Universidad Central de Venezuela Facultad de Humanidades y Educacin Escuela de Bibliotecologa y Archivologa

Trabajo de licenciatura presentado ante la Universidad Central de Venezuela como requisito parcial para optar a la licenciatura en Archivologa

DISEO DE UN SERVICIO DE INFORMACIN DOCUMENTAL PARA LA DIVISIN DE ARCHIVO HISTRICO ESTADSTICO ADSCRITA A LA DIRECCIN GENERAL DE ESTADSTICAS ELECTORALES DEL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL

Tutor: Martha Rondn Jurado: Isneida Riverol Neusebeli Bracamonte

Autor: Bachiller: Eduardo Prez

Caracas, noviembre 2009

CONTENIDO pgina DEDICATORIA RESUMEN INTRODUCCIN CAPTULO I EL PROBLEMA 1.1 Planteamiento del problema 1.2 Objetivos de la investigacin 1.2.1 Objetivo general 1.2.2 Objetivos especficos 1.3 Justificacin de la investigacin 1.4 Limitaciones 1.5 Antecedentes de la investigacin CAPTULO II MARCO INSTITUCIONAL 2.1 El Consejo Nacional Electoral 2.1.1 Definicin 2.1.2 Misin 2.1.3 Visin 2.1.4 Funciones 2.2 Direccin General de Estadsticas Electorales 2.2.1 Definicin 2.2.2 Principales funciones de la Direccin General de Estadsticas Electorales 2.3 Divisin de Archivo Histrico Estadstico 2.3.1 Definicin 2.3.2 Objeto 2.3.3 Funciones 2.4 Antecedentes institucionales CAPTULO III MARCO TERICO 3 Bases tericas 9 9 9 10 10 11 11 11 12 12 13 13 13 15 1 3 3 3 4 5 6 i ii iv

3.1 Archivos 3.1.1 Funciones de los Archivos 3.2 Sistemas 3.2.1 Sistemas de informacin 3.2.1.1 Sistema de informacin documental 3.2.1.1.1 Funciones de un sistema de informacin documental 3.2.1.2 Metodologas para el diseo y creacin de sistemas de informacin 3.3 El software libre 3.3.1 Antecedentes del software libre 3.3.2 El software libre en Venezuela 3.3.2.1 Decreto 3.390 publicado en Gaceta Oficial N 38.095 3.4 Ingreso y registro de los documentos 3.5 Tratamiento Archivstico 3.5.1 La Clasificacin 3.5.2 La Descripcin 3.5.3 La Valoracin 3.6 Normalizacin 3.6.1 AENOR 3.6.2 Norma UNE-ISO 15489-1 3.6.3 Norma ISO 9000: 2005 Sistemas de Gestin de Calidad 3.6.3.1. Objeto y campo de aplicacin 3.6.3.2 Enfoque de sistemas de gestin de la calidad 3.6.3.3 Enfoque basado en procesos 3.6.3.4 Tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestin de la calidad 3.6.4 Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ISAD-G) 3.7 El Diagnstico CAPTULO IV MARCO METODOLGICO 4.1 Tipo de investigacin 4.2 Diseo de la investigacin 4.3 Poblacin o universo de estudio 4.4 Muestra 4.5 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos CAPTULO V APLICACIN DE CUESTIONARIOS, DIAGNSTICO Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS

15 16 16 17 19 20 22 25 26 27 28 29 31 32 33 34 35 36 36 38 38 39 40 40 41 43 44 44 45 45 46

5.1 Tabulacin de los datos 5.1.1 Cuestionario uno (1) 5.1.2 Cuestionario dos (2) 5.1.3 Anlisis de los resultados 5.2 El diagnstico 5.2.1 Datos de identificacin de la unidad de informacin 5.2.2 Caractersticas del Subfondo documental 5.2.3 Series y Subseries documentales 5.2.4 Conservacin y almacenamiento de la documentacin 5.2.5 Tratamiento documental 5.2.6 Transferencias documentales 5.2.7 Control de la correspondencia 5.2.8 Normas y procedimientos 5.2.9 Servicios ofrecidos CAPTULO VI LA PROPUESTA 6.1 Propuesta para el diseo de un servicio de informacin documental para la divisin de archivo histrico estadstico del CNE 6.1.2 Propuesta para el registro y control de solicitudes de informacin 6.1.2.1 Formato para el registro y control de solicitudes de informacin 6.1.2.1.1 Descripcin del Formato (F-DGEE-0001) para el registro y control de solicitudes de informacin 6.1.2.2 Lineamientos para el registro y control de solicitudes de informacin 6.1.2.3 Registro de solicitudes de informacin demostrado a travs de las plantillas que exponen la funcionalidad del servicio de informacin documental 6.1.3 Propuesta para el ingreso de nuevos registros en la base de datos contenida en el servicio de informacin documental 6.1.3.1 Ingreso de nuevos registros en la base de datos demostrado a travs de las plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental 6.1.4 Propuesta para la bsqueda de informacin a travs del servicio documental de informacin documental 6.1.4.1 Lineamientos para la bsqueda de informacin a travs del servicio documental de informacin documental 6.1.4.1.1 Bsqueda de informacin demostrada a travs de las plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental

48 48 59 73 75 75 76 77 78 81 81 82 82 83

84 85 88 89 90

92 99 100 107 108 109

6.1.5 Propuesta para la consulta documental va Web 6.1.5.1 Lineamientos para la consulta documental va Web 6.1.5.1.1 Consulta de informacin va Web demostrada a travs de las plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental 6.1.5.2 Lineamientos para efectuar requerimientos de informacin va Web 6.1.5.2.1 Plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental referidas a los requerimientos de informacin efectuados va Web 6.1.5.3 Lineamientos para dar respuesta a las solicitudes de informacin realizadas va Web 6.1.5.3.1 Respuesta a los requerimientos de informacin efectuados va Web demostrado a travs de plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental CONCLUSIONES RECOMENDACIONES FUENTES CONSULTADAS REFERENCIAS EN LNEA GLOSARIO DE TRMINOS ANEXOS

115 116 118 128 129 133 135 147 150 152 157 161 163

DEDICATORIA Quiero dedicar la presente a las personas que incondicionalmente me han apoyado para que este logro se vea materializado:

A Mi Madre (eres TODO para M), alcanzar esta meta tambin es mrito tuyo, por darme la vida, por guiarme en todo momento, por Ser y Estar ms all del tiempo y la distancia.

A mi Padre, Hermanos, en fin, a mi Familia, quienes de manera directa o indirecta han colaborado con su granito de arena. Todos han demostrado ser presencia en ausencia, ofreciendo su mano amiga en momentos que han podido ser difciles pero no imposibles de superar; para ellos un infinito agradecimiento. A mis compaeros de estudio, quienes han transitado junto a m este perodo acadmico lleno de alegras, de amarguras, de incertidumbre; lleno de experiencias que nos han enseado a seguir adelante ms all de los tropiezos, aprendiendo de los errores para ser mejores el da de maana. A mi segunda familia (varias segundas familias), quienes me acompaan desde el momento en que abrieron sus puertas para quedarme; ustedes me han demostrado que con empeo y dedicacin todo se logra.

Y especialmente, dedico este logro a mi hermana luz dary, quien contagia alegra y cario donde quiera que va y que a pesar de las circunstancias vividas continua adelante siendo un ejemplo a seguir; Te Amo Hermana Bella!!!

RESUMEN DISEO DE UN SERVICIO DE INFORMACIN DOCUMENTAL PARA LA DIVISIN DE ARCHIVO HISTRICO ESTADSTICO ADSCRITA A LA DIRECCIN GENERAL DE ESTADSTICAS ELECTORALES DEL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL Autor: Br. Eduardo Prez Tutor(a): Profa. Martha Rondn Diseo de un servicio de informacin documental para la Divisin de Archivo Histrico Estadstico adscrita a la Direccin General de Estadsticas Electorales del Consejo Nacional Electoral (CNE). El presente trabajo de grado propone el diseo de un servicio de informacin documental que permita ofrecer respuestas expeditas a los usuarios que hagan uso del mismo. El servicio de informacin busca regular los procesos relativos al flujo documental, con el fin de mantener control sobre los documentos y por ende, sobre los trmites. Dentro de los objetivos trazados se plante diagnosticar la situacin actual, identificar los requerimientos de informacin por parte de los usuarios, definir los lineamientos para el registro de solicitudes de documentos y proponer la consulta documental va Web. La metodologa que sustenta la investigacin la define como un trabajo de tipo descriptivo y documental por cuanto fueron usados instrumentos de recoleccin de datos diagnstico y cuestionario y a su vez, fuentes bibliogrficas que avalan de manera terica el tema tratado. Como

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valor agregado se detalla el empleo de la observacin directa participativa por cuanto conformo parte del equipo profesional que labora en la unidad de informacin evaluada. La obtencin de datos, tabulacin y anlisis de los resultados obtenidos a travs de la aplicacin de instrumentos de recoleccin de datos demostraron que los objetivos fueron alcanzados, revelando que la propuesta es viable, y la Divisin de Archivo Histrico Estadstico optimizar su funcionamiento incidiendo de manera positiva en la gestin institucional del CNE.

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INTRODUCCIN La utilizacin de los recursos electrnicos dentro de unidades de informacin ha sido un punto de apoyo para mejorar los procesos relacionados con el tratamiento documental tomando en cuenta la conservacin, recuperacin y difusin de informacin. Dichos recursos se caracterizan por ofrecer servicios que minimicen las actividades tradicionales de archivo y a su vez promuevan el uso de tecnologas en los procesos archivsticos; sin embargo, existen entes que presentan carencias en el rea de Archivo y an no consideran la implantacin de plataformas tecnolgicas dirigidas a optimizar su calidad de servicio. En este sentido, el Consejo Nacional Electoral (CNE), y en especfico, la Divisin de Archivo Histrico Estadstico adscrita a la Direccin General de Estadsticas del CNE, funciona brindando servicios de consulta de informacin sin disponer de recursos digitales y tecnolgicos. La presente investigacin propone disear un servicio de informacin documental que simplifique las funciones de la mencionada unidad administrativa, optimice los mismos y ayude a dar respuesta de forma expedita y eficaz tomando en cuenta los requerimientos de informacin que posean sus usuarios. La investigacin se estructura seis captulos que abarcan en un primer cuerpo al planteamiento del problema, concebido como la situacin negativa y real que posee la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, identificando los objetivos, la justificacin, las limitaciones del estudio y los antecedentes de investigacin donde se describen proyectos y trabajos que se han realizado a favor del tema objeto de estudio.

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En el segundo captulo se detalla el marco institucional, describiendo el ente al cual pertenece la unidad de informacin objeto de estudio, y de manera concreta se definen la misin, visin y objetivos tanto de la Direccin General de Estadsticas Electorales como las concernientes a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE; finalizando con los antecedentes institucionales del problema a tratado. El tercer captulo abarca los aspectos relevantes para conceptualizar las bases tericas de la investigacin permitiendo exponer el contexto investigado. Como cuarto captulo se establece el tipo y el diseo de investigacin, precisando as la poblacin, muestra, el nivel y alcance del estudio y las estrategias utilizadas para la recoleccin datos. El quinto captulo permite ilustrar de manera didctica los datos obtenidos a travs de la aplicacin de dos modelos de cuestionarios la ejecucin de un diagnstico, con el fin de generar un anlisis de los resultados que permita dar a conocer de forma detallada el funcionamiento de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico en funcin del fondo documental resguardado; la recepcin, registro y control de la informacin, y, los requerimientos de informacin realizados por sus usuarios. La propuesta identificada como Diseo de un servicio de informacin documental para la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del Consejo Nacional Electoral es definida en el captulo seis; indicando los lineamientos a seguir para el registro y control de solicitudes de informacin a la vez que se propone la consulta documental va Web. En este orden de ideas se busca complementar el objetivo general de la investigacin puntualizando las

actividades que giren en torno a la recepcin, seguimiento y control de la informacin, as como la difusin de sta de manera vers y oportuna. Seguidamente se anexan los formatos de los instrumentos aplicados (cuestionarios y diagnstico) dando a conocer cada uno de los tem utilizados con el fin de recabar la informacin necesaria para consumar la investigacin. Por ltimo, se especifican las fuentes consultadas que sirvieron de base para la realizacin del trabajo, separando las fuentes bibliogrficas de las fuentes electrnicas.

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CAPTULO I. EL PROBLEMA 1.1 Planteamiento del Problema: El Consejo Nacional Electoral (CNE), es el rgano rector del Poder Electoral en Venezuela, y como rganos subordinados a ste, el Poder Electoral es ejercido por la Comisin de Registro Civil y Electoral, la Comisin de Participacin Poltica y Financiamiento y la Junta Nacional Electoral a la cual se encuentra adscrita la Direccin General de Estadsticas Electorales, encargada de presentar de manera didctica compendios numrico-estadsticos de los procesos electorales (a nivel ervaciones: nicipal, parroquial) y de referendos realizados en la Repblica Bolivariana de Venezuela para su posterior estudio y anlisis. La Direccin General de Estadsticas Electorales cuenta con una oficina de apoyo, estando representada por la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, donde se ejecutan labores de resguardo de aproximadamente 45 metros lineales de documentacin tcnica que representan la memoria histrica de los procesos electorales celebrados en la Repblica Bolivariana de Venezuela desde el ao 1958 hasta nuestros das. El fondo documental que reposa en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE est conformado por diversidad de tipologas, representadas por: Gacetas Oficiales de Divisin Poltico Territorial; Gacetas Electorales, Resultados Electorales; Trabajos Especiales; Estudios de Opinin; Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin; Boletines Finales de Totalizacin Lista y Nominal; Hojas Complementarias, siendo las tres (3) ltimas, la fuente de informacin de mayor relevancia, debido a que son quienes certifican los resultados electorales, as como las autoridades electas y cada uno de los ciudadanos que hayan participado en comicios electorales realizados en Venezuela, de ah la importancia de la

conservacin de los subfondos y series documentales que lo integran como :Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin; los Boletines Finales de Totalizacin Lista y Nominales; Hojas Complementarias. Cabe sealar que todo ente (unidades adscritas al CNE y las organizaciones con fines polticos) interesado en obtener los documentos ya mencionados, debe dirigirse a la sede principal del CNE en Caracas-Venezuela para poder adquirir copia simple o documentos con valor jurdico; siendo la Secretara General del CNE, quien certifica y emite los sellos que dan valor legal a toda copia simple producida por la Divisin de Archivo Histrico Estadstico. Basndonos en conocimientos empricos, cabe destacar que desde finales de la dcada de los ochenta, cuando fue creada la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, dicha unidad no cuenta con profesionales del rea, observndose grandes deficiencias en el cumplimiento de las actividades propias de la gestin archivstica, tales como el registro, control y recuperacin documental, siendo los usuarios de la unidad los ms afectados al no contar con un servicio que les genere respuestas oportunas y concretas en relacin a sus necesidades de informacin. Hoy en da la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE slo brinda el servicio de consulta y ofrece copias simples de documentos previa solicitud, dicho trmite se realiza luego de haber recibido un oficio por parte del interesado donde expone sus necesidades informacionales; es importante sealar que la Secretara General y la Consultora Jurdica del CNE, son quienes reciben y remiten por escrito a la Direccin General de Estadsticas Electorales, las solicitudes para luego, tomar la decisin de ubicar la informacin requerida en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico. Se evidencia un largo trmite para los tiempos de respuesta requeridos, aunado a la produccin innecesaria de documentos (oficios) y

nuevamente los usuarios resultan ser los ms afectados a causa de la lentitud del proceso de respuesta. La Divisin de Archivo Histrico Estadstico pasa a ser un ente centralizado, el cual carece de un servicio basado en infraestructura tecnolgica con contenidos especficos que garanticen la recuperacin automatizada de la informacin y su disponibilidad en otros soportes distintos al papel; no existen mecanismos de entrada y salida de documentos por lo que se hace complicado mantener un seguimiento a los trmites administrativos, generndose duplicidad documental, tiempos de respuesta extemporneos y manipulacin constante de los documentos, lo cual conlleva al deterioro de estos por no disponer de respaldos en otro formato como el digital. Finalmente, las premisas nos ofrecen el insumo para planificar en funcin de los servicios con que debe contar la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, logrando mejorar en trminos de calidad, eficiencia y eficacia a fin de apoyar la gestin institucional del Poder Electoral. 1.2 Objetivos de la investigacin: 1.2.1 Objetivo general: Disear un servicio de informacin documental para la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE. 1.2.2 Objetivos especficos: Realizar un diagnstico de la situacin actual de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE, basado en su funcionamiento.

Identificar los requerimientos de informacin de los usuarios de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE.

Proponer el registro y control de solicitudes de informacin a travs del servicio de informacin documental de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE

Proponer la consulta documental va Web que dispondr el servicio de informacin documental de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE.

