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REGLAMENTO HOMOLOGACIN DE TRANSPORTISTAS CARRETEROS (SHTC) 2007 1.

Introduccin A travs de Conducta Responsable, ASIQUIM busca mejorar la seguridad durante el transporte, el almacenamiento y la manipulacin de los productos qumicos. La industria qumica chilena utiliza, en gran medida, los servicios logsticos ofrecidos por terceros para almacenar, manipular y transportar materias primas, productos intermedios y productos qumicos terminados. Las empresas qumicas necesitan asegurarse de que estas operaciones se llevan a cabo de manera segura y con la calidad precisa con el objetivo de la proteccin de sus trabajadores, del pblico en general y del medio ambiente, en lnea con los objetivos de Conducta Responsable. En lo que respecta al transporte carretero un elemento clave lo constituye el desarrollo del Sistema de Homologacin de Transportistas Carreteros (SHTC), que proporciona una herramienta para evaluar los sistemas de gestin de calidad, seguridad y medio ambiente de los suministradores de transporte carretero de productos qumicos, de un modo uniforme, realizado por evaluadores independientes que emplean un cuestionario normalizado. SHTC ayuda a las empresas qumicas en los procesos de seleccin de transportistas carreteros y en la definicin de las acciones de mejora con cada uno de ellos. La evaluacin SHTC conduce a un informe objetivo y, en caso de resultar satisfactoria la revisin, a un certificado de competencia emitido por ASIQUIM junto a la entidad independiente. El sistema SHTC se basa en la Gua para el Evaluador SQAS para Transporte Carretero de CEFIC, la federacin de la industria qumica europea. 2. Procedimiento El procedimiento de evaluacin SHTC se lleva a cabo, en general, como se describe a continuacin, y segn el cual se entiende especficamente que ASIQUIM no ser responsable de la eleccin de ningn evaluador SHTC ni del contenido de ningn informe de evaluacin obtenido segn los procedimientos SHTC. ASIQUIM est solamente involucrado en asegurar la calidad del procedimiento de evaluacin. ASIQUIM no revisa ni evala los informes de evaluacin y no expresa ninguna opinin respecto a su precisin. Consecuentemente, ASIQUIM no acepta ninguna responsabilidad por costos, reclamos, daos, prdidas y gastos, que resultaran directa o indirectamente de la participacin en el procedimiento SHTC. El procedimiento SHTC consta de las siguientes etapas: 1. El proveedor de servicios de transporte por iniciativa propia o a requerimiento de una empresa qumica decide llevar a cabo la evaluacin SHTC. El costo de la revisin ser de cargo de quien la solicite.

2. El proveedor de servicios de transporte contacta a Asiquim a travs de un formulario (vase anexo 1), quien remite al solicitante una lista de Evaluadores SHTC autorizados. Una vez recibida esta lista, el transportista selecciona un evaluador y lo contacta. (En la fase inicial, y con el fin de lograr una masa crtica mnima que asegure el financiamiento del proceso, se autorizar exclusivamente a la empresa SGS). 3. El evaluador enva al proveedor de servicios de transporte una cotizacin formal por el servicio y, luego de recibir la conformidad de este ltimo, le enva la documentacin respectiva (reglamento, gua para el evaluador y cuestionario). En este punto la empresa Transportista entra al proceso de Homologacin, situacin que deber ser comunicada a Asiquim para que la asociacin incluya a esta empresa dentro del proceso. 4. El proveedor de servicios de transporte se autoevala completando el cuestionario y remitindolo al evaluador en un perodo que no debe superar los 30 das de recibida la Autoevaluacin. Una vez pasado este plazo el transportista en cuestin sale del proceso hasta que se reciba su Autoevaluacin. Si el transportista califica, coordina junto con el evaluador la fecha de la evaluacin en terreno. 5. El evaluador enva el formulario de prenotificacin (vase anexo 2) junto con el acuerdo por escrito a ASIQUIM a ms tardar una semana antes del comienzo de la evaluacin. Las evaluaciones que no hayan sido prenotificadas no sern reconocidas por ASIQUIM y no se incluirn en sus registros. 6. El evaluador lleva a cabo la evaluacin. 7. Dentro de los cinco das siguientes al trmino de la evaluacin, el evaluador enva el borrador del informe al proveedor de servicios de transporte. 8. El proveedor de servicios de transporte tiene la opcin de revisar el borrador del informe de evaluacin, teniendo como plazo mximo dos semanas calendario para enviar comentarios al informe. Si la empresa auditada niega o pone en duda alguna respuesta calificada con un "No podr presentar la prueba que respalde su posicin. 9. El evaluador evala los comentarios del proveedor de servicios de transporte y, sobre la base de stos y del borrador, elabora el informe de evaluacin final. Tiene un plazo de cinco das para esto contados desde el cumplimiento del plazo indicado en el punto 7. 10. El evaluador enva el informe final al suministrador de servicios logsticos y a ASIQUIM, junto a la calificacin recibida. 11. ASIQUIM pone a disposicin de los asociados el informe final de logros obtenidos por el proveedor de servicios de transporte y la calificacin recibida. Adems, si la calificacin otorgada lo amerita, incluye a la empresa en el listado de su sitio web que detalla a los proveedores de servicios de transporte aprobados por ASIQUIM.

