CMO SELECCIONAR UN ERP PARA LA GESTIN INTEGRAL DE LA EMPRESA.

- Qu es un ERP y qu ventajas ofrece a la empresa - Aspectos a considerar para elegir una solucin - Cmo elegir un ERP - Factores clave de xito

- Qu es un ERP y qu ventajas ofrece a la empresa

Una solucin informtica del tipo ERP (iniciales de Enterprise Resource Planning, o Planificacin de Recursos Empresariales) es un sistema de informacin que aglutina, a travs de diversos mdulos (por ejemplo, produccin, recursos humanos, finanzas), las diferentes reas funcionales de la empresa, tratando de dar una solucin integral y nica a la operativa de una organizacin. Su principal caracterstica es la mecanizacin de la mayor parte de las funciones dentro de la cobertura proporcionada, reduciendo notablemente la carga de trabajo y las actividades sin valor aadido. Por otro lado, al reducir la necesidad de introducir datos manualmente, elimina posibles fuentes de error. Los ERPs conllevan adems la automatizacin de la mayor parte de los flujos de informacin dentro de una empresa y los integran, permitiendo un anlisis ms exhaustivo de la informacin. Y analizar la informacin llevar a la empresa a tomar decisiones segn su estrategia. Las principales ventajas de los sistemas ERP las encontramos entre las razones que han llevado a su expansin: - Metodologa. Los sistemas ERP aportan metodologa, por lo que favorecen el rediseo de los procesos empresariales. - Herramienta. Con los sistemas ERP las empresas disponen de una eficaz herramienta de gestin empresarial, que posibilita la gestin integrada e interrelacionada entre las reas funcionales de la empresa. - Dato nico. Se trata de un sistema gestin centralizado de dato nico, esto es, permite que todo el personal implicado acceda al mismo dato desde todas las perspectivas necesarias.

- Aspectos a considerar para elegir una solucin

Existen varios aspectos que una empresa debe considerar a la hora de tomar la decisin de elegir una solucin ERP de mercado que responda a sus requerimientos. Slo as una empresa que haya definido sus reas de mejora podr valorar si es el momento oportuno para iniciar el proceso que llevar a la implantacin del ERP, cul es la situacin y evolucin del sector y las exigencias actuales del mercado y cul va a ser la relacin coste-beneficio y el retorno de la inversin. - Precio. Es necesario tomar en consideracin el coste de las licencias, coste de mantenimiento anual, coste de implantacin y el coste de infraestructura tecnolgica necesaria (hardware y comunicaciones). Parametrizacin. Para la empresa, el nivel de personalizacin ser un aspecto clave en la seleccin del producto. Es importante analizar el grado de adaptacin de las funcionalidades del producto a los requerimientos de la empresa. Fabricante. Conocer si el fabricante de la solucin ERP es del pas de origen puede ser una ventaja a la hora de recoger las peculiaridades econmicas, fiscales o normativas que rigen en el pas. Tambin es interesante conocer la poltica que sigue el fabricante respecto a su producto (vendedor de licencias, implantador, servicio tcnico). Implantador. Es importante estudiar la experiencia de la empresa propuesta como implantadora de la solucin. Conocer si es el implantador es el propio fabricante, si va a realizar el servicio de asistencia tcnica y soporte del producto. Mercado. Analizar si la solucin informtica de gestin est diseada o dirigida a un segmento especfico de mercado objetivo, ya sea por su nivel de facturacin o por su sector de actividad. Forma de venta. El modo en el que la solucin llega a la empresa cliente, bien sea a travs de la propia empresa creadora de la solucin, o a travs de acuerdos con distribuidores provinciales y el efecto que tiene sobre la calidad del servicio ofrecido.