1.3 Justificacin de la investigacin: Las tendencias actuales referidas a los recursos digitales usados como herramientas de apoyo a la gestin de informacin y Archivo han creado dos vertientes muy significativas que dejan ver la diferencia entre lo tradicional y lo moderno, siendo los documentos los que estn experimentando transformaciones como producto de la demanda

informativa y comunicacional. Las carencias observadas en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE referidas a las funciones archivsticas, el flujo de informacin y los recursos tecnolgicos, redundan sobre la necesidad de contar con un servicio de informacin dirigido a identificar, describir y respaldar el fondo documental en forma distinta a la original, con el propsito de garantizar la conservacin de los documentos resguardados en soporte papel, evitando su pronto deterioro generado por la manipulacin constante; adems de gozar de la recuperacin de informacin de manera selectiva y oportuna, posibilitando su intercambio. Dicho sistema estar

dirigido tanto a los profesionales encargados de la unidad de informacin como a los usuarios de la misma; logrando facilitar la difusin y el acceso a la informacin. Diseando un servicio de calidad y haciendo uso eficiente de los medios tecnolgicos se lograr optimizar la gestin de informacin y Archivo, evitando la dependencia de los usuarios potenciales de la Direccin General de Estadsticas Electorales, reduciendo los tiempos de respuesta, incidiendo de manera positiva en la gestin institucional del CNE. 1.4 Limitaciones de la investigacin: Considerando el tiempo disponible para desarrollar la investigacin, el presente estudio se ve limitado, debido a que el empleo de instrumentos de recoleccin de datos requiere de al menos dos meses para que sean aplicados con la mayor certeza y veracidad posible. Lo anterior se afirma teniendo presente que es abultado el nmero de usuarios de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE, en especfico los entes con fines polticos, se hace necesario disponer de un tiempo considerable para realizar las encuestas, tabular los datos y analizar resultados. En segundo trmino, se tiene que la ubicacin de los usuarios de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE, limita an ms la investigacin por cuanto los entes con fines polticos estn distribuidos a lo largo y ancho de todo el territorio nacional, lo que hace poco viable que sean aplicadas las encuestas a causa de las variables tiempo, financiamiento y lugar o espacio donde se desarrolla el estudio.

1.5 Antecedentes de la investigacin: Segn las lneas de investigacin que maneja la Universidad Central de Venezuela, y en particular la Escuela de Bibliotecologa de Archivologa de la Facultad de Humanidades y Educacin en coordinacin con el Centro de Investigacin y Desarrollo en Ciencias de la Informacin (CIDECI); el presente trabajo de investigacin se inserta dentro de la lnea titulada la Aplicacin y uso de la nuevas tecnologas en unidades, sistemas, servicios y productos de informacin; en especfico, se plantea la Automatizacin de unidades y sistemas cooperativos y corporativos, se basa en las tecnologas para disear un servicio de informacin documental que optimice procesos y mejore la calidad de respuesta de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico adscrito a la Direccin General de Estadsticas Electorales del Consejo Nacional Electoral. En Venezuela, muchos son los trabajos de investigacin que estn orientados a desarrollar el tema de los servicios de informacin. Se ha tomado como referencia investigativa los siguientes estudios: Propuesta para el diseo de un Servicio de Informacin en Lnea en el Archivo de la Divisin de Recursos Humanos, adscrito a la Universidad de la Fuerza Armada Nacional (UNEFA)1. La mencionada tesis de grado propone el diseo de un servicio de informacin en lnea que agilice los procesos y genere respuestas rpidas y efectivas a los usuarios que hacen uso de la unidad de informacin en la cual estara funcionando el servicio de informacin. Dentro de los objetivos trazados se plante diagnosticar la situacin actual, identificar los requerimientos para el diseo del servicio de
Len Sergei, Propuesta para el diseo de un Servicio de Informacin en Lnea en el Archivo de la Divisin de Recursos Humanos, adscrito a la Universidad de la Fuerza Armada Nacional (UNEFA), Trabajo de licenciatura, Caracas, 2006
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informacin, caracterizar la plataforma de hardware y software asociados a la intranet donde funcionar el servicio y disear los componentes del servicio. La metodologa utilizada implic el uso de instrumentos de recoleccin de datos y a su vez, el uso de recursos bibliogrficos para sustentar de forma terica todo el tema desarrollado, es decir, es un trabajo de tipo descriptivo y documental. Los objetivos propuestos vincularon a la tesis de grado con lneas de investigacin (Aplicacin y uso de las tecnologas en unidades, sistemas, servicios y productos de informacin). Los objetivos fueron alcanzados al reconocer a travs de los resultados que arrojaron los instrumentos de recoleccin de datos, que la propuesta es viable y el Archivo de la Divisin de Recursos Humanos, adscrito a la Universidad de la Fuerza Armada Nacional mejorar sus procesos haciendo uso de una herramienta de este tipo. Como segundo antecedente de investigacin, se consider el estudio denominado Propuesta de un Sistema Automatizado de Informacin para la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada adscrito al centro de Investigaciones y Postgrado2. La investigacin tiene como objetivos especficos: realizar un diagnstico de las unidades de informacin de la UNEFA y su fondo documental; evaluar la base de datos apropiada para digitalizar el fondo documental de la UNEFA; adaptar el formato MARE para procesar tcnicamente los trabajos de grado y de investigacin de las unidades de informacin de la UNEFA; y por ltimo, disear la estructura del Sistema de Informacin de la UNEFA. Al diagnosticar un sesenta por ciento (60%) de las unidades de informacin de

Delgado Lus; Mejas Vargas Jonaici; Rodrguez Mara Isabel, Propuesta de un Sistema Automatizado de Informacin para la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada adscrito al centro de Investigaciones y Postgrado, Trabajo de licenciatura, Caracas, 2003

la UNEFA se logr visualizar la situacin actual y a su vez se proyect la situacin deseada, obteniendo como resultado que el referido instituto de educacin superior podr mejorar en trminos de excelencia educativa incorporando un Sistema de Informacin adscrito al Centro de

Investigaciones y Postgrado (CIP), considerando adems que esta premisa forma parte de sus funciones y est vinculada con su visin y misin como ente educativo. Por otra parte, el trabajo realizado por Riverol Isneida como requisito para optar al ttulo de especialista en Gerencia de Unidades de Servicios de Informacin, plantea una Propuesta de diseo del Servicio de Informacin en Lnea para el Archivo del Escritorio Jurdico Benson, Prez Matos, Antakly & Watts3. La investigacin es de tipo descriptiva documental; es descriptiva por cuanto se limita a detallar la situacin objeto de estudio sin interferir en las variables que forman parte de este; y documental, basadas en las referencias bibliogrficas, personales y digitales. Se presento la realidad a travs de la aplicacin de un diagnstico que sirvi para obtener una descripcin organizada del problema estudiado. Al aplicar el instrumento de recoleccin de datos (diagnstico) se identificaron las debilidades del Archivo evaluado, concluyendo que la implantacin de un Sistema de Informacin Automatizado origina un impacto positivo dentro de la organizacin, logrando as, subsanar las carencias observadas referidas a la prestacin de servicios y difusin de informacin.

Riverol Isneida, Propuesta de diseo del Servicio de Informacin en Lnea para el Archivo del Escritorio Jurdico Benson, Prez Matos, Antakly & Watts, Master en Ciencias de la Informacin, Caracas 2.004.

CAPTULO II. MARCO INSTITUCIONAL 2.1 El Consejo Nacional Electoral 2.1.1 Definicin Segn el artculo 7 de la Ley Orgnica del Poder Electoral publicada en Gaceta Oficial N 37.573 de fecha 19 de noviembr e de 2002, el Consejo Nacional Electoral es: () el rgano rector del Poder Electoral, tiene carcter permanente y su sede es la capital de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Es de su competencia normar, dirigir y supervisar las actividades de sus rganos subordinados, as como garantizar el cumplimiento de los principios constitucionales atribuidos al Poder Electoral4. Ejerce sus funciones de manera autnoma, sin ms limitaciones que las establecidas en la Constitucin y en la ley.

2.1.2 Misin5 Ejercer como rgano rector del Poder Electoral la organizacin, administracin y supervisin de todos los actos relativos a procesos electorales a realizarse en el mbito nacional, regional, municipal y parroquial, a travs de la Junta Nacional Electoral, la Comisin de Participacin Poltica y Financiamiento y la Comisin de Registro Civil y Electoral como rganos subordinados, garantizando y preservando el sufragio como expresin genuina de la voluntad del pueblo y fuente creadora de los poderes pblicos.

CONSEJO NACIONAL ELECTORAL. Compilacin Legal Electoral / Consejo Nacional Electoral. Repblica Bolivariana de Venezuela: Caracas. - - 2004. p. 61
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Consejo Nacional Electoral, La Institucin: El Poder Electoral [Documento en lnea] Disponible En: http://www.cne.gov.ve (En consulta: 05/03/09 -- 5:45 P.M.)

2.1.3 Visin6 Ser el vrtice de una organizacin electoral moderna y autnoma cuya normativa, estructura, procedimientos y sistemas optimizan la ejecucin y control de los procesos electorales y de referendos, mediante el concurso de un equipo de funcionarios de amplia carrera y experticia electoral que haciendo uso de las ms avanzadas tecnologas y bajo los principios de transparencia y respeto a la voluntad del electorado, ejecutan comicios de alta calidad, ubicndose como importante referencia en la organizacin de elecciones en Amrica Latina. 2.1.4 Funciones Segn el artculo 293 de la Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela publicada en Gaceta Oficial N 36.860 del 30 de diciembre de 1999, las funciones del CNE son las siguientes. Citado por el CNE7. 1. Reglamentar las leyes electorales y resolver las dudas y vacos que stas susciten o contengan. 2. Formular su presupuesto, el cual tramitar directamente ante la Asamblea Nacional y administrar autnomamente. 3. Dictar directivas vinculantes en materia de financiamiento y publicidad poltico-electorales y aplicar sanciones cuando no sean acatadas. 4. Declarar la nulidad total o parcial de las elecciones. 5. La organizacin, administracin, direccin y vigilancia de todos los actos relativos a la eleccin de los cargos de representacin popular de los poderes pblicos, as como de los referendos. 6. Organizar las elecciones de sindicatos, gremios profesionales y organizaciones con fines polticos en los trminos
Consejo Nacional Electoral, La Institucin: El Poder Electoral [Documento en lnea] Disponible En: http://www.cne.gov.ve (En consulta: 05/03/09 -- 5:55 P.M.) CONSEJO NACIONAL ELECTORAL. Compilacin Legal Electoral / Consejo Nacional Electoral. Repblica Bolivariana de Venezuela: Caracas. - - 2004. p. 46
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que seale la ley. As mismo, podrn organizar procesos electorales de otras organizaciones de la sociedad civil a solicitud de stas, o por orden de la Sala Electoral del Tribunal Supremo de Justicia. Las corporaciones, entidades y organizaciones aqu referidas cubrirn los costos de sus procesos eleccionarios. 7. Mantener, organizar, dirigir y supervisar el registro civil y electoral. 8. Organizar la inscripcin y registro de las organizaciones con fines polticos y velar porque stas cumplan las disposiciones sobre su rgimen establecidas en la Constitucin y la ley. Controlar, regular e investigar los fondos de financiamiento de las organizaciones con fines polticos. 2.2 Direccin General de Estadsticas Electorales8 2.2.1 Definicin La Direccin General de Estadsticas Electorales es la oficina encargada de presentar de manera didctica y comprensible compendios numrico-estadsticos referidos al mbito electoral referidos a comicios

regionales, municipales, parroquiales y de referendos que se celebren en la Repblica Bolivariana de Venezuela para su posterior estudio y anlisis. 2.2.2 Principales funciones de la Direccin General de Estadsticas Electorales: 1. Calcular los cargos a elegir y determinar las modalidades de eleccin (Lista y Nominal) para los procesos electorales nacionales, regionales, municipales, parroquiales y de referendos que se celebren en la Repblica Bolivariana de Venezuela.
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Prez, Eduardo. Informe de pasantas: Consejo Nacional Electoral (CNE) / Eduardo Prez. -- 2.008. -- p. 13

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2. Elaboracin

de

tablas

numricas

mapas

temticos

de

las

circunscripciones electorales en funcin de los procesos electorales nacionales, regionales, municipales, parroquiales y de referendos que se celebren en la Repblica Bolivariana de Venezuela. 3. Dictar Talleres de induccin en materia de Totalizacin y Adjudicacin de cargos de eleccin popular a funcionarios electorales, integrantes de Juntas Electorales, organizaciones con fines polticos, entre otros. 4. Creacin de Directorio de cargos electos y de resultados electorales para su publicacin en gaceta electoral de la Repblica Bolivariana de Venezuela. 5. Definir la infraestructura electoral de los procesos electorales

nacionales, regionales, municipales, parroquiales y de referendos que se celebren en la Repblica Bolivariana de Venezuela. 2.3 Divisin de Archivo Histrico Estadstico9 2.3.1 Definicin Unidad de informacin adscrita a la Direccin General de Estadsticas Electorales del CNE, encargada de resguardar, conservar y organizar de acuerdo a las exigencias propias del Archivo la memoria histrica electoral de los procesos electorales celebrados en la Repblica Bolivariana de Venezuela desde el ao 1958 hasta nuestros das.

Prez, Eduardo. Informe de pasantas: Consejo Nacional Electoral (CNE) / Eduardo Prez. -- 2.008. -- p. 14

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2.3.2 Objeto Servir de apoyo a las actividades llevadas a cabo por la Direccin General de Estadsticas Electorales brindando informacin de forma expedita y oportuna, colaborando as con la toma de dediciones pertinentes a la dicha Direccin. 2.3.3 Funciones 1. Recepcin, resguardo y difusin (previa solicitud) de Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin; Boletines Finales de

Totalizacin Lista y Nominal; y Hojas Complementarias. 2. Planificar, dirigir, coordinar y supervisar los procesos archivsticos dentro de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico. 3. Clasificar, codificar, ordenar, archivar y administrar la documentacin y la informacin que se resguarda dentro de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico. 4. Brindar servicio de consulta de la documentacin a los usuarios de la unidad administrativa (Secretara General del CNE, Consultora Jurdica del CNE y las Organizaciones con fines polticos). 2.4 Antecedentes institucionales El Archivo de Estadstica trabajaba bajo ese nombre desde la dcada de los setenta, poca en la que desempeaba funciones de depsito tanto de documentos relativos al CNE como de material de oficina. A finales de la dcada de los ochenta, la Direccin de Estudios Especiales cambia de nomenclatura, llamndose Direccin de Estadstica y Encuestas del CNE. Para el ao 1992 la Direccin es categorizada como Direccin de

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Estadsticas Electorales y el Archivo de Estadstica pas a ser Divisin de Archivo Histrico Estadstico y a su vez comenz a ejecutar funciones propias de Archivo, dejando de ser un depsito de material inactivo. En el ao 2006, la antigua Direccin de Estadstica nuevamente cambia de nomenclatura, denominndose desde ese entonces como Direccin General de Estadsticas Electorales; desde este ao las funciones relativas al Archivo comienzan a tomar forma, aunque slo de manera tradicional sin considerarse la implementacin de una base de datos, la creacin de ndices o un proceso de digitalizacin. Actualmente, se ha logrado ordenar e identificar un cuarenta y cinco por ciento (45%) de los cuarenta y cinco (45) metros lineales del fondo documental resguardados en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, siendo esta una labor que facilita la creacin de un servicio digital como herramienta de apoyo a la gestin de informacin y archivo.

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CAPTULO III. MARCO TERICO 3 Bases tericas 3.1 Archivos Existen diferencias conceptuales entre los autores que visualizan a los Archivos como depsitos donde se resguardan documentos en detrimento de quienes definen a los Archivos como uno o ms conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural. Para Heredia citado por Mundet, el archivo es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuente para la historia.10 El Consejo Internacional de Archivos lo define con tres acepciones, citado por Mundet: Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral, y por todo servicios u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su valor archivstico.
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivologa / Jos Ramn Cruz Mundet. -Madrid: : Fundacin Germn Snchez Ruiprez. -- 2003.-- p. 91
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Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacin y servicio de los documentos. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. Aunque se visualizan las diferencias en las definiciones anteriores, hay ciertas ideas comunes que reflejan la relevancia que se le da al documento o al conjunto de ellos, identificndolos como archivo.

A los efectos del presente trabajo investigativo, se contemplar a la palabra Archivo como el ente o institucin donde se resguardan documentos con el fin de aplicarles tratamiento archivstico para procurar su organizacin, recuperacin, difusin y conservacin. 3.1.1 Funciones de los Archivos (unidad de informacin) El objeto de los Archivos es resguardar, preservar para posibilitar el acceso a la informacin a travs del tiempo. De manera general se puede afirmar que la funcin de los archivos se basa en la identificacin, valoracin, conservacin y difusin de la informacin que resguardan. De forma detallada, hay actividades y tareas que se desprenden de las funciones mencionadas con anterioridad. As pues, autores como Heredia comentan que las funciones de los archivos son recoger, custodiar, conservar, organizar, describir y servir los documentos, pero tambin gestionarlos en sus fases vitales de actividad (difundirlos)11.

