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Educacin de Jvenes y Adultos por Radio Inscrito y Subvencionado por el M.E.D.

NIVEL: Educacin Media Profesional ESPECIALIDAD: Comercio y Servicios Administrativos MENCIN: Contabilidad

CONTABILIDAD II
2 Semestre

PARTICIPANTE:

BIBLIOGRAFA
Instituto Radiofnico Fe y Alegra (1985) Contabilidad II. Caracas. Silva, Jess A (2002) Fundamentos de Contabilidad II. Ediciones CO-BO. Caracas. Universidad abierta.(2006), Nociones de Contabilidad. Autor: Ortiz Vctor. [documento en lnea] Disponible http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/I/Islas%20Ortiz%20Victor-Nociones%20de%20 contabilidad.htm (consulta 2005, Octubre) Flores Prez, Lina (2005) Ajustes [documento en lnea] Disponible: http://www.monograas.com/trabajos12/ajus/ajus.shtml (consulta: 2005, Octubre) Gmez, Giovanny (2005). La utilidad de la informacin contable [documento en lnea] Disponible: http://www.gestiopolis.com/canales/nanciera/articulos/15/es6tgadosfros.htm (consulta: 2005, Noviembre) (2005) Los inventarios [documento en lnea] Disponible: www.bibliotecavirtual.com/contabilidad/indicecontabilidad.htm (consulta: 2005, Noviembre)

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Semana 14

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1. Qu es la nmina de pago? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 2. Cules son las retenciones legales que se le hacen al trabajador en sueldos y salarios y cul es su porcentaje? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 3. En el siguiente comprobante de pago calcule las deducciones respectivas y el monto neto a pagar al empleado. CARACHE, C.A Recibo de pago Empleado 111 Alvarez, Carlos Departamento 01 Administracin Cdigo: Descripcin
Instituto Radiofnico Fe y Alegra (I.R.F.A.) Todos los derechos reservados Junio 2005 Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio, sin permiso escrito del Instituto Radiofnico Fe y Alegra. Coordinacin Nacional de Educacin: Lic. Rafael Gonzlez Coordinacin Nacional de Radio: Lic. Gerardo Lombardi Coordinacin Nacional de Educacin, Ocina Nacional: Lic. Anbal Carrasquel Lic. Carlos lvarez Direccin Editorial

C.I. 6.033.989 Cuenta:0413-95956363 Asignacin: Bs. 570.800,00 Bs._____________ Bs._____________ Bs._____________ Bs. 570.800,00 Bs. Deduccin:

2002 Sueldo quincenal 2003 Seguro Social Obligatorio 2004 Seguro Paro Forzoso 2005 Ley Poltica Habitacional Perodo 21, del 01/11/2005 al 31/11/2005 Saldo prstamos 0.00

Total general :

Actividades

Equipo Editor Asesora Tcnica y Revisin T.S.U. Miguel Gomes Diseo, Diagramacin y Montaje Editado, Producido y Distribudo por:

Elaborado por: Departamento de Recursos Humanos _____________________________ Recib conforme

Calle 3B, Edicio Fe y Alegra C207, piso 2, La Urbina Edo. Miranda.

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La deduccin a los trabajadores por concepto de Poltica Habitacional es del 1% de su remuneracin bsica y la de la empresa es de 2% (segn el art. 19 de la Ley de Poltica Habitacional). La base de clculo ser el salario normal que reciba el trabajador, y el procedimiento para su clculo es la aplicacin porcentual directa sobre el monto del salario. La ley del Subsistema de Pensiones (en el art. 21) dice que se le deduce al trabajador del 12 al 13% del salario mensual, donde el 75% lo aporta la empresa y el resto se le deduce al trabajador. Hay otras deducciones voluntarias como un porcentaje del salario destinado para caja de ahorros, o para el sindicato o por un prstamo concedido. Ahora veamos un ejemplo de un comprobante de pago,para un trabajador de una empresa cticia con sus respectivas asignaciones y deducciones: AL DA, C.A Recibo de pago Empleado 007 Chvez, Rafael Departamento 03 Contabilidad Cdigo: Descripcin 1998 Sueldo quincenal 2002 Seguro Social Obligatorio 2003 Seguro Paro Forzoso 2021 Ley Poltica Habitacional Perodo 20, del 16/11/2005 al 31/11/2005 Saldo prstamos 0.00 Bs. 474.898,50 Total general : C.I. 12.055.426 Cuenta:0413-95956363 Asignacin: Bs. 474.898,50 Bs. 17.534,71 Bs. 2.191,84 Bs. 4.748,98 Bs. 24.475,53 Bs. 450.422,97 Deduccin:
Cuentas y hechos contables. Asientos de ajustes. Ingresos cobrados por adelantado. Provisin para cuentas incobrables.

NDICE

Pg.
6 9 13 16 20 23 25 28 30 33 36 39 40 44 47 48 52

Depreciacin de activo jo tangible (Propiedades, plantas y equipo). Agotamiento de activos jos. Caja. Caja chica. Efectivo en banco. Procedimiento para hacer una conciliacin bancaria. Empresa comercial y empresa industrial. Los inventarios. Mtodos para valorar el inventario. Hoja de Trabajo. La utilidad de la informacin contable. Nmina. Bibliografa.

Elaborado por: Departamento de Recursos Humanos ______________________ Recib conforme Supongamos que esta empresa, tiene 10 empleados que devengan un sueldo neto de Bs. 450.422,97. Entonces la empresa tiene un total de Bs. 4.504.229,70 por pagar, que debe sacar de su cuenta corriente para pagar a sus empleados en esa quincena. Entonces el monto por Bs. 474.898,50 ser el gasto por concepto de Sueldos para la empresa, las retenciones por Bs. 17.534,71 Bs. 2.191,84 y Bs.4.748,98 por concepto de SSO, SPF y LPH sern un Pasivo a corto plazo para la empresa y el monto neto pagado al empleado por Bs.450.422,97 es el monto que la empresa retira de su cuenta Efectivo en banco para cumplir con su obligacin laboral.

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Deducciones a los trabajadores

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CUENTAS Y HECHOS CONTABLES


Antes de iniciar un nuevo semestre de Contabilidad, es recomendable recordar conocimientos ya adquiridos en el semestre anterior, por ello nos vamos a dedicar en estas primeras explicaciones a tocar aspectos conocidos. Por ejemplo a qu se llama cuenta contable? Cmo se registran? Cmo se clasican esas cuentas?, y as en ese orden llegar a los temas nuevos. En el primer semestre de Contabilidad se vio cmo la empresa est compuesta por numerosos elementos que forman parte de su patrimonio. Adems, durante las operaciones habituales de la empresa (ventas, compras, cobros, pagos, etc.) estos elementos aumentan o disminuyen en su valor. En contabilidad, los elementos patrimoniales estn representados por unos registros denominados cuentas. Una cuenta es la unidad bsica contable donde se registran los cambios en las propiedades, bienes, derechos y obligaciones de una empresa por efecto de las transacciones comerciales. Por ejemplo, en la ocina nacional de educacin de Irfa tenemos computadoras, mesas, sillas, etc. A todos estos bienes patrimoniales se les asigna un cdigo y un nombre: por ejemplo, le damos el cdigo (226) y lo llamamos Mobiliario. Y esta denominacin es una cuenta, un registro contable que quedar impreso en el Libro Diario y en el Libro Mayor de la ocina de Contabilidad de la institucin y que servir de instrumento para reejar su valor inicial y las variaciones que posteriormente le sucedan. Las cuentas se representan en forma de T y tienen la siguiente estructura:
Computadoras, sillas, escritorios; todo forma parte de una cuenta que generalmente llamamos en Contabilidad: Mobiliario y equipo

Las deducciones legales se hacen tanto al trabajador como a la empresa y entre ellas estn: La deduccin legal por concepto de seguro social al trabajador es de 4% segn el Reglamento General de la Ley del Seguro Social Obligatorio (art. 67). Para la empresa va del 9% al 11% segn el tipo de riesgo. Este porcentaje se aplica al sueldo mensual del trabajador segn la siguiente formula:

Cdigo y nombre de la cuenta Debe Haber

SSO =

SBM x 12 52

x 4 x NL

Lado izquierdo donde Lado derecho donde se anotan los car- se registran los abogos o dbitos nos o crditos Todo hecho susceptible de incidir en el patrimonio de la empresa, modicndolo cualitativa o cuantitativamente, debe ser contabilizado. Es un hecho contable y deber tener su justicacin correspondiente.

Donde: SBM: Salario Bsico Mensual 12: 52: 4%: Total meses del ao Total semanas del ao Porcentaje segn el reglamento del Seguro Social

NL: Nmero de lunes del mes del periodo calculado, es decir, s las deducciones se hacen al nal del mes se toma en consideracin todos los lunes de ese mes, pero si estas retenciones se hacen quincenalmente, slo se asumirn los lunes correspondientes a esa quincena. Ahora veamos un ejemplo prctico para un trabajador con un sueldo quincenal de 474.898.50, segn la deduccin correspondiente al mes de noviembre del ao 2005. 949.797 x 12 52 11.397.564 52 219.183,92 x 4% = 8.767,36 x 2 (N de lunes) = 17.534,71

La Ley de Paro Forzoso descuenta al trabajador el 0,50% de remuneracin y a la empresa el 2% (segn el art. 5 de la Ley que regula el Paro Forzoso). La base de clculo ser hasta un lmite mximo de 20 salarios mnimos. Este porcentaje se aplica al sueldo mensual del trabajador segn el mismo procedimiento anterior. Considerando la siguiente formula:
PF =

SBM x 12 52

x 0.5 x NL

Supongamos que Irfa adquiere un lote de 5 computadoras a Bs. 1.500.000 c/u, este hecho contable debe justicarse con la factura de compra para poder registrarlo en la respectiva cuenta Mobiliario o Equipo de ocina. As como para la empresa que nos vendi la computadora el documento que acredita la transaccin debe ser el depsito bancario o el cheque recibido.

