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com/doc/15961088/Planejamento-e-Controle-deProjetos#archive
Caso de Uso: Apresentar proposta tcnica para implantao da rede de computadores e um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) SIGE (Sistemas Integrados de Gesto Empresarial, no Brasil) da empresa XPTO SEGUROS, considerando-se que a matriz da empresa (local do processamento de dados) fica em So Paulo e existem 6 filiais nas cidades de Manaus, Recife, Salvador, Rio de Janeiro, Porto Alegre e Braslia. Levantamento de Dados: Para a realizao deste caso de uso, buscou-se dados especficos sobre a implementao do sistema de ERP na empresa, foram entrevistas os departamentos de vendas, finanas e recursos humanos, a partir das necessidades operacionais, fomos buscar no mercado o melhor sistema integrado de ERP. Necessidade de Implementao ERP: Com o aumento no volume de vendas de seguros na empresa XPTO Seguros, viu-se a necessidade da integrao dos departamentos de vendas e finanas, reduzindo retrabalho, tempo das operaes, otimizando os servios, diminuindo risco de erros de lanamentos, convergindo em reduo de custo e aumento na receita. Plano de Desenvolvimento do Projeto: Plano de Infra-estrutura: Plano de Segurana: Demonstrar os princpios em segurana da informao. Anlise de riscos. Leis, normas e padres de segurana da informao. Auditoria de sistemas. Autenticao e controle de acesso. Aspectos tecnolgicos da segurana da informao. Plano de continuidade do negcio. Boas prticas em segurana da informao. A segurana da informao tem que garantir a redundncia e a disponibilidade adequada para garantir a operao de misso critica e ter uma poltica de segurana que respeite o processo PDCA;

Plano de Desenvolvimento Sistmico (compra/desenvolvimento interno): Indicar e justificar o uso do SLA para o projeto, destacando as ferramentas envolvidas para medi-lo; Plano de Implantao: Plano de Comunicao TI x Diretoria: Plano de Recursos Humanos: Apresentar os conceitos e as ferramentas relacionados s pessoas, assim como agir sobre as relaes que se estabelecem, dentro de uma organizao, entre os indivduos e grupos/organizaes e seus fatores determinantes.

Plano Financeiro do Projeto: Demonstrar o ciclo financeiro de vida dos projetos, reconhecer a importncia da fase de avaliao financeira, montar um plano de gerenciamento financeiro e efetivamente coordenar as principais atividades relacionadas com finanas em projetos. Plano Segurana da Informao Fsica e Lgica:

Segurana da Informao: O grupo do PIM dever demonstrar que est capacitado a abordar os princpios em segurana da informao. Anlise de riscos. Leis, normas e padres de segurana da informao. Auditoria de sistemas. Autenticao e controle de acesso. Aspectos tecnolgicos da segurana da informao. Plano de continuidade do negcio. Boas prticas em segurana da informao. Modelagem de Sistema de Informao: O grupo do PIM dever demonstrar que obteve conhecimentos para aplicar a modelagem de um sistema de Informao, identificando as necessidades e apresentando as vantagens e os possveis problemas de implementao. Planejamento Estratgico de TI: O grupo do PIM dever demonstrar que obteve conhecimentos para demonstrar os conceitos bsicos de informtica; evoluo do uso da TI e sua influncia na administrao; benefcios; negcios na era digital; administrao de TI. nfase na viso estratgica da tecnologia, em vez de se prender s questes tcnicas. Gerenciamento de Infra-Estrutura: O grupo do PIM dever demonstrar que compreende o ambiente completo de TI, que abrange infra-estrutura, desenvolvimento de sistemas, implantao, atendimento ao usurio, relacionamento com a alta administrao e com a direo da empresa. Envolve decises sobre terceirizao x internalizao, compra ou desenvolvimento interno, contratos, nveis de servio, qualidade, mtricas e indicadores. Aborda, de forma sinttica, a governana de TI, ficando o detalhe por conta das demais disciplinas. Gesto Estratgica de Recursos Humanos: O grupo do PIM dever demonstrar que compreende os conceitos e as ferramentas relacionados s pessoas, assim como agir sobre as relaes que se estabelecem, dentro de uma organizao, entre os indivduos e grupos/organizaes e seus fatores determinantes. Economia e Mercado: O grupo do PIM dever demonstrar que compreende a teoria, os objetivos e os mtodos da abordagem microeconmica e o modelo de desenvolvimento econmico.