HEREDIA H, Antonia. Archivstica general, teora y prctica / Antonia Heredia. -- 6ta edicin. Sevilla: Servicio de Publicaciones de la Diputacin de Sevilla, 1993. -- p. 95

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3.2 Sistemas Para comenzar a desarrollar el tema de Sistemas de Informacin, antes que nada, es preciso conocer qu se entiende por Sistema: Richard A Jonhson citado por Chiavento 1994 define a los sistemas como un todo organizado o complejo; un conjunto o combinaciones de cosas o partes, que forman un todo complejo o unitario12. Por su parte, James Senn afirma en su obra titulada "Anlisis y diseo de sistemas de informacin" que un sistema: "es un conjunto de componentes que interactan entre s para lograr un fin comn"13. Tomando en cuenta ambas definiciones podemos decir entonces que la Direccin General de Estadsticas es un sistema, considerando sus caractersticas, estructura y funciones; ya que, se encuentra estructurada en la siguiente forma: Divisin de Geografa y Cartografa, Divisin Anlisis Numrico, y por ltimo, Divisin de Archivo Histrico Estadstico, estas unidades funcionan como sub-sistemas de la Direccin a la cul se encuentran adscritas; trabajan en conjunto para lograr un fin concreto basado en la creacin detallada y a profundidad de los compendios numrico-estadsticos referidos al mbito electoral, siendo estos

instrumentos el vrtice central utilizado en los anlisis del comportamiento histrico-electoral de la poblacin venezolana.

CHIAVENATO Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin / Idalberto Chiavenato.-- 3ra. Edicin McGraw Hill. Mxico, 1994. p. 574
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SENN, J. Sistemas de Informacin para la Administracin. / James Senn. -- Mxico. -Grupo Editorial Iberoamericana, Tercera Edicin. (Versin en Espaol). - - 1998. -- p. 19

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3.2.1 Sistemas de informacin Existen diversos tipos de sistemas diferenciados por sus funciones, estructuras y/o caractersticas; entre ellos se encuentran los Sistemas de Informacin. Un sistema de informacin es una disposicin de personas, actividades, datos, redes y tecnologa integrados entre si con el propsito de apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de una empresa, as como satisfacer las necesidades de informacin para la resolucin de problemas y la toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa14. Se entiende entonces que un sistema de informacin es la relacin directa entre la materia prima (datos), instrumentos y soportes tcnicos (mquina) y el hombre; donde todo individuo que manipule datos haciendo uso de herramientas especficas logre generar informacin til dirigida a satisfacer necesidades. El funcionamiento de un sistema de informacin se basa en la planificacin y diseo de tres tipos de actividades: la alimentacin del sistema por medio de las entradas de informacin; el procesamiento de los datos primarios; y por ltimo, la salida o transferencia de la informacin procesada a las personas que necesiten de ella. La informacin producida a partir de la transformacin de los datos o materia prima se realiza comenzando con la identificacin de las entradas de informacin que tendr todo sistema. La transformacin de los datos se refiere al procesamiento de estos ltimos con el fin de crear informacin con sentido que satisfaga necesidades puntuales a los usuarios del sistema.
WHITTEN, Jeffrey L. Anlisis y Diseo de Sistemas de informacin / Jeffrey L. Whitten. -- tercera edicin, Editorial McGraw-Hill. Colombia: Santa F de Bogot. 1996. p 39
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La Teora General de Sistemas (TGS) se encarga de crear instrumentos que instruyan a otras ramas de la ciencia en su investigacin prctica. Segn Lpez Alfonso la teora general de sistemas (TGS) es uno de los pilares en que se asienta la teora general de sistemas de informacin juntamente con la teora de la organizacin15. Toda ciencia debe estar sustentada sobre hechos y/o teoras que le sirvan de referencia para su continuidad investigativa. Cada proyecto que ha de crearse comienza por una planificacin, se trata de reducir riesgos, de moldear el futuro estableciendo metas y objetivos lo cual permite tomar decisiones acertadas. Para ejecutar los planes ya establecidos, es necesario tomar en cuenta la organizacin, y en este caso se trata de organizar la mdula espinal de todo sistema o servicio. los negocios, la gente y las organizaciones buscan y utilizan informacin de manera especfica para tomar decisiones y resolver problemas de una manera efectiva; de all su relevancia, tanto la solucin de problemas como la toma de decisiones requieren de informacin16. 3.2.1.1 Sistema de informacin documental Para Navarro Miguel un sistema de informacin documental: () consiste en la reunin de personas (los responsables y los usuarios del sistema), informacin (de entrada y de salida), procedimientos de captura, tratamiento, almacenamiento y
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LPEZ, Alfonso. Documentacin Informativa: Sistemas, Redes y Aplicaciones / Alfonso Lpez Ypez. Editorial Sntesis. -- 1997. -- p. 52

OZ, Effy. Administracin de sistemas de informacin / Effy Oz. -- 2 edicin. -Mxico: Thomson Learning. -- 2001.p. 8.

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recuperacin de informacin y tecnologas de apoyo a esos procedimientos, cuya interaccin regulada por una serie de principios y normas predeterminadas y estables generan un proceso de comunicacin con el fin de satisfacer las necesidades de informacin de un colectivo de usuarios17. Para que el proceso de comunicacin se cumpla con efectividad, el sistema de informacin documental debe tener total capacidad de bsqueda, tratamiento (identificacin y descripcin) y recuperacin de documentos. Explica Codina citado por Navarro Miguel ngel (2006) la herramienta tecnolgica necesaria para el funcionamiento del sistema de informacin documental debe ser capaz de realizar una doble funcin de descripcin y comparacin18. El objeto de la comparacin es el de relacionar las necesidades de informacin con un documento en especfico o con un conjunto de ellos permitiendo dar una respuesta efectiva al usuario. 3.2.1.1.1 Funciones de un sistema de informacin documental Todo sistema de informacin documental busca que la informacin contenida en los documentos sea difundida. En este sentido, para poder llevar a cabo un correcto proceso de comunicacin entre documentos y usuarios a travs de un sistema de informacin, se hace necesario cumplir con cuatro funciones documentales conocidas como un proceso

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NAVARRO, Miguel A. Software libre para servicios de informacin digital: Planificacin, diseo y desarrollo de servicios de informacin digital / Miguel ngel Esteban Navarro. -- Pearson Prentice Hall.-- Capitulo II. p. 25. Ibdem p. 26

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documental19, el cual, en materia de sistemas, se define con las siguientes funciones: Entrada de informacin: Es el proceso mediante el cual es capturada o recibida la informacin antes de ser registrada en el sistema. Almacenamiento: Se realizan los registros uno a uno para cargar la data del Sistema. A travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin recibida en la seccin o proceso anterior. Procesamiento de Informacin: Fase en la que el sistema efecta combinaciones de datos al momento de realizarse una bsqueda, dicho proceso se logra de acuerdo con operaciones preestablecidas; de esta manera se obtiene el producto requerido (informacin especfica solicitada por el usuario). Salida: Es la propiedad que posee todo sistema para difundir la informacin procesada hacia el exterior. Dicha informacin se muestra de forma tangible de manera que el usuario pueda apoyarse en ella para satisfacer necesidades concretas y apoyar la toma de decisiones. Con lo anterior, se puede afirmar que la finalidad de todo sistema de informacin que cumple con las cuatro (4) funciones primordiales ya descritas; ser, soportar la captura de datos, realizar el almacenamiento y modificacin de informacin externa en funcin de la realidad en la que acta el ente u organizacin, por ltimo, difundir y permitir el acceso a la informacin suministrndola a todo usuario que la requiera.

PINTO MOLINA M. Anlisis Documental: fundamentos y procedimientos / Mara Pinto Molina. Madrid: EUDEMA. 1993. -- p. 40

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3.2.1.2 Metodologas para el diseo y creacin de sistemas de informacin Distintos autores definen metodologas para la planificacin, creacin y consecucin de un Sistema de Informacin, con el fin de trabajar sobre un esquema bien estructurado y minimizar la complejidad que trae consigo el crear un servicio de este tipo. Las fases para el establecimiento del sistema de informacin en una organizacin (Metodologa para el Diseo de Sistemas de Informacin / MEDSI), segn Montilva son las siguientes: Definicin del proyecto, anlisis del contexto, definicin de los requerimientos, diseo del sistema, construccin del sistema, pruebas del sistema e implementacin del sistema20. Definicin del proyecto: Determinar la factibilidad de desarrollar un nuevo sistema de informacin y estimar los costos, tiempos y recursos requeridos, de tal manera que las unidades interesadas puedan decir si se ha de emprender o no el proyecto. Anlisis del contexto: Ganar un slido conocimiento ampliado dentro del cual se ubicar el nuevo sistema de informacin y determinar las deficiencias y problemas que presenta el actual sistema de informacin (si existe). Definicin de los requerimientos: Definir los requerimientos de usuarios y establecer las funciones, restricciones y atributos que el nuevo sistema debe satisfacer. Diseo del sistema: Elaborar un diseo preliminar del sistema de informacin que satisfaga los requerimientos, restricciones y atributos en la definicin de requerimientos. Construccin del sistema: Construir el subsistema de datos y el subsistema programado del sistema de informacin, de acuerdo a lo especificado en el paquete de diseo. En esta fase se construyen y se prueban los diferentes mdulos del subsistema
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MONTILVA, Jons. Desarrollo de Sistemas de Informacin / Jons Montilva. -Mrida: ULA. -- Textos Avedes.- -1999. -- pp. 135--189

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programado; se construye en subsistema de datos, documentacin y los procedimientos manuales del sistema

la

Pruebas del sistema: Probar la integracin de mdulos en subsistemas funcionales. Probar el sistema de informacin tratando de encontrar discrepancias entre el sistema de informacin construido y los objetivos, requerimientos, restricciones y atributos de calidad previamente establecidos. Implantacin del sistema: Implantar el sistema de informacin. Poner en operacin el sistema en su entorno real e iniciar las actividades rutinarias propias del sistema. Para ello se hace necesario adiestrar a los usuarios, convertir el viejo sistema al nuevo, entornarlo y, finalmente evaluarlo. Navarro Miguel ngel indica que las fases para la creacin de un servicio de informacin digital son: La planificacin, diseo conceptual y lgico, implantacin o desarrollo, mantenimiento y la evaluacin21. La planificacin: Tiene que ver con la determinacin de la misin del servicio, identificacin y descripcin de la comunidad de usuarios, establecimiento de metas, fijacin de objetivos generales, creacin de los objetivos especficos, establecimiento de prioridades, previsin de los recursos humanos, materiales y econmicos necesarios; planteamiento de la estrategia y plan de accin; anlisis de viabilidad. Diseo conceptual y lgico: Detalla los principales aspectos del proyecto: el qu hacer, el cmo hacerlo y los caracteres y modo de funcionamiento de lo que se va a construir. Implantacin o desarrollo: Consiste en el cumplimiento de las tareas y actividades planificadas para la creacin del servicio de informacin y su puesta en marcha dentro de la organizacin. Mantenimiento: Para asegurar que el servicio de informacin siempre funcione correctamente, se hace necesario aplicar un

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NAVARRO, Miguel A. Software libre para servicios de informacin digital: Planificacin, diseo y desarrollo de servicios de informacin digital / Miguel ngel Esteban Navarro. - - Pearson Prentice Hall.-- Capitulo II. pp. 36-42

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plan de mantenimiento del mismo. Se trata de supervisar peridicamente su funcionamiento y corregir las fallas detectadas. Evaluacin: Consiste en comprobar mediante a procedimientos previamente establecidos, si se han logrado los objetivos propuestos y si el proyecto se ha desarrollado adecuadamente. James Senn define el mtodo del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas como: conjunto de actividades que los analistas, diseadores y usuarios realizan para desarrollar e implementar un sistema de informacin. El mtodo del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de las siguientes actividades: Investigacin preliminar, determinacin de los requerimientos del sistema, diseo del sistema, desarrollo del software, prueba del sistema, implantacin y evaluacin22. Investigacin preliminar: En esta fase se identifica la solicitud de crear un servicio de informacin a la vez que se realiza un estudio de factibilidad; por ltimo se procede a la aprobacin del proyecto. Determinacin de los requerimientos del sistema: Consiste en responder las siguientes interrogantes: qu se hace; cmo se hace; con qu frecuencia se presenta; qu tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones; cul es el grado de eficiencia con que se ejecutan las tareas; si existe algn problema, qu tan grande es; si existe algn problema, cul es la causa original. Diseo del sistema: Basado en establecer la forma que el sistema cumplir con los requerimientos identificados en la fase de anlisis. Desarrollo del software: Tiene que ver con la programacin del software a utilizar, o en su defecto, comprar un software pudiendo ser modificado por los programadores que sean destinados a ello.

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SENN, J. Sistemas de Informacin para la Administracin. / James Senn. -- Mxico. -Grupo Editorial Iberoamericana, Tercera Edicin. (Versin en Espaol). -- 1998. p. 33

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Prueba del sistema: Durante esta fase el sistema se emplea de manera experimental para detectar posibles fallas, es decir, se busca identificar si el sistema funciona de acuerdo a las exigencias y en la forma que los usuarios esperan. Implantacin y evaluacin: La implantacin es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicacin y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Con base en las concepciones tericas ya definidas, se contemplan elementos que son comunes para la implementacin de un sistema de informacin que responda a los requerimientos de informacin que necesita toda organizacin para la toma de decisiones en el ejercicio de sus funciones. En este orden de ideas, las referidas definiciones o metodologas se pueden conjugar para ser tomadas en cuentas al momento de desarrollar e implantar el sistema de informacin en cualquier tipo de organizacin. 3.3 El Software libre23 Software libre (en ingls free software) es la denominacin del software que respeta la libertad de los usuarios y por tanto, una vez obtenido, puede ser usado, copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente. Segn la Free Software Foundation, el software libre se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software; de modo ms preciso, se refiere a cuatro libertades de los usuarios del software: la libertad de usar el programa, con cualquier propsito; de estudiar el funcionamiento del programa, y adaptarlo a las necesidades; de distribuir copias, con lo que puede ayudar a otros; de

Centro Nacional de Tecnologas de Informacin Software Libre: Definicin [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.softwarelibre.gob.ve (En consulta: 18/03/09 -- 2:15 P.M.).

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mejorar el programa y hacer pblicas las mejoras, de modo que toda la comunidad se beneficie. 3.3.1 Antecedentes del software libre24 Entre los aos 60 y 70 del Siglo XX, el software no era considerado un producto sino un aadido que los vendedores de los grandes computadores de la poca aportaban a sus clientes para que stos pudieran usarlos. En dicha cultura, era comn que los programadores y desarrolladores de software compartieran libremente sus programas unos con otros. A finales de los aos 70, principio de los 80, la situacin empez a cambiar. Las computadoras ms modernas comenzaban a utilizar sistemas operativos privados, forzando a los usuarios a aceptar condiciones restrictivas que impedan realizar modificaciones a dicho software. A comienzos de la dcada de los 80, Richard Stallman, un programador de MIT (Instituto de Tecnologa de Massachusetts), comenz a trabajar en el proyecto GNU, y un ao ms tarde fund la Free Software Foundation (FSF). Stallman introdujo una definicin para free software y el concepto de copyleft, el cual desarroll para dar a los usuarios libertad y para restringir las posibilidades de apropiacin del software. Stallman puso en marcha la Free Software Fundation (Fundacin para el Software Libre) en octubre de 1985 para ocuparse de los aspectos administrativos, organizativos y legales del Proyecto GNU y tambin para difundir el uso y el conocimiento del Software Libre. Las principales licencias del proyecto GNU son la Licencia Pblica General de GNU (GPL, General Public License en ingls), y la Licencia Pblica General Reducida de GNU (LGPL, GNU Lesser General Public License en ingls), aunque el nombre original de esta ltima era Licencia Pblica General de Bibliotecas de GNU. El Proyecto GNU consta de una serie de pequeos subproyectos mantenidos por voluntarios, empresas o combinaciones de

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Ibdem.

