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Introduccin Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma

de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima ficha est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos. Tamao del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb) Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de

Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la ficha Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos haz clic aqu Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo

de dato Numrico o Moneda.

Mscara de entrada Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada haz clic aqu . Ttulo Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Regla de validacin Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo

para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella.

Texto de validacin En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Requerido Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

Indexado Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que

las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

Crear la primera relacin. Para crear relaciones en Access2003 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones, podemos optar por: estando en la ventana Base de datos, ir al men Herramientas, y elegir la opcin Relaciones... O bien Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar.

Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo cliente de la tabla secundaria (AULACLIC_FACTURAS). Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (AULACLIC_CLIENTES y AULACLIC_FACTURAS) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y cliente). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el

mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.

Practicar las operaciones sobre la creacin de relaciones entre tablas con Access2003.

1 Abre la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.

Vamos a relacionar las tablas Alumnado y Cursos. La relacin existente entre las tablas Cursos y Alumnado es de Uno a Varios ya que un curso tendr varios registros relacionados en la tabla de Alumnado pero un alumno de la tabla Alumnado slo podr pertenecer a un curso por lo que la tabla principal ser la de Cursos y la tabla asociada la de Alumnado. Como no hemos definido ninguna relacin todava la ventana Relaciones est vaca, para crear la relacin primero tenemos que tener las tablas en la ventana Relaciones: 2 Posicinate en la ventana Base de datos. 3 Abre el men Herramientas. 4 Elige la opcin Relaciones... O bien haz clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. 5 Selecciona la tabla Cursos.

6 Haz clic sobre el botn Agregar. 7 Selecciona la tabla Alumnado. 8 Haz clic sobre el botn Agregar. 9 Haz clic sobre el botn Cerrar. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones.

Ahora definiremos la relacin, las dos tablas estarn relacionadas por el campo Codigo Curso: 10 Posicinate sobre el campo de relacin de la tabla principal, es decir Codigo Curso de la tabla Cursos. 11 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrstralo hasta el campo Curso de la tabla Alumnado. 12 Suelta el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos el nombre de los campos de relacin, Codigo Curso y Curso. Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asigna dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin. En nuestro caso pondr Uno a varios. 13 Activa la casilla Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ella. 14 Si no aparece ningn mensaje de error pasa al punto 21. Aqu se nos plantear un problema. Seguramente te dir que no puede crear la relacin porque hay registros en Alumnado con valores de Curso que no existen en la tabla Cursos. Te lo dir en otras palabras pero eso es lo que quiere decir. Pero si nosotros no hemos introducido todava valores en el campo Curso de la tabla Alumnado!! Nosotros no pero Access s. El campo Curso es numrico y Access por defecto asigna un 0 como valor predeterminado de los campos numricos, as que habr puesto un cero en el campo Curso de todos los alumnos. Y el valor cero es un valor (como si fuese el curso 0) que buscar en la tabla Cursos y por supuesto el curso 0 no existe. Si no lo tienes claro repasar el apartado de Integridad referencial.

Para solucionar esto tienes que realizar estos pasos: 15 Cancela la creacin de la relacin. 16 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos y borra los ceros que hay en la columna Curso. As ya no habrn alumnos con el curso cero y se podr definir la relacin. 17 Pasa a vista Diseo de tabla y modifica la propiedad Valor predeterminado del campo Curso, borra el cero. As no se asignar un cero a los nuevos alumnos que se creen sin curso. 18 Cierra la tabla guardando los cambios. 19 Vuelve a la ventana Relaciones. 20 Vuelve a realizar los puntos 10 a 14. 21 Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones. 22 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botn .

Tipos de consultas. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya

que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Crear una consulta. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la ventana Base de datos. Esta es la pantalla que nos aparece:

Luego tenemos tres alternativas: Hacer doble clic sobre la opcin Crear una consulta utilizando el asistente. En este caso se abre la ventana del asistente en la que nos pide elegir la tabla de la que va a sacar los datos, los campos que queremos visualizar y el ttulo de la consulta, a continuacin genera automticamente la consulta correspondiente. Hacer doble clic sobre la opcin Crear una consulta en vista diseo. En este caso se abre la ventana Diseo de consulta que detallaremos ms adelante y en la

que podremos definir con ms detalle nuestra consulta. Hacer clic sobre el botn de la ventana Base de datos.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

El Asistente para consultas sencillas es lo mismo que la opcin Crear una consulta utilizando el asistente comentada ms arriba. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. La opcin Vista Diseo tiene el mismo efecto que la opcin Crear una consulta en vista diseo. Esta es la opcin que explicaremos a continuacin. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.

Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas. Definicin En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que lasfilas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por region, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.

Una consulta de resumen se define activando la opcin Totales del men Ver,

o bien haciendo clic sobre el icono

de la barra de herramientas.

En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total: Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha:

Las funciones de agregado Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones. La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.

La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos.

Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior. Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones. La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:

Introduccin Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.

Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms compacto como el siguiente:

Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes). Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente. Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar

registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes, si quieres saber cmo haz clic aqu A continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin.

Consultas de creacin de tabla. Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas. Para crear una consulta de Creacin de tabla: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla. Desplegamos el men Consulta y elegimos la opcin Consulta de creacin de tabla...

o bien desplegamos el botn de la barra de herramientas y elegimos la opcin Consulta de creacin de tabla...

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla: Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta:

La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear:

Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la barra de herramientes o bien desplegar el men Ver y elegir la opcin

Vista hoja de datos. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono o bien desplegar el men Consulta y elegir la opcin Ejecutar. Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc... Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo. Introduccin. Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic en el botn se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un formulario: Vista Diseo abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Autoformulario consiste en crear automaticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

Segn el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario presentar los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoformulario: en columnas presenta cada registro en una pantalla mientras que Autoformulario: en tabla presenta varios registros en una misma pantalla y cada registro en una fila. Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del formulario. Este ser el nico dato a introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botn Aceptar, Access se encarga del resto. Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del grfico. Asistente para tablas dinmicos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de la tabla dinmica. Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios. Para arrancar el asistente para formularios podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn de campos seleccionados. y el campo se quita de la lista

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .

A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

o bien Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado. Introduccin. Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botn distintas formas que tenemos para crear un informe: se abre una ventana con las

Vista Diseo abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Autoinforme consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen. Segn el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentar los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoinforme: en columnas presenta cada registro en una pgina mientras que Autoinforme: en tablas presenta varios registros en una misma pgina y cada registro en una fila. Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Este ser el nico dato a introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botn Aceptar, Access se encarga del resto. Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del grfico. Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin etiquetas. Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.

El asistente para informes. Para arrancar el asistente para informes podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos con el objeto

Informes seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un informe utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn de campos seleccionados. y el campo se quita de la lista

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .

A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo

un nivel. Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina Propiedades Generales de los Controles En temas anteriores vimos cmo crear formularios e informes utilizando el asistente, tambin hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir formularios e informes ms completos.

Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos: Nombre: Aqu indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras, pero asegrate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo

ms tarde. Un buen mtodo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podramos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo campo.

Visible: Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el formulario. Por el contrario, si lo establecemos a S el control s que ser visible. Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el diseo. Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando, por ejemplo, un botn. Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para establecer cundo un control debe mostrarse. De este modo podemos hacer que se muestre nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy til por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario impreso).

Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posicin. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior. Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otras unidades de medida, como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros.

Ancho y Alto: Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De nuevo la unidad de medida utilizada es el centmetro.

Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a la izquierda.

Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que prefieras. Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran.

Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su ancho en puntos. Efecto especial: Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace tomar una forma predefinida por Access. Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se vern invalidadas debido a que el efecto elegido necesitar unos valores concretos para estas propiedades. Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el Efecto especial dejar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada.

Nombre y Tamao de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizar en el control y su tamao en puntos.

Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades actan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse en cursiva o si se le aadir un subrayado.

Texto de Ayuda del control: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre como ayuda contextual a un control.

Texto de la barra de estado: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control. Un ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aqu su nombre.

ndice de tabulacin: Una de las propiedades ms interesantes de los controles. Te permite establecer en qu orden saltar el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El primer elemento deber establecerse a 0, luego el salto se producir al control que tenga un valor inmediatamente superior. Una alternativa a utilizar esta propiedad es utilizar el comando Orden de tabulacin en el men Ver: Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades ndice de tabulacin de los controles se configurarn de forma automtica. Etiquetas y Cuadros de Texto

Ya hemos visto cmo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayora de las veces estar representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el contenido de un campo del origen de datos. La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Ttulo. La propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de texto, es la propiedad Origen del control. Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo. Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertir en independiente.

Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =. Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.

En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). Tambin es posible realizar clculos con constantes, por lo que nuestro origen de datos podra ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin.

Si quieres practicar las propiedades de los controles que hemos visto hasta ahora realiza el Ejercicio paso a paso de Etiquetas y Cuadros de texto.

Cuadros Combinados y Cuadros

de Lista Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los valores. El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un cuadro de texto con un tringulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles. Su uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente antes de crear el control sobre el formulario o informe haciendo clic en su icono en el Cuadro de herramientas.

Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado se lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentar las propiedades del control para que muestre los datos que desees. En el tema 3, con el asistente para bsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista, aqu repasaremos las propiedades ms importantes. Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente de donde sacaremos los datos de la lista. Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta. Si seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos que nosotros habremos introducido. La opcin Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. En cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la siguiente propiedad:

Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta. Si, por el contrario, habamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas: "valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...

Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna.

Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger la primera fila de valores como fila de encabezados.

Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.

Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista.

Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.

Filas en lista: Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro combinado.

Seleccin mltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida. Si seleccionamos Ninguna el modo de seleccin de la lista ser nico, es decir slo podremos seleccionar un valor. Si seleccionamos Simple permitiremos la seleccin mltiple y todos los elementos sobre los que hagas clic se seleccionarn. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre l. Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS y dejndola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos sern seleccionados. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista.

Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Cambiar a...

Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prcticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orgenes de datos. Esta opcin tambin est disponible en el men contextual de los cuadros de texto. El Control Grupo de Opciones Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirn para mostrar al usuario un conjunto limitado de alternativas representadas por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar.

Si queremos utilizar este grupo de controles la forma ms sencilla ser insertando un control de tipo Grupo de opciones . Dentro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo botn de opcin, casillas de verificacin o botn de alternar como deseemos. La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin cada vez de entre el grupo de opciones.

En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial. El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. Los controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. Por tanto, debers establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los controles de opcin de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de opciones. La propiedad Valor de la opcin slo admite un nmero, no podrs introducir texto por lo que este tipo de controles unicamente se utilizan para asociarlos con campos numricos.

En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningn campo. Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de dilogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin alguna accin basada en esa entrada. La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin no est en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del control y deber

establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.

Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la opcin de Asistente para controles activada.

As, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzar el generador y con un par de pasos podrs generar un grupo de controles de forma fcil y rpida. Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de diseo, a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente tendrs que rellenar la propiedad Valor de la opcin de cada control de opcin y la propiedad Origen del control del grupo de opciones.

Si quieres practicar lo que hemos visto en este apartado realiza el Ejercicio Paso a Paso de Grupo de Opciones.

El Control Ficha Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en varias fichas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Ficha:

Un control Ficha es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. De esta forma cuando el usuario elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios.

Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente. Una vez insertado el control Ficha deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las Pginas para modificar sus propiedades. El ttulo de la pgina se podr modificar a travs de la propiedad Nombre.

Para insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente debers colocar el cursor sobre la pgina hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control:

Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina haciendo clic sobre su ttulo y rellenarla del mismo modo.

Es posible aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para ello slo tienes que hacer clic derecho sobre el control Ficha y seleccionar Insertar pgina para aadir una nueva pgina o hacer clic en Eliminar pgina para eliminar la pgina activa.

Si tienes ms de una pgina incluida en el control Ficha debers utilizar la opcin Orden de las pginas... en el men contextual para cambiar su disposicin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la pgina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la derecha. Cuando hayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control Ficha con las Pginas ordenadas. Las Herramientas de Dibujo Nuestro siguiente paso ser echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarn a mejorar el diseo de los formularios o informes que creemos: las Lneas y los Rectngulos. En ambos casos su creacin es la misma (e igual tambin para el resto de los controles). Basta con seleccionar el control en el Cuadro de Herramientas o y luego dibujarlo en el formulario o informe. Para ello slo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin soltar el botn del ratn, desplazamos el cursor hasta que el control alcance el tamao deseado. En el caso del control Lnea la tecla MAYUS nos ser de mucha utilidad. Si mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podremos crear lneas sin inclinacin, es decir, completamente horizontales o verticales.

Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y organizados, lo cual, adems de causar que el usuario se sienta ms cmodo trabajando con el formulario o informe, har que realice su trabajo de una forma ms rpida y ptima.

Las propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles.

Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente, un diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final resultan difciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que est realizando el diseo, t.

Imgenes y Marcos de Objeto En este apartado veremos cmo mostrar imgenes (o otro tipo de objetos) en un formulario o informe de Access. Para ello nos serviremos de los controles Imagen, Marco de objeto independiente y Marco de objeto dependiente. Pero antes de comenzar partiremos desde los principios bsicos. Primero que nada deberemos saber que una imagen no es ms que un tipo de objeto que se ha creado en otra aplicacin y que ms tarde utilizaremos en Microsoft Access. De este mismo modo, Access permite la visualizacin de otros tipos de documentos (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDFs, etc...) y su inclusin en un formulario o informe. Por tanto, Access nos va a permitir mostrar este tipo de informacin en nuestros documentos de una forma muy sencilla. Veamos cmo...

El control Imagen nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos. Para ello slo tendrs que seleccionar el control en el Cuadro de Herramientas y dibujarlo sobre el formulario o informe. En este momento se abrir un cuadro de dilogo donde tendrs que seleccionar la imagen que quieras mostrar:

Aqu elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botn Aceptar. La imagen estar lista para utilizarse en el formulario o informe.

Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus propiedades. Vemoslas: Imagen: Aqu deber indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. En un principio visualizars la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior.

Modo de cambiar el tamao: En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones, Recortar, Extender y Zoom. Si seleccionamos la opcin Recortar slo se mostrar un trozo de la imagen que estar limitado por el tamao del control Imagen. Si hacemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen. Seleccionando la opcin Extender har que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. Esta opcin deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control.

Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El tamao de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control.

Distribucin de la imagen: Esta propiedad nos permitir escoger la alineacin de la imagen dentro del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Esta opcin es ms til cuando mostramos la imagen en modo Recortar.

Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para que se rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta.

Direccin de hipervnculo: Puedes incluir una direccin a un archivo o pgina web para que se abra al hacer clic sobre el control.

Por ltimo hablaremos de la propiedad ms interesante del control Imagen: Tipo de imagen. El Tipo de imagen puede ser Incrustado o Vinculado. Seleccionando un tipo u otro decidiremos si Access almacenar el objeto dentro del archivo de la base de datos o simplemente lo vincular y la imagen deber existir siempre en un archivo externo de imagen. En otras palabras, un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y por tanto los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarn nicamente en el archivo en la base de datos.

Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella. Si modificamos el archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado, cuando abras la base de datos la imagen se aLos controles de Marco extienden la funcionalidad del control Imagen y lo hacen todava ms verstil. En un principio, el control Marco de objeto independiente es muy parecido al control Imagen. Permite la inclusin de un objeto dentro de un formulario o informe. En este caso el control de Marco de objeto independiente es capaz de insertar casi cualquier tipo de objeto en l. La forma en la que lo insertaremos ser el mismo. Deberemos seleccionarlo en el Cuadro de Herramientas y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se abrir un cuadro de dilogo:

Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de seleccionar un archivo ya existente. El listado que aparece en Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de incluir dentro del control. Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrar con una pequea previsualizacin que podremos tratar como hicimos con el control Imagen. En el caso contrario, si marcamos la opcin, el control Marco de objeto independiente se mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo

de Word, se mostrar as

Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes:

Tipo de presentacin: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o Icono para que se muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo.

Activacin automtica: Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y RecibirEnfoque. Normalmente las dos ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin adicional, pero al encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcin. Si seleccionamos la opcin Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinacin de teclas CTRL + ENTER.

Activado: Selecciona S o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no.

Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a S, el objeto se abrir en modo de slo lectura. Podr ser modificado, pero sus cambios no sern guardados. Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto.

Por ltimo la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo informativo, no podremos modificarla. En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. Slo existe un modo de que, al insertar el objeto, ste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente.

En el momento en el que estamos insertando el objeto desde un archivo deberemos marcar la casilla Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente desde fuera.