Veamos como sera el clculo del Paro Forzoso para el mismo trabajador, sustituyendo en esta oportunidad el 4% por 0.5% tasa correspondiente para la deduccin del Paro Forzoso segn el reglamento del Seguro Social 949.797 x 12 52 11.397.564 52 219.183,92 x 0.5% = 1.095.92 x 2 (N de lunes) = 2.191,84

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Estos documentos se hacen necesarios por dos motivos: Su entrega (original o copia) al contador de la empresa va a permitir que ste conozca y pueda registrar los cambios que se producen en el patrimonio.

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es realizar una anotacin en el Debe que es el lado izquierdo de la cuenta. Abonar, acreditar o descargar una cuenta: es realizar una anotacin en el lado derecho de la cuenta llamado Haber. por ejemplo; si devolvemos una computadora porque sali defectuosa, hay que sacarla del registro inicial, de esta manera:

NMINA
La mayora de nosotros hemos trabajado en empresas y semanalmente o quincenalmente hemos recibido junto con el cheque o depsito por nuestro sueldo o salario, un comprobante de pago donde se nos indica el monto cobrado junto con las deducciones legales aplicadas. Este comprobante individual forma parte de un listado general donde se relacionan todas las asignaciones salariales y deducciones legales que la empresa hace a cada miembro de su personal en un perodo de tiempo (generalmente una semana o una quincena) llamado nmina. Asignaciones a los trabajadores Plan de salario: es el ms usado. Se basa en la cantidad de tiempo trabajado y se puede aplicar a obreros y empleados. La empresa paga un salario jo por un perodo de tiempo que puede ser semanal o quincenal. Este plan no necesita de clculos especiales para calcular el monto a pagar, porque ste aparece en la tabla de salarios de la empresa o en el contrato colectivo, si lo hay. El salario base es la cantidad ja que recibe el trabajador por su servicio durante una jornada de trabajo. Plan de cuotas por horas de trabajo: se basa en la cantidad de horas laboradas, con la asignacin de una cuota establecida por hora. Se calcula multiplicando la cuota por el nmero de horas trabajadas. Plan de destajo: es un convenio en pagar a cada trabajador una cantidad determinada por cada unidad que produzcan. Se calcula multiplicando la cuota por unidad por el total de unidades producidas en el perodo de nmina. Plan de comisiones: segn este plan, se le pagan montos al personal de venta de una emTodos los trabajadores de una empresa tienen un sueldo o salario al cual se le deducen montos que ordena la Ley Orgnica del Trabajo (LOT)

presa comercial, que consiste en un porcentaje sobre el total vendido en un perodo de nmina. Plan de salarios y comisiones: muchas empresas comerciales pagan a sus trabajadores un salario base ms comisiones. Es un plan mixto. Horas extras o sobretiempo: cuando los trabajadores trabajan ms del tiempo estipulado en su horario de trabajo, surgen las horas extras que deben ser pagadas con un recargo adicional. Segn la LOT: Artculo 155. Las horas extraordinarias sern pagadas con un cincuenta por ciento (50%) de recargo, por lo menos, sobre el salario convenido para la jornada ordinaria. Artculo 156. La jornada nocturna ser pagada con un treinta por ciento (30%) de recargo, por lo menos, sobre el salario convenido para la jornada diurna. Otras asignaciones: muchas empresas tienen contrato colectivo con sus trabajadores donde se estipulan bonicaciones especiales como por ejemplo: primas por hogar, primas por hijos, etc.

La ley exige la existencia de justicantes de las anotaciones contables, as como su conservacin durante algn tiempo. Cuando no exista ningn comprobante, la anotacin contable deber ser justicada mediante una orden rmada por el empresario, gerente o apoderado. Terminologa y funcionamiento de las cuentas El lenguaje contable emplea una serie de trminos especializados en relacin a las cuentas: Abrir una cuenta: consiste en habilitar un registro representativo de elementos patrimoniales de la empresa de la misma especie: por ejemplo el lote de computadoras que compr Irfa lo llevar a una cuenta general que puede llamarse Mobiliario o Equipo de ocina. MOBILIARIO Debe Bs. 7.500.000 5 computadoras a Bs. 1.500.000 es un total de Bs. 7.500.000 y como ya sabemos todo aumento de Activo se anota en el Debe. Cargar, debitar o adeudar una cuenta: Haber

Las facturas deben anexarse al registro contable como justicacin de la transaccin comercial.

Una cuenta T es como una balanza donde el Debe y el Haber deben guardar un equilibrio.

MOBILIARIO Debe Bs. 7.500.000 Haber Bs. 1.500.000

Como cada computadora tiene un precio de Bs. 1.500.000, si devolvemos una debemos sacar de la cuenta Mobiliario dicha cantidad, acreditando o abonando. Sumas de una cuenta: consiste en sumar los importes anotados en el Debe (sumas deudoras) y en el Haber (sumas acreedoras): Saldo de una cuenta: se llama as a la diferencia existente entre las sumas deudoras y acreedoras. Los saldos pueden ser deudores (sumas deudoras > sumas acreedoras), acreedores (sumas deudoras < sumas acreedoras) o cero (sumas deudoras = sumas acreedoras): Saldar una cuenta: consiste en realizar una anotacin (en el Debe o en el Haber) con el n de conseguir el saldo cero: Un ejemplo tpico de la operacin de saldar una cuenta se producira cuando un cliente paga todo lo que debe, entonces la Cuenta por cobrar a ese cliente queda en cero.

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Cerrar una cuenta: consiste en deshabilitar una cuenta, de manera que ya no se puedan realizar ms anotaciones sobre ella. Esta operacin slo puede efectuarse en cuentas saldadas. El cierre es la ltima operacin que se realiza con todas las cuentas de la empresa en un ejercicio econmico. Pero cundo hay que realizar anotaciones en el Debe o en el Haber de una cuenta? Las cuentas de ACTIVO, que representan los

bienes y derechos de la empresa, reejarn en el Debe sus importes iniciales y los incrementos de valor. Por el contrario en el Haber aparecern las disminuciones de valor: En cambio las cuentas de PASIVO y CAPITAL que son las obligaciones de la empresa, reejarn en el Haber sus montos iniciales y los incrementos de valor. Y en el Debe aparecern las disminuciones de valor: As se maneja el funcionamiento de las cuentas, tambin llamado Teora del cargo y el abono.

LA UTILIDAD DE LA INFORMACIN CONTABLE


La informacin presentada en los estados nancieros interesa a: La administracin, para la toma de decisiones, despus de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado. Los propietarios para conocer el progreso nanciero del negocio y la rentabilidad de sus aportes. Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garanta de cumplimiento de sus obligaciones. El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones est correctamente liquidado.. Balance General Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situacin nanciera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con fecha a 31 de diciembre, rmado por los responsables: 1. Contador, 2. Revisor scal, 3. Gerente Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general Estado de Resultados o de Ganancias y Prdidas Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. El estado de resultados esta compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la seccin de ganancias y prdidas de la hoja de trabajo Tomado de www.gestiopolis.com autor: Giovanny E.Gmez

1. Cul es la denicin de Cuenta? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Cules son sus partes? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Qu es un Hecho Contable? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Por qu deben justicarse las transacciones contables? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 5. Qu es Saldar una Cuenta? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 6. A qu llamamos Cerrar una Cuenta? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Actividades

7. En qu consiste la teora del cargo y del abono? ___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Ya tenemos lo que se llama en contabilidad Utilidad en operaciones


Unidad en operaciones = Utilidad Bruta en Ventas - Gastos de operacin El paso siguiente es determinar otros egresos y otros ingresos, que son partidas extraordinarias, y si Otros ingresos son mayores que Otros egresos, se suma a la utilidad en operaciones, de lo contrario se resta.
Utilidad en operaciones (- o +) Otros Ingresos/ otros egresos = Utilidad neta del ejercicio. Balance General: Conocido tambin como Balance de situacin tiene por nalidad mostrar los saldos correctos de las cuentas de Activo, Pasivo y Capital en el perodo que se est evaluando. El Balance General presenta la siguiente informacin: 1. Total de Activo: Activo circulante + Activo jo + Activo intangible 2. Total de Pasivo: Pasivo a corto plazo + Pasivo a largo plazo 3. Total de Capital: Capital + Utilidades retenidas (o menos las prdidas acumuladas)
Continuando con la teora contable, ya sabemos que las cuentas de Activo son todas aquellas que representan bienes y derechos para la empresa, como el efectivo disponible, las cuentas por cobrar, los inventarios, etc. Y que las cuentas de Pasivo son todas las obligaciones que tenemos con los acreedores y accionistas de la empresa, como cuentas por pagar, intereses por pagar, etc. Tambin podemos recordar que las cuentas de Activo, Pasivo y Capital son Cuentas reales, permanecen en el tiempo y se reejan en el Balance General de la empresa. Que adems hay otras cuentas que conocemos con el nombre de Cuentas nominales y representan los egresos e ingresos de la empresa, que son temporales y se ubican el Estado de Resultados. Debemos conocer tambin que hay cuentas que necesitan actualizarse para reejar su justo valor. Supongamos que la empresa compr un Camin de reparto hace 10 aos, ya ese camin no tiene el mismo valor hoy, se ha deteriorado, se volvi obsoleto. Por lo tanto es necesario tenerlo registrado en la Contabilidad reejando su verdadero valor. Esto es actualizarlo o ajustarlo. Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman Asientos de ajustes. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. Es imprescindible que al nalizar el periodo contable, las cuentas presenten su saldo real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar los estados nancieros fundamentales como el Balance General y el Estado de Resultados. Los asientos de ajustes que se realizan con mayor frecuencia en cada periodo contable afectan a las siguientes cuentas: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventario, Activo Fijo, Gastos prepagados, Cargo Diferidos, Ingresos Cobrados por Anticipado, Ingresos por Cobrar, Costos y Gastos por Pagar, Obligaciones Laborales. En cada una de estas cuentas hay que ir separando mensualmente la parte vencida y la parte por vencer, la parte nominal de la parte real. Ajustar es simplemente eso, registrar el gasto o consumo de una cuenta o su parte nominal que ir al Estado de Resultados de su parte an vigente o su parte real que ir en el Balance General. Pero ahoraCul es el procedimiento para ajustar todas esas cuentas? Por supuesto que cada cuenta debe ajustarse con un procedimiento diferente y debemos explicarlo uno por uno en el presente mdulo. Aqu es donde empieza lo verdaderamente nuevo para nosotros.
El valor de est pick up dentro de 5 aos no ser el mismo que tiene hoy, Por lo que habr que ajustarlo segn vaya pasando el tiempo.

