INSTITUCIONES NO LUCRATIVAS

Conceptos y fines
Una institucin no lucrativa es aquella con el objetivo final es el servicio comunitario o a los miembros que la integran, Dentro de estos lineamientos se pueden sealar como por ejemplo: clubes sociales, clubes deportivos, colegios profesionales, fundaciones, universidades y otras asociaciones. Existe la errnea creencia de que una institucin por ser no lucrativa no obtiene beneficios, si los obtiene, e incluso es deseable y muchas veces imprescindible que los obtenga para continuar en marcha. Sin embargo, estos beneficios no son repartidos entre los miembros de la institucin, sino que destinan al fin para el cual fue creada. Esta es la diferencia con una empresa comercial, con el objeto de obtener beneficios para repartirse entre sus socios. S una institucin dedicada, por ejemplo, a mantener el culto a alguna hroe como parte de su campaa tendiente al fin ultimo para el cual fue creada (perpetuar la memoria del citado hroe como parte de su campaa tendiente al fin ultimo para el cual fue creada, perpetuar la memoria del citado hroe), la diferencia entre el precio de venta y los costos y gastos, constituyen un beneficio neto. Sin embargo, dicho beneficio se destina a producir ms bustos que es la razn de la existencia de la institucin y no a repartirse entre sus socios. Las entidades no lucrativas son autosuficientes en la medida en que obtienen beneficios de sus actividades y/o donaciones de terceros. En resumen, para que una institucin sea considerada no lucrativa deben existir dos condiciones:

1. Que su fin ltimo no se obtener beneficios, sino prestar un servicio a sus miembros o a la comunidad. 2. Que los beneficios que obtenga no se repartan a sus socios sino que se destinen al fin ltimo para el cual fue creada dicha institucin. En contraposicin, el fin ltimo de una empresa comercial no es la obtencin de utilidades para repartirse a sus socios accionistas.

Contabilidad de fondos:
Las sociedades no lucrativas generalmente reciben recursos reembolsables o no reembolsables con propsitos muy especficos. Por ejemplo, una organizacin mdica podra recibir las siguientes donaciones:

a. Q.500,000.00 del patronato de lucha contra la ceguera para realizar una investigacin sobre la incidencia del glaucoma en la zona norte del pas. b. Q.800,000.00 de un mdico retirado con el fina de crear un fondo rotativo de prstamo a un inters muy bajo para estudiantes de medicina rural.

El mtodo acumulativo presenta un cuadro ms complejo de la situacin financiera de una empresa que el mtodo de efectivo. Sin embargo, muchas organizaciones no lucrativas prefieren este ltimo por su simplicidad y facilidad para se comprendido por personas sin conocimientos contables.

Casi todos tienen experiencia con una libreta de cheques personales. Esto es contabilidad a base de efectivo .

Cualquier persona sin preparacin contable puede aprender a operar su libreta de cheques, pero esa misma persona, probablemente no sabra como llevar contabilidad sobre la base acumulativa.

Cada da es mayor el nmero de instituciones no lucrativas que se registran sus operaciones a base del mtodo acumulativo.

Existe un tercer mtodo que se denomina de efectivo modificado, mediante el cual ciertas transacciones se registran al utilizar el mtodo de efectivo y otras utilizan el mtodo acumulativo. Por ejemplo, los intereses se registran como ingresos al recibirse, pero los activos fijos se registran como tales y se deprecian. Tambin se registran las cuentas por cobrar y por pagar.

Tratamiento de los activos fijos:

Las empresas comerciales registran sus activos fijos en sus libros y los deprecian durante su vida til. Algunas organizaciones no lucrativas los registran y los deprecian mientras que otras los llevan a gastos al memento de pagar, depende de que efecten sus registros contables sobre la base de acumulaciones o sobre la base de efectivo.

Tratamiento del las promesas de donaciones:

Las organizaciones no lucrativas, con frecuencia reciben promesas de donaciones. En este caso las opiniones estn divididas en cuanto a registrar o no dichas promesas como cuentas por cobrar, ya que unos consideran que una promesa de donar no es legalmente exigible y por consiguiente no la registran, mientras que otros si las registran porque la

experiencia les ha demostrado que se cobraran.