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ambos. Estos subproyectos tambin se denominan Proyectos de GNU o Paquetes GNU. El nombre del Proyecto GNU proviene del acrnimo GNU's Not Unix (GNU No es Unix). Unix era un sistema operativo muy popular en los aos 80, as que Stallman dise GNU para ser muy compatible con Unix, para que la migracin a GNU fuese cmoda. Stallman introdujo una definicin para free software y el concepto de "copyleft", el cual desarroll para dar a los usuarios libertad y para restringir las posibilidades de apropiacin del software. De acuerdo a tal definicin, el software es "libre" garantiza las siguientes libertades: Libertad 1: Ejecutar el programa con cualquier propsito (privado, educativo, pblico, comercial, militar, entre otros.) Libertad 2: Estudiar y modificar el programa (para lo cual es necesario poder acceder al cdigo fuente) Libertad 3: Copiar el programa de manera que se pueda ayudar al vecino o a cualquiera Libertad 4: Mejorar el programa y publicar las mejoras 3.3.2 El software libre en Venezuela Venezuela no escapa de la realidad que implica el uso del software libre como herramienta indispensable para el desarrollo de servicios, sistemas y redes de informacin que garanticen respuestas oportunas y calidad de servicio. Con miras a la interoperabilidad de los sistemas de informacin, la reduccin de la brecha social y la relacin costo-calidad; el Estado Venezolano est aprovechando las bondades del software libre. En este orden de ideas; segn Decreto 3.390 publicado en Gaceta Oficial N 38.095 de fecha 28/12/2004, la legislacin Venezolana contempla que es deber y

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obligacin de los entes pblicos hacer uso de dicho software por lo que la migracin de sus servidores y servicios a software libre es una prctica comn hoy en da. 3.3.2.1 Decreto 3.390 publicado en Gaceta Oficial N 38.09525 El decreto N 3.390 publicado en Gaceta Oficial N 38.095, de fecha 28 de diciembre del ao 2004, establece que la Administracin Pblica Nacional deber implementar Software Libre en sus sistemas, proyectos y servicios informticos. Dicho decreto consta de catorce (14) artculos de los cuales se presentarn a continuacin aquellos que mantienen concordancia con la presente investigacin. Artculo 1. La Administracin Pblica Nacional emplear prioritariamente Software Libre desarrollado con Estndares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y servicios informticos. A tales fines, todos los rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional iniciarn los procesos de migracin gradual y progresiva de stos hacia el Software Libre desarrollado con Estndares Abiertos. Artculo 3. En los casos que no se puedan desarrollar o adquirir aplicaciones en Software Libre bajo Estndares Abiertos, los rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional debern solicitar ante el Ministerio de Ciencia y Tecnologa autorizacin para adoptar otro tipo de soluciones bajo las normas y criterios establecidos por ese Ministerio. Artculo 7. El Ministerio de Ciencia y Tecnologa ser responsable de proveer la Distribucin de Software Libre desarrollado con Estndares Abiertos para el Estado Venezolano, para lo cual implementar los mecanismos que se requieran. Artculo 8. El Ejecutivo Nacional promover el uso generalizado del Software Libre desarrollado con Estndares Abiertos en la
Centro Nacional de Tecnologas de Informacin (2007) El estado y Software Libre: Decreto 3.390 [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.softwarelibre.gob.ve (En consulta: 18/03/09 -- 2:15 P.M.).
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sociedad, para lo cual desarrollar mecanismos orientados a capacitar e instruir a los usuarios en la utilizacin del Software Libre desarrollado con Estndares Abiertos. 3.4 Ingreso y registro de los documentos Mundet. (2006)26 afirma que el ingreso y registro de documentos se puede dar de dos maneras, a saber: Ingresando del exterior o crendolos la propia organizacin, y del seguimiento de los mismos en los distintos pasos que requiere su procesamiento durante la tramitacin. Para poder gestionar los documentos que ingresan desde el exterior se han de seguir los siguientes procedimientos: Identificarlos, esto es, atribuirles un nmero de entrada/salida correlativo, junto con la fecha, e identificar al remitente, como viene hacindose tradicionalmente; pero adems es el momento para clasificarlo y abrir, en su caso, un expediente. Encaminarlos junto al punto de la organizacin competente para hacer el uso debido del mismo, de acuerdo con los criterios establecidos por la organizacin, sobre todo los de clasificacin. El garantizar al remitente su recepcin y poder satisfacer los derechos que puedan derivarse de este acto, como es el caso de las Administraciones Pblicas. En lo concerniente a la definicin que nos da Mundet, se tiene que el ingreso y registro de documentos es de vital importancia para todo ente, ya que, a travs de un ptimo control, se podr mantener un seguimiento constante a los trmites administrativos y al flujo de informacin que se da en tres fases; recepcin, distribucin y salida. Venezuela, en materia jurdica, cuenta con leyes que estipulan la creacin y funcionamiento de las oficinas encargadas de recibir y registrar la
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivologa / Jos Ramn Cruz Mundet. -Madrid: Fundacin Snches Ruiprez. -- 2003. -- p. 139.
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documentacin que ingresa a entes de la Administracin Pblica. En especfico, se muestran los artculos 44 y 46 de La Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, publicada en Gaceta Oficial Nmero 2.818 de 1 de julio de 1981, referida al ingreso y registro de los documentos: Artculo 44: En los Ministerios, organismos y dems dependencias pblicas se llevar un registro de presentacin de documentos en el cual se dejar constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los administrados, as como de las comunicaciones que puedan dirigir otras autoridades27. Artculo 46: Se dar recibido de todo documento presentado y de sus anexos, con indicacin del nmero de registro que corresponda, lugar, fecha y hora de la presentacin. Podr servir de recibido la copia mecanografiada o fotosttica del documento que se presente, una vez diligenciada y numerada por los funcionarios del registro28. Dando relevancia al uso de tecnologas para la recepcin y registro de informacin dentro de la Administracin pblica, se cita el Artculo 161 del Decreto Nmero 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la Administracin Pblica, publicado en gaceta oficial nmero 5.890 extraordinario de fecha 31 de julio de 2.008, el mismo contempla lo siguiente:

Gaceta Oficial Nmero 2.818 Extraordinario de 1 de julio de 1981. La Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos: Artculo 44. [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.ucv.ve/fileadmin/user_upload/auditoria_interna/Archivos/Material_de_Descarga/ Ley_Organica_de_Procedimientos_Administrativos_-_2.818_E.pdf (En consulta: 20/03/09 -3:15 P.M.).
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Ibdem, La Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos: Artculo 45.

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Artculo 161: los registros que la Administracin Pblica establezca para la recepcin de escritos y comunicaciones de los particulares o de rganos administrativos, debern instalarse en un soporte informtico29.

3.5 Tratamiento Archivstico El tratamiento archivstico, segn Dupl (2004), es: () el conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene como objetivo su conservacin, su organizacin y hacerlos rpidamente accesibles, manejables y tiles en sus diversos fines. As mismo, existen determinadas funciones que comprenden dos operaciones: identificacin, valoracin y clasificacin, y dos tareas: ordenacin y descripcin30 Se entiende entonces que el tratamiento archivstico es una actividad caracterstica de toda unidad de informacin, dirigida a identificar, valorar, conservar los documentos con el propsito de garantizar su recuperacin de manera expedita, adems, de facilitar su difusin y uso. En virtud de lo anteriormente descrito, existen tres grandes funciones, a saber: La Identificacin que se divide en la clasificacin y la descripcin; y por ltimo se ejecuta la funcin denominada Valoracin donde se realizan actividades de seleccin a travs de la conservacin y/o eliminacin documental.

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ASAMBLEA NACIONAL DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. Decreto Nmero 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la Administracin Pblica: publicado en Gaceta Oficial Nmero 5.890 Extraordinario / Asamblea Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela. -- Caracas, 31 de julio de 2008. -- p 73

30

DUPL, A. Manual de archivos de oficina para gestores / Ana Del Moral Dupl. -Madrid, Espaa: Marcial Pons, ediciones jurdicas y sociales, S.A. 2004. -- p. 77.

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3.5.1 La Clasificacin Segn Godoy, la clasificacin permite la identificacin y el agrupamiento sistemtico de documentos semejantes con caractersticas comunes, teniendo como base la estructura orgnico-funcional de las instituciones y los trmites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones31. Segn Antonia Heredia citada por Vzquez Mauricio existe una clasificacin natural y otra aplicada: los documentos de archivo nacen clasificados, al quedar vinculados en primer lugar a una institucin y en segundo lugar al quedar adscriptos a una dependencia o divisin de la misma. La aplicada es la que ha de practicar el archivero observando dicha situacin32. La clasificacin se realiza rigindose por dos principios fundamentales, como lo son el principio de orden original y el principio de procedencia. Al respetarse el orden que los documentos adoptan durante su funcin administrativa se habla del principio de orden original. Por otra parte, la clasificacin, siguiendo el principio de procedencia, se representa en forma grfica en un esquema o cuadro para sistematizar cada fondo en subfondos y series. En este caso se habla de cuadro de clasificacin. Vzquez Mauricio (2007) enuncia que el Cuadro de Clasificacin, representa una metodologa de organizacin y agrupacin de los
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GODOY de Lozano, J. Cartilla de Clasificacin Documental. / Julia Godoy de Lozano. Colombia: Editores grficos Colombia LTD. 2001. -- p.7.

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Vzquez Bevilacqua Mauricio (2007) Proceso de Organizacin Documental en un archivo eclesistico protestante [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.asocarchi.cl/DOCS/2.PDF(En consulta: 10/03/09 -- 5:55 P.M.)

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documentos, que contribuye a la eficiencia y eficacia administrativa. Para su operatividad se aplica de manera uniforme en toda la documentacin y en todos los servicios, favoreciendo la implantacin de nuevas tecnologas33. El cuadro de clasificacin es la herramienta que coadyuva al proceso de identificacin y organizacin documental, donde se definen los grupos de documentos segn sus caractersticas tanto internas como externas identificndoseles con denominadores que involucren todo el fondo o subfondo documental segn sea el caso. Dentro de cada subfondo existen subgrupos que forman parte del todo (Fondo Documental) a quienes se les debe asignar un identificador conocido como series o subseries segn sea el caso. 3.5.2 La Descripcin Carmona Mendo enuncia que la descripcin Consiste en la elaboracin de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento, uso y difusin de los fondos custodiados en los archivos. La identificacin favorece la normalizacin de los instrumentos de descripcin y la planificacin descriptiva del fondo. "34. Por su parte Cruz M. (2003), considera que la descripcin documental: es una tarea primordial del quehacer archivstico y una consecuencia ineludible de la organizacin de los fondos, encaminada a

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Ibdem.

CARMONA Mendo. Consideraciones sobre el mtodo en archivstica / Mendo Carmona. Madrid: Universidad Complutense de Madrid. 2004. -- p. 46

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33

poner los documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un til disponible para la sociedad.35. Para acceder a los documentos y seleccionar los que son relevantes a cierto perfil de inters, es necesario previamente realizar su tratamiento archivstico a partir de un esquema que responda a la descripcin general de los elementos que componen cada documento. 3.5.3 La Valoracin Luego de haber definido el primer paso del tratamiento archivstico, veamos ahora qu se entiende por Valoracin. Muchos autores definen la valoracin como un proceso ligado a la actividad del expurgo orientada slo a identificar los valores del fondo documental, sin involucrar las tareas y actividades que actualmente desempean un rol importante para poder cumplir con esta funcin del tratamiento archivstico, como lo son la seleccin, y dentro de esta ltima la conservacin o en su defecto la eliminacin. Hay que dejar claro que cada actividad y tarea sealada son independientes una de la otra aunque puedan complementarse al momento de ejecutarlas. La Torre M. (2000), establece que la valoracin de los fondos: Es el proceso intelectual por el que se estudia la documentacin, determinando sus valores primarios y secundarios, y las fechas de permanencia en los archivos del sistema.36.

CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivologa / Jos Ramn Cruz Mundet. -Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez. --2003. -- p. 255
36

35

LA TORRE M. Jos Lus, Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales / Jos Lus La Torre Merino. -- Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y

34

3.6 Normalizacin Para comenzar a desarrollar el tema de la Normalizacin debemos tener claro qu se entiende por Norma. Segn la Asociacin Espaola de Normalizacin y certificacin (AENOR) una norma es un documento de aplicacin voluntaria que contiene especificaciones tcnicas basadas en los resultados de la experiencia y del desarrollo tecnolgico. Las normas son el fruto del consenso entre todas las partes interesadas e involucradas en la actividad objeto de la misma. Adems, debe aprobarse por un Organismo de Normalizacin reconocido37. Las normas, como herramientas importantes para el desarrollo de productos y servicios a nivel mundial, son creadas con el fin de garantizar calidad y seguridad en sectores de produccin como la construccin, la informtica, entre otros. La aplicacin de la normalizacin en el mbito documental, tiene que ver con la estandarizacin de actividades y tareas propias de archivo con el fin de ajustar el tratamiento y la difusin documental para beneficio de la sociedad. En este orden de ideas, Venezuela se apoya en organizaciones espaolas (entre otras a nivel mundial) a fin de regirse segn normas creadas editadas y/o certificadas por estas ltimas; tal es el caso de la Asociacin Espaola de Normalizacin y certificacin (AENOR).

Deporte, Secretara General de Informacin y Publicaciones, (Escuela Iberoamericana de Archivos). 2000. p. 29

37

Asociacin Espaola de Normalizacin y certificacin: Normalizacin: Qu es una norma? Para qu sirve? [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.aenor.es/desarrollo/normalizacion/quees/ventajas.asp (En consulta: 12/03/09 -1:40 P.M.).

35

3.6.1 AENOR38 AENOR es una entidad dedicada al desarrollo de la normalizacin y la certificacin (N+C) en todos los sectores industriales y de servicios. Tiene como propsito contribuir a mejorar la calidad y la competitividad de las empresas, as como proteger el medio ambiente. Fue designada para llevar a cabo estas actividades por la Orden del Ministerio de Industria y Energa, de 26 de febrero de 1986, de acuerdo con el Real Decreto 1614/1985 y reconocida como organismo de normalizacin y para actuar como entidad de certificacin por el Real Decreto 2200/1995, en desarrollo de la Ley 21/1992, de Industria. El campo de actuacin de la asociacin no se limita a Espaa, AENOR es miembro de pleno derecho, y representa dicho pas, en los organismos internacionales, europeos y regionales de normalizacin (ISO, IEC, CEN, CENELEC, ETSI, COPANT), posibilitando la participacin activa de expertos espaoles en todos estos foros. 3.6.2 Norma UNE-ISO 15489-1 Editada por el Subcomit de gestin de documentos y aplicaciones
39

de

AENOR

(Asociacin

Espaola

de

Normalizacin y certificacin)

Las Normas UNE e ISO, han sido hasta ahora una herramienta de trabajo en que los profesionales de la archivologa se han apoyado para estandarizar y regular las funciones, actividades y tareas propias de la
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Asociacin Espaola de Normalizacin y certificacin: Qu es AENOR? [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.aenor.es/desarrollo/aenor/quees/quees.asp (En consulta: 12/03/09 -- 1:50 P.M.).

Llans Sanjuan Joaquim Revista Andaluza de Archivos: El proceso de normalizacin en el AENOR/CT50/SC1: Gestin de documentos y aplicaciones [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/html//sites/default/contenidos/general/revist a/numeros/Numero_1/galeria/01-03_Joaquim_Llansx_Sanjuan_I.pdf (En consulta: 09/03/09 -- 7:45 P.M.).

39

36

gestin archivstica. La norma UNE-ISO 15489-1 no escapa de este hecho, ya que, sienta las bases para el desarrollo e implantacin de un sistema de gestin de documentos. Morales afirma que esta norma establece el marco general y de definiciones de la gestin de documental40. Santovenia Javier (2006) afirma que: Dicha norma proporciona una gua sobre cmo gestionar o administrar los documentos y su relacin con los sistemas electrnicos para la conservacin de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las polticas, procedimientos y prcticas de la gestin de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atencin y proteccin, y permitir que la informacin que contienen puedan recuperarse de un modo ms eficiente y eficaz41. En sntesis, la Norma UNE-ISO 15489-1 procura unas directrices orientadas a que las organizaciones se doten de sistemas de gestin documental para poder gestionar los documentos procurando su difusin y conservacin.

40

Morales Huidobro Elisa Garca. Revista Espaola de Documentacin Cientfica. Gestin de documentos y evidencias electrnicas [Documento en lnea]. Disponible En: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/466/478 (En consulta: 10/04/09 -5:50 P.M.)

Santovenia Daz Javier Norma UNE-ISO 15489-1: una gua para la gestin de los documentos de archivos [Documento en lnea]. Disponible En: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci26506.htm (En consulta: 10/03/09 -- 5:45 P.M.)

41

37

3.6.3 Norma ISO 9000: 2005 Sistemas de Gestin de Calidad A continuacin se presentan las especificaciones de la Norma ISO 9000: 2005 Sistemas de Gestin de Calidad -- Fundamentos y Vocabulario que ataen a la presente investigacin: 3.6.3.1. Objeto y campo de aplicacin42 Esta norma internacional describe los fundamentos de los sistemas de gestin de la calidad, los cuales constituyen el objeto de la familia de Normas ISO 9000, y define los trminos relacionados con los mismos. Esta norma internacional es aplicable a: a) las organizaciones que buscan ventajas por medio de la implementacin de un sistema de gestin de la calidad; b) las organizaciones que buscan la confianza de sus proveedores en que sus requisitos para los productos sern satisfechos; c) los usuarios de los productos; d) aquellos interesados en el entendimiento mutuo de la terminologa utilizada en la gestin de la calidad (por ejemplo: proveedores, clientes, entes reguladores); e) todos aquellos que, perteneciendo o no a la organizacin, evalan o auditan el sistema de gestin de la calidad para determinar su conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001 (por ejemplo: auditores, entes reguladores, organismos de certificacin/registro);

ISO 2005 (Publicado por la Secretara Central de ISO en Ginebra, Suiza, como traduccin oficial en espaol avalada por 7 comits miembros de ISO): NORMA INTERNACIONAL: ISO 9000: 2005 Sistemas de Gestin de CalidadFundamentos y vocabulario [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.procosi.org/calidad/files/nb-iso9000-2005.pdf (En consulta: 13/03/09 -- 5:00 P.M.)