ASIENTOS DE AJUSTES

1. En que consiste el proceso de cierre? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Cules cuentas deben cerrarse y en qu orden? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Una vez nalizados los asientos de cierre, dnde quedan reejadas las cuentas nominales que se cerraron? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Del Estado de Resultados se obtiene la utilidad o prdida del ejercicio a dnde debe transferirse este resultado? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 5. En qu orden deben ir las cuentas del Balance General? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Actividades

6. Cul es la diferencia entre las cuentas nominales y las cuentas reales? ___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Empecemos por analizar la cuenta Gastos Prepagados.

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Gastos pagados por anticipado (o Activos diferidos) Los gastos pagados por anticipado (tambin llamados Activos diferidos) representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en forma anticipada, contabilizados en la cuenta Gastos Pagados por Anticipado. Ejemplos: papelera, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. Son partidas pagadas por adelantado que garantizan la prestacin de un servicio o la adquisicin de un bien que van a ser absorbidos como gastos en ejercicios futuros. Esta cuenta forma parte del Activo, especcamente del Activo Circulante y se consideran dentro de este grupo ya que al an no haber recibido ni el servicio ni el bien pagado por adelantado, la empresa tiene el derecho de recibir lo cancelado en caso de que no le cumplan el compromiso adquirido.

En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organizacin, instalacin, montaje y puesta en marcha, adems de los gastos de inversin y estudio de proyectos. Procedimiento para registrar los Gastos Pagados por Anticipado Por lo general cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto, o antes de que se haya vencido, se le hace un cargo a la cuenta de Activo llamada Gastos pagados por adelantado, debido a que representa un costo no vencido y que se emplear en futuros periodos para producir utilidades. A medida que se consume esta partida, la parte vencida o gastada se carga a Gastos Pagados y se acredita a Gastos pagados por adelantado, de esta forma se hace el respectivo ajuste a la cuenta. Por ejemplo: supongamos que nuestra empresa, al 1-7-2005,pide un prstamo a un Banco Nos autorizan un prstamo solicitado a un plazo de 12 meses, por un importe de Bs.500,000.00 de los cuales se descuentan Bs.125,000.00 (El pago de intereses anticipados se da cuando las instituciones de crdito al otorgar un prstamo se descuentan del mismo los intereses pactados) Entonces slo recibimos en realidad la cantidad de Bs. 375,000.00; por lo cual los intereses quedan como un pago anticipado, y el prstamo debe registrarse por Bs. 500,000.00 que es el importe que se debe a la Institucin Bancaria.

Terminados todos estos cierres y los respectivos pases al mayor procedemos a comparar la cuenta que queda abierta, que es la de Ganancias y prdidas y cmo la cerramos?. Se pueden dar dos casos que la cantidad anotada en el haber sea mayor, que debe ser lo ideal , ya que hay una ganancia. Si es as se hace un asiento cargando a Ganancias y prdidas y abonando a Utilidad del ejercicio. De esta manera se cierra la cuenta Ganancias y prdidas y queda la abierta la de Utilidad del ejercicio que va al balance general aumentando la cuenta Capital. El otro caso posible es que la cantidad anotada en el debe de Ganancias y prdidas sea mayor, por lo que se deduce una prdida. En este caso cerramos abonando a Ganancias y prdidas y debitando a Prdida del ejercicio que va en el balance general rebajando a la cuenta Capital. Estados nancieros Los asientos de cierre cumplieron su objetivo de cerrar todas las cuentas nominales y dejar con el saldo correcto todas las cuentas reales. Las cuentas nominales son todos los ingresos y egresos que se cerraron pero deben quedar Revisemos su estructura:

reejadas en el Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Prdidas como tambin se conoce. Y las cuentas que quedaron abiertas y con el saldo ajustado son las cuentas reales que se reejan en el Balance General o Estado de Situacin. El Estado de Resultados y el Balance General son los dos estados nancieros obligatorios que debe presentar cada empresa a sus dueos, acreedores, bancos y pblico en general. Estado de Resultados: Es llamado Estado de Ingresos y egresos o Estado de Ganancias y Prdidas, y muestra de forma detallada y contablemente ordenada el resultado de las operaciones de un perodo contable.

El proceso de cierre nos dir si tuvimos una ganancia o una prdida en el ejercicio.

1. La seccin de Ingresos se puede reejar con esta frmula: Ventas brutas - Devoluciones y rebajas en ventas = Ventas netas 2. La seccin del Costo de venta que se reeja as: Inventario inicial + compras + gastos de compras - devoluciones y rebajas - Inventario nal = Costo de venta Ya tenemos la Utilidad bruta en ventas = Ventas netas Costo de venta.

Los compromisos pagados por adelantado constituyen un Activo circulante ya que tenemos el derecho de exigir lo que hemos pagado si no nos cumplen los mismos.

Registro de esta operacin: Fecha 1-7-2005 Banco Intereses pagados por anticipado Prstamo por pagar Descripcin Debe Bs. 375.000 Bs. 125.000 Bs. 500.000 Haber

3. La seccin de Gastos de operacin se reeja asi: Gastos de operacin: Total de gastos de ventas + Total de gasos de administracin En los gastos de venta estn los sueldos y comisiones de vendedores, gastos de publicidad, etc. y en los gastos de administracin tenemos gastos de alquiler, sueldos de personal de administracin, gastos de artculos de escritorio, etc.

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Bs. 125.000 (total de intereses pagados por adelantado)/ 12 meses = 10.416,66 Bs mensuales

HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo es una hoja de 12 columnas que usa el contador para ordenar la informacin para los estados nancieros que facilita preparar los ajustes, ya que presenta un balance de comprobacin, los respectivos ajustes que hay que hacer, luego el balance ajustado, las seccin del costo de venta, el estado de resultados denitivo y el balance general denitivo. Su uso no es obligatorio ni indispensable pero es un recurso contable que ayuda mucho por que permite hacer las correcciones necesarias a mano, ya que se elabora a lpiz y se pueden borrar las cantidades y registros errneos. Asientos de cierre. Una vez terminados los asientos de ajustes y la hoja de trabajo al nal de un perodo contable, el procedimiento siguiente es cerrar las cuentas nominales. Recordemos que las cuentas nominales son todas aquellas de ingresos y egresos. Todas estas cuentas deben quedar con saldo cero. Los asientos de cierre son importantes ya que al resumir los ingreso y egresos de un perodo, se halla la diferencia, bien sea una utilidad o una prdida y se transere al capital. Cuentas que deben cerrarse Comencemos con las cuentas del Costo de venta. El Costo de venta est formado como ya sabemos por el Inventario inicial, ms las Compras y gastos sobre compras, menos las deducciones de compras menos el Inventario nal. Las cuentas con saldo deudor que son Inventario inicial, Compras, Gastos sobre compras se cierran contra la cuenta Costo de venta, cargando Costo de venta y abonando a estas cuentas.
Por medio de la hoja de trabajo se presentan todas las cuentas y ajustes que se manejaron en el perodo contable.

Cada mes debe hacerse un asiento de ajuste para rebajar la cantidad consumida (el gasto) del total de intereses pagados por adelantado. Entonces al 1-8-2005 se realiza el siguiente asiento de ajuste; se carga a Gastos por intereses y se abona a Intereses Pagados por anticipado, as se separa la parte consumida de la que falta por consumir. Fecha 1-8-2005 Descripcin Gastos por intereses Intereses pagados por anticipado Y la cuenta Gastos pagados por anticipado quedar as, al 1-8-2005 Intereses Pagados por Anticipado Debe Bs. 125.000 Haber Bs. 10.416,66 (parte consumida) Debe Bs. 10.416,66 Bs. 10.416,66 Haber

Las cuentas con saldo acreedor como deducciones de compra e Inventario nal se cierran cargndolas y abonando a Costo de venta. De esta manera quedar la cuenta Costo de venta con un cargo y un abono, y la diferencia que es de saldo deudor queda provisionalmente. El siguiente paso es cerrar todas las cuentas de ingresos; el monto total por concepto de ventas, como es una cuenta con saldo acreedor debemos cerrarla debitndola contra una cuenta que llamaremos Ganancias y prdidas.de esta manera la cuenta Venta quedar con saldo cero y la cuenta Ganancias y prdidas queda con saldo acreedor provisionalmente.

Saldo: 114.583,34 Bs. (parte por consumir) La cuenta de intereses pagados por anticipado aumenta en los casos en que se paguen intereses por anticipado, y disminuye por la parte proporcional de los intereses que se vayan devengando y se registren en Gastos. Intereses pagados por anticipado es cuenta del Activo, ya que equivale a los intereses que la empresa ha pagado en forma anticipada y por los cuales tiene el derecho de recibir el prstamo y liquidarlo hasta la fecha en que han quedado pagados los intereses.

Luego de cerrar los ingresos corresponde cerrar todos los egresos, los diferentes conceptos de gastos del perodo que se cierra, como los gastos de depreciacin, de provisin, sueldos y salarios, costo de venta, etc. Recordemos que todos los egresos tienen saldo deudor y si queremos cerrarlos debemos entonces abonar los. Contra qu cuenta lo cerramos? Contra Ganancias y prdidas que esta vez va por el debe.

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1. Qu es ajustar una cuenta?

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________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. A que cuenta la llamamos Gastos pagados por anticipado? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Por qu los Gastos pagados por anticipado se consideran un Activo? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Si a la fecha 20-2-2005, nos alquilan un local por Bs. 200.000 mensual, pero debemos pagar 2 meses por adelantado y efectivamente lo pagamos. Qu asiento contable debemos registrar? Fecha Descripcin Debe Haber

1. Cules son los mtodos de valuacin de inventario? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. En qu consiste el mtodo Peps? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Cul es el razonamiento del mtodo Ueps? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Nuestra empresa durante el mes de Enero 2006 registr las siguientes operaciones de compra venta de uno de sus artculos, y las ventas tienen un recargo del 50 % sobre el costo. Para controlar el inventario se usa el mtodo Peps. Registra los asientos de diario necesarios. (Todas las operaciones son de contado) Fecha Operacin Compra Compra Venta 100 50 110 Cantidad Costo unitario Bs. 5.000 Bs. 6.000 Costo total Bs. 500.000 Bs. 300.000

5. Continuando con el mismo caso, al 20-3-2005, transcurrido un mes desde que hicimos el contrato Cul es el siento de ajuste que debemos realizar?

