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CASO ILUSTRATIVO

Los ejecutivos sin escrpulos se sirven de varios mtodos para falsear los inventarios. Uno consiste en registrar un inventario ficticio, a veces en cantidades tan grandes que el inventario total registrado supera la capacidad de almacenamiento de la compaa. Otro mtodo consiste en poner los materiales de desecho en cajas de productos que se contarn como inventario. Otros dos consisten en conservar la mercanca en inventario, aunque haya sido registrada como ventas (planes de facturar y esperar), y en incluir en los totales de ms de un almacn las existencias que hayan sido embarcadas. Tambin han cambiado las formas en que los ejecutivos han burlado las pruebas de los auditores. En un caso s crearon hojas ficticias de conteo. En otro, el personal del cliente se enter de los componentes que verificaran y aument las cantidades de los que no verificaran. Finalmente, el personal del cliente logra tener acceso a los documentos de trabajo de los auditores y los altera para corroborar el inventario ficticio. Estos casos demuestran la necesidad de planear y realizar los procedimientos del inventario con un cuidado extremo. Entre los procedimientos de auditora aplicables a los bienes que el cliente tiene en consignacin estn los siguientes: comparar el inventario fsico con los registros disponibles de los bienes en consignacin; revisar los contratos y la correspondencia con los consignadores para ratificar la cantidad y el valor de los bienes incluidos en la fecha del balance general; detectar cualquier responsabilidad del cliente por no haber enviado los productos de las ventas o por la imposibilidad de recaudar las cuentas por cobrar por los bienes en consignacin. Los auditores que observen el inventario prepararn documentos de trabajo. stos indican el alcance de los conteos de prueba, describen las deficiencias detectadas y expresan una conclusin sobre si el inventario fsico se llev a cabo atendiendo las instrucciones del cliente. El auditor senior prepara un memorando conciso donde indica el alcance global de la observacin y el porcentaje del valor del inventario abarcado en las pruebas de cantidades. Incluye tambin los comentarios sobre el peso dado a los factores de calidad y al estado de las existencias, el tratamiento de los productos disponibles en

consignacin, el control de los embarques y de recepciones durante el proceso de conteo. La figura 12.6 contiene este tipo de memorando. Inventarios en almacenes pblicos y en consignacin El examen de los recibos de almacn no es una verificacin suficiente de los productos guardados en almacenes pblicos. El AICPA recomienda confirmar por escrito con custodios externos de inventarios y con procedimientos complementarios, cuando las cantidades representen una proporcin

significativa del activo circulante o del activo total de una compaa. Entre otras cosas los auditores revisan los procedimientos del cliente para investigar posibles almacenes y para evaluar el desempeo de los almacenes donde se guardan los artculos del cliente. Tambin estudian la conveniencia de obtener los informes de los auditores sobre los controles referentes a la custodia de los artculos almacenados. Si se trata de cantidades muy importantes o si hay una razn para dudar, tal vez opten por visitar los almacenes y observar un inventario fsico de la mercanca del cliente depositada all. Los productos en manos de los consignatarios pueden empezarse a comprobar consiguiendo del cliente una lista de todos ellos y copias de los contratos respectivos. Requieren atencin especial las clusulas concernientes al pago del flete y otros gastos de manejo, la concesin de crdito, el clculo de las comisiones, la frecuencia de informes y remesas. Una vez revisados los contratos y los registros de embarques y cobranza a consignacin, los auditores se pondrn en contacto con los consignatarios y obtendrn informacin escrita exhaustiva sobre el inventario en consignacin, las cuentas por cobrar, los ingresos no remitidos, los gastos y comisiones acumulados a la fecha del balance general. A veces el cliente posee materias primas que son procesadas por un subcontratista antes de utilizarse en los procesos de produccin. Los auditores le pedirn a este ltimo confirmar las cantidades y las descripciones de los materiales del cliente que tenga en su poder.

