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Presentaciones Ejecutivas.

1. Caractersticas del presentador Qu tienen en comn Larry Stevens (esposo de Hechizada), los diputados, Miguel ngel Cornejo y Ral Velasco? Realizan presentaciones de productos, propuestas, ideas, iniciativas, artistas, etctera: son presentadores. Aqu analizaremos con ms detalle las caractersticas que estos personajes poseen en comn... Pero OJO hablaremos de sus caractersticas al momento de realizar su presentacin, porque aun cuando realizan una misma funcin, cada uno de ellos lo hace desde su muy particular forma de ser, es decir, con su propio estilo y personalidad. As que nuestra atencin se centrar en ver herramientas, manejo de apoyos y de recursos personales, para realizar una PRESENTACIN EXITOSA!!! Es importante el producto o propuesta, pero para tener credibilidad, es ms importante ser autntico CARACTERSTICAS DEL PRESENTADOR Persuasin. El factor principal para que las personas que estn escuchando tu idea, se apropien de ella; es el propio convencimiento de tu propuesta. Para poder persuadir a alguien necesitas estar convencido de que tu propuesta vale, es til y resuelve de mejor manera el problema. Energa. El presentador exitoso ha de mostrar tal energa, que desde que entra en la sala, hasta la ltima palabra de su exposicin, atraer la atencin. Esto no implica excesivo movimiento o un volumen alto de voz, es ms bien la fuerza y el vigor que imprimimos en nuestro actuar y hablar. Intensidad. (Lee las letras en negritas cerrando con fuerza el puo de tu mano derecha) Intensidad igual a vehemencia, profundidad. El ser intensos implica que nos tomamos muy en serio nuestro papel de presentadores y creadores de propuestas; demuestra nuestra seguridad, arrojo, y ello nos permite penetrar en los esquemas mentales del otro para asegurar que nos va a escuchar y con ello abrimos brecha hacia el convencimiento o compra de la idea.

Entusiasmo. Es alegra, pasin, enamoramiento; es la certeza de que creemos que lo que proponemos o presentamos es realmente digno de tomar en cuenta.

2. La Presentacin.

Tipos de presentaciones
En esta unidad veremos que existen dos tipos bsicos de presentaciones: Tcnica y Ejecutiva. Las dos igualmente importantes y necesarias pues regularmente a una presentacin ejecutiva le sigue una presentacin tcnica, debido a que por su brevedad los interlocutores reciben una informacin muy concreta y es necesario ampliar dicha informacin en una presentacin tcnica. Continua leyendo para que distingas esta diferencia. De tu vehemencia, intensidad y energa depende el inters que se produzca en la audiencia, como para que te soliciten mayor informacin acerca de tu propuesta y cuando esto ocurre estaremos hablando de una presentacin tcnica. Cada una de estas presentaciones posee una serie de caractersticas distintivas por el impacto que buscan producir y el contenido a manejar. Una no tiene supremaca sobre la otra, las dos sirven para dar a conocer las bondades, caractersticas, consideraciones y especificaciones de los productos o propuestas que se plantean ante un pblico conocedor, para su aprobacin o compra. En la presentacin ejecutiva, por lo general hay ciertos antecedentes o necesidades detectadas, por lo que su contenido requiere de 5 a 15 minutos de exposicin. Es muy especfica; se establece el punto medular y la presentacin se centra en ello. Ofrece elementos de impacto, es decir, se resaltan los beneficios y ventajas al poner en marcha la propuesta. Se ofrece calidad en el contenido. La informacin que se da gira en torno al impacto esperado. Precisin en el lenguaje. Se puede prescindir de tecnicismos y utilizar adjetivos pero sin caer en ambigedades ni lenguaje burdo, es decir, utiliza palabras que se adecuen a tu auditorio.

Recalca costos/beneficios. La informacin a manejar har hincapi en la inversin y en los beneficios a obtener.