42

38

f) todos aquellos que, perteneciendo o no a la organizacin, asesoran o dan formacin sobre el sistema de gestin de la calidad adecuado para dicha organizacin; g) quienes desarrollan normas relacionadas. 3.6.3.2 Enfoque de sistemas de gestin de la calidad43 Un enfoque para desarrollar e implementar un sistema de gestin de la calidad comprende diferentes etapas tales como: a) determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas; b) establecer la poltica y objetivos de la calidad de la organizacin; c) determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos de la calidad; d) determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los objetivos de la calidad; e) establecer los mtodos para medir la eficacia y eficiencia de cada proceso; f) aplicar estas medidas para determinar la eficacia y eficiencia de cada proceso; g) determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas; h) establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del sistema de gestin de la calidad. Este enfoque tambin puede aplicarse para mantener y mejorar un sistema de gestin de la calidad ya existente. Una organizacin que adopte el enfoque anterior genera confianza en la capacidad de sus procesos y en la calidad de sus productos, y proporciona una base para la mejora continua. Esto
43

Ibdem

39

puede conducir a un aumento de la satisfaccin de los clientes y de otras partes interesadas y al xito de la organizacin. 3.6.3.3 Enfoque basado en procesos44 Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso. Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactan. A menudo el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La identificacin y gestin sistemtica de los procesos empleados en la organizacin y en particular las interacciones entre tales procesos se conoce como "enfoque basado en procesos. 3.6.3.4 Tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestin de la calidad45 Los siguientes tipos de documentos son utilizados en los sistemas de gestin de la calidad: a) documentos que proporcionan informacin coherente, interna y externamente, acerca del sistema de gestin de la calidad de la organizacin; tales documentos se denominan manuales de la calidad; b) documentos que describen cmo se aplica el sistema de gestin de la calidad a un producto, proyecto o contrato especfico; tales documentos se denominan planes de la calidad;
44 45

Ibdem Ibdem

40

c) documentos que establecen requisitos; tales documentos se denominan especificaciones; d) documentos que establecen recomendaciones o sugerencias; tales documentos se denominan directrices; e) documentos que proporcionan informacin sobre cmo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente; tales documentos pueden incluir procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos; f) documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos; tales documentos se denominan registros. 3.6.4 Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ISAD-G) Madrid: Ministerio de Cultura, 1995.

Versin final aprobada por el CIA y adoptada por la Comisin Ad Hoc de Normas de Descripcin (Estocolmo, Suecia, 21-23 de enero de 1993).46. Para Pen, La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica y en adelante ISAD-G: Es una herramienta de descripcin importante para la gestin de los Archivos, brinda especificaciones elementales para la elaboracin de descripciones archivsticas aplicables a nivel nacional e internacional, pueden usarse con independencia del tipo o soporte fsico de los documentos excepto para documentos especiales, mapas o sellos47.

Sistema de Bibliotecas de la Universidad de la Repblica Uruguay: Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD-G [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.universidad.edu.uy (En consulta: 05/07/09 -- 3:50 P.M.) M. G. Pen, Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ISAD-G) [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/isadg.pdf (En consulta: 03/03/09 -- 06:30 P.M.)
47

46

41

Parra B. afirma que la finalidad de la descripcin archivstica es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles a los investigadores y pblico en general48. Segn Dulzaides Mara las reglas de la ISAD (G) se dividen en siete grandes reas de informacin y a su vez estas se subdividen en veintisis tems que pueden ser combinados para realizar la descripcin de cualquier unidad documental49. Slo seis reas o elementos son considerados como esenciales para el intercambio de informacin a nivel internacional, en el siguiente cuadro, las reas mencionadas estn identificadas con un asterisco (*). M. G. Pen, estructura la ISAD-G de la siguiente manera:

rea
1. REA DE IDENTIFICACIN

Recoge
Informacin referencial para identificar la unidad de descripcin.

Elementos de descripcin
Signatura/cdigo de referencia* Ttulo* Fecha* Nivel de descripcin* Volumen y soporte* Nombre del o de los productores (procedencia)* Historia institucional/ resea biogrfica Historia archivstica Forma de ingreso Alcance y contenido Valoracin, seleccin y eliminacin Nuevos ingresos Organizacin

2. REA DE CONTEXTO

Informacin acerca del origen y la custodia de la unidad de descripcin. Informacin referida al tema principal de los documentos y la organizacin de la unidad de descripcin.

3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

Parra Betancourt Mara, Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ISAD-G) [Documento en lnea]. Disponible En: http://www.adabiac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/06art_mpb02.htm (En consulta: 10/03/09 -- 1:17 P.M.)
49

48

Dulzaides Iglesias Mara Elinor (2004) Anlisis documental y de informacin: dos componentes de un mismo proceso [Documento en lnea]. Disponible En: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_2_04/aci11204.htm (En consulta: 10/03/09 -- 2:35 P.M.)

42

4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

Informacin acerca de la disponibilidad de la unidad de descripcin.

Informacin referida a los materiales que tengan una relacin importante con la unidad de descripcin. Informacin especializada que no 6. REA DE NOTAS tenga cabida en ninguna de las reas anteriores. Informacin sobre cmo, 7. REA DE cundo y por quin se CONTROL DE LA ha preparado la DESCRIPCIN descripcin archivstica. 5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA

Condiciones de acceso Condiciones de reproduccin. Lengua/escritura de la documentacin Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos Instrumentos de descripcin (consulta) Existencia y localizacin de los originales Existencia y localizacin de copias Unidades de descripcin relacionadas Nota de publicaciones Notas

Nota del archivista Reglas o normas Fecha de la descripcin

3.7 El Diagnstico La aplicacin del diagnstico en sistemas tales como los archivos constituye una tarea de vital importancia que permite conocer el funcionamiento de dichas unidades de informacin, consiguiendo identificar las virtudes y debilidades de la misma. Con base en los resultados arrojados por el diagnstico, se plantean propuestas dirigidas a mejorar en trminos de calidad, eficiencia y eficacia que inciden de manera directa en el tratamiento documental, conservacin, mantenimiento, control y difusin del acervo que se custodia50 El objetivo del diagnstico es reconocer los problemas y brechas existentes en todos los subsistemas que componen las unidades de informacin (Archivos), que sirvan de insumo para dar conclusiones generales y recomendaciones a modo de solucin.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Pautas para Diagnstico integral de archivos / Archivo General de la Nacin. - - 2003. p. 7
50

43

CAPTULO IV. MARCO METODOLGICO 4.1 Tipo de investigacin El estudio propuesto est enmarcado dentro de una investigacin documental por cuanto se basa en fuentes de informacin de tipo personal, impresas y electrnicas con el fin de recolectar datos mediante lecturas evaluativas, observacin y anlisis del funcionamiento de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico adscrita a la Direccin General de Estadsticas del CNE, sin llegar a manipular variables; a su vez, es un estudio de tipo descriptivo, tomando en cuenta que se limita a observar y detallar el funcionamiento de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, basado en la aplicacin de dos (2) modelos de cuestionario a un grupo especfico de usuarios, a partir del cual se crear un diagnstico que abarque el tratamiento archivstico-documental, las funciones archivsticas y los recursos tecnolgicos con que cuenta el mismo pudiendo as, disear un servicio de informacin documental basado en las carencias reales de la unidad de informacin. 4.2 Diseo de la investigacin Conforme al problema descrito y a los objetivos planteados relativos a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE, se incluye la presente investigacin en el tipo definido como Proyecto Factible. Consiste en la elaboracin de una propuesta viable que plantea la solucin a un problema especfico para satisfacer necesidades reales de la unidad administrativa del CNE antes mencionada.

44

Se define el diseo de investigacin como el esquema de trabajo que servi de gua estratgica para orientar el proceso de investigacin, desde la recoleccin de datos, hasta la interpretacin de los mismos. 4.3 Poblacin o universo de estudio: Se tom como poblacin la totalidad de usuarios internos y externos que actualmente posee la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, a saber: Usuarios internos: Cuatro (4) Unidades administrativas (Presidencia, Junta Nacional Electoral, Secretara General, Consultora Jurdica)

vinculadas al CNE que tienen potestad para solicitar documentos a la Direccin General de Estadsticas Electorales, siendo esta ltima quien remite las solicitudes a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico. Usuarios externos: Las organizaciones con fines polticos estn conformados por 239 Partidos Polticos que actualmente existen en Venezuela. Cabe destacar que de los 239 Partidos Polticos, 180 funcionan a nivel nacional y 59 a nivel regional. 4.4 Muestra En vista de las limitaciones que presenta la investigacin en relacin a la ubicacin y disponibilidad de los usuarios de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE; se tiene que, es poco viable aplicar los instrumentos de recoleccin de datos en el caso de las organizaciones con fines polticos. En este orden de ideas, se utiliz la tcnica de muestreo accidental que segn Kerlinger y Lee (2002) consiste en tomar muestras disponibles o a la mano- de la poblacin que se quiere estudiar, teniendo

45

especial precaucin al momento de analizar e interpretar los datos51. De este modo, la muestra disponible para la investigacin son las cuatro (4) instancias administrativas (Presidencia, Junta Nacional Electoral, Secretara General, Consultora Jurdica) vinculadas al CNE que tienen potestad para solicitar documentos a la Direccin General de Estadsticas Electorales, siendo esta ltima quien remite las solicitudes a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico 4.5 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos Se usaron una serie de tcnicas de recoleccin de informacin en funcin de los objetivos trazados en el presente estudio. Para alcanzar los fines propuestos se hizo necesario cumplir con tres (3) etapas: Para validar y sustentar la formulacin del problema, los objetivos de la investigacin, la justificacin y el marco terico, fue preciso identificar los aspectos tericos concernientes a la investigacin, realizando un arqueo de fuentes y consultas de las bibliografas, lo que permiti abordar el tema tratado; dichas referencias sirvieron de argumento para las ideas planteadas. Se emple el uso de citas para garantizar la confiabilidad de la informacin. En segundo trmino fueron aplicados dos (2) modelos de cuestionarios con el fin de conocer el flujo de informacin y los procesos, funciones y actividades archivsticas pertinentes a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico; los referidos cuestionarios estn conformados por preguntas tanto abiertas como cerradas, con el fin de buscar respuestas concretas (preguntas cerradas) a la vez que se identifica la opinin de las
KERLINGER Fred N. Investigacin del comportamiento / Fred Kerlinger; Howard Lee. 4ta edicin. Mxico: Editorial Interamericana McGraw HILL, 2002. p. 161
51

46

personas a quienes se les aplic el instrumento (preguntas abiertas). De esta manera se obtuvieron los datos necesarios para disear y ejecutar un diagnstico en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE, permitiendo as detallar y precisar la situacin real en materia de funcionamiento de dicha unidad de informacin. Por ltimo se dise la plantilla del servicio de informacin para la Divisin de Archivo Histrico Estadstico haciendo uso de una matriz que identifique los campos de entrada y salida de informacin que contendr el servicio. Con lo anterior, fueron definidos los lineamientos para el registro y control de solicitudes de documentos al igual que se propone la consulta documental va Web que formar parte del servicio de informacin documental. Para apoyar cada una de los procesos que permitieron recabar datos e informacin acerca del tema tratado, fue aplicada la tcnica de observacin directa participativa, considerando que formo parte de los funcionarios adscritos a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico; de sta manera, se pudo ampliar el anlisis de los resultados arrojados por los instrumentos de recoleccin de datos.

47

CAPTULO V. APLICACIN DE CUESTIONARIOS, DIAGNSTICO Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS 5.1 Tabulacin de los datos Como primer instrumento utilizado para la recoleccin de datos, fueron aplicados dos modelos de cuestionarios basados en preguntas abiertas y cerradas. En este sentido se aplic el mencionado instrumento a los usuarios internos de la unidad de informacin objeto de estudio, de igual modo, el cuestionario se destin a los funcionarios que laboran en la Direccin general de Estadsticas Electorales y tienen vinculacin directa con la Divisin de Archivo Histrico Estadstico. A continuacin se detalla la informacin recabada y tabulada a travs de grficos que muestran de forma didctica los resultados. 5.1.1 Cuestionario uno (1) aplicado a los usuarios internos (Junta Nacional Electoral, Presidencia, Secretara General, Consultora Jurdica) de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE A- Solicita usted documentos a la Direccin General de Estadsticas Electorales del Consejo Nacional Electoral? 1. Si__ 2. No__

Para ver grfico favor ir a la pgina siguiente:

48

Solicita usted documentos a la Direccin General de Estadsticas Electorales del Consejo Nacional Electoral?

0%

Si No 100%

Grfico 1 Se puede visualizar a travs de la grfica uno (1) que el cien por ciento (100%) de los individuos evaluados estn vinculados a la solicitud de informacin realizadas a la Direccin General de Estadsticas Electorales, siendo la Divisin de Archivo Histrico Estadstico la unidad que ejecuta las labores de bsqueda y envo de informacin con el fin de dar respuestas a los requerimientos mencionados. B- Qu tipo de documento solicita usted a sta Direccin General? 1. Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin__ 2. Boletines Finales de Totalizacin__ 3. Hojas Complementarias__ 4. Resultados Electorales__ 5. Gacetas Electorales__ 6. Estudios de opinin__

49

7. Otros__ (Especifique) _______________________________________________________ _______________________________________________________

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin

Qu tipo de documento solicita usted a sta Direccin General?

Boletines Finales de Totalizacin

Hojas Complementarias

Resultados Electorales

Gacetas Electorales

Estudios de opinin

Otros

Grfico 2 El grfico dos (2) nos muestra en un cien por ciento (100%) que la tipologa documental ms solicitada es el Acta de Totalizacin Adjudicacin y Proclamacin, de ello se desprende la importancia de dicho documento, ya que, adems de certificar autoridades electas en los procesos electorales, convirtindose en un soporte informativo de gran valor para los trmites administrativos que llevan a cabo los usuarios de la unidad.

50

C- Cul va es usada para solicitar la informacin que usted requiere? 1. Escrita__ 2. Va Fax__ 3. Va Telefnica__ 4. Otra __ (Especifique) _______________________________________________________ _______________________________________________________
Cul va es usada para solicitar la informacin que usted requiere?
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Escrita Va Fax Va Telefnica Otra

Grfico 3 La va escrita es el medio utilizado para realizar las solicitudes de informacin, en especfico, los memorndum son la herramienta que funge como soporte para realizar dicho requerimiento.

51

D- Con qu frecuencia es solicitada la informacin? 1. Diariamente__ 2. Semanalmente__ 3. Quincenalmente__ 4. Mensualmente__

Con qu frecuencia es solicitada la informacin?

50%

50%

Diariamente

Semanalmente

Quincenalmente

Mensualmente

Grfico 4

Segn las opiniones reflejadas en el grfico nmero 4, es notable que las solicitudes de informacin se realizan de manera constante.

52

E- De qu manera registran las solicitudes de informacin concernientes a la Direccin General de Estadsticas Electorales? 1. Manual (Orden cronolgico en carpetas) __ 2. Escrita __ 3. Registro computarizado __ 4. Otro __ (Especifique) _______________________________________________________ _______________________________________________________

De qu manera registran las solicitudes de informacin concernientes a la Direccin General de Estadsticas Electorales?
0%

100%

Manual (Orden cronolgico en carpetas) Escrita Registro computarizado Otro

Grfico 5

El registro las solicitudes de informacin concernientes a la Direccin General de Estadsticas Electorales se realiza en su totalidad de forma manual, siendo archivados por orden cronolgico en carpetas.

53

F- En la unidad administrativa a la que usted pertenece Son generados reportes de entrada y salida referidos a las solicitudes de informacin pertinentes a la Direccin General de Estadsticas Electorales? 1. Si__ 2. No__
En la unidad administrativa a la que usted pertenece Son generados reportes de entrada y salida referidos a las solicitudes de informacin pertinentes a la Direccin General de Estadsticas?

0%

Si No

100%

Grfico 6

El grfico seis (6) demuestra que los usuarios de la Direccin General de Estadsticas Electorales, y en especfico, de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, no crean reportes de entrada y salida de informacin, lo que implica que no se realice seguimiento al trmite.

54

G- Cul es el lapso de tiempo requerido para la recepcin y respuesta de las solicitudes de informacin realizadas por los usuarios finales, en las que estn involucradas la Direccin General referida anteriormente y la unidad administrativa a la que usted pertenece? 1. De uno (1) a tres (3) das__ 2. De cuatro (4) a siete (7) das __ 3. De ocho (8) a once (11) das __ 4. De doce (12) das en adelante__

Cul es el lapso de tiempo requerido para la recepcin y respuesta de las solicitudes de informacin realizadas por los usuarios finales, en las que estn involucradas la Direccin General referida anteriormente y la unidad administrativa a la que usted pertenece?
0% 25%

De uno (1) a tres (3) das De cuatro (4) a siete (7) das De ocho (8) a once (11) das

75%

De doce (12) das en adelante

Grfico 7 El grfico 7 demuestra que el tiempo requerido para la recepcin y respuesta de las solicitudes de informacin realizadas por los usuarios finales, excede los diez das continuos desde el momento en que se realiza el requerimiento. De lo anterior se tiene que los tiempos de respuesta son extemporneos.

