventana Neptuno: base de datos

CONSULTAS:

Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la base de datos y muestre slo aquella informacin que nos interesa en cada momento. La informacin se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es slo la instruccin y no los datos).

ACTIVIDAD:
Como ejemplo, vamos a hacer una consulta sobre la tabla Proveedores que nos muestre slo el nombre de los proveedores de Estados Unidos (pg. sig.): 1.- Cierra en primer lugar la tabla Clientes, haciendo clic en el aspa de la ventana correspondiente a la tabla.

ACCESS: PRLOGO 2.- Haz clic sobre el apartado Consultas de la ventana Neptuno: base de datos. 3.- Doble clic en Crear una consulta en vista Diseo

Selecciona la tabla Proveedores y luego haz clic en Agregar. Luego, cierra este cuadro de dilogo

Doble clic sobre el campo NombreCompaa. Luego, desplzate hacia abajo con la barra de desplazamiento y haz doble clic sobre el campo Pas. En la mitad inferior de la ventana aparecern, en diferentes columnas, los campos seleccionados y el nombre de la tabla a que pertenecen.

4.- La mitad inferior de la ventana presenta la forma de una tabla.

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Escribe Estados Unidos como criterio de consulta y desactiva la casilla Mostrar (dado que todos los proveedores sern de EEUU, no tiene sentido mostrar este dato)

7.- Ve a la opcin Consulta del men principal y selecciona Ejecutar (o pulsa el botn de la barra de herramientas). Aparecer una nueva tabla con un solo campo, que mostrar nicamente los proveedores estadounidenses.

Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete de la barra de herramientas..
En el cuadro de dilogo en el que se nos pide un nombre para la consulta escribe Proveedores USA y pulsa Aceptar

ACCESS: PRLOGO Cierra la consulta y observa cmo la nueva consulta aparece en la ventana Neptuno: base de datos. En adelante, para conocer cules son los proveedores de EEUU ya slo ser necesario seleccionar y abrir esta consulta. Este, no obstante, es ya un ejemplo de cierta complejidad; convendr, para ir paso a paso, retroceder un poco y empezar con consultas ms simples que no incluyan filtrado de datos ni ocultacin de campos (como la anterior).

FORMULARIOS:

No son, en general, ms que una forma distinta (ms atractiva) de presentar en pantalla los datos de las tablas y facilitan, adems, la introduccin de datos. Los formularios tienen estructura de fichas. A cada registro de la tabla corresponde una ficha. He aqu el formulario Clientes de la base de datos Neptuno:

Clic aqu para aadir un nuevo cliente (registro) Clic aqu para pasar al siguiente cliente (registro) Clic aqu para ir al ltimo cliente (registro)

ACTIVIDAD:
Crear un formulario simple es muy sencillo: 1.- En la ventana Neptuno: base de datos haz clic sobre el apartado Tablas (a la izquierda, arriba). Selecciona (un solo clic), por ejemplo, la tabla Productos.

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2.- En el men principal, selecciona Insertar, Autoformulario (o pulsa el botn mente. de la barra de herramientas). El formulario se crear automtica-

3.- Para guardar el formulario haz clic en el icono de disquete de la barra de herramientas; acepta el nombre propuesto (Productos1).

Cierra el formulario y haz clic sobre el apartado Formularios de la ventana Neptuno: base de datos. Observa cmo en el cuadro aparece el nombre del nuevo formulario recin creado.

INFORMES:

Presentan los datos de las tablas o de las consultas con un formato adecuado para su impresin y presentacin por escrito.

De momento, no crearemos ninguno.