En este tipo de presentacin se mantienen los siguientes rasgos:


Por su contenido y el tratamiento que se da , ste requiere de 1 a 3 horas de exposicin. Implica el manejo tcnico y profundo de determinado tema, por tanto, es muy especializada. Riqueza en el lenguaje; implica el manejo de tecnicismos. Amplia informacin; sobre la propuesta en s, lo que la origina, antecedentes, repercusiones, posibles contingencias, informacin grfica, numrica, testimonios, resultados de encuestas, estudios, etc. Ofrece elementos operativos; es decir, informacin de la repercusin de la idea tanto en los niveles, departamentos o sectores, como en las personas involucradas. Se ofrece cantidad y calidad en el contenido; hay mucha informacin toda la necesaria- pero se cuida de manera que produzca el impacto esperado. Empecemos por el principio! El xito de una presentacin se establece y prefigura desde la organizacin de sus elementos. En este sentido organizar se refiere a poner en el mejor orden posible los elementos a manejar, adecuando los tips o herramientas que aseguren un mejor impacto. Al momento de organizar es necesario considerar, adems de los elementos que a continuacin revisars, el pblico al que te dirigirs, el nivel jerrquico y su preparacin, el espacio fsico en que se reunirn, el tiempo disponible, las herramientas de apoyo y flexibilidad de tu parte por si es necesario hacer ajustes durante la presentacin. Los anteriores son elementos para tener en mente, pero sobre los que puedes trabajar de manera concreta para organizarte mejor son los siguientes:

El Gancho. El Objetivo. Contenido. Recapitulacin. Conclusin/Cierre.

As se reconoce a la palabra, dato o frase iniciales que se utilizan para atrapar la atencin del auditorio. El gancho se comprende dentro de la introduccin, por lo general implicar mximo uno o dos minutos de tiempo. Al gancho tambin se le conoce como exordio. El gancho tiene una fundamentacin pedaggica y psicolgica pues al decir una frase, ancdota o experiencia personal mandamos a nuestro auditorio a la parte evocadora del cerebro y al mismo tiempo abrimos los canales receptores. Para ello es recomendable utilizar alguna frase clebre, datos estadsticos, ancdotas personales o de gente reconocida-, alguna analoga, un ejemplo, un testimonio personal, una pregunta abierta y dirigida al pblico o una cita bibliogrfica, entre otras. Segn el caso y la pertinencia, el gancho va encaminado a despertar curiosidad y a centrar la atencin de las personas sobre lo que se les presentar en la exposicin. Ya que les supiste llegar, es decir que abriste tu exposicin con un buen gancho, en lo siguiente que tienes que pensar es en el objetivo. Aqu incluirs con detalle y precisin los beneficios que se obtendrn al poner en prctica tu propuesta.

Al decir detalle y precisin nos referimos a las ganancias, ahorros, simplificacin, mejora en la tecnologa o innovaciones que resultarn con la operacin de tu idea o aporte. Estos pueden

repercutir en los siguientes aspectos, ya sea en uno de ellos, en varios o en todos, por lo que es necesario sealarlo claramente.

ASPECTOS POSIBLES A IMPACTAR:


Ganancias econmicas: menciona monto o porcentaje aproximado. Ahorros: clarifica monto o porcentaje, ya sea de recursos econmicos, tiempo, espacio, esfuerzos, energticos, uso de equipo y tecnologa, etc. Innovaciones: en procesos, tecnologa de aparatos o mtodos, estructuras o redes de comunicacin, controles, etc.