THE WILSHIRE CORPORATION Comentarios sobre la observacin del inventario fsico

31 de diciembre, 200X 1. Planeacin anticipada del inventario fsico. El cliente realiz un inventario fsico el 31 de diciembre de 200X. Dos semanas antes de esa fecha revisamos las instrucciones escritas que prepar el contralor L. D. Frome. Nos parecieron muy adecuadas y reflejaban la experiencia obtenida durante los conteos de aos anteriores. El plan requera el cierre total de la planta en el 31 de diciembre, ya que el conteo del ao anterior se vio entorpecido por el movimiento de materiales productivos durante el conteo. Frome sostuvo juntas de capacitacin con los empleados designados para participar en el inventario; en esas juntas se explicaron y se discutieron las instrucciones. 2. Observacin del inventario fsico. Estuvimos presentes mientras se efectuaba el inventario fsico el 31 de diciembre de 200X. Antes del conteo, los materiales haban sido dispuestos, etiquetados y separados por tipo con mucho esmero. Se utilizaron equipos de dos empleados: uno contaba y deca en voz alta las cantidades y las descripciones; el otro anotaba los datos en tarjetas numeradas serialmente. Al contar los productos, el equipo cortaba la parte de la tarjeta rotulada "primer conteo". Un segundo conteo lo haca despus otro equipo que trabajaba independientemente del primero: anotaba la cantidad de su conteo en la parte rotulada "segundo conteo". Efectuamos conteos de prueba de muchas mercancas, abarcando aproximadamente un 60% del valor total del inventario. Los conteos se anotaban en nuestros documentos de trabajo y se usaban como se indica abajo. Nuestra observacin en toda la planta indic que los conteos primero y segundo requeridos en [as instrucciones, fueron realizados en forma sistemtica y rigurosa. La actitud atenta y meticulosa de los empleados indico que las juntas de capacitacin anteriores al conteo haban hecho que se percataran de la importancia de un conteo preciso. Antes de quitar

de las tarjetas las partes del "segundo conteo", visitamos todos los departamentos en compaa de Frome y quedamos satisfechos de que todos los productos haban sido etiquetados y contados. No se embarc nada el 31 de diciembre. Nos cerciorarnos de que se preparasen informes de recepcin sobre todos los productos que el departamento haba recibido en ese da. Registramos los nmeros seriales del ltimo informe de recepcin y la ltima notificacin de embarque correspondiente al ao 200X (vase D-9-1). Comparamos las cantidades por conteo con el inventado perpetuo, sin que notramos discrepancias significativas. 3. Calidad y estado de los materiales. Algunas partes obsoletas se eliminaron de las existencias antes del conteo y se redujeron a un valor neto en libros de desecho. La observacin personal y las preguntas hechas a los supervisores no nos permiten creer que algunos materiales obsoletos o defectuosos sigan todava en el inventario. Al observar el inventario, verificamos la verosimilitud de las cantidades de 10 artculos, que representan el 40% del valor del inventario, comparando la cantidad disponible con la utilizada en meses recientes; en ningn caso las existencias eran para ms de tres meses de uso normal. Verificacin del inventario cuando se contrata a los auditores despus de terminado el ao. Si una compaa desea una auditora independiente, debera contratar a los auditores mucho antes que finalice el ao, de modo que participen en la planeacin anticipada del inventario fsico y estn listos para observar el conteo. Sin embargo, en ocasiones no se les contrata sino hasta despus del final del ao y por lo mismo es imposible observar la realizacin del inventario en ese momento. Por ejemplo, por la enfermedad o la muerte de un contador pblico hacia el final del ao podra contratarse a otros auditores poco despus de la fecha del balance general. En tales circunstancias, los auditores podran concluir que no es posible obtener suficiente informacin fidedigna sobre los inventarios para expresar una opinin sobre la veracidad global de los estados financieros. Por el contrario, en otras circunstancias estarn en condiciones de sentirse

satisfechos con los inventarios usando otros mtodos: un slido control interno, registros de inventarios perpetuos, instrucciones y otros documentos que muestran que el cliente ha realizado al final del ao o cerca del final, un inventario fsico bien planeado, conteos de prueba por auditores recin contratados. Los auditores no pueden expresar una opinin sin salvedades, si su investigacin de los inventarios no incluye algn contacto fsico con los componentes y si no es lo bastante completo para compensar el hecho de que no estuvieron presentes al momento de realizarse el inventario fsico. Las circunstancias del proyecto determinarn si sern factibles otros mtodos y si permitirn a los auditores quedar satisfechos.