Guia de Evaluacion de Desempeño

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Bogot, D.C., febrero de 2009
COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
LUZ PATRICIA TRUJILLO MARN Presidenta
EDUARDO GONZALEZ MONTOYA Comisionado
FRDOLE BALLN DUQUE Comisionado
LILIANA CARDENAS RUIZ Asesora en Evaluacin del Desempeo Laboral
GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-
PRESENTACION La Carrera Administrativa est concebida con el propsito de consolidar una Administracin Pblica profesional y eficaz, integrada por servidores pblicos que ingresan y permanecen mediante sistemas meritocrticos y flexibles. La profesionalizacin de la funcin pblica ha sido entendida como una garanta del Estado para contar con servidores pblicos que posean una serie de atributos que incluyen el mrito, la capacidad, la vocacin de servicio, la eficacia en el desempeo de su funcin, la responsabilidad, la honestidad y la adhesin a los principios y valores de la democracia. Desde la aprobacin y puesta en prctica del Sistema Tipo de Evaluacin del Desempeo Laboral, se ha ido materializando el mandato del artculo 125 de la Constitucin Poltica, segn el cual el desempeo de todo empleado de carrera debe ser evaluado a partir de principios tales como la objetividad, la igualdad y el mrito, principios que a su vez deben integrarse a los sistemas propios de evaluacin del Desempeo y caracterizarse adems por su pertinencia, coherencia y flexibilidad en cada entidad pblica. Esta gua ha sido diseada para que los responsables y participantes de la evaluacin del desempeo laboral en las entidades a quienes les es aplicable la Ley 909 de 2004 se orienten en este proceso. En este instrumento se explican los conceptos y procedimientos establecidos para el Sistema Tipo establecido por la Comisin Nacional del Servicio Civil el cual debe ser aplicado, en forma transitoria, mientras las entidades desarrollan su sistema propio y lo someten a aprobacin de la Comisin. Su objetivo es unificar los conceptos fundamentales aplicados en el proceso de evaluacin del desempeo laboral, explicar el propsito, los procesos y procedimientos a seguir y las tcnicas y herramientas a utilizar en las diferentes fases de la evaluacin, de acuerdo con los criterios legales y las directrices que para el efecto ha expedido la Comisin Nacional del Servicio Civil. La concepcin de la evaluacin del desempeo se ubica en el contexto de la gestin humana y se apoya en tcnicas e instrumentos del modelo de competencia laboral, a fin de asegurar la calidad en el servicio, la satisfaccin de las necesidades y requerimientos de sus usuarios, beneficiarios y destinatarios as como el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo y de las metas institucionales.
De acuerdo con este planteamiento la presente gua tiene como propsito adicional, ofrecer un apoyo tcnico y legal que permita a las entidades encauzar los procesos que se derivan de la evaluacin del desempeo laboral, como son la capacitacin, la formacin y el desarrollo de personal y planes de mejoramiento continuo, de acuerdo con el enfoque de competencia laboral que la Ley ordena como parte integral de la gestin del talento humano en el sector pblico. Bogot, Febrero de 2009
LUZ PATRICIA TRUJILLO MARN Presidenta
GUIA DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS DE EVALUACIN SISTEMA TIPO
A continuacin encontrar una Gua que le orientar en el diligenciamiento e implementacin del Sistema Tipo de Evaluacin del Desempeo Laboral. Para adelantar este proceso tenga en cuenta que es necesario efectuar previamente la lectura de los Acuerdos 17, 18 y 27 de 2008 expedidos por la Comisin Nacional del Servicio Civil; en ellos encontrar los criterios y las directrices a partir de las cuales se ha establecido el Sistema Tipo de Evaluacin del Desempeo Laboral. De igual forma es necesario que tenga a su disposicin la informacin relacionada con los planes de desarrollo, los planes institucionales, los planes operativos anuales o los planes por dependencias, el manual especfico de funciones y competencias laborales, as como los dems insumos con que cuente la entidad con el fin de establecer los Compromisos Laborales orientados a los planes o proyectos ms representativos para la entidad y la dependencia para el periodo de evaluacin respectivo. Tenga en cuenta que si en su entidad se deben establecer Compromisos Comportamentales, estos debern definirse a partir del Decreto 2539 de 2005 en el cual se identifican las competencias comunes y las competencias por nivel jerrquico para los empleos pblicos o a partir de los documentos desarrollados al interior de la entidad en el marco de su cultura organizacional. Esta Gua comprende tres captulos, el primero de ellos esquematiza los elementos legales y las directrices que sustentan el Sistema de Evaluacin del Desempeo Laboral, describiendo los roles de quienes intervienen en el proceso, las condiciones en las que el mismo debe adelantarse y los componentes que permiten su desarrollo; el segundo captulo describe la forma como debe adelantarse el proceso y orienta la formulacin de los diferentes componentes del sistema y el tercero, se refiere a la instrumentalizacin del proceso y al diligenciamiento de los formatos.
CAPITULO 1 MARCO GENERAL El sector pblico no es ajeno a las exigencias de calidad y de mejoramiento continuo, por el contrario, la supervivencia de las entidades est ligada a su capacidad de reorganizarse, de redefinirse y reinventarse y para ello es necesario contar con sistemas de evaluacin y medicin que permitan identificar las fortalezas y potencialidades de quienes hacen parte activa de la administracin pblica. Las necesidades cambiantes de las entidades pblicas obedecen en gran medida a los requerimientos de los usuarios y ciudadanos en general, requerimientos que estn motivados en las pretensiones de una mejor prestacin de servicios y la generacin de productos de calidad que satisfagan sus necesidades y expectativas. La Evaluacin del Desempeo Laboral es conocida como una herramienta de gestin, pero su dinmica ha cambiado y es necesario que los diferentes actores que intervienen en el proceso se apropien de ella y participen de manera activa y dinmica en su implementacin al interior de la entidad. Este proceso se fundamenta en el aporte de cada empleado al cumplimiento de los planes de rea o de gestin y la sumatoria de estos aportes es lo que posibilita el cumplimiento de las metas institucionales de la entidad y en consecuencia el cumplimiento de los planes de desarrollo. El Sistema Tipo de Evaluacin del Desempeo Laboral, establecido por la Comisin Nacional del Servicio Civil, pretende generar una dinmica de acompaamiento continuo entre evaluados y evaluadores, con el propsito de conocer de primera fuente las condiciones en las que se desarrollan y logran los compromisos adquiridos por el evaluado, cules son las dificultades que debe afrontar y la forma como estas pueden ser solucionadas. Este acompaamiento facilita la generacin y acopio de evidencias del desempeo laboral del empleado y permite una mayor objetividad de la evaluacin del desempeo, as como la obtencin de informacin ms precisa sobre las fortalezas que tiene el empleado, su nivel de desarrollo y adaptacin a las condiciones y necesidades de la organizacin para posteriormente formular las acciones y planes de mejoramiento que deban desarrollarse en la entidad. La administracin e implementacin del Sistema Tipo establecido por la CNSC, involucra e impacta todas las instancias de la entidad, vincula de manera activa a la alta direccin, hace partcipes del proceso no solo a las reas de talento humano, sino a las reas de planeacin y control interno como ejes de la fundamentacin del sistema de evaluacin del desempeo laboral e invita a redefinir la forma como se han establecido los canales de comunicacin entre evaluados y evaluadores.
ESTRUCTURA GENERAL SISTEMA TIPO
EVALUACION DEL DESEMPEO LABORAL SISTEMA TIPO
MARCO NORMATIVO
INSUMOS BASICOS DEL PROCESO
CONSTITUCION LEY 909 DECRETOS 760, 1227 Y 2539 DE 2005
ACUERDOS 17 Y 18 DEL 22 DE ENERO DE 2008 CNSC
PLANES DE - DESARROLLO E INSTITUCIONAL - GESTION Y DE MEJORAMIENTO
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTERVINIENTES
TIPOS DE EVALUACION
COMPONENTES DEL SISTEMA
PARTICIPANTES (APORTAN EVIDENCIAS)
RESPONSABLES DEFINITIVAS PARCIALES
COMPROMISOS
ANUAL DEL 1 DE FEBRERO AL 31 DE ENERO
EVENTUALES SEMESTRALES COMPORTAMEN TALES
LABORALES
EXTRAORDINARIA MOTIVADA EN EL DESEMPEO
PRIMERO Y SEGUNDO SEMESTRE
POR CAMBIO DE EVALUADOR METAS
PERIODO DE PRUEBA DURACIN 6 MESES
POR CAMBIO DE EMPLEO
CRITERIOS
SEPARACION DEL EMPLEO POR MAS DE 30 DIAS
EVIDENCIAS
SEPARACION DEL EMPLEO DE MAS DE 20 DIAS EN PERIODO DE PRUEBA
PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS
Acuerdos 17 y 18 de 2008 -CNSCLAPSO ENTRE LA LTIMA EVALUACION Y EL FINAL DEL SEMESTRE ESCALA DE CALIFICACION
NOCIONES GENERALES
QU ES LA EVALUACIN? Es el proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de una persona en el marco de las funciones y responsabilidades de su desempeo laboral de acuerdo con las condiciones previas establecidas en la etapa de fijacin de compromisos laborales, su aporte al logro de las metas institucionales y la generacin del valor agregado que deben entregar las instituciones. Este proceso se soporta preferentemente en evidencias. (Art. 1 Acuerdo 17 de enero de 2008)
PARA QU SE EVALA? Para que con base en las evidencias y en los resultados de la evaluacin, sea identificado y reconocido el aporte de los empleados al cumplimiento de las metas y proyectos de cada entidad y para que la administracin formule planes de mejoramiento individuales e institucionales que contribuyan a incrementar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
A QUINES LES APLICA EL SISTEMA TIPO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO LABORAL? A todos los empleados de carrera administrativa y en perodo de prueba que prestan sus servicios en las entidades que se rigen por la Ley 909 de 2004 o que hagan parte de los sistemas especficos y especiales de origen legislativo mientras dichas entidades adoptan su propio Sistema de Evaluacin del Desempeo Laboral (Art. 2 Acuerdo 18 de 2008). As mismo, el pargrafo del artculo 78 del Decreto 1227 de 2005 seala: El desempeo laboral de los empleados de libre nombramiento y remocin de Gerencia Pblica, se efectuar de acuerdo con el sistema de evaluacin de gestin prevista en el presente decreto. Los dems empleados de libre nombramiento y remocin sern evaluados con los criterios y los instrumentos que se aplican en la entidad para los empleados de carrera.
QUINES SON RESPONSABLES DEL PROCESO?
CNSC
JEFE DE LA ENTIDAD OFICINA DE CONTROL INTERNO
COMISION DE PERSONAL
OFICINA DE PLANEACION
EVALUACION DEL DESEMPEO LABORAL
EMPLEADO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION
UNIDAD DE PERSONAL
SUPERIOR JERARQUICO DEL EVALUADOR EVALUADO
JEFE INMEDIATO DEL EVALUADO
Art. 15 Acuerdo 18 de 2008 -CNSC-
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COMPONENTES DEL SISTEMA TIPO
COMPROMISOS Son los acuerdos que entre Evaluado y Evaluador deben establecerse y que se refieren a la realizacin y entrega de productos o servicios, los resultados esperados y la forma como stos debern alcanzarse
LABORALES
COMPORTAMENTALES
Se establecen a partir de los planes institucionales, operativos o de gestin de la dependencia o rea de trabajo, las funciones asignadas y los programas o proyectos de la entidad
Se establecen a partir de las competencias y conductas definidas en el Decreto 2539 de 2005. Las entidades que hayan definido sus propias competencias, podrn incluirlas y seleccionar las ms representativas y afines con la misin y visin de la Entidad
Las entidades del orden nacional, departamental y distrital, en las capitales de departamento y en los municipios de categora especial y primera debern establecerse Compromisos tanto Laborales como Comportamentales, sin embargo, estos ltimos no son obligatorios para los municipios de segunda a sexta categora Los Compromisos Comportamentales no tendrn incidencia en la calificacin obtenida por el evaluado. La informacin derivada de stos, deber incorporarse a los planes de capacitacin y de mejoramiento de las reas de desempeo y de la entidad. Los resultados de las evaluaciones tanto parciales como definitivas dependern del cumplimiento las metas asociadas a cada uno de los Compromisos Laborales establecidos.
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METAS
Son los resultados esperados para cada perodo de evaluacin, deben estar asociadas a las condiciones de calidad que garanticen el cumplimiento de los objetivos institucionales y planearse en el tiempo a corto y mediano plazo, describirse a partir de fases, etapas o avances, en trminos de cantidad y dems factores que permitan identificar el logro progresivo de los compromisos establecidos. El cumplimiento de las metas acordadas con cada evaluado deber contribuir al logro de los planes y proyectos de la dependencia. Los cronogramas son herramientas de gran utilidad para la descripcin y seguimiento de los compromisos fijados y permiten establecer la oportunidad con la que las entregas parciales de productos o servicios son efectuadas y como de manera acumulativa se logra el cumplimiento de los compromisos. La definicin de las metas debe garantizar la entrega de los productos y servicios que requiere la entidad bajo condiciones de calidad que pueden establecerse a partir de normas, protocolos, estndares, indicadores u otros factores
EVIDENCIAS
Son los soportes que permiten demostrar el cumplimiento de los compromisos adquiridos o establecidos en la fase inicial del proceso de evaluacin del desempeo; son tambin la fuente de informacin sobre las circunstancias que pueden afectar el desempeo del evaluado, para su validez, deben ser elaboradas y recolectadas de manera oportuna, con la suficiente inmediatez que garantice su confiabilidad y objetividad. A travs de ellas se identifican los avances y el logro de los compromisos, la forma como estos son alcanzados, las condiciones en las que estos se desarrollan, la forma como se enfrentan las dificultades para su cumplimiento, las oportunidades de mejoramiento tanto del evaluado como del proceso y la capacidad de liderazgo del evaluador para redireccionar, orientar o motivar la consecucin de los compromisos y metas de la dependencia. El acopio de evidencias debe permitir un mayor conocimiento del trabajo realizado por el evaluado, una mayor integracin entre quienes intervienen o comparten la
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realizacin de un proceso con miras al logro de resultados, as como la oportunidad de minimizar los errores, de establecer estrategias preventivas o de aplicar correctivos de manera oportuna, para garantizar el avance y logro de las metas en las condiciones de calidad requeridas para satisfacer las necesidades de los destinatarios finales de la dependencia o la entidad. La oportunidad en la entrega de las evidencias que demuestran el cumplimiento de los compromisos adquiridos o de las condiciones que le afectan, as como la calidad con la que las evidencias son producidas y entregadas, harn la diferencia entre un desempeo satisfactorio y un desempeo sobresaliente. Esto quiere decir que no bastar con entregar o cumplir los compromisos adquiridos, ya que ste para ser catalogado como Sobresaliente, deber superar la expectativa que sobre los compromisos se haya establecido, esto en trminos de tiempo, cantidad, calidad o dems criterios acordados, sobre los resultados esperados y demostrarse con suficiencia, autenticidad, validez, actualidad y pertinencia. Las evidencias aportan informacin en diferentes niveles, el ms comn de ellos est asociado a los resultados; sin embargo, otras opciones dan cuenta de los procesos mediante los cuales los resultados son alcanzados y es tal vez en este punto en el que el evaluador deber prestar especial atencin, ya que ste proceso ms que obedecer a una evaluacin de resultados, es como su nombre lo indica, una evaluacin de desempeo laboral, es decir, debera este proceso permitir valorar los aportes, esfuerzos y participacin en la construccin y el crecimiento institucional y no limitarse a la calificacin de resultados finales desconociendo el desempeo cotidiano del evaluado. Para lograr este propsito, evaluador y evaluado debern participar activamente en la elaboracin y acopio de evidencias, las cuales debern ajustarse a la realidad del desempeo tanto positivo como negativo del evaluado. Es pertinente sealar que este proceso no excluye el aporte de evidencias que puedan generar terceros, es decir, personas o reas que conozcan del desempeo del evaluado o reciban los productos o servicios que este elabore o entregue, bien a clientes internos o externos, a otras dependencias o a usuarios o beneficiarios de los productos o servicios que entrega el evaluado. Es importante sealar que an cuando en el inicio del perodo de evaluacin laboral se establezcan determinadas evidencias, la dinmica laboral e institucional puede generar que a lo largo del proceso se elaboren, acopien o identifiquen otro tipo de evidencias diferentes a las inicialmente sealadas, este hecho no limita su validez ni le resta importancia o credibilidad a la informacin que se pretende hacer valer ya que con ellas se puede acceder a valiosa informacin sobre las incidencias o eventualidades que pudiesen obstaculizar el cumplimiento de los compromisos o poner de manifiesto habilidades o destrezas no identificadas del evaluado.