5-01-06 9-12-05 12-12-05

Actividades

Fecha

Descripcin

Debe

Haber

Registra los asientos de diario necesarios desde la primera compra hasta la venta.

Descripcin

Debe

Haber

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Actividades

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Mtodo Ueps

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Tenemos 2 lotes para vender: 60 und con un costo de Bs. 6.100 = Bs. 366.000 40 und con un costo de Bs. 6.000 = Bs. 240.000 Los que nos da un total de Bs. 606.000 que ser la deduccin de inventario que debemos hacer. Mientras tanto el clculo de la venta ser as: Se venden 60 und con un costo de Bs. 6.100, entonces el precio de venta ser Bs. 8540. (40 % sobre el costo) y se venden 40 und con un costo de Bs. 6.000, cuyo precio ser Bs. 8.400 (40 % sobre el costo). El clculo de la venta es: 60 und x Bs. 8.540=Bs. 512.400 40 und x Bs. 8.400 = Bs. 336.000 Total de lo vendido es de Bs. 848.400 (Bs. 512.400+Bs. 336.000)

ltimo en entrar, primero en salir, es lo que signican estas 4 letras, tambin es llamado mtodo LIFO en ingls ( Last in, rst out). Signica que al vender mercancas debemos salir de las ltimas que compramos. Supongamos el mismo ejemplo anterior pero al registrar la venta debemos tomar en cuenta que aplicamos el mtodo Ueps. Recordemos las entradas (compras) que tenemos: 5-12: 120 und a 6.000 Bs c/u: 720.000 Bs. (1 entrada) 9-12: 60 und a 6.100 Bs c/u: 366.000 Bs. (2 entrada) La primera venta es de 100 und y el mtodo Ueps nos indica que debemos tomarla de la ltima compra cuyo costo unitario es de 6.100 Bs, pero, hay un detalle, la venta es de 100 und y la ltima compra apenas fue de 60 und, por lo cual debemos completar las 40 que nos faltan con la penltima compra cuyo costo es de Bs. 6.000.

INGRESOS COBRADOS POR ADELANTADO


As como podemos cancelar por adelantado para adquirir ciertos bienes o servicios, tambin se da el caso contrario, es decir que nos paguen por adelantado algn bien o servicio que estamos vendiendo. Los ingresos deben registrarse en el periodo en que se obtengan, aunque todava no hayan sido cobrados. Los Ingresos cobrados por adelantado tambin llamados Pasivos diferidos representan los pagos por anticipacin que recibimos por conceptos de bienes y servicios que vendemos.
Cobrar por adelantado por un bien o servicio que vendemos es una obligacin que tenemos que cumplir.

De acuerdo con la lgica contable, la cuenta Ingresos cobrados por anticipado se clasica como un Pasivo circulante, ya que si no prestamos el servicio o no vendemos el bien por el cual estamos recibiendo el pago por adelantado, estamos en la obligacin de devolver lo que hemos recibido por concepto de adelanto. Procedimiento para registrar los Ingresos Cobrados por Adelantado. Cuando nuestros clientes nos cancelan por adelantado, como es lgico, se hace el cargo a la cuenta de Efectivo en caja (o banco) pero el abono se hace a la cuenta que llamamos Ingresos cobrados por adelantado. Cuando pasa el tiempo y la parte que nos pagaron por adelantado ya est justicada, debemos hacer un ajuste, entonces cargamos a Ingresos cobrados por anticipado y abonamos a la cuenta Ingresos.

Luego el asiento por la venta aplicando el mtodo Ueps es :


12-12-05 Banco Venta 12-12-05 Costo de venta Inventario Bs. 606.000 Bs. 606.000 Debe Bs. 848.400 Bs. 848.400 Haber

Por ejemplo; supongamos que le alquilamos un local a otra persona por Bs. 200.000 mensual a la fecha 1-8-2005, pero le cobramos 2 meses adelantado, por lo cual en el momento de hacer el trato debemos recibir en efectivo Bs. 400.000 (2 meses x 200.000 Bs c/u).Veamos el registro: Fecha 1-8-2005 Banco Alquileres cobrados por adelantado Descripcin Debe Bs. 400.000 Bs. 400.000 Haber

Como podemos ver el asiento para registrar la venta y la disminucin de inventario son distintos dependiendo del mtodo aplicado, bien sea, Peps o Ueps.

Todava no hemos comenzado a prestar el servicio del local, por lo tanto Alquileres cobrados por adelantado es un pasivo o una obligacin, es un efectivo que debemos devolver si no prestamos el servicio. Pero ya transcurrido un mes (al 2-9-05) y el local ha sido utilizado, debemos ajustar la cuenta de Alquileres cobrados por adelantado porque ya es un ingreso efectivo para nosotros, porque ya recibimos el dinero y ya prestamos el servicio. Luego el ajuste quedara as: Fecha 2-9-2005 Descripcin Alquileres cobrados por adelantado Ingresos por alquileres Debe Bs. 200.000 Bs. 200.000 Haber

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Y la cuenta del Mayor que abrimos con el nombre de Ingresos cobrados por anticipado al 2-9-05 quedara as: Ingresos cobrados por anticipado Debe Bs. 200.000 (parte consumida) Haber Bs.400.000

Procedimiento para registrar los Gastos acumulados por pagar Cuando hemos incurrido en un gasto y no se ha contabilizado debemos realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se nos convierte en un pasivo. Por ello al registrar cargamos a la cuenta de Gastos y abonamos a la cuenta Gastos por pagar.

Nuestro encargado de almacn lleva un registro de cada una de estas transacciones en una hoja de control. Los registros en el libro diario son los siguientes: 5-12-05 Inventario Banco 9-12-05 Inventario Banco Debe Bs. 366.000 Bs. 366.000 Debe Bs. 720.000 Bs. 720.000 Haber Haber

Saldo: 200.000 Bs. (parte por consumir) Bien, pero as como hay gastos e ingresos que son pagados y cobrados por adelantado, hay tambin gastos e ingresos acumulados. Cuando por ejemplo, debemos 3 meses de luz y an no hemos podido pagar, o nos deben 3 meses de alquiler y aun no han podido pagarnos. Veamos los 2 casos, uno por uno. Gastos acumulados por pagar Son gastos ocasionados y no pagados, gastos consumidos por nosotros y no cancelados en su debido momento, posiblemente porque no lleg la factura a tiempo, o porque no tenemos dinero para pagar todava, pero estamos pendientes de pagar.

Hasta aqu estamos claros, tenemos dos compras de contado, que registramos cargando a Inventario y abonando a Banco. Ahora al registrar la venta debemos tomar en cuenta que aplicamos el mtodo Peps. Veamos las entradas que tenemos: 5-12: 120 und a 6.000 Bs c/u: 720.000 Bs. (1 entrada) 9-12: 60 und a 6.100 Bs c/u: 366.000 Bs. (2 entrada) Pero la primera venta es de 100 und y segn el mtodo Peps debemos tomarla de la primera compra cuyo costo unitario es de 6.000 Bs. (100 und x Bs. 6.000= 600.000 Bs) que es el monto que debemos rebajar de la cuenta Inventario. Se hacen dos asientos: uno para registrar la venta y otro para registrar la disminucin de inventario. 100 und vendidas a un precio con 40 % de recargo sobre el costo, si el costo es de 6.000 Bs, luego el precio de venta es de Bs.8.400, lo que nos da un total de Bs. 840.000 en venta (100 und x Bs.8.400). El asiento que debe registrarse es el siguiente: Debe Bs. 840.000 Bs. 840.000 Haber

Muchas veces sucede que acumulamos deudas que no hemos pagados o Ingresos que no hemos cobrado, por lo que hay que registrarlos debidamente.

Por ejemplo, si a la fecha 30-8-2005, debemos 2 meses de alquiler de un local por el cual pagamos Bs. 200.000 mensual (quiere decir que debemos Bs. 400.000) hay que registrar esta deuda pendiente as: Fecha 30-8-2005 Descripcin Gastos de alquileres Alquileres acumulados por pagar Ingresos por cobrar De la misma manera se puede dar el caso contrario de los ingresos acumulados y no cobrados. Los ingresos son realmente devengados cuando se prestan los servicios. Y aunque no hayan sido cobrados hay un derecho que debe aparecer en el Balance General como un Activo y debe ser reejado como un Ingreso devengado durante el perodo, con la nalidad de presentar los estados nancieros con sus saldos correctos. Debe Bs. 400.000 Bs. 400.000 Haber

Es muy importante la adopcin de un mtodo para llevar el control de almacn.

12-12-05 Banco Venta 12-12-05 Costo de venta Inventario

Bs. 600.000 Bs. 600.000

Ahora veamos la diferencia con el mismo ejemplo pero aplicando el mtodo Ueps.

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MTODOS PARA VALORAR EL INVENTARIO


En el sistema de inventario permanente hay varios mtodos para valorar la mercanca existente para la venta. Revisemos brevemente en que se basan algunos de ellos. Mtodo Fifo o Peps: este mtodo se basa en que lo primero que entra es lo primero que sale. Se adapta ms a la realidad del mercado, ya que emplea una valoracin basada en costos ms recientes. Mtodo Lifo o Ueps: sigue la regla de que la ltima mercanca que entra debe ser la primera en salir. Su ventaja est en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algn alza en los precios. Mtodo de costo o mercado, el ms bajo: se toma como base el precio inferior de las existencias, manteniendo el principio contable del Conservatismo el cual no anticipa benecios y prev posibles prdidas. Mtodo de promedio mvil: las salidas de inventario son valoradas al costo promedio de las existencias disponibles. En este mdulo vamos a centrarnos en los dos primeros. Comencemos por analizar el Mtodo Peps. Mtodo PEPS Las siglas PEPS signican Primero en entrar, primero en salir, tambin se usan las siglas en ingls FIFO (rst in, rst out) para llamar a este mtodo. Su razonamiento es muy sencillo, simplemente si tenemos mercancas en existencia para la venta y compramos nueva mercanca para vender, salimos primero de las ms antiguas.