- Cmo elegir un ERP

Antes de elegir un ERP, la empresa debe tener claro qu persigue con esa implantacin (cul es su objetivo), qu rea o reas concretas va a informatizar y cules son sus necesidades. Para que una empresa pueda decidir y aplicar criterios racionales y objetivos es necesario que considere una serie de criterios de evaluacin, lo que le ayudar a realizar la eleccin ms ajustada a sus necesidades. La finalidad, que la empresa elija la solucin tecnolgica idnea y pueda obtener de ella el mximo rendimiento. - Los requerimientos funcionales. En primer lugar, es necesario valorar los requerimientos de cada una de las reas funcionales de la empresa y ver cmo la nueva herramienta resuelve cada uno de ellos. A continuacin, exponemos algunos criterios de evaluacin para diversas reas, que conviene que la empresa valore: * Gestin de clientes. No slo la gestin de clientes en s misma, sino de pedidos, de distribucin o de facturacin. * Gestin de proveedores. Adems de la gestin de proveedores, conviene evaluar otros requerimientos referidos a gestin de ofertas y contratos, de compras o recepcin de pedidos. * Gestin de produccin. En esta rea se valorar, entre otros aspectos, lo relativo a definicin de productos y procesos, costes estndar, almacn, compras, recogida automatizada de datos en planta o seguimiento y costes reales de produccin. * Gestin de almacn. Gestin de artculos, de ubicaciones, recepcin de materiales, control de movimientos y preparacin de pedidos. * Gestin econmico-financiera. Adems de la contabilidad tradicional, la contabilidad analtica y presupuestaria, al anlisis financiero, la gestin de bancos, cuentas a pagar y a cobrar y gestin de inmovilizado y de impuestos.

* Gestin de recursos humanos. Nminas y seguros sociales, contratacin, control de presencia, gestin de la formacin, seleccin, gastos de viaje, planes de carrera y salud laboral. * Estrategia empresarial. En este mbito, se han de tener en cuenta varios aspectos, relacionados, por ejemplo, con la presentacin o la navegacin, la posibilidad de realizar simulaciones, la flexibilidad del mantenimiento, la facilidad de manejo o la integracin con herramientas ofimticas. Pero no hay que olvidar otros aspectos relativos a la informacin, como su validacin, clasificacin y estructura, nivel de seguridad de acceso o tiempo de respuesta. El esfuerzo de formacin que la empresa deba realizar, la capacidad del hardware requerido y la proximidad o no del proveedor tambin son elementos que se tienen que tener en cuenta. - La tecnologa . Adems de los requerimientos funcionales, tambin es necesario conocer cul es la visin estratgica de la solucin ERP y los proveedores, as como los entornos de la solucin, los requerimientos para su funcionamiento y si existe o no alineamiento con la estrategia tecnolgica que tiene la empresa. - El proveedor. Respecto a la valoracin del proveedor, conviene, entre otros aspectos, realizar un estudio econmico-financiero y evaluar sus servicio de asistencia. - El plan de proyecto. En este mbito, es importante conocer la experiencia del implantador, y otras caractersticas como su claridad, flexibilidad y capacidad de respuesta a las necesidades de la empresa. Asimismo, es necesario valorar los recursos humanos, tanto propios como externos, que se dedicarn al proyecto. - Los costes del proyecto. No slo hay que tener en cuenta el coste de implantacin, sino tambin los costes ligados a inversiones, licencias y mantenimiento que la empresa deber asumir.