Contenido
Ahora veremos el cuerpo de la presentacin! Para dar forma a tu exposicin, es importante que cuentes con informacin suficiente, veraz y oportuna de tal manera que mantengas la atencin del pblico ms all del gancho o introduccin. Te sugerimos, independientemente de la manera cmo decidas presentar la informacin, que la esquematices de la siguiente forma: ANTECEDENTES: Panorama que describe la situacin actual. Es descubrir la necesidad o el motivo por el cual es necesario hacer adecuaciones. GRFICAS: Disea grficas del comportamiento de la situacin durante cierto periodo (recuerda que se asegura mayor impacto cuando se habla a los dos hemisferios cerebrales); de ser posible incluye testimonios. Parte de lo que sabes que el oyente busca. PRUEBAS: rmate con comparaciones numricas de experiencias exitosas de otras empresas o de momentos anteriores de la empresa y del estado que se podra alcanzar con tu propuesta; o al menos la manera en que se podran constatar los beneficios.

Recapitulacin.
Para que no me olvides... Recuerda: Si tu presentacin es del tipo ejecutiva, cuando mucho te llevar de 5 a 15 minutos y si es tcnica, de 1 a 3 horas, as que deja espacio en tu diseo y en tu discurso para tres puntos ms: la recapitulacin, conclusin y cierre. En la recapitulacin resaltars los objetivos y los beneficios a obtener partiendo de las caractersticas que guarda la situacin actual, esto ltimo de manera muy breve. Es parecido a realizar un resumen de los puntos clave, de manera que repases en la mente de los que te escuchan los beneficios ms importantes de tu propuesta. Enfoca la atencin para que vayas saliendo del tema y ests seguro que han captado el objetivo. Ahora s, llegamos a la parte final, al momento cumbre. Despus de que resaltaste los objetivos y los beneficios de tu propuesta concluye con toda claridad para: CONVOCAR A LA ACCIN. Di claramente lo que esperas que ellos hagan. SOLICITAR EL PEDIDO: Explica lo que se necesita de ellos para realizar tal propuesta. OFRECER UNA PRUEBA FINAL. Termina con una frase corta de impacto que indique la ganancia que obtendrn con tu propuesta.

Y si alguno de los presentes no qued suficientemente impactado haz el cierre definitivo utilizando un colofn, una frase, un dato que los vuelva a impactar. Por ejemplo... Si las cosas que valen la pena fueran fciles... Cualquiera las hara.

En el 98 tuvimos el primer lugar en eficiencia... nos quedaremos slo con el recuerdo de la gloria alcanzada? A quin no le gusta el progreso?

3. El Presentador Hbil.

Para Empezar
Muy bien! Imagina que ests ahora a punto de iniciar tu presentacin, ya todos los participantes estn en su lugar, t ya organizaste toda tu exposicin, materiales, etctera, as que... !Adelante! Antes es necesario que consideres ciertos puntos que te harn mantener un estado emocional interno congruente con la situacin de reto, logro y alta expectativa que implica que hayas llegado hasta aqu y que te ayudarn a manejar las emociones que esto provoca.

Es totalmente natural que te sientas nervioso. El nerviosismo o ansiedad es un exceso de energa que se genera por la situacin de tensin. Se presenta generalmente en los primeros minutos. A todas las personas que se presentan ante un pblico les sucede hasta a Luis Miguel, Lucerito, Michael Jackson, Pamela Anderson y dems! El asunto es que conozcas la manera en que t manifiestas la ansiedad o nervios, y en caso de que fuera algo muy visible, busca formas alternativas para dejar escapar esa energa. Evita la queja o las explicaciones. Inicia la presentacin y concntrate en dar la informacin que preparaste: eso es lo nico que le importa a tu auditorio. Las quejas o disculpas por lo fro o caliente del clima, por la calidad de la proyeccin, las dificultades que pasaste para conseguir la informacin no son de su inters. Recuerda: aprovecha la oportunidad que tienes de hacer una presentacin, no importa si eres hbil o no, con este curso aprenders y desarrollars nuevas habilidades para que te sientas mejor preparado. Conoce bien tu informacin. Cercirate de que los datos estn correctos, y anticipa posibles dudas o puntos de inters de los participantes; si hay algo en lo que te sientas dbil, busca asesora, o a algn compaero que te pudiera apoyar si se presenta la necesidad. Esto sin olvidar que la responsabilidad de la conduccin es tuya. Determina el gancho y el cierre. Piensa en algo con que t sepas que vas a impactar en verdad; tendr que ser una ancdota, frase, refrn e inclusive puede ser un chiste sano, que lo puedas manejar adecuadamente, para

lograr el objetivo deseado.