Registros de las donaciones en especie: Muchas instituciones no lucrativas reciben donaciones en especie, tales como mobiliario, equipo, terrenos, edificaciones, etc. En estos casos se presentan dos problemas.

1 Determinar el costo; y 2 Si se registra ingresos o se lleva directamente a patrimonio.

En relacin al primero, lo correcto es asignar a las donaciones en especie su justo valor, lo cual se consigue mediante una evolucin por expertos en la materia:

Con referencia a lo segundo, todo depender de la decisin que toma la institucin, con la nica condicin de que haya consistencia con respecto a todos los casos. c. Q.400,000.00 de un empresario prspero en el cultivo de caf, a fin de que sea creado un dispensario mdico econmico en una finca agrcola.

Suponer que la organizacin medica no tiene un sistema de contabilidad para el registro de los fondos en funcin de las distintas fuentes indicadas. En ese caso el problema adquiere gran complejidad para los registro y controles que se requieren en el proceso operativo, puesto que todo el dinero se mezcla en una o varias cuentas de banco; igual ocurre con los ingresos, gastos, activos y pasivos que se creen durante el desarrollo de las actividades que genera cada fuente de recursos. En resumen, no se podr rendir cuentas claras de modo permanente a los donantes acerca del uso de sus donaciones, y esto probablemente repercutir en sentido negativo, de modo que los donantes no se

sentirn estimulados a seguir con sus donativos. Otros donantes en potencia enterados de la experiencia, quizs no lleguen a donar nunca nada. Es un caso como este donde un sistema de contabilidad por fondos, viene a demostrar su utilidad.

Enfoque general del sistema

La contabilidad de fondos, es un sistema por el cual se llevan registros y controles separados para los activos que recibe una institucin en calidad de recursos propios o restringidos a propsitos especficos, as como tambin de los pasivos, ingresos y gastos que se generen. La restriccin puede provenir de los organismos financieros o de una resolucin del consejo directo de la asociacin la cual puede ser total o parcial: es decir sobre una donacin y los beneficios que sta genere o sobre la donacin solamente. En el primer caso, la sociedad no podr utilizar la donacin ni los beneficios que sta produzca para fines distintos a aquellos para los cuales fue concedida. En el segundo caso, se permitir a la asociacin disponer de los beneficios que genere la donacin para otros fines. Por ejemplo, para cubrir gastos de la administracin.

La contabilidad de fondos reporta independientemente el efecto de las operaciones contables en estados financieros especficos para cada fondo, como si se tratara de entidades diferentes, mantiene un adecuado control del efectivo en funcin de las polticas o acuerdos de la alta direccin. Se efectan operaciones interfondos, en donde un fondo podra transferir (donado o prestado) efectivo a otro fondo, y quedar la historia contable en ambos fondos.

Los principios y normas contables se mantienen invariables en relacin con la

contabilidad tradicional, nicamente difieren en dos aspectos operativos:

1 La creacin de un Fondo de Tesorera o Fondo de Efectivo 2 Las operaciones Interfondos.

Fondo de tesorera
El fondo de tesorera se crea del sistema de contabilidad por fondos para facilitar el manejo del efectivo en caja y bancos. Se trata de un fondo que acta como depositario del efectivo de los dems fondos.

Todo el efectivo que se recibir por cualquier concepto que sea, ser ingresado en ese fondo: En consecuencia, el fondo de tesorera aparecer con solo dos cuentas, En el activo tendr un cuenta denominada Efectivo en caja y bancos, y en el pasivo otra denominada Cuentas por cobrar (pagar) a otros fondos, estas subcuentas sern los dems fondos. Esta cuenta tambin ser usada por los dems fondos con la diferencia de que mientras en el fondo de tesorera tendr de origen acreedor, en los fondos depositantes tendr un saldo de origen deudor.