- Factores clave de xito

Las empresas deben tener claro que seleccionar e implantar un sistema ERP va ms all del mbito meramente tecnolgico. No supone slo sustituir varios sistemas informticos existentes por uno nico integrado, sino que implica todo un proceso que afecta a toda la organizacin. Anlisis y evaluacin son los pasos previos que culminarn con la decisin sobre un ERP, esto es, con el logro del objetivo que se haya marcado la empresa. Por eso es conveniente que las empresas consideren una serie de factores que, sin duda, contribuirn de manera significativa a garantizar el xito en la seleccin e implantacin de un sistema ERP. El proyecto de empresa. Si bien el mbito del proyecto se puede centrar en un rea concreta de la empresa (por ejemplo, econmico-financiera), su desarrollo afectar a otras reas, y quizs sea necesario que tambin participen. Adems, hay que tener en cuenta que futuras evoluciones de otros sistemas de informacin dentro de la organizacin pueden llegar a afectar a las funcionalidades contempladas en los sistemas iniciales y que eran objetivo inicial del proyecto. El liderazgo del proyecto. La figura del responsable o director del proyecto por parte de la empresa tiene que ser asumida por un profesional que, desde el punto de vista organizativo, debe disponer de una posicin de direccin y de competencias dentro del grupo, de acuerdo al nivel de proyecto empresarial. En el mismo mbito, debe disponer de una importante capacidad de decisin. El equipo del proyecto. Para llevar a cabo la implantacin, hay que crear un equipo de proyecto estable durante todo el proceso, conformado de manera mixta por profesionales de la empresa y profesionales de la empresa implantadora. Este equipo de proyecto debe complementarse en cuanto a conocimientos de los requerimientos funcionales a cumplir por la solucin y en cuanto a conocimientos funcionales de las reas y del producto a implantar con aspectos de gestin y coordinacin del proyecto (empresa integradora).

 Delimitar el alcance del proyecto. Durante la fase de lanzamiento, y previa al anlisis funcional, hay que definir claramente el objetivo y el alcance de la implantacin, las reas que se van a abordar con las funcionalidades a incorporar, con el objetivo de evitar desviaciones en el desarrollo. Este alcance, deber quedar recogido en forma de documento, y debe servir como herramienta de seguimiento y de revisin. La revisin de los procesos. Para conseguir un mximo aprovechamiento de la solucin informtica, es recomendable una revisin inicial de los procesos internos y de la informacin (en algunos casos, ser necesario revisar, corregir y depurar la existente) para procurar que los requerimientos funcionales estn correctamente recogidos sobre las funcionalidades ofrecidas por la aplicacin y aprovechar as todo su potencial. La dedicacin de los recursos. La organizacin del proyecto por parte de la empresa conlleva la eleccin del coordinador de usuario y de los usuarios responsables para cada una de las reas afectadas por los mdulos de la aplicacin y del personal tcnico encargado de la gestin de los datos y administracin de los sistemas. Se recomienda que estos profesionales se mantengan a lo largo de todo el proyecto y, debido a la dedicacin que se precisa, puede ser necesaria la contratacin de recursos de apoyo. Ajustarse lo mximo al estndar. Cuanto ms se ajuste la empresa al estndar, menos problemas surgirn tanto en el proyecto de implantacin como en futuras versiones. En el caso de realizarse desarrollos a medida, es recomendable que stos no afecten a la versin estndar del producto. Adems, cuanto mayor sea el nivel de desviacin, el tiempo de dedicacin de los usuarios ser mayor.

 La conversin de datos. Uno de los puntos crticos en todo el proceso de migracin de una solucin informtica con un volumen de datos importantes es la conversin de los datos histricos de aos anteriores. Esta es la razn por la que se aconseja una conversin nicamente de los saldos vivos del ao anterior al del comienzo del sistema. Asimismo, en el diseo de las estructuras del nuevo sistema, se debe tener en consideracin la situacin actual existente, con objeto de no obtener conjuntos de datos de los que no es factible su obtencin. El plan de comunicacin y formacin. Por supuesto, el equipo del proyecto debe estar informado en todo momento. Pero, una vez implantada la solucin, es necesario comunicar correctamente a todas las personas directamente afectadas. Y no slo es necesario comunicar, sino lograr que esas personas estn perfectamente capacitadas para llevar a cabo su labor. Las personas directamente involucradas debern estar perfectamente capacitadas para operar con la nueva herramienta, y convencidas de la nueva manera de hacer su trabajo y de la importancia de su participacin.