55

H- Es necesario reducir los tiempos de respuesta ofrecidos al usuario final que solicita informacin pertinente a la Direccin General de Estadsticas Electorales? 1. Si__ 2. No__
Es necesario reducir los tiempos de respuesta ofrecidos al usuario final que solicita informacin pertinente a la Direccin General de Estadsticas Electorales?

0%

Si No

100%

Grfico 8 Los usuarios internos, a quienes se les aplic el cuestionario, estn de acuerdo en su totalidad en considerar que sean reducidos los tiempos de respuesta ofrecidos al usuario final con el fin de mejorar la calidad del servicio prestado.

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I- Es preciso generar reportes de entrada y salida en funcin de los requerimientos de informacin realizados por los usuarios? 1. Si__ 2. No__
Es preciso generar reportes de entrada y salida en funcin de los requerimientos de informacin realizados por los usuarios?

0%

Si No

100%

Grfico 9 Es unnime la visin de generar reportes de entrada y salida de informacin relacionados con los requerimientos de informacin, a fin de controlar el trmite y poder hacer seguimiento al mismo.

57

J- Considera usted necesaria la implementacin de un servicio de informacin documental por parte de la Direccin General de Estadsticas Electorales, y en especifico, por la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE? 1. Si__ 2. No__

Considera usted necesaria la implementacin de un servicio de informacin documental por parte de la Direccin General de Estadsticas Electorales, y en especfico, por la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE

0%

Si No

100%

Grfico 10 El cien por ciento (100%) de los usuarios a quienes se les aplic el cuestionario, est de acuerdo en considerar necesario la implementacin de un servicio de informacin documental por parte de la Direccin General de Estadsticas Electorales, y en especfico, por la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE

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5.1.2 Cuestionario dos (2) aplicado a los funcionarios de la Direccin General de Estadsticas Electorales y a los funcionarios de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE implicados directamente en el funcionamiento de la unidad de informacin objeto de estudio (Director General de Estadsticas Electorales, Secretara, Adjunto al Jefe de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, Asistente de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico)

A- Enumere Qu tipo de documentos se resguardan en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del Consejo Nacional Electoral (CNE)? Especifique:___________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

Para ver grfico favor ir a la pgina siguiente

59

El cien por ciento (100%) de los funcionarios a quienes se les aplic el cuestionario coinciden en lo que se ha mencionado a lo largo de la investigacin; las tipologas documentales resguardadas en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE son: Gacetas Oficiales de Divisin Poltico Territorial; Gacetas Electorales, Resultados Electorales; Trabajos Especiales; Estudios de opinin; Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin.

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Gacetas Oficiales de Divisi n P o ltico Territo rial Gacetas Electo rales Resultado s Electo rales Trabajo s Especiales Estudio s de o pini n A ctas de To talizaci n A djudicaci n y P ro clamaci n B o letines Finales de To talizaci n Lista y No minal Ho jas Co mplementarias

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B- Se hace un registro de los documentos remitidos a sta Divisin? 1. Si__ 2. No__

Se hace un registro de los documentos remitidos a sta Divisin?

0%

Si No

100%

Grfico 12 Es notable la ausencia de registros que certifiquen el envo documental hacia la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE. Los funcionarios asentaron que No existe registro alguno.

61

C- Existe respaldo en soporte distinto al papel del fondo documental resguardado en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico? 1. Si__ 2. No__

Existe respaldo en soporte distinto al papel del fondo documental resguardado en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico?

0%

Si No

100%

Grfico 13 El grfico trece (13) nos muestra que existe respaldo del fondo documental resguardado en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico en soporte distinto al papel.

62

D- El respaldo existente abarca la totalidad del fondo documental:

1. Si__ 2. No__
El respaldo existente abarca la totalidad del fondo documental

0%

Si No

100%

Grfico 14 Entre los grficos trece y catorce (13 y 14) se denota que aunque existe respaldo en soporte distinto al papel del fondo documental, ste no abarca la totalidad de los documentos.

63

E- De los siguientes rangos, Cul es porcentaje aproximado de los documentos que tienen respaldo en soporte distinto al papel? 1. Del 1 al 25% 2. Del 25% al 50% 3. Del 50% al 75% 4. Del 75% al 100%

De los siguientes rangos, Cul es porcentaje aproximado de los documentos que tienen respaldo en soporte distinto al papel?

25%

0%

Del 1 al 25% Del 25% al 50% Del 50% al 75%

75%

Del 75% al 100%

Grfico 15

Los resultados obtenidos reflejan que el respaldo documental dista mucho de ser un soporte que ofrezca informacin sin optar a manipular la fuente original (documentos en fsico). Slo, aproximadamente un veinticinco por ciento (25%) de los documentos cuenta con respaldo en soporte distinto al papel.

64

F- El respaldo del fondo documental est ubicado en: 1. Un Servidor __ 2. En CDs __ 3. Memorias extrables __ 4. Otro __ Especifque: Computadoras pertenecientes a la Direccin General de Estadsticas Electorales___________________________

El respaldo del fondo documental est ubicado en:

0%

17%

17% 66% Un Servidor En CDs Memorias extrables Otro

Grfico 16 No existe uniformidad a la hora de crear respaldos de informacin, lo cual demuestra que los mencionados respaldos son elaborados sin fines de preservacin documental. Un sesenta y seis por ciento (66%) indica que el fondo documental cuenta con respaldo en soporte digital almacenado en las computadoras del rea de la Direccin general de Estadsticas Electorales. Lo anterior se afirma en funcin de los resultados arrojados por el cuestionario, donde la totalidad de los usuarios indic a travs de la opcin Otros, que el medio para almacenar el respaldo documental son las Computadoras con que cuenta la unidad administrativa.

65

G- Con qu frecuencia se solicita informacin a sta unidad de Archivo? 1. Diariamente __ 2. Semanalmente __ 3. Quincenalmente __ 4. Mensualmente __

Con qu frecuencia se solicita informacin a sta unidad de Archivo?

50%

50%

Diariamente Quincenalmente

Semanalmente Mensualmente

Grfico 17 La frecuencia en que los usuarios solicitan informacin a la Divisin de Archivo histrico Estadstico es variable, aunque se muestra, en funcin de los datos obtenidos, que dichos requerimientos se realizan de manera peridica.

66

H- Indique Qu tipo de documento es solicitado frecuentemente? 1. Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin__ 2. Boletines Finales de Totalizacin__ 3. Hojas Complementarias__ 4. Resultados Electorales__ 5. Gacetas Electorales__ 6. Estudios de opinin__ 7. Otros__ Especifique: ___

Indique Qu tipo de documento es solicitado frecuentemente?

0%
0% 0%

100%

Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin Boletines Finales de Totalizacin Hojas Complementarias Resultados Electorales Gacetas Electorales Estudios de opinin Otros

Grfico 18 De nuevo, se muestra que los documentos solicitados de manera constante son las Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin, siendo esto un reflejo ms de la importancia que posee dicho subfondo documental.

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I- Qu servicios ofrece la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE? 1. Consulta de documentos en fsico__ 2. Prstamo de documentos__ 3. Consulta de documentos en digital__ 4. Envo de copias simples__ 5. Otros__ Especifique: _______________________________________________________

Qu servicios ofrece la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE?

0% 33% 34%

0% 33% Consulta de documentos en fsico Consulta de documentos en digital Otros Prstamo de documentos Envo de copias simples

Grfico 19 Tres (3) son los servicios que ofrece la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE, sin tener distincin entre ellos. El anterior grfico nos detalla que los servicios ofrecidos son: Consulta de documentos en fsico, Prstamo de documentos y Envo de copias simples.

68

J- El tiempo de respuesta ofrecido la unidad de informacin depende del flujo de informacin existente entre otras unidades administrativas del CNE? 1. Si__ 2. No__

El tiempo de respuesta ofrecido la unidad de informacin depende del flujo de informacin existente entre otras unidades administrativas del CNE

0%

Si No

100%

Grfico 20 Es obvio, segn el Grfico 20, que los tiempos de respuesta ofrecidos por la Divisin de Archivo histrico Estadstico dependen del flujo de informacin que exista entre otras unidades administrativas del CNE

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K- Es necesario reducir los tiempos de respuesta ofrecidos al usuario final que solicita informacin pertinente a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE? 1. Si__ 2. No__

Es necesario reducir los tiempos de respuesta ofrecidos al usuario final que solicita informacin pertinente a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE?

0%

Si No

100%

Grfico 21

En conjunto, todos los funcionarios reconocen que si es necesario reducir los tiempos de respuesta ofrecidos al usuario final que solicita informacin pertinente a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE.

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L- Es preciso generar reportes de entrada y salida de informacin? 1. Si__ 2. No__

Es preciso generar reportes de entrada y salida de informacin?

0%

Si No 100%

Grfico 22 Con el fin de controlar el flujo documental y mantener seguimiento sobre los documentos, y, por ende, sobre los trmites; el cien por ciento de los funcionarios a quienes se les aplic el cuestionario estima que es preciso generar reportes de entrada y salida de informacin.

71

M- Considera usted necesaria la implementacin de un servicio de informacin documental va Web por parte de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE? 1. Si__ 2. No__

Considera usted necesaria la implementacin de un servicio de informacin documental por parte de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE?

0%

Si No

100%

Grfico 23 El grfico anterior demuestra que el cien por ciento (100%) de los funcionarios que laboran directamente en la Divisin de Archivo evaluada, al igual que las personas que tienen incidencia en ella de manera indirecta (Empleados de la Direccin General de Estadsticas Electorales) consideran necesario el uso de un servicio de informacin documental por parte de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE.

72

5.1.3 Anlisis de los resultados Es preciso el anlisis de los resultados arrojados por los cuestionarios que se aplicaron en funcin de recolectar la informacin necesaria para identificar los requerimientos de informacin de los usuarios de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE. Del mismo modo, los instrumentos aplicados sirvieron para conocer el funcionamiento de la unidad de informacin objeto de estudio. A continuacin el anlisis de los resultados: A travs de los cuestionarios que fueron aplicados, se hizo evidente que el principal requerimiento de informacin realizado por los usuarios internos de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico est relacionado con las Actas de Totalizacin Adjudicacin y Proclamacin, a pesar de la diversidad de tipologas documentales que se resguardan en la mencionada unidad de informacin. Con lo anterior se denota la importancia de preservar dicho subfondo documental en beneficio de los usuarios de la unidad. En relacin a la recepcin y registro de requerimientos llevada a cabo por las oficinas vinculadas a la unidad de Archivo que se ha hecho mencin, no genera reportes de entrada y salida, lo que produce limitaciones a la hora de mantener seguimiento sobre el flujo de informacin. es preciso indicar que el control documental existente se realiza a partir de los escritos (memorndum) que acompaan cada una de las solicitudes, los mismos se ordenan de manera cronolgica en carpetas de fibra segn la unidad y/o ente remitente. En este orden de ideas, la Direccin General de Estadsticas Electorales es quien recibe y registra de manera tradicional (manual) los requerimientos que conciernen a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, sin generar reportes ni utilizar formatos donde se evidencie la entrada y salida de documentos.

73

Cabe destacar que los entes administrativos (usuarios internos) relacionadas con la Divisin de Archivo Histrico Estadstico son quienes intervienen como mediadores de informacin ante el requerimiento que hacen los usuarios externos. De lo antes mencionado, se desprende que los tiempos de respuesta ofrecidos por la unidad de archivo evaluada, obedecen en gran medida al flujo de informacin existente entre las oficinas receptoras de requerimientos pertinentes a la Divisin de Archivo sealada. Es significativo recalcar que el lapso de tiempo necesario para la recepcin y respuesta de las solicitudes realizadas por los usuarios finales (externos), es variable; el individuo que posee la necesidad de informacin pudiera esperar ms de quince das desde el momento en que efecta su peticin ante el CNE hasta que recibe en sus manos la informacin que solicit.

De lo anterior, y en funcin de los datos recolectados a raz de la aplicacin de los cuestionarios, se logr certificar que es necesario reducir los tiempos de respuesta ofrecidos al usuario externo o usuario final de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico. En virtud de las carencias mencionadas en el planteamiento del problema, y, demostradas a travs de los instrumentos de recoleccin de datos; se realiz una pregunta en comn para los cuestionarios aplicados, referida al uso de un servicio de informacin documental por parte de la Direccin General de Estadsticas Electorales, y, en especfico, por la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE; para lo cual, todas las personas consultadas estiman que el diseo de un servicio de tal magnitud es necesario.

74

5.2 El diagnstico Con base en los cuestionarios que fueron aplicados a fin de obtener informacin relacionada con flujo de informacin y funciones archivsticas de la Direccin General de Estadsticas Electorales, y, en especfico, de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE; se ha logrado construir un diagnstico de la unidad de informacin mencionada, que permiti conocer a fondo los procesos, actividades y tareas ejecutadas en dicha rea administrativa. Para la realizacin del diagnstico, se han considerado aspectos relativos a: 1. Datos de identificacin de la unidad de informacin 2. Caractersticas del Subfondo documental 3. Series y subseries documentales 4. Conservacin y almacenamiento de la documentacin 5. Tratamiento documental 6. Transferencias documentales 7. Control de la correspondencia 8. Normas y procedimientos 9. Servicios ofrecidos 5.2.1 Datos de identificacin de la unidad de informacin La Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE se encuentra adscrita a la Direccin General de Estadsticas Electorales, quien a su vez, est subordinada por la Junta Nacional Electoral del Poder Electoral. La unidad de informacin objeto de estudio esta situada en el centro de

75

caracas, en especfico, se localiza en la Torre Norte, Nivel Mezzanina del Centro Simn Bolvar. Actualmente la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE cuenta con 16 metros2 de espacio fsico, y alberga unos 45 metros lineales de documentacin tcnica relativa a los procesos electorales celebrados en la Repblica Bolivariana de Venezuela. En dicha unidad laboran tres (3) personas, a saber: un (1) es TSU en informtica, un (1) Licenciado en Estadsticas y un (1) Tesista de la carrera Archivologa; cabe destacar que los funcionarios que laboran en la Direccin General de Estadsticas Electorales mantienen contacto directo con la Divisin de Archivo, logrando generar un trabajo mancomunado. Con lo anterior, es importante sealar que tanto el TSU en informtica (seis aos laborando en la institucin) como el Estudiante de Archivologa (un ao y cinco meses laborando en la institucin) son las personas encargadas de los procesos archivsticos que se ejecutan en la unidad de informacin; siendo su jefe inmediato el Director General de Estadsticas Electorales, quien posee veintin (21) aos en la institucin; ejerce el cargo de Director de Estadsticas desde hace once aos, siendo Director General desde hace tres (3) aos. 5.2.2 Caractersticas del Subfondo documental Anteriormente se ha hecho mencin en el planteamiento del problema, y a travs del diagnstico se ha comprobado que el fondo documental resguardado en la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE esta conformado por variedad de tipologas, entre las que se pueden mencionar: Gacetas Oficiales de Divisin Poltico Territorial; Gacetas Electorales, Resultados Electorales; trabajos especiales; estudios de opinin; Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin; Boletines Finales de Totalizacin Lista y Nominal; Hojas Complementarias,

76

destacando las tres (3) ltimas como la fuente de informacin de mayor relevancia, ya que, son quienes certifican los resultados electorales, as como las autoridades electas y cada uno de los ciudadanos que hayan participado en comicios electorales realizados en la Repblica Bolivariana de Venezuela. La documentacin tcnica mencionada se genera producto de los procesos electorales celebrados desde el ao 1958 hasta nuestros das, siendo un fondo documental creciente y activo. El soporte papel forma parte del cien por ciento (100%) del fondo documental. 5.2.3 Series y Subseries documentales Actualmente, la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE no posee estructurado su fondo segn las Series y Subseries generados a raz de la produccin documental. Aunque es posible identificar ciertas tipologas, las mismas ocupan espacios similares dentro del mobiliario destinado para el fondo, reflejndose la falta de un cuadro de clasificacin que defina adems de las tipologas, las Series y Subseries a las que pertenece cada documento.

Fig. N 1

Fig. N 2

Diversidad de tipologas documentales ocupando los mismos espacios.