ACTIVO Efectivo en caja y bancos

PASIVO Cuentas por cobrar (pagar) a otros fondos

El efectivo de los dems fondos aparecer sealado en el activo de cada uno de ellos en la cuenta denominada Cuentas por cobrar (pagar) a otros fondos. De esta manera, ninguno de los fondos tendr cuentas de bancos y los desembolsos que tenga que efectuar cada uno de ellos sern realizados por el tesorera, por cuenta fondo

de los mismos. En resumen, el fondo de tesorera acta como el banco de los dems fondos y opera nicamente por el movimiento de ingresos y egresos de efectivo.

Ventajas bajo el sistema de fondo de tesorera Reduce el volumen de cuentas bancarias e impresin de formas de pago separadas. Ahorro de trabajo contable en el registro de operaciones y en la preparacin de conciliaciones bancarias. Se utiliza un recibo de caja comn para todos los fondos en vez de un recibo distinto por cada fondo. Facilidad para realizar transferencias de efectivo entr4e fondos, ya que esta operacin se puede efectuar mediante un asiento de diario sin necesidad de emitir cheques. El hecho que se opere a base de contabilidad por fondos utiliza el fondo de tesorera, no impide que se utilicen varias cuentas bancarias para manejar el efectivo de ciertos fondos si por poltica interna as lo dispone la entidad.

Poltica contable
Existen varias reas sobre las cuales es necesario, en aras de consistencia, tomar una decisin al momento de iniciar la contabilidad de una institucin no lucrativa, ya se que use o no la contabilidad por fondos, a continuacin se indican algunas reas:

Base de registro: Efectivo o acumulativo Tratamiento de los activos fijos.

 Tratamiento de las promesas de donacin Registro de las donaciones en especie.

Base de registro: Efectivo o acumulativo

En las empresas comerciales, los registro s contables se efectan a base del mtodo acumulativo o devengado, mientras que en las pequeas organizaciones no lucrativas se acostumbre utilizar el mtodo de efectivo o de lo percibido.

El mtodo de efectivo
Consiste en registra nicamente las transacciones en las cuales hay efecto envuelto.

El mtodo acumulativo
Explicado en forma muy simple, significa que en adicin al registro de las operaciones que envuelven entradas o salidas de efectivo, tambin se registran aquellas que dan por resultado cuentas de activo o de pasivo.

Procedimientos de control interno en una entidad de carcter no lucrativo

a. Balance general o estado de situacin financiera b. Estado de resultado, de ganancias y prdidas o de ingresos y gastos c. Estado de utilidades retenidas o dficit acumulado, incluye los cambio en otras cuentas patrimoniales d. Estado de flujo de efectivo, (o de cambio en la situacin financiera o de origen y aplicacin de fondos) e. Divulgaciones (en forma separada o como parte de las notas a los estados

financieros) de las principales polticas, prctica aplicada y principios o normativas contables utilizados f. Notas a los estados financieros

Estados financieros comparativos Los estados financieros se presentan en forma comparativa con los del ejerci inmediato anterior. Si hubiere un cambio en algunas politicas o estimaciones de contabilidad, que tenga un efecto importante en el periodo actual o que puede tenerlo en periodos posteriores, tal cambio deber ser revelado en un anota, cuantificando su efecto sobre los estados financieros.

Estados financiero consolidados Debern presentarse estados financieros consolidados con los de sus empresa filiales y afiliadas cunado as se requiera conforme a principios de contabilidad vigentes, o cuando as se haya establecido en el contrato de prstamo con el banco.

Unidad monetaria Los estados financieros se presentarn expresado en la moneda del pas en que son emitidos y traducidos a dlares estadounidenses, en el caso de efectuarse conversin, la presentacin en esta ltima moneda podr hacerse en forma combinada con los estados en moneda local o mediante estados separados, explicando en una nota el mtodo seguido en la conversin e indicando la tasa de cambio utilizada.

Reexpresin de estados financieros

Distincin entre la responsabilidad de la administracin y la de auditoria independiente El prestatario y el organismo ejecutor, segn corresponda, debern mantener un adecuado sistema de control interno sistema contable deber estar organizado de , El manera que provea la documentacin necesaria que facilite la preparacin oportuna de los estados financieros y dems informes requeridos por la administracin de la entidad como parte de su proceso de toma de decisiones, y que permita verificar las transacciones; por lo tanto