Por ejemplo, supongamos el mismo caso anterior, pero al revs, en vez de ser nosotros los que debemos, es a nosotros que nos deben, lo que indica que tenemos ingresos acumulados por cobrar y debemos registrarlo de la siguiente manera; cargamos a la cuenta Alquileres acumulados por cobrar y abonamos a la cuenta Ingresos por alquileres, y el asiento quedar as: Fecha 30-8-2005 Descripcin Alquileres acumulados por cobrar Ingresos por alquileres Debe Bs. 400.000 Bs. 400.000 Haber

1. Qu son los Ingresos cobrados por anticipado? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Por qu se clasican como un Pasivo Circulante? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Qu son los Gastos acumulados por pagar? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Supongamos que le alquilamos un local a otra persona por Bs. 400.000 mensual a la fecha 1-102005, pero le cobramos 2 meses adelantado, Qu registro debemos hacer al 1-10-2005?

Cuando tenemos un inventario de artculos podemos optar por varios mtodos para controlar sus entradas y salidas

Fecha

Descripcin

Debe

Haber

Vamos a suponer que nuestra empresa se dedica a la compra venta de bolsos deportivos, y en el mes de Diciembre del 2005 se dieron las siguientes operaciones de contado, aclarando que las ventas tienen un recargo del 40 % sobre el costo.
Fecha 5-12-05 9-12-05 12-12-05 Operacin Compra Compra Venta Cantidad 120 60 100 Costo unitario Bs. 6.000 Bs. 6.100 Costo total Bs. 720.000 Bs. 366.000

5. Registremos el caso anterior pero al revs, en vez de cobrar nosotros somos los que pagamos 2 meses por adelantado, a la misma fecha. Cul ser el registro ahora?

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Actividades

Fecha

Descripcin

Debe

Haber

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PROVISIN PARA CUENTAS INCOBRABLES


Ya hemos vistos como deben ajustarse algunas cuentas con el n de reejar su verdadero valor en los libros contables. La siguiente cuenta que vamos a explicar como es su procedimiento de ajuste, es el rengln de las Cuentas por cobrar, veamos: Las cuentas por cobrar estn constituidas por todas aquellas deudas de los clientes para con nosotros por concepto de venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el Balance General por su valor real, pero ya que muchas cuentas no se pueden cobrar por distintas causas es necesario hacer una estimacin de un posible monto que resultar incobrable. A esta cuenta la llamamos Provisin para cuentas incobrables. Las empresas que realizan ventas a crdito deben soportar el riesgo de los crditos incobrables, ya que la gran mayora tiene prdidas por este concepto; por este motivo, la empresa antes de determinar la ganancia neta del ejercicio, debe separar de la partida Cuentas por Cobrar una determinada cantidad como provisin para ests futuras prdidas, que llamamos Provisin para Cuentas por Cobrar.
Cuando tenemos cuentas por cobrar pendientes siempre corremos el riesgo de que algunas cuentas no se cobren y se recomienda prever las posibles prdidas.

LOS INVENTARIOS
El tema de los Inventarios, en particular y como parte de un rengln tan vital en los activos de la empresa, posee mayor nfasis en algunos aspectos tales como: la concepcin de lo que es un inventario, el papel que desempea en la empresa, su real importancia, los diferentes tipos de inventario que existen o pueden aplicarse, la utilidad que se deriva al aplicarlos correctamente y con la rigurosidad requerida por cada caso particular. Consideraciones generales Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motiv la existencia de los inventarios. Concepto de Inventario: Segn, Finney- Miller, en su libro Curso de Contabilidad Intermedia, Tomo II, Pagina 225, se denen los inventarios de una empresa como la compra de artculos en condiciones para la venta. Los Inventarios de mercanca se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos negocios no alteran la forma de los artculos que adquieren para venderlos. Otro concepto fue extrado del boletn No. 1, Principios y Normas Contables sobre la auditora de los Inventarios del Prof. Maldonado; y dice as: el vocablo inventario se usa para nombrar el conjunto de aquellas partidas de bienes muebles tangibles. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancas de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artculos en proceso de produccin y los artculos que sern consumidos directa o indirectamente en la produccin. Esta denicin de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciacin, o los artculos que al usarse sern as clasicados Tomado de www.bibliotecavirtual.com.do

pias prdidas y que se indique el valor real de los crditos lo ms aproximado posible. Procedimiento para registrar la Provisin para cuentas incobrables Antes que nada hay que aclarar que no hay un nico mtodo para determinar la provisin para cuentas incobrables, cada empresa tiene su poltica contable y de eso depender el mtodo adoptado. Podemos mencionar los siguientes mtodos: 1. En base a la antigedad de los crditos. 2. En base a las ventas a crdito. 3. En base al saldo de las cuentas por cobrar. El primer mtodo, presume que al aumentar el tiempo de un crdito vencido aumenta el riesgo de no cobrarse. La provisin aumentar en proporcin al tiempo que el crdito est vencido. Para ello se debe examinar las cuentas de cada uno de los clientes para establecer el valor de los crditos vencidos o no vencidos y obtener resmenes de crditos y la aplicacin de un porcentaje estimado. El segundo mtodo supone que toda venta a crdito (vencida o no) tiene un riesgo en cuanto a su cobro y se considera el ms justo. El tercer mtodo no toma en cuenta la antigedad de los crditos sino nicamente el saldo nal de cada perodo sobre el cual se aplicar un porcentaje.

Con esto se logran dos objetivos: primero, que cada perodo econmico soporte sus pro-

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Asiento por la compra: Descripcin Inventario Cuentas por pagar Asiento por la venta: Descripcin Cuentas por cobrar Ventas Costo de venta Inventario

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Debe Bs. 2.000.000

Haber Bs. 2.000.000

Primer mtodo: Supongamos que tenemos un cuadro de anlisis de cuentas por cobrar vencidas, a las que tienen ms tiempo de vencidas se le aplicar un porcentaje mayor por incobrable, es decir mientras ms tiempo de vencida mayor ser la probable prdida. Ejemplo: Anlisis de cuentas vencidas para el 30/12/05: Vencimiento Monto Bs.1.000.000 Bs. 700.000 Bs. 500.000 Bs. 400.000 Bs. 350.000 Bs. 320.000 Bs. 280.000 % incobrable 1 10 20 40 60 80 100 Prdida probable Bs.10.000 Bs. 70.000 Bs. 100.000 Bs. 160.000 Bs. 210.000 Bs. 256.000 Bs. 280.000 Bs. 1.086.000

Debe Bs. 2.700.000

Haber Bs. 2.700.000

10-30 das 31-60 das 61-90 das 91-120 das 121-150 das

Bs. 1.800.000 Bs. 1.800.000

1. Qu se entiende por inventario? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Es igual el clculo de inventario de una empresa comercial que el de una empresa fabricante? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Qu es el costo de venta y cmo se determina? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. Qu se debe hacer cuando el inventario fsico es mayor que el valor de inventario registrado en libros? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 5. Es lgico que si la empresa pierde mercancas por negligencia del personal de almacn, se haga un asiento donde debitamos a Cuentas por cobrar a empleados y abonamos a Inventario. Razona tu respuesta. _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 6. Si compramos 10 computadoras para vender, a un costo de Bs. 400.000 y un precio de venta de Bs. 800.000 y vendemos las 10. Qu asiento debemos hacer si usamos el sistema de inventario permanente? Descripcin Debe Haber

151-180 das 181 y ms Total de prdida probable El asiento de ajuste ser: Fecha 30-12-05

Descripcin Prdida por cuenta incobrable Provisin para cuentas incobrables

Debe Bs.1.086.000

Haber Bs.1.086.000

El segundo mtodo consiste en dividir el importe de las prdidas comprobadas por cuentas incobrables durante los ltimos perodos entre el total de ventas de los mismos y el cociente obtenido multiplicado por el total de las ventas del presente perodo representa el porcentaje de prdida por el cual se registrar el ajuste. Veamos: Perodo 2000 2001 2002
Las cuentas con ms tiempo de vencidas pueden tener mayor riesgo de incobrable.

Total de ventas Bs. Bs. 17.500.000 Bs. 18.900.000 Bs. 18.400.000 Bs. 19.100.000 Bs. 19.600.000 Bs. 93.500.000

Prdida por cuentas incobrables Bs. 670.000 Bs. 890.000 Bs. 672.000 Bs. 1.001.000 Bs. 1.152.000 Bs. 4.385.000

Actividades

2003 2004 Total:

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Sistemas de inventario

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El total de prdidas entre el total de ventas de los ltimos 5 aos es: 4.385.000/93.500.000= 0,046 (equivale al 4,6 %) Este porcentaje multiplicado por el total de ventas del ao 2005 nos dar la provisin para ese mismo ao. Las ventas del ao 2005 alcanzaron un total de Bs. 25.000.000, entonces la provisin ser: Bs. 25.000.000 x 4,6 % = Bs. 1.115.000 El asiento de ajuste es el siguiente: Fecha 30-12-05 Descripcin Prdida por cuenta incobrable Provisin para cuentas incobrables Debe Bs.1.115.000 Bs.1.115.000 Haber

La seleccin del sistema es importante porqu el valor del inventario nal pesa sobre el costo de venta y la utilidad bruta en venta. Es lgico que los precios varen en cada una de las compras que se hacen en el perodo contable. Esto complica el clculo del Costo de venta. Hay dos mtodos que nos ayudan a calcular el inventario nal. Inventario peridico (o fsico): cada vez que hacemos una compra, cargamos a Compras y abonamos a Cuentas por pagar o Efectivo en caja o banco y cuando hacemos una venta, cargamos a Cuentas por cobrar o Efectivo en caja o banco y abonamos a Venta. El inventario slo podr determinarse por me-

dio de un conteo fsico de la mercanca existente al nal del perodo. As se maneja el Sistema de inventario peridico. Es muy apropiado para supermercados, ferreteras u otros negocios por el estilo, que tiene un gran volumen de ventas y costos bajos. Inventario permanente (o continuo): consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad e importe del inventario en existencia. Es conveniente para los negocios que venden pocos productos con costos altos. Los cambios en el inventario se registran a medida que ocurren, mediante cargos y crditos en la cuenta de Inventario. En este mtodo no se utiliza la cuenta Compras. Cuando se vende una mercanca, se requieren dos asientos contables: 1) Por la venta (registrada al precio de venta) y 2) Por la reduccin en el inventario (registrada al costo). Veamos un ejemplo aplicando los dos mtodos: nuestra empresa compra televisores a un costo de Bs. 200.000 c/u y los vende a un precio de Bs. 300.000 c/u, en el mes en curso, compramos 10 y vendimos 9 en operaciones a crdito.