77

5.2.4 Conservacin y almacenamiento de la documentacin Se denotan carencias en lo que respecta a la conservacin, al no realizarse respaldo de informacin considerando las fechas extremas del fondo documental (1958); con lo anterior, es evidente que gran parte del volumen documental posee ms de cuarenta (40) aos de producido, lo cual conlleva al deterioro del mismo a travs del tiempo, ms an cuando no se aplican tcnicas de preservacin. Las unidades de conservacin utilizadas para instalar el fondo documental son carpetas de fibra y carpetas tipo biblioratos donde los documentos cronolgico. La Divisin de Archivo Histrico del CNE cuenta con cuatro (4) vagones rodantes y un estante fijo que se encuentran en buen estado de funcionamiento. Los documentos se ubican segn el lugar disponible dentro del mobiliario destinado para el fondo, por cuanto, est unidad de Archivo tambin almacena material de oficina, reduciendo as el espacio para el resguardo de la son archivados y ordenados internamente por orden

documentacin.

Vagones rodantes donde se resguarda documental Fig. N 3 el fondo

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Material de oficina

Parte del Subfondo documental

Fig. N 4

Material de oficina

Fig. N 5

El material de oficina ocupa los espacios requeridos para resguardar el fondo documental

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Unidades de Instalacin

Fig. N 6

Fig. N 7

A travs de las imgenes N 7 y N 6, se demuestra que el fondo documental es archivado en dos tipos de unidades de instalacin: carpetas de fibra y carpetas tipo biblioratos.

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5.2.5 Tratamiento documental Slo se ha logrado identificar y ordenar aproximadamente un treinta por ciento (30%) de las siguientes tipologas documentales: las Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin; los Boletines Finales de Totalizacin, y las Hojas Complementarias. En este orden de ideas, se vislumbra el inicio del tratamiento documental como funcin primordial de las unidades de informacin; aunque en este caso, se realiza de manera irregular. Por otro lado, no se ejecutan funciones relativas a la valoracin documental; visto que no existe una junta evaluadora que determine a travs de una tabla de retencin qu documentos son propensos a conservarse y cules no. 5.2.6 Transferencias documentales La Direccin General de Estadsticas Electorales es quien recibe y remite a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico la documentacin transferida por unidades administrativas o entes con fines polticos. El proceso de transferencia se efecta de forma tradicional, sin realizarse registros de entrada y salida documental. El control sobre los documentos se lleva a travs del escrito (Memorndum) que sustenta lo que ser transferido; dicho memorndum se resguarda en carpetas de fibra en orden cronolgico y segn la unidad administrativa que enva los documentos. La transferencia se realiza sin hacer uso de un formato que permita registrar y controlar la actividad ejecutada, a la vez que genere cargos de responsabilidad.

81

5.2.7 Control de la correspondencia La unidad de Correspondencia del CNE recibe en primera instancia toda la correspondencia que es remitida al ente comicial, luego de ello, se enva a cada unidad administrativa la documentacin que le concierna. En este sentido, el funcionario de guardia de la Direccin General de Estadsticas Electorales firma el registro (soporte papel) emitido por la unidad de Correspondencia, con el fin de plasmar la conformidad de recibido. De lo anterior se denota que slo la oficina receptora del CNE es quien mantiene cierto control sobre la correspondencia que remite, a travs del registro manual que manejan. En el caso de la correspondencia producida, se lleva control documental a travs de copia de los escritos (Memorndum); en este caso se ordenan en carpetas de fibra por orden cronolgico y segn la unidad administrativa a quien le es enviada la documentacin. La manera en que la correspondencia se enva a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, es informal, sin realizar registro o hacer uso de un formato. A travs de una llamada va telefnica se informa al asistente de unidad de informacin sobre los documentos que son propensos a resguardar para que sean archivados segn las polticas existentes. 5.2.8 Normas y procedimientos La Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE no posee regulados sus procesos segn un manual de normas y procedimientos que permita reglamente los procesos ejecutados siguiendo parmetros

preestablecidos en un instrumento de este tipo. Como ya se ha hecho mencin, las actividades involucradas en el ejercicio de funciones de la unidad objeto de estudio se realizan de manera tradicional; tal es el caso del

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prstamo de Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin para su consulta y/o posterior fotocopiado, a travs del cual, es evidente la falta de mecanismos que regulen tanto esta actividad, como todas las llevadas a cabo por la Divisin de Archivo evaluada en la presente investigacin. 5.2.9 Servicios ofrecidos 1. Prstamo de Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin para su consulta y/o posterior fotocopiado: En ambos casos no se mantiene seguimiento sobre qu se presta, a quin se le hace el prstamo y por cunto tiempo. Las Actas destacadas son ofrecidas en calidad de prstamo a los funcionarios adscritos a la Direccin General de Estadsticas Electorales, siendo estos quienes hacen uso final de la informacin con el fin de dar respuesta a los usuarios que realizaron el requerimiento. 2. Prstamo de Gacetas Oficiales de Divisin Poltico Territorial, Gacetas Electorales, Resultados Electorales y Trabajos Especiales: Se da el caso anterior; los prstamos se realizan al personal de la Direccin General de Estadsticas Electorales para su consulta, fotocopiado o en su defecto, para que sean quienes satisfagan necesidades de informacin que presenten los usuarios de la unidad.

83

CAPTULO VI. LA PROPUESTA 6.1 Propuesta para el diseo de un servicio de informacin documental para la divisin de archivo histrico estadstico del CNE La Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE cumple un rol importante dentro de la entidad mxima del Poder Electoral, dirigido a satisfacer necesidades a un gran volumen de usuarios que requieren servicios ptimos y respuestas expeditas, proporcionando as, accesibilidad a la informacin de manera directa y concreta. En este sentido se propone el diseo de un servicio de informacin documental para la Divisin de Archivo Histrico Estadstico adscrita a la Direccin General de Estadsticas Electorales del CNE. Cumpliendo con los objetivos de la investigacin desarrollada, se precisarn las acciones que permitan dar respuesta a los mismos; esto ltimo con base en los resultados arrojados por los cuestionarios y el diagnstico. El diseo de un servicio de informacin documental para la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE, implica puntualizar acciones que han de realizarse para concretar dicha propuesta. Con lo anterior, se definen los lineamientos para el registro y control de solicitudes documentales al igual que se proponen los lineamientos para desarrollar la consulta documental va Web a travs del mencionado servicio.

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6.1.2 Propuesta para el registro y control de solicitudes de informacin Las solicitudes de documentales dan origen al flujo de informacin existente entre el individuo o ente que realiza el requerimiento y la, o las unidades administrativas involucradas en el seguimiento del trmite, desde que inicia hasta la finalizacin del mismo, momento en el cual se da respuesta al usuario. En el ejercicio de sus funciones, todo ente debe contar con un registro que controle la recepcin y remisin documental; esto ltimo con el fin de obtener reportes que vislumbren el flujo documental. El CNE cuenta con la Unidad de Correspondencia, donde es recibida toda la documentacin que ingresa al ente comicial; dicha unidad no dispone de un Sistema de Recepcin Documental que genere un nmero nico de registro y salida al documento (la recepcin de hace de manera tradicional, a travs de una hoja de clculo diseada en Microsoft Excel); esta aplicacin funciona para la oficina de Correspondencia, pudiendo

mantener seguimiento del documento slo hasta que llega a la unidad donde fue remitido, ya que, cada unidad administrativa del CNE cuenta con un registro documental distinto. En relacin al contexto planteado, la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE no escapa de esta realidad, en sta se reciben los solicitudes y son registrados de forma manual lo que implica realizar un trabajo engorroso, prdida o extravo de documentos y ausencia de reportes de entrada y salida de informacin. Las deficiencias enunciadas sirven de insumo para la creacin de una propuesta dirigida al ptimo registro de solicitudes de informacin, manteniendo control sobre el flujo documental

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por medio del seguimiento al trmite producido a partir de cada requerimiento que introduzcan los usuarios.

Es necesario que el servicio de informacin documental contenga campos de entrada donde sean registrados los caracteres generales que identifican cada requerimiento de informacin (Fecha de recibido, Solicitado por, Asunto), a la vez que cuente con un tem que genere el cdigo de identificacin (estar compuesto por las siglas de la Direccin General de Estadsticas Electorales, seguido de un nmero compuesto por cuatro dgitos, finalizando con el ao en que se hace el registro) ser el mismo cdigo tanto para la entrada como para la salida documental, de este modo el trmite se controla de manera uniforme).

Otro campo necesario para el mdulo de registro y control documental ser el estatus del requerimiento, este ltimo contar con dos (2) categoras: por tramitar y tramitado; se crear una notificacin que alerte a los asistentes de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico sobre las nuevas solicitudes registradas, del mismo modo que se generar una notificacin al momento de dar respuesta al requerimiento para poder visualizar que ste ha sido tramitado. Las notificaciones se reflejarn en la bandeja de entrada de un correo electrnico enlazado al servicio de informacin.

El personal de informtica del CNE es quien programar la creacin de los mdulos y campos que contendr el servicio de informacin documental; se sugiere que ste sea desarrollado bajo la modalidad de software libre. Para efectos del presente estudio, se disearn las plantillas digitales que permitan visualizar de una manera ms clara lo que se busca proponer.

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Los reportes de entrada y salida que produce todo servicio de informacin documental son un atributo adquirido, pero estos no son suficientes para crear cargos de responsabilidad a la hora de recibir o enviar documentos; es por ello que se propone el uso de un formato en fsico (soporte papel), el cul contenga dos grandes reas divididas de la siguiente manera: I. Recepcin de solicitudes: Fecha de recepcin, Recibido por, Asunto, Remitente. II. Respuesta a las solicitudes: Tramitado en fecha, Responsable de dar respuesta al requerimiento, Observaciones, Firma conforme entregado. El formato propuesto servir para llevar control manual sobre los documentos y as contar con un segundo registro de solicitudes, lo que es importante a la hora de fallar el servicio de informacin documental a causa de factores externos; del igual modo se conseguir crear cargos de responsabilidad ante los funcionarios implicados en la entrega y recepcin de documentos.

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6.1.2.1 Formato para el registro y control de solicitudes de informacin realizadas por parte de los entes con fines polticos:
Registro y control de solicitudes de informacin Cdigo de Formato: **F-DGEE-0001

Junta Nacional Electoral Direccin General de Estadsticas Electorales I. Recepcin de solicitudes

1

II. Respuesta a las solicitudes

5

Recibido en fecha

Da / Mes / Ao
6

Tramitado en fecha Tramitado por

Da / Mes / Ao

Recibido por

Asunto

Observaciones

8 4

Remitente

Firma conforme entregado

** F-DAHE-0001 Formato- Direccin General de Estadsticas Electorales-0001

88

6.1.2.1.1 Descripcin del Formato (F-DGEE-0001) para el registro y control de solicitudes de informacin Nmero de tem

rea

Nombre

Contenido
Fecha exacta en que es recibido el

Recibido en fecha

requerimiento de informacin indicada en forma numrica y separada por /.

I. Recepcin de solicitudes Entrada de informacin

Recibido por

Firma del funcionario que recibe el requerimiento de informacin. Indica el requerimiento especfico que se solicita. Nombre de la persona que realiza la

Asunto

Remitente

solicitud y el rea administrativa a la que pertenece.

Tramitado en 5 fecha

Fecha en que se le da respuesta al requerimiento indicada en forma numrica y separada por /. Funcionario responsable de dar respuesta al requerimiento. rea para sealar cualquier informacin

II. Respuesta a las solicitudes Salida de informacin

Tramitado por

Observaciones

que se considere relevante sobre el requerimiento.

Firma conforme 8 entregado

Firma del funcionario responsable de recibir la respuesta que se da al requerimiento

89

6.1.2.2 Lineamientos para el registro y control de solicitudes de informacin Luego de analizar la situacin actual referida al registro y control de las solicitudes de informacin pertinentes a la Direccin General de Estadsticas Electorales, y en especfico a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE; se hace necesario reordenar dicho procedimiento, ya que, es notable la presencia de respuestas extemporneas, falta de reportes de entrada y salida de informacin, adems de la duplicidad documental. A continuacin se definen los lineamientos a seguir basados en los procedimientos indicados en la Norma ISO 900: 2005: 1. Todo usuario realiza su peticin de informacin pertinente a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE, 2. La oficina de Correspondencia recibe y registra la solicitud que realizan los usuarios, 3. La oficina de Correspondencia remite a la Direccin General de Estadsticas Electorales del CNE el requerimiento de informacin, 4. La secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales del CNE recibe a travs del formato F-DGEE-0001 y registra el requerimiento en el servicio de informacin documental., 5. La identificacin de la solicitud a travs del servicio de informacin documental se dar haciendo uso de los siguientes campos de entrada: 5.5 Cdigo nico de identificacin generado por el servicio de informacin, 5.6 Fecha de recibido, 5.7 Solicitado por, 5.8 Asunto,

90

6. A raz del registro de la solicitud de informacin en el servicio de informacin documental, se genera una notificacin con el fin de reportar la entrada de un nuevo requerimiento. Dicha notificacin se visualizar en la bandeja de entrada del correo electrnico vinculado con el servicio, 7. El asistente encargado de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE confirma la existencia de nuevas solicitudes y verifica qu informacin es requerida por parte de los usuarios, 8. Luego de verificar qu informacin es requerida, el asistente encargado de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico procede a realizar la bsqueda documental, a travs de la base de datos contenida en el servicio de informacin, con el fin de dar respuesta al requerimiento, 9. Al ubicar la informacin solicitada, el asistente encargado de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico remite a la Direccin General de Estadsticas Electorales, va correo electrnico (aquel que est vinculado al servicio de informacin documental), la respuesta a la solicitud, 10. La secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales del CNE recibe la respuesta a travs del correo electrnico vinculado al servicio de informacin y procede a registrar en el formato F-DGEE-0001 los datos necesarios para dar salida a la respuesta del requerimiento, 11. De estar presente el usuario dentro del CNE, se le har entrega directa de la informacin que solicit, por el contrario, ser la oficina de Correspondencia quien reciba la respuesta emitida por la secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales mediante el F-DGEE-0001, de esta manera se podr proceder a

91

enviar la documentacin va valija (servicio institucional para el envo de correspondencia), 12. La secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales del CNE procede a modificar el estatus del trmite con el fin de cerrar el proceso de registro y control de solicitudes de informacin, 13. Como ltimo lineamiento es preciso recalcar que las solicitudes de informacin sern tratadas de la misma manera, a excepcin de la certificacin de Actas, donde no se enviar la respuesta al usuario hasta tanto la unidad de Secretara General del CNE emita la certificacin correspondiente.

6.1.2.3 Registro de solicitudes de informacin demostrado a travs de las plantillas que exponen la funcionalidad del servicio de informacin documental

Para mostrar la funcionalidad que dispondr el servicio de informacin documental una vez que sea desarrollado e implementado, es importante sealar que el diseo de plantillas se realiz utilizando el programa Powert Point de la familia Microsoft de Windows, en

consecuencia, dicho diseo es meramente referencial y se recomienda que el servicio de informacin documental sea desarrollado en software libre como se ha sealado al inicio de la Propuesta basados en la legislacin Venezolana. A continuacin el registro de solicitudes de informacin demostrado a travs de las plantillas que exponen la funcionalidad del servicio de informacin documental:

92

1. La secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales ingresa a la seccin Solicitudes de informacin

Plantilla N 1

93

2. La secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales ingresar la nueva solicitud que se ha recibido.

Plantilla N 2

94

3. La secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales ingresar los datos requeridos para poder guardar los mismos y as registrar la solicitud. Cdigo: Es emitido por el servicio de informacin. Ver pgina ochenta y tres (83) Propuesta para el registro y control de solicitudes de informacin. Fecha de recibido: Fecha en que se recibi la solicitud en la Direccin General de Estadsticas Electorales Solicitado por: Persona y/o ente que solicita la informacin. Asunto: Especifica la informacin puntual que es requerida por el usuario Estatus:

Plantilla N 3

95

4. Luego de guardar los datos ingresados, ser generado un reporte donde se indique el cdigo generado por el servicio de informacin, la fecha en que se recibi el requerimiento, y un enlace para visualizar la solicitud registrada.

Plantilla N 4

96

5. Vista de la solicitud registrada en el servicio de informacin documental.

Plantilla N 5

Posee la virtud de ser editada para garantizar que los datos ingresados sean certeros antes de ser guardarlos.

97

6. Luego de verificar que los datos ingresados son precisos, se procede a guardar el registro a fin de generar la notificacin que ser visualizada en la pgina de inicio, especficamente en la bandeja de entrada vinculada al correo electrnico que dispondr el servicio de informacin:

Plantilla N 6

De esta manera finaliza el registro de solicitudes de informacin.

98

6.1.3 Propuesta para el ingreso de nuevos registros en la base de datos contenida en el servicio de informacin documental Para garantizar la recuperacin de informacin, es necesario en primera instancia, cargar la data dispuesta en el servicio de informacin documental, con el propsito de crear los registros que se convertirn en el resultado generado por el motor de bsqueda a la hora de realizar una consulta. En este orden de ideas se propone lo siguiente: El servicio de informacin documental debe contar con una base de datos creada a partir del ingreso de datos considerando los siguientes campos: Cdigo del registro: Ser nico para cada registro ingresado (ser otorgado por el servicio de informacin), dicho cdigo variar segn la tipologa del documento cuyos datos estn siendo plasmados en la base de datos. El cdigo de registro estar creado a partir de las siglas de la tipologa documental seguido de un nmero de cuatro dgitos (la cantidad de dgitos se modificar en funcin del volumen de registros creados). Para el presente estudio fueron consideradas las Actas de Totalizacin, Adjudicacin y Proclamacin como la tipologa a ingresar en la base datos Fecha de Eleccin: Reflejar la fecha exacta de la realizacin del comicio. Cargo electo: Indicar el cargo electo reflejado en el documento que sirve para crear el registro. Estado, Municipio o Parroquia: Se indicar el rea geogrfica donde fue realizada la eleccin. Sern ingresados los datos segn llenados los campos segn sea la eleccin (Regional, Municipal o Parroquial).