12. El proveedor de servicios de transporte debe someterse a reevaluacin despus de tres aos para obtener una nueva certificacin. Se contempla, adems, una verificacin al ao a efecto de seguimiento para la mantencin del certificado obtenido. 3. Preparacin de la evaluacin El evaluador trabajar estrechamente con el proveedor de servicios de transporte para coordinar todas las actividades necesarias relativas a la evaluacin SHTC y desarrollar un plan detallado para la evaluacin. Las evaluaciones deben programarse con la mayor antelacin posible, de modo que el proveedor de servicios de transporte pueda asegurarse que la evaluacin no interfiera con otras de sus actividades. Es importante definir claramente el alcance de la evaluacin planificada, especialmente por parte de las empresas que tienen varios centros de trabajo, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: - La naturaleza de los materiales manipulados (granel, envasado, lquidos, slidos, clases de riesgo,...); - El mbito geogrfico de las operaciones de transporte (transporte nacional o internacional); - Los centros de trabajo a inspeccionar. Para conseguir una evaluacin SHTC efectiva (en trminos de tiempo, costo y resultados) es esencial una preparacin adecuada por parte tanto de la empresa evaluada como del evaluador: - El proveedor de servicios de transporte debe familiarizarse con el cuestionario SHTC considerando cada pregunta en su propio contexto junto con las correspondientes notas de recomendaciones; - El proveedor de servicios de transporte debe autoevaluarse con el formulario SHTC y debe enviar el resultado al evaluador, al menos diez das antes de la evaluacin; - La informacin general (Parte I del Cuestionario) debe facilitarse por parte del proveedor de servicios de transporte al evaluador antes de la evaluacin; - El evaluador debe llegar a un acuerdo con la empresa evaluada sobre el alcance de la evaluacin, la secuencia de reas a evaluar, y la correspondiente planificacin de tiempos; - El evaluador debe cubrir todas las preguntas de cumplimiento obligatorio (las requeridas por ley y las marcadas con color amarillo). Adems, debe cubrir al menos un 30% del total de preguntas por cada captulo del cuestionario. La muestra es definida por el evaluador considerando la Autoevaluacin previa y las condiciones antes mencionadas en este prrafo. - La evaluacin se debe realizar en una jornada no inferior a seis horas y no superior a ocho horas.