Planea con anticipacin preguntas para atraer la atencin. Esto sirve como un recurso ms antes de tu presentacin. Piensa las preguntas que son probables que te hagan, para prepararte en ellas, y despus plantearlas lo suficientemente abiertas para incitar a todos a pensar, o tan cerradas, para que pronto haya una reaccin visible. De cualquier manera siempre da oportunidad para que piensen sobre ellas. Practica, practica, practica. Ensaya todas las veces que puedas, de preferencia con personas diferentes, enfrente de un espejo o con una grabadora. Esto te permitir familiarizarte cada vez ms con el manejo de la informacin, tambin permite llegar menos tenso. Y en cada ocasin, si puedes, hazlo utilizando los mismos apoyos y de pie. Mantn un dilogo interno positivo. Desde el momento mismo en que empieces a preparar tu presentacin, hazlo pensando en que si ests ah es porque conoces del tema; es una oportunidad de crecer y de descubrir cosas nuevas en ti y sobretodo, escchate diciendo en tu dilogo interno: tendr xito !, me ir muy bien! Para que el presentador logre realmente transmitir energa, fuerza, entusiasmo, seguridad y dominio es importante que cuide ciertos elementos: Muvete: no permanezcas como un rbol. Que no se note que ests nervioso que se vea esa energa, ese entusiasmo! Es recomendable moverse: esto permite liberar energa. Pero cuida de no moverte demasiado, eso restara atencin en tu material y reflejara tu ansiedad. Utiliza todo tu cuerpo para reforzar el mensaje. Habla como normalmente lo haras, apoyndote en el uso de gestos, movimiento de brazos y manos pero de manera discreta. Mantente de frente al pblico y maneja tus perfiles.

Haz ademanes firmes. Inclnate al frente o echa el tronco hacia atrs, cierra el puo, abre la mano ante alguna pregunta que hagas: apyate en el uso de las manos para dar nfasis a tu mensaje. Evita traer objetos en las manos, a menos que sepas que puedes controlarlo y de preferencia mantenlas fuera de las bolsas del pantaln. Aade variedad en el volumen de voz. Cuando enumeres cosas puedes hablar un poco ms de prisa, cuando preguntes haz pausa; cuando quieras enfatizar levanta o haz ms grave el tono, en fin, algo que le quite la monotona a la voz. Potencializa tu estilo. Recuerda: realizar una presentacin no implica cambiar de personalidad. Todos los estilos son vlidos para presentar proyectos, no existe uno que sea mejor que otro, por lo que TU estilo siempre ser el mejor.

Viste de acuerdo a la ocasin. Utiliza ropa cmoda y presentable; no se requieren grandes lujos sino presentacin. Un saco ligeramente abierto al llegar frente al auditorio refleja serenidad y permite el movimiento de los brazos. T conoces a tu oyente y sabes el grado de formalidad que imprime en sus actividades: viste a tono con la ocasin. Proyecta energa. Para esto ayuda el que caminemos erguidos, con los hombros ligeramente hacia atrs, las palmas de las manos abiertas de manera relajada, caminar levantando los pies del piso y pararnos sobre nuestros propios pies, es decir, sin apoyarnos en los aparatos de proyeccin, en alguna mesa, ni en la pared. Mantn la cabeza erguida. Ojo: erguida no rgida! Esto te permitir establecer contacto visual con todos tus interlocutores y lograr un mejor clima de confianza.