Quanto do ERP usado?

A expresso "usar um ERP" pode ter muitos significados: podemos usar algumas partes indispensveis do ERP, ou dispor de um sistema de informao completo, integrado, com acesso e apoio deciso do cho de fbrica at o conselho de administrao. O ERP mnimo Frequentemente, "usar um ERP" significa possuir um sistema que mantm a situao dos estoques, e realiza a gesto financeira e a contabilidade. Em volta, usam-se diversas planilhas, editores, aplicativos especiais, listas, e informaes distribudas pelas memrias de diversos usurios. Enquanto a empresa pequena, isto pode funcionar bastante bem. No entanto, medida que a empresa cresce, a quantidade, variedade, e complexidade das informaes podem-se tornar empecilhos ao prprio crescimento. O ERP continua em uso, mas, cada vez mais, adicionam-se recursos externos, perdendo-se em integrao, desempenho e segurana. O ERP como deve ser

O ERP deve ser o centro nevrlgico da empresa, a base segura de informaes histricas, atuais, e analticas, de fcil acesso, que efetivamente apoia a gesto no seu trabalho para atingir os objetivos da empresa. Um ERP deve realizar diversas funes, que devem aderir s respectivas funes da empresa. H, por outro lado, uma grande variedade de empresas, com diferentes necessidades. Alm disso, mesmo dentro de uma mesma empresa industrial, por exemplo, h setores com modos de operao bastante diferentes. Por motivos econmicos, no se pode elaborar um ERP diferente para cada empresa ou setor. Chega-se assim a um conflito (em parte real, em parte aparente) entre: os objetivos do fornecedor do ERP: atender uma grande variedade de empresas; os objetivos de cada empresa: dispor de um ERP que atenda as suas necessidades, que nem sempre so as mesmas das demais.

As funes realizadas pelo ERP tem diferentes nveis de normalizao. produtos e servios >-----------normalizao--------------> obrigaes com mundo exterior Em um extremo do espectro encontram-se as funes mais normalizadas, usualmente aquelas regidas por obrigaes com o mundo exterior: governo, bancos, controladores, clientes, fornecedores e funcionrios. No outro extremo esto as funes mais prximas dos objetivos especficos da empresa, seus produtos ou servios. Estas tendem a ser menos normalizadas, mais exigentes em termos de "personalizao" ou interfaces com aplicativos especficos. De forma geral, o grau de atendimento das funes da empresa pelo ERP fortemente dependente de sua normalizao. Funes normalizadas so bem atendidas, as demais no.

Aderncia do ERP a funes no-normalizadas A adequao do ERP a funes no-normalizadas, como engenharia e planejamento e controle da produo, depende de: o ERP suportar um modelo conceitual que incorpora estas funcionalidades; a modelagem, ie o mapeamento dos processos sobre o modelo conceitual do ERP, ser feita adequadamente e mantida ao longo do tempo pelos usurios.

A arquitetura fortemente integrada O modelo de dados do TOTAL baseia-se em dois critrios: a robustez conceitual e a integrao. O critrio principal da arquitetura do TOTAL no a modularidade, mas a integrao. Se o usurio utiliza o TOTAL para as Finanas, automaticamente estar fazendo lanamentos contbeis, pois a nica forma de baixar o ttulo atravs do respectivo lanamento contbil. Como consequncia, o fechamento contbil dos ttulos tambm estar automaticamente assegurado.

Da mesma forma, no h como alterar o estoque sem uma movimentao de materiais, o que assegura o fechamento automtico do estoque.