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A continuacin se describen los tipos de evidencias identificados y algunas tcnicas para su elaboracin y recoleccin.
DESEMPEO
EVIDENCIAS
PRODUCTO
CONOCIMIENTO
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EVIDENCIAS DE DESEMPEO Son descriptivas de cmo interviene el evaluado en el proceso, cmo lo realiza y cmo lo ejecuta, son relativas al comportamiento del evaluado y observables a travs de sus actitudes y conductas.
Permiten demostrar:
El dominio del procedimiento y el proceso por parte del evaluado. Si el evaluado propone soluciones pertinentes y creativas a los problemas. Si el evaluado adopta estrategias adecuadas frente a incidentes o circunstancias crticas. El aprovechamiento de oportunidades y la disposicin para la realizacin de las actividades conducentes al cumplimiento de los compromisos establecidos. Si el evaluado es diligente en el servicio y atencin de usuarios y coherente con los principios y valores de la entidad y del servicio pblico.
Cmo se identifican? Las Evidencias de Desempeo responden bsicamente al CMO Cmo hace el evaluado determinada actividad, proceso o tarea? Cmo interviene para alcanzar las metas propuestas? Cmo participa de la solucin de incidentes o problemas que se presentan en desarrollo de los compromisos adquiridos?
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EVIDENCIAS DE PRODUCTO Son descriptivas de la calidad y cantidad de producto o servicio entregado, de acuerdo con los criterios establecidos y las metas fijadas. Son elementos concretos que demuestran el cumplimiento de lo establecido, los resultados parciales o totales alcanzados
Permiten demostrar: Los resultados alcanzados por el evaluado La experticia del evaluado en la generacin de productos y servicios La ventaja comparativa entre los diferentes productos que elabora y entrega el evaluado Los desarrollos alcanzados por el evaluado a lo largo del perodo de evaluacin El cumplimiento de los criterios que garantizan la calidad del producto y la oportunidad de su entrega El valor agregado que da el evaluado a cada producto que entrega Las alternativas de generacin de nuevos productos o de productos complementarios cuando las circunstancias o condiciones no hacen posible la entrega de los productos o servicios inicialmente establecidos Las Evidencias de Producto responden bsicamente al QU Qu entrega el evaluado? Qu aporte adicional hace el evaluado?
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EVIDENCIAS DE CONOCIMIENTO Son descriptivas de que el evaluado sabe lo que debe hacer, por qu lo debe hacer y para qu lo debe hacer. Son los conocimientos que requiere el evaluado para alcanzar los compromisos que se han establecido y que fundamentan la prctica en el ejercicio de sus actividades laborales. Implican la puesta en marcha de sus conocimientos, la aplicacin de conceptos y teoras para alcanzar los resultados esperados Los conocimientos le permiten al evaluado: asegurar la calidad, actualidad, oportunidad y coherencia en los productos y servicios pactados
Permiten demostrar: Lo que el evaluado sabe y como dispone de su conocimiento para alcanzar las metas establecidas Cul es su nivel de actualizacin segn su rea y nivel de formacin y como esa actualizacin incide en los resultados esperados de su desempeo Las habilidades y destrezas desarrolladas por el evaluado La capacidad de aprendizaje del evaluado a partir de su desempeo laboral y como esa capacidad le permite superar dificultades, aplicar correctivos a su desempeo y proponer alternativas de mejoramiento Las Evidencias de Conocimiento y Comprensin responden al Qu y Cmo: QU sabe el evaluado y CMO lo pone en prctica
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HERRAMIENTAS SUGERIDAS PARA LA RECOLECCION DE EVIDENCIAS Observacin directa del desempeo del evaluado Anlisis de productos o resultados, evaluando el cumplimiento de metas y criterios Elaboracin y anlisis de documentos a partir de reportes o seguimientos Mesas de trabajo Grupos de estudio Entrevistas a los evaluados Cuestionarios, formularios Listas de chequeo Protocolos, Guas de Observacin Actas de reuniones Informes y reportes, documentos Recopilacin de material fsico y virtual o sistematizado, fotografas, videos, exposiciones, eventos Referencias de terceros Pruebas de conocimientos sobre tcnicas, procedimientos y reas especficas que den cuenta de la experticia requerida para el cumplimiento de los compromisos adquiridos Sustentacin de trabajos o proyectos Conferencias Grupos de Estudio
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PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS El Portafolio de Evidencias es una herramienta que permite conocer, administrar y relacionar las evidencias generadas por el evaluador, el evaluado y por terceros El Portafolio no es un archivo paralelo de los productos o documentos que se elaboran para acreditar el cumplimiento de compromisos y metas La Evaluacin del Desempeo Laboral en el Sistema Tipo, prev el acopio de evidencias como un mecanismo para propender por la objetividad en el proceso de evaluacin, por tanto, las evidencias que se integren al Portafolio debern ser: Pertinentes con los compromisos laborales establecidos o clarificar si las evidencias dan cuenta de aportes adicionales o de proyectos en los que participa el evaluado. Autnticas, es decir producidas por el evaluado Suficientes, al cumplir con los criterios fijados Actuales, al corresponder al perodo objeto de evaluacin Validas, al referirse a los logros alcanzados hasta el momento en el que se efecta el acopio de evidencias Las Evidencias incluidas en el Portafolio, al ser valoradas con los criterios previamente sealados, permitirn establecer si stas: Son inferiores a lo esperado Se ajustan a lo esperado o Superan lo esperado En consecuencia el cumplimiento de los compromisos establecidos, sin que se demuestre un aporte adicional o un valor agregado a lo acordado, determinar un desempeo Satisfactorio.
EVIDENCIAS
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ESCALA DE CALIFICACIN Para el Sistema Tipo de Evaluacin del Desempeo Laboral, la CNSC estableci la siguiente escala de calificacin: SOBRESALIENTE SATISFACTORIO NO SATISFACTORIO 90 a 100 Puntos 70 a 89 Puntos 69 Puntos o menos
El nivel SOBRESALIENTE lo obtiene el evaluado a partir de la demostracin de un desempeo superior al esperado, es decir, cuando las evidencias que obran en el portafolio dan cuenta de la superacin de las metas o los resultados esperados en relacin con los compromisos fijados en la fase inicial del proceso, as mismo, cuando las evidencias permiten identificar los aportes o la participacin del evaluado en el cumplimiento de las metas de la dependencia o la entidad an cuando estos aportes no hayan sido previamente establecidos en la evaluacin. Adicionalmente se prev que s la entidad a establecido que la evaluacin de gestin har parte de la evaluacin del desempeo como factor de calificacin, el evaluado podr recibir hasta cinco (5) puntos adicionales en su evaluacin individual, como reconocimiento al trabajo en equipo de acuerdo con el nivel o grado de cumplimiento de las metas de la dependencia. Es necesario sealar que el nivel sobresaliente slo puede ser asignado una vez consolidados los resultados de las evaluaciones parciales semestrales las cuales indican el porcentaje de cumplimiento del evaluado frente a los compromisos fijados. Slo las evaluaciones definitivas tienen incidencia sobre la permanencia y retiro de los evaluados.
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CAPTULO 2 FASES DEL PROCESO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO LABORAL
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FASES DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO LABORAL SISTEMA TIPO
FASE PREVIA
PREPARACION DE LA ENTIDAD y DE LOS INTERVINIENTE S EN EL PROCESO
PRIMERA FASE FIJACION DE COMPROMISOS
SEGUNDA FASE SEGUIMIENTO AL DESEMPEO LABORAL EN EL PRIMER PERIODO Y REGISTRO DE EVIDENCIAS
TERCERA FASE EVALUACION DE MITAD DE PERODO
CUARTA FASE SEGUIMIENTO AL DESEMPEO LABORAL EN EL SEGUNDO PERODO Y REGISTRO DE EVIDENCIAS
QUINTA FASE EVALUACION DEL SEGUNDO SEMESTRE
SEXTA FASE CALIFICACION DEFINITIVA DEL PERODO EVALUADO
SEGUIMIENTO AL DESEMPEO LABORAL
REGISTRO DE EVIDENCIAS
SEGUIMIENTO AL DESEMPEO LABORAL
REGISTRO DE VIDENCIAS
APLICACIN DEL ACUERDO 27 DE 2008 PARA EL ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE
Art. 23 Acuerdo 18 de enero de 2008 La Comisin Nacional del Servicio Civil a travs del Sistema Tipo ha redefinido el proceso de Evaluacin del Desempeo Laboral y planteado que este es un proceso dinmico que como se ha sealado previamente involucra diferentes actores y requiere para su xito de la participacin constante de todos y cada uno de ellos. Concebida como una herramienta de gestin, la Evaluacin del Desempeo Laboral ha sido en la prctica reducida a un trmite administrativo sin mayor compromiso o aceptacin entre quienes hasta hace poco participaban del proceso, sin embargo, en la actualidad se constituye en una oportunidad para que evaluados y evaluadores fortalezcan los canales de comunicacin existentes y desarrollen estrategias dirigidas al mejoramiento continuo de las relaciones y condiciones laborales con miras a la obtencin de las metas y objetivos de cada rea y por ende de la entidad.
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Para garantizar la funcionabilidad del sistema, es necesario articular el proceso de evaluacin del desempeo laboral, con los dems procesos, mecanismos y sistemas de la administracin y la gestin pblica. El Decreto 1599 de 2005, define el Modelo Estndar de Control Interno -MECI- el cual en su estructura y componentes seala el desarrollo del talento humano ligado a planes mejoramiento continuo tanto en lo individual como en lo institucional, estos elementos son vinculantes en el Sistema de Evaluacin del Desempeo Laboral y deben entonces ser valorados, incluidos y desarrollados para poder alcanzar los objetivos comunes de la gestin institucional. As mismo, a travs de la Ley 872 de 2003, se crea el Sistema de Gestin de Calidad, el cual complementa lo dispuesto por la Ley 489 de 1998 que establece los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo, como puede verse, la Evaluacin del Desempeo Laboral es una herramienta de gestin fundamental que se integra de manera prctica a la estructura de calidad que interesa al Estado y resalta la participacin de los empleados en la consecucin de los objetivos y metas institucionales. Por su parte, la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, NTCGP 1000:2004, destaca la importancia del desarrollo del talento humano, con nfasis en la gestin que deben adelantar las entidades para garantizar el ingreso, desarrollo y permanencia de un recurso humano competente, capaz de desempearse con estndares de calidad, que se reflejen en la prestacin de servicios y en la entrega de productos que satisfagan la expectativa de sus destinatarios. En este mismo sentido, la Evaluacin del Desempeo Laboral, al vincular diferentes instancias y actores al proceso, permite evidenciar que tan actualizadas estn las herramientas de gestin institucional y de administracin del talento humano. Los planes operativos y los manuales de funciones y competencias laborales, son insumos bsicos del proceso que en algunos casos debern ser revisados y ajustados para que a travs de ellos se pueda articular el aporte individual del empleado desde su entorno y realidad laboral al cumplimiento de las metas institucionales de la entidad. Desde esta perspectiva, la Evaluacin del Desempeo Laboral es una oportunidad de crecimiento y desarrollo institucional, profesional y personal y permite que el trabajo adelantado en cumplimiento de los compromisos laborales asociados a las metas, planes y proyectos, sea evidenciado, documentado, valorado y reconocido de una manera objetiva y permanente tanto por evaluados como por evaluadores.
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Con este propsito la CNSC determin que la calificacin del desempeo deba sustentarse en la fijacin y seguimiento de los Compromisos Laborales ya que stos cuentan con mecanismos de medicin, confrontacin y valoracin que permiten su evaluacin de una manera objetiva y concreta, distante de la apreciacin perceptiva que caracterizaba el proceso. En cuanto al componente comportamental, si bien es cierto, est inmerso e implcito en el desempeo del empleado y es inherente al servicio pblico, es necesario reconocer que la administracin pblica actual, no cuenta con mecanismos y herramientas diseadas, divulgadas e implementadas que permitan con indicadores o estndares establecidos, valorar objetivamente el desempeo comportamental del evaluado, propiciando con ello la subjetividad y la parcialidad en su evaluacin y calificacin. Con fundamento en lo anteriormente, el Sistema Tipo de Evaluacin del Desempeo establecido por la CNSC, determina que la evaluacin del componente comportamental, deber efectuarse slo con fines de mejoramiento institucional, profesional y personal del evaluado, sin que dicha evaluacin modifique los resultados obtenidos a partir del cumplimiento de los compromisos laborales del empleado. Este componente podr ser modificado en las propuestas de sistema propio de cada entidad, siempre y cuando se cuente con el sustento terico y prctico que permita identificar una metodologa objetiva para su valoracin y calificacin. A continuacin, se hace una descripcin de las diferentes fases o etapas a travs de las cuales, la CNSC, ha desarrollado el proceso de Evaluacin del Desempeo Laboral.
A. FASE PREVIA En esta fase debern establecerse y desarrollarse mecanismos y estrategias que permitan tanto a evaluados como a evaluadores apropiarse del sistema de evaluacin del desempeo. Deber actualizarse y divulgarse el Plan Estratgico de la entidad y dems herramientas disponibles Y suministrar a evaluados y evaluadores los recursos necesarios para adelantar el proceso de Evaluacin del Desempeo Laboral. Para ello el Jefe de la Entidad deber como poltica institucional, determinar los trminos, plazos y condiciones en los que la EDL deber adelantarse.
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Deber adems, conformar la Comisin Evaluadora, la cual estar integrada por los funcionarios de Libre Nombramiento y Remocin de la entidad, estos funcionarios debern participar del proceso de evaluacin cuando para ello sean designados y acompaarn a los empleados de carrera y provisionales, cuando stos tengan a su cargo empleados que deban ser evaluados en los trminos y condiciones sealados en el Acuerdo 18 del 22 de enero de 2008. As mismo, el Jefe de la Entidad, deber instruir a evaluados y evaluadores sobre el uso que se dar a la evaluacin de gestin que efecten las reas de Control Interno, indicando si stas tendrn o no incidencia en el resultado final de la evaluacin del desempeo laboral de los empleados, ya que sta podr aplicarse como un criterio orientador sealando la correspondencia de los resultados de las reas con los resultados que podra obtener el evaluado, o determinar como un reconocimiento al trabajo en equipo, que al alcanzarse las metas institucionales, los evaluados pudiesen obtener hasta cinco puntos adicionales en su evaluacin definitiva. Es preciso sealar que en ningn caso, la evaluacin definitiva podr sobrepasar los cien puntos previstos en la escala de calificacin. En todo caso, esta determinacin deber ajustarse a los principios de igualdad, mrito y objetividad sobre los cuales se fundamenta el sistema de evaluacin del desempeo y tendr aplicacin para el perodo anual sin que dicha determinacin pueda ser modificada durante ese mismo trmino. En aras de garantizar los principios invocados, deber preverse un procedimiento o mecanismo que garantice la realizacin de la evaluacin de gestin en todas y cada una de las reas o dependencias de la entidad para lo cual la Oficina de Control Interno podr contar con el apoyo de las Oficinas o reas de Planeacin. En cumplimiento de las polticas adoptadas por el Jefe de la Entidad, las Oficinas de Planeacin, Control Interno y Talento Humano, debern disear e implementar estrategias de divulgacin del Sistema de Evaluacin del Desempeo y de los insumos que sustentan su desarrollo, a travs de jornadas, actividades, documentos o informacin virtual que facilite a los diferentes actores, su participacin activa y decidida en el Sistema de Evaluacin del Desempeo, comprometiendo su intervencin y aporte al mismo y destacando la importancia del aporte individual y de equipo al cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Los insumos aludidos incluyen como mnimo: El plan de desarrollo, plan estratgico, planes de accin, de gestin, operativos anuales o con los que la entidad cuente, planes de mejoramiento, acuerdos de gestin de los gerentes pblicos, manuales de funciones y competencias laborales y para el caso de los compromisos comportamentales, el Decreto 2539 de 2005, o las normas complementarias o disponibles en la entidad.
