Tutorial bsico de Access 2007

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Tutorial bsico de Access 2007

Introduo
O Access 2007 o programa de banco de dados que faz parte do pacote de escritrio Office 2007, da Microsoft. Com o software, o usurio pode criar diversas aplicaes, como um pequeno controle de estoque, lista de livros, cadastro de clientes, registros de aulas, entre outros. Neste tutorial, voc ter instrues bsicas para criar e usar tabelas, relatrios, formulrios e consultas para as suas aplicaes no Access 2007.

A tela inicial do Access 2007

O Access 2007 possui uma interface diferente das verses anteriores do programa. Na primeira tela do software, possvel visualizar facilmente vrios recursos, entre eles, a opo de acessar modelos pr-prontos de aplicaes de contatos, projetos, tarefas, eventos, entre outros. Tambm possvel acessar vrios modelos atravs da conexo on-line do Access 2007 ao site do programa na internet.

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Ao olhar o programa pela primeira vez, o usurio poder sentir falta dos tradicionais menus no topo da tela. No Access 2007, o acesso aos principais recursos feito atravs de uma pequena barra no campo superior esquerdo da janela. Clicando no boto com o smbolo do Microsoft Office (chamado de Boto Office), possvel acessar as opes de criar, abrir, salvar, imprimir e fechar projetos.

Para este tutorial, vamos criar um pequeno banco de dados para gerenciar uma coleo pessoal de livros. Para isso, clique em Banco de Dados em Branco na rea principal do programa ou clique em Novo, no Boto Office. Ao contrrio do que acontece com outros aplicativos, como o Word ou o Excel, ao criar um arquivo novo no Access, necessrio salv-lo primeiro. Em nosso caso, daremos o nome de tutorial_infowester.accbd (a extenso inserida automaticamente pelo programa).

Criando tabelas
O primeiro passo para desenvolvermos o nosso controle de livros no Access 2007 criar uma tabela com os campos necessrios. Para isso, v ao menu Criar e escolha Tabela. Na janela que surgir, v ao menu Incio, clique em Modo de Exibio e escolha a opo Modo Design. O programa pedir um nome para a tabela. Coloque o nome que quiser. Para este tutorial, colocaremos livros.

Aparecer uma interface onde voc dever criar os campos para a tabela. Vamos criar seis campos: Nome do livro, Autor, Editora, Edio, ISBN e Data de aquisio. Note que o programa mostra um campo j criado de nome Cdigo. Deixe-o como est, por enquanto. Abaixo de Cdigo, digite os nomes dos

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campos j mencionados. Note que, a cada campo criado, aparece ao lado uma coluna chamada Tipo de dados. Nela, voc pode definir que tipo de dados aquele campo aceitar. No caso dos campos Nome do livro, Autor, Editora e ISBN pode-se deixar ativada a opo Texto, pois ela aceitar tanto letras como nmeros. No campo Edio, escolha o item Nmero em Tipo de dados. No campo Ano de aquisio, escolha a opo Data/Hora. Como queremos apenas exibir data e no hora, clique uma vez em Data/Hora e, no final da tela, na guia Propriedades do Campo, selecione a aba Geral e, no campo Formato, escolha a opo Data abreviada (ou Data normal, se preferir). Ao fazer isso, sempre que o usurio digitar uma data, est ser exibida da seguinte forma: 10/6/2007.

Voc j deve ter percebido que, quando criamos uma tabela, podemos inserir vrios tipos de campos. Para cada Tipo de dados de cada campo, possvel fazer modificaes de diversas formas indo em Propriedades do Campo. Se voc quiser, por exemplo, determinar que um campo Texto tenha, no mximo, 300 caracteres, basta selecionar o campo e, em Propriedades do campo, informar o valor desejado em Tamanho do campo. Escolha diferentes tipos de dados e, para cada um, explore as opes existentes em Propriedades do campo. Voc ver que possvel criar vrias coisas interessantes. Lembra do campo Cdigo, criado automaticamente pelo Access 2007? Note que ele conta com a opo Numerao Automtica em Tipo de dados. Esse recurso nos ser til, pois permitir numerar de maneira ordenada cada livro registrado. Repare que esse campo tem o desenho de uma chave em seu incio. Ela se chama chave primria e serve para garantir a confiabilidade dos registros. O campo de chave primria no pode ter valores repetidos ou ficar sem dados. Se voc tiver uma tabela de clientes, por exemplo, poder usar esse campo para registrar o CPF/CNPJ de cada um e, assim, garantir que no haja registros duplicados. Para finalizar esse tpico, note que ao lado das colunas Nome do campo e Tipo de dados h uma terceira de nome Descrio. Ela opcional e particularmente til para descrever um campo cujo nome no deixa claro do que se trata. Por exemplo, suponha que voc criou um campo com os dizeres CCC. Uma outra pessoa certamente no entender do que se trata, a no ser que, no campo Descrio, voc insira "Cdigo de Cliente Corporativo".

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Criando Formulrios
Ao criarmos uma tabela, definimos a estrutura de nosso banco de dados. Que tal criarmos agora a interface que servir para preenchermos e consultarmos os dados dessa tabela? Para isso, usamos a opo Formulrios. Para ativ-la, feche a tabela livros (h um boto "X" no campo superior direito da tabela para isso) e v em Criar. Nesse menu, voc ver vrios botes em uma seo dedicada a Formulrios:

Voc pode escolher a opo que quiser. Neste tutorial, usaremos a opo Assistente de Formulrio. Para acess-la, clique em Mais Formulrios e escolha Assistente de Formulrio. A janela que surgir perguntar quais campos da tabela voc quer incluir no formulrio. Clique no boto com os caracteres >> para escolher todos e, em seguida, clique em Avanar. Na janela seguinte, escolha o layout que preferir. Aqui, escolheremos a opo Justificado. Feita a escolha, clique em Avanar. O Access mostrar agora uma janela onde voc poder escolher um estilo (visual) para o seu formulrio. Escolha a sua opo preferida. Neste tutorial, utilizaremos o estilo Papel. Clique em Avanar e, depois, em Concluir. Ao fazer isso, voc ver como ficou seu formulrio. No gostou do visual ou da posio dos campos? Ento clique no boto Modo de Exibio e escolha a opo Modo Design.

Neste modo, voc poder fazer uma srie de alteraes em seu formulrio. Se voc quiser mudar a posio dos campos, selecione-os com o mouse e arreste-os. Se quiser alterar o tamanho de cada campo, selecione-o e clique nas abas laterais para aument-lo ou diminu-lo (as setas da imagem abaixo mostram essas abas):

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Se voc clicar com o boto direito do mouse sobre o fundo ou sobre cada campo ou rtulo, poder fazer uma srie de alteraes. Em nosso caso, por exemplo, selecionamos todos os itens e aplicamos uma opo do item Efeito Especial. Tambm inserimos um logotipo. Para fazer o mesmo, v ao menu Design e escolha Logotipo. O Access lhe permitir buscar uma figura para servir como smbolo de seu formulrio. Neste, usaremos o logotipo do InfoWester. Explore o Modo Design para fazer a alterao que quiser. Note que h dezenas de recursos, basta explor-los para escolher as melhores opes. Se quiser editar o mximo de detalhes, inclusive alinhamento ou tamanho de campo usando preciso milimtrica, selecione os campos desejados, clique neles com o boto direito do mouse e escolha Propriedades. Voc certamente ficar espantado com a quantidade de configuraes possveis. Sempre que quiser ver como est ficando seu formulrio, v em Modo de Exibio e escolha Modo Formulrio.

Quando seu formulrio estiver pronto, insira alguns dados para test-lo. Na parte inferior do formulrio, h uma barra onde voc pode ir para o primeiro, para o ltimo, para o prximo ou para o registro anterior ou, ainda, fazer uma pesquisa em seu banco de dados:

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