El tercer mtodo se determina el total de prdida comprobada en los ltimos perodos, se divide entre el saldo de las cuentas por cobrar de los mismos perodos y obtenemos un porcentaje de prdida, el cual multiplicar al saldo de las cuentas por cobrar del perodo actual y el resultado obtenido ser la provisin de cuentas incobrables para el mismo. Veamos que en los ltimos cinco aos se tuvieron las siguientes cuentas por cobrar y sus respectivas prdidas por incobrables: Ao 2000 2001 2002 2003 2004 Total= Cuentas por cobrar Bs.7.500.000 Bs. 8.900.000 Bs. 8.400.000 Bs. 9.100.000 Bs. 9.600.000 Bs. 43.500.000 Prdidas por cuentas incobrables Bs. 670.000 Bs. 890.000 Bs. 672.000 Bs. 1.001.000 Bs. 1.152.000 Bs. 4.385.000

El conteo fsico de mercancas se debe comparar con el registro en libros.

Registro con inventario peridico: Compra de 10 televisores X Bs. 200.000 = Bs.2.000.000 / venta de 9 televisores x Bs. 300.000 = Bs.2.700.000 Asiento por la compra: Descripcin Compras Cuentas por pagar Asiento por la venta: Descripcin Cuentas por cobrar Ventas Registro con inventario permanente: Compra de 10 televisores X Bs. 200.000 = Bs.2.000.000/ venta de 9 teleisores X Bs. 300.000= 2.700.000, pero los 9 tienen un costo de Bs. 1.800.000 (9 x 200.000 Bs c/u), hay que desincorporarlos al costo. Debe Bs. 2.700.000 Bs. 2.700.000 Haber Debe Bs. 2.000.000 Bs. 2.000.000 Haber

Bs. 4.385.000/ 43.500.000= 0,10 (equivale al 10 % de prdida) Para el perodo actual (2005) presenta un saldo de cuentas por cobrar de Bs. 11.250.000, entonces para calcular la provisin del mismo se hace: Bs.11.250.000 x 10 % = Bs. 1.125.000

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Semana 11

Semana 04
Luego el asiento de ajuste ser: Fecha 30-12-05

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EMPRESA COMERCIAL Y EMPRESA INDUSTRIAL


La existencia de mercancas para vender, se llama inventario, pero debemos aclarar que hay dos tipos de empresas: la empresa comercial y la empresa industrial. Y cada una maneja su inventario de forma diferente. La empresa comercial compra mercanca para vender.Tal como se compra, se vende sin ningn proceso de modicacin. La empresa industrial en cambio es una empresa que fabrica para vender. Por lo tanto va a manejar diferentes inventarios: Inventario de materia prima, inventario de productos en procesos e inventario de productos terminado. Este mdulo enfoca el inventario desde la perspectiva de una empresa comercial. Inventario en empresa comercial Las operaciones de compra y venta es la actividad principal de una empresa comercial. Las ventas son la fuente principal de ingresos, pero la mercanca que se vende tiene por supuesto un costo, a ese costo lo llamamos Costo de venta. La ganancia que se obtiene al deducir el costo de venta de las ventas, se conoce como Utilidad bruta en ventas. El inventario de mercancas es una cuenta importante del activo circulante de una empresa. Cuando se compra mercancas con el n de venderla, la compra se registra al precio de costo que incluye los etes pagados, los seguros de compras, y otros gastos ligados a la compra. La existencia de mercancas que hay al inicio de un perodo econmico es diferente a la que hay al nal. Por lo tanto, hay un inventario inicial y hay un inventario nal.
La forma de controlar el inventario en una librera no ser la misma que la de una imprenta, que es dnde se fabrican los libros.

Descripcin Prdida por cuenta incobrable Provisin para cuentas incobrables

Debe Bs.1.125.000

Haber

El Costo de la mercanca vendida o Costo de venta es el monto que pagamos por la mercanca adquirida y luego vendimos durante un perodo econmico. Para calcular el Costo de venta tenemos una frmula sencilla que es la siguiente:

Bs.1.125.000

1. Qu es la provisin para cuentas incobrables? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Cules mtodos se aplican para calcular la provisin para cuentas por cobrar? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 3. Si tenemos la siguiente informacin: Perodo 2000 2001 2002 2003 2004 Total de ventas Bs. Bs. 2.000.000 Bs. 2.500.000 Bs. 3.500.000 Bs. 3.700.000 Bs. 4.200.000 Prdida por cuentas incobrables Bs. 100.000 Bs. 110.000 Bs. 150.000 Bs. 190.000 Bs. 210.000

CV= Ii + Cn - If CV = Costo de venta Ii = Inventario inicial, la existencia de mercancas al inicio del perodo econmico. Cn = Compras netas, incluye el precio de compra de la mercancas, ms todos aquellos gastos que van incluidos con la compra como gastos de transporte, impuestos, seguros menos las devoluciones, rebajas o descuentos en compras. If = Inventario nal, la existencia de mercancas al nal del perodo.

Las ventas para el ao 2005 sumaron Bs. 4.500.000. - Calcule la provisin de las cuentas por cobrar para el ao 2005. 4. Registre el asiento de ajuste segn el clculo anterior.

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Fecha

Descripcin

Debe

Haber

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DEPRECIACIN DE ACTIVO FIJO TANGIBLE: PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO


Recordemos que los ajustes separan la parte consumida de la parte por consumir de una cuenta, en otras palabras, la parte nominal de la parte real, la parte que ir al Estado de Resultados como egreso o ingreso y la parte que quedar en el Balance General como Activo o Pasivo. Ahora procederemos a explicar como se ajusta la cuenta de Activo jo tangible. EL Activo jo (Propiedades, planta y equipo) es una cuenta que est formada por todas aquellas propiedades fsicas de carcter permanente, no destinadas para la venta y que se usan en las operaciones normales de la empresa, entre ellos estn los terrenos, los edicios, los vehculos, las maquinarias, etc. Cada activo jo, con la excepcin del terreno, va disminuyendo su valor con el transcurso del tiempo y con el uso dado. Esa prdida de valor hay que reejarla contablemente y se hace mediante una cuenta llamada: Depreciacin. La Depreciacin es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos jos tangibles se desgastan en su vida til. Puede estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida til o puede considerarse su valor residual (llamado tambin valor de rescate o salvamento) teniendo en cuenta el valor que tendr el activo al nal de su vida til. Vida til es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuyan a la generacin de ingresos. La vida til de un activo jo depende de lo establecido como legal en cada pas, o una vida til tcnica jada teniendo en cuenta las especicaciones de fbrica, la obsolescencia, los avances tecnolgicos, el deterioro por el uso y el tiempo.

1. Cul es el procedimiento que debemos seguir para realizar una conciliacin bancaria? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Explique el mtodo de los saldos encontrados. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Cmo se procede cuando usamos el mtodo de los saldos ajustados? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. En el estado de cuenta que nos enva el banco encontramos una nota de dbito por Bs. 12.500 por concepto de cobro de chequera, que no tenamos registrada en los libros, cul ajuste debemos hacer?

El edicio es un activo jo y reeja la prdida de valor mediante la cuenta Depreciacin de edicio.

Descripcin

Debe

Haber

Procedimiento para registrar la Depreciacin Hay varios mtodos para calcular la depreciacin de Activos jos tangibles, entre los que podemos mencionar: el mtodo de Lnea recta, el de Horas de trabajo, el de kilmetros recorridos,el de Unidades de produccin, el de Nmeros dgitos o el de Saldos decrecientes. El mtodo de Lnea recta es el ms usado y su procedimiento consiste en distribuir el valor a depreciar entre la vida til probable del activo, expresada en aos. Para ello utilizamos la siguiente frmula:

5. As mismo aparece una nota de crdito por intereses ganados en nuestra cuenta por Bs. 25.000 Qu asiento debemos hacer?

D=

CA - Vr v.u.p

D= Depreciacin
CA= Costo del activo Vr= Valor de rescate, valor de salvamento o valor residual v.u.p= Vida til probable

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Actividades

Descripcin

Debe

Haber

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Otra forma de elaborar la conciliacin bancaria puede ser con la ayuda del formato que viene en el reverso del estado de cuenta del banco. Hay varios modelos, pero todos son sencillos. Es un formato similar al siguiente:

Veamos este ejemplo: el 01-03-2005, se compra un edicio por Bs. 120.000.000, de los cuales Bs. 24.000.000 corresponden al valor del terreno. Se le estima una vida til de 20 aos, pero no se calcula valor de rescate. Lo primero que debemos hacer es sacar el valor del terreno del costo del activo, ya que el terreno no tiene depreciacin.

CONCILIACIN BANCARIA CUENTA CORRIENTE N. FECHA DIA: Cheques pendientes Nmero Monto

MES:

AO: Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.

Bs. 120.000.000 Bs. 24.000.000 = Bs. 96.000.000 Si aplicamos el mtodo de Lnea recta, el clculo por depreciacin al 31-12-05 ser: D= CA-Vr/ v.u.p = Bs. 96.000.000 0/ 20 aos= Bs. 4.800.000 (que es la Depreciacin anual) De la fecha de compra: 01-03-05 a la fecha del ajuste: 3112-05=10 meses. Tiempo de uso: 10 meses de uso

Saldo segn estado de cuenta Ms (+) N N N N N Subtotal Menos (-)

El terreno es el principal activo jo de una empresa, y no tiene depreciacin, al contrario, aumenta su valor con el tiempo.

Bs. 4.800.000 (depreciacin anual) entre 12 meses = 4.800.000/12= 400.000 (depreciacin mensual) Bs. 400.000 (depreciacin mensual) x 10 meses (tiempo de uso) = Bs. 4.000.000 Entonces la depreciacin del edicio desde que se compr hasta la fecha de cierre del ejercicio es de Bs. 4.000.000, luego el asiento de ajuste por depreciacin de edicio ser: Fecha 31-12-05 Descripcin Depreciacin de edicio Depreciacin acumulada de edicio Debe Bs. 4.000.000 Bs.4.000.000 Haber

Total Bs. Notas de dbito Nmero Monto

Cheques pendientes Subtotal

Ms (+)

Total Bs. Notas de crdito Nmero Monto

Notas de dbito no registradas en chequera Subtotal

Bs. Bs.

Donde la cuenta Depreciacin de edicio es una cuenta de gasto, cuenta nominal que ir en el Estado de Resultados. Y la cuenta Depreciacin acumulada de edicio es una cuenta real que ir en el Balance General rebajando el valor de la cuenta Edicio. Mtodo de depreciacin por horas de trabajo. Hay otros mtodos de depreciacin que dieren con el de lnea recta en el sentido de que la vida til probable del activo jo ya no ser calculada en aos, sino en horas de trabajo, unidades de produccin, etc. Por ejemplo, apliquemos el mtodo de depreciacin por horas de trabajo en el siguiente ejemplo: nuestra empresa adquiere el 30-0905 una mquina por Bs. 8.560.000, se estima que tendr una vida til de 21.000 horas de

trabajo, al cabo de las cuales su valor ser Bs. 1.000.000. desde la puesta en marcha hasta el cierre del ejercicio (31-12-05), la mquina trabaj 750 horas. Apliquemos la frmula D = CA-Vr/ v.u.p, donde CA= Bs. 8.560.000, Vr= Bs. 1.000.000 y v.u.p= 21.000 horas. D= 8.560.000 7.560.000/21.000= 360 1.000.000 /21.000 =

Menos (-)

Total Bs.

Notas de crdito no registradas en chequera Bs. Saldo de chequera Bs.

Este resultado es una alcuota de depreciacin que indica lo que se deprecia la mquina en una unidad de tiempo, 360 por cada hora de trabajo. Como la mquina trabaj 750 horas desde que se puso en uso hasta la fecha de cierre del ejercicio, se multiplica esta alcuota por la cantidad de horas trabajadas en ese lapso.

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360 x 750 horas= 270.000

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Que ser el monto en Bs a depreciar de la mquina al 31-12-05. Luego el asiento es el siguiente: Fecha 31-12-05 Descripcin Depreciacin de mquina Depreciacin acumulada mquina Debe Bs. 270.000 Bs.270.000 Haber

PROCEDIMIENTO PARA HACER UNA CONCILIACIN BANCARIA


Al momento de recibir el estado de cuenta bancario es conveniente hacer una conciliacin bancaria para determinar inmediatamente las diferencias existentes entre los movimientos registrados por el banco y los registrados por la empresa, en la cuenta Banco. El departamento de contabilidad debe hacer lo siguiente: Vericar los cheques emitidos por la empresa con los pagados por el banco. Examinar si estn en orden y registrados por el banco todos los depsitos hechos por la empresa. Revisar todas las notas de dbito y crdito que estn en el estado de cuenta y registrarlas en los libros. de la empresa, sumando al efectivo segn libros, todos los cargos necesarios para corregir errores y restando todos los abonos que actualizan los registros. Segundo, se ajusta el saldo segn estado de cuenta, sumando al saldo segn banco, todos los abonos necesarios para completar el estado de cuenta bancario. Los montos nales obtenidos deben ser iguales cuando la conciliacin bancaria ha sido hecha correctamente. 3. Mtodo de saldos correctos (de 4 columnas): consiste en presentar el contraste de la informacin en cuatro columnas: dos para la empresa y dos para el banco, con las respectivas casillas: debe y haber. En las columnas de banco, se carga o se abona lo que dej de registrar y la correccin de sus errores, mientras en las columnas de la empresa se carga y abona lo que est pendiente por registrar y la correccin de los errores cometidos en libros.

1. Qu es la Depreciacin? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Si la depreciacin se le aplica a los activos jos y el terreno es el principal activo jo para una empresa Porqu al terreno no se le calcula la depreciacin? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. De los distintos mtodos de depreciacin, cul es el mtodo que carga la misma cantidad al gasto de depreciacin en cada ciclo econmico durante la vida til del activo? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. El 01-04-2005, se compra una mquina por Bs. 12.000.000, Se le estima una vida til de 10 aos y un valor de rescate de Bs. 2.000.000. Calculemos la depreciacin y hagamos el asiento de ajuste al cierre del ejercicio (31-12-05). Fecha Descripcin Debe Haber

Mtodos para elaborar una conciliacin bancaria


Independientemente del mtodo a utilizar, la cuenta Banco debe cuadrar. Una vez terminada la conciliacin se procede a registrar los asientos de ajustes que se consideren pertinentes.Los mtodos ms usados son: 1. Mtodo de saldos encontrados: este mtodo inicia a partir del saldo segn estado de cuenta para llegar al saldo segn libro. Se anota el saldo nal de efectivo que aparece en el estado de cuenta, despus sumamos los depsitos en trnsito y las notas de dbito, luego restamos los cheques pendientes que la empresa ha registrado pero el banco no y las notas de crdito. 2. Mtodo de saldos ajustados: aqu se hace en dos partes, primero se ajustan los libros
Vericar los cheques emitidos con los pagados por el banco

5. Con el mismo ejemplo anterior calculemos la depreciacin, pero aplicando el mtodo de horas trabajadas, y le asignamos a la mquina una vida til probable de 50.000 horas de trabajo al trmino de la cual tendr un valor de Bs. 2.000.000, durante el lapso en evaluacin se us 10.000 horas. Calculemos la depreciacin y hagamos el asiento de ajuste al cierre del ejercicio (31-12-05).

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Descripcin

Debe

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Errores de contabilidad: la contabilidad del banco como de la empresa puede presentar errores, se pueden dar casos como que el banco nos cargue o nos abone montos que no son nuestros, as como en los libros de la empresa pueden aparecer registros equivocados en la cuenta Banco. Estas diferencias al hacer la conciliacin salen a la luz, y se deben ajustar.

AGOTAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS


Ya analizamos como es el procedimiento para ajustar los activos jos y la importancia de establecer un mtodo para calcular la depreciacin que debe mantenerse constante en cada perodo con el objeto de respetar el principio contable Uno de los principales activos de la consistencia. jos que tiene nuestro pas es el petrleo, pero es un activo jo Ahora procedamos agotable, cada pozo petrolero a analizar una catiene una vida til limitada y su cuenta de ajuste ser tegora especial de Agotamiento Activos Fijos Tangibles que no estn sujetos a depreciacin, sino ms bien a agotamiento, y los activos jos intangibles que estn sujetos a amortizacin. Agotamiento es el trmino que utilizamos contablemente para reejar la prdida de valor que un activo jo agotable como por ejemplo, una mina o un pozo petrolero, cuya explotacin corresponde al Estado como lo determina la Ley. El agotamiento es tratado en forma similar a la depreciacin, slo que los clculos se basan en el importe total del producto extrado, se determina el precio unitario dividiendo el costo total del activo, menos el valor de rescate estimado entre el nmero estimado de unidades de produccin que sern extradas antes de que el yacimiento sea abandonado. Despus este valor unitario se multiplica por la cantidad de unidades extradas durante el perodo y se obtiene el importe del agotamiento para el mismo. El asiento de ajuste ser un cargo a Agotamiento (cuenta de costo de produccin) y un abono a Agotamiento acumulado (cuenta de valoracin de activo). Amortizacin de activo jo intangible. Existen gastos con costos muy elevados que la empresa debe pagar de forma inmediata, y que han de rendir benecios por ms de un perodo econmico. Podemos mencionar, por ejemplo, los Gastos de organizacin, que son todos los gastos necesarios para poner en marcha la empresa, como los estudios de factibilidad y mercado, la asesora jurdica, el registro mercantil, etc. Otros como Gastos de instalacin, Marcas de fbrica, Mejoras a propiedades arrendadas, Patentes, son partidas consideradas como activos jos intangibles. Un activo intangible es un activo identicable, de carcter no monetario y sin apariencia fsica que se tiene para ser utilizado en la produccin o suministro de bienes o servicios, para ser arrendado a terceros o para funciones relacionadas con la administracin de la entidad. Muchos activos intangibles tienen su origen en los conocimientos, habilidades, valores y actitudes de las personas que laboran en la empresa, lo que muchos han denominado capital intelectual. Es lgico que su valor vaya disminuyendo con el tiempo, por lo que hay que ajustarlos peridicamente, esta cuenta de ajuste se llama amortizacin.