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Observaciones: Se usar para indicar informacin que se considere relevante. Imagen asociada: Se podr adjuntar o digitalizar la imagen (Soporte papel; tamao Carta, Oficio y/o Extra-oficio) asociada a los datos que han sido ingresados.

6.1.3.1 Ingreso de nuevos registros en la base de datos demostrado a travs de las plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental 1. El asistente adscrito a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE ingresar al tem Base de Datos.

Plantilla N 7

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2. El asistente adscrito a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE proceder a entrar en la opcin Ingresar nuevo registro

Plantilla N 8

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3. Hay que seleccionar la tipologa documental que sirve de fuente para realizar el registro de informacin. De esta manera el servicio de informacin documental crear el cdigo de registro en funcin del documento ingresado. Ver cdigo de registro, pgina 96

Plantilla N 9

102

4. El asistente adscrito a la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE podr observar cada uno de los campos que proceder a llenar como se muestra a continuacin:

Campos para ser llenados por el Asistente de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE.

Plantilla N 10

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5. Luego de vaciar la informacin necesaria, se podr guardar la misma con el fin de producir el nuevo registro, o en su defecto, se podr cargar la imagen asociada a la informacin que se ha ingresado en los campos destacados anteriormente.

Plantilla N 11

Plantilla N 12

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6. Luego de cargar la(s) imagen (es) asociada (s) al registro que est por crearse, se proceder a guardar la misma, con el fin de completar la carga de imgenes.

Plantilla N 13

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7. Los datos podrn editarse antes de ser guardados, en su defecto, se podr guardar la informacin ingresada para producir el registro final.

Plantilla N 14

Plantilla N 15 Reporte generado luego de realizar el registro

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6.1.4 Propuesta para la bsqueda de informacin a travs de informacin a travs de la base de datos del servicio de informacin documental Una de las principales funciones que forma parte del servicio de informacin documental, ser la recuperacin de informacin. A travs de sta funcin se podr generar la respuesta a las solicitudes y requerimientos efectuados por los usuarios. La bsqueda de informacin realizada utilizando el servicio de informacin documental, permitir disminuir gradualmente el uso de los documentos en fsico, con ello se lograr reducir el deterioro de stos generado por la manipulacin constante. La recuperacin de informacin se definir a partir del ingreso de datos que dependen de la tipologa documental buscada, es decir, primero se selecciona el tipo de documento a buscar y luego sern llenados los campos que respondan a esa tipologa documental especfica. Es de vital importancia ingresar la mayor cantidad de registros posibles en la base de datos, a fin de poder recuperar informacin a travs del motor de bsqueda. Lo anterior se afirma, debido a que a la menor cantidad de registros ingresados, ms limitada ser la bsqueda realizada por el asistente de la Divisin de Archivo.

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6.1.4.1 Lineamientos para la bsqueda de informacin a travs del servicio documental de informacin documental Para realizar la bsqueda de informacin a travs del servicio documental de informacin documental, es necesario tomar en cuenta los siguientes lineamientos: 1. El asistente de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico realizar la bsqueda de informacin a partir de la base de datos contenida en el servicio de informacin documental, 2. El asistente de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico seleccionar la tipologa documental propensa a ser recuperada a travs de la bsqueda, 3. Luego de seleccionar la tipologa documental, se proceder al llenado de cada uno de los campos relacionados a la bsqueda y al tipo de documento elegido, 4. Como ltimo paso para recuperar la informacin, el asistente de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico har clic en el botn Buscar con el fin de ubicar la informacin que requiere, 5. La base de datos recuperar la informacin solicitada segn el ingreso de datos realizado con anterioridad.

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6.1.4.1.1 Bsqueda de informacin demostrada a travs de las plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental 1. El asistente de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico realizar la bsqueda de informacin a partir de la base de datos contenida en el servicio de informacin documental.

Plantilla N 16

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2. El asistente de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico seleccionar la tipologa documental propensa a ser recuperada a travs de la bsqueda.

Plantilla N 17

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3. Luego de seleccionar la tipologa documental, se proceder al llenado de cada uno de los campos relacionados a la bsqueda y al tipo de documento elegido.

Campos para ser llenados por el Asistente de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE.

Plantilla N 18

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4. Como ltimo paso para recuperar la informacin, el asistente de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico har clic en el botn Buscar con el fin de ubicar la informacin que requiere.

Plantilla N 19

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5. La base de datos recuperar la informacin solicitada segn el ingreso de datos realizado con anterioridad.

Plantilla N 20

A travs del botn Imagen asociada se podr obtener acceso al documento requerido.

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6. Documento recuperado.

Plantilla 21

Nota: El documento recuperado podr ser enviado a travs del correo electrnico vinculado con el servicio de informacin documental, con el fin de generar la respuesta a un requerimiento especfico. Ver punto 6.1.2.2 Lineamientos para el registro y control de solicitudes de informacin:

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6.1.5 Propuesta para la consulta documental va Web Con el proposito de: satisfacer necesidades de informacin de manera oportuna, reducir tiempos de respuesta, y, minimizar el modelo de servicio centralizado que maneja el CNE, seguidamente se ha de proponer la consulta documental va Web como se detalla: El Consejo Nacional Electoral cuenta con una pgina Web de tipo institucional idnea para establecer un link que d acceso a la base de datos que dispondr el servicio de informacin documental de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico; a travs de dicho enlace, los usuarios de la referida unidad podrn realizar bsquedas de informacin sin necesidad de trasladarse hacia la sede principal del ente comicial. Cabe destacar que las consultas realizadas por los usuarios mostrar una gua del Subfondo documental perteneciente a la Divisin de Archivo, el cual, slo dar a conocer qu documentos posee. Para que el usuario, pueda tener acceso a la informacin contenida en la base de datos perteneciente al servicio de informacin documental, deber realizar la solicitud va Web a travs del correo vinculado al servicio de informacin, o en su defecto, podr generar la solicitud de la manera que se ha venido haciendo hasta ahora (escrita). La presidencia del CNE en coordinacin con el Director General de Estadsticas Electorales y los funcionarios encargados de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico elaborarn una comunicacin dirigida a los representantes de los partidos polticos (a nivel nacional) a fin de informarles sobre la utilizacin de una clave intransferible y confidencial para accesar a la base de datos que dispondr el servicio de informacin documental. En dicha comunicacin se indicar cul ser la clave de acceso a utilizar. En este orden de ideas, es preciso acotar que establecer una clave de acceso garantizar que la informacin disponible en el servicio de informacin ser

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consultada slo por los usuarios (partidos polticos a nivel nacional) avalados por la Direccin General de Estadsticas Electorales y la Divisin de Archivo Histrico Estadstico del CNE. Otro aspecto positivo sobre la utilizacin de una clave para ingresar a la base de datos del servicio de informacin documental disponible en la Web, ser brindar credibilidad a las solicitudes y requerimientos realizados a travs del correo vinculado al servicio de informacin. Las respuestas emitidas a los requerimientos de informacin, sern enviadas del mismo modo tanto para las solicitudes consignadas en fsico y registradas en el servicio de informacin, como para las peticiones que se reciban a travs de la Web; lo anterior se har, con la finalidad de producir constancia del trmite ejecutado por la Direccin General de Estadsticas Electorales y la Divisin de Archivo Histrico Estadstico. 6.1.5.1 Lineamientos para la consulta documental va Web Todo usuario interesado en realizar consultas de informacin va Web a travs del servicio de informacin documental, deber regirse bajo los siguientes lineamientos basados en los procedimientos que establece la Norma ISO 9000: 2005: 1. El usuario que presente la necesidad de informacin ingresar a la pgina Web del CNE, 2. El usuario, luego de entrar a la pgina institucional del CNE, ingresar al enlace que refiere al servicio de informacin documental de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, 3. El usuario deber indicar la clave de acceso para poder ingresar de forma directa al servicio de informacin documental donde podr efectuar consultas a travs de la base de datos,

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4. Luego de haber ingresado a la base de datos, el usuario seleccionar la tipologa documental relacionada a la necesidad que presenta, 5. El usuario tendr la opcin de realizar dos tipos de consulta: 5.1 Consulta general: podr visualizar una referencia de todos los documentos relacionados a la tipologa documental elegida, lo anterior ser posible luego que los usuarios indiquen los datos requeridos para cada tem disponible en la Consulta general. Los tems varan segn la tipologa documental seleccionada. 5.2 Consulta especfica: podr realizar una consulta concreta debiendo ingresar los datos necesarios para cada campo relacionado a la tipologa documental que eligi, 6. El usuario presionar el botn Buscar, 7. La base de datos generar el resultado de la bsqueda. Dicho resultado ser la referencia del documento a solicitar por parte del usuario, 8. El usuario podr realizar tantas bsquedas precise convenientes pulsando el botn Inicio, y, procediendo as a realizar los pasos anteriores.

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6.1.5.1.1 Consulta de informacin va Web demostrada a travs de las plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental

Luego que el o los usuarios hayan ingresado al link del servicio de informacin documental disponible en la pgina Web del CNE: 1. Los usuarios debern indicar la clave de acceso para poder ingresar de forma directa al servicio de informacin documental donde podr efectuar consultas a travs de la base de datos.

Plantilla N 22

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2. Luego de indicar la clave de acceso, los usuarios podrn visualizar la pgina de inicio del servicio de informacin documental a travs del botn Ingresar.

Plantilla N 23

Plantilla N 24

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3. Los usuarios realizarn sus consultas al hacer clic en el botn Consultar base de datos.

Plantilla N 25

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4. Los usuarios elegirn la tipologa documental relacionada con su necesidad de informacin.

Plantilla N 26

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5. Los usuarios podrn elegir entre realizar dos tipos de consulta como se muestra a continuacin:

5.1 Consulta general. 5.2 Consulta especfica.

Plantilla N 27

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5.1.1 Al elegir Consulta general, los usuarios podrn visualizar una referencia de todos los documentos relacionados a la tipologa documental que eligieron. Los usuarios debern indicar los datos requeridos para cada tem disponible en la Consulta general. Los tems varan segn la tipologa documental seleccionada.
tems disponibles segn la tipologa documental seleccionada

Plantilla N 28

Plantilla N 29

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5.1.2 Al seleccionar la opcin Ver mostrada en los registros que genera la Consulta general, los usuarios tendrn acceso a la referencia de cada documento.

Plantilla N 30

Plantilla N 31

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5.2.1 Al seleccionar Consulta especfica, los usuarios debern ingresar los datos que requiere cada campo relacionado a la tipologa documental elegida previamente.

Plantilla N 32

Plantilla N 33

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Campos relacionados a la tipologa documental seleccionada por los usuarios

Datos ingresados por los usuarios

Plantilla N 34

5.2.2 Al ingresar los datos necesarios para realizar la bsqueda, los usuarios presionarn el botn Buscar con el fin de generar la respuesta requerida.

Plantilla N 35

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5.2.3 Al presionar el botn Buscar se producir la respuesta relacionada con los datos ingresados por el usuario en cada uno de los tems destacados anteriormente.

Plantilla N 36

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6.1.5.2 Lineamientos para efectuar requerimientos de informacin va Web Cumpliendo con los siguientes lineamientos, los usuarios podrn efectuar sus requerimientos de manera directa sin necesidad de realizar los trmites que implican traslados innecesarios a la sede principal del CNE: 1. El usuario que presente la necesidad de informacin ingresar a la pgina Web del CNE, 2. El usuario, luego de entrar a la pgina institucional del CNE, ingresar al enlace que refiere a servicio de informacin documental de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico, 3. El usuario deber indicar la clave de acceso para poder ingresar de forma directa al servicio de informacin documental donde podr realizar sus requerimientos de informacin. 4. El usuario ingresar en la opcin Realizar requerimiento de informacin enlazado al correo electrnico que est vinculado al servicio de informacin documental, 5. El usuario indicar su Nombre y apellido, Unidad o Dependencia a la que se encuentra adscrito y sus telfonos de contacto; a continuacin proceder a redactar su necesidad de informacin en la que definir a detalles cul es su requerimiento, 6. El usuario presionar el botn Enviar, 7. En la Bandeja de entrada del correo vinculado al servicio de informacin documental se reflejar la existencia de una nueva solicitud,

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6.1.5.2.1 Plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental referidas a los requerimientos de informacin efectuados va Web Los usuarios podrn realizar sus requerimientos va Web toda vez que hayan ingresado al enlace del servicio de informacin documental disponible en la pgina Web del CNE.

A continuacin las plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental referidas a los requerimientos de informacin efectuados va Web:

1. Los usuarios debern indicar la clave de acceso para poder ingresar de forma directa al servicio de informacin documental donde podrn efectuar sus requerimientos de informacin.

Plantilla N 37

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2. Luego de indicar la clave de acceso, los usuarios podrn visualizar la pgina de inicio del servicio de informacin documental a travs del botn Ingresar.

Plantilla N 38

Plantilla N 39

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3. El usuario ingresar en la opcin Realizar requerimiento de informacin enlazado al correo electrnico que est vinculado al servicio de informacin documental

Plantilla N 40

Plantilla N 41

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4. El usuario indicar: Apellidos y nombres. Unidad de adscripcin: Ente o dependencia a la que se encuentra adscrito. Telfono de contacto. Asunto: Definir de manera breve cul es la tipologa documental a solicitar. Requerimiento: Necesidad de informacin en la que definir a detalles cul es su requerimiento

Datos ingresados por los usuarios

Plantilla N 42

Luego de llenar cada uno de los tems necesarios para realizar los requerimientos de informacin, los usuarios podrn remitir sus solicitudes va Web pulsando el botn Enviar.

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6.1.5.3 Lineamientos para dar respuesta a las solicitudes de informacin realizadas va Web

Luego que los usuarios hayan efectuado sus requerimientos va Web a travs del servicio de informacin documental, se dar respuesta a las solicitudes tomando en cuenta los lineamientos que se detallan a continuacin: 1. La Bandeja de entrada del correo vinculado al servicio de informacin documental reflejar la existencia de una nueva solicitud, 2. El funcionario encargado de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico proceder a ver la nueva solicitud con el fin de conocer qu informacin requiere el usuario, 3. El funcionario encargado de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico realizar la bsqueda de informacin a travs de la base de datos contenida en el servicio de informacin documental, 4. El funcionario encargado de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico seleccionar la tipologa documental propensa a ser recuperada a travs de la bsqueda, 5. Luego de seleccionar la tipologa documental, se proceder al llenado de cada uno de los campos relacionados a la bsqueda y al tipo de documento elegido, 6. El funcionario encargado de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico har clic en el botn Buscar con el fin de ubicar la informacin que requiere, 7. El documento recuperado ser enviado a la Secretara de la Direccin General de Estadsticas Electorales a travs del correo electrnico vinculado con el servicio de informacin documental, con el fin de generar la respuesta al requerimiento efectuado va Web,

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8. La Secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales recibe el documento remitido va correo electrnico por parte del funcionario de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico; lo anterior con la finalidad de indicar en el formato F-DGEE-0001 los datos necesarios para registrar el requerimiento y producir la salida a la respuesta del mismo, 9. La Secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales imprime el documento solicitado por el usuario y remite la respuesta del requerimiento a la unidad de Correspondencia haciendo uso del formato F-DGEE-0001, 10. El funcionario encargado de la unidad de Correspondencia del CNE recibe la documentacin remitida por la Secretaria de la Direccin General de Estadsticas Electorales mediante el formato F-DGEE0001, de esta manera se podr enviar la documentacin va valija (servicio institucional para el envo de correspondencia), 11. Como ltimo lineamiento es preciso recalcar que las solicitudes de informacin sern tratadas de la misma manera, a excepcin de la certificacin de Actas, donde no se enviar la respuesta al usuario hasta tanto la unidad de Secretara General del CNE emita la certificacin correspondiente.

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6.1.5.3.1 Respuesta a los requerimientos de informacin efectuados va Web demostrado a travs de plantillas que reflejan la funcionalidad del servicio de informacin documental

1. La Bandeja de entrada del correo vinculado al servicio de informacin documental reflejar la existencia de una nueva solicitud. El funcionario encargado de la Divisin de Archivo Histrico Estadstico proceder a ver la solicitud con el fin de conocer qu informacin requiere el usuario

Plantilla N 43

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2. Vista del requerimiento de informacin efectuado va Web

Plantilla N 44

Plantilla N 45

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