- A requerimiento de la empresa auditada es posible profundizar la auditora usando un nmero de horas mayor al antes mencionado. En este caso, la empresa debe cubrir el costo adicional asociado. - Las pruebas documentales deben estar a mano o fcilmente accesibles durante la evaluacin. 4. La evaluacin El evaluador solicitar ver las pruebas suficientes que justifiquen las respuestas dadas, comprobando que los procedimientos han sido implementados y que conducen a los resultados previstos. La palabra del personal de la empresa suministradora de servicios logsticos no se aceptar por el evaluador, por s sola, como garanta de la certeza de las respuestas dadas si no existe una prueba especfica comprobable (no necesariamente escrita) que la apoye. Si existe (en teora) un determinado procedimiento pero no hay pruebas que demuestren que est realmente implementado, el evaluador puntuar la respuesta como "No" y aadir un comentario. El criterio para la puntuacin tiene que ser riguroso e imparcial. En caso de duda o de cumplimiento en parte, deber asignarse un "No" a la respuesta. En este caso debe aadirse un comentario por parte del evaluador explicando la situacin. Se debe tener cuidado antes de aceptar respuestas "No aplicable". No debe admitirse como resultado si la respuesta correcta es realmente un "No". El evaluador no debe dejarse persuadir de que la empresa no tiene que llevar a cabo la actividad en cuestin si, de hecho, la debe realizar. Podran estar presentes en la evaluacin, observadores de la industria qumica de acuerdo con la empresa a evaluar (o invitados por la misma). Pero no debern interferir en el procedimiento de la evaluacin. Si se solicita, el evaluador puede proporcionar un Testimonio (no un certificado) que simplemente diga que se ha efectuado una evaluacin SHTC, sin que se incluya ninguna opinin sobre la misma 5. Categoras de calificacin En su informe final, el evaluador asignar al proveedor de servicios de transporte una calificacin, segn los siguientes criterios: Nivel 1: Cumple los Requisitos del Sistema de Homologacin de Transporte Carretero: Esta calificacin se aplica cuando la empresa visitada se considera en cumplimiento con virtualmente todos los requisitos aplicables incluidos en el alcance de la revisin. Se pueden observar requisitos menores aislados no cumplidos que se consideran ocasionales, anmalos o inconsecuentes en comparacin con el nivel global de cumplimiento alcanzado. Nivel 2: Cumple Sustancialmente los Requisitos del Sistema de Homologacin de Transporte Carretero: Esta calificacin se aplica cuando la revisin arroja un alto grado de cumplimiento. Esto ocurre cuando la empresa cumple con la mayora de los requisitos aplicables y slo

algunos de ellos no son satisfechos. Se considera que las faltas representan hechos aislados de un programa efectivo de cumplimiento. Nivel 3: Cumple Generalmente los Requisitos del Sistema de Homologacin de Transporte Carretero: Esta calificacin se aplica cuando se observa un nmero determinado de incumplimientos. Estas faltas van ms all de casos aislados y reflejan debilidades en el diseo y/o implementacin de los programas internos. Nivel 4: Requiere Mejoras para Cumplir los Requisitos del Sistema de Homologacin de Transporte Carretero: Esta calificacin se aplica cuando se observan variados incumplimientos a los requisitos y algunos de ellos reflejan la ausencia de los programas requeridos para dicho cumplimiento, desviaciones significativas de los criterios establecidos o faltas importantes en la implementacin de los programas. Nivel 5: Requiere Mejoras Sustanciales para Cumplir los Requisitos del Sistema de Homologacin de Transporte Carretero: Esta calificacin se aplica cuando se observan numerosos incumplimientos a los requisitos, incluyendo varias desviaciones a los criterios establecidos, ausencia de varios de los programas requeridos, o desatencin prolongada a la implementacin de acciones correctivas anteriores relativas a los requisitos. El evaluador homologar (re homologar) satisfactoriamente a las empresas que obtengan calificacin global en los niveles 1, 2 3. Si el proveedor de servicios de transporte es calificado en los niveles 4 5, se le invitar a prepostular en el futuro en un plazo estipulado por el evaluador, suficiente para que se pueda realizar una nueva Auditora en la cual el resultado este en las categoras del 1 al 3. Si el transportista no cumple con este plazo saldr del proceso de Homologacin hasta que se solicite la nueva Autoevaluacin. 6. Seguimiento Todos los proveedores de servicios de transporte debern someterse a una evaluacin parcial anual, despus de haber recibido la certificacin a efecto de verificacin del mantenimiento de los estndares que requiere el sistema SHTC. 7. Reevaluaciones Todos los proveedores de servicios de transporte debern someterse a una reevaluacin completa del sistema SHTC cada tres aos a efecto de re certificacin. 8. Del comportamiento del evaluador De los evaluadores SHTC se espera el mximo nivel de comportamiento tico. Los resultados que se presenten en el informe de la evaluacin han de considerarse confidenciales y bajo ningn concepto podr comentar el evaluador el contenido del informe con terceros. El Anexo 4 incluye las condiciones sobre confidencialidad del proceso.