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En esta fase, el responsable de talento humano, deber suministrar los instrumentos dispuestos por la CNSC y brindar el acompaamiento y apoyo tcnico que permita a evaluados y evaluadores participar del proceso en condiciones de objetividad e igualdad, para ello deber instruirles en el manejo, administracin y custodia de las herramientas que hacen parte del sistema. Por su parte la Comisin de Personal deber en cumplimiento de sus funciones garantizar la participacin de los diferentes actores del proceso y el acatamiento de las directrices establecidas por la CNSC. A partir de esta fase, el evaluador deber asumir el reto y la responsabilidad de la implementacin del sistema de evaluacin del desempeo en el rea a su cargo, para lo cual deber conocer los planes, programas, proyectos, metas y aportes de la dependencia al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, liderar el proceso, efectuar el acompaamiento respectivo, conocer los instrumentos que hacen parte integral del sistema y responder por su administracin y funcionamiento. As mismo, deber identificar el potencial del personal a su cargo y en el marco de un ambiente de respeto y desarrollo organizacional, garantizar su imparcialidad y objetividad a lo largo de cada perodo de evaluacin. Para garantizar dicha objetividad, al evaluado le corresponde participar activa y comprometidamente en el proceso de evaluacin del desempeo laboral y en la implementacin del sistema, para ello a partir de esta fase, deber documentarse sobre los lineamientos y directrices que rigen el sistema, incluyendo fechas plazos y condiciones en las que el proceso debe desarrollarse, deber conocer los instrumentos diseados por la CNSC y participar de las jornadas o actividades que adelante la entidad para divulgar o actualizar los planes y dems insumos que viabilizan la evaluacin del desempeo. El evaluado, adems de conocer el proceso, deber apropiarse de los derechos que le asisten como responsable del sistema, para lo cual deber conocer entre otros aspectos, sobre los trminos, procedencia y oportunidad de las recusaciones a los evaluadores para que haga uso de ellas cuando considere que puede verse afectada la objetividad de la evaluacin, tambin deber conocer del procedimiento para la interposicin de recursos contra las evaluaciones definitivas y documentar en debida forma las solicitudes que sustenten sus actuaciones. Adicionalmente el evaluado deber ser propositivo frente a los compromisos que se establezcan en el proceso de evaluacin asumiendo su responsabilidad para el cumplimiento de las metas del rea y su aporte a las metas institucionales, trascendiendo los sealamientos y orientaciones del manual de funciones y competencias laborales de la entidad en procura del desarrollo y logro de proyectos institucionales.
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Es importante sealar que de la actitud participativa y comprometida de evaluadores y evaluados depende objetividad de la evaluacin y el xito de la implementacin de este sistema.
B. PRIMERA FASE: Fijacin de Compromisos Los compromisos que se establezcan en esta etapa debern ajustarse a las capacidades, conocimientos, habilidades y destrezas de los evaluados, en otras palabras, debern ser coherentes con la competencia de cada empleado y ser representativos de su aporte al cumplimiento de las metas del rea. Esta coherencia tambin implica que debern tenerse en cuenta las condiciones del entorno laboral, herramientas, insumos disponibles, acceso a la informacin y dems elementos que requiera el empleado para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos. Previas estas consideraciones, la entidad deber identificar la obligatoriedad o no de incluir en el proceso de evaluacin del desempeo laboral el componente comportamental en aplicacin de las disposiciones contenidas en los Acuerdos 17 y 18 de 2008 expedidos por la CNSC Evaluado y Evaluador debern haber participado de la Fase Previa de preparacin y por tanto conocer los procedimientos, implicaciones e instrumentos que integran el sistema de evaluacin del desempeo laboral. Deber disponerse de los insumos ya sealados y establecer una metodologa que permita la articulacin de las metas, planes y proyectos de la entidad y del rea, con las actividades a desarrollar por el evaluado para el logro de los compromisos que se establezcan, teniendo en cuenta las condiciones, oportunidades y limitantes atribuibles tanto a la entidad como al evaluado, para ello se contar con el apoyo de la oficina o rea de planeacin. Para adelantar esta tarea, el evaluador podr convocar a todo el equipo de trabajo para determinar la participacin y aportes de los diferentes empleados en el logro de las metas del rea y propiciar el trabajo en equipo como mecanismo de gestin, involucrando, comprometiendo y aunando esfuerzos en pro de objetivos comunes.
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Esta estrategia permitir fortalecer los canales de comunicacin en el rea de trabajo y garantizar que la informacin que alimenta el proceso de evaluacin del desempeo laboral sea conocida, entendida y apropiada por quienes integran el equipo de trabajo, facilitando a futuro el seguimiento, la retroalimentacin, la aplicacin de medidas preventivas o de los correctivos que se consideren necesarios para alcanzar los compromisos adquiridos. Una vez adelantado este proceso, el evaluador convocar al evaluado y le plantear las expectativas que de manera particular tiene sobre su desempeo y sobre su aporte a las metas, programas y proyectos del rea y las condiciones en las que espera se cumplan los compromisos propuestos. Por su parte el evaluado asumir de manera proactiva y realista su participacin en el proceso y expondr sus propias expectativas y aportes significativos para su cumplimiento. Ser propositivo frente a los compromisos que se establezcan en el proceso de evaluacin asumiendo su responsabilidad para el cumplimiento de las metas del rea y su aporte a las metas institucionales. Evaluado y evaluador debern ser concientes de la importancia de establecer compromisos laborales que garanticen el cumplimiento de las metas del rea, por tanto, los compromisos que se establezcan debern ser realizables, medibles, cuantificables y verificables. Los compromisos debern representar un reto para el evaluado sin que ello implique un grado de dificultad que obstaculice o imposibilite su realizacin o que desborde su capacidad de gestin y el cumplimiento de las funciones inherentes a su empleo, debern adems ajustarse a la realidad institucional y ser consecuentes con las capacidades del evaluado. En ningn caso, el no llegar a un acuerdo sobre los compromisos a establecer, eximir de su responsabilidad a evaluados y evaluadores. De manera excepcional y agotadas las instancias de participacin y concertacin, de presentarse el caso, el evaluador deber fijar los compromisos laborales al evaluado con observancia a las directrices previamente sealadas y ste a su vez deber asumir los compromisos fijados como propios. Es necesario tener en cuenta que los compromisos laborales que se definan an cuando son anuales, podrn establecerse de manera diferencial y semestralizada, es decir para cada uno de los dos periodos parciales que integran la evaluacin anual, o podrn ser los mismos a evaluar en el primero y segundo semestre, caso en el cual, el peso o valor asignado a cada compromiso podr valorarse segn su relevancia o impacto en uno y otro semestre.
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Una vez identificados los compromisos laborales, deber determinarse de acuerdo con su relevancia, impacto y significancia, la asignacin del valor porcentual de cada compromiso, el valor total deber corresponder al 100% de los resultados esperados en el marco del sistema tipo. En esta fase deber hacerse plena claridad de que el cumplimiento de los compromisos laborales por si solo, no garantiza la obtencin de una calificacin sobresaliente, ya que para alcanzar este nivel, el evaluado deber entregar un valor agregado evidenciado en los resultados, en la calidad, oportunidad o entrega de los avances de su desempeo, o en la gestin desarrollada para alcanzar los compromisos establecidos o para superar las dificultades que pudieran presentarse a lo largo del perodo de evaluacin, el evaluado deber exceder su propia expectativa y documentar las gestiones de su desempeo para que de una manera objetiva e imparcial, la valoracin del desempeo laboral pueda ser catalogada como sobresaliente, en caso contrario, la calificacin se limitar al nivel satisfactorio si se cumplen los compromisos pactados o no satisfactorio si stos no son alcanzados. En esta fase debern adems definirse las metas a alcanzar para garantizar el logro de los compromisos laborales establecidos, as como las evidencias que sustentarn el desempeo y los resultados obtenidos. Como respaldo al establecimiento de las metas, se recomienda la inclusin de cronogramas en los que se identifiquen las fases, etapas, tiempos o avances requeridos para el cumplimiento de los compromisos pactados, esta metodologa an cuando requiere de mayor dedicacin en la fase inicial, representa una garanta tanto para los evaluados como para los evaluadores ya que da claridad respecto del desempeo y los resultados esperados a lo largo del perodo y en particular facilita la objetividad cuando deben producirse evaluaciones parciales eventuales. Por su parte, las entidades que deban establecer compromisos comportamentales, debern contar con los insumos que resulten pertinentes, en trminos generales, disponer del Decreto 2539 de 2005, el cual en los artculos 7 y 8 establece las competencias comunes a todos los servidores pblicos y por nivel jerrquico respectivamente. Es necesario precisar que las competencias sealadas, no deben limitarse a una identificacin o enumeracin general ya que stas son descriptivas del comportamiento que los ciudadanos esperan sea caracterstico de quienes prestan sus servicios al Estado, por consiguiente, es necesario que adems de divulgar el contenido del citado Decreto, las entidades diseen estrategias que permitan su incorporacin al comportamiento cotidiano de los empleados en sus diferentes niveles y ocupaciones para que as stas hagan parte de la cultura organizacional de las entidades.
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De igual forma, podrn tomarse como referente otros insumos o herramientas disponibles en la entidad, como las competencias institucionales, los cdigos de tica, los principios y valores y dems elementos significativos y representativos que estn formalmente identificados o establecidos en la entidad y que resulten ms pertinentes y ajustados a su misin y a los dems elementos de la cultura organizacional. Estos compromisos debern establecerse de acuerdo con su impacto, representatividad o aporte al logro de las metas institucionales y de la dependencia. Por ejemplo, si la misin del rea se relaciona con la atencin al pblico, bien podra determinarse que dentro de los compromisos comportamentales del evaluado se establezca el de orientacin al usuario y al ciudadano, teniendo en cuenta adems las conductas asociadas que permiten identificar de manera prctica el desempeo comportamental. En cuanto al nmero de compromisos a establecer, este depender de la dinmica laboral del evaluado y de la dependencia, sin embargo, se recomienda establecer no menos de cuatro compromisos laborales ni ms de seis, a fin de contar con elementos de juicio suficientes y razonables que den cuenta del desempeo laboral, sin embargo, dada al naturaleza de las funciones en algunos casos el nmero de compromisos puede ser inferior o superior al sealado. Para el caso de los compromisos comportamentales, se ha sealado en la reglamentacin vigente que debern establecerse un total de tres por evaluado. En lo que hace referencia a la administracin y custodia de los instrumentos diligenciados, esta corresponde al evaluador como superior jerrquico, quien a su vez deber entregar copia de los compromisos establecidos al evaluado para garantizar el seguimiento y transparencia del proceso.
C. SEGUNDA FASE: Seguimiento al desempeo laboral y registro de evidencias Esta fase se desarrolla durante el primer semestre del perodo de evaluacin y permite identificar las condiciones y caractersticas de un buen lder, as como la responsabilidad del evaluado frente a los compromisos adquiridos. Una vez formalizados los compromisos, el evaluador deber orientar, estimular, motivar e incentivar a los evaluados a su cargo y en general a su equipo de trabajo para garantizar el cumplimiento de los compromisos del rea a su cargo.
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El seguimiento es una labor constante del evaluador que se extienden durante todo el perodo de evaluacin que le permitir conocer los avances, logros, dificultades y circunstancias que afectan o inciden en el desempeo laboral y comportamental del evaluado. El evaluador podr a partir del seguimiento, sealar medidas preventivas, aplicar los correctivos que encuentre pertinentes e identificar nuevas necesidades y oportunidades de desarrollo de los evaluados o proponer modificaciones o ajustes a los compromisos y dems componentes del sistema siempre y cuando exista una justificacin tcnica y no caprichosa para ello. Podr tambin conocer el desempeo laboral del empleado y a partir de ese conocimiento, fundamentar los resultados de la evaluacin no slo en los productos o resultados entregados sino en la forma como estos fueron alcanzados. El evaluador tendr la oportunidad de comparar los logros y la calidad de los mismos cuando estos se produzcan, podr confrontar y verificar que corresponden a lo establecido y como con ellos el evaluado contribuye al cumplimiento de las metas del rea. Para ello evaluadores y evaluados podrn hacer uso de las herramientas sealadas en esta gua o disear sus propias estrategias para valorar y calificar su desempeo. En todo caso las herramientas o estrategias a utilizar debern fomentar el trabajo en equipo, ser conocidas tanto por el evaluado como por el evaluador, facilitar la mutua participacin en el proceso permitiendo la documentacin y elaboracin de evidencias, su recopilacin o acopio de informacin sobre la cual se sustente la posterior calificacin del empleado para as atender los principios de mrito, objetividad e igualdad a partir de la transparencia y la responsabilidad compartida de los intervinientes. En esta fase los evaluados deben desarrollar las estrategias y mecanismos a travs de los cuales se alcancen las metas y compromisos establecidos, debern poner en prctica sus conocimientos, habilidades y destrezas para demostrar con hechos concretos los resultados de su desempeo y poner en evidencia la forma como estos fueron obtenidos sin el menoscabo del cumplimiento de las dems funciones y obligaciones propias de su cargo. As mismo, tendrn la oportunidad de evidenciar las condiciones adversas que dificulten o imposibiliten el cumplimiento de los compromisos adquiridos a fin de que estas circunstancias sean tenidas en cuenta en la fase de evaluacin y se limite la afectacin al evaluado.