2. METODOLOGIA Para esse estudo, utilizou-se, como tcnica de levantamento de dados e informaes, a pesquisa documental, utilizando-se de um enfoque exploratrio, que por sua vez conforme Gil (2002, p.41) tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torn-lo mais explcito ou a construir hipteses. Para Fachin (2001, p. 152) a pesquisa documental *...+ toda informao de forma oral, escrita ou visualizada. A pesquisa documental consiste na coleta, classificao, seleo difusa e na utilizao de toda espcie de informaes, compreendendo tambm as tcnicas e mtodos que facilitam a sua busca e a sua identificao. O estudo realizado pressups uma abordagem qualitativa. No entanto, dados quantitativos no foram desprezados. O desafio da pesquisa qualitativa apreender, sob a tica daqueles que

participam do universo pesquisado, o sentido da experincia vivenciada. Trivios (1987, p. 131) comenta que na pesquisa qualitativa, de forma muito geral, segue-se a mesma rota ao realizar uma investigao. Isto , existe uma escolha de um assunto ou problema, uma coleta e anlise das informaes. Dentre as estratgias de uma pesquisa qualitativa, Monteiro (1998, p. 07) afirma que *+ podem ser ditas investigaes qualitativas aquelas cujas estratgias de pesquisa privilegiam a compreenso do sentido dos fenmenos sociais para alm de sua explicao, em termos de relao causa-efeito. A pesquisa caracteriza-se como um estudo de caso. [...] caracterizado por ser um estudo intensivo. levada em considerao, principalmente, a compreenso, como um todo, do assunto investigado. Todos os aspectos do caso so investigados. Quando o estudo intensivo podem at aparecer relaes que de outra forma no seriam descobertas (FACHIN, 2001, p.42). Como tcnica de levantamento de dados e informaes, foi utilizado questionrio fechado, aplicado a trs diretores da empresa e, tambm a dois operadores do setor fiscal e a um do setor financeiro. O questionrio fechado, Gil (1999, p. 129) observa que nas questes fechadas, apresenta-se ao respondente um conjunto de alternativas de resposta para que seja escolhida a que melhor representa sua situao ou ponto de vista. importante ressaltar que ao usar um questionrio, como forma de obteno de informaes/dados, as questes devem ser totalmente de natureza impessoal, o qual serve para assegurar uniformidade na avaliao de uma situao para a outra. 3. TECNOLOGIA DA INFORMAO (TI) 3.2 Tipos de Sistemas de Informao 4. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) 4.1 Implantao de um ER 4.2 Mudanas / Transformaes que ocorrem a partir da implantao de um ERP

5. RESULTADOS E ANLISE DOS DADOS 5.1 A Organizao 5.2.1 Aquisio de hardware e softwar

] .2.2 Desenvolvimento de documentao Manual do operador Ao contrrio do que foi evidenciado na literatura desta pesquisa como sendo necessrio e de suma importncia, no foi disponibilizado pelo fornecedor do ERP e to pouco pelos instrutores do treinamento, um manual do operador. Assim, muitas vezes foi necessrio fazer anotaes em cadernos, o que pode incorrer em erros, devido ao grande volume de informaes em funo da falta do manual. 5.2.3 Treinamento Pr-Implantao O treinamento pr-implantao, de dois dos operadores, foi feito na matriz da empresa. O treinamento foi ministrado pelos responsveis pelo setor de faturamento daquela unidade. O terceiro operador foi treinado na filial, por um dos operadores que receberam treinamento na matriz. Ao questionar os operadores se eles tinham recebido treinamento antes da implantao, todos responderam que sim. Porm ao question-los se o treinamento tinha os tornados aptos a

operar o ERP, dois dos operadores responderam que no, sendo um operador que recebeu treinamento na matriz e outro que recebeu treinamento na filial. Os dois operadores justificaram respondendo o questionrio, informando que o tempo de treinamento no foi satisfatrio e que as ferramentas usadas no foram adequadas, impossibilitando confrontar teoria e prtica. Fica claro que o treinamento oferecido no foi adequado, visto que dos trs operadores treinados, dois julgam o treinamento como insuficiente. Fica evidente e claro que necessrio fazer uma reciclagem desse treinamento j ministrado e solicitar aos operadores que enumere suas dificuldades e suas dvidas para que um novo treinamento seja planejado e posteriormente aplicado.

5.2.4 Acompanhamento (Ps-implantao) O acompanhamento aps a implantao de um SI muito importante e se torna indispensvel, pois nem sempre todas as dvidas so sanadas no treinamento feito antes da implantao, e isso se torna ainda mais necessrio quando no treinamento pr-implantao no possvel comparar teoria com a prtica, e somente no andamento da fase inicial de operao as dvidas comeam a surgir e se no forem totalmente sanadas podem tornar-se um problema. Ao questionar os trs operadores se houve algum tipo de acompanhamento feito pelo suporte ou por algum responsvel, todos responderam que no houve nenhum tipo de acompanhamento, mostrando assim que a implantao foi planejada, mas nem todas as suas fases receberam a mesma nfase por quem a planejou.