El evaluador no interferir en las operaciones normales del proveedor de servicios de transporte. El evaluador no manipular ningn equipo ni aconsejar sobre asuntos operacionales ni dar ningn consejo sobre cmo puede corregirse algo que no se cumple. Se espera que el evaluador sea un buen ejemplo de comportamientos respecto a la seguridad durante la evaluacin. El evaluador deber seguir los procedimientos de seguridad y usar el equipo de proteccin personal cuando sea necesario. 9. Definicin de la unidad evaluable por el sistema SHTC Una unidad evaluable por el sistema SHTC se define como cada unidad de una empresa de transportes que gestiona los aspectos SSMA y Calidad de sus operaciones de transporte. Una unidad evaluable deber constar solamente de un centro de trabajo excepto cuando los distintos centros estn muy cerca unos de otros (dentro de una distancia de 5 km) y tengan la misma Direccin y sistema de gestin. Las empresas que subcontratan totalmente todas sus operaciones de transporte no se considerarn como empresas de transporte sino ms bien como intermediarios de transporte o corredores de fletes. Una empresa de transporte con varios centros de trabajo debe tener un plan de evaluaciones con una relacin de todas las unidades evaluables y el plan calendario para las evaluaciones. Este plan de evaluaciones debe comentarse y acordarse con los principales clientes y el evaluador SHTC y debe actualizarse al menos anualmente. Los principales clientes deben tener una copia del plan de evaluaciones. Todas las unidades evaluables deben reevaluarse al menos una vez cada tres aos. 10. Base de Datos Electrnica SHTC Con el objeto de mejorar la accesibilidad a los resultados de las evaluaciones, ASIQUIM pondr a disposicin de sus asociados informacin pertinente en su sitio web (www.asiquim.cl). A esta informacin slo podrn acceder los asociados de ASIQUIM mediante clave. 11. Costos de Evaluacin Los costos de evaluacin del SHTC para cada empresa transportista son los siguientes: Evaluacin de Certificacin: Emisin de Informe: UF 14 (considera un da de auditora) UF 4

Evaluaciones de Seguimiento: UF 8 (anuales) Por otro lado, existe un costo adicional de 0,8 UF por cada camin adicional que deba inspeccionarse por sobre las tres unidades. El nmero de unidades (camiones) que sern inspeccionados se determina a travs de la norma chilena NCh44 Inspeccin por Atributos. Tablas y Procedimientos de Muestreo, utilizando el Nivel de Inspeccin II (para usos generales) junto con un Plan de Muestreo Simple para Inspeccin Reducida.

Anexo 1 Evaluacin SHTC: Formulario de Solicitud para entrar al Proceso de Homologacin


Nombre de la empresa: Empresa Asociada Mandante de Carga que solicita la Homologacin: Nombre de la persona de contacto: Localidad: Direccin: Ciudad: Telfono: Fax: E-mail:

Este formulario debe ser completado por el Transportista o empresa mandante de Carga asociada a Asiquim y enviado a ASIQUIM (Avenida Andrs Bello 2777, Oficina 501; Las Condes; Santiago, CHILE; Fax: 56-2-2033351; e-mail: asiquim@asiquim.cl)

Anexo 2 Evaluacin SHTC: Formulario de Prenotificacin para Evaluacin


Empresa a evaluar: Nombre de la empresa: Nombre de la persona de contacto: Localidad: Direccin: Ciudad: Telfono: Fax: E-mail: Fecha de la evaluacin planificada: Centros de trabajo a inspeccionar: Nombre del evaluador:

Este formulario debe ser completado por el evaluador y enviado a ASIQUIM (Avenida Andrs Bello 2777, Oficina 501; Las Condes; Santiago, CHILE) al menos una semana antes de que tenga lugar la evaluacin.