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El cumplimiento de los compromisos laborales deber demostrarse a travs de las evidencias que tanto evaluador como evaluado elaboren, ajustarse a la realidad del desempeo y reunir las condiciones de calidad establecidas. Las evidencias tambin podrn ser aportadas por terceros que conozcan del desempeo del evaluado o que reciban los productos o servicios que este elabore o entregue. En las entidades en las que se establezcan compromisos comportamentales el seguimiento deber permitir identificar y destacar las fortalezas de cada evaluado y sealar las acciones que contribuyan de manera efectiva a su mejoramiento. Para este componente el sistema tipo no prev de manera sistemtica el registro de evidencias pero seala que a travs del seguimiento, se identifiquen las conductas ms relevantes del evaluado, incluyendo aquellas que deben ser reconocidas como fortalezas de su comportamiento y tambin aquellas que son susceptibles de mejoramiento, stas ltimas se entendern como oportunidades de crecimiento y desarrollo del evaluado. Los resultados de este seguimiento debern ser incorporados a los programas de mejoramiento individual e institucional de la entidad a travs de los planes de capacitacin y bienestar. Para efectuar el acopio de evidencias y el seguimiento a cada evaluado, el sistema tipo prev un instrumento denominado Anexo 1, a travs del cual los intervinientes pueden documentar el desempeo y registrar el cumplimiento o no de los compromisos y la calidad de los mismos. A travs de esta actividad, el evaluador plasma los resultados del seguimiento y acompaamiento que a lo largo del perodo efecta al desempeo del evaluado. La documentacin del proceso ser el mecanismo mediante el cual se asegure la objetividad de la evaluacin, por tanto la elaboracin de evidencias es una responsabilidad compartida entre el evaluado y el evaluador. En ningn caso el acopio de evidencias puede dar lugar a la generacin de dobles archivos en la entidad. Es necesario precisar que las evidencias que se elaboren debern ser vlidas, pertinentes, autnticas, suficientes y actuales y podrn ser incorporadas al portafolio de evidencias tanto por el evaluador como por el evaluado o por terceros.
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De esta forma se garantiza que la calificacin se sustente en los documentos y dems evidencias que conforman el portafolio y no en apreciaciones condicionadas a la percepcin del evaluador. Por otra parte, el registro de evidencias legitima el papel del funcionario del libre nombramiento y remocin como miembro de la comisin evaluadora ya que en la mayora de los casos ste no cuenta con la cercana e inmediatez del seguimiento del evaluado y es all donde el anlisis y valoracin del portafolio de evidencias contrastado con los compromisos establecidos y las metas fijadas le permiten emitir una calificacin ajustada a la demostracin del desempeo del evaluado sin la afectacin de informacin carente de sustento que pueda afectar su imparcialidad. En cuanto a los compromisos comportamentales, su seguimiento deber efectuarse en los mismos trminos y circunstancias en las que se produzca el seguimiento a los compromisos laborales, la oportuna intervencin del evaluador deber orientar al evaluado para que incorpore en su comportamiento diario, las conductas asociadas a las competencias comunes o por nivel jerrquico establecidas como compromiso comportamental. Sin perjuicio de lo sealado en el Acuerdo 18 de 2008, evaluados y evaluadores podrn igualmente documentar el desempeo comportamental para sustentar los insumos que debern incorporarse a los planes de capacitacin y mejoramiento de los empleados y de la entidad.
D. TERCERA FASE: Evaluacin de Mitad de Perodo Esta fase permite valorar cuantitativamente el cumplimiento de las metas y con ello de los compromisos establecidos. Las evidencias consignadas o acopiadas en el Portafolio, permitirn determinar los resultados alcanzados por el evaluado y el cumplimiento de los criterios asociados a la calidad de su desempeo y de los resultados obtenidos. Esta evaluacin deber desarrollarse entre el 1 y el 15 de agosto de cada ao. En esta fase la responsabilidad compartida entre el evaluado y el evaluador o la Comisin Evaluadora -si a ello hay lugar-, garantizar el cumplimiento de dos de los principios en que se fundamenta el sistema de evaluacin del desempeo: la objetividad y el mrito.
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Para ello el evaluado podr suministrar las evidencias que considere pertinentes, para que sean incorporadas al portafolio En desarrollo del proceso, el evaluador deber sopesar los resultados obtenidos por el evaluado, con las circunstancias en las que estos fueron alcanzados, as mismo, valorar las condiciones y eventualidades que incidieron negativamente o impidieron la consecucin de los compromisos establecidos. El evaluador al confrontar las evidencias, deber determinar el cumplimiento o incumplimiento de los compromisos y metas, para lo cual tomar como referente las fechas, plazos, trminos, condiciones y criterios fijados al inicio del perodo y los avances entregados por el evaluado al momento de la evaluacin. Estas circunstancias debern ser especialmente consideradas ante las evaluaciones parciales eventuales que puedan presentarse ya que los avances o resultados debern valorarse en la proporcionalidad del peso porcentual otorgado a cada compromiso y de acuerdo con el tiempo o trmino en el que se efecte la evaluacin. En caso de existir evaluaciones parciales eventuales, stas se ponderarn y del total de las evaluaciones efectuadas en el semestre se obtendr un consolidado semestral, la cual no tendr incidencia en la permanencia o retiro del funcionario. Para efectos de la ponderacin de resultados cuando se presentan evaluaciones parciales eventuales, deber tenerse en cuenta el nmero de das efectivamente laborados por el evaluado, esto significa que si el evaluado se ha separado del empleo por un trmino de treinta das continuos o ms y en consecuencia no ha laborado la totalidad del perodo, an cuando la frmula sealada en los instrumentos de evaluacin determina un perodo semestral que totaliza 180 das, este nmero deber ajustarse al nmero de das restantes para no afectar negativamente la calificacin obtenida por el evaluado. En esta misma fase debern valorarse los compromisos comportamentales con fines de mejoramiento, a partir del seguimiento efectuado en la fase anterior, para ello debern registrarse los comportamientos ms sobresalientes o destacados del evaluado y aquellos aspectos en los que deba mejorar y que se constituyen en una oportunidad de crecimiento tanto personal como institucional. Los resultados obtenidos tanto en lo laboral como en lo comportamental, debern orientarse a la formulacin de correctivos, al redireccionamiento de estrategias o redefinicin de compromisos, segn sea el caso y sern comunicados por el evaluador al evaluado dentro de los dos das siguientes a que se produzca la calificacin.
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En caso de no efectuarse la calificacin en los plazos sealados el evaluado deber solicitarla dentro de los cinco das siguientes, de no producirse, el resultado de la evaluacin parcial se entender en el mnimo aprobatorio. Es preciso sealar que an cuando las evaluaciones parciales, sean estas eventuales o semestrales, no admiten la interposicin de recursos por ser actos de trmite, los evaluados si pueden hacer uso de los recursos de reposicin y apelacin ante el evaluador cuando se consolide el resultado definitivo del perodo anual de evaluacin. Para ello los evaluados que deseen hacer uso de este derecho, debern documentar las razones que sustenten su reclamacin y presentarla cuando sea notificada la calificacin definitiva, en los trminos del procedimiento sealado en el Decreto 760 de 2005.
E. CUARTA FASE: Seguimiento al Desempeo Laboral y Registro de Evidencias Esta fase se desarrollar en los mismos trminos y condiciones sealados en la segunda fase. Evaluador y evaluado debern ser especialmente diligentes y cuidadosos en la seleccin, elaboracin y aporte de evidencias ya que no podr incluir en este perodo evidencias asociadas a resultados o metas alcanzadas durante el primer perodo de evaluacin o que ya hayan sido valoradas. El evaluador deber hacer nfasis en los correctivos y planes de mejoramiento identificados en la tercera fase y motivar su implementacin con miras al cumplimiento de los compromisos adquiridos por el evaluado. De ser pertinente y contar con elementos tcnicos que motiven la modificacin de compromisos, podrn hacerse los ajustes que se consideren necesarios. La flexibilidad otorgada al sistema permite adems de identificar las dificultades, limitantes, cambio en las prioridades institucionales u otras novedades, realizar los ajustes a los compromisos inicialmente fijados, para ello deber disponerse del Anexo 3 Ajuste o modificacin a los compromisos laborales. De tal circunstancia debern hacer parte tanto evaluados como evaluadores.
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F. QUINTA FASE: Evaluacin del Segundo Semestre Esta fase se cumplir del 1 al 15 de febrero de cada ao y en ella se valorarn el desempeo, los aportes y resultados del evaluado en cumplimiento de los compromisos establecidos al inicio del perodo de evaluacin. El procedimiento sealado en la tercera fase, es aplicable a la evaluacin del segundo semestre y se fundamenta en los hechos y acciones desarrolladas por el evaluado en el respectivo perodo no pudiendo ser valoradas, tenidas en cuenta o calificadas las evidencias que han sustentado la evaluacin de perodos anteriores. Es importante sealar que la participacin del evaluado tanto en esta como en las dems fases, contribuye al fortalecimiento de los procesos comunicacionales y de mejoramiento continuo ya que propicia la retroalimentacin con el evaluado. Sin embargo, es pertinente sealar que la inasistencia o la no participacin del evaluado en las fases de calificacin no es causal para invalidar los resultados obtenidos ya que estos deben fundamentarse en el mrito y la objetividad y no en un proceso de concertacin, de all la importancia de documentar los aportes y logros obtenidos, as como las contingencias o eventualidades que pudieran presentarse en cumplimiento de los compromisos establecidos. La responsabilidad de esta fase involucra tanto al evaluado como al evaluador y es vinculante para todos los intervinientes en el proceso, mxime si se tiene en cuenta que los resultados individuales deben ser consecuentes con los resultados obtenidos en las evaluaciones de gestin efectuadas por las oficinas, reas o responsables de control interno y que reflejan el aporte del trabajo en equipo al cumplimiento de las metas y objetivos de los planes operativos anuales. Para ello control interno deber remitir de manera oportuna al jefe de la entidad los resultados de la evaluacin de gestin por reas o dependencias para que ste a su vez instruya a los evaluadores sobre su aplicacin e incidencia en la evaluacin del desempeo laboral. Una vez producida la calificacin semestral esta deber ser comunicada al evaluado en los trminos del Decreto 760 de 2005 o podr ser solicitada por el evaluado dentro de los dos das siguientes al trmino sealado, de no producirse sta se entender como se seal previamente en el mnimo aprobatorio.
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Para todos los efectos es importante destacar que en los casos en los que participe la Comisin Evaluadora, esta actuar como un solo evaluador y en tal sentido de manera unificada debern producir conjuntamente una sola calificacin, no siendo procedente la realizacin de calificaciones independientes que posteriormente puedan ser promediadas. De presentarse recursos en la sexta etapa, stos debern ser igualmente resueltos por quienes hayan conformado la respectiva comisin.
G. SEXTA FASE: Calificacin Definitiva del Perodo Evaluado En esta fase se consolidarn los resultados obtenidos a lo largo del perodo anual de evaluacin. Teniendo en cuenta que este resultado reflejar el porcentaje de cumplimiento de los compromisos laborales establecidos, la calificacin obtenida corresponder al tope mximo otorgado al nivel satisfactorio, es decir, el evaluado que haya cumplido el 100% de los compromisos laborales, recibir una calificacin de 89 puntos. Sobre este resultado, en las entidades en las que las evaluaciones de gestin elaboradas por control interno hayan sido tenidas en cuenta como factor de calificacin, podrn obtenerse hasta cinco (5) puntos adicionales siempre y cuando el informe determine un alto cumplimiento de las metas del plan operativo anual de la dependencia. La entidad deber establecer el procedimiento mediante el cual se garantice la evaluacin de gestin a la totalidad de reas o dependencias de la entidad, as mismo, deber determinar y comunicar a los funcionarios, las condiciones que se tendrn en cuenta para la asignacin del puntaje resultante de la evaluacin de gestin por dependencias. Este puntaje oscilar entre uno (1) y hasta cinco (5) puntos y cobijar por igual a todos los funcionarios que hagan parte del rea o dependencia evaluada. Si por el contrario, la entidad determina que la evaluacin de control interno es cualitativa, sta deber ser tenida en cuenta como criterio orientador suministrando informacin descriptiva de los resultados alcanzados por la dependencia a fin de garantizar una correspondencia entre la evaluacin individual y la evaluacin institucional. La entidad no podr obviar del proceso de evaluacin del desempeo laboral, la evaluacin de gestin por dependencias.
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Para la realizacin de la evaluacin de gestin por dependencias, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno expidi la Circular No. 04 del 27 de septiembre de 2005, junto con el instructivo y los formatos de evaluacin. Esta informacin ha sido incluida en el Anexo 2 de la presente Gua junto con la Circular Externa No. 100-002 del 23 d e enero de 2009 expedida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.. Es pertinente sealar que sta evaluacin es una de las alternativas contempladas en el sistema tipo para acceder al nivel sobresaliente, el cual tambin puede alcanzarse a travs de la verificacin de las evidencias que hagan parte del respectivo portafolio y que demuestren los aportes adicionales del evaluado al cumplimiento de las metas de la entidad o la dependencia an cuando estos no hagan parte de los compromisos fijados. Tambin debern valorarse de manera especial aquellas evidencias que permitan demostrar que se superan las expectativas inicialmente sealadas, esto incluye la entrega anticipada de resultados parciales o definitivos de los productos o servicios que hacen parte de los compromisos laborales del evaluado y las dems condiciones referidas en el Acuerdo 27 de 2008. La valoracin de estas evidencias podr otorgar hasta once (11) puntos adicionales al evaluado, sin embargo, si la evaluacin de control interno es tenida en cuenta como factor de calificacin, el puntaje que sea asignado como resultado de esta evaluacin, deber hacer parte de los once puntos que integran el nivel sobresaliente. De tal forma que si la entidad ha previsto la asignacin de cinco puntos como resultado de la evaluacin de gestin por dependencias, los funcionarios slo podrn recibir hasta seis puntos como reconocimiento de contribuciones o aportes adicionales y as totalizar los once puntos indicados previamente La calificacin definitiva en ningn caso podr superar los cien (100) puntos establecidos en la escala de calificacin. En todo caso los resultados de la calificacin definitiva debern ser motivados por parte de quien acte como ltimo evaluador y notificados por el jefe inmediato del evaluado dentro de los dos das siguientes a que sta se produzca. En todos los casos el evaluador deber dejar expresa constancia de las razones que sustentan la calificacin asignada. Con especial nfasis deber indicar si el portafolio incluye o no, evidencias que sustenten que los resultados del desempeo son superiores a los inicialmente fijados o que se refieran a aportes adicionales entregados por el evaluado.
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En caso de no efectuarse la calificacin definitiva dentro del trmino sealado, el evaluado deber solicitarla dentro de los cinco das siguientes y el valuador tendr cinco das para realizarla, en caso de no producirse, sta se entender en el mnimo aprobatorio. El evaluado podr interponer los recursos de reposicin y de apelacin si ste ltimo resulta procedente, ante el jefe inmediato y ante el superior inmediato de ste, para lo cual cuenta con un trmino de cinco das a partir de la notificacin. El recurso deber acompaarse de las pruebas o documentos en los cuales sustenta su solicitud y deber presentarse en los trminos sealados en el Decreto Ley 760 de 2005
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CAPTULO 3 INSTRUMENTALIZACIN DEL PROCESO DE EVALUACIN DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS
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I. FORMATO DE INFORMACIN GENERAL En este formato debern consignarse los datos completos de identificacin de quienes intervienen en el proceso, de acuerdo con las recomendaciones descritas y como se seala a continuacin:
SISTEMA TIPO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO LABORAL

INCORPORE AQU EL LOGO DE LA ENTIDAD COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL CNSC ENTIDAD Fecha de Diligenciamiento: COMISIN EVALUADORA IDENTIFICACIN
(DILIGENCIE DE MANERA INTEGRAL LOS DATOS)
INFORMACION GENERAL
DIA
MES
AO
EVALUADO EVALUADOR (Jefe Inmediato) INTERVINIENTES
EVALUADOR (Funcionario de Libre Nombramiento y Remocin

en caso de constituir Comision Evaluadora)
NOMBRE COMPLETO
DOCUMENTO DE IDENTIDAD EMPLEO

(DENOMINACIN-CDIGO-GRADO)
NIVEL JERRQUICO DEPENDENCIA O AREA FUNCIONAL PROPSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO
META(S) INSTITUCIONAL(ES) O DE LA DEPENDENCIA A LA(S) QUE CONTRIBUIR EL DESEMPEO DEL EVALUADO

Ver 2 - Feb, 2009
HOJA 1
Tenga en cuenta que los datos del evaluador en la segunda casilla solo debern diligenciarse cuando proceda la conformacin de la comisin evaluadora. Recuerde que el evaluador deber ser el funcionario que ejerza como superior o jefe inmediato y su cargo deber corresponder mnimo a un grado o nivel superior al del evaluado.
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II. FORMATO ACUERDO COMPROMISOS LABORALES Este formato deber diligenciarse al inicio del perodo de evaluacin o cuando el evaluado sea asignado a una nueva rea de desempeo como resultado de un traslado o de encargo, en el se consignarn los compromisos adquiridos por el funcionario a partir la informacin consignada en el Formato I. Este proceso deber desarrollarse de manera conjunta entre evaluador y evaluado, determinando los productos que derivados del desempeo del funcionario contribuirn al logro de los objetivos y metas institucionales o proyectos de la dependencia. Es necesario precisar que si bien los manuales especficos de funciones y competencias laborales son fuente primaria de informacin, los compromisos pactados no podrn corresponder a la trascripcin de las funciones sealadas en los mismos sino a los productos o valores agregados que el funcionario este en condiciones de entregar a partir su ejercicio laboral. En el formato deber sealarse la fecha del perodo objeto de evaluacin, diligenciarse todos los campos previstos y asignarse el peso respectivo a cada uno de los compromisos de acuerdo con su importancia, trascendencia y aporte al cumplimiento de las metas del rea. El Compromiso Laboral deber definirse a partir de una estructura gramatical que permita identificar la actividad a desarrollar por parte del evaluado, concretarse en un producto especfico y caracterizarse por unas condiciones de calidad ajustadas a las necesidades o requerimientos exigidos por la entidad o los destinatarios de esos productos o servicios. Deber entonces definirse a partir de:
VERBO + OBJETO + FINALIDAD El verbo deber permitir identificar una accin observable y verificable, debern evitarse verbos que no involucren al evaluado con el resultado de sus acciones. En este sentido no debern emplearse verbos como: velar, apoyar, propender. En su lugar debern referir acciones concretas como: elaborar, disear, desarrollar. (Consultar el listado sugerido de verbos en el anexo 1).
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FORMATO ACUERDO DE COMPROMISOS LABORALES
SISTEMA TIPO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO LABORAL COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL -CNSCNOMBRE DEL EVALUADO: AL PERIODO EVALUADO DEL: COMPROMISOS LABORALES METAS COMPROMISO LABORAL
(Fije uno o Varios)
(DEBER REFERIRISE A PRODUCTOS O SERVICIOS QUE ESTE EN CAPACIDAD DE ENTREGAR EL EVALUADO) ESPERADOS (HASTA 100%) A. EVALUACIN B. EVALUACION PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE Periodo de Prueba
ACUERDO DE COMPROMISOS LABORALES
INCORPORE AQU EL LOGO DE LA ENTIDAD
DIA
MES
AO
DIA
MES
AO
EVIDENCIAS (DEBERN PERMITIR ESTABLECER LOS AVANCES REQUERIDOS PARA EL (DESCRIPCIN DE LOS CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS SOPORTES QUE DEMUESTRAN LABORALES INCLUYENDO LAS EL CUMPLIMIENTO DE LOS CONDICIONES DE CALIDAD QUE AS LO COMPROMISOS ADQUIRIDOS) DETERMINEN)
% ACUMULADO DE CUMPLIMIENTO
(PESO ASIGNADO SEGN LA (PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO RELEVANCIA DE CADA COMPROMISO) RESPECTO DEL PESO ASIGNADO) (PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO RESPECTO DEL PESO ASIGNADO)
1. EL NMERO DE COMPROMISOS LABORALES A ESTABLECER DEPENDER DE LA CANTIDAD DE METAS Y PROYECTOS DEL AREA Y DEL APORTE REQUERIDO DEL EMPLEADO PARA SU CUMPLIMIENTO AS COMO DE LAS FUNCIONES O ACTIVIDADES QUE ESTE DESARROLLE LOS COMPROMISOS LABORALES DEBERN
2.
DEFINIRSE AS:
VERBO + OBJETO + FINALIDAD
3.
4.
5.
6.
100%
TOTAL FIRMAS
EVALUADO EVALUADOR (Jefe Inmediato)
%
EL CUMPLIMIENTO TOTAL DE LOS COMPROMISOS AQU ESTABLECIDOS PERMITE OBTENER CALIFICACIN SATISFACTORIA EN EL PUNTAJE MXIMO, ES DECIR 89 PUNTOS
EVALUADOR (Funcionario de Libre Nombramiento y Remocin en caso de constituir Comision Evaluadora)
FECHA DE FIJACION DE COMPROMISOS: HOJA 2
DIA
MES
AO
V er 2 - Feb, 2009
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III. FORMATO DE CALIFICACION Este formato deber utilizarse al finalizar cada uno de los perodos semestrales previstos en el proceso de evaluacin del desempeo laboral y al producirse la evaluacin definitiva. Dado que es una obligacin del evaluador comunicar al evaluado los resultados de las evaluaciones parciales, la entidad deber prever los mecanismos que permitan el cumplimiento de esta actuacin. Es preciso sealar que tanto la comunicacin como la notificacin son vinculantes para evaluados y evaluadores, motivo por el cual ninguna de las partes puede sustraerse de esta obligacin. En cuanto a la motivacin sealada en el reglamento para la evaluacin definitiva, esta deber sustentarse en hechos concretos asociados al desempeo del evaluado a lo largo de todo el perodo de evaluacin. El evaluador podr interponer los recursos contra las evaluaciones definitivas acogiendo el procedimiento sealado en el reglamento.

COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL CNSC
FORMATO DE CALIFICACION
NOMBRE DEL EVALUADO: EVALUACIONES PARCIALES

Porcentaje de Cumplimiento
MOTIVACION DEL ACCESO AL NIVEL SOBRESALIENTE (Hasta 11 Puntos) C. APORTES ADICIONALES

(Hasta 11 Puntos si no incluy Evaluacion de Gestin por Dependencias) (Hasta 5 Puntos)
D. EVALUACION DE GESTION POR DEPENDENCIAS

TOTAL EVALUACIN PARCIAL PRIMER SEMESTRE (A)
%
SI LA ENTIDAD INCLUY LA EVALUACIN DE GESTIN POR UNA VEZ VERIFICADOS LOS COMPROMISOS LABORALES, CONSOLIDADA DEPENDENCIAS COMO FACTOR DE CALIFICACIN, EL EVALUADOR LA EVALUACION Y ASIGNADO EL PUNTAJE EN UN MAXIMO DE 89 PUNTOS, DEBER REGISTRAR EN ESTA CASILLA EL RESULTADO GENERAL DE ESTA EL EVALUADOR DEBER REGISTRAR EN ESTA CASILLA EL CUMPLIMIENTO % DE LAS CONDICIONES PARA ACCEDER AL NIVEL SOBRESALIENTE EN LOS EVALUACIN Y SEALAR EL PUNTAJE OTORGADO A LA DEPENDENCIA Y DEL CUAL SER BENEFICIARIO EL EVALUADO, EN CASO DE NO SER TERMINOS DEL ACUERDO 27 DE 2008 E INDICAR EL TOTAL DE PUNTOS FACTOR DE CALIFICACIN, DEBERN REGISTRARSE CUALITATIVAMENTE PUNTAJE ASIGNADOS EN UN MXIMO DE 11. ESTA PUNTUACIN ESTAR LOS RESULTADOS ALCANZADOS POR LA DEPENDENCIA. EN TODOS LOS CONDICIONADA POR EL USO QUE LA ENTIDAD HAYA DETERMINADO PARA CASOS ESTA INFORMACIN DEBER HACER PARTE DE LOS PLANES DE LA EVALUACIN DE GESTION POR DEPENDENCIAS MEJORAMIENTO RESPECTIVOS
TOTAL EVALUACIN PARCIAL SEGUNDO SEMESTRE (B)
% SUMATORIA DE EVALUACIONES PARCIALES
CALIFICACION ANUAL CONSOLIDACION DE LA EVALUACIN

TOTALICE LOS RESULTADOS SEMESTRALES Y ADICIONE LOS PUNTOS QUE OBTENGA EL EVALUADO COMO RESULTADO DE LOS APORTES ADICIONALES Y/O DE LA EVALUACION DE GESTION POR DEPENDENCIAS (A+B+C+D)
NOTIFICACION
SOBRESALIENTE
(90 A 100 PUNTOS)
SATISFACTORIO
(70 A 89 PUNTOS)
_________________________
NO SATISFACTORIO
____________________________ FECHA DE CALIFICACION DIA

(69 PUNTOS O MENOS)
MES FIRMA DEL EVALUADO MOTIVACION DE LA CALIFICACIN DEFINITIVA SI

La Calificacin quedar en firme si dentro de los 5 dias habiles siguientes a la Notificacion, no se interponerecurso alguno.
AO FIRMA DEL EVALUADOR INTERPONE RECURSOS

Ver 3 - Feb, 2009
NO
EL EVALUADOR DEBER DEJAR EXPRESA CONSTANCIA DE LAS RAZONES QUE MOTIVAN LA CALIFICACION ASIGNADA AL EVALUADO. ESPECIALMENTE SI EL RESULTADO DE LA EVALUACIN DETERMINA UNA CALIFICACIN EN LOS NIVELES SOBRESALIENTE O NO SATISFACTORIO
FECHA Y NUMERO DE RADICACIN DEL RECURSO
HOJA 3
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IV. ANEXO 1. PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS Le permitir tanto al evaluado como al evaluador, llevar un registro de los avances y condiciones en las cuales se desarrolla el cumplimiento de los compromisos laborales. Es registro es vital dentro del proceso ya que facilita el acompaamiento durante el mismo y orienta al evaluador sobre los logros obtenidos, para ello es necesario determinar si las evidencias son inferiores a lo esperado, se ajustan a lo previsto o superan las expectativas iniciales al reunir mayores o mejores condiciones de calidad, oportunidad, cantidad u otros factores o indicadores establecidos. La claridad en el manejo y administracin de esta herramienta afianzar la validez del proceso de evaluacin del desempeo laboral tanto para evaluados como para evaluadores. Copia de este y los dems formatos deber ser entregada al evaluado para que como herramienta de gestin, efecte el seguimiento al avance de los compromisos adquiridos. Se deber enfatizar la importancia del acopio de evidencias y su incidencia para el acceso al nivel sobresaliente. En el portafolio podrn incluirse evidencias no previstas en la fase de fijacin de compromisos laborales.
ANEXO 1
INCORPORE AQUI EL LOGO DE LA ENTIDAD
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL CNSC NOMBRE DEL EVALUADO:
REGISTRO DEL PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS
EVIDENCIAS
No. DE COMPROMISO LABORAL FECHA DE INCLUSIN EN EL PROTAFOLIO
EVIDENCIA APORTADA POR OBSERVACIONES Y COMENTARIOS

EVALUADOR EVALUADO* TERCEROS*
DESCRIPCIN DE LA EVIDENCIA
INDIQUE EL NMERO DEL COMPROMISO LABORAL
SELECCIONE LAS EVIDENCIAS QUE RESULTEN PERTINENTES, PUEDE TOMAR COMO REFERENTE EL LISTADO DE EVIDENCIAS SUGERIDAS EN ESTA GUA O DISEAR NUEVOS TIPOS DE EVIDENCIAS QUE LE PERMITAN ACOPIAR LA DOCUMENTACIN SOBRE EL DESEMPEO TANTO POSITIVO COMO NEGATIVO DEL EVALUADO Y LAS CONDICIONES DADAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS ESTABLECIDOS. INCLUYA EL TIPO Y CANTIDAD DE EVIDENCIAS QUE CONSIDERE PERTINENTES
ESTE REGISTRO LE PERMITIR COTEJAR EL AL RECIBIR O ELABORAR LAS EVIDENCIAS, EL EVALUADOR DEBER CUMPLIMIENTO VALORARLAS DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS PREVISTOS, ESTO LE DE LOS PLAZOS PERMITIR IDENTIFICAR LOS AVANCES ALCANZADOS POR EL EVALUADO Y LA O TRMINOS CALIDAD DE LOS MISMOS O VALORAR LAS DIFICULTADES Y CONTINGENCIAS ESTABLECIDOS QUE PUEDEN PRESENTARSE EN LA FASE INICIAL DEL PROCESO
SEALE QUIEN APORTA LA EVIDENCIA
PODR ADICIONARSE EL NMERO DE FORMATOS QUE SEAN REQUERIDOS -
* Remitidos al Evaluador o solicitados a ste.
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V. ANEXO 2. ACUERDO DE COMPROMISOS COMPORTAMENTALES Este anexo deber ser diligenciado por las entidades de los rdenes nacional, departamental, distritos, capitales de departamento y municipios de categora especial y primera. An cuando estos compromisos no son calificables, no puede desconocerse su importancia en la prestacin y optimizacin de los servicios que ofrecen las entidades y su impacto en la cultura y clima organizacional, por tal motivo, los compromisos comportamentales no pueden entenderse como menos significativos que los compromisos laborales y de ellos debe hacerse seguimiento y retroalimentacin constante al evaluado. En este formato deben incluirse los consolidados semestrales, de manera
ANEXO 2
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL CNSC PERIODO EVALUADO DEL: DIA NOMBRE DEL EVALUADO: COMPROMISOS COMPORTAMENTALES PRIMER SEMESTRE PERIODO DE PRUEBA CONSOLIDADO - SEGUIMIENTO OBSERVACIONES SEGUNDO SEMESTRE CONSOLIDADO - SEGUIMIENTO OBSERVACIONES INCORPORE AQU EL LOGO DE LA ENTIDAD
ACUERDO DE COMPROMISOS COMPORTAMENTALES

MES AO AL DIA MES AO
COMPROMISO COMPORTAMENTAL
1. SELECCIONE Y REGISTRE TRES (3) LAS COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES O POR NIVEL JERRQUICO- QUE RESULTEN PERTINENTES PARA EL PROCESO DE EVALUACIN, DE ACUERDO CON LA MISIN DE LA ENTIDAD Y DEL REA DE DESEMPEO Y LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLE EL EVALUADO
EL SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS DEBE SER CONTINUO Y PERMITIR LA RETROALIMENTACIN QUE REQUIERA EL EVALUADO. EN CADA UNO DE LOS MOMENTOS EN LOS CUALES SE EFECTE UNA EVALUACIN PARCIAL, DEBER DEJARSE CONSTANCIA DE LAS OBSERVACIONES TANTO POSITIVAS COMO NEGATIVAS DEL EVALUADO
2.
3.
FORTALEZAS
DEBERN IDENTIFICARSE LOS ASPECTOS COMPORTAMENTALES DEL EVALUADO QUE SEAN SUSCEPTIBLES DE MEJORAMIENTO, PROPONIENDO LAS ACCIONES PREVENTIVAS O CORRECTIVAS QUE SE REQUIERAN. ESTE COMPONENTE DEBER INCORPORARSE A LOS PLANES INSTITUCIONALES DE CAPACITACIN Y BIENESTAR CON EL FIN DE FORTALECER LOS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE LA CULTURA Y EL CLIMA ORGANIZACIONAL Y DEMS FACTORES QUE INTERVIENEN EN EL DESEMPEO DEL EVALUADO
EVALUADOR (Jefe Inmediato) EVALUADOR (Funcionario de Libre Nombramiento y Remocin en caso de constituir Comision Evaluadora)
RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO
DEBERN INDICARSE LOS ASPECTOS COMPORTAMENTALES EN LOS QUE SE DESTACA EL EVALUADO Y QUE CONTRIBUYEN AL FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL, AL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y PROYECTOS DEL REA Y EN CONSECUENCIA AL CUMPLIMIENTO DE SUS PROPIOS COMPROMISOS LABORALES
FIRMAS FIJACION DE COMPROMISOS EVALUADO
FECHA DE FIJACION DE COMPROMISOS
DIA
MES
AO
complementaria puede el evaluador anexar al mismo la informacin que se considere pertinente y de manera especial en caso de evaluaciones parciales eventuales. VI. ANEXO 3. AJUSTES A LOS COMPROMISOS LABORALES
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Este formato podr diligenciarse cuando se modifiquen los planes y proyectos a partir de los cuales se han establecido los compromisos laborales del evaluado o cuando las condiciones afecten de manera significativa el desarrollo o logro de las metas y condiciones conducentes al cumplimiento de los compromisos adquiridos. Tambin podrn modificarse los puntajes asignados a los compromisos establecidos cuando la relevancia, preponderancia o prioridad de stos resulte afectada como consecuencia del cambio de los planes, proyectos de rea o la entidad. En todo caso, deber existir una justificacin tcnicamente sustentable que motive el ajuste o modificacin de los diferentes componentes que integran el sistema tipo, de esta motivacin se dejar la respectiva constancia en el componente modificado.
ANEXO 3
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL CNSC
AJUSTE O MODIFICACIN A LOS COMPROMISOS LABORALES
NOMBRE DEL EVALUADO: RAZONES PARA EL AJUSTE O MODIFICACION
EL AJUSTE EN CUALQUIERA DE LOS COMPONENTES DEL SISTEMA RESULTAR PROCEDENTE SIEMPRE Y CUANDO EXISTA UNA JUSTIFICACIN TCNICA QUE AS LO SEALE, PARA ELLO PODRN VALORARSE ENTRE OTROS ASPECTOS, LOS RECURSOS DISPONIBLES, LOS CAMBIOS EN LOS PLANES, METAS, PROYECTOS DEL REA, PRIORIDADES DE LA ENTIDAD O LA DEPENDENCIA COMPROMISOS LABORALES
ESPERADOS 100%) (Hasta
(PESO ASIGNADO SEGN LA RELEVANCIA DE CADA COMPROMISO)
A. EVALUACION PRIMER SEMESTRE PERIODO DE PRUEBA

(PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO RESPECTO DEL PESO ASIGNADO)
B. EVALUACION SEGUNDO SEMESTRE

(PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO RESPECTO DEL PESO ASIGNADO)
COMPROMISO LABORAL 1 2 3 4 5 6
METAS
EVIDENCIAS
% ACUMULADO DE CUMPLIMIENTO
FIRMAS
EVALUADO EVALUADOR
(Jefe Inmediato)
EVALUADOR
(Funcionario de Libre Nombramiento y Remocin en caso de constituir Comision Evaluadora)
FECHA DE MODIFICACIN DE COMPROMISOS: DIA FORTALEZAS

Ver 2 - Feb, 2009
MES RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO
AO
EL CAMBIO O AJUSTE EN LOS COMPROMISOS O LOS COMPONENTES DEL SISTEMA SON OPORTUNIDADES PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS CANALES DE COMUNICACIN ENTRE EVALUADOS Y EVALUADORES, POR TANTO, DEBERN REGISTRARSE LAS OBSERVACIONES CONDUCENTES AL RECONOCIMIENTO Y MEJORAMIENTO DEL EVALUADO
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VII. ANEXO 4. EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES Este anexo permite valorar los resultados obtenidos por el evaluado en las diferentes evaluaciones parciales eventuales que puedan presentarse. La entidad deber prever el mecanismo de comunicacin respectivo. En el formato debern sealarse los compromisos a evaluar y documentar los resultados obtenidos en el respectivo perodo. El evaluador deber indicar las fechas que comprenden el trmino de la evaluacin parcial eventual y registrar segn corresponda, cual es el motivo que da origen a la evaluacin.

ANEXO 4
COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL CNSC MOTIVO DE LA EVALUACION PARCIAL EVENTUAL* PERIODO A EVALUAR
EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES
INCORPORE EL LOGO DE LA ENTIDAD
INDIQUE LA CAUSAL QUE MOTIVA LA EVALUACIN
Desde el DIA MES
AO Hasta el DATOS DE IDENTIFICACION EVALUADOR

(Jefe Inmediato)
DIA
MES
AO
EVALUADOR EVALUADO
(Funcionario de Libre Nombramiento y Remocin en caso de constituir Comisin Evaluadora)
EVALUACION
PESO PORCENTUAL ASIGNADO
COMPROMISO LABORAL
1 TRANSCRIBA LOS COMPROMISOS LABORALES ESTABLECIDOS AL EVALUADO
OBSERVACIONES DEL(OS) EVALUADOR(ES)
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO ALCANZADO
INDIQUE EL PORCENTAJE PREVIAMENTE ESTABLECIDO
EL EVALUADOR DEBER DESCRIBIR EL ESTADO DE CUMPLIMIENTO O AVANCE DE LOS COMPROMISOS PARA AS ASIGNAR EL PORCENTAJE ALCANZADO EN EL RESPECTIVO PERODO
6
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PROCENTAJE TOTAL ALCANZADO EN EL PERODO EVALUADO * *

* DEBE UTILIZARSE UN FORMATO POR CADA EVALUACION PARCIAL EVENTUAL QUE SE EFECTE - * * TENGA EN CUENTA QUE EL PUNTAJE SOLO SE APLICAR RESPECTO DE LA CALIFICACIN DEFINITIVA
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A continuacin se presenta un ejemplo por nivel ocupacional (Profesional, Tcnico y Asistencial) en un rea transversal de la entidad. CONTEXTUALIZACIN DEL EMPLEO: EMPLEO: Profesional Especializado NIVEL: Profesional AREA DE DESEMPEO: Talento Humano
PROPSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO

Disear e implementar los planes estratgicos de recursos humanos en materia de bienestar, capacitacin y evaluacin del desempeo con el fin de garantizar el desarrollo, adaptabilidad y sentido de pertenencia de los funcionarios a la Entidad.

Fortalecer el desarrollo del talento humano de la entidad a travs de programas y proyectos de bienestar y capacitacin que contribuyan a mejorar el clima organizacional y afianzar la cultura en el marco de los valores y principios institucionales
REFERENTE DE FUNCIONES GENERALES DEL EMPLEO

1. Disear las estrategias y mecanismos de investigacin, obtencin y anlisis de la informacin requerida para los planes estratgicos de recursos humanos de la entidad. 2. Proponer a la Direccin de Gestin Humana a partir de anlisis y estudios tcnicos, las actividades conducentes al cumplimiento de los objetivos, planes y programas operativos de la dependencia asociados a la capacitacin, evaluacin y bienestar de los empleados, con el fin de mejorar el clima organizacional y la cultura del servicio. 3. Instruir a las dems dependencias de la entidad en la aplicacin de las herramientas diagnsticas y de mejoramiento institucional para garantizar la validez y confiabilidad de la informacin que sustenta los planes operativos del rea. 4. Atender y dar respuesta a las solicitudes presentadas por los funcionarios en los temas de su competencia de acuerdo con el procedimiento establecido y con las normas y reglamentos vigentes. 5. Evaluar las solicitudes que en asuntos tales como reubicacin de personal, permisos, licencias y dems situaciones administrativas presenten los funcionarios o las diferentes dependencias de la entidad y conceptuar tcnica y jurdicamente sobre su viabilidad para sustentar la toma de decisiones respectiva 6. Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.
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EJEMPLO COMPROMISOS LABORALES NIVEL PROFESIONAL
COMPROMISO LABORAL 1. Elaborar el plan estratgico de recursos humanos de la entidad identificando las necesidades de los empleados, reas de intervencin y las prioridades por dependencia aplicando los protocolos e instrumentos adoptados en la entidad. - Disear el plan anual de capacitacin de la entidad a partir del diagnstico de necesidades individual y por dependencia de acuerdo con el Plan Nacional de Capacitacin y el cronograma adjunto. - Disear el plan anual de bienestar e incentivos de acuerdo con las guas diagnsticas Los compromisos adicionales establecidas en la entidad y en para el primer semestre cumplimiento del Decreto 1567 de debern totalizar el 100% del 1998 peso porcentual previsto en el - Establecer las estrategias de sistema, igual sealamiento intervencin en el clima y la se aplica para el segundo cultura organizacional de la semestre de evaluacin. entidad armonizando los planes de: mejoramiento de cada dependencia, capacitacin, bienestar y las polticas institucionales sealadas en el cdigo tico de la entidad. 2. Implementar el plan estratgico de recursos humanos de la entidad en cumplimiento de la poltica institucional de talento humano y los protocolos aprobados para la vigencia - Desarrollar el plan estratgico de recursos humanos efectuando el seguimiento y evaluacin a cada una de las etapas y/o procesos que lo integran, garantizando una cobertura del 100% de la poblacin identificada como beneficiaria de cada programa, de acuerdo al cronograma previsto - Informes diagnsticos de las necesidades identificadas en materia de capacitacin y bienestar - Proyectos de los planes de capacitacin y bienestar incluyendo las estrategias de atencin y desarrollo - Informe de la proyeccin de costos requeridos para el desarrollo de los planes diseados - Propuestas de intervencin en clima y cultura organizacional y proyeccin de costos - Proyeccin de requerimientos tcnicos y logsticos para la implementacin del plan estratgico de recursos humanos - Plan estratgico de recursos humanos de acuerdo al compromiso establecido
METAS
EVIDENCIAS
- Protocolos de implementacin - Actas de las reuniones programticas con el equipo de trabajo - Informes mensuales de desarrollo y evaluacin del plan - Registro videogrfico de las actividades realizadas - Informes de evaluacin de los participantes en las diferentes actividades. - Informes de evaluacin e impacto
En el ejemplo se ha incluido solo un (1) compromiso por semestre con el fin de demostrar su continuidad a lo largo del perodo de evaluacin, sin embargo, evaluado y evaluador debern incluir el nmero de compromisos que se consideren pertinentes para el cumplimiento de las metas de la dependencia. As mismo debern asignar el peso porcentual a cada compromiso de acuerdo con su relevancia, nivel de complejidad u otras variables, previendo que el nmero de compromisos no desborde la capacidad del funcionario y que estn dadas las condiciones para el cumplimiento de los mismos.
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CONTEXTUALIZACIN DEL EMPLEO: EMPLEO: Tcnico Operativo NIVEL: Tcnico AREA DE DESEMPEO: Talento Humano

Garantizar el apoyo tcnico requerido para el cumplimiento de los planes y programas orientados al desarrollo integral del talento humano de la entidad optimizando los recursos disponibles

FUNCIONES GENERALES DEL EMPLEO

1. Desarrollar las actividades de apoyo tcnico requeridas por la dependencia para el cumplimiento de los planes y proyectos del rea. 2. Recopilar, seleccionar, clasificar, analizar y procesar la informacin necesaria para la ejecucin de los planes, programas, proyectos y actividades del rea, en consonancia con las normas, mtodos y procedimientos y protocolos adoptados. 3. Adelantar la sistematizacin de los estudios y documentos requeridos por la dependencia en cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales. 4. Participar en la construccin, ejecucin y evaluacin de los proyectos del rea aportando su experticia tcnica en los temas de su competencia. 5. Mantener actualizados los protocolos, instructivos y manuales utilizados por la dependencia para la recopilacin, anlisis y evaluacin de los temas inherentes al cumplimiento de las funciones asignadas al rea. 6. Suministrar la orientacin requerida por los funcionarios y dependencias para la aplicacin de los protocolos e instrumentos empleados por el rea de talento humano en la recopilacin y levantamiento de la informacin que sustenta los planes y proyectos del rea. 7. Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.
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EJEMPLO COMPROMISOS LABORALES NIVEL TECNICO
COMPROMISO LABORAL 1. Aplicar los instrumentos diagnsticos requeridos para la Implementacin del plan estratgico diseado en el rea de acuerdo con los protocolos aprobados - Suministrar la informacin, capacitacin e instrumentos requeridos por los empleados para el levantamiento de la informacin que sustenta los planes de capacitacin y bienestar que integran el plan de recursos humanos de la entidad, aplicando los protocolos establecidos en el rea, en cumplimiento del cronograma que se establezca en la dependencia - Identificar la poblacin objetivo para el diagnstico del plan estratgico de recursos humanos - Garantizar la aplicacin de las herramientas diagnsticas al 100% de la poblacin objetivo a ms tardar el 30 de marzo del ao en curso. - Clasificar, analizar y procesar tcnicamente la informacin obtenida y entregar sus resultados a ms tardar el 30 abril, de conformidad con el protocolo de procesamiento de informacin de la entidad. - Desarrollar el cronograma de actividades de acuerdo con el protocolo aprobado en la entidad - Garantizar la participacin del 100% de la poblacin objetivo en cada uno de los programas desarrollados - Instrumentos aplicados y diligenciados - Informes de la capacitacin e informacin ofrecida - Cumplimiento de las actividades de acuerdo con lo dispuesto en el cronograma de trabajo de la dependencia
METAS
EVIDENCIAS
2. Entregar el anlisis de los resultados diagnsticos para la elaboracin del plan de recursos humanos de la entidad 3. Ejecutar las actividades de implementacin del plan estratgico de recursos humanos de acuerdo con el protocolo aprobado
- Protocolo diligenciado - Informe documental - Cumplimiento del cronograma
- Registro fotogrfico de los eventos y actividades realizadas - Informe consolidado de ejecucin
En el ejemplo, los compromisos 1 y 2 hacen parte de la propuesta de evaluacin para el primer semestre, sin embargo, como se observa, de limitarse la evaluacin a estos dos compromisos, quedara desprovisto de evaluacin el perodo comprendido entre el 1 de mayo y el 31 de julio, por tanto deber preverse la inclusin de un nmero de compromisos que garantice el desarrollo del proceso a lo largo de todo el perodo de evaluacin. El segundo compromiso est dirigido a las actividades que deber desarrollar el evaluado en el segundo semestre, su relevancia y duracin dependern de la complejidad del plan, bajo este sealamiento y dependiendo del contexto laboral del funcionario, este podra ser el nico compromiso establecido o requerir de la adicin o complementacin para garantizar el cumplimiento del proceso de evaluacin.
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CONTEXTUALIZACIN DEL EMPLEO: EMPLEO: Auxiliar Administrativo NIVEL: Asistencial AREA DE DESEMPEO: Talento Humano

Ejercer actividades de apoyo y complementarias que contribuyan al desarrollo de los planes y programas y el logro de los objetivos de la dependencia.