5.2.5 Manuteno (Suporte) O suporte to ou mais importante que o acompanhamento, visto que nem sempre os problemas que o suporte precisa resolver so somente dvidas do operador, principalmente na fase inicial onde o operador tem a funo de corrigir problemas ou ento de apont-los para

que sejam resolvidos. Os problemas na maioria das vezes so erros de sistema, lentido no processamento dos dados ou ento a mudana no layout para que alguma nova operao a ser feita e o suporte precisa adequ-la de forma que o operador possa trabalhar sem dificuldades.

5.2.5 Manuteno (Suporte) O suporte to ou mais importante que o acompanhamento, visto que nem sempre os problemas que o suporte precisa resolver so somente dvidas do operador, principalmente na fase inicial onde o operador tem a funo de corrigir problemas ou ento de apont-los para que sejam resolvidos. Os problemas na maioria das vezes so erros de sistema, lentido no processamento dos dados ou ento a mudana no layout para que alguma nova operao a ser feita e o suporte precisa adequ-la de forma que o operador possa trabalhar sem dificuldades.

6. CONCLUSO Conclui-se com essa pesquisa que ocorreu uma formalizao daqueles processos que antes existiam apenas informalmente na organizao estudada. Foram estabelecidos novos procedimentos em consequncia das operaes que o novo sistema necessita para um melhor processamento interno. O benefcio mais visvel foi a integrao das informaes, com todos os departamentos/setores realizando suas prprias entradas no sistema e seus controles. Atualmente, as atividades so desempenhadas por todos os usurios que participam do manuseio do sistema e por consequncia so responsveis por uma parte do processo e no mais est centralizado em uma s pessoa que anteriormente no tinha meios para obter informaes com rapidez e eficincia e muito menos com exatido. As mudanas nos processos da empresa foram bastante profundas nos ltimos meses, a maioria delas creditadas ao novo sistema, visto que o investimento feito na aquisio de um

ERP faz parte de uma transformao que est ocorrendo na empresa em todas as reas, devido ao processo agressivo de crescimento que a empresa enfrenta. Por isso o ambiente organizacional exigiu algumas mudanas extremamente necessrias para o bom andamento da gesto da empresa feita pela alta administrao.

2.4 Resultados obtidos com a implantao do ERP 1. Evoluo da base tecnolgica que permite: reduo no tempo de processamento das informaes; obteno das informaes em tempo real; agilidade nas tarefas da empresa, pela otimizao e uniformizao dos procedimentos internos. 2. Integrao entre as diversas reas da empresa: auxiliada pela adoo de um nico sistema em toda a empresa; auxilia o controle e integridade das informaes, pois elimina redundncia dos dados; permite a reduo do fluxo de papis. 3. Impacto no controle e gesto da empresa que pode ser percebido por: diminuio no retrabalho de tarefas administrativas; melhoria no desempenho da empresa;

 crescimento da empresa, possibilitado pelo controle em suas tarefas; centralizao das atividades administrativas; otimizao da comunicao; tomada de decises com informaes obtidas em tempo real; maior comprometimento e responsabilidade do funcionrio no apontamento. 4. Impacto na administrao de recursos humanos da empresa, percebido por: reduo de custos por meio da reduo de mo-de-obra e de horas extras; racionalizao de recursos; melhoria do nvel tcnico dos funcionrios em informtica.

Recursos de TI Pessoas: esto includos neste item: qualificaes, conscientizao, produtividade e capacidade para planejar, organizar, adquirir, entregar, suportar e monitorar sistemas e servios. Sistemas Aplicativos: entendido como a soma de procedimentos manuais e automatizados. Tecnologia: cobre hardware, sistemas operacionais, gerenciadores de banco de dados, redes, multimdia etc. Instalaes: recursos para abrigar e suportar os sistemas de informao.Dados: objetos de dados na sua mais abrangente concepo, isto , estruturados, no estruturados, grficos, sons etc.