Anexo 3 Contrato entre ASIQUIM y el Suministrador de Servicios Logsticos


Este contrato se suscribe entre ASIQUIM, con oficinas en Santiago de Chile y ................................................................ ("Proveedor de Servicios de Transporte"), con oficinas en... y de aplicacin en los siguientes centros de trabajo: 1) 2) 3) Considerando que el Proveedor de Servicios de Transporte manifiesta que tiene determinados derechos sobre el informe de evaluacin SHTC ("Informe") redactado por un evaluador SHTC autorizado ("Evaluador"). Considerando que el Suministrador de Servicios Logsticos y ASIQUIM desean que el Informe sea incluido en la base de datos SHTC de ASIQUIM en los trminos y condiciones que se exponen ms abajo. AMBAS PARTES ACUERDAN: 1. Bajo los trminos y condiciones de este Contrato el Proveedor de Servicios de Transporte est de acuerdo en la conservacin del Informe por ASIQUIM en su base de datos SHTC completo y sin ninguna supresin, enmienda ni variacin del texto que fue redactado por el Evaluador. 2. El Informe slo podr divulgarse por ASIQUIM a aquellas empresas qumicas que son miembros suyos. Adems, en el sitio web de ASIQUIM se incluir un resumen de los resultados del informe, indicando la calificacin obtenida. Slo podrn acceder a este resumen los asociados de ASIQUIM mediante clave. 3. El Proveedor de Servicios de Transporte est conforme en que, una vez que el Informe haya sido introducido en la base de datos SHTC, permanecer all y ser accesible durante un periodo mximo de tiempo de treinta y seis meses contados a partir de la fecha de la evaluacin, y que al vencimiento del periodo de treinta y seis meses ser suprimido de la base de datos activa y subsiguientemente situado en los archivos de la base de datos. 4. El Suministrador de Servicios Logsticos reconoce que ASIQUIM puede extractar ciertos datos estadsticos del Informe, tanto durante el tiempo que el Informe est en la base de datos SHTC activa como cuando est archivado, para hacerlos disponibles a grupos o personas interesadas, siempre que tales datos no identifiquen ni hagan referencia especfica al Proveedor de Servicios de Transporte. 5. ASIQUIM no ser responsable de la eleccin de ningn Evaluador ni de los contenidos de ningn Informe que pueda ser obtenido y distribuido de acuerdo con los procedimientos SHTC. El

involucramiento de ASIQUIM est limitado a la calidad del procedimiento de evaluacin y a la distribucin de los Informes. ASIQUIM no revisa ni valora los Informes y no expresa ninguna opinin sobre su precisin o exactitud. Por consiguiente, ASIQUIM rechaza cualquier responsabilidad por costos, reclamos, daos, prdidas y gastos que el Proveedor de Servicios de Transporte pudiera sufrir en la actualidad o despus derivados de los procedimientos SHTC y/o de este Contrato. 6. ASIQUIM se compromete a tomar las medidas adecuadas para asegurar un almacenamiento seguro del Informe y un acceso al Informe segn se acuerda aqu mientras est en la base de datos pero no acepta ninguna responsabilidad como consecuencia de un acceso no autorizado o almacenamiento inseguro. 7. En el caso de que alguna estipulacin de este Contrato constituya una violacin de alguna ley o reglamento de alguna autoridad gubernamental, tal estipulacin ser nula e invlida y las partes negociarn de buena fe la enmienda de este Contrato de manera que sea conforme a la legislacin, siempre que se mantenga la intencin de este Contrato. 8. Este Contrato se regir e interpretar de acuerdo con las leyes de Chile y las partes estn de acuerdo en someter a la exclusiva jurisdiccin de los tribunales de Chile cualquier conflicto que no pudiera resolverse amigablemente. 9. Este Contrato entra en vigor en la fecha de la firma de ambas partes. Otorgado en dos originales de los que cada parte reconoce haber recibido un ejemplar.

Proveedor de Servicios de Transporte Firmado por: Cargo: Fecha: .... Firma:

ASIQUIM Firmado por: Cargo: Fecha: ... Firma: ....

Anexo 4 Acuerdo de Confidencialidad entre Proveedor de Servicios de Transporte y Evaluador


Para la evaluacin SHTC, el evaluador (abajo firmante) y el representante de la empresa Proveedora de Servicios de Transporte (abajo firmante), convienen los siguientes trminos y condiciones: Las partes reconocen que el xito de la evaluacin SHTC exige mantener el secreto de cierta informacin que ser compartida durante el curso del proceso de evaluacin SHTC. En concreto, las partes reconocen que es probable que el evaluador tenga acceso a informacin confidencial de la empresa Proveedora de Servicios de Transporte. Las partes reconocen que el evaluador debe mantener en secreto la informacin observada, obtenida o generada durante el curso del proceso de evaluacin SHTC, con el fin de facilitar la participacin abierta, contina y completa de la empresa Proveedora de Servicios de Transporte. Para los propsitos de este acuerdo, se entender por "Informacin Confidencial" toda aquella informacin que se considere como "Informacin Comercial Confidencial" e "Informacin Confidencial de la Verificacin", segn se detalla a continuacin. La "Informacin Comercial Confidencial" de la empresa es informacin proporcionada al evaluador, u observada por ste durante el curso del proceso de la evaluacin, que se relaciona con los productos de la planta, las prcticas del trabajo, y/o las operaciones de fabricacin. Tal informacin incluye, pero no se limita a, la naturaleza de los equipos y los materiales usados y las operaciones comerciales y financieras. Se incluyen, adems, las informaciones que aporte el personal de la empresa o cualquier otra informacin relacionada con la empresa que pueda tener significacin competitiva, y que sea obtenida en el marco de la evaluacin. La "Informacin Confidencial" incluye, pero no se limita a, la informacin proporcionada por la empresa y su personal en respuesta a las preguntas formuladas por el evaluador; los documentos preparados por el evaluador en relacin con el proceso de la evaluacin, incluyendo notas, informes (borradores e informe final), documentos y todo material preparado por el evaluador que refleje, interprete o evale informacin obtenida en el curso de la evaluacin. La informacin confidencial no incluye: (i) los datos que actualmente se consideran de pblico dominio; (ii) la informacin que el evaluador puedan demostrar que estaba en su posesin, sobre una base no-confidencial a la hora de acceso, y que no fue obtenida por el evaluador directamente o indirectamente a travs de la planta (o su empresa duea); y (iii) la informacin no-confidencial divulgada por la empresa a terceros. El evaluador conviene por este medio, a menos que sea obligado por una accin legal, a no divulgar informacin confidencial alguna a ninguna persona o entidad fuera de la empresa, sin el consentimiento escrito previo de la misma.

El evaluador se compromete a no hacer copias de la informacin confidencial, y se compromete a devolver a la empresa toda la informacin confidencial escrita obtenida durante el curso de la verificacin en un plazo de treinta (30) das contados desde la terminacin del informe final de la evaluacin. El evaluador se obliga a avisar de inmediato a la empresa en caso de recibir cualquier peticin de divulgar la informacin confidencial. El evaluador acuerda cumplir todos los requisitos de seguridad de la empresa y otros procedimientos requeridos por la misma durante el curso de la evaluacin. Al trmino de la evaluacin, el evaluador preparar un borrador de informe final, basado en las pautas proporcionadas por ASIQUIM. Dicho documento ser puesto a disposicin de la empresa para su revisin y eventual aporte de antecedentes adicionales. El evaluador tomar en cuenta dichos antecedentes al preparar el informe final. ste contendr informacin confidencial de la evaluacin y su manejo deber cumplir las provisiones de confidencialidad identificadas anteriormente. Todos los antecedentes de propiedad de la empresa provistos al evaluador, debern ser devueltos por ste a la misma tras concluir el proceso de evaluacin. Por otra parte, el evaluador certificar por escrito que ha destruido todas las notas, hojas de trabajo e informacin recogida durante el proceso. ________________________________________________ Nombre y Firma del Evaluador _________________________________________________ Nombre y Firma del Representante de la Empresa Evaluada Fecha: _________

Fecha: _________