El deber en contabilidad es ajustar las diferencias encontradas en la cuenta banco

1. Qu es una conciliacin bancaria? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. En que se diferencia una nota de dbito con una nota de crdito? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. El impuesto al dbito bancario es un impuesto que en la actualidad se est aplicando a las transacciones bancarias que excedan determinado monto. Es este impuesto una nota de dbito? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Actividades

4. Cules son las diferencias ms frecuentes que encontramos en la cuenta Banco? __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Procedimiento para ajustar los activos jos intangibles. La amortizacin es la reduccin peridica del activo jo intangible, el clculo se basa en una apreciacin, sea de un porcentaje jo o dividido entre un nmero de perodos. Las cuentas que se crean con el asiento de ajuste son: Amortizacin del gasto que se carga y Amortizacin acumulada del respectivo gasto, la cual se abona. Por ejemplo: para registrar nuestra empresa nos vimos en la necesidad de gastar en los siguientes conceptos; asesora jurdica, registro mercantil y publicidad, todo por un total de Bs. 2.980.000. (fecha: 1-3-05).Este gasto que llamaremos Gastos de organizacin debe amortizarse en los cinco primeros ejercicios econmicos, para lo cual procedemos a dividir el total entre 5 (los 5 primeros perodos) y este resultado ser la cantidad a amortizar gradualmente. El asiento de ajuste al cierre del ejercicio (31-12-05) ser el siguiente: Fecha 31-12-05 Descripcin Amortizacin gastos de organizacin Amortizacin acumulada de gastos de organizacin Debe Bs. 596.000 Bs. 596.000 Haber

sobre nuestra cuenta o prstamos abonados, o depsitos a nuestra cuenta. Si en la empresa no hemos contabilizado esas diferencias al recibir el estado de cuenta del banco nos damos cuenta de las mismas y con esta informacin podemos ajustar. Se carga a Banco y se abona a nota de crdito por tal o cual concepto. Cheques pendientes: hay cheques emitidos y registrados por la empresa que no aparecen reejados en el estado de cuenta que nos enva el banco ya que no han sido cobrados. En la empresa los tenemos cargados a la cuenta Banco pero en el banco no los tienen registra-

dos todava. Por lo cual es otra diferencia que requiere un ajuste. Depsitos en trnsito: llamamos depsitos en trnsito a aquellos depsitos que la empresa hace a nales de mes y que el banco no ha registrado por que ya cerr la contabilidad de ese mismo mes. El banco siempre enva los estados de cuenta a sus clientes mucho antes de que estos cierren su contabilidad, razn por la cual muchos depsitos que la empresa hizo en los ltimos de mes se quedaron sin registrar por el banco. Esta es otra diferencia que hay que ajustar.

1. Cul es la diferencia entre activo jo tangible y activo jo intangible? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Nombre algunos ejemplos de activos intangibles. ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Qu es la amortizacin? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Cuando se arma que el valor de una empresa no reside en sus bienes tangibles sino en el capital intelectual o conocimiento, A que nos estamos reriendo? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Actividades

5. Un nuevo software para la empresa, ya sea adquirido o desarrollado es un activo intangible? razona tu respuesta __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
Modelo de estado de cuenta que enva el banco BVF a un cuenta ahorrista.

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EFECTIVO EN BANCO
La cuenta de efectivo en bancos tambin presenta muchas diferencias a la hora de comparar los montos que la empresa tiene registrado en sus libros, con lo que aparece registrado por el banco. Por lo tanto hay que encontrar el verdadero valor de la cuenta efectivo en banco, por lo menos, mensualmente. Los bancos llevan un control estricto sobre cada una de las cuentas corrientes o de ahorros de sus clientes. El da ltimo de cada mes hacen un corte de cuenta y envan a cada uno de sus cuentacorrentistas un informe llamado estado de cuenta, donde se detallan cada una de las operaciones bancarias efectuadas por el cliente hasta esa fecha, desde su saldo inicial hasta su saldo nal. Conciliacin bancaria Comparar los movimientos reejados y el saldo segn estado de cuenta bancario con los movimientos registrados y el saldo segn libro de la empresa, es hacer una conciliacin. Al conciliar cada cuenta bancaria se identica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Diferencias que ameritan ajustes

CAJA
La principal cuenta de activo circulante es el efectivo en caja, que tambin como veremos a continuacin necesita ajustarse continuamente para reejar el saldo correcto o verdadero. Es la cuenta que registra todo el efectivo que entra y sale de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja. Por ejemplo: La Empresa realiza ventas de contado (el 30-01-05) por Bs. 160.000,00. El asiento en el Diario ser como sigue:
Descripcin Caja Ventas Debe Bs. 160.000 Bs. 160.000 Haber

Al efectuar un arqueo de caja se pueden presentar dos casos: primero, que el valor total del arqueo de caja sea menor que el saldo en libros, en este caso hay un faltante, segundo que el valor total del arqueo de caja sea mayor que el saldo de libros, en este caso hay un sobrante. En ambos casos hay que hacer un ajuste. Si no hay justicacin para tales diferencias, se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias. Es importante hacer notar que el cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razn que justique un faltante por ejemplo, este monto que falta se convierte en deuda para el cajero.

Las diferencias se pueden presentar de lado a lado, ya que hay transacciones contabilizadas por la empresa pero no registradas por el banco y hay transacciones contabilizadas por el banco pero no registradas por la empresa.

La contabilidad del banco es una y la de la empresa es otra, a nosotros no interesa ajustar la cuenta Banco en los libros de la empresa, y las diferencias que vamos a encontrar son: Por notas de dbitos:(cargos por servicios) el banco cobra algunos servicios por manejo de cuenta, estos cobros son las notas de dbitos, que pueden ser por cheques devueltos, chequeras, consultas, intereses por sobregiro, intereses por prstamo, etc. Estas deducciones que nos hace el banco por supuesto que disminuyen nuestro monto en la cuenta y una vez que ya nos enteramos de todas las deducciones que nos hizo la institucin nanciera (notas de dbitos) debemos ajustar la cuenta, abonando a la cuenta Banco y cargando la nota de dbito. Por notas de crditos: las notas de crditos son todos aquellos incrementos de nuestra cuenta Banco por concepto de intereses ganados

El mismo da se deposita lo que ingres en Caja, en la cuenta corriente de la Empresa. El asiento de Diarios ser:
Descripcin Banco Caja Debe Bs. 160.000 Bs. 160.000 Haber

La primera cuenta del activo circulante caja siempre va a presentar diferencias

La empresa debe estar muy pendiente del manejo de sus cuentas corrientes.

Arqueo de Caja Es el anlisis de las transacciones del efectivo, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta es el verdadero. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.

Ajustes en Caja por faltante o sobrante. Cuando falta dinero en caja, en el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el monto del faltante abonando a caja y cargando a la cuenta que corresponda, segn el concepto que origin el faltante.

El departamento de contabilidad de la empresa debe comparar este informe con los registros internos para vericar si los movimientos que reeja el banco concuerdan con los asientos de diario cargados y abonados a dicha cuenta.

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Ejemplo: Al nal del mes de julio 2005, se realiz el arqueo de caja y se encontr un faltante injusticado por Bs. 6.000 por lo tanto hay un faltante por ese monto y hay que ajustarlo, el cargo ser a cuenta por cobrar empleado. Fecha 30-07-05 Caja Descripcin Cuentas por cobrar-empleado Debe Bs.6.000 Bs. 6.000 Haber

Por ejemplo, supongamos que el encargado de caja chica efectu los siguientes pagos durante el mes de julio. Gastos varios de administracin Gastos de mantenimiento Artculos de escritorios Enseres varios Total Bs. 13.400 Bs. 12.900 Bs. 3.800 Bs. 4.900 Bs. 35.000

Cuando el valor total del arqueo de caja es mayor que el saldo de libros, en este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este monto. Para ajustar es necesario cargar a Caja y acreditar a la cuenta que corresponda, segn la razn del sobrante, as: Ejemplo: Un cliente abon Bs.17.000 en el mes de Junio, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja para la fecha del arqueo, 30-06-05.El ajuste que debemos hacer es: cargar a caja y abonar a cuentas por cobrar. Veamos. Fecha 30-06-05 Caja Cuentas por cobrar Descripcin Debe Bs.17.000 Bs. 17.000 Haber

El asiento de diario que corresponde hacer para la reposicin del fondo ser: Fecha 30-7-05 Descripcin Gastos varios de administracin Gastos de mantenimiento Artculos de escritorio Enseres varios Banco Debe Bs. 13.400 Bs. 12.900 Bs. 3.800 Bs. 4.900 Bs. 35.000 Haber

1. Para qu se crea un fondo de Caja chica? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2. Supongamos que tenemos nuestra empresa y que establecemos un monto mnimo de Bs. 200.000 en efectivo para gastos inmediatos, y que retiramos de nuestra cuenta corriente Qu asiento debemos ejecutar?

Fecha

Descripcin

Debe

Haber

3. Si los gastos inmediatos en el mes, alcanzaron un monto de Bs. 150.000 por conceptos varios, Cul es el asiento que debemos registrar? Actividades Fecha Descripcin Debe Haber

En caja frecuentemente encontramos diferencias: faltantes o sobrantes de dinero.

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CAJA CHICA
La mayora de las empresas tienen dispo Debe haber una sola persona responsable de la Caja chica. La persona responsable de la Caja chica, no debe tener acceso a la contabilidad, ni a los cobros, ni a la Caja principal. La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especique en los comprobantes pagados por la Caja chica. Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especicaran en cifras y letras, el monto pagado. Cuando queda poco dinero en Caja chica, es necesario reponer el fondo, y si la reposicin se hace con mucha frecuencia, el fondo debe ser aumentado, con el debido asiento, cargar a Caja chica y abonar a Banco por el importe del incremento.

1. Cul es la principal cuenta del activo circulante? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Qu debe hacerse cuando las diferencias en caja no se justican? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. En que consiste un arqueo de caja? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Al realizar un arqueo de caja se determin una diferencia faltante de Bs. 2.950, que el cajero no logr justicar, Qu ajuste debemos hacer?

nible un fondo de efectivo para efectuar pagos frecuentes por montos relativamente pequeos, este fondo se conoce como Caja chica. Al nal de cada mes debe hacerse una reposicin del monto por los gastos efectuados.

Por ejemplo, el contador estim como conveniente un fondo de caja chica por Bs. 300.000. Descripcin Caja chica Banco Debe Bs.300.000 Bs. 300.000 Haber

La cuenta Caja chica se carga cuando se establece el fondo, y no se carga ni se abona otra vez hasta que se modique el fondo. El control Interno de la Caja chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente: Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por Caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques. Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin.
Caja chica: fondo jo de dinero para cubrir requerimientos menores que se repiten con frecuencia.

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Actividades

Consiste en un fondo jo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos inmediatos. Cuando se establece un fondo de Caja chica, el contador estima la cantidad necesaria para cancelar los pagos ms frecuentes y de menor cuanta. Si se comprueba que este fondo es insuciente para cubrir todos estos gastos estimados durante un perodo, el contador puede solicitar el aumento del fondo. Una vez solicitado el monto de caja chica y aprobada su justicacin se hace el siguiente asiento: cargo a Caja chica y abono a Banco.

Fecha

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Debe

Haber

5. Qu asiento debemos hacer si es el caso contrario, en vez de un faltante es un sobrante lo que se encontr por el mismo monto?

Fecha

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Debe

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