FUNCIONES GENERALES DEL EMPLEO

1. Ejecutar las actividades administrativas que se le asignen de acuerdo con los requerimientos de planeacin establecidos en cumplimiento de los planes y proyectos del rea. 2. Manejar la base de datos y registros de los eventos y actividades desarrolladas por el rea en cumplimiento de los planes y proyectos asignados. 3. Coordinar las actividades programadas en desarrollo de los planes operativos de la dependencia. 4. Realizar las comunicaciones necesarias para la convocatoria de los participantes de los diferentes eventos programados por el rea en desarrollo de los planes institucionales de la dependencia. 5. Recibir, atender y brindar a los empleados y dems interesados la informacin relacionada con las actividades, programas y proyectos que desarrolla la dependencia, de acuerdo con las orientaciones del superior inmediato. 6. Administrar el archivo documental de la dependencia para sustentar los informes y consultas que se soliciten a la dependencia. 7. Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.
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EJEMPLO COMPROMISOS LABORALES NIVEL ASISTENCIAL
COMPROMISO LABORAL 1. Sistematizar los resultados diagnsticos de los planes de capacitacin, bienestar e incentivos que se produzcan en la dependencia en cumplimiento del plan estratgico de recursos humanos. - Disear una base de datos en Excel en la que por dependencias y nivel ocupacional se puedan incorporar las solicitudes formuladas por los funcionarios en materia de capacitacin y bienestar. El diseo deber entregarse para aprobacin el 10 de marzo del ao en curso. - Incorporar progresivamente a la base de datos la informacin resultante del diagnstico de necesidades de capacitacin y bienestar. Para ello deber coordinar el suministro y acceso a la informacin con el tcnico operativo del rea. - La informacin deber estar plenamente incorporada a ms tardar el 10 de abril del ao en curso. - Entregar los documentos e invitaciones requeridos, con una antelacin no inferior a 8 das hbiles previos a la realizacin de cada evento - Llevar el registro de invitaciones y documentos entregados a los invitados o participantes a cada uno de los eventos - Confirmar la asistencia de los participantes, elaborar el registro correspondiente e informar al superior inmediato sobre los resultados de su gestin - Mantener actualizado a diario el sistema de administracin documental de la dependencia para garantizar su consulta y entregar informes mensualizados al jefe inmediato - Base de datos estructurada de acuerdo con los requisitos establecidos - Informacin ingresada al sistema con la oportunidad requerida, deber generarse un informe consolidado tanto del diagnstico de capacitacin como de bienestar de acuerdo con el cronograma de trabajo del rea.
METAS
EVIDENCIAS
2. Elaborar los documentos e invitaciones requeridas para adelantar las actividades y programas de acuerdo con el plan estratgico de recursos humanos de la entidad de acuerdo con el manual corporativo y asegurar su entrega oportuna.
- Documentos e invitaciones elaboradas por evento - Registros de entrega de documentos e invitaciones por evento - Listados e informes de confirmacin de asistencia por eventos
3. Clasificar temticamente la correspondencia interna y externa de la dependencia de acuerdo con el manual de administracin documental del rea
- Archivo fsico del rea permanentemente actualizado - Informes mensuales del sistema
En este ejemplo se encuentra que los compromisos 1 y 2, tienen una realizacin especfica en el tiempo, su desarrollo y ejecucin tienen lugar en el primero y segundo semestre respectivamente, en tanto que el compromiso 3, se deriva de una actividad constante, razn por la cual permite su evaluacin a lo largo de todo el perodo, es decir desde el 1 de febrero y hasta el 31 de enero del ao siguiente. Como puede observarse, no es viable establecer reglas nicas para la estructuracin y formulacin de los compromisos laborales, para ello es necesario efectuar la contextualizacin del empleo, identificar la participacin de cada funcionario en el cumplimiento de las metas de la dependencia y orientar estos compromisos de acuerdo con el nivel ocupacional del evaluado.
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ANEXO 1.
LISTADO SUGERIO DE VERBOS
ABSOLVER ACCESAR ACREDITAR ACTIVAR ACTUALIZAR ADAPTAR ADECUAR ADMINISTRAR ADQUIRIR ALQUILAR AMPLIAR ANALIZAR APLICAR APROBAR APROPIAR ARGUMENTAR ARMONIZAR ASEGURAR ATENDER AUDITAR CALIFICAR CAPACITAR CARACTERIZAR CATEGORIZAR CELEBRAR CENSAR CERTIFICAR CLASIFICAR CONCEPTUAR CONCERTAR CONCILIAR CONCRETAR CONDUCIR CONECTAR CONFIGURAR CONFORMAR CONSTATAR
CONSTITUIR CONSTRUIR CONTABILIZAR CONTESTAR CONTROLAR CONVOCAR COORDINAR CORRELACIONAR CORROBORAR CONSTATAR COSTEAR COTIZAR CREAR CUALIFICAR CUANTIFICAR CUSTODIAR DESARROLLAR DETECTAR DIAGNOSTICAR DIGITALIZAR DISENAR DISTRIBUIR DIVULGAR DOCUMENTAR DOTAR EDITAR EJECUTAR ELABORAR ENTREGAR ESTABLECER ESTANDARIZAR ESTRUCTURAR EVALUAR GERENCIAR HACER IDENTIFICAR IMPLANTAR
IMPLEMENTAR INCORPORAR INCREMENTAR INGRESAR INSTITUCIONALIZAR INVENTARIAR INVESTIGAR JERARQUIZAR MANTENER MODIFICAR OPTIMIZAR ORDENAR ORGANIZAR PARAMETRIZAR PLANEAR PRESENTAR PRESUPUESTAR PRODUCIR PROGRAMAR PROYECTAR PUBLICAR PUBLICITAR RECAUDAR RECEPCIONAR RECOLECTAR RECOPILAR REGISTRAR REGLAMENTAR REGULAR REPRODUCIR SECCIONAR SELECCIONAR SISTEMATIZAR VALIDAR VERIFICAR
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ANEXO 2.
CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL
CIRCULAR No. 04 DE 2005 REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO, AUDITORES INTERNOS, ASESORES O QUIENES HAGAN SUS VECES, DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS PBLICOS DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL. PRESIDENTE DEL CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL. EVALUACIN INSTITUCIONAL POR DEPENDENCIAS EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 909 DE 2004. 27 de Septiembre de 2005. FECHA: Con el fin de constituirse en fuente de informacin objetiva para la evaluacin de los Acuerdos de Gestin de los empleados del nivel gerencial de que trata el Ttulo VIII de la Ley 909 de 2004 y, de los de Carrera Administrativa, en atencin a lo sealado en el inciso 2 del artculo 39 de la Ley 909 de 2004 y el artculo 52 del Decreto Reglamentario 1227 de 2005, las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces, debern evaluar la gestin de cada dependencia de la Entidad de la cual forman parte. Para tal fin, es conveniente sealar que el anlisis de la gestin de cada rea de la organizacin deber basarse en la evaluacin cuantitativa y cualitativa del grado de ejecucin de los compromisos establecidos en la planeacin institucional, liderado por las Oficinas de Planeacin o las que hagan sus veces. Con fundamento en los informes de seguimiento realizados por las Oficinas de Planeacin, los Jefes de las Oficinas de Control Interno debern verificar el cumplimiento de dicha informacin a travs de las auditorias u otros mecanismos que validen los porcentajes de logro de cada compromiso.
Carrera 6 No. 12-62. Telfono: 3344080. Fax: 3410515. Internet: www.dafp.gov.co. E-mail: Webmaster@dafp.gov.co. Bogot D.C., Colombia
PARA:
DE:
ASUNTO:
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El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, para hacer la evaluacin institucional a la gestin de las dependencias, deber tener como referente: a) La planeacin institucional enmarcada en la visin, misin y objetivos del organismo; b) Los objetivos institucionales por dependencia y sus compromisos relacionados; c) Los resultados de la ejecucin por dependencias, de acuerdo a lo programado en la planeacin institucional, contenidos en los informes de seguimiento de las Oficinas de Planeacin o como resultado de las auditoras y/o visitas realizadas por las mismas Oficinas de Control Interno. En el evento de detectarse limitaciones de orden presupuestal y administrativa se deben describir los aspectos ms relevantes que hayan afectado la ejecucin de los planes institucionales en cada dependencia. Por ltimo, los formatos de evaluacin de la gestin por cada una de las dependencias que conforman la Entidad, sern remitidos al superior jerrquico que tenga la obligacin de evaluar el cumplimiento de los Acuerdos de Gestin, a efectos de que sirvan de fuente de verificacin para la evaluacin gerencial correspondiente. As mismo, sern remitidos a cada Jefe de Dependencia para que sirvan de parmetro tcnico en la evaluacin del desempeo de los Servidores de Carrera Administrativa. La Evaluacin Institucional a que se refiere la presente circular ser anual y se efectuar respecto del ao anterior durante el mes de enero de la siguiente vigencia, de manera tal que se entienda como parte integrante del Informe Ejecutivo Anual de Evaluacin del Sistema de Control Interno, que debe remitir el Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quin haga sus veces a los Representantes Legales y Jefes de las Entidades y Organismos del Estado a ms tardar el 30 de Enero de cada ao, conforme a lo establecido en el literal e) del artculo 8 del Decreto 2145 de 1999, concordante con el artculo 2 del Decreto 2539 de 2000. Como quiera que el informe de evaluacin institucional de que trata la presente circular es anual, en tanto se busca hacerlo consistente con la planeacin institucional, dicho informe solo ser tenido en cuenta como referente en la evaluacin final de los servidores pblicos de carrera administrativa.
57
Lo anterior no es bice para que las auditoras y/o visitas efectuadas por la Oficina de Control Interno con corte a 31 de Julio de cada ao, sean tenidas en cuenta por los gerentes pblicos como fuentes de informacin para la evaluacin del desempeo de los servidores a su cargo. El formato sugerido para la Evaluacin de la Gestin de las Dependencias que deben realizar los Jefes de las Oficinas de Control Interno, as como su instructivo de diligenciamiento, se encuentran publicados en la pgina web www.dafp.gov.co en la Ruta Control Interno Estatal / Sistema Nacional de Control Interno / Evaluacin de Gestin por Dependencias.
Cordialmente,
(HAY FIRMA) FERNANDO GRILLO RUBIANO Presidente
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CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE EVALUACIN DE GESTIN POR DEPENDENCIA OFICINA DE CONTROL INTERNO ENTIDAD: Indique el nombre de la Entidad. 1. 2. DEPENDENCIA A EVALUAR: Indique el nombre de la dependencia a la cual se le prctica la evaluacin de gestin. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA: Relacione los objetivos de la entidad asociados a los objetivos prioritarios de la dependencia a evaluar.
3.
4.
COMPROMISOS ASOCIADOS AL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO INSTITUCIONAL: Escriba los compromisos asociados al cumplimiento del objetivo institucional. Por compromiso se deber entender, todos los planes, programas o proyectos o cualquiera otra denominacin tcnica incluida en el ejercicio de la planeacin y que se refiere a lo que la dependencia efectivamente tiene que hacer. MEDICIN DE COMPROMISOS: La medicin de compromisos busca evaluar objetivamente el desempeo de la dependencia, a travs de indicadores de gestin. Este tem se despliega a travs de tres (3) componentes: INDICADOR: En esta columna coloque el nombre tcnico del indicador (establecido previamente en el ejercicio de la planeacin), identificando la formula que permite obtenerlo y la relacin de cada una de las variables que lo conforman con sus respectivos valores. RESULTADO (%): Se coloca en esta columna el resultado porcentual obtenido (indicador), como producto de los informes de seguimiento efectuados por las oficinas de planeacin o quines hagan sus veces. ANLISIS DE RESULTADOS: Efectuar el anlisis e interpretacin del indicador, teniendo como fundamento no solo los resultados cuantitativos, sino la calidad, la pertinencia y el valor agregado de los mismos.
5.
5.1.
5.2.
5.3.
59
6.
EVALUACIN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA: En esta columna la Oficina de Control Interno, producto de su estudio, anlisis integral de la dependencia y su buen juicio deber plasmar los resultados de la evaluacin de la misma, teniendo en cuenta como mnimo los siguientes factores: Porcentaje de cumplimiento del compromiso. Recursos financieros de inversin. Calidad de los productos o servicios logrados. Cobertura, conforme a la poblacin objetivo prevista en el compromiso. Impacto o resultados logrados. Limitaciones administrativas, financieras y de recursos humanos.
Se trata de una evaluacin cualitativa que tendr en cuenta las fortalezas y debilidades de la gestin por parte del titular o jefe de la dependencia objeto de anlisis y se constituir en fuente de informacin para la evaluacin del Acuerdo de Gestin del Gerente Pblico. Igualmente, ser referente de este ltimo para la evaluacin del desempeo de los Servidores Pblicos de Carrera Administrativa bajo su responsabilidad. 7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO: Como producto de la tarea de mejoramiento continuo propia del Jefe de Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quin haga sus veces, en esta columna se identificarn las acciones y estrategias de mejoramiento que permitan superar las limitaciones presentadas en la gestin de la dependencia y le faciliten una gestin mucho ms eficiente y eficaz. Estas recomendaciones debern ser totalmente consistentes con las establecidas en el Plan de Mejoramiento Institucional. FECHA: En esta columna coloque la fecha de evaluacin, que no podr ser posterior a 30 de Enero de cada ao. FIRMA: En esta columna el Jefe de la Oficina de Control Interno mediante su firma suscribir la evaluacin realizada.
8.
9.
60
CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL FORMATO EVALUACIN DE GESTIN POR DEPENDENCIA OFICINA DE CONTROL INTERNO
1. ENTIDAD: 3. OBJETIVOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON LA DEPENDENCIA:
2. DEPENDENCIA A EVALUAR:
4. COMPROMISOS 5. MEDICIN DE COMPROMISOS ASOCIADOS AL CUMPLIMIENTO DEL 5.1. 5.2. 5.3. ANLISIS DEL OBJETIVO INSTITUCIONAL INDICADOR RESULTADO RESULTADOS (%)
61
6. EVALUACIN DE LA OFICINA DE COMPROMISOS DE LA DEPENDENCIA:
CONTROL
INTERNO
LOS
7. RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:
8. FECHA:
9. FIRMA:
62
ANEXO 3.
63
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
CNSC. Acuerdos 17 y 18 del 22 de enero de 2008 CNSC. Acuerdo 27 del 18 de diciembre de 2008 CNSC. Gua para la evaluacin del desempeo laboral de los empleados de carrera o en perodo de prueba. Bogot, Diciembre de 2006 Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial. Circula 04 d e2005. CINTERFOR/OIT. Boletn Tcnico Interamericano de Formacin Profesional. Educacin Tecnolgica. n.141, oct.-dic. 1997. Entrega especial. CONOCER. Anlisis ocupacional y funcional del trabajo. Madrid: OEI. IBERFOP, 1998.

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Bogot, D.C., febrero de 2009

COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

LUZ PATRICIA TRUJILLO MARN Presidenta

EDUARDO GONZALEZ MONTOYA Comisionado

FRDOLE BALLN DUQUE Comisionado

LILIANA CARDENAS RUIZ Asesora en Evaluacin del Desempeo Laboral

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

LUZ PATRICIA TRUJILLO MARN Presidenta

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS DE EVALUACIN SISTEMA TIPO

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

ESTRUCTURA GENERAL SISTEMA TIPO

EVALUACION DEL DESEMPEO LABORAL SISTEMA TIPO

INSUMOS BASICOS DEL PROCESO

CONSTITUCION LEY 909 DECRETOS 760, 1227 Y 2539 DE 2005

ACUERDOS 17 Y 18 DEL 22 DE ENERO DE 2008 CNSC

PLANES DE - DESARROLLO E INSTITUCIONAL - GESTION Y DE MEJORAMIENTO

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

COMPONENTES DEL SISTEMA

PARTICIPANTES (APORTAN EVIDENCIAS)

RESPONSABLES DEFINITIVAS PARCIALES

ANUAL DEL 1 DE FEBRERO AL 31 DE ENERO

EVENTUALES SEMESTRALES COMPORTAMEN TALES

EXTRAORDINARIA MOTIVADA EN EL DESEMPEO

PRIMERO Y SEGUNDO SEMESTRE

POR CAMBIO DE EVALUADOR METAS

PERIODO DE PRUEBA DURACIN 6 MESES

POR CAMBIO DE EMPLEO

SEPARACION DEL EMPLEO POR MAS DE 30 DIAS

SEPARACION DEL EMPLEO DE MAS DE 20 DIAS EN PERIODO DE PRUEBA

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

QUINES SON RESPONSABLES DEL PROCESO?

EVALUACION DEL DESEMPEO LABORAL

EMPLEADO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION

SUPERIOR JERARQUICO DEL EVALUADOR EVALUADO

JEFE INMEDIATO DEL EVALUADO

Art. 15 Acuerdo 18 de 2008 -CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

COMPONENTES DEL SISTEMA TIPO

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

CAPTULO 2 FASES DEL PROCESO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO LABORAL

GUIA DE E VALUACION DEL DESEMPEO LABORAL CNSC-

FASES DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO LABORAL SISTEMA TIPO

PRIMERA FASE FIJACION DE COMPROMISOS

SEGUNDA FASE SEGUIMIENTO AL DESEMPEO LABORAL EN EL PRIMER PERIODO Y REGISTRO DE EVIDENCIAS

TERCERA FASE EVALUACION DE MITAD DE PERODO

CUARTA FASE SEGUIMIENTO AL DESEMPEO LABORAL EN EL SEGUNDO PERODO Y REGISTRO DE EVIDENCIAS

QUINTA FASE EVALUACION DEL SEGUNDO SEMESTRE

SEXTA FASE CALIFICACION DEFINITIVA DEL PERODO EVALUADO

SEGUIMIENTO AL DESEMPEO LABORAL