Relaja los brazos a los costados. Slo djalos en posicin natural; si los mueves, que tus manos no lleguen ms all de la altura de los hombros. Con esto logrars que los movimientos de tus brazos sea de forma espontnea. Ofrece a cada oyente una idea completa. Esto es que mientras estableces contacto con alguno, lo hagas hasta que ests seguro que se siente satisfecho pues la informacin que le aportas est completa Y por ltimo... Recuerda mantener un gesto amable, si la ocasin lo amerita: sonre!

No es lo que se dice, sino la forma en que se dice Al comienzo de este curso te mencionamos que el presentador entre otras caractersticas debera poseer intensidad, esto es, transmitir la emocin y el convencimiento de algo que le resulta valioso, por eso es muy conveniente aadir emocin a la presentacin. Ejercita tu voz. Realiza el siguiente ejercicio durante tres minutos por la maana y otros tres por la noche: coloca un lpiz entre tus dientes sin apretarlo, solamente sostenindolo y comienza a hablar, cantar, recitar, etctera. Despus qutalo y notars que a base de practicar, tus palabras se escuchan con mayor claridad.

Dale poder a tu voz. Realiza ejercicios de vocalizacin para dar potencia a tu voz. Lo puedes hacer de la siguiente manera: repite cada una de las vocales en diferente tono del ms grave al ms agudo y tan prolongado como puedas. Con esto tambin conservars en buen estado tu aparato fonador, pues este ejercicio calienta la cuerdas vocales, lo que permite prevenir enfermedades de la faringe.

Es un espacio de silencio durante la exposicin para que el auditorio almacene y procese la informacin, y para que t descanses y a la vez reorganices lo que sigue despus de cada pausa. Es importante que esto tambin lo incluyas en tus ensayos. Generalmente, las primeras veces que nos paramos ante un pblico nos da pnico quedarnos callados por un instante, pero no

pasa nada! Al contrario, la pausa tiene su utilidad: Permiten que las ideas se asienten. Sirven para sustituir o evitar los vicios o muletillas: estee, aj, ejem, verdad, o sea, igual, si, no, luego, tipo, etc. Sirven para ganar confianza. Sirven para relajarte. salas para destacar los puntos de venta de tu idea. Esto es, utilzala para hacerla de emocin. El auditorio lo necesita y t puedes sacarle provecho.!

Para hacer ms efectiva una presentacin es necesario contar con otros elementos que den variedad y apoyen el mensaje oral. Recuerda que las personas poseen tres canales para aprender (visual, auditivo y kinestsico) y en la medida que enves informacin a cada uno de los canales, mayor impacto tendrs. Para el visual, si es posible, utiliza el Power Point, pues contars con lminas a color y con animacin; de no ser as, usa un proyector de acetatos procurando que stos sean a color. Para el auditivo, presenta variedad en tu voz y para el kinestsico o sensorial dale materiales que pueda tocar. Te puedes apoyar tambin en el rotafolio y/o en pintarrones ya que estos materiales adems de tener un poder permanente sirven para: Captar la atencin hacia el punto que t deseas. Aumentar la retencin y la memorizacin de ideas. Simplificar los conceptos sin extenderte en descripciones. Dar variedad a la presentacin. El uso de apoyos visuales revisten de mayor profesionalismo tu presentacin slo hay que cuidar que se manejen adecuadamente. Considera los siguientes puntos:

Seala hacia el punto que deseas que se centren (de preferencia utiliza un sealador especial). Cuida de no obstaculizar la informacin o imagen. El acetato que presentas es un apoyo, no es tu interlocutor o tu sustituto. Es el pblico el que va a concentrarse en la imagen, t slo los guiars, as que cuida de poner tu atencin hacia las personas que te escuchan y no dar la espalda al auditorio. Cuida el manejo de los colores, la cantidad de informacin, el tamao de letra y el orden en que aparecern. Procura que sea otra persona la que los maneje (si es Power Point) para que t te puedas concentrar en el discurso y la explicacin.