El Marco de objeto dependiente es muy similar a este ltimo. La nica diferencia es que este control deber vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta utilizando su propiedad Origen del control. De este modo, podemos, por ejemplo, incluir las fotos de los productos y almacenarlos en la misma tabla que el resto de su informacin. Una de las caractersticas que derivan de este hecho es que para cada uno de los registros (filas) de la tabla se almacenarn imgenes (u objetos) diferentes. Este objeto tiene las mismas propiedades que el anterior.

Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo Objeto OLE, para que sea capaz de almacenar la informacin del archivo y guardarla en la tabla As, una vez creado el formulario, podremos incluir el tipo de archivo que queramos simplemente haciendo clic derecho sobre el control y seleccionando la opcin Insertar objeto....

Se abrir el cuadro de dilogo que vimos anteriormente cuando queramos insertar un objeto en un Marco independiente. En este caso, de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno existente. Si decidimos abrir uno que ya existe se nos dar la opcin de Vincularlo en vez de Incrustarlo.

Ten en cuenta que si quieres que el Marco muestre correctamente una imagen esta deber ser del tipo BMP y este tipo de imagen suele ocupar bastante...

As que, resumiendo, ests son las consideraciones que debers tener en cuenta cuando utilices controles de Imagen o Marcos de objeto: En un formulario o informe podemos incluir una imagen o un objeto. Tanto los objetos dependientes como los independientes pueden ser vinculados o incrustados.

Cuando incrustamos un objeto en un formulario o informe, Access lo guarda en un archivo en la base de datos, por lo que un archivo incrustado siempre estar disponible. Si cambiamos de ruta un archivo vinculado, Access no ser capaz de encontrarlo. Deberemos actualizar tambin la ruta almacenada en la base de datos. Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de datos, pero los cambios se almacenarn en un archivo externo. Incrustar archivos muy grandes no es aconsejable, pues hace que la base de datos pese ms y sea ms lenta. actualizar y mostrar los cambios realizados. El Botn de Comando En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con diferencia es uno de los controles que ms nos ayudarn a realizar determinadas acciones. Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados. Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimas acciones en un solo botn gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a travs del Asistente para controles .

Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botn de Comando nos aparece una cuadro de dilogo. Veremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.

En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botn. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categoras. Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que quieres realizar y luego selecciona la Accin en la lista de la derecha. Pulsa Siguiente para continuar.

Ahora podrs modificar el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botn, o mostrar una Imagen. En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla Mostrar todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones. Tambin podras hacer clic en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco duro. Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar.

En esta ltima pantalla le daremos un nombre al control Botn de Comando para poder reconocerlo ms tarde en la lista de controles. Si marcas la casilla Mostrar Ayuda sobre cmo personalizar el botn se lanzar la ayuda de Access mostrndote unos pequeos puntos de ayuda para cambiar el tamao, posicin o imagen del botn al terminar con el asistente. Pulsa Finalizar para terminar.

Al ser tan fcil aadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte en una forma muy verstil de aadir acciones a tus formularios e informes. Como podrs ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias acciones que podrs realizar.

Con la categora de Exploracin de registros podrs moverte de forma rpida por todos los datos del formulario, buscando registros o desplazndote directamente a alguno en particular. Utiliza las acciones de Operaciones con registros para aadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos. Del mismo modo podrs jugar con los formularios aplicndoles filtros y actualizndolos. En cualquier momento podrs aadir un botn para abrir, cerrar o imprimir informes, formularios y consultas. En la categora Aplicacin utiliza las acciones de Ejecutar MS Excel y MS Word para combinar las diferentes aplicaciones de oficina que te ofrece Microsoft Office.

Si quieres practicar lo que hemos explicado en este apartado realiza el Ejercicio Paso a Paso de Creacin de un Botn de Comando.

Controles ActiveX Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs encontrar desplegando la lista de controles ActiveX haciendo clic en el botn Ms controles del Cuadro de Herramientas. Debido a que existen muchsimos de estos controles, y a que sus propiedades son prcticamente nicas en cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas haciendo clic derecho sobre el control (una vez est sobre el formulario o informe) y selecionando la opcin Propiedades.

En algunos controles (en la imagen el control Calendario) podrs acceder a un men de propiedades ms amigable accediendo a travs de su men contextual: